اصول مدیریت زمان

اصول مدیریت زمان چرا خوب است؟

افرادی که رویکرد فعالی نسبت به آینده و دید روشنی به آن دارند، اصول مدیریت زمان را بلدند. امروز قرار است 6 اصل مدیریت زمان را با هم بررسی کنیم.
خوشحال باشید چون تسلط بر این 6 اصل، می‌تواند اولین قدم مهم شما در زمینه یادگیری مدیریت زمان باشد.

ارتباطات

وقتی ارتباطات را به درستی برقرار نکنیم، زمان را هدر می دهیم. مثلاً وقتی کارمند شرکت شما منظور یا قصد شما از انجام یک کار را اشتباه برداشت کند ممکن است چیزی که از او انتظار دارید را انجام ندهد و در نتیجه مجبور به دوباره کاری شود و وقت، این چنین به هدر رود.

همیشه در هر نوع ارتباطی که دارید، کمی زمان بگذارید تا مطمئن شوید که همه خواسته های شما توسط شخص مقابل به درستی درک شده است. به این ترتیب، شما از سوتفاهم های غیرضروری جلوگیری کرده و احتمال اختلال در جریان کار را به حداقل خواهید رساند.

چند نکته ساده را در خاطر داشته باشید:

اول از همه، مطمئن شوید که آنچه را که دیگران از شما انتظار دارند، درک کرده اید اگر دستورالعمل کمی مبهم است، از سوال کردن نترسید. کار از محکم کاری عیب نمیکنه!

با تاییدات کتبی سعی کنید همه چیز را به طرف مقابل بفهمانید. برای مثال، گر قصد دارید جلسه‌ای مهم دارید، برای دریافت تأییدیه حضور آنها، برای کسانی که قصد دارید با آنها ملاقات کنید، ایمیل ارسال کنید.
روش دیگر - اگر شما کسی هستید که به جلسه دعوت شده اید، حداقل یک روز قبل، تأیید ورودتان را ارسال کنید.

شما مسئول نحوه ارتباطات خود هستید نه کس دیگر! بنابراین همیشه در هنگام بروز سوتفاهمات، یقه خودتان را بگیرید و ببینید کجا منظورتان را به طرف مقابل بد رسانده اید. از دستورالعمل های واضح استفاده کنید.

انضباط

نظم و انضباط از هر لحاظ مهمترین ویژگی شخصی است که به شما اجازه می‌دهد بر مدیریت زمان خود تسلط داشته باشید. انگیزه؟ ارتباطات؟ بله همه این ها مهم است؛ اما نظم فرمانده همه آنهاست.

منظم بودن به این معنی است که همیشه اولویت بندی و مهم‌ترین وظایف خود را به یاد دارید و همیشه برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه خود را حفظ می‌کنید (اگرچه نمی توان گفت 100 درصد باید اجرا شود) و هرگز اجازه نمی‌دهید هر گونه مزاحمت به راه و مسیر اصلی شما در راه رسیدن به اهدافتان خللی وارد کند.

چیزی که مهم است این است که شما نباید نظم را به عنوان رفتاری تصور کنید که شما را وادار می‌کند در یک جهنم زندگی کنید. نظم بیشتر شبیه یک روتین است. نظم شما را در یک قفس زندانی نمی کند. بلکه باعث سازماندهی کارهایتان می شود. از نظم و انضباط استفاده کنید تا عادات مثبت را در خود ایجاد کنید. می بینید که همه چیز ساده تر و روان تر خواهد شد.

حافظه

حافظه یکی دیگر از اصول مدیریت زمان است. بسیاری از افراد می‌گویند: «من بدترین حافظه را دارم»، در حالی که در اغلب اوقات، این درست نیست. آنها فقط یک «روش بد» دارند.

ما خیلی چیزها و کارها را فراموش می‌کنیم. این واقعیتی است که نمی توانیم انکارش کرد. حقیقت این است که حافظه ما خوب کار می‌کند. فقط شاید بعضی وقت‌ها به کمی تمرین و البته نظم نیاز دارد. ما باید ذهن خود را از هر نوع چیزی که ضروری نیست، خالی کنیم و بر روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنیم. ذهن ما جای به خاطر سپردن خیلی از چیزها نیست. ذهن ما فقط جای ایده پردازی و تعیین اهداف و رسالت ماست.

