مدیر پروژه، مدیر محصول، اسکرام مستر با سابقه مدیریت محصول/پروژههای موفق و البته گاهی هم ناموفق:-)
چگونه تیمهای دورکار را رهبری کنیم؟
رهبری یک تیم، همیشه چالشها و فرصتهایی دارد اما رهبری همان تیم در شرایط دورکاری با مجموعهای کاملا متفاوت از چالشها و نیازمندیها همراه است؛ چرا که درک کمتری از اعضای تیم در قبال فرسودگی و خستگی شغلیشان داریم و از طرفی عدم وضوح در لحن صحبت و زبان بدنشان نیز ممکن است با سوء برداشتهایی از تیم روبرو شود که نه تنها به احساسات تیم آسیب میزند بلکه در درازمدت باعث کاهش عملکرد و نارضایتی آنها میشود.
در این بین درست بازی کردن نقش رهبری یک تیم دورکار، نیازمند افزایش مهارتهاییست که امیدوارم بتوانم در این مطلب که خلاصهای از چهار مقاله منتشر شده در وبلاگ شخصیام است، آنها را برایتان شفافتر کنم. در این مطلب مدیریت و رهبری یک تیم از راه دور موشکافی و از بهترین روشها برای ایجاد و حفظ فرهنگ تیمی قوی گفته میشود. در مورد چگونگی شناسایی نقاط تاریک رهبری و تفکر در سطح بالاتر بحث و از موضوعات دشوارتری مثل ارائه بازخورد انتقادی عبور میکنیم.
این خلاصه مقاله، از مجموعه متنوعی از یادداشتها و تجربیات مدیران شرکتهای برتر در حوزه فناوری اطلاعات تهیه شده و در آن تلاش کردهام تا با توجه به شرایط همهگیری کرونا (COVID-19) و متناسب با وضعیت شرکتهای فعال در ایران، بهينه شود.
تعریف موفقیت
یکی از نقشهای اصلی شما به عنوان یک رهبر یا مدیر تیم، تعیین دقیق این عبارت است که «بُرد» برای تیم از نظر شما به چه معنیست. بدون اینکه بدانید موفقیت چگونه است، نمیتوانید به درستی رهبری کنید و تیم شما در مورد اینکه چرا نقش آنها برای شرکت شما مهم است در تاریکی بهسر خواهند برد.
در کتاب «راهنمای رشد بزرگ»؛ الاد گیل و کلر هیوز جانسون قیاس ورزشی زیر برای توضیح اهمیت موفقیت بیان شده است:
این موضوع در پروژههای از راه دور و در تیمهای دورکار هم بسیار مهم است. داشتن اعضای تیم پراکنده در سر تا سر مناطق جغرافیایی، میتواند به ناچار منجر به سوء مدیریت شود. تعیین نتیجه مثبت، تعیین اهداف صریح و برقراری ارتباط شفاف، تیم دورکارتان را برای انجام کارهای عالی هماهنگتر میکند.
درک اهداف سازمانی
به عنوان یک رهبر، شناخت و درک اهداف سازمانی شرکت و اینکه تیمتان در چه سطحی از آگاهی نسبت به آنها قرار دارد، ضروریست. در تیمهای از راه دور شما باید نسبت به دریافت اطلاعات پیگیرتر باشید تا بتوانید آنها را به طور موثر با تیمهای خود به اشتراک بگذارید.
- راههای ارتباطی میان مدیران و اعضای تیمها را حفظ کنید.
- به طور مرتب با مدیران و اعضای تیم چک کنید که آیا همگی در تیم احساس راحتی میکنند یا نه؟
- اهداف را برای همه حفظ کنید.
- اهداف کوتاهمدت بلندپروازانه و در عین حال واقعبینانه ایجاد کنید.
- اهداف بلندمدت را بسازید.
ردیابی عملکرد و خروجی
اگر شما یک تیم دورکار و از راه دور را مدیریت میکنید، به احتمال زیاد اطلاعاتی در مورد اینکه چه کسی روز خود را به پایان میرساند یا چه زمانی شروع به کار کرده است، چند ساعت در طول روز کار کرده و چه زمانهایی را در مرخصی و استراحت بوده است، ندارید.
