بررسی موردی: یکپارچگی زنجیره تأمین دربرند بودا، تولیدکننده مواد غذایی گیاهی

یکپارچگی زنجیره تأمین، خصوصیتی لازم و ارزش‌آفرین است که شرکت‌های تجاری باید برای حرکت تدریجی به سوی آن برنامه‌ریزی کنند. وقتی همه حلقه‌های زنجیره به بهترین شکل ممکن در هم ادغام شوند، علاوه بر اینکه زمان فرایند تولید تا تحویل، به شکل محسوسی کاهش می‌یابد، احتمال ایجاد گسست در زنجیره تأمین نیز به حداقل می‌رسد.

عوامل مختلفی ممکن است یک شرکت را به این نتیجه برسانند که باید به فکر یکپارچگی زنجیره تأمین باشد. با توجه به اهمیت موضوع، در این مطلب از ویرگول فاخر، به بررسی موردی زنجیره تأمین یکپارچه می‌پردازیم که برای این منظور برند بودا (Buddha Brands) را انتخاب کرده‌ایم.

ضرورت یکپارچگی زنجیره تأمین برای برند بودا

برند بودا یکی از رهبران بازار در حوزه مواد غذایی و نوشیدنی‌های گیاهی و سالم محسوب می‌شود که محصولات پرطرفداری را مثل ThirstyBuddha و HungryBuddhasnacks به بازار عرضه می‌کند و طی دهه گذشته رشد چشمگیری داشته است. با این وجود، شرکت برای حفظ جایگاهش و یکپارچگی زنجیره تأمین، به ادغام سیستم تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI) و سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی‌اش (ERP) نیاز داشت.

برند بودا برای سیستم تبادل الکترونیکی داده‌ها با شرکت TruCommerce همکاری می‌کند که عرضه‌کننده یک پلتفرم تجاری جامع است. این پلتفرم ضمن ایجاد ارتباط بین مشتریان، تأمین‌کنندگان، کانال‌ها و سیستم‌ها، به کاربران اجازه می‌دهد تا روی بهبود تجربه مشتریان و برآورده سازی انتظارات شبکه‌های توزیع تمرکز کنند.

کارکنان برند بودا ابتدا باید اطلاعات سفارش خرید را از سیستم EDI دانلود و سپس همان داده‌ها را در سیستم ERP وارد می‌کردند. چنین روشی، درواقع نوعی دوباره‌کاری محسوب می‌شد و با اصل کارایی منافات داشت. چنین ناکارآمدی‌هایی که ناشی از عدم یکپارچگی زنجیره تأمین هستند، می‌توانند مانع رشد برندهایی مثل بودا شوند.

از سوی دیگر، بسیاری از خرده‌فروشان بزرگ انتظار دارند که عرضه‌کنندگان از طریق سیستم EDI یا از طریق انتقال داده‌ها از یک سیستم کامپیوتری به سیستم دیگر در یک فرمت استاندارد، با آن‌ها ارتباط برقرار کنند. برای برخی شرکت‌ها، ادغام قابلیت‌های EDI با سیستم‌های مالی و عملیاتی دیگر دشوار است و برخی دیگر هم فقط تا حدی در اجرای این کار موفق می‌شوند.

سیستم تبادل الکترونیکی داده‌ها از نظر تئوری، ارتباط بین شرکت‌ها را تسهیل نموده و کمک می‌کند تا شرکت‌ها بی‌آنکه تعداد کارکنانشان را به‌طور مداوم افزایش دهند، از فرصت‌های رشد به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. اما در این میان، یک مشکل اساسی وجود داشت. راس الیوت رئیس شرکت TrueCommerce می‌گوید که هرچند به باور عموم، EDI یک پروتکل استاندارد است اما از آن به شیوه‌های مختلفی استفاده می‌شود. به‌عنوان‌مثال، شرکت‌های مختلف ممکن است برای شرایط پرداختِ “net 30” اَشکال مختلفی را مثل “net30” یا “n30” به کار ببرند. همین تفاوت‌های کوچک می‌توانند در فرایند اتوماسیونی که سیستم EDI در پی ایجاد آن است، اختلالات جدی ایجاد کنند.

انتقال، تبدیل، ترجمه!

