https://virgool.io/feed/@awatcloud به جای استفاده از چندین راهکار، از ابزار جامع اتوماسیون اداری «آوات»، محصول ابری شرکت چارگون استفاده کنید و با خیال راحت، بر روی کسب و کار خود متمرکز باشید. 021-84203861 fa 2026-04-15 02:29:57 https://files.virgool.io/upload/users/1186379/avatar/QBtVjq.jpeg?height=120&width=120 https://virgool.io/@awatcloud https://virgool.io/@awatcloud/%D9%BE%D9%86%D8%AC-%D9%88%DB%8C%DA%98%DA%AF%DB%8C-%D9%85%D9%87%D9%85-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%BE%D8%B1%D9%88%DA%98%D9%87-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%A9%D9%87-%D9%87%D8%B1-%D8%AA%DB%8C%D9%85%DB%8C-%D8%A8%D8%A7%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%D8%B2-%D8%A2%D9%86-%D8%A8%D9%87%D8%B1%D9%87-%D8%A8%D8%B1%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%A9%D9%86%D8%AF-wfjai1s7abrv مدیریت پروژه می‌تواند چالش برانگیز باشد، حتی زمانی که ابزارهای متعدد در دسترس دارید! حتی با وجود ابزارهای متعدد، هنوز هم بسیاری از پروژه‌ها با تاخیر، افزایش هزینه و خروجی نامطلوب مواجه می‌شوند. دلیل این شکست‌ها ساده است: ابزارها به تنهایی کافی نیستند، بلکه شفافیت، هماهنگی، فرآیند و سیستم درست هستند که موفقیت پروژه را تضمین می‌کنند. در این متن، به بررسی ویژگی‌های مهم یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی موثر، نکات انتخاب ابزار مناسب و معرفی یکی از نمونه‌های بومی به عنوان راهکاری یکپارچه و عملیاتی برای تیم‌های ایرانی می‌پردازیم.نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانیچرا بسیاری از تیم‌ها با وجود استفاده از ابزارهای متعدد، همچنان در مدیریت پروژه شکست می‌خورند؟در بسیاری از سازمان‌ها، استفاده از چندین نرم‌افزار و ابزار مدیریت پروژه به یک روال عادی تبدیل شده است؛ از ابزارهای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی گرفته تا پلتفرم‌های ارتباطی، گزارش‌دهی و مستندسازی. با این حال، آمارها و تجربه‌های عملی نشان می‌دهد که داشتن ابزارهای متعدد لزوماً به موفقیت پروژه منجر نمی‌شود. پروژه‌ها همچنان با تأخیر مواجه می‌شوند، هزینه‌ها افزایش پیدا می‌کند و خروجی نهایی با انتظارات فاصله دارد.دلیل این تناقض ساده است: ابزار، جایگزین سیستم، فرآیند و هماهنگی نمی‌شود!مهم‌ترین دلایل بروز این وضعیت عبارت‌اند از:1-‌ ابزارهای پراکنده، جریان‌های کاری گسسته ایجاد می‌کنندزمانی که برنامه‌ریزی، ارتباطات و گزارش‌دهی پروژه در ابزارهای جداگانه انجام می‌شود، منبع واحد تصمیم‌گیری برای پروژه از بین می‌رود. این پراکندگی باعث می‌شود رهگیری پیشرفت واقعی دشوار شود، اولویت‌ها هم‌راستا نباشند و ریسک‌ها دیر شناسایی شوند. در نتیجه، تیم‌ها زمان قابل توجهی را صرف تطبیق داده‌ها بین ابزارهای مختلف می‌کنند و دید مدیریتی کاهش می‌یابد2-‌ ابزارها به‌تنهایی مشکلات ارتباطی را حل نمی‌کنندحتی با وجود ابزارهای متعدد، ضعف در ارتباطات همچنان یکی از دلایل اصلی شکست پروژه‌هاست. پیام‌های گم‌شده، گزارش‌های مبهم و نبود یک بستر مشترک، همکاری موثر تیم‌ها را مختل می‌کند.3-‌وقتی ابزار با شیوه واقعی کار تیم هم‌خوان نیستابزارهایی که فرآیندهای خشک تحمیل می‌کنند عموما در صورت استفاده کاملاً منظم مفید هستند و اغلب به‌جای افزایش بهره‌وری، به یک بار اضافی تبدیل می‌شوند.4- ‌مهارت و فرآیند، مهم‌تر از خود ابزار هستندمدیریت پروژه، به استفاده از تکنولوژی محدود نمی‌شود! بدون شفافیت اهداف، تعریف دقیق نقش‌ها و رهبری مؤثر، حتی بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه نیز نمی‌تواند مانع شکست پروژه‌ها شود.یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی خوب، دقیقاً چه ویژگی‌هایی دارد؟پس از درک دلایل شکست پروژه‌ها، سؤال اصلی این است: ویژگی نرم ‌افزار مدیریت پروژه سازمانی کارآمد چه باید باشد تا واقعاً به بهبود عملکرد تیم‌ها کمک کند؟ پاسخ این سؤال فراتر از فهرست امکانات فنی است. یک ابزار مناسب باید بتواند شفافیت ایجاد کند، همکاری را ساده‌تر کند و با ساختار واقعی سازمان هم‌راستا باشد. در ادامه، به مهم‌ترین ویژگی‌هایی می‌پردازیم که هر تیم حرفه‌ای هنگام انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی باید به آن‌ها توجه کند:1-‌ شفافیت کامل وظایف، زمان‌بندی و مسئولیت‌ها در تیمیکی از مهم‌ترین مزایای یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی، ایجاد شفافیت در سطح تیم است. هر عضو تیم باید بداند چه کاری، در چه زمانی و با چه سطح مسئولیتی بر عهده دارد. زمانی که تسک‌ها، ددلاین‌ها و نسبت‌های کاری به‌صورت شفاف و متمرکز ثبت می‌شوند، احتمال دوباره‌کاری کمتر و پیگیری‌ها ساده‌تر می‌شود و همچنین پاسخ‌گویی در تیم به شکل محسوسی افزایش می‌یابد. شفافیت، پایه اصلی نظم و اعتماد در اجرای پروژه‌های سازمانی است.مثلا در یک تیم بازاریابی، اگر تولید محتوا، طراحی و انتشار هرکدام در یک سیستم مشخص ثبت شود، همه اعضا می‌دانند کارشان از کجا شروع می‌شود و به کجا ختم خواهد شد؛ بدون نیاز به پیگیری‌های مداوم که احتمالا موجب کدورت بین افراد و اختلال در مسیر پیشرفت کار می‎شود. ابزارهای مدیریت پروژه با نمایش بصری پیشرفت کار(مثل کانبان)، کمک می‌کنند اعضای تیم مسیر هر وظیفه را به‌صورت واضح ببینند و مدیریت زمان و اولویت‌ها آسان‌تر شود.2- هماهنگی یکپارچه بین اعضای تیم و مدیران پروژهدر تیم توسعه نرم‌افزار، وقتی برنامه‌نویسان، تسترهای نرم‌افزار و مدیر پروژه همگی پیشرفت کار را در یک بستر مشترک دنبال می‌کنند، تغییرات اولویت‌ها سریع منتقل می‌شود. مدیریت پروژه موفق بدون هماهنگی مستمر میان اعضای تیم و مدیران امکان‌پذیر نیست.یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی خوب باید بستری مشترک برای همکاری، تبادل اطلاعات و پیگیری پیشرفت کارها فراهم کند. وقتی همه افراد پروژه به اطلاعات یکسان و به‌روز دسترسی دارند، تصمیم‌ها سریع‌تر گرفته می‌شود و سوتفاهم‌ها به حداقل می‌رسد. این هماهنگی یکپارچه، فاصله میان اجرا و مدیریت را از بین می‌برد.3- قابلیت مقیاس‌پذیری برای تیم‌ها و پروژه‌های در حال رشدنیازهای یک تیم کوچک با نیازهای یک سازمان در حال رشد یکسان نیست. نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی باید به‌گونه‌ای طراحی شده باشد که هم‌زمان با توسعه تیم‌ها و افزایش حجم پروژه‌ها، همچنان کارآمد باقی بماند. یک شرکت که ابتدا با یک تیم ۵ نفره پروژه‌های محدودی را مدیریت می‌کند، با افزایش تعداد پروژه‌ها و نیروها همچنان باید بتواند همان نرم‌افزار مدیریت پروژه را بدون افت عملکرد استفاده کند. امکان تعریف پروژه‌های متعدد، مدیریت تیم‌های بزرگ‌تر و حفظ عملکرد پایدار، از ویژگی‌هایی است که ابزارهای حرفه‌ای را از راه‌حل‌های موقتی جدا می‌کند.4- گزارش‌دهی دقیق برای تصمیم‌گیری مدیریتیمدیران برای هدایت پروژه‌ها به داده‌های قابل اعتماد نیاز دارند. به طور مثال در یک سازمان خدماتی، مدیر پروژه با مشاهده گزارش تأخیرها و حجم کار تیم‌ها متوجه می‌شود کدام بخش نیاز به تقویت منابع دارد و قبل از بحرانی شدن پروژه اقدام می‌کند.یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی مؤثر باید بتواند گزارش‌های دقیق و قابل تحلیل از وضعیت پیشرفت پروژه، میزان مصرف منابع و عملکرد تیم ارائه دهد. این گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کند تا به‌جای تصمیم‌گیری بر اساس حدس و گمان، با تکیه بر داده‌های واقعی، مسیر پروژه را اصلاح و بهینه کنند.5- سازگاری با فرآیندهای واقعی سازمان (نه برعکس)هیچ دو سازمانی دقیقاً شبیه هم نیستند. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی زمانی بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند که بتواند خود را با فرآیندها، ساختار و فرهنگ کاری سازمان تطبیق دهد. مثلا در یک سازمان دولتی با فرآیندهای مشخص اداری، نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای که امکان تعریف مراحل تأیید و گردش کار متناسب با ساختار سازمان را دارد، سریع‌تر پذیرفته می‌شود و استفاده مداوم پیدا می‌کند.به شکل کلی، ابزارهایی که تیم‌ها را مجبور به تغییر شیوه کار طبیعی‌شان می‌کنند، معمولاً با مقاومت کاربران مواجه می‌شوند. در مقابل، نرم‌افزاری که منعطف باشد و با واقعیت‌های کاری سازمان هماهنگ شود، به‌سرعت به بخشی از جریان کاری روزمره تبدیل می‌شود. چطور یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی مناسب تیم خود را انتخاب کنیم؟انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی مناسب، فراتر از بررسی امکانات فنی است. هدف اصلی این است که ابزار بتواند نیازهای واقعی تیم و فرآیندهای سازمان را پشتیبانی کند، هماهنگی را افزایش دهد و شفافیت را ایجاد کند. برای انتخاب صحیح، بهتر است به چند نکته کلیدی توجه کنید:1-‌ نیازهای تیم خود را دقیق شناسایی کنیدقبل از بررسی ابزارها، مشخص کنید تیم شما واقعاً به چه چیزی نیاز دارد:اندازه تیم و تعداد پروژه‌هاپیچیدگی فرآیندها و وابستگی بین تسک‌هانیاز به همکاری و گزارش‌دهیبا تعریف دقیق نیازها، می‌توانید نرم‌افزاری پیدا کنید که واقعاً برای سازمان شما مفید باشد؛ نه فقط جذاب روی کاغذ!2- شفافیت و امکان‌های بصری ابزار را بررسی کنیدابزار باید بتواند وظایف، زمان‌بندی و پیشرفت پروژه را به‌صورت شفاف و قابل فهم نمایش دهد. قابلیت‌هایی مثل نمایش کانبان(kanban view)، نمودار گانت(Gantt Chart) و داشبوردهای مدیریتی باعث می‌شود که اعضای تیم و مدیران همیشه بدانند پروژه در چه مرحله‌ای قرار دارد.3- قابلیت یکپارچگی با سایر ابزارهای سازماننرم‌افزار باید به راحتی با ابزارهای موجود در سازمان مثل پیام‌رسان‌ها، ابزارهای مکاتبات اداری یا مدیریت جلسات یکپارچه شود. این هماهنگی باعث می‌شود جریان کاری روان‌تر شود و از تکرار یا اشتباهات ناشی از پراکندگی اطلاعات جلوگیری شود.4-انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیریتیم‌ها و پروژه‌ها با رشد سازمان بزرگ‌تر می‌شوند. ابزار انتخابی باید بتواند همراه با سازمان توسعه پیدا کند، پروژه‌های پیچیده‌تر را مدیریت کند و قابلیت تعریف فرآیندهای جدید یا تغییر گردش کارها را داشته باشد.5- قابلیت گزارش‌دهی و تحلیل داده‌هاابزار باید امکان تولید گزارش‌های دقیق و تحلیلی را فراهم کند تا تصمیم‌گیری مدیریتی مبتنی بر داده‌های واقعی انجام شود. این ویژگی، پیش‌بینی مشکلات، تخصیص منابع و بهبود بهره‌وری را ساده می‌کند.یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی نه فقط ابزار، بلکه دستیار تیم و مدیران است. با تمرکز بر نیازهای واقعی، شفافیت، هماهنگی و گزارش‌دهی، می‌توانید ابزاری انتخاب کنید که پیشرفت پروژه‌ها را واقعی و مدیریت آن را ساده‌تر کند. آوات: وقتی مدیریت پروژه، بخشی از سیستم کاری تیم می‌شودنرم افزار مدیریت پروژه آوات، محصول ابری شرکت چارگون به گونه‌ای طراحی شده است که مدیریت پروژه نه یک کار جداگانه، بلکه بخشی طبیعی از جریان کاری روزمره تیم شود. مهم‌ترین ویژگی ابزار مدیریت پروژه ابری آوات عبارت‌اند از:مدیریت پروژه یکپارچه و شفافآوات برای هر پروژه یک صفحه اختصاصی ارائه می‌دهد تا تمام وظایف، اعضا و اطلاعات مرتبط با آن پروژه را در یک مکان متمرکز مدیریت کنید. این ساختار باعث می‌شود تیم‌ها زمان کمتری را صرف پیدا کردن اطلاعات کنند و تمرکز بیشتری روی اجرای کارها داشته باشند.نرم افزار مدیریت پروژه آواتکانبان تصویری و منعطفیکی از نقاط قوت آوات، نمای کانبان قابل تنظیم برای مدیریت پروژه است. شما با کانبان آوات می‌توانید:تعداد ستون‌ها را دلخواه تنظیم کنید و کارها را بصری مدیریت کنیدچند کانبان برای یک پروژه ایجاد کنید تا اهداف و ساختارهای متفاوت را به‌صورت جداگانه دنبال کنیدکانبان‌ها را ویرایش یا حذف کنید تا ساختار مدیریت پروژه همیشه با نیازهای تیم هم‌راستا باشداین قابلیت، شفافیت و دید دقیق بر پیشرفت پروژه را برای همه اعضای تیم فراهم می‌کند و مدیریت زمان و اولویت‌ها را ساده می‌سازد.نرم افزار مدیریت پژوه سازمانییکپارچگی کامل با مکاتبات، جلسات و مستنداتیکی از نقاط قوت آوات، اتصال مستقیم مدیریت پروژه به سایر بخش‌های کاری تیم است. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا تمام اطلاعات مرتبط با پروژه، از جمله مکاتبات اداری، جلسات تیمی و مستندات مهم، در یک محیط یکپارچه در دسترس باشد.با این ویژگی، نیازی به جستجوی مداوم در ایمیل‌ها، پیام‌رسان‌ها یا پوشه‌های مختلف برای پیدا کردن اطلاعات پروژه نیست. تمام مکاتبات، یادداشت‌های جلسه و فایل‌های مستندات به پروژه مرتبط می‌شوند و اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه‌ها دسترسی دارند.مدیریت پروژه‌ها و اعضاآوات امکان ایجاد پروژه‌های جدید و افزودن اعضای مرتبط را فراهم می‌کند تا همکاری هدفمند و سازمان‌یافته باشد. مالک هر پروژه می‌تواند:جزئیات پروژه را مدیریت و ویرایش کنداعضای تیم و کارهای مرتبط را تنظیم کندپروژه را متناسب با نیازهای واقعی تیم پیش ببردهمچنین، اعلان خودکار اضافه شدن به پروژه باعث می‌شود هر عضو بلافاصله از عضویت خود و جزئیات پروژه مطلع شود.مشاهده و پیگیری آساناز طریق بخش پروژه‌ها، می‌توانید لیست تمام پروژه‌هایی که در آن‌ها عضو هستید را یکجا ببینید و دسترسی سریع به همه وظایف و اطلاعات مرتبط داشته باشید. با این دید یکپارچه، هیچ کاری فراموش نمی‌شود و هماهنگی بین اعضا و مدیران همیشه حفظ می‌شود. نتیجه‌گیری: مدیریت پروژه، شفاف، هماهنگ و هدفمند با ابزار مناسبانتخاب و استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی، وقتی درست انجام شود، می‌تواند تیم‌ها را منسجم، هماهنگ و هدفمند کند. ابزارهای پراکنده یا ناکارآمد تنها باعث اتلاف زمان و سردرگمی می‌شوند. با توجه به ویژگی‌های کلیدی مثل شفافیت، هماهنگی، مقیاس‌پذیری، گزارش‌دهی دقیق و سازگاری با فرآیندهای واقعی سازمان، می‌توانید نرم‌افزاری انتخاب کنید که پیشرفت پروژه‌ها را ملموس، مدیریت آن را ساده و همکاری تیمی را موثر کند.اتوماسیون اداری ابری آوات نمونه‌ای از چنین راهکاری است که با کانبان تصویری، صفحات اختصاصی پروژه و امکانات مدیریتی جامع، مدیریت پروژه را به بخشی طبیعی از جریان کاری تیم تبدیل می‌کند و تجربه‌ای یکپارچه و سازنده برای تمام اعضای تیم فراهم می‌آورد. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 16 Feb 2026 13:07:59 +0330 https://virgool.io/@awatcloud/pain-of-multi-platform-collabarion-method-md0rkvizaqba احتمالا برای شما هم پیش آمده باشد که در جریان یک پروژه کاری ناچار شوید موبایل خود را به صورت مداوم برای اطلاع از آخرین تغییرات و مکالمات چک کنید. با این وجود، باز هم ممکن است چیزی شبیه به این‌ها از دست‌تان در رفته باشد:⚠️فایل هزینه‌ها را که دیروز ایمیل کردم.⚠️زمان و محل جدید جلسه را در واتساپ برایتان فرستاده بودم.⚠️کامنت من را زیر تسک مربوطه ندیدی؟استفاده همزمان از چندین ابزار همکاری تیمی، می‌تواند 5 دردسر بزرگ را برای تیم‌ها درست کند. 1- غرق شدن حافظه کاری در اطلاعات زیادیکی از چالش‌های اصلی هنگام مدیریت پروژه‌های متعدد در چندین ابزار همکاری تیمی، بار شناختی بسیار زیادی است که بر افراد و تیم‌ها وارد می‌کند. هر پلتفرم؛ رابط، اعلان‌ها و گردش کار منحصربه‌فرد خود را دارد. جابه‌جایی مداوم بین ابزارها حفظ تمرکز را دشوار می‌کند و می‌تواند منجر به پدیده‌ای به نام «خستگی تصمیم» شود که حسی شبیه فرسودگی مفرط ایجاد می‌کند و بهره‌وری را کاهش می‌دهد.به عنوان مثال، مدیریت چت‌های کاری در ابزاری مثل مایکروسافت تیمز یا اسلک در کنار مدیریت مکاتبات در اوت‌لوک، نیازمند این است که افراد تیم مدام این موضوع را در ذهن داشته باشند که کدام تسک را در کدام ابزار پیگیری کنند. این بار شناختی، باعث بروز اشتباهات، از دست دادن پیام‌ها و ناکارآمدی در مدیریت پروژه می‌شود.2- ارتباطات پراکندهزمانی که سازمان‌ها برای فرایندهای کاری روزمره خود به فناوری‌های متعدد تکیه می‌کنند، ارتباطات پراکنده ایجاد می‌شود. اعضای تیم ممکن است پیام‌ها، به‌روزرسانی‌ها و وظایف مرتبط با پروژه را در ابزارهای مختلف دریافت کنند که پروسه پیگیری را دشوار می‌سازد. این پراکندگی می‌تواند منجر به اطلاعات از دست رفته و عدم انسجام بین اعضای تیم شود.3- تلاش مضاعفپشتیبانی و نگهداری از چندین ابزار همکاری تیمی، به معنای استقرار، نگهداری و تلاش‌های امنیتی بیشتر برای بخش فناوری اطلاعات(IT) شرکت است. تعداد ابزارهایی که هر سازمان می‌تواند به طور موثر مدیریت کند محدود است. هم‌چنین ممکن است تیم‌ها نیاز به آپلود اسناد و یا به اشتراک‌گذاری اطلاعات به طور جداگانه در هر ابزار داشته باشند. این افزونگی علاوه بر صرف زمان، احتمال خطاها و ناهماهنگی‌ها را نیز افزایش می‌دهد.4- منحنی یادگیریدر طول سال ۲۰۲۰، اپلیکیشن زوم بیش از ۴۸۵ میلیون بار دانلود شده است؛ ۳۰ برابر بیشتر از ۲۰۱۹ که ۱۶ میلیون بار دانلود شده بود. بعد از همه‌گیری کرونا، تقریبا هر کسی کار با زوم یا سایر ابزارهای همکاری را بلد بود. این البته چالش‌برانگیز نبود، اما جابه‌جایی بین پلتفرم‌های مختلف در شرایطی استرس‌زا، چالش‌برانگیز است و نیازمند صرف زمان برای حفظ تمرکز است.هر ابزار منحنی یادگیری خاص خود را دارد. کارمندان سازمان برای کسب مهارت در هر یک از ابزار‌ها، نیاز به زمان دارند که می‌تواند بر کارایی کلی تأثیر بگذارد. علاوه بر آن، به‌روزرسانی‌ها و تغییرات در این ابزارها می‌تواند منحنی یادگیری را تشدید کند و به بازآموزی مداوم نیاز داشته باشد.5- چالش‌های یکپارچه‌سازیاتصال چندین ابزار همکاری برای اینکه به صورت یکپارچه و با هم کار کنند،‌ می‌تواند یک تلاش پیچیده و هزینه‌بر باشد. در حالی که برخی از این ابزارها، امکاناتی برای یکپارچه‌سازی با پلت‌فرم‌های سرشناس ارائه می‌دهند، اطمینان از اینکه جریان داده‌ها به صورت روان بین آن‌ها اتفاق می‌افتد، احتمالا چالش‌های فنی هم به همراه دارد.بدون یکپارچه‌سازی مناسب، ممکن است مدیران پروژه خود را در حال انتقال دستی اطلاعات بین ابزارهای مختلف پیدا کنند؛ کاری که هم زمان‌بر است و هم مستعد خطاست.بر اساس نیازهای پروژه، یک مدیر یا سرپرست ناچار است از چندین ابزار استفاده کند و این عاملی خواهد بود برای بیداری حسی به نام ترس از دست دادن. نمی‌توان به طور قاطع گفت که هر کسی چنین حسی را تجربه کرده است، اما استفاده همزمان از چند ابزار، می‌تواند باعث شود که شما موبایل خود را به صورت مداوم برای اتفاقات جدید چک کنید.انتخاب یک ابزار یکپارچه همکاری تیمی و مناسب می‌تواند ارتباطات درون سازمانی را ساده کند، خطاها را کاهش دهد و موجب افزایش کارایی کلی تیم شود.این نوشته برگرفته از مقاله‌ای در سایت Project Review Insights است. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Sat, 20 Apr 2024 17:12:59 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D9%86%D8%B3%D8%AE%D9%87-%D8%AC%D8%AF%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-%D9%85%D9%86%D8%AA%D8%B4%D8%B1-%D8%B4%D8%AF-bp0iyir6bv4t یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به‌روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در صفحه تاریخچه تغییرات محصول ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در تاریخ اول اسفند ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت، چند قابلیت جدید به اتوماسیون اداری آوات اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:ثبت صورتجلسه در جلسات تکرارپذیردر نسخه جدید آوات، پس از ایجاد یک جلسه تکرارپذیر، می‌توانید به آن صورتجلسه اضافه کنید. اگر جلسه را کارمند دیگری ایجاد کرده باشد و شما را به آن جلسه دعوت کرده باشد، باز هم می‌توانید صورتجلسه را اضافه یا ویرایش کنید. صورتجلسه‌ای که ثبت می‌کنید، فقط در همان جلسه اعمال می‌شود و تاثیری روی جلسات قبلی و بعدی آن سری ندارد.اضافه کردن فایل ضمیمه در کنار دستور ارجاعدر آخرین نسخه آوات، می‌توانید هنگام ارجاع دادن نامه، علاوه بر دستور ارجاع، یک یا چند فایل ضمیمه هم اضافه کنید تا گیرنده ارجاع، اطلاعات بیشتری در مورد نامه ارجاع شده داشته باشد.‌امکان تغییر اندازه سطر و ستون‌های جدولهنگام ایجاد یک نامه جدید، می‌توانید اندازه سطرها و ستون‌های نامه را در فیلد ادیتور تغییر دهید و عرض یا ارتفاع هر سلول را با توجه به داده‌های جدول تنظیم کنید.اضافه شدن اطلاعات مورد نیاز در صفحه پرداختدر نسخه جدید آوات، اطلاعات پرداخت آوات نمایش داده می‌شود. اگر مالک یا راهبر ارشد سازمان هستید، می‌توانید پس از محاسبه هزینه سرویس موردنیاز با ماشین حساب آوات، آن را پرداخت و رسیدش را آپلود کنید. دیگر نیازی نیست برای ارتقاء سرویس قبلی یا خرید سرویس جدید، اطلاعات پرداخت را از کارشناسان فروش دریافت کنید.‌نمایش اطلاعات کامل‌تر نامه ECE ارسال شدهدر کارتابل نامه‌های ece با کلیک کردن روی هر ردیف نامه ece ارسال شده، اطلاعات کامل‌تری از آن نامه نمایش داده می‌شود. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 26 Feb 2024 15:37:55 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D8%B4%D9%81%D8%A7%D9%81%DB%8C%D8%AA-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-kj9nrhccwc1v در گذشته نه چندان دور کسب و کارها نحوه فعالیت خود را بر اساس نیاز به دانستن تنظیم می‌کردند. کارکنان فقط به اطلاعاتی دسترسی داشتند که توسط مدیرانشان ضروری تشخیص داده می‌شد و اطلاعات حساس‌تر، از آنها پنهان می‌شد. شفافیت سازمانی در سازمان‌ها جایی نداشت، چون مدیران نگران استفاده نادرست از اطلاعات بودند. و نتیجه این استراتژی چه بود؟ بی‌اعتمادی! کارکنان سازمان می‌دانستند که مدیرانشان حقیقت را از آنها پنهان می‌کنند و به اطلاعاتی که به آنها می‌رسید، اعتماد نمی‌کردند. در نتیجه افکار و احساسات واقعی خود را در مورد مسائل پنهان می‌کردند.به مرور زمان سازمان‌ها بینش خود را در مورد موضوعاتی مثل خلاقیت، نوآوری و بهره‌وری از دست دادند. فقدان شفافیت، سازمان‌ها را ناتوان کرد و این رویکرد، مناسب دنیای امروز نبود. مردم دیگر روش سنتی ارتباط و مدیریت اطلاعات را تحمل نمی‌کردند. سازمان‌ها به تدریج به فکر استفاده از روش‌هایی افتادند که جلوی این مشکلات را بگیرد. این روزها افزایش شفافیت سازمانی و بهبود ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی، یکی از اهداف مهم مدیریتی در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف محسوب می‌شود؛ ابزارهای مختلفی برای افزایش شفافیت سازمانی وجود دارد که یکی از آنها نرم افزار اتوماسیون اداری است. در این مقاله ضمن بررسی مفهوم شفافیت سازمانی، نقش اتوماسیون اداری در افزایش شفافیت سازمانی را بررسی می‌کنیم.شفافیت سازمانی چیست؟شفافیت سازمانی یعنی به اشتراک‌ گذاری اطلاعات مربوط به عملیات سازمان با کارکنان، با هدف ایجاد اعتماد و پاسخگویی. برای ایجاد شفافیت سازمانی، مدیران اطلاعات و داده‌های سازمانی را به صورت کامل و قابل فهم، به کارکنان ارائه می‌دهند و بستری برای یک ارتباط صادقانه دوسویه ایجاد می‌کنند. هدف از ایجاد و تقویت شفافیت سازمانی، اعتمادسازی بین مدیران، کارکنان و مشتریان و بهبود کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی است که به پیشگیری از بروز فساد هم منجر می‌شود.چرا شفافیت سازمانی برای کسب و کارها ضروری است؟جهان در دهه‌های اخیر به شدت تغییر کرده است. در گذشته ساختار سازمانی شرکت‌ها از بالا به پایین تعریف می‌شد، توسعه استراتژی در لایه‌های بالاتر ساختار سازمانی اتفاق می‌افتاد و بعد به سایر لایه‌های سازمان ابلاغ می شد. در چنین ساختاری، در هر مرحله بخشی از اطلاعات فیلتر می‌شوند. بنابراین وقتی اطلاعات به لایه‌های زیرین ساختار سازمانی می‌رسد، چیز زیادی از آن نمانده است! مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها به کارمندان داده می‌شود که باید بدون اینکه دلیل آن را بدانند، دنبالش کنند.کارکنان نیاز دارند که حقایق بیشتری را در مورد محل کارشان بدانند. بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، ۸۰ درصد از کارکنان سازمان‌ها مایلند درباره دلیل تصمیماتی که مدیران می گیرند، اطلاعات بیشتری داشته باشند. شفافیت تنها به داخل سازمان محدود نمی‌شود و میزان وفاداری مشتریان به سازمان را افزایش می‌دهد. فقدان شفافیت در سازمان، باعث ریزش کارکنان می‌شود، از ایجاد یک ارتباط سالم دوسویه بین مدیران و کارکنان جلوگیری می‌کند، استرس شغلی را افزایش می‌دهد و مسئولیت پذیری را در کارکنان تضعیف می‌کند.نقش اتوماسیون اداری در افزایش شفافیت سازمانهمانطور که گفتیم، اتوماسیون اداری یکی از ابزارهایی است که می‌تواند شفافیت جریان اطلاعات در سازمان را افزایش دهد. اما چطور؟پیگیری و مدیریت مکاتباتاتوماسیون اداری امکان پیگیری مکاتبات داخل و بیرون از سازمان و مدیریت آنها را فراهم می‌کند. ثبت همه مکاتبات در یک فضای واحد، به شما به عنوان یک مدیر کمک می‌کند تا از روند فعالیت‌های در حال انجام مطلع شوید و در صورت لزوم، آنها را سریع تر پیش ببرید.مشاهده جریان مکاتباتنرم افزارهای اتوماسیون اداری امکانات زیادی برای پیگیری مکاتبات داردن. در مقاله دیگری در مورد امکانات آوات برای پیگیری نامه‌ها نوشته ایم که پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید.دبیرخانه تخصصیدبیرخانه به واحد یا تشکیلاتی در سازمان گفته می‌شود که دریافت، ثبت، حفظ و توزیع اسناد و پرونده‌ها را به عهده دارد. اهمیت دبیرخانه در این است که چه در روش سنتی و چه در نرم افزارهای اتوماسیون، محل ذخیره و نگهداری همه مکاتبات سازمان است. امکانات دبیرخانه آوات را اینجا بخوانید.مدیریت کارهایکی دیگر از کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری که شفافیت سازمانی را تقویت می‌کند، امکان مدیریت کارها و وظایف کارکنان است. اتوماسیون اداری یک بستر یکپارچه ایجاد می‌کند که همه کارهای جاری در آن ثبت و پیگیری می‌شود.اتوماسیون اداری ابری آواتشفافیت بخش مهمی از مسیر موفقیت سازمان است. کارکنان شما باید احساس کنند شنیده می‌شوند، باید بتوانند به شما اعتماد کنند و بدون واسطه با شما یک تعامل دوسویه مثبت داشته باشند. پس اگر به عنوان یک مدیر، می‌خواهید یک کسب و کار پایدار داشته باشید، باید شفافیت سازمانی را به عنوان یکی از اولویت‌های خود در نظر بگیرید. اگر به دنبال ابزاری برای تقویت شفافیت سازمانی هستید، ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم.آوات بر بستر ابر طراحی شده، هر زمان و در هر مکانی که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و هر زمان که خواستید از آنها خروجی بگیرید. این اولین گام برای ایجاد یک فضای شفاف برای دسترسی به اطلاعات است.آوات به شما امکان می‌دهد تا برای تامین امنیت اطلاعات و مدیریت فرایندها، بتوانید سطوح دسترسی افراد را با در نظر گرفتن جایگاه آنها مدیریت کنید. با مدیریت مجوزهای دسترسی کارمندان، اطمینان پیدا می‌کنید که نامه‌ها و اسناد سازمانی شما توسط چه کسانی قابل مشاهده هستند و ضمن ایجاد دسترسی شفاف به اطلاعات، امنیت آن را هم تضمین کنید.راهکار جلسات آوات هم به قابلیت‌هایی برای ثبت دستورجلسه، صورتجلسه، پیوست و یادداشت مجهز است که دسترسی افراد به اطلاعات هر جلسه را ممکن می‌کند. ضمن این که اقدامات انجام شده در مورد هر جلسه را می‌توانید در صفحه سوابق جلسه مشاهده و مدیریت کنید. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری ابری آوات و دریافت مشاوره و دموی آنلاین رایگان، به صفحه دمو مراجعه کنید. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 19 Feb 2024 15:31:39 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D9%85%D8%AA%D9%86-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%88-%D9%88%DB%8C%DA%98%DA%AF%DB%8C-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%A2%D9%86-xlffnnofoycn هر نامه اداری به منظور انتقال یک پیام و موضوع خاص نوشته می‌شود و می‌تواند نقطه آغاز یا ادامه دهنده یک فرایند اداری باشد. بنابراین هر نامه اداری که نوشته می‌شود، می‌تواند تسهیل کننده یک فرایند باشد یا برعکس باعث متوقف شدن آن شود. مهارت شما در نوشتن متن نامه اداری به عنوان عضوی از سازمان همانجا اهمیت پیدا می‌کند. یک خطا در نوشتن متن یک نامه، می‌تواند تلاش‌های تیمتان را بی‌نتیجه بگذارد! در این مقاله ویژگی‌های متن نامه اداری و اصول نوشتن آن را با هم مرور می‌کنیم. با آوات همراه باشید.