این یعنی اینکه شما برای ارزیابی تیمتان به تاکتیکهای لرزان مثل خرده مدیریتها متکی نیستید. در عوض، مجبور به استفاده از روشهای دیگری برای نظارت و کنترل موفقیت تیمتان هستید.
- ساعتها را ردیابی نکنید.
- روی نتایج تمرکز کنید.
برقراری ارتباط با تیمهای دورکار راه دیگری برای همدلی و همترازی روحیه آنهاست.
ایجاد فرایندهای انعطافپذیرتر
در یک تیم دورکار، ایجاد فرایند تعریف شده برای شکل دادن یک ساختار مشخص ضروریست. در یک دفتر فیزیکی که تمام اعضای تیم کنار یکدیگر هستند و دسترسی راحتتری به آنها دارید برقراری یک مکالمه سریع در مورد چگونگی انجام کار راحت است و در بین تیمهای دورکار توانایی شما برای این کار کاهش مییابد که داشتن قوانین صریح و مستند شده پیرامون نحوه کار (که در دسترس تمام اعضای تیم باشد.) ضروریست.
کار از راه دور همچنین به سیستمهای کاری مشخص نیاز دارد تا مسئولیت اعضای تیم به درستی درک شوند. یعنی مهلت تحویل کار، زمان اتمام پروژه و نیز جریان کار است که در بهروزرسانیها و گزارشهای منظم ممکن میشود. بدون وجود این سیستمها، پروژهها ممکن است با تاخیر جدی مواجه شوند و چرخه تولید پروژه به خطر بیفتد.
ایجاد و نگهداری از مستندات
مستندات برای تشریح فرایندها و در دسترس قرار دادن آنها برای همه بسیار مهم است. این مستندات به عنوان یادآوریهای مهم برای اعضای فعلی تیم مورد استفاده قرار میگیرند و به اعضای جدیدتری که به تیم پیوستهاند، کمک زیادی میکند.
به عنوان یک رهبر، ایجاد مستنداتی که روند کار را روشن میکنند از وظایف شماست. مستندات باید واضح، مختصر و در دسترس باشند. در نظر داشته باشید که مستندات تولیدی باید متناسب با نیاز هر تیم تهیه و صرفا در اختیار همان تیم قرار گیرد.
سید سیبراندیج؛ مدیرعامل و بنیانگذار گیتلب میگوید:
ساختن تیمی از رهبران
در یک تیم دورکار، استقلال تیمها به چند دلیل از اهمیت بالایی برخوردار است. باید بدون اینکه کسی روی شانهشان سوار باشد به کارهای خود برسند و زمانی که کسی در دسترس نیست بهراحتی بتوانند تصمیم بگیرند. نقش شما به عنوان یک رهبر این است که بتوانید تیم خود را قادر کنید تا آنها به رهبرانی قوی تبدیل شوند.
این موضوع را در نظر داشته باشید که
خرده مدیریتها میتواند بزرگترین ضربه به تیمهای دورکار باشد.
از خرده مدیریتها پرهیز کنید و تلاش کنید اطلاعاتی را که به آن نیاز دارید از راههای دیگری کسب کنید چون این روش، تضمینی برای از بین بردن اعتماد تیم و ضربه زدن به استقلال اعضای تیمتان خواهد بود.
هاروارد بیزینس ریویو، در مقالهای مرتبط با موضوع خرده مدیریتها میگوید:
برخورد با تیمتان مثل بزرگسالانِ بالغ، میتواند اعتماد بهنفس آنان را افزایش داده و از احساس دلسردی آنان جلوگیری کند.
جاب وندرورت؛ بنیانگذار و مدیرعامل شرکت ریموت، میگوید:
درک کنید که با بزرگتر شدن شرکت، خودتان نمیتوانید تمام کارها و مسوولیتها را به عهده بگیرید و تلاش کنید مسوولیتهایتان را به افراد شایستهتر واگذار کنید.
