چرا زمان برای مدیران موفق محدود نیست؟

مدیریت زمان یکی از سخت ترین بخش های کار یک مدیر است. مدیریت کردن به اولویت بندی نیاز دارد و این کار باید به شکلی انجام شود که تعادل بین موضوعات و مسائل برقرار شود . به عنوان یک مدیر آیا وقت کافی برای کمک به تیم خود را دارید؟ یا اینکه تمام وقت شما در یک اتاق کنفرانس صرف می شود و فقط بر روی یک پروژه بزرگ کار می کنید؟ اگر موضوع فوری پیش بیاید چکار می کنید؟ برای جواب به این سوال ها شاید بهتر باشد که بینیم مدیران مؤثر و موفق وقت خود را چطور مدیریت می کنند. در ادامه به چند موردی که مدیران بزرگ و موفق برای مدیریت کردن زمان خود استفاده می کنند اشاره می کنیم، تا اگر شما هم به تازگی وارد حوزه مدیریت شده اید و یا یک مدیر هستید و می خواهید با مدیریت زمان به مدیر موفقی تبدیل شوید، با اصول آن آشنا شوید.

برنامه صبحگاهی منظم دارند

روز با صبح شروع می شود و عادت هایی که هر کدام از ما برای شروع یک روز که از صبح شروع می شود، داریم تاثیر مستقیم بر کیفیت و ادامه کارهای روزانه ما می گذارد. مدیران موفق و آن هایی که علم مدیریت را با شرکت در دوره مدیریت کسب و کار آموزش دیده اند، به خوبی از این موضوع آگاه هستند. اکثر این مدیران موفق صبح خود را با یک وعده صبحانه سالم شروع می کنند و فقط به خوردن یک فنجان چای یا قهوه اکتفا نمی کنند.

تحقیقات زیادی بر روی ارتباط بین کیفیت صبحانه و عملکرد افراد در طول روز انجام شده است و نتایج آنها نشان می دهد که کیفیت زندگی ما به شدت تحت تاثیر همین وعده صبحانه است. بعد از آن روتین هایی دارند که همیشه آنها را به عنوان شروع روز خود انجام می دهند. بعضی از این کارها شاید خیلی ساده به نظر برسد، اما واقعیت این است که معجزه در انجام دائمی کارهای مثبتی است که یک فرد هر روز انجام می دهد. بعضی از این روتین ها شامل موارد زیر است:

• خوردن صبحانه سالم
• زود بیدار شدن
• تجسم چیزهای خوبی که انتظار دارید در طول روز اتفاق بیفتد
• انجام نرمش صبحگاهی

کارها را اولویت بندی می کنند

تمام پروژه ها و وظایفی که یک مدیر بر روی آنها کار می کند به اولویت بندی نیاز دارند. به همین دلیل است که مدیران موفق برای اولویت بندی کارهای خود وقت می گذارند ، آنها را دسته بندی می کنند و زمانی که هر کدام از آنها نیاز دارند را مشخص می کنند و بعد به سراغ اولویت بندی آنها می روند. اولویت بندی کارها برای موفقیت یکی از بزرگترین چالش های مدیران ، اولویت بندی و مدیریت زمان است. به طور کلی اولویت بندی کارها با مدیریت زمان بر موفقیت یک مدیر تاثیر قابل توجهی می گذارد. در کار مدیریت همیشه چالش روبرو شدن با موضوعات غیر مترقبه هم وجود دارد و یک مدیر موفق برای مدیریت مسائل که بخشی از آن به مدیریت زمان هم مربوط می شود، همیشه خودش را آماده می کند. بنابراین ، آنچه یک مدیر برای اولویت بندی امور انجام دهد عبارت است از:

• مشخص کردن موضوعات مهم و موضوعات کم اهمیت
• سازماندهی کارها
• انعطاف پذیری و سازگاری

از فهرست انجام کارها استفاده می کنند

اکثرا مدیران به دلیل نوع شغلی که دارند باید به مسائل و موضوعات مختلفی رسیدگی کنند. گاهی تعداد این کارها آنقدر زیاد می شود که اگر آن را یاداشت نکرده باشند، ممکن است فراموش شود. به همین دلیل مدیران موفق از لیست کارهایی که باید انجام شود استفاده می کنند. این لیست معمولا بر اساس اولویت بندی و اهمیت کارها مرتب می شود. ذهن ما انسان ها به دسته بندی کارها و موضوعات علاقه زیادی دارد و له همین دلیل اگر چیزی را فقط در ذهن خودمان داشته بشیم و تعداد آنها هم زیاد باشد، گاهی دچار استرس می شویم و نمی دانیم که چه کار باید انجام دهیم.

داشتن یک لیست کار نه تنها این فشار را کم می کند، بلکه باعث می شود تصویر روشن تری هم از آنچه انجام می دهیم داشته باشیم. مدیران موفق و آگاه به علم مدیریت به خوبی با این موضوع آشنا هستند و به همین دلیل از چنین لیستی استفاده می کنند. تهیه این لیست کار سختی نیست، چه به صورت روزانه و چه به شکل هفتگی یا هر بازه زمانی مورد نظر ، تهیه چنین لیستی امکان پذیر است. مهمترین تاثیر داشتن لیست کارها کمک به مدیریت زمان است. وقتی یک مدیر بداند که قرار است در طول مثلا یک روز چه کارهایی را انجام دهد، به شکل بسیار موثرتری می تواند زمان خود را مدیریت کند.

