مدیریت تغییرات در سازمان ها

مدیریت تغییر یکی از جنبه‌های حیاتی در موفقیت هر سازمان است. تغییرات در محیط کسب و کار می تواند امری طبیعی، گاها بیخبر، بدون اندازه‌گیری و آسیب زا باشد. اگر صاحب کسب و کار خود هستید باید قدرت مدیریت تغییرات و تبدیل آن به فرصت را داشته باشید؛ در این مقاله از فراکوچ، ما به بررسی راهکارها و استراتژی‌های موثر در مدیریت تغییر در سازمان ها پرداخته و نکات کلیدی را برای دستیابی به موفقیت در این زمینه مورد بررسی قرار خواهیم داد.

میزان پذیرش خود از تغییر را چگونه میتوانم اندازه بگیریم؟

تغیر، در زمان وقوع هر اندازه بزرگ باشد، افراد نسبت به آن، به تدریج واکنش نشان می دهند. افراد هنگام مواجهه با تغییرات، چهار مرحله را پشت سر میگذراند که عبارتند از:

انکار
مقاومت
شناخت
پذیرش

اگر خود را در گذر از این مرحله یافتید، کمتر از یک فرد عادی دریافت کننده تغییر نخواهید بود. اما اگر آگاه باشید که در کجای فرآیند هستید، این امر به شما نیز به اندازه دیگران در انطباق یافتن با تغییر کمک میکند.

چهار واکنشی که هر فرد در ارتباط با تغییر پشت سر می گذارد، عبارتند از:

انکار: با ظهور اولین نشانههای تغییر، بسیاری از افراد از تصدیق آن امتناع می ورزند. آنها به ضروری بودن تغییر، یا تأثیر فرآیند آن بر زندگی اعتقاد ندارند. آیا شما این احساس انکار را هنگام پیشنهاد شدن یک تغییر تجربه کرده اید؟

مقاومت: انکار ضرورت تغییر و مقاومت در برابر آن وقتی عمومیت یافته و در راه است، هر یک مقوله ای متفاوت از یکدیگر است. آیا شما از کسانی هستید که از پذیرش تغییر خودداری میکنند؟ این رفتار نیز، نشانه ای از دشواری در مواجهه با تغییر است. در آستانه وقوع تغییر باید آماده تقویت شرایط تحقق آن باشید. به عنوان مدیر، همچنین ضروری است به کارمندانتان در پذیرش تغییر (نکات مثبت و منفی آن هر دو) کمک کنید.

شناخت و مطالعه: مرحله سومی که افراد پشت سر میگذارند، یک بررسی عقلانی از دلایل لَه و علیه تغییر است. آیا شما به بررسی دستاورهای تغییر می پردازید، یا حتی از گوش سپردن فعال به سخنان دیگران در مورد منافع و زیانهای تغییر خودداری میکنید؟

پذیرش: وقتی تغییر تأثیر خود را میگذارد، افراد به حقیقت آن پی برده و آن را می پذیرند. در گذر زمان تغییر به شرایط کنونی جدید تبدیل میشود. شما چطور؟ اگر هنگام رخ دادن تغییر از آن فاصله گرفته و ماهها پس از این واقعیت به آن روی خوش نشان میدهید بدانید که مشکلی جدی دارید!

اگر بدانید که این واکنشها طبیعی بوده و با انطباق خود وقتی در جریان تغییر قرار میگیرید، میتوانید رفتار خود را برای انطباق بیشتر با تغییر تنظیم کنید. همچنین می توانید تشخیص دهید کارمندانتان در کجای این جریان قرار دارند و به آنها در تلاش برای همسو شدن با تغییر کمک کنید.

چگونه میتوانم دریابم تغییر در راه است تا اداره خود را برای آن آماده کنم؟

باید در حوادث درون سازمان خود به تعمق بپردازید. به این ترتیب از تغییراتی که به احتمال اداره شما را نیز متأثر خواهد ساخت کسب آگاهی میکنید. نباید اجازه دهید چشمتان بر نشانه های تغییر بسته بماند و یا کارکنانتان تصور کنند در چنین مواردی اسیری دست و پا بسته هستید کارکنان باید فکر کنند آنچه را در راه است میدانید و مهمتر آنکه اگر ضرورت های تحمیلی از جانب مدیریت ارشد غیر منطقی باشد نماینده افکار آنان خواهید بود.