برای جلوگیری از پیامدهای منفی ناشی از به‌کارگیری اسامی متفاوت برای فرایندهای یکسان توسط شرکت‌ها و انتقال دقیق اطلاعات از سیستم تبادل الکترونیکی داده به شرکت‌هایی که از این سیستم استفاده می‌کنند، معمولاً سه مرحله باید طی شود: انتقال، تبدیل و ترجمه.

در مرحله اول، سیستم باید اطلاعات را بین دو شرکت جابه‌جا کند که در اینجا یک طرف، برند بودا و طرف دیگر، مشتریان یا همان شرکای تجاری آن قرار دارند. سپس لازم است که نوع سند مشتری به نوع سندی تبدیل شود که سیستم‌ ERP شرکای تجاری به آن نیاز دارند. درنهایت، ممکن است نیاز باشد که سیستم برای حصول اطمینان از یکسان بودن معنای اصطلاحات (مثل همان مثل Net 30)، محتوای دریافتی را ترجمه کند.

برند بودا تا قبل از همکاری با TrueCommerce برای چند سال با ارائه‌دهنده دیگری کار می‌کرد و در تلاش بود که از طریق یکپارچه‌سازی سیستم EDI، فرایندهایی مثل ثبت سفارش، صدور صورتحساب و عملیات مرتبط با این اقدامات را خودکارسازی کند. علاوه بر این، سران شرکت مصمم بودند که از طریق سیستم EDI با شرکت‌های لجستیکی طرف سوم (3LP) ارتباط برقرار سازند تا به‌واسطه افزایش یکپارچگی زنجیره تأمین، آن‌ها نیز در رسیدگی و تحویل سفارش‌ها، سریع‌تر عمل کنند.

تلاش برند بودا برای یکپارچگی زنجیره تأمین به ثمر ننشست. بخشی از این امر به دلیل پیچیدگی فرایند ادغام بود. راهکار برآمده از این تلاش، مستلزم پرداخت هزینه‌های مالیاتی مختلف، کارمزدهای بانکی و هزینه‌های دیگر بود. علاوه بر این‌ها، شرکت برای اجرای این پروژه، راهنما و مشاور مناسبی را در کنار خود نمی‌دید.

خانم پیلون، مدیر زنجیره تأمین کمپانی بودا در مونترال، به بررسی گزینه‌های دیگری برای راه‌اندازی سیستم تبادل الکترونیکی داده‌ها روی آورد. سرویس‌دهندگانی که قبلاً با شرکت NetSuite که تأمین‌کننده سیستم ERP برند بودا بود، کار کرده باشند. او برای ارزیابی شرکای تجاری احتمالی، از هر یک از آن‌ها می‌خواست که ضمن توضیح سناریوهای هزینه‌یابی و ارائه برآوردهای مالیاتی، توضیح دهند که سیستمشان چطور قادر به مدیریت آن‌هاست؟ خانم پیلون می‌گوید: از بین شرکت‌های مختلف، TrueCommerce همواره ایده‌های خوبی داشت و ضمن آگاهی دقیق از انتظارات ما، می‌دانست چطور باید این انتظارات را برآورده کند.

تجارت در همه جهات!

راس الیوت رئیس TrueCommerce می‌گوید که شرکت ما بر ایجاد ارتباط بین شرکت‌هایی با بیش از 100 کانال و شریک تجاری و متعاقباً یکپارچگی زنجیره تأمین، متمرکز است که بازارهای آنلاین مثل Amazon، EBay و Walmart و همین‌طور پلتفرم‌های معروف تجارت الکترونیک مثل Shopify و Magento را نیز شامل می‌شود. وی می‌افزاید هدف ما اتخاذ رویکردی تک‌کاناله است؛ به‌طوری‌که شرکت‌هایی که در زنجیره تأمین حضور دارند، برای برقراری ارتباط با یکدیگر به سرویس‌دهندگان مختلف نیاز نداشته باشند.

با وجود اینکه همه شرکت‌ها صرف‌نظر از اندازه و مقیاس می‌توانند از TrueCommerce استفاده کنند، اما خدمات این شرکت بیش از همه برای شرکت‌هایی مناسب است که سالانه بین 10 تا 500 میلیون دلار درآمد دارند. سیستم‌های مبتنی بر ابر TrueCommerce، برقراری ارتباط امن را میان شرکای تجاری امکان‌پذیر ساخته و با انتقال داده‌ها در بستر وب بین حلقه‌های مختلف و در جهات مختلف، یکپارچگی زنجیره تأمین را محقق می‌سازند.

