ده اشتباه رایج پرسشی و روش برطرف کردن آنها

" اگر ورودی ها اشتباه باشد، در واقع اطلاعات اشتباه را بیرون داده اید!" این یک باور متداول است که در مورد کار با سیستم های کامپیوتری گفته می‌شود. این اصل عیناً در حوزه ارتباطات و رسانه ها نیز صدق می کند. اگر سوال اشتباه بپرسید جواب های اشتباه دریافت می کنید؛ یا حداقل چیزی می شنوید که انتظارش را ندارید. در این مقاله ده اشتباه بزرگی که کوچ ها ( بویژه کوچ های تازه کار) مرتکب می شوند و چگونگی درست پرسیدن هر کدام از آنها معرفی گردیده است.

یکی از مهمترین ابزارهای یک کوچ برای کمک به شفاف سازی فکر و خواسته مراجع و حل مشکلاتش، پرسشگری موثر است. پرسیدن سوال به مراجع کمک می کند تا او عمیق تر به تفکر پرداخته و افکار خود را واضح تر از گذشته ببیند و ایده های بیشتری برای حل مسئله و چالش خود بیابد.

پرسیدن پرسشهای صحیح قلب تپنده تبادل اطلاعات و ارتباطات موثر است. با بکار بردن پرسشهای درست در موقعیت های خاص می توانید مهارت های ارتباطی خود را ارتقا دهید. کوچ، کوچی را با طرح سوالات به جا و مناسب، ترغیب به حرف زدن می کند. توجه او را هدایت می کند و به کوچی در فکر کردن کمک می کند.

در اینجا فهرستی از ده اشتباه رایج پرسشی آورده شده است:

1) پرسش های بسته:

پرسش های باز در مقایسه با پرسش های بسته دو ویژگی مثبت کلیدی دارند: یکی اینکه به مراجع این اجازه را می‌دهند که گفتگو را هدایت کند ( زیرا این گونه پرسش ها به روش های مختلفی پاسخ داده می شوند ) و دیگر اینکه سبب اندیشیدن فرد به هنگام استخراج پاسخ های طولانی تر می شوند. اگرچه بیشتر مردم به پرسش های بسته ای که به طور غیر یکنواخت پرسیده شده اند همانند پرسشهای باز پاسخ می دهند ولی چند پرسش پشت سر هم ذهن افراد را از کار می اندازد.

راه حل: تبدیل پرسش های بسته به پرسش های باز؛ برای تبدیل پرسش های بسته به پرسش های باز ابتدا باید نسبت به آن چه می پرسید آگاه باشید. اگر در هنگام پرسش کردن متوجه این مشکل شدید، توقف کنید و از ابتدا پرسشتان را بپرسید. به آسانی می توانید پرسش های بسته را تشخیص دهید. زیرا با یک « بله » و « خیر » ساده پاسخ داده میشود. برای نمونه :

آیا راهی وجود دارد که این کار را انجام داد و باز هم عصر ها برای خانواده وقت گذاشت؟
آیا تو هم میتوانی به شکل واقع بینانه این کار را قبول کنی ؟
آیا راه دیگری برای برخورد با آن وجود دارد ؟
آیا گزینه دیگری داری ؟
آیا هفته خوبی داشتی ؟

هنگامی که متوجه پرسیدن یک پرسش بسته می شوید فوری از این تکنیک استفاده کنید تا آن را تغییر دهید؛ پرسش را دوباره ولی این بار با واژه های « چه » و « چگونه » بپرسید. در اینجا بهتر است بجای تمام پرسش های بسته بالا با استفاده از این تکنیک بپرسیم :

چه کاری میتوانید انجام دهید تا عصرها برای خانواده ات وقت داشته باشی ؟
زندگیت چه تغییری می کند اگر این کار را بپذیری ؟
به چه روش دیگری می شود با آن برخورد کرد ؟
چه گزینه های دیگری داری ؟
چه توضیحی در مورد هفته ای که گذارندی داری ؟

2) پرسش های راه حل گرا:

یک حالت ویژه از پرسش های بسته، پرسش های راه حل گرا هستند. پرسش های راه حل گرا پیشنهاد هایی هستند که به آن ها یک نشانه پرسش افزوده شده است. اگر فرم پرسش هایتان به شکل « آیا می توانیم، آیا میشود، آیا فکر می کنی و...» است پس در دردسر افتاده اید. برای نمونه :

آیا نباید پیش از این کار با رئیست گفتگو کنی؟
آیا میتوانی به همراه همسرت به پیاده روی بروی ؟
آیا فکر میکنید تایید این فرد به‌ تو نتیجه بهتری می دهد ؟
آیا میتوانی با این که مطمئن نیستی به او اعتماد کنی ؟

