فناوری، راهکار امروز مدیریت سرمایه‌های انسانی

در دنیای امروز، کمتر چیزی را می‌توان پیدا کرد که تکنولوژی روی آن تاثیر نداشته باشد. پیشرفت تکنولوژی از یک‌سو و شیوع بیماری عجیب کرونا از سوی دیگر، باعث شد نقش ابزارهای هوشمند ارتباطی پررنگ‌تر از هر زمان دیگری شود. در این شرایط، فعالیت‌های مربوط به مدیریت سرمایه‌های انسانی نیز یکی از حوز‌ه‌هایی محسوب می‌شود که به سمت استفاده بیشتر از تکنولوژی حرکت کرد. پیشتر، امور مربوط به سرمایه‌های انسانی عموما به‌صورت حضوری انجام می‌شد اما امروزه که شرایط، مانع از انجام حضوری این فرایندهاست، لازم است به برخی نکات درراستای استفاده از فناوری‌های ارتباط نوین در فرایندهای مربوط به مدیریت سرمایه‌های انسانی توجه کنیم که در ادامه به آنها بیشتر خواهیم پرداخت.

استراتژی ارتباطات آنلاین، یک الزام سازمانی

دسترسی عمومی همه افراد جامعه و سرعت چشم‌گیر ارتباطات فردی، از جمله عواملی هستند که تاثیر قابل‌ توجهی بر عملکرد سازمان‌ها می‌گذارند. به همین دلیل امروزه کیفیت برند کارفرمایی هر سازمانی، ارتباط مستقیمی با نوع حضور آن سازمان در فضای آنلاین و نحوه مدیریت اخبار و اطلاعات مرتبط با سازمان در فضای مجازی دارد. نکته حائز اهمیت آن است که برند کارفرمایی یک سازمان، نقش اساسی در کیفیت، هزینه و عملکرد فرایند جذب و نگه‌داشت سرمایه‌های انسانی دارد و به همین دلیل، یک استراتژی فراگیر برای ارتباطات مجازی سازمان، از اهمیت بالایی برخوردار است.

باتوجه به آنکه استراتژی ارتباطات آنلاین سازمان را می‌توان بخش جدایی‌ناپذیر از برنامه راهبردی حوزه سرمایه‌های انسانی هر سازمانی در دوره حاضر دانست، لازم است در این برنامه راهبردی، به موارد زیر توجه ویژه‌ای شود:

• جایگاه‌یابی سازمان از دیدگاه سرمایه‌های انسانی و چگونگی نمایش این جایگاه از طریق فضای مجازی
• آیین‌نامه ارتباطات سازمان با بازار بالقوه جدب و استخدام سرمایه‌های انسانی در فضای مجازی
• شیوه مدیریت نقاط تماس سازمان با مخاطبین در بازار کار (سرمایه‌های انسانی)
• استفاده از فضای مجازی برای جذب سرمایه‌های انسانی

یکی از نقاط عطف در صنعت کاریابی، گسترش دامنه ارتباطات در فضای مجازی است. دیگر مانند گذشته فرایند پیداکردن فرصت شغلی، امری دشوار نیست و کارجویان می‌توانند به‌راحتی و با مراجعه به وب‌سایت‌های کاریابی، از فرصت‌های شغلی موجود در اکوسیستم مرتبط با فعالیت خود باخبر شوند. در این میان، فضای مجازی نیز یکی از راهکارهای نوین در حوزه کاریابی محسوب می‌شود که در فرایند جذب سرمایه‌های انسانی با استفاده از آن، لازم است به موارد زیر اهمیت داده شود:

• رصد شبکه‌های اجتماعی تخصصی مرتبط با کسب‌وکار شرکت به‌منظور شناسایی و برقراری ارتباط با متخصصین
• حضور در مجامع آنلاین مرتبط با موضوع کار سازمان به‌منظور شناسایی سرمایه‌های انسانی
• یادگیری شیوه‌های تخصصی تبلیغات آنلاین و اضافه‌کردن این روش به درج آگهی در وب‌سایت‌های کاریابی
• ارتباط فردی با متخصصین و کارجویان از طریق رسانه‌های اجتماعی
• تولید محتوای تخصصی و جذب سرمایه‌های انسانی از طریق انتشار محتوای مرتبط

مصاحبه‌های آنلاین، پدیده عصر همه‌گیری کرونا

در دورانی که شیوع بیماری کرونا، ما را از انجام مصاحبه‌های حضوری تا حد امکان بازمی‌دارد، مصاحبه‌های آنلاین و از طریق سرویس‌های مختلف تبدیل به شیوه‌ای رایج شده‌اند. مصاحبه از طریق پیام‌رسان‌های اینترنتی، از مزایای مختلفی برخوردار است، اما به‌دلیل کمرنگ‌شدن تاثیر زبان بدن و عدم تسلط مصاحبه‌کننده بر جزئیات رفتاری مصاحبه‌شونده، این فرایند با چالش‌های بسیاری مواجه است.