وقتی برند بودا و TrueCommerce تصمیم به همکاری گرفتند، خانم پیلون مهلت زمانیِ سه‌ماهه‌ای را برای اولین پیاده‌سازی سازوکار تبادل الکترونیکی داده تعیین کرد. این هدفی بلندپروازانه بود اما دو شرکت از طریق یک تعامل عالی توانستند در همین بازه زمانی، سیستم تبادل الکترونیکی داده‌های TrueCommerce را در یکی از انبارهای واقع در لانگلی (بریتیش کلمبیا) جایگزین سیستم قبلی کنند. خانم پیلون در این خصوص می‌گوید: این سیستمی کاملاً یکپارچه است که مثل ساعت کار می‌کند!

یکی از دلایل موفقیت همکاری برند بودا و TrueCommerce در یکپارچگی زنجیره تأمین، تست جامع پروژه‌ها بود. آن‌ها هر پروژه‌ای را قبل از اجرای واقعی، با همه سناریوهای محتمل، امتحان می‌کردند و همه مزایا و معایب را مورد بررسی قرار می‌دادند.

حالا وقتی سفارش خرید جدیدی برای برند بودا می‌آید، بعد از بررسی، تأیید می‌شود. پس از تأیید خودکار، سفارش به انبار ارسال می‌شود. بخش انبار بعد از دریافت سفارش، بارنامه یا اسناد مربوط به حمل‌ونقل محصولات را که شامل اطلاعاتی مثل تعداد یا مقدار سفارش هستند، به بخشی که خانم پیلون در آن فعالیت می‌کند، می‌فرستد. سفارش به یک سند تکمیل یا سند حمل‌ونقل تغییر وضعیت می‌دهد و هم‌زمان به‌طور خودکار، پیامی برای مشتری ارسال می‌شود که او را از در راه بودن محموله‌ای که سفارش داده، آگاه می‌سازد. درنهایت هم برای مشتری فاکتور صادر می‌شود.

مزایای یکپارچگی زنجیره تأمین برند بودا

یکپارچگی زنجیره تأمین با استفاده از اتوماسیون، صرفه‌جویی زمانی چشمگیری را برای شرکت به ارمغان می‌آورد. خانم پیلون می‌گوید: ازآنجایی‌که بیشتر شرکای اصلی تجاری ما از سیستم تبادل الکترونیکی داده استفاده می‌کنند، سفارش‌ها و همه اسناد مربوط به آن‌ها به‌صورت خودکار وارد سیستم می‌شوند و دیگر به انجام اقداماتی مثل ثبت دستی اطلاعات سفارش در سیستم یا اعلان وضعیت سفارش به مشتریان نهایی که اموری زمان‌بر هستند، نیازی نیست.

یکپارچگی زنجیره تأمین، روحیه کارکنان را نیز بهبود بخشیده است. آن‌ها دیگر مجبور نیستد تا زمان زیادی را صرف ورود چندباره‌ی داده‌ها به سیستم کنند و به‌این‌ترتیب می‌توانند تمرکزشان را به حوزه‌های مهم‌تری مثل امور تحلیلی و همین‌طور ارتباط با مشتریان و انبارها معطوف سازند. خانم پیلون می‌گوید: آنچه باعث ایجاد انگیزه در همکاران من می‌شود، نه ثبت داده، بلکه انجام کارهایی است که به خلق ارزش افزوده می‌انجامند.

حین تحلیل تجربه موفقیت‌آمیز برند بودا در یکپارچگی زنجیره تأمین نباید از نقش رویکرد آموزشی و مشورتی شرکت TrueCommerce به‌سادگی گذشت. به‌عنوان‌مثال، این شرکت نحوه کارکرد دیتابیسِ سیستم تبادل الکترونیکی داده را به خانم پیلون و همکارانش نشان داد و آن‌ها را قادر ساخت تا بدون نیاز به یک شرکت دیگر، تغییرات آتی در اموری مثل مالیات یا قیمت‌گذاری را با فرایندهای تجاری شرکت ادغام کنند. به‌این‌ترتیب شرکت درباره فناوری مورداستفاده، آگاهی، دانش و استقلال بیشتری کسب کرد.

