مهارت ارتباطی در سازمان و نحوه تقویت آن

کارفرمایان همیشه مهارت های ارتباطی را به عنوان یکی از متداول‌ترین مهارت‌های لازم در آگهی‌های شغلی در نظر می‌گیرند. بهبود مهارت های ارتباطی می‌تواند به شما کمک کند تا در حرفه خود پیشرفت کنید و در بازار کار رقابتی امروز پیشرو باشید. در این مقاله ۱۰ مهارت ارتباطی در سازمان را مورد بحث قرار می‌دهیم و در ادامه راه‌های بهبود بخشیدن این مهارت‌ها را بررسی می‌کنیم.

مهارت ارتباطی سازمانی چیست؟

مهارت های ارتباطات سازمانی، توانایی‌هایی هستند که هنگام برقراری ارتباط در سازمان و ارائه و دریافت انواع مختلف اطلاعات از آنها استفاده می‌کنید. برقراری ارتباط به شکل واضح، موثر و کارآمد، یک مهارت بسیار مهم و مفید است که نه تنها زندگی شخصی افراد را تحت تاثیر قرار می‌دهد، بلکه در زندگی شغلی و کاری هم مورد توجه کارفرمایان قرار دارد. از انواع مهارت‌های ارتباطی می‌توان به گوش دادن، صحبت کردن، مشاهده کردن و همدلی اشاره کرد. درک تفاوت‌ها در نحوه برقراری ارتباط از طریق تعاملات رودررو، مکالمات تلفنی و ارتباطات دیجیتال، مانند ایمیل و رسانه‌های اجتماعی، نیز از انواع دیگر مهارت های ارتباطی هستند.

انواع ارتباطات سازمانی

چهار نوع ارتباط اصلی وجود دارد که ممکن است به صورت روزانه در محل کار از آنها استفاده کنید. انواع ارتباط عبارتند از:

ارتباط کلامی

وقتی با شخص دیگری با صدای بلند صحبت می‌کنید، چه حضوری یا در یک جلسه مجازی، از مهارت های ارتباط کلامی استفاده می‌کنید. نمونه‌هایی از ارتباط کلامی در محل کار عبارتند از:

• ارائه یافته‌های پروژه به ذینفعان
• میانجیگری در درگیری بین دو عضو تیم
• به اشتراک گذاشتن گردش کار در یک جلسه تیمی

ارتباط غیرکلامی

ارتباط غیرکلامی نحوه برقراری ارتباط شما با دیگران (از جمله زبان بدن و حالات چهره) در زمانی است که صحبت نمی‌کنید. نمونه‌هایی از ارتباطات غیرکلامی در محل کار عبارتند از:

• گوش دادن به همکاری که ایده جدید خود را به اشتراک می‌گذارد
• تکان دادن سر وقتی با صحبت‌‌های کسی موافق هستید
• حفظ ارتباط چشمی با مدیر در طول جلسه

ارتباط دیداری

به برقراری ارتباط از طریق عکس، آثار هنری، طراحی، طرح، نمودار و فیلم، ارتباط دیداری یا بصری گفته می‌شود. نمونه‌هایی از ارتباطات دیداری در محل کار عبارتند از:

• وقتی نتایج فعالیت‌های بازاریابی را در قالب نمودار برای مدیران ارسال می‌کنید
• وقتی عکس‌های یک رویداد سازمانی را برای کارکنان ارسال می‌کنید

ارتباط نوشتاری

برقراری ارتباط با زبان نوشتاری، نمادها و اعداد. هنگامی که در محل کار چیزی می‌نویسید، از مهارت های ارتباطی نوشتاری استفاده می‌کنید. نمونه‌هایی از مهارت های ارتباط نوشتاری عبارتند از:

• خلاصه کردن یادداشت‌های جلسه
• مذاکره با مشتری در مورد قیمت از طریق ایمیل
• به وضوح یک گردش کار جدید را در یک سند برای به اشتراک گذاشتن با تیم خود ترسیم کنید

چرا مهارت ارتباطی در سازمان مهم است؟

به عنوان یک مدیر، تقویت مهارت ارتباطی در سازمان مزایای عمیق کوتاه مدت و بلندمدتی برای شما دارد. تقویت مهارت ارتباطی در محل کار باعث افزایش روحیه کارکنان، بهبود تعامل، افزایش بهره‌وری و تقویت رضایت شغلی می‌شود، همچنین باعث می‌شود افراد بتوانند در قالب تیم، بهتر و بیشتر با یکدیگر همکاری کنند. ارتباطات موثر در محل کار به کسب نتایج بهتر برای افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند. برخی از مهم‌ترین مزایای تقویت مهارت های ارتباطی در محل کار را در ادامه شرح می‌دهیم:

بهبود بهره‌وری

تکنیک‌های ارتباطی به کارکنان کمک می‌کند تا نقش‌های خود را بهتر درک کنند، که به نوبه خود باعث می‌شود وظایف محوله را بهتر انجام دهند. از طریق این تکنیک‌ها می‌توان در منابع و زمان صرفه‌جویی کرد، کار بیشتری انجام داد و استرس را کاهش داد.

