نسخه جدید اتوماسیون اداری ابری آوات منتشر شد

یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. آوات بر بستر ابر طراحی شده و نیاز به نصب، استقرار و به روزرسانی در محل سازمان شما ندارد. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در تاریخ سوم دی ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت، چند قابلیت جدید به اتوماسیون اداری آوات اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:

اطلاع از باز شدن نامه توسط گیرنده ارجاع

وقتی یک نامه را به کارمندان دیگر سازمان ارجاع می دهید، نامه از کارتابل جاری شما خارج می شود و در کارتابل ارجاع شده قرار می گیرد. در نسخه جدید آوات، در کارتابل ارجاع شده و در ستون گیرنده ارجاع، وضعیت مشاهده آن نامه توسط گیرنده ارجاع نمایش داده می شود؛ یک علامت چک مارک به رنگ سیاه برای نامه های خوانده نشده، و دو چک مارک به رنگ سبز برای نامه های خوانده شده. با نگه داشتن موس روی نام گیرنده ارجاع، زمان خوانده شدن نامه هم نمایش داده می شود.

اختتام جلسه

در پنجره ویرایش هر جلسه، یک دکمه به نام «اختتام جلسه» اضافه شده است. کاربری که جلسه را ایجاد کرده، با مختومه کردن جلسه می تواند از ویرایش اطلاعات آن جلسه توسط سایر کاربران جلوگیری کند. بعد از مختومه شدن جلسه، صورتجلسه و مدعوین را نمی توان ویرایش کرد، اما می توان فایل های جدید را به عنوان پیوست به جلسه اضافه کرد. اگر جلسه تکرارپذیر باشد، قبل از مختومه کردن جلسه می توانید انتخاب کنید که فقط همان جلسه یا تکرارهای آن را مختومه کنید.

قرار دادن شماره نامه انگلیسی در نسخه چاپی

هنگام ویرایش قالب چاپی دبیرخانه، می توانید انتخاب کنید که شماره نامه های صادر شده از آن دبیرخانه، با اعداد انگلیسی چاپ شوند. هر زمان که بخواهید، می توانید گزینه «چاپ اعداد به صورت انگلیسی» را غیرفعال کنید، در این صورت شماره نامه های صادر شده از آن دبیرخانه با اعداد فارسی چاپ می شود.

پیشنهاد خودکار گیرنده ارجاع

برای این که بتوانید نامه‌های داخلی جدید را راحت‌تر و سریع‌تر در سازمان به گردش دربیاورید، در پنجره ارجاع، نامه گیرنده نامه به صورت خودکار در فیلد گیرندگان ارجاع قرار می گیرد. اما می توانید کارمندان دیگر سازمان را هم به عنوان گیرنده ارجاع همان نامه انتخاب کنید.

جلسات تکرارپذیر در روزهای خاص

از این پس می‌توانید برای جلسات تکرارپذیری که الگوی مشخصی در تکرار شدن ندارند، روزهای مورد نظرتان را تعیین کنید تا جلسه در آن روزها تکرار شود.

انتخابی بودن تصویر امضای نامه در نسخه چاپی

در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات، وضعیت نمایش تصویر امضا در نسخه چاپی نامه، قابل تغییر است. اگر نمایش تصویر امضا در چاپ را غیرفعال کنید، فقط نام امضاکننده در نسخه چاپی نمایش داده می شود. این گزینه زمانی کاربرد دارد که می خواهید نامه ها را به صورت دستی امضا کنید.