برنارد لوری؛ رئیس بازاریابی شرکت دوئیست میگوید:
در خصوص فراهمسازی شرایط افزایش مسوولیتپذیری تیم، حفظ استقلال و تقویت اعتماد به نفس آنها هدفمند باشید. ممکن است یک نفر زمانی که در یک ماشین بزرگ قرار میگیرد احساس کند مهارت مهار کردن آن را ندارد اما اگر در یک منطقه امن مشغول به حرکت شود میتواند آن مهارت را بهدست آورد.
در حالی که نقش شما به عنوان یک رهبر شامل ارایه راهنمایی است، چیزی به اسم راهنمایی بیش از حد وجود ندارد. اگر اعضای تیمتان مرتبا از شما برای انجام کارهایشان سوال میکنند، وقت آن است که توانایی تصمیمگیری را در آنها بهبود ببخشید.
در یک تیم دورکار بسیار مهم است که اعضای تیم بتوانند تصمیم بگیرند.
انتخاب و برقراری ارتباط صریح و روشن، مهارت مهمی در یک تیم دورکار است.
که میتواند تردیدهای پیشروی پروژههای شما را به شکل چشمگیری کاهش دهد.
کمک به پیشرفت تیمها
تیمی که افراد در آن بیش از حد کار میکنند و کمارزش باشند، نمیتوانند با ظرفیت کامل، کار خود را به انجام برسانند. وقتی افراد احساس استرس میکنند، محصولی با کیفیت بالاتر تولید نمیشود. علاوه بر این باید از اعضای تیمها در مقاطع زمانی مختلف قدردانی شود. این امر بهویژه در میان تیمهای دورکار بسیار مهم است. در یک تیم دورکار، عدم ارتباط به موقع میتواند باعث شکلگیری فرضیات منفی شود و آنها را نسبت به شما و سایر اعضای تیمتان دلسرد کند.
به عنوان یک رهبر این وظیفه شماست که اعضای تیم خود را به خوبی با چالشهای جدید، احترام عمیق و حمایت کافی سیراب کنید.
رهبری بر پایه اعتماد
ایجاد پایههای اعتماد اولین گام برای افزایش پویایی سالم در تیم شماست. اعتماد کنید که بیشتر اعضا با نیت خیر به تیم شما پیوستهاند و تمام تلاش خود را برای پیشرفت تیم به کار میگیرند. فرض کنید آنها میخواهند همزمان با انجام کارهای خوب به تیم گستردهتری کمک کرده و در حرفه خود پیشرفت کنند.
گوناکالو سیلوا؛ مدیر فنی شرکت دوئیست میگوید:
تصمیم به شروع ارتباط با اعتماد شروع میشود. وقتی شخصی در تیم شما شروع به کار میکند قبلا توسط افراد با صلاحیتی ارزیابی و آزمایش شده است. منتظر نباشید خود را به شما ثابت کند. سطح اعتماد را افزایش دهید و بگذارید سریعتر بهکارشان برسند.
توبی لوکته؛ بنیانگذار و مدیرعامل شرکت شاپیفای از مفهومی استفاده میکند که از آن به عنوان «باتری اعتماد» نام میبرد. او میگوید:
اعتماد فقط زمانی باید کاسته شود که یک فرد دائما در حال نقض وعدهها باشد و ثابت کند که غیرقابل اطمینان است. در این مرحله، مهم است که به آنها بگوییم که چگونه این رفتار میتواند تیم را تحت تاثیر قرار دهد.
اعتماد، اعتماد میآورد. اگر کسی را به دلیل قابل اعتماد بودن ستایش کنید، همیشه سعی میکند که این استاندارد را حفظ کند. اگر آنرا نادیده بگیرید ممکن است احساس کند که زحماتش بیهوده است و مهمتر از همه این نگرش میتواند در بقیه اعضای تیم شما هم گسترش و محیطی را ایجاد کند که از عدم اطمینان برخوردار باشد.
تمرین شفافیت
کار کردن به تنهایی روی یک تیم از راه دور میتواند افراد را در صورت عدم بازخورد سریع و اطمینانخاطر به گمانهزنی وا دارد؛
- من چیزی در مورد فلان موضوع نشنیدهام، شاید این اولویت نداشته باشد.
