با خودمان چند چندیم؟!

هیچ بهبودی بدون آگاهی از وضعیت موجود، ممکن نیست؛ برای مثال، اگر بخواهیم درآمد خود را افزایش دهیم، در گام اول باید بدانیم که هم‌اکنون چقدر درآمد داریم! البته در این نمونه، موضوع خیلی پیچیده‌ نیست و برای بسیاری از ما محاسبۀ درآمد ماهیانه‌مان ساده است؛ اما برای بهبود استفاده و مدیریت زمان، اوضاع مقداری متفاوت است.

بخش شایان توجهی از مردم تصور درستی از میزان وقتی که به هر کار اختصاص می‌دهند، ندارند. آن‌ها معمولاً زمانی را که صرف کارهای مفید می‌کنند، بیشتر و زمانی را که به هر دلیل تلف می‌کنند و یا به کارهای نه‌چندان مفید می‌پردازند، کمتر از آنچه در واقعیت است، تخمین می‌زنند!

از توصیه‌های اولیه در مبحث مدیریت زمان، تهیۀ گزارش عملکرد روزانه (Activity Log) با هدف رفع این «ناآگاهی» است. گزارش عملکرد روزانه شامل بخش‌های زیر است:

• ساعت انجام فعالیت؛
• نام فعالیت؛
• مدت‌زمان صرف‌شده؛
• وضعیت احساسات ما در هنگام انجام فعالیت؛
• میزان اهمیت فعالیت.

اگر به مدت ده روز، گزارش عملکرد روزانۀ خود را بنویسیم، اطلاعات ارزشمند زیر را به‌دست می‌آوریم:

• چه میزان از وقت خود را برای فعالیت‌های حیاتی و مهم صرف می‌کنیم و چه میزان را به انجام کارهای کم‌اهمیت می‌پردازیم؛
• آیا فعالیت‌های مهم، چالشی و نیازمند تمرکز را در مواقعی انجام می‌دهیم که بیشترین بهره‌وری و انرژی را داریم؛
• چه میزان از وقت خود را به انجام فعالیت‌های لازم، ولی نه‌چندان حیاتی (مانند بررسی‌کردن ایمیل و تلفن‌های غیرضروری و شبکه‌های اجتماعی) اختصاص می‌دهیم؛
• کارهایی که می‌توان آن‌ها را به دیگران تفویض کرد، چه میزان از حجم فعالیت‌های ما را تشکیل می‌دهند.

تهیه‌ی گزارش عملکرد روزانه به مدت ده روز، اولین گامی است که هر فرد باید برای مدیریت زمان خود بردارد. متأسفانه در بیشتر اوقات نتایج حاصل از این گزارش، اصلاً دل‌چسب نیست :(

بسیاری از ما متوجه خواهیم شد که وقت خود را حتی از آنچه که فکر می‌کردیم نیز بیشتر هدر می‌دهیم. البته این گزارش به ما کمک خواهد کرد تا با فهمیدن عمق فاجعه، برای درمان عاجل آن اقدام کنیم!

برای مشاهدۀ قالب سادۀ پیشنهادی تهیۀ گزارش عملکرد روزانه به این لینک مراجعه کنید.

در نگارش این مطلب از این منبع نیز استفاده شده است.