سرپرست بخش دفتر مدیریت پروژه حوزه توسعه محصول داتین
مروری بر فعالیت‌های PMO در مدیریت طرح «تامین، استقرار، مهاجرت و پشتیبانی سیستم نرم‌افزاری بانکداری متمرکز» بانک سپه
اسفندماه ۱۳۹۶، هنوز یک ماه هم از آمدنم به داتین نگذشته بود که زمزمه‌هایی درمورد حضور در مناقصه پروژه بانک سپه و اهمیت و بزرگی این پروژه برای داتین، در کل شرکت به راه افتاده بود. یادم است تک‌تک آدم‌هایی که آن‌موقع درگیر تهیه اسناد مناقصه بودند، خیلی هیجان‌زده، پرمشغله و در عین حال خوشحال به نظرم می‌رسیدند. آن روزها شاهد این بودم که همکاران خوبم در حال تهیه برنامه زمان‌بندی پروژه‌ای شده بودند که به قول خودشان از نظر بزرگی و پیچیدگی، متفاوت از پروژه‌های قبلی داتین بود.
اوایل تابستان سال بعد بود که من هم کم‌کم درگیر پروژه سپه شدم، تا تابستان دو سال بعد، یعنی بهره‌برداری پروژه در تیرماه ۱۳۹۹. به نظرم آن زمان، سخت‌ترین، پرچالش‌ترین، آموزنده‌ترین و صد البته قشنگ‌ترین لحظات زندگی کاری‌ام بود که پشت سر گذاشتم. بعد از ابلاغ رسمی پروژه و با توجه به فشردگی زمانی آن، فازهای ابتدایی به‌سرعت شروع شدند. در این مقطع، اهمیت دقت و سرعت در برنامه‌ریزی اقدامات پروژه و فشردگی فعالیت‌های جاری و جلسات مستمر با کارفرما، فشار بسیار زیادی را به من تحمیل کرد؛ تا اینکه کم‌کم تیم PMO مختص پروژه بانک سپه شکل گرفت و بدین‌ترتیب من و هم‌تیمی‌هایم، در کنار هم، توانستیم در این دستاورد بزرگ داتین نقش‌آفرینی کنیم. PMO یا Project Management Office همان دفتر مدیریت پروژه است که فرایندهای حاکمیتی مرتبط با پروژه را استاندارد می‌کند تا مدیریت منابع و دستیابی به اهداف پروژه تسهیل شود.. حالا که به گذشته نگاه می‌کنم، می‌بینم اعتماد و اعتقاد تیم مدیریت طرح به لزوم پیاده‌سازی و پایبندی به فرایندهای مدیریت پروژه از یک طرف و اثبات تاثیرگذاری فعالیت‌های حوزه مدیریت و کنترل پروژه در پیشبرد اهداف طرح، توسط تیم PMO هم از طرف دیگر زمینه‌ساز این موفقیت شدند.
اولین قدم پس از شروع طرح رسمی سامانه جامع بانکی امید، تدوین نسخه به‌روزشده PMP با صرف زمانی حدود 300 نفر ساعت و برنامه‌ریزی برگزاری آموزش مورد نیاز برای شروع فاز تحلیل شکاف بود. PMP یا Project Management Plan، سندی است که اصول، ضوابط و روش‌های مدیریت پروژه را تعیین و با تعریف فرایندهای فنی و مدیریتی، فعالیت‌های لازم برای دستیابی به اهداف پروژه را مشخص می‌کند.
در ادامه به توضیح بعضی سرفصل‌های سند PMP، که برمبنای راهنمای PMBOK (یاProject Management Body of knowledge، راهنمای پیکره مدیریت پروژه، مشتمل بر مفاهیم و تعاریف مرتبط با مدیریت پروژه‌هاست که می‌تواند به‌عنوان راهنما مورد استفاده تیم مدیریت پروژه قرار گیرد.)، تهیه شد و به تائید کارفرما رسید، می‌پردازم.
