مراحل عملیاتی: شروع و برنامه ریزی

اکنون که ما در مورد چرخه عمر پروژه بحث کردیم ، قصد داریم برخی از کارهای مختلف را که با هر مرحله چرخه زندگی مطابقت دارد ، بررسی کنیم. اما ابتدا اجازه دهید مراحل را مرور کنیم. مراحل چرخه عمر پروژه، شروع پروژه ، برنامه ریزی ، اجرا و تکمیل وظایف و بستن پروژه است.. بیایید به وظایفی که باید در هر مرحله انجام شوند برگردیم. برای این مطلب، ما قصد داریم بر روی دو مرحله اول چرخه زندگی پروژه ، شروع پروژه و تهیه برنامه تمرکز کنیم. مهم است که بدانید که ممکن است نام یا وظایف هر مرحله تغییر کند یا بسته به نوع پروژه یا سازمانی که در آن کار می کنید کمی متفاوت باشد. در Google ، ما از ترکیبی از روشهای مختلف مدیریت پروژه استفاده می کنیم که در ادامه دوره با آنها بیشتر آشنا خواهید شد. اما صرف نظر از روش ، همه پروژه ها کارهای زیادی را که برای انجام کار مورد نیاز است با یکدیگر تقسیم می کنند.

اولین قدم از چرخه عمر پروژه آغاز پروژه است. در حین شروع ، شما تمام اطلاعاتی را که در مورد پروژه خود در دسترس دارید سازماندهی خواهید کرد. به این ترتیب ، شما برای ادامه ی کار، یعنی مرحله برنامه ریزی آماده میشوید. تعریف اهداف پروژه جزئیات پروژه شما را روشن می کند تا شما و تیمتان بتوانید پروژه را با موفقیت به پایان برسانید. به عنوان مثال ، اگر هدف پروژه مدیریت یک کارزار سیاسی باشد ، برخی از محصولات قابل تحویل ، که وظایف یا نتایج خاصی هستند ، ممکن است جمع آوری 5000 دلار یا 500 امضا برای حمایت از نامزد شما باشد. با در نظر داشتن این موضوع ، باید تحقیق کنید تا ایده هایی ارائه دهید که به شما در رسیدن به اهداف خود کمک کنند. همچنین باید دریابید که چه منابع در دسترس است. منابع می توانند شامل افراد ، تجهیزات ، برنامه های نرم افزاری ، فروشندگان ، فضای فیزیکی یا مکان ها و موارد دیگر باشند. هر چیزی که برای تکمیل پروژه واقعاً به آن نیاز داشته باشید به عنوان یک منبع در نظر گرفته می شود. اکنون به عنوان مدیر پروژه ، تمام این جزئیات را در پروپوزال پروژه خود ثبت کرده و سپس آنها را توسط یک تصمیم گیرنده یا گروهی از تصمیم گیرندگان در شرکت خود تأیید می کنید تا بتوانید برنامه های پروژه خود را پیش ببرید. اکنون در بعضی موارد ، شما ممکن است تصمیم گیرنده باشید ، بنابراین قبل از انتقال به مرحله بعدی ، در هنگام شروع پروژه حتماً همان عوامل را در نظر بگیرید. جای نگرانی نیست ، شما تمام جزئیات مربوط به نحوه ایجاد یک پیشنهاد پروژه را یاد خواهید گرفت. بعداً در این دوره جزئیات بیشتری را در مورد این موضوع و نحوه ایجاد آن کسب خواهیم کرد.

هنگامی که پروژه شما تأیید شد ، به مرحله دوم چرخه عمر پروژه یعنی ساختن یک برنامه می روید. در این مرحله ، بودجه ای ایجاد می کنید و برنامه زمان بندی پروژه را تعیین می کنید. شما تیم پروژه را تأسیس خواهید کرد و نقش ها و مسئولیت های هر شخص را تعیین خواهید کرد. بیایید یک لحظه مکث کنیم. ممکن است فکر کنید ، "چرا ما نمی توانیم کار را شروع کنیم؟" ، اما مسئله مدیریت پروژه این است که برنامه ریزی برای موفقیت یک پروژه حیاتی است. بخش مهمی از مدیریت پروژه ، برنامه ریزی برای ریسک و تغییر است. یک مدیر پروژه باتجربه می داند که برنامه ها همیشه تغییر می کنند. این توانایی سازگاری تماماً به فکر و برنامه ریزی پیش رو است. تأخیر در برنامه ریزی ، تغییرات بودجه ، نیازهای فناوری و نرم افزاری ، مسائل حقوقی ، کنترل کیفیت و دسترسی به منابع تنها برخی از انواع رایج ترین ریسک ها و تغییراتی است که مدیر پروژه باید مورد توجه قرار دهد. بنابراین ، مهم است که به خاطر داشته باشید که برنامه ریزی برای کاهش این خطرات کلیدی است. اما نگران نباشید ، اگر ایده خطرها در حال حاضر کمی طاقت فرسا به نظر می رسد ، در دوره های بعدی ، همه شما را در مورد درک خطرات آموزش می دهیم. فقط بدانید که واقعاً مهم است که از این مرحله صرف نظر نکنید و همیشه برنامه ریزی کنید. باز هم ، موفقیت پروژه شما به آن بستگی دارد. پس از برنامه ریزی ، تمام این اطلاعات را به تیم خود اعلام خواهید کرد. به این ترتیب ، هر یک از اعضا می دانند که وظایف خود را به عهده دارند و در صورت داشتن سوال یا مشکل چه کاری باید انجام دهند. شما همچنین می توانید برنامه خود را با سایر کسانی که علاقه مند به موفقیت پروژه هستند به اشتراک بگذرارید ، به طوری که آنها در ادامه کار پروژه از برنامه های شما و پیشرفت شما مطلع شوند.

لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.