نکته مهم دیگر اینکه اگر ادغام منسجمی برای سیستم EDI که نیاز به ورود دستی داده‌ها را به حداقل می‌رسانَد وجود نداشت، همکاری برند بودا با شرکت‌هایی مثل آمازون هم امکان‌پذیر نبود. بدون یکپارچگی زنجیره تأمین، بسیاری از شرکت‌ها برای پردازش دستی سفارش‌ها مجبور هستند تا تعداد کارکنانشان را افزایش دهند. حالا وقتی آمازون یک سفارش را ثبت می‌کند، آن سفارش بلافاصله در سیستم ERP برند بودا یعنی NetSuite قابل‌مشاهده است و این امر فرایند برنامه‌ریزی و حمل‌ونقل محصولات را تسریع و تسهیل می‌کند. خودکار بودن فرایندها، خطاها را کاهش می‌دهد و به‌واسطه آزادسازی زمان، فرصت بیشتری را برای انجام کارهایی که توأم با خلق ارزش هستند، در اختیار کارکنان قرار می‌دهد.

ویژگی Scheduler، قابلیت دیگری در سیستم ارائه‌شده از سوی TrueCommerce است که امکان ثبت و صدور تراکنش‌ها را مطابق با زمان‌های از پیش تعیین‌شده در سیستم تبادل الکترونیکی داده‌ها فراهم می‌کند. به لطف این قابلیت، می‌توان ترتیبی داد که اسناد مربوط به سفارش، در فواصل زمانی معین، به‌طور خودکار از NetSuite خارج شده و به شرکت لجستیک طرف سوم یا مشتری ارسال شوند. واضح است که این قابلیت نیز به صرفه‌جویی زمانی کارکنان برند بودا کمک زیادی می‌کند.

یکی دیگر از مزایای یکپارچگی زنجیره تأمین برای برند بودا، کاهش هزینه پردازش سفارش‌های خارجی بود. تا قبل از همکاری با TrueCommerce، عدم رسیدگی برند بودا به سفارش برخی مشتریان ظرف 24 ساعت، باعث ایجاد هزینه‌های دیرکرد می‌شد اما اکنون بخش زیادی از این هزینه‌ها به‌کلی حذف شده‌اند زیرا سفارش‌ها به‌طور خودکار، در اسرع وقت و همراه با مستندات کامل در سیستم ثبت می‌شوند.

بودا برند قصد دارد اقداماتی را که برای یکپارچگی زنجیره تأمین در لانگلی انجام داد، برای انبارهای واقع در کالیفرنیا و تورنتو نیز تکرار کند که شیوع ویروس کرونا، باعث کُندی روند کار شده است.

سخن آخر

برخی شرکت‌ها به‌واسطه نگرانی‌هایشان بابت تغییرات ناشی از یکپارچگی زنجیره تأمین، انجام این کار را دائماً به تعویق انداخته و به استفاده از سیستم‌هایی که پاسخگوی نیازهای اساسی و حداقلی آن‌هاست، اکتفا می‌کنند. اما باید بدانیم که این استراتژی مانع بهره‌برداری مؤثر شرکت از فرصت‌های رشد می‌شود. بی‌شک هر تغییری مستلزم تلاش و کنار آمدن با برخی مشکلات موقت است و یکپارچگی زنجیره تأمین نیز از این قاعده مستثنی نیست. بااین‌حال، هر چقدر شرکت کوچک‌تر باشد، انجام این کار هم آسان‌تر خواهد بود.

هر چه یک پروژه تغییر، بزرگ‌تر باشد، تعویض شرکای تجاری نیز سخت‌تر است. بااین‌حال، بهتر است برای ایجاد یکپارچگی در زنجیره تأمین، در هر نقطه‌ای که هستید، روابط کم‌بازده را قطع کنید و همانند برند بودا در جستجوی شرکای تجاری اثربخش مثل TrueCommerce باشید. این کار علاوه بر کمک به رشد و پیشرفت مجموعه، باعث افزایش رضایت و بهره‌وری کارکنان می‌شود.