- برنامه مدیریت یکپارچگی: بزرگی دامنه، گستردگی ذی‌نفعان و فرهنگ‌‌های غالب بین ذی‌نفعان، پیچیدگی‌های کسب‌وکاری، تعداد بالای شعب بانک، قدمت و حجم بالای داده‌ها در سامانه‌های قبلی بانک، تنوع و جزیره‌ای‌بودن این سامانه‌ها از جمله مواردی بودند که موجب پیچیدگی و گستردگی ابعاد طرح سامانه جامع بانکی امید میشد. با این اوصاف، تدوین برنامه مدیریت یکپارچه تمام حوزه‌های مدیریت پروژه با درنظرگرفتن میزان تاثیرپذیری و تاثیرگذاری روی المان‌های خاص این طرح مورد توجه ویژه ما و تیم مدیریت طرح قرار گرفت. همین‌طور در ساختار سازمان کارفرما و داتین، کمیته ویژه یکپارچگی شکل گرفت و جلسات ویژه بررسی مسائل نیازمند یکپارچگی، برگزار شد که در نتیجه این جلسات و بررسی‌ها، برنامه‌ریزی‌های جداگانه‌ای برای انجام اقدامات تکمیلی و حتی بهره‌برداری زودتر از موعد بعضی ماژول‌ها صورت گرفت.
- برنامه مدیریت زمان: براساس برنامه مدیریت زمان تصویب‌شده، زمان‌بندی پروژه براساس اقدامات پیش‌بینی‌شده در بازه‌های سه‌ماهه و تا پایین‌ترین سطح فعالیت‌ها به‌روز میشد. مراحل اجرای طرح سامانه جامع بانکی امید شامل شش فاز اصلی با عناوین آماده‌سازی سخت‌افزار، تحلیل شکاف، بومی‌سازی، استقرار، مهاجرت و آموزش بود. ترکیب گروه‌بندی سامانه‌ها و فازهای اجرا مبنای تهیه ساختار شکست فعالیت‌های پروژه قرار گرفت. مشابه تجریبات دیگرم در پروژه‌های با کارفرمای دولتی، در این پروژه هم تفاوت‌ها با فرهنگ کارفرما چالش‌برانگیز بود. یکی از این چالش‌ها رویکرد ستنی حاکم بر پروژه بود که در مقابل متدهای اجایل مورد استفاده در داتین، پیچیدگی ایجاد می‌کرد.
- برنامه مدیریت محدوده: برنامه محدوده طرح برمبنای متن قرارداد و پیوست‌های مربوط به مشخصات نرم‌افزارها تعریف میشد. براین‌اساس سامانه‌های بانکداری جامع داتین به سه گروه اصلی تقسیم‌بندی می‌شدند.
- برنامه مدیریت کیفیت: در این حوزه، مدارک پایبندی داتین به استانداردهای بین‌المللی در حوزه کیفیت و امنیت خدمات، گردآوری و ارائه شد. همین‌طور برنامه‌ریزی کلان جهت اجرای تست‌های امنیت و آزمون‌های عملکردی روی سامانه‌های داتین صورت گرفت.
- برنامه مدیریت ذی‌نفعان و ارتباطات: با توجه به حضور ذی‌نفعان مختلف و گسترده در طرح سامانه جام بانکی امید، تعریف ارکان مختلف طرح هم از طرف کارفرما و هم از سمت داتین، مدیریت روابط طرفین و تعریف چارچوب ارتباطات رسمی و کانال‌های معتبر تبادل اطلاعات، اهمیت بالایی داشت که این مهم به‌واسطه تهیه و تصویب برنامه جامع مدیریت ارتباطات و همین‌طور نظارت مستمر بر رعایت و پایبندی به این توافقات محقق شد.
- برنامه مدیریت منابع انسانی: با توجه به ویژگی‌های خاص طرح سامانه جامع بانکی امید، دفتر مشخص و مستقل مدیریت طرح در داتین تشکیل شد و حوزه‌های مدیریتی در ساختار سازمانی طرح براساس فازهای اجرا، تقسیم‌بندی و PMO به‌عنوان پیشتیان مدیریت طرح تعریف شد. اجرای فازهای مختلف طرح، طبق روال همیشگی برعهده تیم‌های توسعه محصول و زیرساخت و عملیات بود که این تیم‌ها به‌صورت ماتریسی در ساختار سازمانی طرح قرار گرفته بودند.
- برنامه مدیریت مستندات: درراستای مدیریت و ساماندهی مستندات طرح، سیستم نام‌گذاری، کدینگ، فرمت و ساختار کلی مورد انتظار هر نوع مستند، در PMP درج و به تصویب کارفرما رسید.
