تجربه من به عنوان Agile Delivery Manager در ازکی

در این مقاله برای درک بهتر تفاوت Agile Delivery Manager با اسکرام مستری، قصد دارم تجربه شخصی خودم رودر این مسیر با شما به اشتراک بگذارم.

من، زهرا نصیری در ابتدای سال ۱۴۰۰ به عنوان اسکرام مستر به مجموعه ازکی پیوستم و با شرح شغلی استاندارد کارم رو آغاز کردم.

در ابتدا با اینکه با عنوان «اسکرام مستر» به مجموعه اضافه شدم، اما این فرصت در اختیار من قرار گرفت که با بررسی تیم‌ها، چارچوب‌های مناسب اون‌ها رو انتخاب کنم. به همین دلیل، سعی کردم با استفاده از مدل Cynefin Framework محیط هر تیم رو شناسایی کنم. من اهداف، نیازمندی‌ها و شرایط هر تیم رو بررسی کردم تا چارچوب مناسب اون‌ها رو انتخاب کنم. پس از بررسی معیارهای متفاوت، به این نتیجه رسیدم که برای تیم‌های Cross-Functionبا عدم قطعیت و ابهام بیشتر چارچوب اسکرام، برای تیم‌های Functional (تیمی با تخصص‌های یکسان که به سایر تیم‌های خدماتی ارائه می‌دن مثل تیم زیرساخت و …) چارچوب کانبان و یکی دیگر از تیم‌ها چارچوب اسکرامبان روش مفید و موثرتریه و نیازی نمی‌دیدم همه تیم‌ها با یک روش ثابت هدایت بشن.

در راستای همسو شدن با اعضای تیم، کارم رو از برگزاری کارگاه و آموزش افراد شروع کردم. وقتی مطمئن شدم با همه اعضای تیم همسو و هم راستا هستیم و به ادبیات مشترکی برای بیان اهداف، برنامه‌ها، کارها و .. رسیدیم، پیاده‌سازی اسکرام رو شروع کردم.

برگزاری ایونت‌های اسکرام
کمک به تیم توسعه برای تمرکز بر روی تولید High-Value Increment
کمک به توانمند کردن تیم‌ها
تهیه Artifact ها
رفع موانع تیم
همکاری با مدیر محصول برای تهیه بکلاگ اولویت‌بندی شده بر اساس مدل ها مورد نیاز
ایجاد فرهنگ چابکی در شرکت
همکاری با سایر مدیران برای شناساندن متدولوژی چابک و مدل اسکرام

در نهایت سعی کردم به عنوان یک اسکرام مستر چارچوب اسکرام رو در کنار هم نگه دارم و فرآیند مدیریت، کار گروهی و انجام کارها در پروژه رو برای شرکت، مدیر محصول و تیم توسعه آسون کنم.

تا اینجای کار با استقرار چابکی تقریبا همه چیز خوب پیش رفته بود، ولی در تیم‌ها و ارتباطاتشون باز مشکلاتی رو شناسایی کردم که شفاف و روان نبود.

یکی از معضلات که در تیم‌ها اختلال ایجاد می کرد، درخواست‌های جاری از سمت بقیه دپارتمان‌های شرکت مثل مارکتینگ و عملیات بود، که این درخواست‌ها از روش‌های مختلف به تیم می‌رسید و این موضوع باعث ایجاد آشفتگی و بی‌نظمی در تیم می‌شد. برای حل این مسئله، سعی کردم با جمع‌آوری نیازمندی‌های موجود، روش‌ها و فرآیندهایی رو طراحی و پیاده‌سازی کنم که بتونیم در زمان مناسب، بدون فشار کار و ایجاد صف و عقب افتادگی نیازهای این ذی‌نفع‌ها رو به موقع تحویل بدیم. برای حل این مشکل ابزارهای مختلفی (Asana, Jira, Trello) رو بررسی کردم و در نهایت به این نتیجه رسیدم جیرا ابزار مناسبی برای مدیریت و آگاهی از این نیازمندی‌ها و پیگیری مرتب مداوم اون‌هاست.

در ادامه، بعد از اینکه تیم‌ها به نقطه پایداری قابل قبولی رسیده بودن، نیاز جدیدی در تیم‌ها ایجاد شد. اون‌ها نیاز به برنامه‌های کوتاه‌مدت و میان‌مدت مشترکی داشتن که هم بتونه نیازهای مدیران محصول، بدهی‌های فنی، نیازهای جاری کسب و کار و .. رو شامل بشه و باعث ایجاد ساختار و ‌بی‌نظمی بشه. ما نیاز داشتیم که بتونیم برای این نیازها برنامه اجرایی تهیه کنیم. زمانیکه در این موقعیت قرار گرفتم، عدم قطعیت‌ و ابهام‌ در تیم‌ها خیلی کمتر شده بود و نیازی به بازه‌های کوتاه‌مدت نبود و با تهیه برنامه‌های ۳ ماهه نیازمندی‌های ذی‌نفعان به موقع قابل تحویل بود.