اصول نوشتن متن نامه ادارینوشتن نامه‌های اداری سه اصل دارد که رعایت کردن آنها، باعث می‌شود پیام شما بهتر به خواننده نامه منتقل شود: درستی، اختصار و وضوح. متن نامه باید عاری از هرگونه خطا باشد؛ از خطای نگارشی یا تایپی گرفته تا خطای آماری یا حتی اطلاعات نادرست. متن نامه را باید به صورت مختصر و به دور از زیاده گویی تنظیم کنید، به صورتی که خواننده در کمترین زمان ممکن پیام شما را دریافت کند. طفره نروید و منظور خود را واضح و شفاف بیان کنید. رعایت این سه اصل کمک می‌کند تا در کمترین زمان به خواسته خود برسید.نکات دیگری هم وجود دارد که بهتر است در نگارش متن نامه رعایت کنید :زیاده‌گویی نکنید و حاشیه نروید.نامه اداری جای تعارف کردن نیست!نامه را به چند بخش تقسیم کنید تا خواننده بهتر آن را درک کند.از علائم نگارشی درست و به جا استفاده کنید.از کلمات عامیانه و محاوره استفاده نکنید.در صورتی از کلمات تخصصی استفاده کنید که خواننده معنی آنها را بداند.بخش‌های نامه اداریهر نامه اداری از پنج بخش اصلی تشکیل شده است: سرلوحه، عناوین (گیرنده، فرستنده و موضوع)، متن، امضا و رونوشت. بدون هریک از این بخش‌ها، نامه اداری ناقص خواهد بود. در ادامه اجزای تشکیل دهنده متن نامه اداری را مرور می‌کنیم:مقدمه نامه اداریمقدمه نامه اداری اولین بخش آن است که ضمن رعایت آداب معاشرت و سلسله مراتب اداری، ذهن خواننده را برای خواندن متن نامه آماده می‌کند. در مقدمه نامه باید موقعیت گیرنده در سلسله مراتب سازمان را در نظر داشته باشید؛ چون بسته به این که نامه به یک کارمند مافوق یا همرده یا پایین‌تر نوشته می‌شود، متن آن باید متفاوت باشد. در مقاله سطوح ارتباطات سازمانی در این مورد بیشتر توضیح داده‌ایم.اگر نامه اداری در تعقیب نامه دیگری نوشته شده باشد، مقدمه نامه با عبارت‌های عطف، بازگشت، پیرو، پاسخ و مشابه آنها آغاز می‌شود. اما در نامه‌هایی که بدون سابقه قبلی نوشته می‌شوند، در مقدمه دلیل نوشتن نامه به روشنی بیان می‌شود. در اتوماسیون اداری ابری آوات، یک بخش مجزا به نام ارجاع برای استناد به سوابق نامه در نظر گرفته شده است. در مقاله دیگری تفاوت بازگشت، پیرو و عطف را توضیح داده‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید.متن نامه اداریمتن نامه مهم‌ترین بخش آن است و به شرح مطالبی که در ارتباط با موضوع نامه اختصاص دارد. سه جزء تشکیل دهنده متن شامل مقدمه، پیکره و نتیجه، از هم جدا و در عین حال، به هم مرتبط هستند. متن نامه حاوی پیام اصلی شما است که باید به گیرنده منتقل شود. نامه اداری می‌تواند به منظور درخواست، دستور، اطلاع رسانی یا موارد دیگر نوشته شود و ادبیات آن هم بر همین اساس تعیین می‌شود. در نامه نگاری از بالا به پایین، لحن نامه دستوری است و در مقابل، اگر نامه‌ای از پایین به بالا ارسال می‌شود، باید در قالب درخواست نوشته شود. اما در هر دو حالت نباید از اعتدال خارج شد و درگیر افراط و تفریط شد. در نامه‌های دستوری باید شان گیرنده نامه رعایت شود و در نامه‌های درخواست هم نباید بیش از اندازه چاپلوسی کرد.پایان نامه اداریبخش مهم دیگر نامه‌های اداری، پایان‌بندی و نتیجه‌گیری آنها است. مهارت شما در نوشتن پایان نامه، باعث می‌شود آنچه را که باید انجام شود با صراحت بیان کنید و اگر نامه نیاز به پیگیری داشته باشد، به گیرنده کمک کنید تا بهترین تصمیم را در این مورد بگیرد. در پایان نامه هم لازم است جمله‌ها را با در نظر گرفتن سلسله‌مراتب سازمانی تنظیم کنید. بسته به این که نامه به چه منظوری و خطاب به چه کسی نوشته می‌شود، باید از جملات متفاوتی استفاده کنید. بهتر است پایان بندی نامه را در یک پاراگراف جداگانه بنویسید تا تاثیر بیشتری بر ذهن مخاطب داشته باشد.متن نامه در اتوماسیون اداری ابری آواتدر اتوماسیون اداری ابری آوات متن نامه را می‌توانید به صورت دستی در فیلد مربوطه تایپ کنید یا یکی از پیوست‌‎های نامه را به عنوان متن نامه انتخاب کنید. فیلد متن نامه در راهکار مکاتبات آوات به ی ویرایشگر حرفه‌ای مجهز است که همه امکانات نرم‌افزار Word را دارد. در این فیلد می‌توانید متن را ویرایش کنید، فاصله خطوط متن را تنظیم کنید، چینش متن را تغییر بدهید، از کاراکترهای خاص استفاده کنید و یا جدول ایجاد کنید. مزیت اتوماسیون اداری ابری آوات این است که شما را از نرم‌افزارهای واژه پرداز بی‌نیاز می‌کند و همه چیز را می‌توانید در محیط نرم‌افزار انجام بدهید. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Wed, 14 Feb 2024 15:16:33 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D8%B1%D9%88%D8%B2-%D8%AC%D9%87%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D8%AD%D8%B1%DB%8C%D9%85-%D8%AE%D8%B5%D9%88%D8%B5%DB%8C-%D8%AF%D8%A7%D8%AF%D9%87-igzsmhkjnyqn روز جهانی حریم خصوصی دادهروز حریم خصوصی داده‌ها (Data Privacy Day) که در کشورهای اروپایی به عنوان Data Protection Day شناخته می‌شود، یک رویداد بین‌المللی است که هر سال در 28 ژانویه برگزار می‌شود. هدف از برگزاری این رویداد، افزایش آگاهی عمومی در مورد امنیت داده‌ها و اطلاعات و ترویج بهترین شیوه‌های حفظ حریم خصوصی و داده‌ها است که از طریق برگزاری همایش‌ها و دوره‌های آموزشی و تشکیل کنسرسیوم‌های بین‌المللی انجام می‌شود. اولین پیمان‌نامه بین‌المللی لازم‌الاجرا در مورد حفظ حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها، در 28 ژانویه 1981 امضا شد، این تاریخ سال‌ها بعد به عنوان روز جهانی حریم خصوصی داده‌ها نام‌گذاری شد.رویداد روز حریم خصوصی داده‌ها اولین بار در سال 2006 توسط شورای اروپا (Council of Europe) برگزار شد. به تدریج درک اهمیت پرداختن به این موضوع به موازات توسعه وب، باعث شد نهادهای ناظر در کشورهای دیگر هم ثبت این رویداد را در دستور کار خودشان قرار بدهند. در تاریخ 26 ژانویه 2009، مجلس نمایندگان ایالات متحده 28 ژانویه را به عنوان روز ملی حفظ حریم خصوصی داده‌ها نام‌گذاری کرد و دو روز بعد، سنا هم این تاریخ را به عنوان روز ملی حفظ حریم خصوصی داده‌ها به رسمیت شناخت. سنای ایالات متحده نیز در سال 2010 و 2011، روز حفظ حریم خصوصی داده‌ها را به تقویم اضافه کرد.ما در دوره‌ای زندگی می کنیم که مرز بین زندگی دیجیتال و زندگی واقعی، هر روز باریک‌تر می‌شود و اطلاعات فردی و سازمانی ما، خواسته یا ناخواسته، با افراد زیادی به اشتراک گذاشته می‌شود. اتکای فزاینده ما به فن‌آوری‌های دیجیتال برای مدیریت جنبه‌های مختلف زندگی شخصی و کاری، ضرورت بازنگری در آنچه که با دیگران به اشتراک می‌گذاریم را بیشتر کرده است. روز حفظ حریم خصوصی داده‌ها یادآوری مهمی برای همه ما است که اقدامات لازم را برای محافظت از داده‌های خود انجام دهیم.اتوماسیون اداری ابری آوات ضمن گرامیداشت این رویداد جهانی، بر خود لازم می‌داند که امنیت اطلاعات مشتریان را از طریق امنیت زیرساخت، دسترسی و نگهداری از اطلاعات، و همچنین امنیت معماری نرم‌افزار و مدیریت بحران، تامین کند.زیرساخت نرم‌افزاردر آوات فرایند ذخیره اطلاعات، به واسطه اینترنت و در فضای ابری انجام می‌شود. به علاوه امنیت فضای ابری با استفاده از روش‌های نوین فناوری اطلاعات تامین می‌شود که در مقایسه با سرورهای اختصاصی، به مراتب قوی‌تر است.دسترسی به اطلاعاتماهیت ابری آوات به شما امکان می‌دهد که درست مانند نرم‌افزارهای نصبی، در هر زمان و از هر مکانی که به اینترنت دسترسی دارید، وارد نرم‌افزار شوید، به اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشید و از آن نسخه پشتیبان تهیه کنید.مدیریت بحرانکارشناسان امنیت آوات، همه شرایط بحرانی را از قبل پیش بینی کرده و طرح‌های مقابله با آنها را هم تهیه کرده‌اند. از آنجا که کارشناسان ما به جزئیات معماری نرم‌افزار کاملاً مسلط هستند، آمادگی مقابله با هر نوع بحرانی را دارند.نگهداری از اطلاعاتآوات با امضای تعهدنامه حفاظت از اسرار تجاری یا NDA، به شما اطمینان می‌دهد که اطلاعات ذخیره شده در فضای ابری را محرمانه تلقی می‌کند و در قبال حفاظت از آنها مسئول است.امنیت معماری نرم‌افزاردر اتوماسیون اداری ابری آوات، از معماری میکروسرویس استفاده شده است. در صورتی که یک بخش از نرم‌افزار مورد حملات سایبری قرار بگیرد، فقط عملکرد همان بخش مختل می‌شود و سایر سرویس‌های نرم‌افزار، خارج از دسترس هستند.آوات امن‌تر است!آوات دغدغه‌های شما را برای تامین امنیت اطلاعات سازمانی برطرف می کند، و با کاهش هزینه‌ها و کاربری راحت‌تر، به شما امکان می‌دهد تا بر توسعه کسب و کار خود تمرکز کنید. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Sun, 28 Jan 2024 15:31:05 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D9%85%D9%86-%DB%8C%DA%A9-%D8%AF%D9%82%DB%8C%D9%82%D9%87-%D8%A8%D8%B9%D8%AF-%D8%AE%D9%88%D8%AF%D8%AA-%D9%87%D8%B3%D8%AA%D9%85-hgh9dhzfbtl5 https://www.aparat.com/v/QvxrH چرا به نرم افزار اتوماسیون نیاز داریم؟استفاده از ابزارهای مختلف برای انجام کارهای اداری، یکی از اتفاقات رایجی است که باعث می شود اطلاعات مهم سازمانی پراکنده شوند یا با رفتن یک نفر از سازمان، از بین بروند. در چنین شرایطی تاخیر در انجام کارهای اداری هم دور از انتظار نیست.به همین دلیل سازمان ها ترجیح می دهند از ابزار حرفه ای به نام سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند. اتوماسیون اداری همه مراودات سازمانی را یک جا جمع می کند و امکان پیگیری فرایندها را هم برای مدیران فراهم می کند.آوات چیست؟