ما در قرن بیست و یکم زندگی می کنیم. قرنی که پر است از چیزهایی که به حافظه ما کمک می کند خالی تر از همیشه باشد. قرنی که کلی وسیله و اپلیکیشن و برنامه در آن هست که نخواهیم کلی چیز بیهوده را در ذهن نگه داریم.
قرن ما قرن گوگل کلندرها و واندرلیست ها و ترلو هاست...

برنامه ریزی

یکی دیگر از اصول مدیریت زمان برنامه ریزی است. آینده نگرها مشکلی با برنامه ریزی ندارند. داشتن برنامه‌ریزی به طور قابل‌توجهی شانس موفقیت ما را افزایش می‌دهد. با برنامه، ما می‌دانیم کجا باید برویم، چه کار کنیم و چگونه آن را انجام دهیم. با این حال، باید به خاطر داشت که بین ایجاد یک برنامه و عملی شدن آن، فاصله زیادی وجود دارد.

برنامه‌ها نه تنها تضمینی برای موفقیت نیستند، بلکه خیلی از آنها با شکست مواجه می شوند؛ اما فرایند آماده‌سازی آن‌ها بسیار مهم است. چون باعث می شود در مسیر اهدافتان حرکت کنید.

بدون برنامه‌ریزی، شما در خوش بینانه ترین حالت، شانس متوسطی برای تکمیل پازل موفقیت هایتان خواهید داشت؛ اما متاسفانه همیشه این شانس با شما یار نخواهد بود.

سعی کنید موانع احتمالی را در نظر بگیرید و وقتی برنامه ریزی می کنید، همیشه گزینه های مختلفی را برای خود انتخاب کنید.

همانطور که در بیشتر فیلم‌های اکشن می بینید، اگر پلن A کارساز نبود، باید متوسل به پلن B و یا C شوید.

سعی کنید برنامه شما تا حد امکان انعطاف پذیر باشید. به یاد داشته باشید، حتی بهترین برنامه ها هم 100 درصد اجرایی نمی شوند. پس در این مورد سخت نگیرید...

بررسی و چک کردن مداوم

اگر در یک کار واقعا سخت گیر افتاده‌اید و یا با مشکلی مواجه هستید که نمی‌توانید آن را حل کنید، باید روند بازبینی و تجدید نظر خود را مرور کنید و تصمیم نهایی خود را دوباره بگیرید.در هنگام بروز یک شکست، کاری که می‌توانید انجام دهید این است که استراحت کنید و سپس روند بازبینی و تجدیدنظر را آغاز کنید:

اولویت‌ها را دوباره بررسی کنید. آیا قطار شما کماکان در مسیر اهداف اصلی تان قرار دارد و چیزی مسیر آن را عوض نکرده؟

آیا به بیراهه نرفته اید؟

از این شکست چه می آموزید؟ (تجزیه و تحلیل)

کجای کار را اشتباه رفته اید؟

پیروزی های کوچکی که به دست آورده اید چه بوده است؟

آیا درگیر فعالیت های غیر ضروری دیگری هستید که فوراً باید در آن تجدید نظر کنید؟

شاید فکر کنید روند بازبینی کاری است که وقت را هدر می دهد؛ اما بدانید که منافع حاصل از روند بازبینی بسیار زیاد است.

سازماندهی

یکی دیگر از اصول مدیریت زمان سازماندهی است. سازمان‌یافته بودن می‌تواند عامل کلیدی موفقیت شما باشد. سازماند یافتگی نه تنها برای شما زمان زیادی پس‌انداز می‌کند بلکه سلامتی جسمانی و ذهنی زیادی نیز دارد.

سازماندهی کمی با نظم و انضباط متفاوت است. نظم و انضباط صرفاً بر روی انجام کارهای شخصی در زمان معین تاکید دارد؛ اما سازمان یافته بودن یعنی ترو تمیز کار کردن؛ یعنی مهم است که بدانید دقیقا چطور دارید کار کنید. زمان ارزشمند خود را صرف چه کاری می کنید.

سازماندهی چرا به سلامت ما کمک می کند؟ زمانی که سازمان دهی شده کار کنید، دیگر نیازی به نگرانی در مورد دیر رسیدن یا نارضایتی در انجام وظایف نخواهید داشت. چون همیشه به روز هستید.
سازماندهی از جنبه ای دیگر یعنی نظم و انضباط در محل کار و در موقعی که روی مهم ترین اهدافتان کار می کنید.