هر آنچه برای مدیریت زمان نیاز دارید.

هر تکنیکی که برای مدیریت زمان نیاز دارید به طور خلاصه در ادامه معرفی می‌شوند و برای مطالعه کامل این تکنیک‌ها می‌توانید به مقاله زیر مراجعه کنید:

تکنیک‌های مدیریت زمان

تکنیک مدیریت زمان Pomodoro

این تکنیک به شما می‌گوید. تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید و برای 25 دقیقه بدون حواس‌پرتی کار کنید. بعد از 25 دقیقه، 5 دقیقه استراحت کنید و باز کار را برای 25 دقیقه دیگه از سر بگیرید. انقدر این چرخه‌های 25/5 دقیقه‌ای را ادامه دهید تا کار به اتمام برسد.

تکنیک کانبان

در این تکنیک به تعدادی که لازم می‌دانید، ستون مشخص می‌کنید و وضعیت فعالیت‌ها را در این ستون‌ها پیگیری می‌کنید. به عنوان مثال ستون‌هایی برای کارهای منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده. سپس وضعیت فعالیت‌ها را با حرکت دادنشان در این ستون‌ها ردیابی می‌کنید. می‌توانید از یک نرم افزار برای انجام این کار استفاده کنید.

تکنیک getting things done

بنویسید– هر کاری را که به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید.
شفاف‌سازی کنید – تعیین کنید که آیا کار قابل اجرا است یا خیر و آیا مراحل مشخصی دارد که می‌توانید آنها را تنظیم و دنبال کنید.
سازماندهی کنید – وظایف را با برچسب‌های مختلف ثبت کنید و اطلاعات کافی را برای آنها فراهم کنید (به عنوان مثال خانه، دفتر، درخواستی همکار).
تامل کنید– هر از چند گاهی، وظایف خود را مرور کنید: گام بعدی برای کار چیست؟ آیا واقعاً باید این هفته آن را تمام کنید؟
درگیر کار شوید– هنگامی که وظایف خود را یادداشت کردید، آنها را قابل اجرا تشخیص دادید و به درستی ثبت و بررسی کردید، شروع به کار بر روی آنها کنید.

تکنیک قورباغه‌ات را قورت بده!

این تکنیک نام آشنا هم که پیشنهاد برایان ترسی است، می‌گوید که باید هر روز با سخت‌ترین کار آن روز روبرو شوید تا زمانی که انرژی بیشتری دارید، بتوانید کار دشوار را انجام دهید و از باقی زمانتان برای انجام کارهای آسانتر استفاده کنید. منظور از قورباغه در این تکنیک همان کار دشوار است.

تکنیک Timeboxing

کارهایی را که باید در یک روز انجام شوند،لیست می‌کنید و سپس به هر کدام با توجه به اولویت یا میزان کاری که طلب می‌کنند، بازه زمانی اختصاص می‌دهید. از بالاترین کار لیست شروع می‌کنید و زمانی که بازه اختصاص داده شده به آن به پایان رسید، کار بر روی آن را متوقف می‌کنید و به سراغ کارهای بعدی موجود در لیست می‌روید.

تکنیک صندوق ورودی صفر

در این تکنیک برای بالا بردن تمرکز خود باید صندوق ورودی ایمیل خود را صفر کنید. برای این کار زمانی از روز را به مدیریت صندوق ورودی ایمیل خود اختصاص دهید و بعد از این مدت، دیگر ایمیل خود را چک نکنید و نوتیفیکشن آن را خاموش کنید.

در این زمان تعیین شده از روز، ایمیل‌های مهم را پاسخ دهید. اگر می‌توانید برخی را به افراد دیگر محول کنید و برخی را برای اینکه بعدا انجام دهید به پوشه مشخصی منتقل کنید.

تکنیک میمون دست چه کسی است؟

میمون‌ها در واقع زمان تحمیلی از طرف همکاران هستند. 3 نوع زمان وجود دارد:

زمان تحمیل شده توسط رئیس: فعالیت‌های مورد نیاز رئیس.
زمان تحمیلی سیستم: درخواست‌ها و سوالات همکاران.
زمان تحمیلی توسط خود: اقداماتی که تصمیم دارید انجام دهید. می‌توانید از آن برای وظایف و ایده‌های خود (زمان اختیاری)، یا برای رسیدگی به مشکلات و درخواست‌های زیردستان (زمان تحمیلی زیردستان) استفاده کنید.

هدف شما حذف زمان تحمیل شده توسط زیردستان، کنترل زمان تحمیلی سیستم و زمان تحمیل شده توسط رئیس و افزایش زمان اختیاری است.

تکنیک ماتریس آیزنهاور

این تکنیک معروف برای اولویت‌بندی وظایف مناسب است. کافیست به وظایف برچسب مهم/غیرمهم و فوری/غیرفوری بزنید. برای اولیت بندی وظایف مانند تصویر زیر 4 ربع در نظر بگیرید:

ربع اول: کارهای مهم و فوری که باید در قدم اول به آنها رسیدگی کنید.

ربع دوم: کارهای مهم و غیر فوری که باید برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنید.

ربع سوم: کارهای غیر مهم و فوری که می‌توانید به افراد دیگر محول کنید.

ربع چهارم: کارهای غیرمهم و غیر فوری که می‌توانید نادیده بگیریدشان.

تکنیک بهترین زمان زیستی بدن

حتما تاکنون متوجه شده‌اید که در بازه‌های مشخصی از روز انرژی و تمرکز بیشتری دارید. برخی در اول صبح و برخی دیگر در عصر و حتی برخی در شب بیشترین انرژی را دارند. برای اینکه متوجه شوید، بهترین زمان زیستی بدن شما کدام است، در یک بازه مثلا 20 روزه، انرژی و تمرکز خود را ردیابی کنید و با اختصاص امتیازمثلا از 1 تا 10به انرژی و تمرکز خود به یک نمودار برسید. به کمک این نمودار زمانی از روز را که بالاترین عملکرد را دارید، پیدا کنید، سپس مهمترین کارهای هر روز را به آن زمان اختصاص دهید.

تکنیک مدیریت زمان Seinfeld

اتمام یک کار و خط زدن آن از لیست کارها با احساس رضایت همراه است؛ این تکنیک از همین احساس سرچشمه می‌گیرد، به این ترتیب که یک تقویم برای کل روزهای سال تهیه می‌کنید، کاری را که قصد دارید برا رسیدن به اهدافتان هر روز روی آن زمان بگذارید، انتخاب می‌کنید و هر روزی که موفق به انجام آن شدید، با رنگ قرمز تقویم را علامت می‌زنید؛ به تدریج زنجیزه‌ای از خطوط قرمز خواهید داشت که حس مرموزی در درون شما اجازه شکستن این زنجیزه را نمی‌دهد!

باقی تکنیک‌ها را در مقاله زیر بخوانید:

۲۵ تکنیک مدیریت زمان موثر