راه حل: به دنبال کنجکاوی تان بروید؛ در حالت واقعی پرسشهای راه حل گرا از یک حس درونی سرچشمه می گیرند. چیزی که فرد مقابل می‌گوید سبب کنجکاوی شما می شود پس در ذهنتان مشکل احتمالی را می یابید، راه حل را ایجاد می کنید و به فرد مقابل ارائه می دهید. نکته اینجاست که باید به چیزی باز گردید که شما را کنجکاو کرد و درباره آن بپرسید. این کار بیشتر پرسش راه حل محور شما را که متمرکز به یک پاسخ احتمالی است به یک پرسش باز با چندین پاسخ گوناگون گسترش می‌دهد. در اینجا بهتر است بجای تمام پرسش های راه حل گرای بالا بپرسیم:

نگاه ما در پرسش نخست فهرست قبلی به دنبال کانال های قدرت این سازمان بود. پس می پرسیم: در شرکت شما پیش از انجام این کار باید از چه کانال هایی عبور کنیم ؟
در پرسش دوم متوجه این شدیم که کارمند یک فرد برونگرا است اما تمام گزینه های تمرینی احتمالی به تنهایی انجام شد. پس می پرسیم: متوجه شدم که تمام گزینه های ورزشی شما فعالیت های افرادی هستند. چطور می توان دیگران را در برنامه ورزشی خود جای دهید ؟

3) خواستن یک پاسخ درست :

یکی از بزرگترین موانع پیش پای کوچ های تازه کار، ماموریت پیدا کردن جام مقدس است. پرسشی که رازهای جهان را برای مراجع آشکار می کند. پیش از هر پرسش، درنگی طولانی و عجیب هنگامی که در ذهن خود به دنبال پرسش مناسب هستید به وجود می آید که پویایی گفت وگو را از بین می برد.

راه حل: به پروسه اعتماد کنید؛ پرسش بی عیب و نقص، عامل تاثیر نیست. شما فقط لازم است به شخصی که او را کوچ می کنید کمک کنید تا فراتر از آنچه که خود به آن می اندیشد فکر کند. به پروسه اعتماد کنید که به فرد کمک کند نه بصیرت شما.

یک تکنیک عالی برای زمانی که تازه کارتان را در جایگاه کوچ شروع کرده اید این است که از یک پرسش بسیار ساده مانند « بیشتر توضیح دهید » و یا « دیگر چه » استفاده کنید. برتری این پرسش های کوتاه و شیرین این است که پروسه سبب مداخله نمی شوند.

یک ابزار بسیار خوب دیگر نظارت و پرسیدن است. مهمترین چیزی که مراجع گفت را انتخاب کنید، دقیقا کلماتش را تکرار و بخواهید بیشتر توضیح بدهد. به این صورت :

در سخنانتان یادآوری کردید............... بیشتر درباره اش برایم توضیح دهید ؟

با تنوع دادن به پرسشهای خود ( بیشترتر بگو، یعنی چه و... ) می‌توانید این تکنیک‌ را بارها به طوری که مسخره به نظر بیاید، استفاده کنید. این روش بسیار خوبی برای نگه داشتن تمرکز روی مراجع به جای بزرگی خودتان در جایگاه کوچ است.

4) پرسش های بی هدف :

یک مدل از پرسش های با « یک پاسخ درست » پرسش های بی هدف هستند. بعضی کوچ ها نمی تواند جلوی خود را بگیرند تا یک پرسش را به روش مختلف بپرسند در حالیکه پنج حرف بی ربط و چند پاسخ احتمالی را وارد آن می کنند. وقتی کوچ پرسش ها را یکی پس از دیگری می پرسد مراجع نمی دانند که باید چه پاسخی بدهد و روند گفتگو می ایستد.

راه حل: ابتدا فکر کنید سپس سخن بگویید؛ مشکل بیهوده سخن گفتن معمولاً به یکی از این دو دلیل می باشد. دلیل نخست این است که برخی از کوچ ها در هنگام پرسیدن پرسش می خواهند فکر کند که چه بپرسد. چند لحظه پیش از اینکه ساختار پرسش را بیابید، سکوت کنید. وقتی این کار را انجام می دهید، معمولاً می‌بینید که مراجع بدون اینکه شما اصلاً پرسشی بپرسید ادامه می‌دهد. دومین دلیل رایج در بیهوده سخن گفتن این است که ما بیش از حد نگران درک کامل فرد مقابل از پرسش خود هستیم. نیاز ما برای درک شدن، از تلاش برای هدایت فرد مقابل به راه خاصی سرچشمه می گیرد. دستور کار خود را فراموش کنید پرسش را یک بار بپرسید، توقف کنید و منتظر باشید تا ببینید فرد مقابل کی متوجه می شود. معمولاً هیجان انگیزترین لحظات کوچینگ وقتی به وجود می‌آید که مراجع متوجه نمیشود که شما چه میخواهید.

