لطفا حواسم را پرت نکن: نوشته‌ای در رابطه با حواس‌‎پرتی در محیط کار

وسط کار، نوتیفیکشنِ ایمیل میاد بالا و یه تیتر باحال راجع به موضوع مورد علاقت می‌بینی. ایول، 2-3 دقیقه استراحت لازم داشتی. چی بهتر از این که فرصت رو غنیمت بشمری و یه خبر هم خونده باشی؟

مطلب رو می‌خونی، از فرط هیجان برمی‌گردی و برای همکارِ هدفون-به-گوش دستی تکون می‌دی تا اون رو هم باخبر کنی. هدفونش رو در میاره و بهت گوش می‌ده، 2-3 تا "آهان" و "ایول" می‌گه و یه سوال هم ازت می‌پرسه. اون وسط یه همکار دیگه هم برمی‌گرده نظرش رو می‌گه، بحث بالا می‌گیره و از سر و صدای ایجاد شده، بقیه یا به بحث می‌پیوندن یا با اعصاب خرد، هدفون هاشون رو تا ته فرو می کنن تا بتونن به کارشون برسن.

خیلی از ماها با این جنس پدیده‌ها به خوبی آشناییم. پدیده‌های که روزی چندین بار برامون حین کار اتفاق میوفتن و باعث می‌شن حواسمون از کارمون پرت بشه و تمرکزمون رو از دست بدیم. هر کسی تجربه‌ی کار کردن در اُپن‌آفیس (Open Office) داشته باشه می‌دونه که حواس‌پرتی چیزیه که دائما به وجود میاد.

بر اساس یک تحقیق انجام شده توسط دانشگاه آکسفورد، بیش از ۵۰٪ از کارمندان از نویز گلایه دارن.

اگه کارمون نیازمند تمرکز باشه این حواس‌پرتی‌ها می‌تونن باعث بشن به ددلاین نرسیم یا حداقل لازم باشه دوباره کلی انرژی صرف کنیم، وقت بذاریم و برگردیم سر کار.

حدس می‌زنین به خاطر حواس‌پرتی‌ها چه قدر وقت از دست می‌دیم؟

هر بار که حواسمون پرت می‌شه به طور میانگین ۲۳ دقیقه طول می‌کشه تا دوباره برگردیم سر کار اصلی (بر اساس این تحقیق که در دانشگاه کالیفرنیا انجام شده.)

یعنی اگه فقط 5 بار در روز حواسمون پرت بشه و هر بار به کاری مشغول بشیم که به طور میانگین، 15 دقیقه وقتمون رو بگیره، بیش از 3 ساعت زمان در روز از دست می‌دیم. چون علاوه بر زمانی که خود فعالیت ازمون می‌گیره، 25 دقیقه‌ی بعدش رو هم قربانی کردیم.

حواس‌پرتی‌ها 2 جور هستن:

۱- حواس‌پرتی‌هایی که خودمون ایجادشون می‌کنیم

• مثل چک کردن تلگرام، ایمیل، توییتر

من چه راه‌ حلی برای این‌ها ایجاد کردم؟

برای حواس‌پرتی‌هایی که خودم ایجاد می‌کنم، شخصا راهکارهایی ایجاد کردم که به حداقل برسونمشون. نوتیفیکیشن تلگرامم رو کلا قطع کردم، ایمیل‌هام رو در تایم خاصی از روز چک می‌کنم، اگه حین مطالعه به مطالب جالب (اما غیرمرتبط) بر بخورم اون‌ها رو بوکمارک می‌کنم تا بعدا بخونمشون. با این راهکارها وضعم بهتر شده و سعیم بر اینه که تا جای ممکن کنترل کنم شرایط رو.

۲- حواس‌پرتی‌هایی که بقیه ایجادشون می‌کنن

• مثل همکاری که میاد پیشتون و با ذوق می‌خواد از پروژه‌ی جدیدش صحبت کنه و نظرتون رو جویا بشه
• همکاری که همفکری می‌خواد
• همکاری که با نیتی خوب سعی می‌کنه ارتباطش رو باهاتون بهتر کنه...