بهبود کارایی

ارتباط موثر بین همکاران می‌تواند باعث بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری در محل کار شود. در شرایطی که کارکنان یک سازمان یا تیم با هم ارتباط خوبی دارند، به راحتی می‌توانند با همکاری و تبادل اطلاعات، بهترین راه‌حل‌ها را برای مسائل موجود پیدا کنند.

رضایت شغلی

وقتی کارکنان یک سازمان یا تیم با هم ارتباط خوبی دارند، این امر باعث افزایش رضایت شغلی در آنها می‌شود و در عین حال، احساس رضایت شغلی را در دیگران هم ایجاد می‌کنند. این موضوع می‌تواند باعث حفظ کارکنان و کاهش نرخ ترک سازمان شود.

محیط کار دوستانه

ارتباطات موثر در محل کار می‌تواند باعث ایجاد محیط کار دوستانه‌تری شود و این موضوع می‌تواند به محیط کاری مثبت و پویا کمک کند.اگرچه محیط کار جایی برای رقابت و پیشرفت شغلی است؛ اما این نباید باعث شود روابط دوستانه بین افراد خدشه‌دار شود.

حل سریع مشکلات

برقراری ارتباط موثر بین کارکنان یک سازمان می‌تواند باعث اطمینان از این موضوع شود که مشکلات سریع‌تر شناسایی و حل شوند، چرا که همکاران با هم در تماس هستند و می‌توانند به سرعت به مسائل پاسخ دهند.

ارتقای مهارت‌ها

ارتباط موثر می‌تواند باعث ارتقای مهارت‌های ارتباطی و اجتماعی همکاران شود. این مهارت‌ها نه‌تنها در محل کار مفید هستند، بلکه در زندگی شخصی نیز به کار می‌آیند. به علاوه، ارتباط موثر با مشتریان و همکاران در سایر بخش‌های سازمان نیز می‌تواند به کسب و کار کمک کند.

کاهش چالش‌ها

بسیاری از چالش‌های کاری از ارتباط نادرست منشا می‌گیرند. ایجاد ارتباطات شفاف می‌تواند فرهنگ سازمانی را بهبود بخشد و از ایجاد سوء تفاهم بین مدیران و کارکنان جلوگیری کند. اصلاح سبک‌های ارتباطی است که بر گوش دادن به دیگران، داشتن همدلی و در نظر گرفتن تفاوت‌های فردی تمرکز دارد، در نهایت چالش‌ها را کاهش می‌دهد.

کاهش ریزش کارکنان

فرقی نمی‌کند که جایگاه شما در سازمان کجا باشد؛ از کارکنان بخش پشتیبانی گرفته تا کارکنان ارشد فنی، تجربه هم برای مشتریان و هم برای سازمان ارزشمند است. هیچ سازمانی نمی‌خواهد هزینه‌های هنگفت استخدام و آموزش کارکنان خوب را با ترک سریع آنها هدر دهد. ارتباطات به عنوان یک عامل کلیدی در رضایت و مشارکت کارکنان، با کاهش جابجایی کارکنان ماهر و کارکشته، ارزش خلق می‌کند.

وفاداری کارکنان

در درازمدت، نگه داشتن کارمندان برای چندین سال می‌تواند یک سازمان قدرتمند ایجاد کند که به سرمایه انسانی ارزشمند مجهز است. بسیاری از مشاغل به سال‌ها تجربه نیاز دارند تا کارمند مهارت و تخصص کافی برای نوآوری، حل مشکلات حیاتی و رهبری دیگران را به دست بیاورد. این که یک کارمند چه احساسی نسبت به شرکت دارد (بر اساس اینکه چگونه به عنوان یک فرد با او رفتار می‌شود) بر میزان وفاداری آنها به سازمان تأثیر می‌گذارد.

کارفرمایان به دنبال چه مهارت های ارتباطات سازمانی هستند؟

طبق نتایج پژوهش‌های انجا شده توسط انجمن ملی کالج‌ها و کارفرمایان (NACE)، کارفرمایان فقط به دنبال تخصص یا مهارت‌های سخت نیستند؛ مهارت‌های ارتباطی از جمله موارد مهمی است که کارفرمایان در رزومه افراد جویای کار به دنبال آن می‌گردند. با این حال همه مهارت های ارتباطی به یک اندازه ارزش‌گذاری نمی‌شوند. مایکل گاردون مجری پادکستCareerCloud می‌گوید: «در دهه گذشته، تغییر بزرگی در تأکید بر همدلی و هوش هیجانی در محل کار صورت گرفته است؛ چیزی بیشتر از مهارت های نرم غیرکلامی و اعتمادساز در ارتباطات کاری.»

از آنجا که فرسودگی شغلی به یک بحران جهانی همه‌گیر در سازمان‌ها تبدیل شده،‌ مجهز شدن کارکنان به این مهارت‌ها بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. از سوی دیگر پاندمی کووید نه تنها نحوه ارتباط ما با دیگران را در محل کار، بلکه نحوه کار ما را نیز تغییر داده است. در شیوه کار دورکاری، نقش ارتباطات نوشتاری پررنگ‌تر شده است.