بخش PMO درراستای ایفای نقش به‌عنوان دفتر پشتیبانی تیم مدیریت طرح و به‌منظور برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل روند پیشرفت طرح سامانه جامع بانکی امید، فرایندهای کاری ویژه‌ای تعریف و اجرا کرد. در ادامه برخی از مهم‌ترین اقدامات برنامه‌ریزی‌شده و صورت‌گرفته توسط تیم PMO را مرور می‌کنیم:
تهیه و به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی اقدامات و فعالیت‌های طرح: پس از مشخص‌شدن نتیجه مناقصه و در مقطع نهایی‌سازی قرارداد، برنامه کلان زمان‌بندی طرح، تهیه و به‌عنوان پیوست قرارداد، نهایی شد. همزمان با عملیاتی‌شدن طرح و براساس برنامه مدیریت زمان مصوب، زمان‌بندی جزئیات اقدامات و فعالیت‌ها، هر سه ماه تهیه و بعد از تائید کارفرما به برنامه کلان طرح اضافه میشد تا گزارش‌های پیشرفت طرح برمبنای آن تهیه شود. سطح نخست، ساختار شکست کار مورد استفاده در زمان‌بندی، از فازهای شش‌گانه‌ی اجرا شروع و در پایین‌ترین سطح به جزئی‌ترین اقدامات مورد نیاز جهت اجرای هر فاز برای هر زیرسامانه ختم میشد؛ به‌طوری‌که برنامه عملیاتی هر قسمت از طرح، به‌راحتی از زمان‌بندی طرح قابل استخراج بود.
ساماندهی و اجرای کلیه ارتباطات و مکاتبات رسمی طرح: بزرگی ابعاد طرح سامانه جامع بانکی امید و گستردگی و تفاوت‌های ذی‌نعفان در سازمان کارفرما از منظر نیازهای کسب‌و کاری، امکانات و توانایی‌های نرم‌افزاری، مقتضیات محیط جغرافیایی و ... از عواملی بود که مدیران طرح را به این ایده سوق داد که با تعریف ساختار رسمی ارتباطات و مکاتبات، از چالش‌ها و سردرگمی‌های احتمالی آتی جلوگیری به عمل آورند و به این ترتیب دفتر PMO در سازمان کارفرما و داتین، به‌عنوان تنها کانال رسمی ارتباطات و مکاتبات معرفی شد. بخش PMO داتین به‌منظور ساماندهی حجم بالای ارتباطات روزانه ارکان مختلف طرح، مدیریت موثر تبادل اطلاعات حائز اهمیت و بعضا محرمانه در طول عمر پروژه، همه مکاتبات الکترونیکی و نامه‌های فیزیکی کارفرما را، به‌صورت آنلاین، بررسی‌کرده و در کوتاه‌ترین زمان ممکن موضوعات را به کلیه ذی‌نفعان و مخاطبان نهایی مرتبط با هر مورد ارجاع می‌داد. اقدامات احتمالی مورد نیاز را نیز پیگیری کرده و درنهایت، درصورت نیاز، پاسخ مناسب را برای کارفرما می‌فرستاد.
برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات مدیریتی و کارشناسی مورد نیاز در حوزه‌های مختلف: پیشبرد برخی فازهای اصلی اجرای طرح، نیازمند تعامل مستمر کارفرما و داتین در سطوح مختلف کارشناسی و مدیریتی بود. درنتیجه روزانه تعداد قابل توجهی جلسه با حضور نمایندگان دو طرف و با هدف بررسی همه‌جانبه مسائل، گردآوری اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم‌سازی و درنهایت اتخاذ تصمیمات تاثیرگذار در روند طرح، برگزار میشد. از زمان شروع رسمی طرح سامانه جامع بانکی امید تا زمان شروع بهره‌برداری، بیش از 650 جلسه مدیریتی و کارشناسی با حضور نمایندگان کارفرما و داتین برنامه‌ریزی و برگزار شد. به‌منظور برنامه‌ریزی، برگزاری منظم، مدیریت و جمع‌بندی جلسات، سازوکار مدونی توسط PMO پیاده‌سازی شد. همین‌طور با هدف رصد میدانی اقدامات طرح، در اکثر جلسات، نماینده‌ای از بین همکاران PMO حضور داشتند.
ثبت و پیگیری مصوبات کلیه جلسات رسمی برگزارشده در طول طرح: تعداد بسیار بالای جلسات برگزارشده، گستردگی موضوعات مطرح‌شده و اهمیت تصمیمات اتخاذشده در هر جلسه، ما را به این فکر انداخت تا فرایند کاربردی و در عین حال ساده‌ای برای ثبت، بررسی و پیگیری اقدامات و مصوبات صورت‌جلسات، طراحی و پیاده‌سازی کنیم؛ به این ترتیب حدود ۶۴۰ صورت‌جلسه مدون و پنج‌هزار و پانصد بند از اقدامات و مصوبات جلسات در دیتابیس صورت‌جلسات طرح، ثبت و پیگیری شد.
