به جای استفاده از چندین ابزار، از راهکار جامع «آوات» استفاده کنید و با افزایش تمرکز بر کسبوکارتان، به دستآوردهای بیشتری برسید. ۰۲۱۸۴۲۰۳۸۶۱
چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟
برگزار کردن جلسات کاری برای کسب و کارهای مدرن ضروری است؛ به خصوص در شرایط فعلی که بسیاری از شرکت‌ها دستخوش تحولات دیجیتالی شده‌اند و در محیط‌های کاری هیبرید، با افراد دورکار کار می‌کنند، جلسات مجازی عامل همسویی کارکنان و اشتراک‌گذاری ایده‌ها تبدیل شده‌اند. اما برگزاری یک جلسه همیشه هم آسان نیست، تا حدی که نزدیک به ۷۱ درصد از مدیران کسب و کارها، جلسات خود را ناکارآمد و غیرمولد می‌دانند! موضوع چندان پیچیده نیست، داشتن یک استراتژی بهتر برای مدیریت جلسه همه چیزی است که به آن نیاز دارید. در مقاله دیگری با عنوان مدیریت جلسه‌های کاری در مورد اصول برگزار کردن جلسات نوشتیم، در این مقاله در مورد نرم افزار مدیریت جلسه و دلایل نیاز کسب و کارها به چنین نرم‌افزارهایی بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.
چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟
دنیای جلسات و رویدادها دائماً در حال تحول است و فناوری بخش مهمی از این تکامل است. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS) یکی از این فناوری‌هاست که در سال‌های اخیر اهمیت فزاینده‌ای برای برنامه‌ریزان رویداد پیدا کرده است. اما چرا نرم افزار مدیریت جلسات تا این حد مهم است؟ پاسخ ساده است. آمارها نشان می‌دهد که کارمندان به طور متوسط ۳۰ ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست می‌دهند، یعنی حدود ۴ روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه می‌شوند تا با برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. این نرم‌افزارها به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک می‌کند.
امکانات رایج نرم‌افزارهای مدیریت جلسات عبارتند از زمان‌بندی،ارسال دعوت‌نامه، ایجاد دستور جلسه، امکان یادداشت‌برداری، نظارت و ردیابی اقدامات و ثبت صورتجلسه. ابزارهای مدیریت جلساه اساساً به رهبران کسب و کار قدرت می‌دهد تا کیفیت جلسات خود را بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که گفتگوهای تجاری چه در داخل سازمان و چه بیرون از آن، به نتایج مثبت منجر می‌شوند. این ابزارها به سازماندهی جلسات، از زمان‌بندی از طریق تقویم‌های مشترک گرفته تا تأیید و امضای صورتجلسات کمک می‌کنند.
نرم افزار مدیریت جلسه چطور به شما کمک می‌کند؟
به عنوان مدیر یک کسب و کار، نرم افزار مدیریت جلسات باید در موارد زیر به انتظارات شما پاسخ مناسب بدهد:
قبل از جلسه
پایه و اساس جلسه در این مرحله ساخته می‌شود، بنابراین برای شفاف‌سازی و ارائه هر اطلاعاتی که شرکت‌کنندگان به آن نیاز دارند، در این مرحله حیاتی است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار مدیریت جلسه به شما کمک می‌کند تا برای جلسه برنامه‌ریزی کنید، دستور کار را تنظیم کنید و به دست شرکت‌کنندگان برسانید. به علاوه می‌توانید شرح وظایف شرکت‌کنندگان را هم تنظیم کنید تا هر کسی بداند که قبل از برگزاری جلسه، چه مسئولیتی به او سپرده شده است. می‌توانید در هر لحظه سوابق یک جلسه را مشاهده کنید و در جریان اقدامات انجام شده در مورد جلسه قرار بگیرید.
در طول جلسه
در این مرحله، نرم‌افزار باعث می‌شود جلسه سریع‌تر اجرا شود. دسترسی به اطلاعات جلسه تنها با داشتن یک لپ تاپ، سیستم یا گوشی و یک اتصال اینترنت، از هر جا و در هر زمان امکانپذیر است. هنگام برگزاری جلسه می‌توانید دستورجلسه را مرور کنید و در صورت لزوم، یادداشت‌برداری کنید. اگر لازم باشد در ادامه جلسه برگزار شده، جلسات دیگری هم داشته باشید، تکرارپذیری جلسه این کار را برای شما انجام می‌دهد.
بعد از برگزاری جلسه
بعد از برگزاری جلسه، دبیر جلسه اقدام به تهیه صورتجلسه می‌کند؛ یعنی خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه و اقداماتی که هر فرد شرکت‌کننده باید انجام بدهد. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را می‌دهد تا بعد از جلسه، صورتجلسه را تهیه کنید و برای اطلاع همه افرادی که در جلسه حضور داشته اند، ثبت کنید. همه چیز در سوابق جلسه ثبت می‌شود و تا رسیدن به نتیجه مطلوب، می‌توانید به همه اطلاعات در یک فضای واحد دسترسی داشته باشید.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه
برای این که بتوانید نرم افزار مدیریت جلسات مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید، باید بدانید که این نرم‌افزارها چه ویژگی‌هایی دارند و شما به کدام ویژگی‌های نرم‌افزار نیاز دارید. تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت جلسات است. برای مطالعه مزیت‌های استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه به وبلاگ آوات مراجعه کنید.
راهکار جلسات آوات
راهکار جلسات محصول دیگری از اتوماسیون اداری ابری آوات است که بر بستر فضای ابر ارائه می‌شود. با استفاده از راهکار جلسات آوات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید. از امکانات راهکار جلسات آوات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انتخاب مدعوین از بین کارمندان و مخاطبان
- کارتابل سمت‌محور جلسات
- ثبت جلسات به صورت تکرارپذیر
- ثبت محل جلسات
- ثبت دستور جلسه
- ثبت صورتجلسه
- ضمیمه کردن پیوست
- یادداشت‌برداری در هر لحظه پس از ثبت جلسه
- نمایش سوابق جلسه به صورت لحظه‌ای
- رابط کاربری اختصاصی برای موبایل
مطلبی دیگر از این انتشارات
جلسه طوفان فکری چیست و چرا برای تیم‌ها اهمیت دارد؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
دبیرخانه چیست و چه نقشی در مدیریت مکاتبات دارد؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
مهارت های نرم مدیریت در سازمان ها: چطور میتوانیم مدیر بهتری باشیم؟