در راستای رسیدن به برنامه‌های با ثبات، رودمپ‌های ۳ ماهه نیازمندی‌های مدیرهای محصول، مدیرهای فنی و سایر ذی‌نفع‌ها جمع‌آوری شد و با کمک لیدرها رودمپ‌های سطح بالاتری برای تیم‌ها آماده کردیم که اساس برنامه‎های فصلی هر تیم مشخص شده بود. برای تهیه این رودمپ‌ها، نیاز بود با مدیران محصول(Product Manager) و مدیران فنی (Engineer Manager) جلسات متعددی برگزار بشه تا یک رودمپ واقعی و قابل قبول تهیه کنیم.

در کنار این، علاوه بر تهیه گزارش‌های هر اسپرینت و پیشرفت محصول، گزارش‌هایی مطابق نیاز بقیه مدیران برای بررسی و پایش تیم‌ها به شکل ماهانه تهیه کردم.

من قبل از اینکه به مجموعه ازکی ملحق بشم، به مدت ۳ سال به عنوان اسکرام مستر در شرکت‌های دیگه‌ای کار کرده بودم و به وظایف و نقش اسکرام مستر آگاه بودم ولی کارهایی که در تیم به من محول می‌شد خارج از این ساختارها بود و علاوه بر اون کارهایی بود که هنوز به طور شفاف مشخص نبود چه کسی مسئول نهایی اجرای اون‌هاست. در این زمان با افراد زیادی صحبت کردم و مقالات متعددی خواندم تا متوجه بشم چه کسی در سازمان‌ها این نقش‌ها رو ایفا می‌کنه یا این قبیل کارها در تیم‌ها به عهده چه کسانیه.

در کل، وظایفی که در سازمان بر عهده من بود ولی در شرح شغلی اسکرام مستر نبود به این صورت است:

تهیه رودمپ‌های تیم
اثربخشی و کارایی روابط بین تیمی
تهیه مستندات برای فرآیندهایی که ساخته شدن
نگهداری و پایش انواع فرآیندها
مشارکت در تخصیص بهینه منابع از جمله منابع انسانی
مسئولیت در قبال تحویل به موقع و …
تهیه گزارش‌هایی برای فاز اجرایی رودمپ‌های بین تیمی

با توجه به نکات بالا و برای آشنایی بیشتر با ساختار شرکتهای دیگر شروع به مطالعه کردم و متوجه شدم در شرکتهای غیر ایرانی (که بیشتر مورد مطالعه من بود) نقشی با عنوان Agile Delivery Manager وجود داره!

اولین تعریفی که می‌شه برای این جایگاه شغلی تعریف کرد به صورت زیره:

«فردی با توانمندی مدیریت پروژه که مسئول تحویل پروژه به صورت موثر و کارآمد با حداقل تاخیر و نواقص و استفاده بهینه از منابع است.»

از جمله وظایف مهم این موقعیت شغلی می‌تونیم به موارد زیر اشاره کنیم:

مسئول برنامه‌ریزی، اجرا و پیگیری یک پروژه توسعه نرم‌افزار و همکاری نزدیک با مدیران ارشد سازمان
مسئولیت مدیریت منابع تیم
نظارت بر پیشرفت پروژه
شناسایی ریسک‌ها در مراحل اولیه قبل از تبدیل شدن به مشکلات جدی
شناخت کسب و کار و توانایی تحلیل اهداف بلند، کوتاه و میان مدت
مسئول بهبود عملکرد و انگیزه بخشی به تیم (Improve Team Performance & Motivation)
توانایی ایفای نقش به عنوان اسکرام مستر در صورت نیاز تیم
درک نیازهای مشتری، استراتژی پروژه و اهداف آن
رهبری و مربی‌گری تیم‌ها بدون حمایت عمده و تعیین بهترین راه‌های پیشروی پروژه به سمت موفقیت(Agile Coaching)
تدوین و اصلاح نقشه راه پروژه به اندازه لازم
ارائه شفافیت از طریق گزارش‌دهی و ارتباط مداوم با ذی‌نفع‌ها
ارايه بازخورد‌ها و تغییرات برای بهبود عملکرد و کیفیت پروژه‌ها
تهیه و کنترل فرآیندهای مناسب تیمی، سازمانی و ….

