چرا OKR به دردتان نمیخورد؟

یکی از مفاهیمی که همزمان با شروع اکوسیستم استارتاپی مطرح شد و مورد استفاده قرار گرفت، مفهوم OKR بود. و خب پشتوانه آن هم این بود که در شرکت گوگل توسعه پیدا کرده و استارتاپ‌های موفق هم از آن استفاده می‌کنند، پس ما هم باید از آن استفاده کنیم. اما احتمالا این هم مثل خیلی کپی کاری‌های ما نواقصی داره یا حداقل شاید مسائلی را در آن نادیده گرفتیم.

باید اعتراف کنم من این مفهوم را یک سال هست که یاد گرفتم و از آن کم و بیش استفاده‌هایی کردم. حداقل این که در آبی سفید داریم از آن استفاده می‌کنیم. اما آیا واقعاً OKR ابزار استراتژیک خوبی برای هدفگذاری و طی مسیر برای ما است!؟

اجازه بدید از تعریف OKR شروع کنیم!

این اصطلاح مخفف Objectives and key results است.(به s جمع دقت کنید) پس ما اهداف و نتایج کلیدی را باید مشخص کنیم و باید درواقع به دوسوال جواب بدهیم( به گفته اندی گروو-مدیرعامل سابق اینتل کسی که OKR را اولین بار استفاده کرده)، اما این دو سوال:

1- مقصدمان کجاست؟(هدف) [کیفی است]

2- چه(چگونه) قدم‌هایی باید بردارم؟(نتایج کلیدی) [کمی است]

فراموش نکنید که OKR یک ابزار کمکی برای استراتژی هست و وقتی قرار هست شما برای کسب وکار یا زندگی شخصی خود استراتژی تعیین کنید باید Mission و Vissionهای خود را بدانید. دقیقا اشتباه اول همین‌جا رخ می‌دهد، جایی که ما هنوز استراتژی درستی نداریم اما یک هدفی را برای خود تعیین کرده‌ایم!(مثلا ما باید 50درصد بازار را بگیریم یا فروش خود را 30درصد بیشتر کنیم و...) داستان این است که ما دقیقاً نمی‌دانیم "چرا" این اهداف را داریم(به این دلیل باید دقیق هدف را بدانیم چیست، چون قرار است "نتایج کلیدی" که کمی و قابل اندازه گیری است را مشخص کنیم) یعنی یک مرحله‌ی صفری برای OKR وجود دارد و آن پاسخ به چرایی این اهداف است.

چرا استارتاپ ها و شرکت ها OKR را انتخاب می کنند؟

مشخصا OKR همه چیز را ساده‌تر و واضح‌تر می‌کند و دقیقا همین موضوع آنرا جذاب می‌کند. وقتی OKR را از لایه مدیریتی به لایه تیمی می‌بریم، به تیم‌ها کمک می‌کنیم ویژگی‌های خود را بهتر بشناسند و از طرفی با معیارهای کمی می‌توانیم مرحله به مرحله آن چیزی که باید باشیم را مشخص کنیم. از طرفی در سازمان‌های بزرگ‌تر، از طریق OKR شفافیت را بیشتر می‌کنیم زیرا همه تیم‌ها می‌دانند OKR یکدیگر چیست!

اگر میخواهید از OKR استفاده کنید این چند مورد را رعایت کنید:

همیشه بین آنچه که تصور میکنید و آنچه که در عمل اتفاق می‌افتد تفاوت وجود دارد و این جزء ویژگی‌های OKR است که عموماً درصدی بالاتر از توانایی‌های تیم هدف‌گذاری می‌شود. با اینحال این را هم درنظر داشته باشید که سخت‌گیری زیادی هم نمی‌توان کرد و اصلا هم نباید کورکورانه این هدف‌گذاری اتفاق بیافتد برای همین بهتر است به تیم خود یاد دهید که چگونه خودش OKR خودشان را بسازد تا اینکه شما به آنها تحمیل کنید.

این نکته را درنظر داشته باشید که اگر به کارکنان خود اجازه میدهید که OKR خودشان را تعیین کنند، این OKR نباید معیاری برای سنجش او از نظر منابع انسانی باشد. OKR را در لایه تیم بررسی کنید نه در لایه فردی کارکنان.

برای اینکه بتوانید پاسخگویی اعضای تیم را داشته باشید، OKR را فصلی کنید و هر ماه یک دورهمی برای مرور آن داشته باشید.

اگر در OKR شکست خوردید اشکالی ندارد، به هرحال OKR یک مفهوم جدید است و همچنان در حال تکامل است و از همه مهمتر اینکه، از کشور به کشور و از سازمان به سازمان کاملا ممکن است متفاوت باشد. پس از آزمون و خطا نترسید البته منتور و مشاور کسب‌وکار خود را حتما از این مسائل باخبر کنید و باهماهنگی با او پیش روید.