به همین دلیل، مصاحبه آنلاین استخدامی را می‌توان جزو مهارت‌های جدیدی که یک کارشناس حرفه‌ای در حوزه سرمایه‌های انسانی لازم است داشته باشد، برشمرد. برگزاری صحیح یک مصاحبه آنلاین، به موارد مختلفی بستگی دارد که در ادامه به برخی از مهم‌ترین‌های آنها اشاره می‌کنیم:

· پیش از مصاحبه آنلاین، لازم است فرد مصاحبه‌کننده از کیفیت صدا و تصویر خود مطمئن شود. این موضوع می‌تواند روی نتایج جلسه تاثیرگذار باشد.

· در زمان برگزاری مصاحبه آنلاین، لازم است فرد مصاحبه‌کننده فارغ از فضایی که در آن قرار دارد از همان پوشش و هویت بصری سازمان خود استفاده کند. این موضوع به مصاحبه‌شونده، احساس حضور در فضای سازمان را القا می‌کند.

· استفاده از المان‌های سازمانی مانند یک پرچم یا رنگ سازمانی در تصویر پس‌زمینه، می‌تواند روی مصاحبه‌شونده تاثیر مثبتی داشته باشد.

· از پلتفرم‌هایی مانند لینکدین برای بررسی سوابق شغلی و حرفه‌ای مصاحبه‌شونده اطلاعات بیشتری پیدا کنید و از ابزارهای تکنولوژی به این منظور بهره بگیرید.

· در صورت ضبط صدا، تصویر یا حتی ثبت متنی اطلاعات جلسه مصاحبه، این موضوع را حتما به مصاحبه‌شونده اطلاع دهید. این امر نشان‌دهنده پایبندی شما و سازمانتان به اصول حرفه‌ای و اخلاقی است.

· در صورت امکان، فضایی ایجاد کنید که امکان رهگیری وضعیت مصاحبه توسط کارجو پس از مصاحبه، از طریق پیام‌رسان‌های آنلاین امکان‌پذیر باشد. این موضوع به شما کمک می‌کند زمان قابل‌توجهی را صرف پاسخ‌گویی تلفنی نکنید.

شکل جدیدی از جذب در داتین

دورکاری در داتین، زمانی آغاز شد که ما در حال توسعه سرمایه‌های انسانی خود بودیم و امکان توقف مصاحبه‌هایمان وجود نداشت. مصاحبه‌های آنلاین جای مصاحبه‌های حضوری را گرفتند و شکل جدیدی از فرایند جذب و استخدام را برای ما به همراه آوردند.

این فرایند جدید، تجربیات تازه‌ای را برای ما رقم زد که در ادامه، به تاثیرات آن در ساختار مصاحبه‌هایمان اشاره می‌کنیم:

آماده‌سازی دستورالعمل مصاحبه آنلاین

در روزهایی اولی که مصاحبه‌های آنلاین رایج شده بود، افراد زیادی بودند که در شرایط نامناسب برای مصاحبه تصویری قرار داشتند و اصرار داشتند بدون روشن‌کردن دوربین، مصاحبه خود را تلفنی برگزار کنند. اما تصویر مصاحبه‌شونده برای ما بسیار مهم است. در شرایطی که نمی‌توانیم ارتباط حضوری داشته باشیم، زبان بدن در مصاحبه آنلاین برای ما به‌عنوان کارشناسان حوزه مدیریت سرمایه‌های انسانی بسیار اهمیت دارد. همچنین اتفاق می‌افتاد که افراد در شرایطی که اینترنت پایدار نداشتند، در مصاحبه آنلاین حاضر می‌شدند و این موضوع باعث می‌شد مصاحبه به‌خوبی پیش نرود و نتیجه مطلوب را نداشته باشد.
مسائل این چنینی که ما آنها را در گروه «آماده‌بودن برای مصاحبه» دسته‌بندی می‌کنیم، باعث شد یک دستورالعمل برای مصاحبه‌های آنلاین طراحی کنیم. البته این دستورالعمل‌ها تنها مختص به مصاحبه‌شوندگان نبود و برای همکاران خود نیز دستورالعمل‌هایی آماده کردیم که در متن آنها، درباره شرایط اینترنت، مکان و نحوه شرکت در یک مصاحبه حرفه‌ای، نوشته شده بود و از همکاران و کارجویان درخواست کردیم که به این دستورالعمل پایبند باشند.

این دستورالعمل برای کارجویان نیز این حس را به همراه داشت که ما چقدر به شرایط و نتیجه این مصاحبه اهمیت می‌دهیم و در نتیجه آن، کارجو نیز نسبت به مصاحبه جدی‌تر از گذشته نگاه می‌کرد.

