فقر ای تی در مدیریت فرآیندهای سازمانی

فرآیند های سازمانی به عنوان ابزاری اساسی در روند انجام و گردش کار در سازمان ها می باشد ، لزوم بازنگری در چارت ها و فلوچارت های تدوین شده سازمانی برای گردش کار امری گریز ناپذیر می باشد.گاهی اتفاق عجیبی که در تدوین فرآیند ها رخ میدهد این است که با تحلیل اشتباه فرابند به جای دیجیتال شدن معکوس عم کرده و دیجیال شبه سنتی می شود ، به ابنصورت که به جای اصلاح فرایند های سنتی دقیقا همان فرایند دیجیتالی می شود و باعث بار اضافه برروی نرم افزار و بروز گردش کارهای تکراری و حتی مجدد کاغذی می شود.

فقر ای تی در طراحی فرایند های سازمانی مشکل خطرناکی است که گریبان گیر سازمان ها شده و زمان انجام فرایند را طولانی تر کرده است. به عقیده این جانب لازم است تا در هر فرآیند زمان نسبی ان در نظر گرفته شود تا طولانی شدن یک فرایند در حال تشخیص و گره فرآیند اصلاح شوند. استفاده از پروگرس بار های ننایشی می تواند در تشخیص این مشکلات کمک بسزایی کند.

نکته ای که باید در نظر گرفته شود این است که یا دیجیتال می شوید یا جبر سیستمی شما را دیجیتال می کند.

در حالت اول شما یک برنده و در حالت دوم ممکن است آسیب پذیر یا بازنده باشید ، چون دیجیتالی شدن با آسیب به سیستم های سنتی همراه است، حالا اگر بر سیستم سنتی اصرار داشته باشید دیجیتالی شدن نیروی کار شما را بر سر دو راهی دیجیتال یا اخراج قرار میدهد ، برای اجتناب از این موضوع مجبور به دوگانگی سنتی دیجیتال خواهید شد، مقاومت کارکنان و عدم زمان لازم و امادگی برای اموزش های نوین باعث کاهش راندمان سازمتن و گاهی موازی کاری های هزینه بر برای مجموعه میشود.

باید هر سازمان براساس یک رودمپ و همراهی یک کمیته انتقال اقدام به انتقال از دیجیتال به سنتی نماید ، اموزش های پایه با احتساب ضریب یادگیری کارکنان ( نسبت تحصیلات ، رشته و سن کارکنان ) متفاوت خواهد بود به همین دلیل باید گروهبندی های اموزش و سازماندهی محتوای اموزشی با طبقه بندی الویت و اهمیت حتما توسط کمیته راهبردی تدوین شود.

مسئله دیگر در بحث انتقال استفاده از روش مصاحبه حضوری با کارکنان برای سنجش سطح دانش ، مشکلات نفری ، مشکلات تبمی و یافتن نقاط قوت هر فرد و هر واحد می باشد.

یک مصاحبه صحیح حتما باید توسط یک شخص خارج از سازمان که علم کافی در طراحی فرم های هوشمند جمع اوری دانش کارکنان را داراست انجام شود.

نمودار های بدست امده از این روش میتواند شما را در پیدا کردن گزه های سازمانی و ترمز های پیشرفت مجموعه یاری کند.

نکته مهم در دیجیتالی شدن دانستن این نکته است که همه اعم از مذیران و کارکنان نیاز به اموزش دارند.

بحث اخر در دیجیتالی شدن بروز فرآیند تعدیل نیروست. هم زمان با حذف کاغذ و گردش کارهای اضافه در سازمان خیلی از مشاغل حذف یا تغییر یا تعدیل میشوند ، حتی ممکن است این تغییر شامل تغییر فضای سازمانی و تجهیزات اداری نیز شد.

جمع بندی کلی موضوع:

دیجیتالی شدن یک انتخاب نییت یک اجبار ایت به همین دلیل تاخیر در این فرآیند میتولاند به مجموعه آسیب یا حتی نابود را همراه داشته باشد. بهتر است سازمان ها در ردیف بودجه خودش بخشی را برای این موضوع حتما در نظر بگیرند و حتی در چارت سازمانی واحدی را برای این روند تعریف کنند.