- مدیر من مدتهاست با من در تعامل نبوده. شاید در حال آمادهسازی شرایط اخراج من است.
- من به مستندات این بخش دسترسی پیدا نکردهام. شاید من بخش مهمی از پروژه نباشم.
برای جلوگیری از شیوع فرضیات، تا حد ممکن شفاف باشید. به سوالات، صادقانه پاسخ دهید و مباحثه را به صورت آزاد انجام دهید تا در دسترس همگان باشد. ابزارهای ارتباطی که باز و قابل جستوجو هستند محل مناسبی برای انجام گفتوگوهاست؛ مگر مسائلی مانند عملکرد، حقوق، استخدام، تبلیغات و…
براساس مقاله گالوپ، شفافیت برای تامین ثبات در اعضای تیمهای از راه دور بسیار مهماند.
اغلب شرکتهایی که با تیمهای دورکار محصولات خود را توسعه میدهند صریح هستند. چرا که میدانند در شرایط دورکاری این راه بهترین روش برای کاهش سربارهای کدورت است.
آگاهی از حجم کار
آگاه بودن از حجم کار اعضای تیم شما نباید خیلی سخت باشد و اگر شما کارهای کوچک را به آنها در حین انجام یک پروژه بزرگ اختصاص میدهید؛ باید بدانید که متاسفانه این وظایف کوچک به مرور زمان بر حجم کارها افزوده میشود، دامنه پروژه را تغییر میدهد و نه تنها پروژه را به چیز دیگری تبدیل میکند، بلکه ممکن است اتمام آن را نیز ماهها به تعویق بیاندازد.
تشویق به حفظ تعادل
کار از راه دور اغلب میتواند خط بین زندگی شخصی و کار را مختل کند. جو دویچمن؛ مدیر مهندسی شرکت بافر میگوید: توسعهدهندگان تمایل دارند که بیش از حد کار کنند تا به مدیران خود ثابت کنند که در زمان دور کاری از استراحت بهرهای نمیبرند. مدیران غالبا نگران بهرهوری کارمندان هستند و اینکه آیا کار این افراد تا چه میزان سخت و فرسایشی شده است. دادهها نشان میدهد که اعضای تیمهای دورکار بسیار مولدند و تمایل دارند ساعات بیشتری از روز را کار کنند و طبعا مستعد فرسودگی بیشترند. بنابراین بهجای پرسش درباره اینکه چقدر آنها کار میکنند باید نگران این باشید که اعضای تیمتان چقدر به استراحت کافی اهمیت میدهند.
به عنوان یک رهبر از راه دور، ایجاد تعادل در تیم برای اطمینان از وجود یک تیم خوشحال و سالم برای انجام کارهای باکیفیت از اهمیت بالایی برخوردار است.
ایجاد مسیرهای شغلی
بیشتر افراد در نقشهای حرفهای خود به دنبال پیشرفت شغلی هستند. ایجاد مسیرهایی برای پیشرفت افراد در حفظ رضایتمندی آنان از اهمیت بالایی برخوردار است. علیرغم اینکه کار کردن از راه دور به خودی خود میتواند رضایتبخش باشد اما به عنوان یک مدیر وظیفه دارید که با مشخص کردن مسیرهای شغلی، از رکود، اضطراب و فشارهای شغلی اعضای تیم کم کنید.
ایجاد مسیرهای شغلی میتواند بسیار پیچیده و حتی نیازمند استفاده از مشاوران خارجی باشد. اما رعایت این چند نکته ساده میتواند تا حدود زیادی در این مسیر به شما کمک کند؛
- مسیرهای شغلی را متناسب با هر فرد ایجاد کنید،
- یک فرایند تعریف شده برای ارتقا ایجاد کنید،
- بررسی عملکرد داشته باشید.
فراهم کردن فرصتهای پیشرفت برای اعضای تیمهای دورکار مهم است. چرا که به اعضای تیم کمک میکند تا بتوانند آینده روشنی از موقعیت خود در شرکتشان ببینند.