استفاده از ابزارهای تکنولوژی برای زمان‌بندی دقیق

برای آنکه بتوانیم جلساتی منظم‌تر داشته باشیم، یک گروه اسکایپی با مصاحبه‌شونده و مصاحبه‌کنندگان پیش از زمان مصاحبه، می‌ساختیم تا بتوانیم زمانبندی‌های هر دو طرف را بهبود ببخشیم. ساخت گروه اسکایپی پیش از زمان مصاحبه به هر دو طرف یادآوری می‌کرد که این مصاحبه جدی بوده و باعث می‌شد طرفین مصاحبه در زمان مقرر، در دسترس باشند و مصاحبه به‌موقع آغاز شود.

همچنین برای هر دو طرف این جلسات، ریمایندر (یادآور) روی ایمیل تنظیم می‌کردیم تا نیم ساعت قبل از زمان مصاحبه به آنها یادآوری شود.

در دسترس‌پذیری همکاران واحد سرمایه‌های انسانی

مصاحبه‌های آنلاین باعث شد پس از اتمام جلسه، ارتباط بین مصاحبه‌شونده و مصاحبه‌کننده قطع نشود. در گذشته اگر پس از جلسه مصاحبه برای کارجو سوالی به‌وجود می‌آمد، لازم بود با سازمان تماس بگیرد که عموما این امر زمان‌بر و دشوار بود اما حالا پس از جلسه آنلاین مصاحبه، دسترسی به همکاران مصاحبه‌کننده وجود دارد و کارجویان می‌توانند به‌راحتی و بدون اتلاف وقت، سوالات خود را بپرسند و مشکلاتشان را مطرح کنند.

این موضوع باعث برقراری ارتباط نزدیک‌تر با مصاحبه‌شوندگان می‌شود و در پیشرفت سریع فرایند جذب نیز تاثیرگذار است.

سهولت بیش‌تر در برنامه‌ریزی جلسات مصاحبه

این روزها که داتین در مسیر رشد و توسعه تعداد سرمایه‌های انسانی خود قرار دارد، نیاز به جلسات مصاحبه نیز دو چندان شده است. در گذشته هر جلسه مصاحبه به یک اتاق جلسه نیاز داشت که ممکن بود در زمان‌هایی که جلسات تیمی برگزار می‌شود، اتاق جلسات کمتری در اختیار ما قرار داشته باشد. اما امروز که می‌توانیم جلسات مصاحبه را غیرحضوری برگزار کنیم، دیگر محدودیتی در تعداد مصاحبه‌های برنامه‌ریزی شده وجود ندارد. در شرایط فعلی می‌توانیم با قرارگیری پشت میز کاری خود، جلسه مصاحبه را برگزار کنیم و نگرانی از بابت خالی‌بودن یا نبودن اتاق جلسات نداشته باشیم.

همچنین در برخی مواقع، فرد مصاحبه‌شونده روزهای کاری فرصت ندارد. در چنین مواردی مصاحبه آنلاین به ما این فرصت را می‌دهد که بتوانیم هر ساعتی از روز، بدون نگرانی از بابت زمانی که لازم است برای تنها یک مصاحبه در مسیر صرف کنیم، جلسات را برنامه‌ریزی کنیم.

داتین هزار نفری

اواخر سال ۱۳۹۹، حرکت به سوی افزایش مشتریان و توسعه محصولات جدید و فناورانه، باعث شد افزایش سرمایه‌های انسانی، یکی از اهداف ما در داتین شود. در چنین شرایطی وظایف من و همکارانم به عنوان کسانی که در واحد جذب سرمایه‌های انسانی داتین مشغول به فعالیت هستیم، بیشتر و پررنگ‌تر شد.

این روزها ما حداقل روزانه با ۵ نفر مصاحبه فقط در حوزه سرمایه‌های انسانی داریم که این عدد در ماه، حدود ۱۰۰ نفر است. درصد افرادی که از مصاحبه‌شوندگان جذب شرکت می‌شوند متفاوت است اما به‌طور مثال در تیرماه سال ۱۴۰۰، ۴۹ همکار تازه به داتین پیوسته‌اند.

همه آنچه به آن اشاره شد، خبر از تاثیر ورود تکنولوژی به فرایندهای حوزه مدیریت سرمایه‌های انسانی می‌دهد. این نتایج نشان می‌دهد که به کمک تکنولوژی می‌توان این فرایندها را بهبود بخشید، مشکلاتی مانند ترافیک را از سر راه افراد برداشت و به دستاوردهایی جدید در این حوزه دست یافت.

می‌توان پیش‌بینی کرد که در سال‌های آینده هوش مصنوعی و یادگیری ماشین هم بتوانند به‌عنوان ابزارهای جدید این حوزه مورد استفاده قرار بگیرند و در آن زمان، آنچه اهمیت دارد شیوه برخورد مدیران و کارشناسان حوزه سرمایه‌های انسانی با این ابزارهای نوین خواهد بود.