9 تکنیک ضروری برای مصاحبه گران

اگر کمی در مورد فرایند مصاحبه در سایت های مختلف سرچ کرده باشید، مشاهده می کنید که صفحات پر از نکات مهم و ضروری است که فرد مصاحبه شونده باید در جلسه مصاحبه خود رعایت کند و کمتر کسی به اصول و نکاتی که فرد مصاحبه گر باید در نظر داشته باشد، پرداخته است. اما مصاحبه‌گران در هنگام انجام مصاحبه‌های کاری با چالش‌ها و وظایف گوناگون مواجه می‌شوند که اگر به دقت و با حوصله مدیریت نشوند، ممکن است تأثیرات مخربی روی فرآیند مصاحبه و تصمیم‌گیری‌های شغلی داشته باشند. در این مقاله از فراکوچ، ما به بررسی 9 نکته مهم پرداخته‌ایم که به عنوان یک مصاحبه‌گر باید رعایت شود تا مصاحبه به‌صورت موثر واقع گردد.

برای مطالعه بیشتر:
راز های پیروزی در مصاحبه کاری چیست؟

1) رعایت اخلاق حرفه ای

جدی بودن، شکاک بودن توانایی مقابله با سؤال های انحرافی، مهارت برای ایجاد فضای متمایل به درگیری، مچ گیری و.... بسیاری خصوصیات دیگر برای مصاحبه کنندگان - که لازمه ی محیط های حرفه ای است با خوش برخورد بودن منصف بودن، مؤدب بودن و..... منافات ندارد بلکه لازم و ملزوم یکدیگرند. مصاحبه کننده ی حرفه ای آداب و اخلاق حرفه ای را رعایت میکند. مصاحبه شونده از هر طبقه ی اجتماعی که باشد از مقام مسئولی که ما - به هر دلیل - ممکن است او را دوست نداشته باشیم، تا شهروند معمولی، راننده ی تاکسی و یا یک نماد ناهنجار اجتماعی مثل سارق، به لحاظ آنکه قبول کرده است با ما گفت و گو کند، بر ما منت نهاده است. بنابراین در برخورد با وی و طرح سؤال ها و بیان آن باید رعایت ادب و مناسبات عرفی معمول را به عمل آوریم. حتی در باز خورد چهره و تن صدا باید ملاحظات معمول در نظر گرفته شود.

2) آداب نشستن

در مصاحبه ی رو در رو سعی کنید محل مصاحبه را شما تعیین کنید. در دفتر شما این کار خیلی سخت نیست در محل ثالث (مثل پارک یا کافی شاپ ها) تا حدودی اما در دفتر یا منزل مصاحبه شونده کار کمی مشکل می شود. به ویژه در دفاتر مسئولان برخی از آنها سعی میکنند از پشت میز کار خود با ما مصاحبه کنند. شرایط جالبی نیست از آنها محترمانه بخواهید که در جایگاه صمیمانه تر و نزدیک به شما قرار بگیرند. طرز نشستن شما در جریان انجام مصاحبه، بسیار مهم است. مصاحبه گر حرفه ای حتی در مصاحبه های طولانی، شرایط فیزیکی بدن خودشان را حفظ می کنند. لم دادن به صندلی، مبل و یا دراز کردن پاها حرکت جالبی از سوی شما نیست. البته رسمی بودن و یا تا حدودی راحت بودن بستگی به شخصیت طرف مصاحبه هم دارد.

3) نحوه ی قطع کردن صحبت طرف مقابل

قطع سخنان مصاحبه شونده، ممکن است ما را از دریافت مطالب جالب تر محروم کند اما اگر جایی لازم شد، باید این کار محترمانه انجام شود. مثلاً در جایی که مصاحبه شونده بین دو جمله مکث کوتاهی میکند بگویید از اینکه صحبت شما را قطع میکنم پوزش می خواهم .... و بعد مطلب خودتان را بگویید و جهت مصاحبه را تصحیح کنید یا سؤال جدیدی را مطرح کنید. مثلاً در ادامه بگویید «شاید بهتر باشد درباره ی این موضوع از دیدگاه های شما استفاده کنیم.»

4) وقت شناس باشید

هنگامی که قرار است در محل مورد نظر مصاحبه شونده حضور پیدا کنیم و یا زمانی که او به محل دفتر شما می آید، یا زمانی که در محل ثالثی قرار گذاشته ایم، وقت شناسی، از ضروریات اخلاق حرفه ای است. اگر قرار است به دفتر و محل کار وی برویم، بهتر است پانزده دقیقه زودتر حضور پیدا کنیم. مطمئن باشید زبانی متوجه ما نخواهد شد و علاوه بر آن به بدقولی متهم نشده ایم. گاهی مواقع گفت و گو با مسئول، روابط عمومی و یا مسئول دفتر آن فرد و یا اطرافیان اطلاعات جالبی در اختیار ما قرار میدهد. گاهی مواقع توصیف محل دفتر وی رفت و آمدها و شرایط محیطی ممکن است در جریان تنظیم مصاحبه به کار آید. اگر قرار ملاقات در منزل شخص گذاشته اید توصیه ی اکید می شود بر عکس محل کار، به هیچ وجه زودتر از موعد مقرر زنگ در خانه را به صدا در نیاورید. حضورتان زودتر از موعد در محل ایرادی ندارد، اما مصاحبه شونده باید مطمئن باشد که تا لحظه ی تعیین شده در منزلش آرامش دارد.