5) پرسش های تفسیری:

گاهی ما فقط با پرسیدن یک پرسش آنچه که مراجع می گوید را تغییر می دهیم. برای نمونه وقتی مراجع می گوید: ( برایم سخت شده است که اول هفته صبح از خواب بیدار شوم، پروژه جدیدم مرا خسته کرده است، حمایتی که نیاز دارم را دریافت نمی کنم و همیشه چشمم به ساعت است و آرزو می کنم که روز کاری تمام شود ). پرسشی مانند: ( چند وقت است که از کارت متنفری ؟ ) معمولاً واکنشی مانند: ( صبر کن، من کی گفتم از کارم متنفرم؟ )

دلیل این چیست؟ پرسش ما تفسیر ما را از سخنان مراجع بیان کرده است. ما هنوز نمی دانیم که شخص از کارش متنفر است یا آن را دوست ندارد یا حتی عاشق آن است. ما فقط آنچه مراجع گفت را می دانیم. پرسش های تفسیری اعتماد را ضایع کرده و روند گفتگو را مختل می کند زیرا مراجع می‌خواهد به تفسیر شما پاسخ دهد.

راه حل: از واژه های خودشان استفاده کنید؛ تصحیح پرسش های تفسیری کار ساده ای است، فقط استفاده از سخنان خود مراجع در پرسش هایتان را تبدیل به عادت کنید. در اینجا بهتر است بجای پرسش تفسیری بالا بپرسیم:

چه مدت است که پروژه جدید خسته ات کرده است ؟
چه حمایتی نیاز داری که دریافت نمی کنی ؟
چه چیزی سبب می‌شود که به ساعت نگاه کنی و آرزو کنی که روز کاری تمام شود ؟

تمام واژگان کلیدی سوالات بالا به طور مسنقیم از جملات خود مراجع استخراج شده است. این نوع پرسیدن سبب می شود که مراجع به تعبیر شما از سخنانش واکنش نشان ندهدو گفتگو را در سمتی سازنده هدایت می کند.

6) پرسش های لفظی:

با وجود اینکه به شکل پرسش جلوه می کنند، پرسش های لفظی در واقع بیانیه هایی هستند ( بیشتر احساسی و همراه قضاوت ) بر اساس نظر شما نسبت به وضعیت. برای نمونه:

چه فکری با خود می کردی که اینگونه عمل کردی ؟
آیا واقعاً می خواهی اینگونه کارت را رها کنی ؟
آیا این شانه خالی کردن نیست ؟
ترجیح نمی دهی که با همسرت کنار بیایی ؟

از آنجا که واقعاً به دنبال یک پاسخ نیستیم، این پرسش ها هیچ پاسخی را برنمی انگیزد یا سبب برانگیخته شدن یک حالت دفاعی نمی شود. پرسش های لفظی به طور کلی نشان این هستند که شخص مقابل را قضاوت کرده اید یا یک احساسی نسبت به او پیدا کرده اید.

راه حل: نگرشتان را بازنشانی کنید؛ از بین بردن پرسش های لفظی نیازمند یک تغییر نگرش نسبت به مراجع است. یک راه این است که با درون خودتان ارتباط برقرار کنید و درک کنید که این وضعیت چگونه دکمه احساسات شما را فشار می دهد. رویکرد دوم تازه کردن تصویر ذهنیتان از توانایی ها و پتانسیل مراجع است. ۱۵ تا ۲۰ دقیقه برای این اندیشه ها وقت بگذارید و نگرش خود را نسبت به باور داشتن مراجعتان تغییر دهید.

7) پرسش های هدایت شده:

پرسش های هدایت شده آنهایی هستند که به نرمی فرد مورد هدایت را به سمت پاسخ مشخص سوق می دهد. پاسخی که کوچ دانسته یا ندانسته آن را می خواهد. درحالیکه پرسشهای تفسیری بطور بی شرمانه ای جانبدارانه هستند، شاید حتی متوجه نشوید که با پرسش های هدایت شده گفتگو را به سوی ویژه ای سوق می دهید. گمان می کنید کوچ چه پاسخی را برای این پرسش ها می خواهد ؟

در چند هفته گذشته مقدار مناسبی زمان برای پردازش این موضوع گذاشته ایم، آیا آماده ای که اکنون درباره آن تصمیمی بگیری؟
آیا میخواهی با این سازمانی که در آن سرمایه گذاری زیادی کرده‌ای بمانی ؟
به نظر می‌آید که این گزینه امروز حس خوبی داشته باشد ولی گزینه دوم خشنودی طولانی تری به همراه خواهد داشت، کدام را انتخاب می کنی ؟