«آوات» یک راهکار مبتنی بر ابر است که همه امکانات یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت یک جا در اختیار شما قرار می دهد. آوات یک گزینه مطمئن و به صرفه است که یک تجربه کاربری خوب برای شما رقم می زند.چرا آوات؟آوات ابری است، یعنی هزینه تهیه زیرساخت، استقرار و پشتیبانی ندارد. اشتراک هر کدام از راهکارهای آوات را می توانید به صورت pay as you go تهیه کنید و تنها با یک مرورگر و اتصال اینترنت، از امکانات آن استفاده کنید.آوات اتوماسیون اداری را طوری بازآفرینی که کرده که به سادگی ایمیل زدن بتوانید آن را در سازمانتان مستقر کنید. آوات یک نسخه اختصاصی هم برای موبایل دارد که کار کردن با آن بسیار ساده است و به آموزش یا مهارت خاصی نیاز ندارد.از کجا باید شروع کرد؟همین حالا به سایت آوات به آدرس www.awatcloud.com بروید و به صورت رایگان از امکانات آن استفاده کنید. دستیار راهنمای آوات، گام به گام شما را همراهی می کند و تنظیمات اولیه سیستم را به شما یاد می دهد. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 22 Jan 2024 12:39:37 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D8%B1%D8%A7%D9%87%D8%A8%D8%B1-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D9%88-%D8%AA%D9%81%D8%A7%D9%88%D8%AA-%D8%A2%D9%86-%D8%A8%D8%A7-%D8%B1%D8%A7%D9%87%D8%A8%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%AF%D8%B1-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-ohxne5dpkfra یکی از ویژگی‌های یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، این است که برای تامین امنیت اطلاعات و مدیریت فرایندها، امکان مدیریت سطوح دسترسی افراد را با در نظر گرفتن جایگاه آنها فراهم می‌کند. مراودات ابری آوات این امکان را از طریق اختصاص اعتبار و مجوز و با چهار نقش راهبر سازمان، کاربر مکاتبات، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه فراهم کرده است. با مدیریت مجوزهای دسترسی کارمندان، اطمینان پیدا می‌کنید که نامه‌ها و اسناد سازمانی شما توسط همه کارمندان قابل مشاهده نیستند. همچنین برای جلوگیری از پیچیده شدن فرایندها می‌توانید دسترسی کارمندان به امکانات نرم‌افزار را محدود کنید. در این مقاله در مورد دسترسی‌های راهبر دبیرخانه و تفاوت آن با راهبر مکاتبات توضیح می‌دهیم.مجوزهای دسترسی به مکاتباتدر اتوماسیون اداری ابری آوات دسترسی کارمندان سازمان به بخش‌های مختلف، بر اساس دو عامل اعتبار و مجوز کنترل می‌شود. هر کارمند برای این که به راهکار مکاتبات دسترسی داشته باشد، باید به سازمان اضافه شده باشد، دارای سمت باشد و اعتبار راهکار مکاتبات را هم داشته باشد. اعتبار راهکار مکاتبات به واسطه نقش کاربر مکاتبات به کارمندان داده می‌شود. اما برای دسترسی به یک امکان مشخص نرم‌افزار، کارمند علاوه بر اعتبار، باید مجوز دسترسی هم داشته باشد. مجوز دسترسی در قالب سه نقش راهبر سازمان، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه، توسط مالک و راهبر ارشد سازمان به سایر کارمندان داده می‌شود. به این ترتیب سطح دسترسی کارمندان به اطلاعات یا امکانات نرم‌افزار، از طریق این مجوزها قابل کنترل است.راهبر مکاتباتیکی از نقش‌هایی که به عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان می‌توانید به کارمندان دیگر اختصاص بدهید، راهبر مکاتبات است. راهبران مکاتبات از بین کارمندانی انتخاب می‌شوند که قبلاً اعتبار راهکار مکاتبات را به آنها داده‌اید و کاربر مکاتبات هستند.راهبر دبیرخانهمجوز دسترسی راهبر دبیرخانه، به این منظور طراحی شده که شما به عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان، بتوانید به کارمندان خود سطح دسترسی راهبر مکاتبات را فقط برای یک دبیرخانه بدهید. سطح دسترسی راهبر دبیرخانه، مشابه راهبر مکاتبات است؛ با این تفاوت که فقط در یک دبیرخانه خاص عمل می‌کند. راهبران دبیرخانه هم از بین کارمندانی انتخاب می‌شوند که اعتبار راهکار مکاتبات را دارند و کاربر مکاتبات هستند.دسترسی‌های راهبر مکاتبات و دبیرخانهراهبر مکاتبات مجوز عملیات زیر را در تمام دبیرخانه‌های سازمان دارد. راهبر دبیرخانه، همه این مجوزها را فقط در همان دبیرخانه‌ای دارد که راهبر آن است.شماره کردن نامهثبت و ویرایش رسید نامهتبدیل نامه ارسالی به ECE و بالعکسپرینت و دریافت نامهمشاهده و دانلود نامه‌های شماره شده یک اندیکاتورگرفتن ارجاعات یک نامهافزودن و حذف کاربر مکاتباتساخت و ویرایش دبیرخانهساخت و ویرایش اندیکاتورویرایش وضعیت اندیکاتورغیر فعال کردن اندیکاتورساخت قالب چاپی و ویرایش و حذف آنمشاهده کاربران دارای مجوز مکاتباتتنظیم ایمیل برای ECEمشاهده تنظیمات ایمیل برای ECEمشاهده ایمیل و لیست ایمیل‌هاتبدیل ایمیل به نامه ECEمشاهده اعتبار استفاده شده در مکاتباتافزودن و حذف راهبر دبیرخانهبه روزرسانی دستی نامه‌های ECEبه روزرسانی نامه شماره شدهگرفتن آخرین شماره سریال اندیکاتور آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 22 Jan 2024 12:29:05 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D9%86%D8%B3%D8%AE%D9%87-%D8%AC%D8%AF%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-%D9%85%D9%86%D8%AA%D8%B4%D8%B1-%D8%B4%D8%AF-tf8lkj6rio1w یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. آوات بر بستر ابر طراحی شده و نیاز به نصب، استقرار و به روزرسانی در محل سازمان شما ندارد. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در تاریخ سوم دی ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت، چند قابلیت جدید به اتوماسیون اداری آوات اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:اطلاع از باز شدن نامه توسط گیرنده ارجاعوقتی یک نامه را به کارمندان دیگر سازمان ارجاع می دهید، نامه از کارتابل جاری شما خارج می شود و در کارتابل ارجاع شده قرار می گیرد. در نسخه جدید آوات، در کارتابل ارجاع شده و در ستون گیرنده ارجاع، وضعیت مشاهده آن نامه توسط گیرنده ارجاع نمایش داده می شود؛ یک علامت چک مارک به رنگ سیاه برای نامه های خوانده نشده، و دو چک مارک به رنگ سبز برای نامه های خوانده شده. با نگه داشتن موس روی نام گیرنده ارجاع، زمان خوانده شدن نامه هم نمایش داده می شود.اختتام جلسهدر پنجره ویرایش هر جلسه، یک دکمه به نام «اختتام جلسه» اضافه شده است. کاربری که جلسه را ایجاد کرده، با مختومه کردن جلسه می تواند از ویرایش اطلاعات آن جلسه توسط سایر کاربران جلوگیری کند. بعد از مختومه شدن جلسه، صورتجلسه و مدعوین را نمی توان ویرایش کرد، اما می توان فایل های جدید را به عنوان پیوست به جلسه اضافه کرد. اگر جلسه تکرارپذیر باشد، قبل از مختومه کردن جلسه می توانید انتخاب کنید که فقط همان جلسه یا تکرارهای آن را مختومه کنید.قرار دادن شماره نامه انگلیسی در نسخه چاپیهنگام ویرایش قالب چاپی دبیرخانه، می توانید انتخاب کنید که شماره نامه های صادر شده از آن دبیرخانه، با اعداد انگلیسی چاپ شوند. هر زمان که بخواهید، می توانید گزینه «چاپ اعداد به صورت انگلیسی» را غیرفعال کنید، در این صورت شماره نامه های صادر شده از آن دبیرخانه با اعداد فارسی چاپ می شود.پیشنهاد خودکار گیرنده ارجاعبرای این که بتوانید نامه‌های داخلی جدید را راحت‌تر و سریع‌تر در سازمان به گردش دربیاورید، در پنجره ارجاع، نامه گیرنده نامه به صورت خودکار در فیلد گیرندگان ارجاع قرار می گیرد. اما می توانید کارمندان دیگر سازمان را هم به عنوان گیرنده ارجاع همان نامه انتخاب کنید.جلسات تکرارپذیر در روزهای خاصاز این پس می‌توانید برای جلسات تکرارپذیری که الگوی مشخصی در تکرار شدن ندارند، روزهای مورد نظرتان را تعیین کنید تا جلسه در آن روزها تکرار شود.انتخابی بودن تصویر امضای نامه در نسخه چاپیدر نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات، وضعیت نمایش تصویر امضا در نسخه چاپی نامه، قابل تغییر است. اگر نمایش تصویر امضا در چاپ را غیرفعال کنید، فقط نام امضاکننده در نسخه چاپی نمایش داده می شود. این گزینه زمانی کاربرد دارد که می خواهید نامه ها را به صورت دستی امضا کنید.لیست نامه‌های ece ارسالیدر نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات، با وارد شدن به کارتابل نامه های ece، می توانید این نامه را در دو دسته دریافتی و ارسالی فیلتر کنید.موارد دیگری که در جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات بهبود داده شده اند، عبارتند از:نمایش و ویرایش قالب چاپی در مرورگرهای بیشترنمایش رسیدهای ارسال نامه‌ها در نسخه موبایلبهبود فرم ایجاد نامه در نسخه موبایلامکان حذف تصویر امضا در اطلاعات کاربری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Sun, 31 Dec 2023 15:00:04 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%DA%86%D8%B1%D8%A7-%D8%A8%D9%87-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D8%AC%D9%84%D8%B3%D9%87-%D9%86%DB%8C%D8%A7%D8%B2-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D8%AF-g8lg4buwg0kq برگزار کردن جلسات کاری برای کسب و کارهای مدرن ضروری است؛ به خصوص در شرایط فعلی که بسیاری از شرکت‌ها دستخوش تحولات دیجیتالی شده‌اند و در محیط‌های کاری هیبرید، با افراد دورکار کار می‌کنند، جلسات مجازی عامل همسویی کارکنان و اشتراک‌گذاری ایده‌ها تبدیل شده‌اند. اما برگزاری یک جلسه همیشه هم آسان نیست، تا حدی که نزدیک به ۷۱ درصد از مدیران کسب و کارها، جلسات خود را ناکارآمد و غیرمولد می‌دانند! موضوع چندان پیچیده نیست، داشتن یک استراتژی بهتر برای مدیریت جلسه همه چیزی است که به آن نیاز دارید. در مقاله دیگری با عنوان مدیریت جلسه‌های کاری در مورد اصول برگزار کردن جلسات نوشتیم، در این مقاله در مورد نرم افزار مدیریت جلسه و دلایل نیاز کسب و کارها به چنین نرم‌افزارهایی بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟دنیای جلسات و رویدادها دائماً در حال تحول است و فناوری بخش مهمی از این تکامل است. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS) یکی از این فناوری‌هاست که در سال‌های اخیر اهمیت فزاینده‌ای برای برنامه‌ریزان رویداد پیدا کرده است. اما چرا نرم افزار مدیریت جلسات تا این حد مهم است؟ پاسخ ساده است. آمارها نشان می‌دهد که کارمندان به طور متوسط ۳۰ ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست می‌دهند، یعنی حدود ۴ روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه می‌شوند تا با برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. این نرم‌افزارها به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک می‌کند.امکانات رایج نرم‌افزارهای مدیریت جلسات عبارتند از زمان‌بندی،ارسال دعوت‌نامه، ایجاد دستور جلسه، امکان یادداشت‌برداری، نظارت و ردیابی اقدامات و ثبت صورتجلسه. ابزارهای مدیریت جلساه اساساً به رهبران کسب و کار قدرت می‌دهد تا کیفیت جلسات خود را بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که گفتگوهای تجاری چه در داخل سازمان و چه بیرون از آن، به نتایج مثبت منجر می‌شوند. این ابزارها به سازماندهی جلسات، از زمان‌بندی از طریق تقویم‌های مشترک گرفته تا تأیید و امضای صورتجلسات کمک می‌کنند.نرم افزار مدیریت جلسه چطور به شما کمک می‌کند؟به عنوان مدیر یک کسب و کار، نرم افزار مدیریت جلسات باید در موارد زیر به انتظارات شما پاسخ مناسب بدهد:قبل از جلسهپایه و اساس جلسه در این مرحله ساخته می‌شود، بنابراین برای شفاف‌سازی و ارائه هر اطلاعاتی که شرکت‌کنندگان به آن نیاز دارند، در این مرحله حیاتی است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار مدیریت جلسه به شما کمک می‌کند تا برای جلسه برنامه‌ریزی کنید، دستور کار را تنظیم کنید و به دست شرکت‌کنندگان برسانید. به علاوه می‌توانید شرح وظایف شرکت‌کنندگان را هم تنظیم کنید تا هر کسی بداند که قبل از برگزاری جلسه، چه مسئولیتی به او سپرده شده است. می‌توانید در هر لحظه سوابق یک جلسه را مشاهده کنید و در جریان اقدامات انجام شده در مورد جلسه قرار بگیرید.در طول جلسهدر این مرحله، نرم‎افزار باعث می‌شود جلسه سریع‌تر اجرا شود. دسترسی به اطلاعات جلسه تنها با داشتن یک لپ تاپ، سیستم یا گوشی و یک اتصال اینترنت، از هر جا و در هر زمان امکانپذیر است. هنگام برگزاری جلسه می‌توانید دستورجلسه را مرور کنید و در صورت لزوم، یادداشت‌برداری کنید. اگر لازم باشد در ادامه جلسه برگزار شده، جلسات دیگری هم داشته باشید، تکرارپذیری جلسه این کار را برای شما انجام می‌دهد.بعد از برگزاری جلسهبعد از برگزاری جلسه، دبیر جلسه اقدام به تهیه صورتجلسه می‌کند؛ یعنی خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه و اقداماتی که هر فرد شرکت‌کننده باید انجام بدهد. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را می‌دهد تا بعد از جلسه، صورتجلسه را تهیه کنید و برای اطلاع همه افرادی که در جلسه حضور داشته اند، ثبت کنید. همه چیز در سوابق جلسه ثبت می‌شود و تا رسیدن به نتیجه مطلوب، می‌توانید به همه اطلاعات در یک فضای واحد دسترسی داشته باشید.مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسهبرای این که بتوانید نرم افزار مدیریت جلسات مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید، باید بدانید که این نرم‌افزارها چه ویژگی‌هایی دارند و شما به کدام ویژگی‌های نرم‌افزار نیاز دارید. تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت جلسات است. برای مطالعه مزیت‌های استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه به وبلاگ آوات مراجعه کنید.راهکار جلسات آواتراهکار جلسات محصول دیگری از اتوماسیون اداری ابری آوات است که بر بستر فضای ابر ارائه می‌شود. با استفاده از راهکار جلسات آوات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید. از امکانات راهکار جلسات آوات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:انتخاب مدعوین از بین کارمندان و مخاطبانکارتابل سمت‌محور جلساتثبت جلسات به صورت تکرارپذیرثبت محل جلساتثبت دستور جلسهثبت صورتجلسهضمیمه کردن پیوستیادداشت‌برداری در هر لحظه پس از ثبت جلسهنمایش سوابق جلسه به صورت لحظه‌ایرابط کاربری اختصاصی برای موبایل آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 20 Nov 2023 14:22:57 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%DA%86%D8%B7%D9%88%D8%B1-%D8%B1%D8%A7%D9%87%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D8%AC%D9%84%D8%B3%D8%A7%D8%AA-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-%D8%B1%D8%A7-%D8%B1%D8%A7%D9%87-%D8%A7%D9%86%D8%AF%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%DA%A9%D9%86%DB%8C%D9%85-ciaoa0hoejc3 جلسات کاری ابزار مفیدی هستند که تیم‌ها برای نظارت بر پیشرفت پروژه، طوفان‌های فکری، بحث درباره ایده‌ها و حل مسائلی که می‌توانند بر موفقیت تیم تأثیر بگذارند، از آن استفاده می‌کنند. به نظر من زمان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های ما است. مدیریت مؤثر جلسات، استفاده مناسب از این منبع ارزشمند و تجدید ناپذیر است و می‌تواند به این معنا باشد که شما توانایی انجام آنچه را که می‌خواهید، در زمان دلخواه دارید. با توجه به رسالت اتوماسیون اداری ابری آوات که کمک به مدیران سازمان‌ها برای ساده‌تر کردن مدیریت کارها است، «راهکار جلسات» در اختیار مدیران سازمان ها قرار گرفته تا به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی و به دور از درگیری‌های رایج، جلسات سازمان خود را مدیریت کنند. در این مقاله نحوه فعال کردن راهکار جلسات آوات را توضیح می‌دهیم.مدیریت جلسات سازمانیمدیریت جلسه دقیقاً از زمانی که برای برگزاری آن تصمیم می‌گیرید، آغاز می‌شود و تا زمان رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه دارد. برنامه‌ریزی جلسه اولین گام به سوی یک رویداد موفقیت‌آمیز است که شامل دانستن هدف، شرکت‌کنندگان و مواد مورد نیاز تیم در طول برگزاری جلسه است. دریافت این اطلاعات می‌تواند به مدیر کمک کند تا بهترین سبک مدیریت را برای جلسه انتخاب کند. اما مدیریت جلسات کاری متعدد بدون در اختیار داشت ابزار مناسب، بیشتر شبیه یک رویا است!اگر تعداد جلسات کاری در سازمان شما زیاد است، تنها چیزی که به آن نیاز دارید، سیستم مدیریت جلسات آوات است. راهکار جلسات آوات به شما کمک می‌کند تا همه مراحل یک جلسه، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را تحت کنترل داشته باشید. ایجاد جلسه، انتخاب شرکت کنندگان از میان کارمندان یا مخاطبان سازمان، تعیین تاریخ، زمان و محل برگزاری جلسه، ضمیمه کردن پیوست، مشاهده جلسات در تقویم یا به صورت لیست و…، از امکانات راهکار جلسات آوات هستند که همه نیازهای شما را به عنوان یک مدیر برطرف می‌کنند.فعالسازی راهکار جلسات آواتفعال کردن راهکار جلسات آوات هم مانند فعال کردن راهکار مکاتبات، توسط مالک سازمان انجام می‌شود. اگر در آوات حساب کاربری دارید و قبلاً از راهکار مکاتبات آوات استفاده کرده‌اید، می‌توانید راهکار جلسات را هم برای سازمان خود فعال کنید. اما اگر از راهکار مکاتبات استفاده نمی‌کنید، قبل از فعال کردن راهکار جلسات لازم است یک حساب کاربری ایجاد کنید و سازمان خودتان را بسازید.با وارد شدن به اتوماسیون اداری ابری آوات، لیست سازمان‌های خود را مشاهده می‌کنید. روی نام سازمانی که می‌خواهید راهکار جلسات آن را فعال کنید، کلیک کنید تا وارد میز کار شوید و در میز کار سازمان روی گزینه راهکارها کلیک کنید.قبل از مشاهده تعرفه‌ها و خرید راهکار جلسات، می‌توانید طرح رایگان ۱۰ روزه آن را فعال کنید و تا مدت ۱۰ روز، با ۳ کاربر و ۳ گیگابایت فضا، از همه امکانات راهکار جلسات استفاده کنید.در همین مرحله و یا بعد از فعال کردن طرح رایگان ده روزه، می‌توانید روی دکمه مشاهده تعرفه‌ها و خرید کلیک کنید و در صفحه ثبت سفارش، تعداد کاربر، فضای ذخیره سازی و دوره زمانی را انتخاب کنید و ثبت سفارش را بزنید. پس از ثبت سفارش، کارشناسان فروش آوات در اسرع وقت با شما تماس می‌گیرند.با انجام دادن این مراحل، راهکار جلسات آوات برای سازمان شما فعال می‌شود و می‌توانید از امکانات آن استفاده کنید. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Sun, 12 Nov 2023 16:27:53 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D8%A7%D9%85%DA%A9%D8%A7%D9%86%D8%A7%D8%AA-%D9%86%D8%B3%D8%AE%D9%87-%D8%AC%D8%AF%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-swopsvbv9jie یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در روز چهارشنبه ۱۰ آبان ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت، چند قابلیت جدید به اتوماسیون اداری آوات اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:راهکار جلسات آواتمهم‌ترین تغییر اتوماسیون اداری ابری آوات در نسخه جدید، فعال شدن «راهکار جلسات» است. با استفاده از راهکار جلسات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید.جابه‌جایی سریع بین صفحات در لیست نامه‌هاامکان جابه‌جایی بین صفحات در کارتابل‌ها، قابلیت جدیدی است که در نسخه جدید آوات فعال شده است. اگر تعداد نامه‌های کارتابل شما زیاد باشد، برای رفتن به یک صفحه مشخص می‌توانید شماره آن صفحه را وارد کنید و با کلیک کردن روی آیکون فلش، به صفحه موردنظر بروید.ویرایش اندیکاتوردر نسخه جدید آوات، به عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه، می‌توانید اندیکاتورهای هر دبیرخانه را ویرایش کنید. همه فیلدهای اندیکاتور، حتی قالب شماره نامه هم قابل ویرایش هستند. به این ترتیب در صورت نیاز به تغییر اطلاعات اندیکاتور، نیازی به ساختن اندیکاتور جدید نیست و حتی در صورت تغییر ساختار شماره نامه، نامه‌ها با ساختار جدید در همان اندیکاتور ذخیره می‌شوند.امکان تغییر فایل متن نامه، بعد از شماره شدناگر یکی از پیوست‌های نامه را به عنوان جایگزین متن نامه انتخاب کرده باشید، در نسخه جدید حتی بعد از امضا و شماره نامه، می‌توانید آن را ویرایش کنید. در این صورت فایل قبلی به صورت خودکار حذف شده و فایل جدید جایگزین آن می‌شود. حتی اگر متن نامه را به صورت دستی در فیلد خودش وارد کرده باشید، بعد از شماره شدن می‌توانید از بخش پیوست‌ها، یک فایل را به عنوان جایگزین متن نامه اضافه کنید.تعیین چیدمان تصویر امضا و نام امضاکنندهبه عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه، در نسخه جدید آوات می‌توانید در صفحه ویرایش قالب چاپی، محل قرار گرفتن تصویر امضا و نام امضاکننده را نسبت به یکدیگر تعیین کنید. نام امضاکننده نامه می‌تواند پایین، بالا، سمت راست یا سمت چپ تصویر امضا یا روی آن قرار بگیرد. یک فیلد هم برای تعیین فاصله بین نام امضاکننده و تصویر امضا در نظر گرفته شده که می‌توانید مقدار آن را کم یا زیاد کنید.میز کار جدید سازمانیکی از تغییرات نسخه جدید آوات، امکانات جدید میز کار است. برای راحتی کاربران، لینک دسترسی سریع به راهکارهای فعال، پروفایل سازمان، تاریخچه به روزرسانی‌ها، راهنما و پشتیبانی به میز کار اضافه شده است. نمایش تاریخ، نامه‌های ارجاع شده و جلسات روز جاری هم از دیگر امکانات میز کار در نسخه جدید آوات است.گزارش ارجاعات نامه‌ها در سازماندر نسخه جدید آوات، در صورتی که سطح دسترسی شما مالک یا راهبر سازمان یا راهبر مکاتبات باشد، می‌توانید لیست همه ارجاعات سازمان را در بخش مدیریت دبیرخانه‌ها مشاهده کنید. در این صفحه امکان فیلتر کردن لیست ارجاعات بر اساس گیرنده، فرستنده و تاریخ ارجاع هم وجود دارد و می‌توانید تمام نامه‌هایی را که از یک سمت یا جایگاه مشخص به یک سمت یا جایگاه مشخص دیگر ارجاع داده شده، مشاهده کنید.تنظیم فاصله بین خطوط متن نامه با عدد دلخواهدر نسخه جدید آوات، کاربران راهکار مکاتبات می‌توانند هنگام ایجاد نامه، فاصله خطوط متن نامه را از بین یکی از مقدارهای پیش‌فرض انتخاب کنند یا از طریق آیکون‌های فلش، مقدار دلخواه را برای فاصله بین خطوط متن نامه در نظر بگیرند.تراز شدن خودکار فوتر صفحه آخر با متن نامهدر نسخه جدید آوات، فوتر صفحه آخر بلافاصله پس از پایان متن نامه چاپ می‌شود و بین متن نامه و امضا و سایر فیلدهای فوتر، فاصله نمی‌افتد.انتخابی شدن چاپ لقب در کنار نام امضاکنندهاگر سطح دسترسی شما در آوات مالک یا راهبر ارشد سازمان، راهبر مکاتبات یا راهبر دبیرخانه باشد، می‌توانید نحوه چاپ لقب، نام و سمت امضاکننده را از بین چهار حالت موجود، طوری انتخاب کنید که لقب امضاکننده در نامه چاپ نشود و فقط نام و سمت او در کنار تصویر امضا نمایش داده شود.ویرایش یادداشت نامه پس از شماره شدنممکن است پس از ثبت نامه و اختصاص شماره به آن، بخواهید در فیلد یادداشت به اطلاعات تکمیلی مانند محل نگهداری فیزیک نامه یا پیگیری آن اشاره کنید. به همین دلیل برای سهولت کار شما، در نسخه جدید آوات حتی پس از امضا و شماره شدن نامه، می‌توانید فیلد یادداشت را ویرایش کنید و محتوای آن را تغییر بدهید.اضافه شدن تگ «جهت پیگیری» به تگ‌های ارجاعتگ «جهت پیگیری» به لیست تگ‌های پیش فرض پنجره ارجاع نامه پیش نویس و نامه شماره شده اضافه شده است تا کاربر بتواند هدف خود را از ارجاع دادن نامه به شکل واضح بیان کند. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Sun, 12 Nov 2023 15:12:15 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%81%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D9%86%D8%AF-%D8%AA%D8%BA%DB%8C%DB%8C%D8%B1-p56glmzk1qke هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مداوم، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.مدیریت تغییر چیست؟استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:برای گذار به یک تغییر جدید آماده می‌شویدحمایت سازمانی را برای تغییرات به دست می آوریدتغییر را با تفکر در طول زمان اعمال می‌کنیدمهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:پیاده‌سازی فناوری جدیدتغییر مدیریتتغییر در فرهنگ کاریادغام سازمانیناکارآمدی فرایندهای فعلیتغییرات در ساختار سازمانیشرایط بحرانیانواع مدیریت تغییرهمانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:تغییر پیش‌بینی کنندهتغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.تغییر واکنشیتغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید ۱۹ اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.تغییر افزایشیتغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.تغییر استراتژیکتغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.مزایای مدیریت تغییرهمه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:نرخ موفقیت بالاتربا ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.کاهش ریسکبه گفته مک‌کینزی، ۷۰ درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.بهبود مدیریت تغییرات آیندهدر دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.ثبات در مدیریت تغییرمجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.همسویی بهتر ارزش‌هاکارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.مراحل فرآیند مدیریت تغییردر یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:آماده شدن برای تغییراین مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.ایجاد چشم‌انداز تغییردر این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.اعمال تغییراتدر این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.درونی‌سازی تغییربعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.بررسی و تجزیه و تحلیلمرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییرمدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم:استراتژی ناقص یا ضعیفزمانی که رهبران به تحول سازمانی فکر می‌کنند، اغلب بر این موضوع تمرکز می‌کنند که تغییر چیست و چرا لازم است. با این حال، ناکامی در قائل نشدن اولویت یکسان برای چگونگی وقوع تغییر، می‌تواند هر تلاشی را برای تحول ناکام بگذارد. بدون داشتن استراتژی جامع برای مدیریت تغییر، تصمیمات تاکتیکی کوتاه مدت می‌تواند نتایج بلندمدت را به تاخیر بیاندازد یا تضعیف کند، سازمان شما را به مسیری غیرمنتظره یا ناخواسته هدایت کند و دستیابی به نتایج مطلوب را دشوار یا حتی غیرممکن کند. علاوه بر این، فقدان یک برنامه مدیریت تغییر استراتژیک می‌تواند ایجاد یک ائتلاف را دشوارتر کند، مانع ارتباط شما با کارمندان شود و اعتماد به تیم رهبری را کاهش دهد.راه حل چیست؟ قبل از شروع هر تغییری، زمان و انرژی قابل توجهی را برای ایجاد یک استراتژی مدیریت تغییر جامع سرمایه‌گذاری کنید.استراتژی غیر قابل انعطافداشتن یک استراتژی خوب برای مدیریت تغییر می‌تواند کلید حفظ ابتکار تغییر شما در مسیر باشد. با این حال، جزم‌اندیشی و غیرقابل انعطاف بودن در اجرای آن برنامه می‌تواند به همان اندازه برای موفقیت بلندمدت شما مضر باشد. مهم نیست که چقدر فکر و برنامه‌ریزی در استراتژی خود داشته باشید، اگر استراتژی شما برای شرایط بحرانی انعطاف‌پذیر نباشد، بعید است به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید. تغییر -به ویژه تغییرات در مقیاس بزرگ- ممکن است زمان زیادی طول بکشد و محیط و بازار نیز در اطراف شما در حال تغییر هستند. عدم تطبیق استراتژی با تحولات غیرمنتظره یا ناگهانی، می‌تواند استراتژی بلند مدت شما را بی‌اثر کند.راه حل چیست؟ برنامه استراتژی خود را به طور مکرر، قبل و بعد از وقوع تحولات غیرمنتظره مرور کنید.فقدان ارتباطات مؤثررهبران معمولاً زمان زیادی را صرف برقراری ارتباط در مورد تغییر می‌کنند تا قبل از شروع فرایند، نظر همه را جلب کنند. اما این تعامل با شروع فرایند تغییر به پایان می‌رسد و در نهایت باعث شکست خوردن پروژه می‌شود. به عنوان مثال، شما چشم‌انداز و استراتژی خود را برای تغییر به تمام کارکنان اعلام می‌کنید. اما جلسات اجرایی را تنها با ذی نفعان کلیدی برگزار می‌کنید و کارکنان سازمان، در جریان پیشرفت پروژه قرار نمی‌گیرند، و این آغاز شکست است. عدم حضور کارکنان در فرایند تغییر، اشتیاق آنها را برای شرکت در فرایند کاهش می‌دهد و تیم شما به سرعت به وضعیت قبلی برمی‌گردد.راه حل چیست؟ توضیح کوتاه و قابل فهمی از استراتژی تغییر خود ایجاد کنید و این توضیح را به طور مکرر، در طول کل فرآیند و به هر کسی که ممکن است تحت تاثیر قرار بگیرد، اعلام کنید.