مهارت های نرم مدیریت در سازمان ها: چطور می‌توانیم مدیر بهتری باشیم؟

شما به عنوان یک مدیر، همواره باید در تلاش برای ارتقا و اعتلای شغلی و فردی باشید. صرف‌نظر از این که در چه زمینه‌ای مدیریت می‌کنید و تخصص شما چیست، برای موفقیت باید مهارت های نرم خود را در یک زمینه تقویت کنید: توانایی برقراری ارتباط موثر. اگر می‌خواهید مدیر بهتری باشید، باید انضباط رفتاری داشته باشید و بتوانید به خوبی با همه افرادتان ارتباط برقرار کنید.

ارتباط موثر به این معنی است که شما با مخاطبان خود ارتباط برقرار می‌کنید و آنها پیام شما را به خوبی دریافت می‌کنند. اگر این فرایند به درستی انجام شود، می‌توانید روابط کاری خود را بهبود ببخشید، حس اعتماد را در دیگران تقویت کنید، و شکاف‌های احتمالی بین خودتان و دیگران را پر کنید. فقدان هر کدام از این عوامل، باعث بروز تنش در محیط کار شما می‌شود.

همه این‌ها باعث می‌شوند راه موفقیت برای شما هموار شود و به اهداف خود دست پیدا کنید. در این مقاله مهارت های نرم مدیریت برای تقویت مهارت‌های ارتباطی را به شما معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

مهارت اول: صراحت داشته باشید

صراحت، پایه و اساس برقراری ارتباط موثر است. اگر صریح نباشید، دیگران را برای حدس زدن پیام موردنظر خود به زحمت می‌اندازید. در نتیجه یا برداشت اشتباهی از پیام شما می‌کنند یا در حالی که سر خود را می‌خارانند، به شما زل می‌زنند! اگر مردم را گیج کنید، نمی‌توانید ارتباط خود را با آنها حفظ کنید و شما را ترک می‌کنند. یک مدیر ماهر پیام خود را صریح و بدون محافظه‌کاری بیان می‌کند و سعی نمی‌کند پیام خود را به برداشت شخصی مخاطب نسبت بدهد.

مهارت دوم: مختصر و مفید!

مارک تواین می‌گوید اگر زمان بیشتری داشتم، نامه کوتاه‌تری می‌نوشتم! اختصار در بیان پیام، بسیار سخت‌تر از فرستادن یک پیام طولانی و پر از حاشیه است. یک ایمیل طولانی یا یک پیام صوتی 5 دقیقه‌ای، مهر پایان بر روابط کاری و حرفه‌ای شما است. با دور شدن از پیام اصلی و پرداختن به حاشیه‌های بی‌اهمیت، توجه مخاطب و فرصت برقراری ارتباط موثر را از دست می‌دهید. مطالب اضافی را حذف کنید و مختصر و مفید، به پیام اصلی خود بپردازید.

مهارت سوم: مخاطب را بشناسید

ارتباط تنها در صورتی موثر است که مخاطب پیام شما را دریافت کند، پس این جمله را به خاطر داشته باشید: او با من فرق دارد! بیشتر ما مخاطب را کسی با افکار و رفتار و ارتباطات خودمان تصور می‌کنیم. این بزرگ‌ترین اشتباهی است که یک مدیر می‌تواند بکند. خودتان را جای مخاطب بگذارید و خواسته‌ها و نیازهای او را در نظر بگیرید. باید بدانید که او چه نوع ارتباطی را ترجیح می‌دهد. دوست دارد در یک جلسه دونفره با شما روبه‌رو شود یا یک ایمیل واضح و شفاف، برای انتقال پیام کافی است. فراموش نکنید که با هر کسی باید به زبان خودش صحبت کنید!

مهارت چهارم: کلمات را هوشمندانه انتخاب کنید

هوشمندی در انتخاب کلمات، لحن پیام شما را بهتر می‌کند و باعث بروز یک واکنش احساسی در مخاطب می‌شود؛ دو موضوع اساسی که برای برقراری ارتباط موثر به آن نیاز دارید. در مکالمات خود از واژه «فقط» استفاده نکنید. استفاده از این کلمه پیام شما را ضعیف جلوه می‌دهد و باعث می‌شود مخاطب در مقابل شما جبهه بگیرد. در مکالمات و مکاتبات خود، از لحن عمل‌گرا، قاطع و قوی استفاده کنید و منفعل نباشید. لحن بیان شما می‌تواند افراد به انجام کار وادارد و انفعال را در سازمان به حداقل برساند. بی‌دلیل نیست که رهبران و مدیران بزرگ برای تنظیم متن سخنرانی خود از مشاور کمک می‌گیرند.

مهارت پنجم: دست از انفعال بردارید

گاهی اثربخشی یک ارتباط، تنها به زمان برقراری آن بستگی دارد. تاخیر در گفتگو یا پیگیری نکردن نتایج آن، از شما یک مدیر ضعیف می‌سازد که کسی روی حرفش حساب نمی‌کند. بهترین حالت این است که شما از وقوع اتفاقات جلوگیری کنید؛ پس قبل از این که سوالی مطرح شود، شما به پاسخ آن فکر کنید. توانایی پیش‌بینی کردن، یکی از مهارت های نرم مدیران موفق است. لازم است برای گفتگوهای دشوار جسارت به خرج دهید و همه جوانب را در نظر داشته باشید.

مدیریت و رهبری نیروی انسانی کار دشواری است. حتی اگر اصول این کار را فرا گرفته باشید، مهارت های نرم حکم فوت کوزه‌گری را دارند! سلسله‌مراتب را کنار بگذارید و اجازه بدهید کارکنان شما بدون وقت گرفتن از مسئول دفتر با شما ملاقات کنند.

منبع: forbes