ادمین نرم افزار حضور و غیاب کیست و چه وظایفی دارد

فکر کن تو یه شرکت هستی و یکی باید حواسش به ورود و خروج همه باشه، شیفت‌ها رو تنظیم کنه، مرخصی و مأموریت رو ثبت کنه و آخر ماه گزارش تمیز و درست بده دست حقوق و دستمزد. اون آدم جادویی دقیقاً همون «ادمین نرم‌افزار حضور و غیاب» هست!

به زبان ساده، ادمین اون کسیه که نرم‌افزار حضور و غیاب رو مثل کف دستش می‌شناسه و نمی‌ذاره هیچ اطلاعاتی گم بشه یا اشتباه حساب بشه. هم باید با کامپیوتر و نرم‌افزار حال کنه، هم یه کم از قوانین کار و شیفت و اضافه‌کاری سر دربیاره.

حالا ادمین خوب دقیقاً چی‌کار باید بکنه؟

1. آموزش درست و حسابی ببینه هیچ‌کس مادرزاد بلد نیست! بهترین کار اینه که ادمین بره دوره آموزشی رسمی شرکت سازنده نرم‌افزار رو کامل بگذرونه. اونجا همه‌چیز رو از صفر تا صد یاد می‌گیره: از تعریف پرسنل و شیفت گرفته تا مرخصی و گزارش مالی.

2. همه منوها و گوشه‌کنار نرم‌افزار رو بشناسه خیلی وقت‌ها ادمین فقط با دو سه تا قسمت کار می‌کنه و بقیه منوها خاک می‌خوره. ولی ادمین حرفه‌ای همه‌جا رو گشته و می‌دونه هر دکمه‌ای چه کار می‌کنه. اینجوری نه گیر می‌کنه، نه مجبوره هر روز زنگ بزنه پشتیبانی!

3. حتماً حتماً بک‌آپ (پشتیبان) بگیره اطلاعات ورود و خروج پرسنل مثل قلب شرکت می‌مونه. اگه یه روزی سیستم کرش کرد یا ویروس خورد یا برق رفت و اطلاعات پرید، فقط بک‌آپ نجات‌مون می‌ده. ادمین خوب حداقل هفته‌ای یه بار بک‌آپ کامل می‌گیره و یه نسخه‌ش رو جای امن (مثل هارد اکسترنال یا فضای ابری) نگه می‌داره.

4. قرارداد پشتیبانی رو جدی بگیره تقریباً همه نرم‌افزارهای حضور و غیاب پشتیبانی سالیانه دارن. اگه تمدید نکنی، وقتی مشکل پیش بیاد تنها می‌مونی و نسخه جدید نرم‌افزار هم بهت نمی‌رسه. ادمین زرنگ یه یادآوری تو تقویمش می‌ذاره که قبل تموم شدن قرارداد، تمدید کنه.

5. با تیم پشتیبانی رفیق باشه حتی وقتی هیچ مشکلی نیست، یه سلام علیک ساده با پشتیبانی خیلی به درد می‌خوره. اینجوری وقتی واقعاً گیر کردی، سریع جوابتو می‌دن و حتی نکات جدید و ترفندها رو بهت یاد می‌دن.

6. داده‌ها رو مرتب چک کنه هفته‌ای یا ماهی یه بار یه گزارش می‌گیره که ببینه جایی تردد ناقص ثبت شده؟ کسی مرخصی گرفته ولی سیستم حساب نکرده؟ این کار باعث می‌شه آخر ماه غافلگیر نشیم و حقوق‌ها درست پرداخت بشه.

اگه ادمین‌مون حرفه‌ای باشه چی به سر شرکت میاد؟

• حقوق و اضافه‌کاری دقیق حساب می‌شه

• دیگر کسی هر روز زنگ نمی‌زنه «چرا کارتم حساب نشده؟»

• وقت و هزینه کمتر هدر می‌ره

• کارمندا از شفافیت راضی‌ترن

• دیگه دعوای حقوقی سر چند ساعت اضافه‌کاری پیش نمیاد

یه نکته طلایی آخر

نرم‌افزار حضور و غیاب هر چقدر هم خفن باشه، اگه پشتیبانی شرکتش ضعیف باشه، آخرش اعصاب خردی می‌شه. برای همه. برای همین موقع خرید حتماً بپرسید: پشتیبانی‌شون چطوره؟ چقدر سریع جواب می‌دن؟ آموزش می‌دن؟ نسخه جدید رو منظم می‌دن؟ شرکت‌هایی که واقعاً همراهتن (مثل دنیای پردازش که خیلی‌ها از پشتیبانی‌شون راضین) باعث می‌شن خیالتون راحت باشه سال‌های سال.

خلاصه خیلی کوتاه

ادمین خوب نرم‌افزار حضور و غیاب یعنی کسی که: آموزش دیده + همه نرم‌افزار رو می‌شناسه + بک‌آپ منظم می‌گیره + پشتیبانی رو تمدید می‌کنه + با تیم فنی در ارتباطه + داده‌ها رو چک می‌کنه.

اگه این شش تا رو داشته باشی، دیگه هیچ‌وقت آخر ماه استرس کارکرد و حقوق نداری!

اگه سوالی در مورد نرم‌افزار حضور و غیاب داری خوشحال می‌شم کمکت کنم!