یک فرهنگ سازمانی قوی ایجاد کنید
خوشبختانه فرهنگ سازمانی پیچیدهتر از آن است که به راحتی دیده شود و محدود به نمایش فیلم در دفتر یا اتاق بازی نیست. گالوپ در مقالهای میگوید:
فرهنگ شامل همه نقاط تماس و اتصال اعضای تیم با سایر افراد و فرایندهای موجود شرکت است. مکالمات مربوط به کار و نحوه ارائه بازخورد نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
مدیران تیمهای دورکار نقش مهمی در تنظیم و حفظ فرهنگ سازمان دارند. هدفمند بودن در مورد این فرایندها، تیم شادتری را برایتان به همراه خواهد داشت.
- موفقیت حرفهای اعضا را جشن بگیرید،
- کارهای عالی آنها را یادداشت کنید،
- ملاقاتهای حضوری را برنامهریزی کنید،
- سلسله مراتب سازمانی را مدیریت کنید،
- با هرگونه بدرفتاری به شدت برخورد کنید.
برقراری ارتباط موثر
یکی از سختترین چالشهای کار از راه دور برقراری ارتباط و البته یک ارتباط موثر است. بخش زیاد مکالمات شما با گزارشهایی از طریق نوشتن و به صورت غیر همزمان اتفاق میافتد.
برای دریافت کتابچه راهنمای ارتباطات غیرهمزمان در تیمهای دورکار اینجا کلیک کنید.
درحالی که ابزارهای بسیاری برای برقراری کنفرانسهای ویدیویی وجود دارند. علیرغم اینکه مدیریت پروژه و اعتماد به تیم از اولویتهای اصلیست اما ارتباط قوی با تیمهای از راه دور میتواند پیشرفت و نوآوری یک تیم را تقویت کند.
«راهنماهای کاربری» روشی متداول در مدیریت است که شامل اسنادی میشود که دقیقا نحوه کار شما با تیمتان را معین کرده و هرگونه ابهامی را از بین میبرد.
در مقالهای که فرستراند ریویو، منتشر کرده است هدف راهنماهای کاربری را تعیین روشن انتظارات از نحوه همکاری اعضای تیم با شما بدون حدس و گمان مطرح کرده است. راهنماهای کاربریِ یک مدیر میتواند شامل موارد زیر باشد؛
- فلسفههای کلی شما در مورد کار و همکاری،
- شکل مورد نظر شما برای دریافت و ارسال بازخوردها،
- ساعات مشخصی که هر روز پاسخگو خواهید بود،
- ترجیح شما برای حضور در روند پروژهها،
- نحوه رزرو جلسات شما،
- قالببندی مورد انتظار شما برای دریافت گزارشات.
در خصوص تیمهای دورکار راهنماهای کاربری یک پادشاه است، چرا که انتظارات را مشخص میکند و به اعضای تیم یک خط مشی کلی در مورد ارتباط با شما میدهد. به عنوان مثال راهنمای کاربری شما برای تیمهای دورکار میتواند شامل این موارد باشد؛
- ساعتهایی که هر روز در دسترس خواهید بود،
- سبک ارتباطی شما،
- انتظارات شما از ارتباط از راه دور،
- مدت زمان جلسات ویدیویی مورد انتظار شما،
- ابزارهایی که ترجیح میدهید با آن کار کنید،
- به اشتراک گذاشتن نگرانیها.
پس از آنکه دقیقا درباره نحوه کارتان تامل کردید، یک راهنمای کاربری بنویسید و آنرا با تمام اعضای تیم به اشتراک بگذارید. در مورد انتظارات خود صادق باشید و تلاش کنید هیچ ابهامی در مستندات شما وجود نداشته باشد.
روی خودتان کار کنید
رهبری و مدیریت دیگران کار آسانی نیست. مدیران و رهبران از استرس و فرسودگی بیشتری به نسبت دیگران رنج میبرند. آنها تعادل زندگی و کار خود را فراموش میکنند، وضعیت بدنی بدتری به نسبت باقی همکاران دارند و این موضوع در تیمهای دورکار به مراتب بیشتر به چشم میخورد.
