نکاتی برای دسته‌بندی مخارج در استارتاپ‌ها

راه‌اندازی کسب‌وکار یا استارتاپ، با مسئولیت‌های بزرگی همراه است که مدیریت هزینه‌ها یکی از همین مسئولیت‌هاست. اِعمال مدیریت صحیح روی هزینه‌ها به سازمان‌یافتگی، نظم و انسجام عملکرد اقتصادی استارتاپ شما کمک زیادی می‌کند و به همین دلیل، یکی از ارکان انکارناپذیر موفقیت کسب‌وکار است.

با توجه به اهمیت موضوع، این مطلب از وبلاگ هلدینگ فاخر را به موضوع مدیریت مخارج استارتاپ و نحوه انجام این کار در چهار مرحله اختصاص داده‌ایم.

1. هزینه‌های راه‌اندازی استارتاپ را شناسایی کنید

راه‌اندازی کسب‌وکار جدید به صرف هزینه زیادی نیاز دارد. برای منظم و تحت کنترل نگه داشتن هزینه‌های استارتاپ، نه‌تنها باید حساب کل هزینه‌ها در دستتان باشد بلکه باید هزینه‌های مختلف را با توجه به نوعشان، گروه‌بندی کنید. هزینه‌های راه‌اندازی کسب‌وکار معمولاً در یکی از این دو گروه قرار می‌گیرند: هزینه‌های دوره‌ای (تکرارشونده) و هزینه‌های یک‌باره.

به‌طورکلی، هزینه‌های یک‌باره هزینه‌هایی هستند که آن‌ها را صرف شروع کسب‌وکارتان می‌کنید. هزینه اخذ مجوزها، خرید وسایل، تجهیزات و ... مثال‌هایی از هزینه‌های یک‌باره محسوب می‌شوند. از طرف دیگر، هزینه‌های تکرارشونده به آن دسته از هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که در فواصل زمانی مشخص و احتمالاً به‌صورت ماهانه با آن‌ها سروکار دارید که اجاره، حقوق و دستمزد کارکنان، حق بیمه، هزینه آب، برق، اینترنت و ... از آن جمله‌اند.

2. هزینه‌های راه‌اندازی کسب‌وکار را به گروه‌های مجزا تفکیک کنید

پس از شناسایی هزینه‌های استارتاپ، نوبت به تفکیک و دسته‌بندی آن‌ها در گروه‌های خاص می‌رسد. این کار ضمن کمک به فرایند بودجه‌بندی کسب‌وکار، کمکتان می‌کند تا آنجا که مقدور است، از تخفیف‌ها و معافیت‌های مالیاتی بهره‌مند شوید. فهرست هزینه‌های شما برای راه‌اندازی کسب‌وکار می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• حقوق و دستمزد پرداختی به کارکنان: این هزینه، هر شکلی از پرداختی به کارکنان را اعم از حقوق و دستمزد، کمیسیون، اضافه‌کار و ... شامل می‌شود.
• کارمزد: این هزینه‌های استارتاپ شامل مخارجی هستند که صرف افتتاح و مدیریت حساب‌های بانکی، کارت‌های اعتباری و همین‌طور پرداخت وام‌ها می‌شود. ضمناً هزینه‌هایی هم که بابت دریافت مجوزها و خدمات حرفه‌ای مثل حسابداری، امور حقوقی و مشاوره صرف می‌کنید، به همین دسته تعلق دارند.
• تبلیغات: برای اینکه عموم افراد کسب‌وکارتان را ببینند و از آن آگاهی پیدا کنند، احتمالاً باید برای امور بازاریابی و تبلیغات، دست‌به‌جیب شوید. انتشار و توزیع بیزینس کارت و بروشور و راه‌اندازی و مدیریت وب‌سایت، ازجمله متداول‌ترین هزینه‌های مربوط به تبلیغات هستند.
• بیمه: حق بیمه‌هایی را که به‌طور ماهانه یا سالانه صرف اموری مثل بیمه خودرو، مسئولیت، اموال و ... کسب‌وکارتان می‌کنید، باید در یک گروه مجزا قرار دهید.
• البسه: هزینه‌هایی که صرف خرید لباس‌هایی می‌شوند که مستقیماً به کسب‌وکارتان مربوط هستند (نه لباس‌های شخصی) که در این ارتباط می‌توان از لباس فرم، لباس محافظ و ... نام برد.
• ارتباطات: این هزینه‌ها، همان هزینه‌هایی هستند که به‌واسطه آن‌ها برقراری ارتباط کاری با دیگران برایتان امکان‌پذیر می‌شود که مواردی مثل هزینه اینترنت، تلفن همراه، تلفن محل کار و ... را شامل می‌شود.
• آموزش: آن دسته از هزینه‌های استارتاپ که ممکن است صرف شرکت در سمینارها، گذراندن دوره‌ها یا خرید منابع آموزشی برای پیشرفت کارکنان در مسیر حرفه‌ای‌شان شود.
• تجهیزات: خرید ماشین‌آلات یا هرگونه ابزار تجاری.
• هدایا: اگر احتمال هدیه دادن به مخاطبان تجاری وجود دارد، باید گروه مجزایی برای این هزینه‌ها در نظر بگیرید.
• مزایای کارکنان: اگر کسب‌وکارتان مزایایی مثل بیمه‌های عمر، تصادف، سلامت و مواردی از قبیل را به کارکنان ارائه می‌دهد، هزینه‌های آن را در این دسته بیاورید.
• پرداخت کرایه/ اجاره: آن دسته از هزینه‌هایی که در راستای تحقق اهداف تجاری‌تان بابت استفاده از هر آنچه متعلق به شما نیست، صرف می‌کنید، به این دسته تعلق دارند که اجاره محل کار، تجهیزات، انبار، وسایل نقلیه و ... از آن جمله‌اند.
• مسافرت، وعده‌های غذایی و تفریحات: اگر خودتان یا کارکنانتان برای امور کاری به سفر می‌روید یا کارکنان و مشتریانتان را برای صرف غذا یا تفریح، بیرون می‌برید، مخارج انجام‌شده را باید در گروه مستقلی از هزینه‌های استارتاپ دسته‌بندی کنید.
• تعمیرات: هرگونه پرداختی بابت رفع یک مشکل در محل کار مثل تعمیر نشت لوله یا چاپگری که اخیراً خراب شده، به این دسته از هزینه‌ها تعلق دارد.
• مواد و اقلام: خرید هرگونه مواد و اقلام اداری مثل کاغذ چاپ، مداد، خودکار، کتاب، منگنه و ... جزء این دسته از هزینه‌ها محسوب می‌شود.
• خدمات عمومی: کلیه هزینه‌های انجام‌شده بابت استفاده از خدمات عمومی مثل برق، گاز، تلفن و ... گروه مجزایی را در هزینه‌های تجاری تشکیل می‌دهند.
• استهلاک: هزینه‌هایی که بابت اُفت ارزش دارایی‌هایی مثل تجهیزات، ماشین‌آلات و ... به‌واسطه گذشت زمان متحمل می‌شوید.