راه حل: گزینه های چندگانه یا خلاف آن؛ وقتی متوجه می شوید که در حال پرسیدن یک پرسش هدایت شده هستید، می توانید با طرح چند گزینه آن را تغییر دهید. مانند:

آن احساس را نام ببر آیا نا امید هستی ؟
چند گزینه اضافه کنید و بپسید : آیا نا امید شده ای، مشتاقی یا چه ؟

یک تکنیک فوق العاده دیگر استفاده از گزینه « یا خلاف آن» می باشد. برای نمونه :

اگر این پست جدید را بپذیری آیا زمان و انرژی تو را برای خانواده ات کم می کند ؟

8) نادیده گرفتن مداخله :

نه این اشتباه چاپی نیست. ترس از مداخله کردن و متمرکز کردن دوباره گفتگو برای کوچ های تازه کار مشکل بزرگتری نسبت به زیادی به دخالت کردن است. در حالیکه برخی مراجعان به طور خلاصه تر گفتگو می کنند برخی از هر پرسش بازی که می پرسند ده دقیقه گفتگو می کنند. جزئیات غیرمرتبط بیش از اندازه روند را کند و تمرکز را از بین می برند.

راه حل: تمرکز را احیا کنید؛ بخشی از کار شما در جایگاه یک کوچ مدیریت گفتگو است پس هر گاه می بینید مراجع گفتگو را به حاشیه می کشاند با یک پرسش مداخله کنید و تمرکز را برگردانید. یک کلام پیشگیرانه این است که درباره بی هدف سخن گفتن، گفتگو کنید و اجازه مداخله در زمان لازم را برای خود نگه دارید.

توجه من را وقتی گفتی................... جلب کردی . بگذار به آن برگردیم.
خیلی خوب آنچه در ذهنت هست را بیان می کنی. اشکالی نداره اگر هر از گاهی مداخله کنم تا از موضوع موضوع دور نشیم و بهترین استفاده را از زمان ببریم ؟

9) مداخله کردن :

روی دیگر سکه مداخله کردن این است که برای بعضی از ما مداخله کردن بدون آنکه متوجه آن باشیم یک عادت است. افرادی که زیاد مداخله می کنند بیشتر در جایگاه یک فرد بی احترام و خسته‌کننده جلوه می‌کنند و این تصویری نیست که به عنوان یک کوچ بخواهید. آیا شما یک مداخله‌گر هستید ؟ اگر میخواهید متوجه شوید این تمرین را انجام دهید. ابتدا یکی از جلسات خود را ضبط کنید. سپس به میان نوار بروید ( جایی که دیگر فراموش کردید که در حال ضبط جلسه هستید ) به نوار گوش دهید و هر بار یکی از این سه گزینه را میشنوید یادداشت کنید. هرگاه مراجعه هنوز در حال سخن گفتن بود نظر دادم یا مداخله کردم. هرگاه مراجع خواست در میان گفتگوی من دخالت کند و من همچنان در حال سخن گفتن بودم. وقتی همزمان شروع به سخن گفتن کردیم، نتوانستم احترام مراجع را نگه دارم.

راه حل: تا دو شماره بشمارید؛ راه حلی ساده برای از بین بردن عادت مداخله وجود دارد. با خود متعهد شوید که هنگام کوچ پس از اتمام سخن گفتن مراجع، پیش از کلام شما دو ثانیه بشمارید، اگر فرد قبل از تمام شدن این دو ثانیه شروع به سخن کردن کرد، چه خوب ! هدف شما در جایگاه یک کوچ، تزریق نظرات خودتان نیست بلکه کمک کردن به مراجع برای ایجاد ایده خودش است.

10) پرسش « چرا » :

پرسشهای « چرا » سبب می‌شود فرد عقب‌نشینی کند زیرا انگیزه را به چالش می کشند. شما با پرسیدن این پرسش ها می خواهید که مراجع از کارش دفاع کند یا آن را توجیه کند. پس شوکه نشوید اگر مراجع حالت تدافعی گرفت.

راه حل : از « چه چیزی » به عنوان جایگزین استفاده کنید؛ بازسازی پرسش ها برای جایگزینی « چه چیزی » به جای « چرا » کار ساده‌ای است. در اینجا نمونه هایی از پرسش های « چرا » داریم که با واژه های دیگر ساخته شده اند تا فرد در حالت دفاعی قرار ندهد.

چرا این کار را نپذیرفتی ؟
چرا فکر میکنید این چنین پاسخ می دهد ؟
چرا نمی توانیم با او درباره این موضوع سخن بگویی ؟
بهتر است بپرسید: چه چیزی سبب شد این کار را نپذیرفتی ؟
بهتر است بپرسید: چه چیزی سبب می‌شود که انتظار چنین بازخوردی داشته باشی ؟
بهتر است بپرسید: چه چیزی نیاز دارید که با او در این باره گفتگو کنی ؟