برای ایفای این نقش این افراد باید گستره متفاوتی از مهارت‌ها داشته باشن که می‌تونم به چند نمونه زیر اشاره کنم :

آشنایی کامل با مدیریت پروژه و چالش‌های اون
آشنایی کامل با متدولوژی‌های چابک و ناب
آشنایی با صنعت نرم افزار
مهارت مدیریت تیم و رهبری (Leadership and Team Management)
مهارت در برقراری ارتباطات موثر و همکاری با اعضای تیم (Communication and Collaboration)
مهارت حل مساله و تصمیم گیری(Problem-Solving and Decision-Making)
بهبود مستمر (Continuous Improvement)
رهبری خدمتگزار (Servant Leadership)
مدیریت ذی‌نفع‌ها (Stakeholder Management)

با این شرح وظایف و توانمندی‌ها سوال بعدی که در ذهن من شکل گرفت این بود که نتیجه و اثربخشی یک Agile Delivery Manage در سازمان‌ها چطوری مشخص می‌شه؟

Agile Delivery Manage برای پروژه‌های چابک بسیار ارزشمندن و در اصطلاح به این افراد «ستون فقرات پروژه‌ها» گفته می‌شه. چون این افراد با تمرکز بر روی تحویل‌پذیر بودن کارهای تعریف شده، بررسی نیازمندی‌های ذی‌نفع‌ها، بهره‌وری تیم و برطرف کردن موانع برای تضمین موفقیت پروژه تلاش می‌کنن. این افراد با استفاده از انجام وظایف مختلف مثل مدیریت بک‌لاگ پروژه، همکاری با مدیر محصول، پیگیری برنامه‌های تیم و نحوه اجرای آن، اطمینان از وجود مکانیزم‌های بازخورد لازم و حتی برگزاری جلسات متعدد به رفع مانع‌های تیم کمک می‌کنن تا اعضای تیم بتونن به بهترین نتیجه دست پیدا کنن. اینطوری محصول باکیفیت در زمان‌بندی مناسب به مشتری نهایی می‌رسه و از این راه برای سازمان خلق ارزش می‌کنه.

پس از آشنایی با این موقعیت شغلی وظایفم به عنوان اسکرام مستر در ازکی رو با وظایف اسکرام مسترهای مختلف در سازمان‌ها و Agile Delivery Manager مقایسه کردم و به این نتیجه رسیدم وظایف ما با توجه به ساختارهایی که تهیه و اجرا می شد بیشتر نزدیک به Agile Delivery Manager محسوب می‌شه. البته توی ازکی کارهایی همچنان وجود داره که در استانداردهای بین المللی برای تعریف این موقعیت شغلی نیست، ولی در راستای بهبود عملکرد تیم‌ها، افراد و فرآیندهای سازمانیه. در حوزه شرح شغلی این موقعیت قرار گرفته.

در ادامه با تهیه مستندات توانستم لیدرها رو متقاعد کنم این موقعیت شغلی رو شرکت ایجاد کنیم.

در ازکی ما چون در ساختار هر تیم Cross-Functional نقش دیگری با عنوان Engineer Manager داریم تعدادی از وظایف Agile Delivery Manage بین این دو نقش تقسیم می‌شه. مثلا مدیریت منابع معمولا مسئولیت ADM می‌شه ولی در تیم‌های ما برعهده Engineer Manager است و یا به عنوان مثالی دیگر حل تعارضات بین اعضای فنی تیم مسئولیت Engineer Manager حساب می‌شه ولی در بقیه سطح‌های تیم که شامل Product Designer, Product Manger و .. می‌شه مسئولیت ADM به شمار می‌ره.

در نهایت ما در ازکی به توجه به نیاز و ساختارهای تیم، این شرح شغلی رو شخصی‌سازی کردیم و متناسب فرهنگ شرکتمون تغییر دادیم و همچنان در حال آزمون و خطا و بهبودش هستیم و این مسیر قراره یک مسیر طولانی باشه.

در آخر پیشنهاد می‌کنم برای اینکه بیشتر با این مسیر آشنا بشید، از تجربیات افرادی که با این شرح شغلی در شرکت های خارجی کار کردن استفاده کنید و همیشه سعی کنید مسیر بازخورد و بهبود مستمر رو ادامه بدید.

منابع:

https://qat.com/delivery-managers-role-in-an-agile-project/

https://uk.indeed.com/career-advice/finding-a-job/what-does-agile-delivery-manager-do

https://emilywebber.co.uk/what-is-an-agile-delivery-manager/

https://reviewnprep.com/blog/delivery-manager-vs-scrum-master-what-are-the-differences/