چطور یک نامه اداری را به چند نفر ارجاع بدهیم؟

پس از این که نامه اداری ایجاد می‌شود و مراحل ثبت را طی می‌کند، در سازمان به گردش درمی‌آید. گردش نامه در سازمان تا زمانی ادامه پیدا می‌کند که نامه مختومه یا بایگانی شود. ارجاع در واقع همان ابزاری است که نامه را از یک کارتابل به کارتابل دیگر منتقل می‌کند و باعث گردش نامه در سازمان می‌شود. این مقاله را به ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات اختصاص داده ایم.

ارجاع نامه یعنی چه؟

ارجاع نامه یا ارجاع دادن نامه، یک اصطلاح اداری است که به عمل فرستادن نامه توسط یک کارمند یه کارمند دیگری در سازمان گفته می‌شود. ارجاع، با هدف به گردش درآوردن نامه در سازمان به منظور دریافت بازخورد، صدور دستور، درخواست اقدام و… انجام می‌شود. معمولاً نامه‌ای که ارجاع می‌شود، با یک متن همراه است که به آن دستور ارجاع یا پاراف گفته می‌شود. پاراف قصد فرستنده از ارجاع دادن نامه را مشخص می‌کند و به گیرنده نامه توضیح می‌دهد که پس از دریافت نامه، چه اقدامی باید انجام بدهد. ارجاع ممکن است به صورت عمودی، افقی یا مورب در ساختار سازمان انجام شود که در متن پاراف هم تفاوت‌هایی ایجاد می‌کند. هر ارجاع چند جزء دارد که در ادامه توضیح می‌دهیم:

محتوای ارجاع

آنچه از طرف یک کارمند به کارمند دیگری ارجاع داده می‌شود، ممکن است فقط یک نامه باشد یا پیوست هم داشته باشد. بسته به تصمیم فرستنده، ممکن است فقط خود نامه ارجاع شود یا پیوست‌های نامه هم به دست گیرنده ارجاع برسد.

فرستنده ارجاع

کارمندی که نامه در کارتابل او قرار دارد، به دلایل مختلف ممکن است تصمیم بگیرد نامه را به کارمند دیگری ارجاع بدهد؛ از جمله این که نیاز باشد اقدام خاصی روی آن انجام شود یا صحت محتوای آن تایید شود. هر سازمان برای ارجاع دادن نامه قواعد خود را دارد، مثلاً ممکن است ارجاع نامه از کارمند به مدیر مجاز نباشد.

گیرنده ارجاع

پس از ارجاع، نامه وارد کارتابل گیرنده می‌شود تا با توجه به محتوای پاراف، اقدام لازم را انجام دهد و نامه را دوباره در سازمان به گردش بیندازد. نام گیرنده ارجاع ممکن است در میان گیرندگان نامه ذکر نشده باشد.

دستور ارجاع

هر ارجاع با یک متن توضیحی به نام دستور ارجاع یا پاراف همراه است. در نامه نگاری سنتی، پاراف به صورت دستی در حاشیه نامه نوشته می‌شود، اما نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری هم به امکاناتی برای نوشتن دستور ارجاع یا پاراف مجهز هستند.

ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در آوات می‌توانید نامه را هم به صورت پیش‌نویس و هم بعد از ثبت، به کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. اما ارجاع دادن نامه در این دو حالت تفاوت‌هایی با هم دارد که در ادامه شرح می‌دهیم.

ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس

زمانی که یک نامه را ایجاد و ذخیره می‌کنید، نامه شما در حالت پیش‌نویس قرار می‌گیرد و تا زمانی که امضا و شماره نشود، پیش‌نویس محصوب می‌شود. در مکاتبات اداری، پیش‌نویس نامه سند رسمی محصوب نمی‌شود و تا زمانی که امضا نشده و شماره دریافت نکرده باشد، نمی‌توانید آن را در سازمان به جریان بیندازید. اما ممکن است شما فقط ایجادکننده نامه باشید، اما امضاکننده نامه کارمند دیگری باشد یا شما دسترسی لازم برای امضا و شماره کردن نامه را نداشته باشید. در این صورت لازم است نامه پیش‌نویس را ارجاع بدهید و به همین دلیل، در آوات امکان ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس هم وجود دارد.