برای اطمینان از اینکه در تغییر نهایی حرفی برای گرفتن خواهید داشت داوطلبانه برای تسریع تغییری که به هر حال انکار ناپذیر است اقدام کنید. به این ترتیب در وضعیتی خواهید بود که بر تصمیمات مربوط به طرح تغییر و تحقق آن تأثیر بگذارید.

با همکاران ناهار بخورید. جالب است که هنگام ناهار، یا حتی در فرصت کوتاه قهوه خوردن با افراد، در می یابید در جای دیگری از سازمان چه چیزی در حال رخ دادن است.
گزارشهایی را که دریافت میکنید، بخوانید. در زیر انبوه کارهای اداری ماندن و کنار گذاشتن گزارش فعالیتهایی که ارتباط مستقیمی با شغل شما ندارد، کار ساده ای است. اما مرور چنین مدارکی، حتی اگر نسخۀ دیجیتالی باشند، شما را نسبت به پیشرفت هایی که در راه است و مستقیم یا غیر مستقیم اداره شما را متأثر می سازد، هوشیار می سازد.
با مدیر خود ارتباط برقرار کنید. هر از گاهی این کار را انجام دهید تا بداند چه انجام داده اید (به خود یا ادارۀ خود بالید) و در عین حال فرصتی باشد برای آگاهی از آنچه مدیرتان با آن درگیر است. با توجه به آنچه میشنوید قادر خواهید بود وقایع آینده را پیش بینی کنید.
خود را با گروه های کاری که به نوعی بخش شما را تحت تأثیر قرار میدهند، در ارتباط قرار دهید. اگر از شما خواستند تا مشارکت کنید، پاسخ مثبت بدهید. با دعوتها سرد برخورد نکنید، چراکه اگر دلیلی برا حضور شما وجود نداشت، شما را دعوت نمی کردند.

چگونه می توانم یک تغییر را هدایت کنم؟

وقتی طرح ها اعلام میشوند آنها را با افراد خود در میان گذارید. این واکنش نسبت به اخبار، به نوبه خود، مبتنی بر واکنش خودتان نسبت به تغییر است.

مثبت اندیش باشید، اما در این حد هم متوقف نشوید. دغدغه های افراد گروه خود را تشخیص دهید و در حد توان برای پرداختن به آن تلاش کنید. اهداف شرکت نیاز به تغییر را تحمیل میکند، اما این اهداف را باید به زبانی که کارمندان آن را بفهمند، تبیین کرد. از تأثیر آن بر کارها گرفته، تا نیاز به مهارتهای جدید، سودآوری سازمانی بیشتر، همه چیزهایی که به نوعی امنیت شغلی را افزایش میدهند، تشریح کنید. علاوه بر این باید اماده زدودن هر نوع سوء تفاهمی باشید. گاهی نیز تغییر، خبرهای بدی با خود به همراه دارد. باید بتوانید این اخبار را، پیش از آنکه از کانالهای غیر رسمی در همه جا نفوذ کند، به اطلاع اعضاء اداره خود برسانید. در آن است که خبر را از زبان شما بشنوند تا از زبان کارمندی دیگر.

برخی تغییرات، نظیر اخراج های پی در پی، موجب عزا گرفتن افراد می شود. به افرادتان فرصتی برای غمگین بودن بدهید. با آنها اظهار لطف و همدردی کنید. بگذارید آنها ببینند که شما هم احساس ناراحتی میکنید. بطور کلی، این حالت اندوه، اگر به حال خود گذاشته شود انطباق کارمندان با شرایط کمتر می شود. زمانی که با کاستیهای پیش آمده همراه شدند، تغییر را خواهند پذیرفت و برای حرکت با حس هدفمندی تازه ای آماده خواهند بود. از سرگذراندن تغییر، توجه همه افراد را و در نتیجه جدا کردنشان از اندوه بیشتر را در پی خواهد داشت.

اگر کارمندانتان میدانند که شما با تغییری مخالف هستید، بهتر است صادقانه بگویید اما ضرورت تغییر را نیز به آنها گوشزد کنید (اینکه چگونه دست نزدن به اقدام عملی عوارض ناخوشایند جدی تری از پیگیری یک طرح در پی خواهد داشت) و با این عبارت ادامه دهید که در صدد حمایت از تلاشها هستید و در این مسیر از کارمندان خود انتظار پشتیبانی دارید.

