نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟

همیشه وقتی اسم بایگانی به میان می‌آمد، یک میز خاک گرفته پر از پوشه و کاغذ را تصور می کردم که یک کارمند غمگین پشتش نشسته، و خسته و مستاصل دارد روی کاغذ چیزی می‌نویسد! اما این تصویر سال‌ها است که رنگ باخته و جایی در سازمان‌ها ندارد، مگر در ادارات دولتی! سال‌ها است که کمدهای فلزی جایش را به سیستم‌های مجهز داده و دیگر خبری از کارمند خسته و مستاصل بایگانی نیست! نرم افزار اتوماسیون اداری این روزها مفهوم رایجی است که از جهات زیادی کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. با آوات همراه باشید.

قبل از اختراع اتوماسیون در سازمان‌ها چه خبر بود؟

قبل از اختراع اتوماسیون همه چیز خیلی سخت‌تر بود! حجم کارها کمتر نبود، اما انجام دادنشان به مراتب سخت تر بود. مستندسازی، پیگیری، گزارش‌گیری و گزارش‌دهی، ثبت صورت‌های مالی و حسابداری، همه و همه با دفترهای ثبت سنتی انجام می‌شد و از حجم زیادی کاغذ برای این کار استفاده می‌شد. برای ثبت نامه‌ها از دفتر اندیکاتور استفاده می‌شد که با کمال تعجب، هنوز هم در برخی از سازمان‌ها کاربرد دارد! به مرور زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری وارد گود شدند. به تدریج مقاومت مدیران سنتی در مقابل این نرم افزارها شکست و استفاده از آنها به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی، مورد پذیرش مدیران قرار گرفت.

اتوماسیون اداری دقیقاً چیست و چه می‌کند؟

در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»

تعاریف متعددی از اتوماسیون اداری ارائه شده است که ساده‌ترین آنها این است: اتوماسیون اداری به یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یا وب گفته می‌شود که جمع آوری، ذخیره و توزیع اسناد و مدارک، پیام‌ها و سایر انواع فرم‌های اداری را در سطح سازمان به عهده دارد. انواع مختلفی از نرم افزار اتوماسیون وجود دارد که برخی نصبی و برخی مبتنی بر وب هستند و برخی دیگر در بستر ابر ارائه می‌شوند.

اتوماسیون اداری چه فایده‌ای دارد؟

اتوماسیون اداری همه چیز را ساده‌تر کرده و باعث شده وقتی که قبلاً صرف تنظیم و نگهداری و بازیابی اسناد می‌شد، صرف ایده پردازی شود. انجام دقیق‌تر فرایندها، کاهش هزینه‌های سازمان، صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی، دقت در گردآوری و بازیابی اطلاعات، تصمیم گیری بهتر بر اساس اطلاعات دقیق، مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد، مدیریت بهینه کارکنان و تسهیل گزارش گیری و گزارش دهی، از مزایای اتوماسیون اداری هستند.

همه معایب اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری هم مثل هر فناوری جدیدی، در کنار مزایا و امکاناتش، معایبی هم دارد. مثلاً این که روابط انسانی را به حداقل کاهش می دهد و ممکن است باعث منزوی شدن کارکنان شود، یا اگر سرورها دچار مشکل شوند، دسترسی به اطلاعات هم مختل می‌شود. همچنین اگر استاندارد واحدی برای استفاده از سیستم اتوماسیون تدوین نشده باشد، اعمال سلیقه فردی باعث چنددستگی می‌شود و نه تنها به نظم مورد انتظار نمی رسید، بلکه خود اتوماسیون به عاملی برای بی نظمی و تشویش تبدیل می‌شود. با این حال برای همه این مشکلات، راهکارهایی وجود دارد. می‌توانید طوری عمل کنید که نه سیخ بسوزد و نه کباب. هم از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید و هم درگیر معایب آن نشوید!

نرم افزار اتوماسیون اداری در فضای ابری

نرم افزار اتوماسیون اداری بعدها یک گام بزرگ‌تر رو به جلو برداشت و به فضای ابری مهاجرت کرد. به این ترتیب نسل جدیدی از نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار کسب و کارها قرار گرفت که علاوه بر همه مزایای ذکر شده، مزایای دیگری هم داشت. از جمله این که نیازی به نصب نداشت و هزینه‌های زیرساخت و نگهداری نرم‌افزار را تا حد زیادی کاهش می‌داد. راهکار ابری آوات افتخار دارد که به عنوان نسل جدید نرم افزارهای اتوماسیون، فرایندهای کسب و کار را برای مدیران ساده‌تر و کم هزینه‌تر کند.

منبع: businessnewsdaily