3. هزینه‌های قابل کسر از درآمدهای مالیاتی را شناسایی کنید

فهرست گسترده‌ای از هزینه‌هایی را که می‌توانید آن‌ها را در ارتباط با اهداف مالیاتی کسر کنید، تهیه کنید. معافیت‌ها یا بخشودگی‌های مالیاتی می‌توانند باعث صرفه‌جویی چشمگیر در هزینه‌های استارتاپ شوند. این بخشودگی‌ها، میزان درآمد مشمول مالیاتتان را کاهش داده و به‌این‌ترتیب، مالیات کمتری پرداخت می‌کنید. شناسایی و محاسبه دقیق کل هزینه‌هایی که بتوان آن‌ها را از درآمد کسب‌وکار، کم کرد، به شما در برآورد آن بخشی از درآمد که مشمول مالیات می‌شود، کمک می‌کند.

برخی از هزینه‌های استارتاپ را می‌توان به‌طور کامل و برخی دیگر را می‌توان به‌طور نسبی از درآمد، کسر کرد. خوشبختانه شما می‌توانید تعداد زیادی از هزینه‌های مذکور در بخش دوم را به‌طور کامل از درآمدتان کسر کنید. البته دراین‌بین بعضاً هزینه‌هایی هم مثل هزینه‌های شخصی وجود دارند که به‌هیچ‌وجه، از درآمد مشمول مالیات، کسر شدنی نیستند.

4. سیستمی برای پیگیری هزینه‌ها ایجاد کنید

حالا که انواع هزینه‌های استارتاپ را شناختید، باید سیستمی برای پیگیری و نظارت بر این هزینه‌ها ایجاد کنید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید کلیه درآمدها و هزینه‌هایتان را در یک برنامه صفحه گسترده رایانه‌ای مثل اکسل، ثبت و به‌روزرسانی کنید. به‌سادگی پوشه‌ای برای هر ماه ایجاد کرده و هزینه‌های انجام‌شده‌ ماهانه را بر مبنای نوع هزینه ثبت کنید. این فایل‌ها می‌توانند در فرایند بودجه‌بندی نیز به شما کمک شایان‌ذکری کنند.

در پایان هر سال تقویمی، ستون‌هایی را به هزینه‌های بودجه‌بندی شده‌، هزینه‌های کل، هزینه‌های متوسط و هزینه‌های پیش‌بینی‌شده تخصیص دهید. مبالغی را که در ابتدا برای هر یک از انواع هزینه‌های استارتاپ در نظر گرفته بودید، در ستون هزینه‌های بودجه‌بندی شده بیاورید. در ستون هزینه‌های کل، مجموع مخارج انجام‌شده در سال را بیاورید و در مرحله بعدی، متوسط هزینه‌های ماهانه را در ستون هزینه‌های میانگین درج کنید. حالا متوسط هزینه‌های ماهانه را در عدد 12 ضرب نموده تا هزینه‌های پیش‌بینی‌شده برای کسب‌وکارتان در موقعیت فعلی را محاسبه کنید.

تهیه نسخه پشتیبان از همه فاکتورها، صورت‌حساب‌ها، رسیدها و ریز حساب‌های بانکی از دیگر اقدامات بسیار مهم در راستای پیگیری و مدیریت هزینه‌های استارتاپ است که باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشید. در مواقعی که نسخه‌های اصلی به هر دلیلی مثل نقص سیستمی، در دسترس نباشند، این نسخه‌های پشتیبان جایگزین مناسبی برای آن‌ها محسوب می‌شوند.

سخن آخر

سازمان‌دهی و پیگیری هزینه‌های استارتاپ در ابتدا شاید کاری خسته‌کننده به نظر برسد. بااین‌حال، انجام این کار، باعث می‌شود که در آینده، با دردسرهای کمتری مواجه شوید و با برقراری نوعی نظم مالی، در مسیر نیل به اهداف تجاری‌تان، کارایی و اثربخشی اقتصادی بیشتری داشته باشید.