با تعداد زیادی از اهداف خودتان را گیج نکنید. همانطور که گفتم OKR یک ابزار کمکی برای استراتژی‌های شماست و قاعدتا شما برای سازمانتان(هرچقدر هم که بزرگ باشد) نهایتا دو - سه مورد هدف اصلی استراتژیک دارید. آنچه عموماً گفته شده این است که شما نهایتا 3 تا 5 هدف و برای هر هدف 3 تا 5 نتیجه کلیدی داشته باشید.

عواقبی که ممکن است دامن گیرتان شوند!

در سال 2009 مقاله‌ای با عنوان "Goals Gone Wild" در "مدرسه کسب و کار هاروارد" منتشر شد که در آن عواقبی که ناخواسته ممکن است گرفتار آن شویم را بیان می‌کرد. در واقع بیان می‌کرد که چگونه اهداف، نتایج و رفتارهایی را ایجاد می‌کند که ما دنبال آن نیستیم.

این مقاله به طور خاص چند مورد را ذکر می‌کرد:

ازبین رفتن دورنما - اهداف باعث تمرکز شدید اعضای تیم روی یک موضوع خاص می‌شود و این خلاقیت و دیدن جنبه‌های دیگری از وظایفشان را از بین می‌برد. به طور مثال خیلی از اوقات ایده‌ها و فیدبک‌هایی که داده می‌شود به دلیل اینکه ممکن است بی‌ربط طلقی شوند نادیده گرفته می‌شود.

اشتباه هدف‌گذاری برای کوتاه مدت - درست است که هدف گذاری باعث شفافیت در مسیر حرکت سازمان می‌شود. اما هدف‌های کوچک ما را روی سودهای کوتاه مدت متمرکز می‌کند و این ممکن است در بلندمدت ویران کننده باشد.

از بین بردن تمرکز - تحقیقات نشان داده‌اند که افراد در یک زمان بر یک هدف می‌توانند متمرکز باشند. وقتی در OKR سه تا پنج هدف میگذاریم، اشخاص را دچار آشفتگی می‌کنیم.

تغییر رفتار در میزان ریسک‌پذیری - ممکن است اهداف ما را به سمت ریسک‌های بالاتر ببرد، هرچند این مسئله بدی نیست اما در موقعیت‌هایی ممکن است بسیار زیان‌بار باشد(به طور مثال در مذاکره، ممکن است بخاطر رسیدن به هدف دست به هرگونه مذاکره‌ای بزنیم)

بیشتر شدن رفتارهای غیراخلاقی - متاسفانه هدف‌گذاری امکان تقلب را نیز افزایش می‌دهد. تحقیقاتی انجام شده است که نشان می‌دهد افراد ممکن است وقتی وظایف خاصشان را در زمان مشخص نمیرسند انجام دهند، سطح عملکرد خود را نادرست نشان ‌میدهدند.

مضر بودن برای یادگیری، همکاری و انگیزه - شاید جالب باشه که اهداف می‌توانند از تمایل ما به یادگیری و همکاری و حتی انگیزه ذاتی بکاهند. تحقیقات نشان داده که اهداف کوچک، می‌توانند الهام‌بخش باشند و درعین حال مانع یادگیری شوند. به علاوه اهداف، حس رقابت در اعضا تیم و سازمان را بیشتر می‌کند که این می‌تواند آسیب‌زا باشد. همچنین اهداف یک مکانیزم بیرونی به حساب می‌آیند و این یعنی باید انگیزه بیرونی بدهیم به اعضا و این بسیار هزینه بر است نسبت به انگیزه‌های درونی.

همانطور که مشخص است اهداف می‌توانند صدماتی را بزنند بخصوص اگر این اهداف بیشتر از توانایی تیم باشد.

اما اگر من بخواهم یک ایراد اساسی به OKR برای تیم‌ها بگیرم، این است که:

در تیم‌های کوچک، حس چابکی را می‌گیرد و به نوعی قید و بست گذاشتن بیش از حد به حساب می‌آید. تیم‌ها و سازمان‌های کوچک نیاز به چابکی و تغییر سریع دارند. هدف گذاری‌های ریز با OKR باعث می‌شود این حس القا شود که اعضای تیم بیشتر برای یک چارچوب مشخص شده کار می‌کنند نه برای موفقیت تیم. در تیم‌های کوچک چون تنوع وظایفی که به هر شخص ممکن است داده شود زیاد است، استفاده از OKR تا حد زیادی آزادی عمل برای یادگیری مهارت جدید را می‌گیرد(مگر اینکه OKR برای کارها و اهداف جدیدی که قبلا تست نشده‌اند پیاده سازی شوند.)