به جای استفاده از چندین ابزار، از راهکار جامع «آوات» استفاده کنید و با افزایش تمرکز بر کسبوکارتان، به دستآوردهای بیشتری برسید. ۰۲۱۸۴۲۰۳۸۶۱
نرم‌افزاری جدید که موجب رشد آشکار در سازمان شما می‌شود
هر سازمانی برای اینکه ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها را بهتر مدیریت کند، سراغ ابزارهای نوینی مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌رود. این نرم‌افزارها هر اندازه که امکانات‌شان بیشتر باشد، هزینه‌هایشان هم بالاتر می‌رود؛ به نگهداری و به‌روزرسانی نیاز دارند و حفظ امنیت‌شان هم به زیرساخت‌های فنی و انسانی قابل توجهی نیاز دارد. به این ترتیب، اگرچه چالش‌های مدیریت سنتی مکاتبات را حل می‌کنند، اما چالش‌های جدیدی را در راه خرید و نگهداری از نرم‌افزار ایجاد می‌کنند.
پردازش ابری، به عنوان یکی از فناوری‌های روز دنیا، این چالش‌ها را حل می‌کند. این فناوری که تقاضا برای استفاده از آن در کل دنیا رو به افزایش است، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا راحت‌تر و امن‌تر به داده‌هایشان دسترسی داشته باشند و در عین هزینه‌هایشان را کاهش بدهند.
به تازگی، یک شرکت شناخته شدۀ ایرانی به نام «چارگون» که از پیشتازان تولید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است، نسل جدیدی از نرم‌افزار مکاتبات اداری را بر بستر ابر ارائه داده است. این شرکت نام محصول خود را «آوات» گذاشته که در زبان کردی، به معنای امید و آرزوست.
نرم‌افزار «آوات» چگونه به کمک سازمان شما می‌آید
1- کاهش چشم‌گیر هزینه‌ها
خرید نرم‌افزار مکاتبات اداری، شامل دو نوع هزینه است: هزینه‌های پیدا مانند لایسنس و هزینه‌های پنهان مانند استقرار، پشتیبانی، سرور و نگهداری. نرم‌افزار ابری هزینۀ پنهانی ندارد و برای خرید آن تنها هزینۀ اشتراک را می‌پردازید.
بر خلاف هزینه‌های پیدا که ثابت‌اند، هزینه‌های پنهان با مرور زمان بیشتر می‌شوند؛ طوری که در یک بازۀ زمانی 5 ساله و بر اساس تعداد کاربر، هزینه‌های پنهان یک نرم‌افزار غیرابری می‌تواند تا 80 درصد افزایش هزینه به سازمان تحمیل کند.
2- ارتقاء امنیت مکاتبات اداری
از میان عوامل اثرگذار بر حفظ امنیت یک نرم‌افزار سازمانی، 5 مورد زیر از بقیه مهم‌ترند:
- زیر ساخت
- مدیریت و نگهداری
- مواجهه با بحران
- دسترسی به اطلاعات
- معماری نرم‌افزار
در حالتی که از نرم‌افزار ابری استفاده نمی‌کنید، سه مورد اول باید توسط سازمان خودتان تأمین شود. اما تأمین کامل امنیت یک نرم‌افزار ابری، بر عهدۀ شرکت ارائه دهندۀ آن است.
3- دسترسی‌پذیری بالا
بدون استفاده از فناوری ابری، زیرساخت آی‌تی در سازمان شما، کیفیت دسترسی به نرم‌افزار را تعیین می‌کند. یا باید همیشه پشت سیستم‌تان باشید، یا ناچارید از ابزارهای ریموت استفاده کنید. برای استفاده از نرم‌افزار مکاتبات اداری ابری، فقط به یک دستگاه قابل اتصال به اینترنت نیاز دارید. فرقی نمی‌کند که لپ‌تاپ باشد، پی‌سی یا موبایل. کافیست مرورگر دستگاه‌تان را باز کنید و وارد نرم‌افزار شوید؛ بدون هیچ محدودیتی در زمان و مکان.
4- به روزرسانی خودکار
همان‌طور که نرم‌افزار ابری، شما را از نصب و استقرار بی‌نیاز می‌کند، برای به‌روزرسانی هم لازم نیست کاری انجام دهید. در واقع با هر بار ورود به سیستم، به آخرین نسخۀ اتوماسیون اداری دسترسی خواهید داشت.
5- بی‌نیازی از نصب نرم‌افزارهای جانبی
برای استفادۀ کامل از یک نرم‌افزار مکاتبات، به نصب ابزارهای جانبی در سیستم کاربران نیاز است. به عنوان مثال، می‌توان به نرم‌افزار Word اشاره کرد که ابزاری برای تایپ و چاپ نامه در سربرگ سازمانی است. هر گونه مشکل در ارتباط نرم‌افزار مکاتبات با Word، چاپ نامه را مختل می‌کند. اما در آوات بدون نیاز به Word می‌توانید سربرگ سازمانی خود را تعریف کنید و نامه‌ها را با آن چاپ کنید.
از کجا باید شروع کرد؟
بر اساس اطلاعاتی که در سایت آوات منتشر شده است، شروع استفاده از نرم‌افزار مکاتبات اداری ابری رایگان است. کافیست پس از ورود به این سایت، گزینۀ «ثبت نام» را انتخاب کنید. ثبت نام در حدود 2 دقیقه زمان می‌برد و به صورت معمول در کمتر از 2 ساعت می‌توانید تنظیمات مربوط به سازمان‌تان را انجام دهید. ابزارهای آموزشی و پشتیبانی متنوعی هم در کنار شما خواهد بود. یکی از آن‌ها «راهنمای شروع به کار» است که بدون نیاز به مطالعۀ متن راهنما یا دیدن ویدیوهای آموزشی، تنظیمات را به شما آموزش می‌دهد.
اگر برای خرید این نرم‌افزار، به مشاوره تخصصی و یا مشاهده دمو نیاز داشتید، می‌توانید در سایت آوات گزینۀ «مشاوره و دمو» را انتخاب کنید.
مطلبی دیگر از این انتشارات
اثربخشی سازمان چیست؟ چطور یک سازمان اثربخش داشته باشیم؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
اصول و فنون نامه نگاری: چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
روش اولویت بندی مسکو چیست و به چه درد میخورد؟