اگر زمان مصاحبه را با مصاحبه گر تنظیم کرده اید، در تایم مشخص او با شخص دیگری مصاحبه نکنید. برنامه ریزی داشته باشید تا به هر نفر همان تایم مخصوص خودش را اختصاص دهید. بدقولی بد است به ویژه زمانی که کسی منتظر کسی باشد، علاوه بر آنکه افراد ممکن است وقتشان را تنظیم کرده باشند در عین حال لحظه ها در چنین مواقعی طولانی تر و استرس زاتر به نظر می رسند.

اما بدترین شکل بدقولی این است که ما مصاحبه شونده را به دفتر خود دعوت کنیم و خودمان دیرتر از موعد مقرر در محل حاضر شویم. سعی کنید اگر حتی در آن ساعت در بیرون از دفتر خود هستید، زودتر خودتان را برسانید تا شخصاً از مصاحبه شونده استقبال کنید.

5) بهترین مکان برای انجام مصاحبه

یکی از نکات اساسی برای یک فرد مصاحبه‌گر، انتخاب مکان مناسب است. محیط آرام و خصوصی، از جمله عوامل مهمی است که بر کیفیت مصاحبه تأثیرگذار است. انتخاب یک مکان که از نویزها، حرکات پرترافیک و مزاحمت‌های خارجی کم باشد، می‌تواند به تمرکز بیشتر در طول مصاحبه کمک کند. همچنین، اطمینان حاصل شود که مکان انتخابی دارای حالت خصوصیت است تا فرد مصاحبه‌شونده بتواند راحت‌تر در مورد تجربیات و مهارت‌های خود صحبت کند.

در انتخاب محل مصاحبه این دو نکته را در نظر بگیرید:

• با چه کسی مصاحبه می کنید؟(جایگاه و سمت)
  در نظر داشته باشید که با کسی که در جامعه یا صنعت شما شهرت دارد، بهتر است در مکانی معتبر و مناسب مصاحبه کنید. اگر فرد مصاحبه‌شونده در یک مکان خاص شهرت دارد، مصاحبه در همان محل می‌تواند به افزایش جذابیت و واکنش مثبت افراد بیانجامد.
• مصاحبه به چه دلیلی انجام می شود؟
  در نهایت، مکان مصاحبه باید با دلیل اصلی مصاحبه همخوانی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر مصاحبه به دنبال ارزیابی مهارات تحلیلی فرد است، انتخاب مکانی که امکان ارائه نمونه‌ها و مثال‌های مرتبط را فراهم کند، موثرتر خواهد بود.

6) سماجت آری، لج بازی خیر؟

برخی از مصاحبه گران تازه کاری برای ایجاد جذابیت، گفت و گو با مصاحبه شونده را به لج بازی میکشانند. این کار به هیچ وجه اقدامی اصولی نیست. اگر سوالی را می پرسید و پاسخ غیر واقعی دریافت می کنید؛ دلایل و یا مدارک خودتان را اعلام کنید ولی با طرفِ مصاحبه یک و به دو نکنید. احترام به مصاحبه‌شونده یکی از اصول اساسی مصاحبه است. سوالات تند و غیرمناسب تنها می‌توانند محیط مصاحبه را تنش‌آور کنند و از ایجاد ارتباط مثبت با فرد مصاحبه‌شونده خودداری کنند. برای اطمینان از یک مصاحبه مؤثر، از سوالات محترمانه و مرتبط استفاده کنید.

7) تعامل فعال و شنوایی دقیق

در حین مصاحبه، به تعامل فعال با مصاحبه‌شونده توجه داشته باشید. شنیدن دقیق و پاسخ به پرسش‌های او باعث ایجاد یک فرآیند مصاحبه‌ای مثبت و موثر می‌شود. از اطلاعات و تجربیات فرد استفاده کنید تا سوالات خود را به‌طور دقیق و مرتبط تری متناسب با شغف و توانمندی‌های او تنظیم کنید.

8) بهره‌وری از اطلاعات، نظم و سازماندهی

استفاده از اطلاعات مربوط به فرد مصاحبه‌شونده یکی از مهمترین عوامل برای یک مصاحبه مؤثر است. این اطلاعات می‌توانند به شما در طراحی سوالات مناسب و موثر برای مصاحبه کمک کنند. پس جلسات مصاحبه را سرسری نگیرید و رزومه افراد را قبل از ملاقات با آنها حتما بررسی کنید. اینکه برای اولین بار با مشخصات مصاحبه شونده در هنگام حضور او رو به رو و آشنا شوید چیزی جز ساده انگاری به این معقوله مهم را نمایش نمی دهید.

هنچنین حفظ نظم و سازماندهی در مصاحبه، نشانه حرفه‌ای بودن شما به عنوان یک مصاحبه‌گر است. اطمینان حاصل کنید که سوالات به ترتیب منطقی و مرتبط مطرح شوند تا فرد مصاحبه‌شونده بتواند با راحتی به طور جاری به سوالات پاسخ دهد.

9) در نهایت انصاف داشته باشیم

چون قلم در دست شما است، حتماً باید انصاف را رعایت کنید. حالا که مصاحبه تمام شده و مصاحبه شونده فاقد تریبون است، انصاف نیست که او را در مقدمه له کنیم اگر در مقدمه میخواهید مطلبی بنویسید که مثلا تداعی کند فردی که مصاحبه با او را می خوانید، آدمی نامتعادل است. باید مصداقها را بنویسید به صرف سابقه ی ذهنی حق ندارید چنین توصیفی از طرف به عمل آورید. همیشه در چنین مواقعی خودتان را جای مصاحبه شونده بگذارید. کلاهتان را قاضی کنید؛ آیا اگر شما جای او بودید می پسندیدید و آن را عادلانه می دانستید؟