نتایج تحقیقات NACE از استقبال کارفرمایان از تغییر به سمت ارتباطات نوشتاری حکایت دارد. 73.3 درصد از کارفرمایان گفته‌اند که به دنبال مهارت های ارتباطی نوشتاری هستند، در مقابل 58.8 درصد از کارفرمایان که به دنبال مهارت های ارتباط کلامی هستند. کارفرمایان هنوز برای مهارت های ارتباط کلامی ارزش قائل هستند، البته نه به اندازه گذشته. این رقم از 73.2 درصد در سال 2021 به 58.8 درصد در سال 2023 رسیده است.

راه‌های تقویت مهارت ارتباطی در سازمان

حالا که مزیت‌های تقویت مهارت ارتباطی در سازمان را دانستید، احتمالاً می‌خواهید بدانید که چطور می‌توانید این مهارت‌ها را در خودتان و در میان کارکنان سازمان تقویت کنید. در ادامه چند راهکار به شما ارائه می‌دهیم:

پیام باید واضح و مختصر باشد

استفاده از پیام خود را تا حد امکان آسان کنید. سادگی انتقال پیام، احتمال ایجاد سوء تفاهم را کاهش می‌دهد، پروژه‌ها را سرعت می‌بخشد و به دیگران کمک می‌کند تا اهداف شما را درک کنند. به جای این که با جملات طولانی و مفصل صحبت کنید، تمرین کنید که پیام خود را به معنای اصلی آن کاهش دهید. بهتر است هنگام تلاش برای برقراری ارتباط، در ایده، دستورالعمل یا پیام خود، فقط ضروری‌ترین اطلاعات را ارائه دهید.

همدلی را تمرین کنید

درک احساسات، ایده‌ها و اهداف همکارانتان می‌تواند به شما در برقراری ارتباط با آنها کمک کند. برای مثال، ممکن است برای شروع یک پروژه به کمک سایر بخش‌ها نیاز داشته باشید. اگر آنها مایل به کمک نیستند، تمرین همدلی می‌تواند به شما کمک کند پیام خود را به گونه ای ارائه کنید که نگرانی آنها را برطرف کند.

خودتان را ثابت کنید

در مواقعی لازم است برای رسیدن به اهداف خود قاطع باشید، چه درخواست افزایش حقوق داشته باشید، چه به دنبال فرصت‌های جدید باشید و چه در مقابل ایده‌ای که فکر نمی‌کنید سودمند باشد، مقاومت کنید. در عین حفظ اعتماد به نفس، همیشه در گفتگو با احترام رفتار کنید. حفظ لحن یکنواخت و ارائه دلایل منطقی برای بیان خواسته‌ها، به دیگران کمک می‌کند تا افکار شما را بپذیرند.

مهارت مذاکره را بیاموزید

اگر به اصول مذاکره تسلط داشته باشید، می‌دانید که چه زمانی باید از دیگران انتقاد کنید و کی باید با آنها به صلح برسید. تسلط به مهارت مذاکره باعث می‌شود ظرفیت بیشتری برای شنیدن انتقاد و نظرات مخالف پیدا کنید. آموختن مهارت مذاکره باعث می‌شود هدف شما، از برنده شدن در مذاکرات، به تامین منافع حداکثری تغییر کند.

آرام و استوار باشید

هنگامی که در محل کار با کسی اختلاف‌نظر دارید، می‌توانید به راحتی احساسات را وارد ارتباطات خود کنید. هنگام برقراری ارتباط با دیگران در محل کار، آرامش خود را حفظ کنید، از دایره احترام خارج نشوید و لحن صدای خود را یکنواخت نگه دارید تا به نتیجه دلخواه برسید. اطمینان داشته باشید که اگر به خودتان مسلط باشید، نتیجه بهتری خواهید گرفت.

حل مسئله را یاد بگیرید

حل مسئله یکی از مهارت های نرم است که صرف نظر از جایگاه شما در سازمان، لازم است به آن تسلط داشته باشید و به اندازه مهارت‌های تخصصی و فنی و حتی بیشتر از آنها اهمیت دارد. در واقع حل مسئله، مهارتی است که افرادی با هوش هیجانی بالا بیشتر به آن مجهز هستند، و می‌توانند در موقعیت‌های بحرانی، با تحلیل درست شرایط، بهترین تصمیم را بگیرند.

مخلص کلام

برای تقویت مهارت ارتباطی در سازمان لازم است مهارت های نرم را بشناسید و آنها را در خود تقویت کتنید. اگر مدیر یک تیم یا سازمان هستید، مجهز کردن سایر کارکنان به این مهارت‌ها هم جزو وظایف شما برای رسیدن به بهترین نتیجه است. لازم است همکاران خود را بشناسید و بهترین روش را برای برقراری ارتباط موثر با آنها پیدا کنید. شناسایی تایپ شخصیتی کارکنان با استفاده از آزمون‌های روانشناسی در این زمینه به شما کمک می‌کند. تست MBTI و آزمون شخصیت شناسی دیسک می‌توانند در این مورد به شما کمک کنند.