عوامل حواس پرتی را حذف می کنند

بعضی اوقات دنیای اطراف ما حفظ تمرکز را بسیار سخت می کند. اگر یک مدیر به طور دائم به دلیل مسائل و موضوعات اطراف دچار حواس پرتی شود ، برای مدیریت ذهن و در نتیجه زمان دچار سرگردانی می شود و در نتیجه وقت خود را نمی تواند به خوبی مدیریت کند. مدیران موفق جدا از برنامه ریزی که برای هر ثانیه خود دارند، عواملی که باعث حواس پرتی آنها می شود را هم در نظر می گیرند، و تا حد امکان این عوامل را حذف می کنند. مدیران موفق و آن دسته از مدیرانی که علم مدیریت را با شرکت در دوره مدیریت کسب و کار آموزش دیده اند، یاد گرفته اند که حذف عوامل که باعث حواس پرتی می شود را به یک عادت همیشگی تبدیل کنند. این افراد به خوبی می دانند که حذف عوامل مزاحم چه تاثیر قابل توجهی بر مدیریت کردن زمان دارد و می تواند کیفیت کار آنها را افزایش دهد.

هوشمندانه کار می کنند ، نه سخت تر

واقعیت تلخ این است که همه 24 ساعت در طول یک شبانه روز بیشتر دارند و به همین دلیل هر ساعت را باید برای کار ، روابط ، خانواده ، زندگی شخصی تنظیم کنند. اما افراد موفق کسانی هستند که از زمان خود هوشمندانه استفاده می کنند. همیشه لازم نیست که زیاد برای یک چیز وقت بگذاریم، کار درست این است که برای بخش های مهم هر کار وقت بگذاریم. در هر کاری چه امور شخصی و چه مسائل کاری یک یا چند نقطه کلیدی وجود دارد که اگر آنها را درست تشخیص دهیم، دیگر لازم نیست که وقت زیادی برای هر کار صرف کنیم.

این دقیقا همان کاری است که مدیران موفق انجام می دهند و در نتیجه عملکرد آنها نسبت به بقیه بالاتر می رود. این مدیران معمولا یک برنامه و استراتژی برای روز کاری خود دارند و پیشرفت کارها را هم ردیابی می کنند ، کارها را بر اساس لیست روزانه خود انجام می دهند و عادت های خود را کنترل می کنند تا مهارت های مدیریت زمان خود را بهتر کنند. از همه مهمتر اجازه نمی دهند که روز آنها را کنترل کند، بلکه خودشان روز را کنترل می کنند.

کارهای بزرگ را به قسمت های کوچک تقسیم می کنند

زمانی که با یک کار بزرگ روبرو می شویم شاید خیلی از ما احساس ناتوانی کنیم، چرا که انجام دادن یک کار بزرگ کار ساده ای نیست. پس مدیران موفق چطور کارهای بزرگ را انجام می دهند؟ کاری که مدیران موفق می کنند این است که پروژه هی بزرگ را به قسمتهای کوچک تقسیم می کنند و هر قسمت را با توجه به اولویت آن انجام می دهند. این کار یکی از موثرترین روش ها برای مدیریت کارها و البته مدیریت زمان است. این کار ، باعث می شود همه چیز به موقع انجام شود، چرا که ردیابی زمان برای کارهای کوچکتر خیلی ساده تر از ردیابی زمان برای یک کار بزرگ است.

چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟

مدیریت زمان یعنی برگرداندن شادی به زندگی، چرا که باعث می شود از هر لحظه زندگی خود بهترین استفاده را بکنیم. عبارت" فرصت را از دست نده" کاملا نشان می دهد که زمان چقدر اهمیت دارد و گاهی اگر زمان انجام کاری را از دست بدهیم، شاید سال ها طول بکشد تا بتوانیم آن را جبران کنیم، حتی شاید دیگر فرصتی برای جبران آن هم دیگر نداشته باشیم. اهمیت دادن به مدیریت زمان مستقیم بر روی کیفیت زندگی تاثیر می گذارد.

این موضوع به خصوص برای مدیران اهمیت زیادی دارد و جز اصلی ترین مهارت های یک مدیر موفق به حساب می آید. به طور کلی مدیریت زمان بر جنبه های مختلف زندگی تاثیر می گذارد و باعث می شود تا احساس رضایت و انرژی بیشتر شده و سریع تر به هدفی که داریم برسیم، علاوه بر این کنترل بیشتری هم بر اوضاع خواهیم داشت و در نتیجه از زندگی لذت خواهید برد.

مدیریت زمان زا آن دسته ویژگی هایی است که نقش اساسی در موفق و یا عدم موفقیت یک مدیر دارد. به عبارت دیگر همان اندازه که مدیریت کردن زمان می تواند باعث موفقیت یک مدیر شود، به همان اندازه عدم مدیریت زمان باعث شکست یک مدیر موفق خواهد شد. مدیران موفق به خوبی با این مسئله آشنا هستند و به همین دلیل از روش های مختلفی برای مدیریت زمان استفاده می کنند که به بعضی از آنها در این مقاله اشاره شد. مدیریت زمان نه فقط برای مدیران بلکه برای همه ما مفید است. یادگیری مدیریت زمان از آن دسته مهارت هایی است که به کمک آن سطح کیفیت زندگی خیلی بهتر خواهد شد و استفاده از آن به داشتن زندگی شادتر کمک زیادی می کند.