برای ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، در پایین و سمت چپ روی دکمه ارجاع کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که می‌بینید، در پنجره ارجاع می‌توانید «فقط» یکی از کارمندان سازمان را به عنوان گیرنده ارجاع انتخاب کنید. ارجاع شما می‌تواند معمولی یا مخفی باشد، دستور ارجاع را هم می‌توانید به صورت دستی تایپ کنید یا آن را از بین متن‌های آماده انتخاب کنید. همچنین با انتخاب یکی از تگ‌های این پنجره، مشخص می‌کنید که چرا نامه را ارجاع می‌دهید. در تصویر زیر، کارمندی که نامه را ایجاد کرده، آن را به امضاکننده ارجاع داده است:

پس از ارجاع در حالت پیش‌نویس، نامه از کارتابل جاری شما خارج شده و به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود و دکمه ارجاع آن هم غیرفعال می‌شود. بعد از ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، نمی‌توانید عملیات اداری دیگر را در مورد آن انجام دهید.

ارجاع نامه ثبت شده

نامه ثبت شده نامه‌ای است که امضا شده و شماره نامه هم دریافت کرده است؛ یعنی مراحل ثبت آن در اتوماسیون اداری ابری آوات به پایان رسیده و می‌تواند در سازمان به گردش دربیاید. پس از ثبت نامه، لازم است آن را به گیرنده و در صورت لزوم کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. برای این کار، روی دکمه ارجاع در پایین و سمت چپ صفحه کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، پنجره ارجاع برای نامه‌های ثبت شده با پنجره ارجاع برای نامه‌های پیش‌نویس، تفاوت هایی دارد.

بر خلاف نامه پیش‌نویس که فقط یک گیرنده ارجاع می‌تواند داشته باشد، نامه ثبت شده را می‌توانید همزمان به چند کارمند ارجاع بدهید. برای این کار، گیرنده ارجاع را از میان کارمندان سازمان انتخاب کنید، نوع ارجاع (معمولی یا مخفی) را مشخص کنید، متن دستور ارجاع را تایپ کنید یا از بین متن‌های آماده انتخاب کنید، و روی یکی از تگ‌های پیش فرض کلیک کنید. دقت کنید که تنها فیلد اجباری در این پنجره، گیرندگان است و بقیه فیلدها اختیاری هستند. حالا روی دکمه اضافه کردن گیرندگان کلیک کنید.

با زدن دکمه اضافه کردن گیرندگان، مشخصات ارجاع به ستون سمت چپ اضافه می‌شود و حالا می‌توانید مشخصات ارجاع بعدی را در ستون سمت راست وارد کنید. همه مشخصات هر ارجاع شامل نام گیرنده، دستور ارجاع، نوع ارجاع و تگ موضوعی در ستون سمت چپ قابل مشاهده هستند. برای حذف کردن هر ارجاع هم می‌توانید روی آیکون ضربدر در کنار آن کلیک کنید. بعد از وارد کردن ارجاع ها، روی دکمه ارجاع کلیک کنید.

با این کار نامه از کارتابل جاری شما به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود، اما تفاوت آن با نامه پیش‌نویس در این است که بسته به سطح دسترسی شما به نامه، می‌توانید آن را به کارمندان دیگری ارجاع بدهید یا عملیات دیگری مانند اختتام، چاپ، ارسال و… را روی نامه انجام بدهید. اتوماسیون اداری ابری آوات به شما این امکان را می‌دهد تا نامه را به ساده ترین شکل در سازمان به گردش دربیاورید و هر لحظه بر وضعیت نامه و اقدامات انجام شده بر روی آن نظارت داشته باشید.