اما اگه انقدر حواسمون رو پرت کنن که به کارهای خودمون نرسیم چی؟ در این مواقع چه باید کرد؟

این مسئله در محیط کارم، آریو، مطرح شد و باعث شد که راجع بهش فکر و کمی مطالعه کنم و در ادامه نتایجش رو باهاتون به اشتراک می‌ذارم.

مهم‌ترین نکته‌ای که باید مد نظر داشته باشیم اینه که همکارهای ما، جزو ارزشمندترین افرادی هستن که باهاشون سروکار داریم، چون علاوه‌بر این‌که صرفا با همکاری با اون‌ها می‌تونیم به اهداف سازمانی برسیم، زمان زیادی از زندگیمون رو هم باهاشون سپری می‌کنیم. بنا‌براین حفظ و ارتقای رابطه با اون‌ها بسیار مهمه.

بنابراین مهم‌ترین اصلی که باید مدنظر داشته باشیم اینه که حتما راجع به این موضوع با همکارامون صحبت کنیم تا از وضعیت ذهنی ما آگاه باشن. باید بهشون بگیم تا بدونن که مداخله‌ها باعث می‌شن که از کارهامون عقب میوفتیم و باید به صورت مشترک فکری به حال چاره‌ی این وضعیت کنیم. باید مطمئن باشیم که از دغدغه‌های ما آگاه هستن و فرض نکنیم که می‌دونن.

اساسا اگه افراد آگاه باشن که ما در مواقعی مشغول (busy) هستیم و در اون مواقع نیاز به تمرکز داریم، خود به خود حواسشون رو جمع می‌کنن و بیشتر رعایت حالمون رو می‌کنن.

پس:

۱- مداخله‌ها وجود دارن، نمی‌شه به طور کامل از بینشون برد و تکرار می‌شن

۲- اگه تکرار می‌شن پس می‌شه براشون برنامه‌ریزی کرد و راهکار پیدا کرد

۳- این برنامه‌ریزی و راهکارها باید با اعضای تیم مطرح (communicate) بشن تا بقیه از وضعیت ذهنیمون آگاه باشن

• مثلا می‌‌شه فرآیند سوال پرسیدن رو مطرح کرد مثل این نمونه:

• یه راهکار اینه که مداخله‌ها رو توی یه زمان خاص محدود کرد یکی از همکاران ما اعلام کرد که اگه کارش داشتیم، بین ساعات ۲ تا ۴ می‌تونیم بهش مراجعه کنیم.
• یه راهکار ساده، استفاده از هدفونه. این حتما باید صراحتا مطرح بشه که اگه هدفون روی گوش کسیه، یعنی نیازمند تمرکزه و بقیه تنها در صورت ضروری بودنِ کار مجاز به مداخله هستن.
• راهکار دیگه، استفاده از علامت‌هاییه که نمایانگر مشغول بودن ما باشن

کار باحالی که امتحان کردن استفاده از یک چراغ روی میز کارمندان بوده. اگه سرشون شلوغ بود و نمی‌خواستن کسی مداخله کنه، رنگش رو قرمز می‌کردن. اگه پشت میزشون نبودن، زردش می‌کردن و اگه پذیرای بقیه بودن، سبزش می‌کردن.

این راهکار نه تنها باعث شد تعداد مداخله‌ها ۴۶٪ کمتر بشه، بلکه باعث شد که کیفیت پاسخگویی هم بالاتر بره چون افراد خودشون مایل بودن که پاسخگو باشن. (منبع)

• برای ایجاد این علامت‌ها می‌شه از راه‌های کم‌هزینه‌تر و خلاقانه‌تر هم استفاده کرد. مثلا یادداشتی که روی میز یا پشت مانیتور چسبونده بشه یا عروسکی، چیزی که روی میز قرار داده بشه.

در این مورد، ایده‌های دم‌دستی و جدید خیلی مهم هستن.

شما برای آگاه کردن همکارانتون از مشغول بودنتون از چه راهی استفاده می‌کنین؟

چه ایده‌ای برای کاهش حواس‌پرتی به به ذهنتون می‌رسه؟ خوشحال می‌شم کامنت بذارین!