برگزاری جلسات هفتگی مدیریت طرح: با توجه به مدت زمان نسبتا فشرده طرح، بدون شک سرعت و دقت در گرفتن تصمیمات مدیریتی و استراتژیک حین پیشبرد فعالیت‌ها بر سرنوشت طرح تاثیرگذار بود. جلسات دوره‌ای «مدیریت طرح» که به‌صورت سه‌جانبه و با حضور مدیران داتین، مدیران شرکت رایانه خدمات امید به‌عنوان کارفرما و بهره‌بردار یعنی بانک سپه، برگزار میشد، همین‌طور جلساتی که با عنوان Task Force و در روزهای نزدیک به بهره‌برداری برگزار شد، نمونه‌هایی از جلساتی هستند که با هدف کمک به اخذ تصمیمات سریع و دقیق برگزار شدند. در این جلسه‌ها مدیران طرح به بررسی و حل مسائل و مشکلات پیش‌آمده، بررسی روند پیشرفت اقدامات و فعالیت‌های حوزه‌های مختلف و رصد ریسک‌های طرح می‌پرداختند.
تهیه و ارائه گزارش پیشرفت طرح به‌صورت هفتگی و ماهانه به ذی‌نفعان مختلف: گزارش جامع و تفصیلی از وضعیت طرح و میزان پیشرفت فعالیت‌ها نسبت به درصد پیشرفت برنامه‌ای هر فعالیت، فهرست مشکلات و چالش‌های پیش‌آمده و اقدامات برنامه‌ریزی‌شده جهت انجام تا مقطع زمانی گزارش آتی، به‌صورت هفتگی و ماهانه جهت ارائه به هیئت‌مدیره داتین و همین‌طور ارسال برای کارفرما، تهیه و ارائه میشد. صحت و دقت گزارش‌های ارسالی به‌همراه مستندات و شواهد پیوست گزارش، به‌صورت مستمر، توسط کارفرما بررسی میشد و در صورت عدم پذیرش درصد پیشرفت گزارش‌شده، موضوع، در جلسه هفتگی مدیریت طرح مورد بحث قرار می‌گرفت. درصد پیشرفت برنامه‌ای و واقعی طرح براساس درصد پیشرفت وزنی فعالیت‌ها و براساس ضرایب وزنی مورد توافق کارفرما و داتین، محاسبه میشد.
برنامه‌ریزی و پیگیری تهیه مستندات طرح: تهیه محتوای مستندات حوزه‌های مختلف از جمله حوزه مدیریت طرح، کسب‌وکار، معماری سامانه‌ها، زیرساخت، محیط‌های سخت‌افزاری و... توسط تیم‌های مربوطه و براساس تعهد زمانی تحویل هر مستند، در قالب فرایند مشخصی، به‌صورت مستمر توسط PMO پیگیری میشد. به این صورت که پس از نهایی‌شدن محتوای تخصصی و تائید مطالب توسط مدیر حوزه مربوطه، مستند جهت بررسی ساختار و کنترل کیفیت برای تیم کیفیت و تعالی سازمانی ارسال میشد و پس از اطمینان از صحت محتوا و ساختار ظاهری، برای کارفرما ارسال میشد.
مدیریت مستندات و دانش کسب‌شده در هر مرحله از اجرا: همزمان با پیشرفت فازهای مختلف طرح سامانه جامع بانکی امید، حجم زیادی از مستندات، اطلاعات و دانش مدیریتی و فنی گردآوری و تولید شد که PMO آرشیوی ساختاریافته از مستندات و مکاتبات راه‌اندازی کرد.
برنامه‌ریزی جامع وقایع مهم و کلیدی طرح: در طول مدت اجرای طرح سامانه جامع بانکی امید چند رویداد کلیدی و تاثیرگذار بر روند پیشبرد طرح، مثل سمینارهای آموزشی، مانورهای هدفمند در سطح کشور و... برنامه‌ریزی و اجرا شد. طی برگزاری مانورهای مهاجرت و بهره‌برداری، برنامه‌ریزی دقیقی انجام و سعی شد تا با تهیه Action Plan اقدامات مورد نیاز، نظارت بر اجرای کامل و دقیق سناریوهای از پیش تعیین‌شده و همین‌طور ارائه گزارش از نتایج برگزاری این مانورها، شرایطی مشابه روزهای بهره‌برداری شبیه‌سازی شود.
