کارهای خود را با این روش‌ها اولویت‌بندی کنید.

مدیریت کارآمد وظایف برای بهبود بهره‌وری و دستیابی به اهداف بسیار مهم است. در این پست، ۵ راهکار موثر برای اولویت‌بندی کارها معرفی شده است، از جمله ماتریس آیزنهاور، روش ABCDE، روش آیوی لی، اصل پارتو و استفاده از نرم‌افزار بهتایم. این روش‌ها و ابزارها به شما کمک می‌کنند تا روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید و وظایفتان را به بهترین نحو مدیریت کنید:

ماتریس آیزنهاور

تمام وظایف خود را فهرست کنید و آنها را به ۴ ربع تقسیم کنید:

• ربع اول – وظایفی که مهم و فوری هستند. شما باید فورا آنها را انجام دهید.
• ربع دوم – وظایفی که مهم هستند، اما فوری نیستند. باید برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنید.
• ربع سوم – کارهایی که مهم نیستند، اما فوری هستند. شما باید این وظایف را به همکاران خود محول کنید.
• ربع چهارم – کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری. باید آنها را به طور کلی از برنامه خود حذف کنید.

روش ABCDE

هنگام استفاده از این تکنیک، باید وظایف خود را بر اساس اهمیت آنها در پنج دسته سازماندهی کنید:

• مهمترین وظایف: A
• وظایف مهم:B
• کارهایی که انجام دادنشان خوب است: C
• کارهایی که باید محول شوند: D
• کارهایی که باید حذف شوند: E

به این ترتیب، اولویت‌بندی وظایف و فعالیت‌ها آسان‌تر خواهد بود. ابتدا با انجام وظایف دسته‌های A و B شروع کنید، سپس با گروه‌های دیگر ادامه دهید.

روش آیوی لی

این روش ساده و کارآمد است. در پایان هر روز، شش وظیفه مهم برای روز بعد را لیست کرده و بر اساس اولویت انجام دهید. وظایف ناتمام به روز بعد منتقل می‌شوند.

اصل پارتو

این قاعده بیان می‌کند که رابطه تساوی بین ورودی و خروجی وجود ندارد. به عبارت دیگر، شما با ۲۰ درصد تلاش به ۸۰ درصد از نتیجه می‌رسید. از بقیه زمانتان برای کارهایی مثل، جلسات، ایمیل، تماس‌های تلفنی و… استفاده می‌کنید. نکته کلیدی برای افزایش کارآیی این است که بر روی آن ۲۰ درصد از وظایفی که منجر به نتیجه می‌شوند، تمرکز کنید. این وظایف ممکن است پیچیده، دشوار، زمانبر باشند، اما باید بالای TO DO List قرار بگیرند. بقیه مسولیت‌هایتان باید اولویت پایین‌تری بگیرند.

نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم

بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف آنلاین است. امکاناتی مانند برچسب‌گذاری، فیلد سفارشی، تسک بورد و ... برای مدیریت و اولویت‌بندی کارها در این نرم‌افزار فراهم شده است.

در مقاله زیر کاملتر بخوانید:

بهترین راهکارهای اولویت بندی کارها