چگونه افراد خود را به یک تغییر متعهد کنم؟

از خودتان شروع کنید وقتی از یک تغییر مطلع می شوید، اولین واکنش شما چیست؟ ترس است با شهامت؟ آشفته میشوید یا درک میکنید؟ آیا با تغییر به پیش میروید یا نگران تاثیر آن بر وضعیت موجود هستید؟ عموماً کارمندانتان نیز همان احساس شما را درباره تغییر دارند. باید اطمینان پایید که آنها نه تنها ماهیت تغییر را بلکه انشعاباتی را که در شغلشان ایجاد میکند درک مینمایند.

به محض آنکه طرحها بطور عام اعلام شدند با کارمندان خود دیدار کنید و به سئوالاتشان پاسخ داده و هر گونه سوء تفاهم را بر طرف نمایید. ضمن بحث در مورد تغییرات افراد گروه خود را زیر نظر قرار دهید. واکنش آنها چگونه است؟ سکوت را یک واکنش مثبت تلقی نکنید چرا که ممکن است نشانه عدم اطمینان، مقاومت گذرا، یا مخالفت فعال با موضوع، باشد.

آیا دخالت دادن کارمندان در تصمیمات مرتبط با تغییر و کاربردهای آن، مقاومت در برابر تغییر را کاهش خواهد داد؟ افراد هر چه بیشتر احساس کنند که می توانند در یک تفاوت، حتی در مواجهه با تغییر سهیم باشند، نسبت به فرآیند تغییر نگرش مثبت تری خواهند داشت. کسانی که خود را بی اثر احساس کنند خود را قربانی خواهند پنداشت.

اگر یک نکته باشد که نباید هنگام بیان تغییر برای کارمندان از یاد ببرید، نیاز به ایجاد پذیرش آن است. بسیاری از متخصصین تغییر، شکست اقدامات مربوط به ایجاد تغییر را به فقدان درک ضرورت تغییر، نسبت می دهند. عموماً تأکید بسیار زیادی بر چه کسی، چه چیز، کی و کجا و تأکید کمی بر دلیل تغییر می شود.

چنین احساس ضرورتی باید با احساس اطمینان فردی، که کارمندان را قادر به تحول اوضاع میسازد، در توازن قرار داشته باشد. خلاقیت و خطر پذیری در فضای ترس، پدید نمی آیند.

از آنجا که تغییر به مفهوم خطر پذیری است انتظار بروز اشتباه را نیز باید داشته باشید. اما در مواجهه با خطاها، پیام شما باید آن باشد که تنها شکستی که شما از آغاز آن واهمه دارید، این است که هیچ اقدامی صورت نگیرد. گذشته از این در تغییری بطور معمول مشکلات نیز بروز میکنند. حل این مشکلات، مشکلات دیگری پیش روی شما مینهد و آنها نیز به نوبه خود مسائل دیگری پیش میآورند. ماهیت تغییرات همین است. همه کاری که باید انجام دهید آن است که با خونسردی با هر مشکل در جریان ظهور آن مواجه شوید.

نگرانی من آن است که در نشست کارمندان قادر به کنترل مخالف ها نباشم برای غلبه بر مخالفتها در چنین شرایطی، چه باید کرد؟

اگر مقاومت صریحی مشاهده نشد حداقل آماده سوالات باشید. مطمئن ترین راه برای غلبه بر مخالفتهای پیش بینی شده، آن است که آنها را با آنچه اعلام می کنید ،پیامیزید سخنرانی کنید و هر مخالفت قابل پیش بینی را چنانکه گویی از جانب خود شما است بیان کرده و بعد یک به یک آنها را رد کنید. در شگفت خواهید شد وقتی دریابید چه اندازه مخالفین بالقوه یک تغییر، معتقد به ضرورت اگر مخالفتی اعلام شد به دقت به آن گوش دهید. سعی کنید نه تنها خود مخالفت تغییر میشوند و به حمایت از طرح می شتابند. را بلکه انگیزه نهفته در ورای آن را دریابید. اگر مساله برای شما روشن نیست، سؤال کنید.

نتیجه‌گیری

مدیریت تغییر چالشی بزرگ است، اما با رهبری قوی، مشارکت کارکنان و استراتژی‌های مناسب می‌توان به موفقیت دست یافت. سازمان‌هایی که به درستی تغییرات را مدیریت می‌کنند، در مسیر رشد و توسعه بهتری هستند.

با تشکر از شما که وقت خود را صرف مطالعه این مقاله از تیم فراکوچ کردید. در صورت وجود هرگونه سؤال یا اطلاع از دوره های آموزشی کوچینگ این مجموعه، می‌توانید با تیم کارشناسان ما ارتباط بگیرید.