پنج قاعده برای مدیریت موثر جلسات مجازی در دورکاری

این روزها جلب توجه حاضران در جلسات سخت است؛ اما وقتی افراد در یک اتاق نیستند، می‌تواند سخت تر هم باشد. تصور کنید که یک جلسه صوتی را همکارانتان دارید و او در حالی که مشغول آشپزی است، هم زمان به صدای شما هم گوش می‌دهد! بیایید با این حقیقت روبه رو شویم: شرکت در جلسات کاری به نظر بیشتر افراد، کار خوشایندی نیست، چون اغلب نیاز به تعامل و پذیرفتن مسئولیت بیشتر منجر می‌شود! وقتی جلسه با حضور فیزیکی افراد برگزار می‌شود، تماس چشمی تا حد زیادی باعث حضور ذهن و مشارکت در جلسه می‌شود. اما در جلسات مجازی در دورکاری چطور؟ برای حضور موثر افراد در این جلسات، باید مهارت دیگری را هم در خود تقویت کنید: توانایی ایجاد مشارکت داوطلبانه.

به طور کلی چهار دلیل برای برگزاری یک جلسه وجود دارد: تأثیرگذاری بر دیگران، تصمیم گیری، حل مشکلات و تقویت روابط کاری. همه این دلایل فرآیندهای فعال هستند و نیاز به تعامل حاضران دارند؛ بنابراین حضور افراد غیرفعال، نه تنها کمکی به پیشرفت جلسه نمی‌کند، بلکه مانع تحقق اهداف آن هم می‌شود. به عبارت دیگر پیش شرط برگزاری جلسات مجازی مؤثر، مشارکت داوطلبانه است. شما باید برای همه شرکت کنندگان در جلسه مجازی، فرصت‌های مساوی ایجاد کنید تا همه به طور کامل درگیر شوند.

با یک مثال برایتان توضیح می‌دهیم. جیمز مدیر میانی یک شرکت بین المللی است که قرار است یک جلسه مجازی 15 دقیقه‌ای را با حضور 16 نفر از همتایان خود برگزار کند که در سرتاسر جهان پراکنده شده‌اند. جیمز می خواهد آنها را متقاعد کند که باید برخی از فرصت‌های فروش جهانی با هر یک از پرتفوی حساب‌های منطقه‌ای خود را شناسایی کنند و سپس با همکاری آنها این کار را انجام دهد. او قصد دارد برای ارائه یک سخنرانی موثر و درگیر کردن اعضای گروه، از 18 اسلاید استفاده کند. قوانینی را که جیمز باید رعایت کند، با هم مرور می‌کنیم

• قانون 60 ثانیه
• قاعده مسئولیت
• قانون جایی برای پنهان شدن نیست
• قانون حداقل محصول قابل ارائه (MVP)
• قانون 5 دقیقه

فرقی نمی‌کند چه جلسه‌ای را مدیریت می‌کند؛ وقتی افراد تیم شما دورکار هستند، احتمال گرفتار شدن در دام جلسات تکراری و بی حاصل بیشتر از قبل شده است. پیروی از این پنج قانون بهره وری جلسات مجازی را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.