رهبران از راه دور باید سلامت جسمی و روحی خود را در اولویت قرار دهند، دانشهای روز را با حضور فعال در انجمنهای تخصصی ارتقا دهند، با سایر شرکتها و مدیران آنها در ارتباط باشند، در کنفرانسها و رویدادهای حاضر باشند و به گسترش دانش خود کمک کنند.
به عنوان یک مدیر باید در تقویت تفکرات استراتژیک خود بکوشید و همواره با دریافت بازخورد از مدیران بالاتر و سوال پرسیدن از آنها خود را در این راه بهروز نگه دارید تا بتوانید اهداف روشنی را برای تیمهای خود تنظیم کنید. زمانی را برای استراحت مغز خود در نظر بگیرید، از پای کامپیوتر بلند شوید و ذهن خود را از تمامی افکار پاک کنید. کارهای خود را دستهبندی و جلسات خود را مدیریت کنید.
بازخورد بگیرید
در مدیریت به همان اندازه که باید روش بازخورد دادن را یاد بگیرید لازم است چگونگی دریافت بازخورد از دیگران را هم بیاموزید. درخواست بازخورد صادقانه میتواند فرصتی باشد تا به بهبود مهارتهای مدیریتی شما بیانجامد. چگونگی نحوه دریافت بازخورد از تیم دورکار نیز اهمیت بالایی در مدیریت دارد.
سوالاتی نپرسید که پاسخ آن بله، خیر یا بسیار کوتاه باشند. چون متاسفانه بهدست آوردن اطلاعات مرتبط با عملکرد شما کاری دشوار است. سوالاتی بپرسید که پاسخهای کمعمقی نداشته باشد. به جای پرسیدن اینکه «به عنوان یک مدیر در مورد من چه فکر میکنید؟» بپرسید «من به عنوان مدیر چه کارهایی میتوانم انجام دهم تا به شما در تحقق اهداف شغلیتان کمک کنم؟»
برای حفظ ناشناس بودن نظرات ارسالی میتوانید از ارزیابیهای ۳۶۰ درجه استفاده کنید و اگر بازخوردهای دریافتی مثبت بود آنرا یادداشت کنید تا در جلسات گروهی در مورد آن صحبت کنید. به طور مثال مدیرعامل دوئیست، نتایج ارزیابی ۳۶۰ درجه خود را هر شش ماه برای تمامی اعضای تیم به اشتراک میگذارد.
سلامتی را در اولویت قرار دهید
اجازه غلبه کار بر زندگی یک مزاحمت برای شما و تیمتان است. نادیده گرفتن زمان تعطیلات، کار در تعطیلات و آخر هفته و از دست دادن زمان خواب باعث میشود شما یک مدیر ناکارآمد باشید نه یک مدیر وظیفهشناس.
جیسون فرید و دیوید هاینمیایر؛ در مقالهای میگویند:
اگر میخواهید برای مدت طولانی و بدون فرسودگی به کار کردن ادامه دهید پس لازم است به سلامت خود اهمیت دهید و بین کار و زندگی به تعادل برسید. به عنوان یک شخص، ممکن است احساس خستگی کنید، تنهایی، افسردگی و استرس را تجربه کنید و به عنوان یک مدیر ممکن است گاهی عصبانی شوید و تمام اینها نشانهای از کمبود خواب، عدم استراحت کافی و اهمیت ندادن به سلامتیتان است.
در پایان به یاد داشته باشید که مواجهه با این چالشها هم جذاب است و هم پاداشدهنده. با ادامه مسیر مدیریت یاد بگیرید که چطور قطعات یک پازل را کنار هم بچینید و خود را به یک رهبر واقعی تبدیل کنید.
در پایان در صورت تمايل میتوانید بخشهای مفصلتر از این خلاصه مقاله را که در چهار بخش منتشر شده است بخوانید.
بخش اول، بخش دوم، بخش سوم و بخش چهارم
مطلبی دیگر از این انتشارات
اهمیت هوش مالی در کسبوکار
مطلبی دیگر از این انتشارات
آشنایی با کشف عمدی
مطلبی دیگر از این انتشارات
برای ما که میمانیم و میسازیم / داتین چگونه هزارنفری شد؟