در ادامه، سرفصل مهم‌ترین اقدامات در فازهای اجرای طرح سامانه جامع بانکی امید در حوزه مدیریت و کنترل پروژه را به‌صورت کلی می‌آورم:
فاز آماده‌سازی سخت‌افزار
- برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات هفتگی کارگروه مربوطه
- تهیه برنامه زمان‌بندی اقدامات مورد نیاز برای آماده‌سازی و تجهیز محیط‌های تحلیل شکاف، آموزش، تست و عملیات
- نهایی‌سازی و پیگیری اقدامات مرتبط با کارفرما برای آماده‌سازی محیط‌های سخت‌افزاری (خرید تجهیزات مورد نیاز، برقراری دسترسی‌های حاکمیتی و...)
فاز تحلیل شکاف
- برنامه‌ریزی برگزاری جلسات کارشناسی متناسب با گروه‌بندی موضوعی سامانه‌ها به‌منظور شناسایی تفاوت‌های سامانه جامع بانکی با سامانه‌های قبلی بانک
- مدون‌کردن روش اجرایی تحلیل شکاف و پیگیری جهت تکمیل و نهایی‌شدن فرایند تحلیل شکاف
- پیگیری انجام و آخرین وضعیت مصوبات جلسات تحلیل شکاف
- پیگیری تدوین، نهایی‌سازی و اخذ تائید کارفرما درخصوص «مستند تحلیل شکاف»
فاز بومی‌سازی
- پیگیری وضعیت تولید و پیاده‌سازی آیتم‌های مورد توافق براساس صورت‌جلسات تحلیل شکاف از تیم‌های توسعه محصول
- برنامه‌ریزی برگزاری جلسات تحویل موارد بومی‌سازی و اطمینان از ارسال «سناریوهای تست در محیط تولید» برای کارفرما قبل از برگزاری جلسات دمو
- رصد حدود دو هزار و سیصد بند مرتبط با صورت‌جلسات تحلیل شکاف و جلسات دمو تا تعیین تکلیف نهایی هر مورد و مشخص‌شدن نتیجه تست‌های مورد نظر کارفرما (تست در محیط تولید و محیط عملیاتی)
فاز استقرار
- پیگیری تدوین، نهایی‌سازی و اخذ تائید کارفرما درخصوص «طرح استقرار»
- پیگیری تعیین و فراهم‌کردن مقدمات و پیش‌نیازهای فاز استقرار (مانند دریافت اطلاعات پایه از کارفرما جهت ثبت در سامانه‌ها، برقراری ارتباطات شبکه‌ای مورد نیاز بین دیتاسنتر و شعب، فراهم‌کردن الزامات نرم‌فزاری و سخت‌افزاری در ایستگاه‌های کاری شعب و...)
فاز مهاجرت
- پیگیری نهایی‌سازی قالب اطلاعاتی داده‌های سامانه‌های مختلف
- پیگیری دریافت داده‌های مهاجرتی نمونه و اصلی سامانه‌ها در مراحل مختلف اجرای طرح
- پیگیری تدوین، نهایی‌سازی و اخذ تائید کارفرما درخصوص «طرح مهاجرت و بهره‌برداری»
فاز آموزش
- برنامه‌ریزی برگزاری جلسات آموزشی برای ذی‌نفعان مختلف در ستاد و شعب سراسر کشور
- پیگیری تدوین و ارائه محتوای آموزشی متناسب با هر سرفصل آموزشی
- پیگیری و اطمینان از تحقق کلیه الزامات و پیش‌نیازهای برگزاری جلسات آموزشی (ایجاد محیط سخت‌افزاری آموزشی متناسب، برقراری دسترسی‌های مورد نیاز و...)
انجام این گام‌ها و فرایندها برای ما، موفقیتی بزرگ در یک پروژه نرم‌افزاری بزرگ را به‌همراه آورد که این راهکارها می‌تواند برای دیگر پروژه‌ها نیز مورد استفاده قرار بگیرد.
در پایان مراتب قدردانی تیم PMO را از مدیران محترم تیم مدیریت طرح سامانه جامع بانکی امید و همه همکاران و دست‌اندرکاران اجرای پروژه ابراز می‌کنم که با حسن نیت، کاستی‌های ما رو نایده گرفتن و همکاری موثری با تیم PMO داشتند؛ چرا که هیج‌یک از تلاش‌های ما بدون مساعدت و همراهی سایر ارکان پروژه به نتیجه دلخواه نمی‌رسید.
مطلبی دیگر از این انتشارات
تاثیرات اینترنت اشیا بر صنعت پرداخت و فناوریهای مالی
مطلبی دیگر از این انتشارات
فناوری کربنکینگ و شش چالش پیاده‌سازی آن
مطلبی دیگر از این انتشارات
یکپارچهسازی تجربه مشتری در تمامی کانال‌های دسترسی بانکداری