بی‌توجهی به مقاومت کارکنانصرف‌نظر از اینکه چقدر برای ایجاد یک ائتلاف قبل از اجرای فرایند تغییر تلاش کرده‌اید و چقدر خوب ارتباط برقرار کرده‌اید، هر تغییری با مقاومت مواجه خواهد شد! در واقع مقاومت در برابر تغییر رایج‌‌ترین دلیل شکست بسیاری از پروژه‌ها است. مردم به دلایل زیادی در مقابل تغییر مقاومت می‌کنند؛ ممکن است در مورد شرح وظایف خود احساس ناامنی کنند، ممکن است اهداف یا استراتژی تغییر را اشتباه درک کنند یا با آن مخالف باشند، ممکن است احساس کنند که امنیت شغلی آنها به خطر افتاده است، یا حتی به تیم مدیریت یا سازمان اعتماد نداشته باشند.راه حل چیست؟ یک ارزیابی استراتژیک در مورد این که چگونه تغییرات پیش رو ممکن است بر کارکنان شما تأثیر بگذارد، انجام دهید تا از همان ابتدا مقاومت بالقوه را شناسایی کنید. استراتژی ارتباطی خود را طوری تنظیم کنید که بتوانید آن مقاومت را به محض بروز یا حتی قبل از آن برطرف کنید.همسو نبودن با فرهنگ سازماناگر این جمله را از زبان کارکنان خود شنیدید، بدانید که استراتژی مدیریت تغییر شما با فرهنگ سازمانی شما در تضاد است: «این روشی نیست که ما کارها را انجام می‌دهیم!» استراتژی تغییر اگر بر خلاف فرهنگ موجود سازمان کار کند، شانس کمتری برای موفقیت خواهد داشت. تقاضا برای تغییر عادت‌های کارکنان، با بی‌اعتمادی و مقاومت از سوی آنها مواجه خواهد شد. برعکس، اگر تغییرات پیشنهادی با یک چشم‌انداز مشترک از اهداف سازمانی مطابقت داشته باشد، کارکنان می دانند که تلاش‌های آنها در حمایت از تغییر پاداش خواهد گرفت.راه حل چیست؟ مطمئن شوید که استراتژی مدیریت تغییر شما مبتنی بر ارزیابی واقع بینانه از فرهنگ و چشم‌انداز سازمان شما است.انتظارات غیرواقعییکی از مشکلات اصلی هنگام شروع فرایند تغییر، داشتن انتظارات غیرواقعی از کسانی است که در این فرایند درگیر هستند. مدیریت انتظارات -اعم از مثبت و منفی- در طول پروسه تغییر، به اندازه مدیریت خود تغییر مهم است. عجله در تغییر، خطر اشتباه را افزایش می‌دهد و فرصت واکنش مناسب به رویدادهای در حال تغییر را از بین می‌برد. حرکت خیلی سریع به سوی تغییر هم می‌تواند به سرعت هم تیم و هم سازمان شما را از بین ببرد.راه حل چیست؟ مدام به خودتان و ذینفعان کلیدی فرایند تغییر یادآوری کنید که تغییر واقعی زمان می‌برد. تعیین اهداف کوتاه مدت و میان مدت به تیم شما کمک می‌کند تا در مسیر هدف خود باقی بمانید.بی توجهی به موفقیت‌های کوچکاصرار مدیران بر تغییر سریع، می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی کارکنان شود. بی توجهی به تغییرات مثبت و موفقیت‌های کوچک هم می‌تواند به همان اندازه مضر باشد. اگر کارمندان و تیم‌ها احساس کنند که هیچ پیشرفتی نداشته‌اند، ممکن است انگیزه و اشتیاق خود را برای تغییر از دست بدهند؛ و هر چه تغییر دشوارتر باشد و به تغییر رفتار یا فداکاری نیاز داشته باشد، کارکنان شما سریع تر علاقه خود را از دست می‌دهد.راه حل چیست؟ همانطور که اهداف کوتاه‌مدت و میان‌برد خود را تعریف می‌کنید، به موفقیت کارکنان در رسیدن به این اهداف هم توجه کنید و پداداش‌دهی را به نتیجه نهایی موکول نکنید.سخن پایانیرهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Sat, 11 Nov 2023 11:15:45 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D8%A7%D9%87%D8%AF%D8%A7%D9%81-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D8%B1%D8%A7-%D8%A7%D9%87%D9%85%DB%8C%D8%AA-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF-dadfvh8tzy1y هر سازمان برای دستیابی به یک یا چند هدف تاسیس می‌شود! اهداف سازمان ممکن است بر اساس ماهیت و نوع کسب و کار متفاوت باشد؛ سودآوری را می‌توان هدف کلی همه سازمان‌های تجاری در نظر گرفت، اما در کنار سودآوری، اهداف دیگری هم وجود دارد که سازمان‌ها برای محقق کردن آنها تلاش می‌کنند. مثلاً سازمان‌های خدماتی یا دولتی، با هدف دستیابی به رفاه اجتماعی فعالیت می‌کنند. در این مقاله اهداف ‌سازمان را تعریف می‌کنیم و در مورد اهمیت و نواع آن بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.اهداف سازمان چیست؟اهداف سازمانی به اهداف استراتژیکی گفته می‌شود که مدیریت یک سازمان برای ترسیم نتایج مورد انتظار و هدایت تلاش‌های کارکنان، تعیین می‌کند. تعیین اهداف ‌سازمانی مزایای زیادی دارد؛ از جمله این که تلاش‌های کارکنان را هدایت می‌کند، فعالیت‌ها و موجودیت شرکت را توجیه می‌کند، استانداردهای عملکرد را تعریف می‌کند و به عنوان مشوق رفتاری عمل می‌کند. انتخاب درست اهداف کسب و کار، مستلزم این است که مدیران این کار را بر اساس یک برنامه استراتژیک انجام دهند.اگرچه شرکت ها معمولاً اهداف سازمانی خود را بر اساس فاکتورهای رشد خود متمرکز می‌کنند، اما این اهداف در طول زمان تغییر می‌کنند. دلیل آن این است که معمولاً در مراحل مختلف عملیاتی، شرکت پارامترهای رشدی را که بر هدف آن برای آن دوره معین تأثیر می‌گذارد، اصلاح می‌کند. موضوع دیگر این که اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌مند باشند و به اصطلاح به شیوه اسمارت تدوین شده باشند.انواع اهداف سازمانیاهداف‌ سازمانی را به طور کلی می‌توان در سه گروه دسته بندی کرد:اهداف استراتژیکاهداف استراتژیک اهداف کیفی و بلندمدت هستند که سازمان برای دستیابی به آنها فعالیت می‌کند و در قالب بیانیه، منشور یا گزارش سالانه منتشر می‌شوند. اندازه‌گیری تحقق این اهداف، به دلیل ماهیت کیفی آنها سخت‌تر از اهداف کمی است و به ایجاد و تقویت وجهه عمومی و شهرت سازمان کمک می‌کنند.اهداف عملیاتیاهداف عملیاتی در ابعاد کوچک‌تر مانند تیم یا واحدهای سازمانی تعریف می‌شوند و دستیابی به یک نتیجه مطلوب را در زمان کوتاه‌تر امکانپذیر می‌کنند. اهداف عملیاتی گام‌های واقعی و ملموسی هستند که سازمان برای رسیدن به هدف خود برمی دارد و اغلب با اهداف استراتژیک مطابقت ندارند. این اهداف، اغلب کوتاه مدت هستند و به صورت کمی اندازه گیری می‌شوند، به این معنی که معیارهای مشخصی برای اندازه گیری میزان تحقق این اهداف وجود دارد.اهداف تاکتیکیاهداف تاکتیکی به اهداف کوچک‌تری گفته می‌شود که ماهیت کمی دارند و شکاف بین اهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی را پر می‌کنند. سازمان‌ها با اهداف تاکتیکی می‌توانند فرآیندهای قابل اندازه‌گیری کسب و کار را به اهداف بزرگی که در برنامه استراتژیک یک شرکت مشخص شده است، متصل کنند.چرا تعیین اهداف سازمان اهمیت دارد؟اهداف ‌سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های روزمره خود را هدایت کنند و به رشد مالی و تجاری دست یابند. هنگامی که یک شرکت اهداف خود را تعیین می‌کند، به راحتی می‌تواند مراحل رسیدن به آنها و سنجش عملکرد را در یک دوره زمانی خاص مشخص کند. تعیین اهداف همچنین به افزایش بهره‌وری، کارایی و سودآوری کمک می‌کند. اطمینان از اینکه این اهداف خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و واقع‌بینانه هستند، ضروری است. درک اهداف سازمان می‌تواند به مدیران و کارکنان کمک کند تا بدانند چگونه برنامه‌ریزی کنند و در عین حال در مسیر بهبود عملکرد گام بردارند. اهداف‌ سازمانی، ورودی کارکنان را هدایت و خروجی مورد انتظار را تعریف می‌کنند. از مزایای تعیین اهداف سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:هدایت تلاش کارکنانمدیران اهداف‌ سازمانی را برای انتقال انتظارات به کارکنان تعیین می‌کنند. به طور کلی، هنگامی که کارکنان اهداف شرکت و مسئولیت‌های خود در راستای تحقق اهداف را درک می‌کنند، مسیر هموارتر می‌شود. کارمندان زمانی متعهدتر می‌شوند که بدانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند، در چنین شرایطی برای یافتن راه‌هایی برای دستیابی به این اهداف، بهتر همکاری کنند. اطلاع از اهداف سازمان به کارکنان کمک می‌کند تا ابزار و منابع مورد نیاز خود را بشناسند.ارزیابی عملکرد کارکنانبا تعیین اهداف شرکت، مدیران استانداردهایی را تعیین می‌کنند که با آن می‌توانند عملکرد کارکنان را در یک دوره معین به طور عینی قضاوت کنند. به عنوان مثال، زمانی که یک مدیر می خواهد تعیین کند که آیا یک کارمند یا تیم، عملکرد مطلوبی دارد یا خیر، ممکن است عملکرد فرد را در برابر اهداف ‌سازمانی تعیین شده اندازه‌گیری کند. اجرای این اهداف از طریق رهبران تیم، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اهداف در تمام سطوح شرکت عملیاتی هستند.پیگیری پیشرفتهنگامی که یک مدیر اهداف ‌سازمانی را تعریف می‌کند، معیارهایی را شناسایی می‌کند که اندازه گیری رشد سازمان را در یک دوره معین امکانپذیر می‌کنند. همچنین به رهبران سازمان کمک می‌کنند تا پیشرفت بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را کنترل کرده و نحوه دستیابی به اهداف تعیین‌شده را با کارآمدتر ارزیابی کنند. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است گردش کار کارکنان را به مدت شش ماه ارزیابی کند، تعیین کند که آیا تأثیر مثبت قابل توجهی بر رشد شرکت داشته است یا خیر، و روش‌های بهتری را برای آینده تعریف کند.هدف از تعیین اهداف سازمان چیست؟هدف سازمانی ابزاری است برای کنترل و هدایت کلیه تلاش‌های اعضای سازمان به گونه ای که حصول به موقع هدف را تضمین کند. در زیر اهداف اصلی تعیین هدف برای سازمان آورده شده است:برای ارائه راهنمایی و جهت گیری واحد به کارکنانایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به کارکنان برای کار با میلبرای تسهیل برنامه ریزی موثرایجاد یک سازوکار مؤثری برای ارزیابی و کنترلارائه یک تصویر و هویت متمایزاهداف سازمان چه ویژگی‌هایی دارند؟صرف نظر از نوع سازمان و حوزه فعالیتش، اهداف سازمانی ویژگی‌های مشترکی دارند که در ادامه مقاله ذکر کرده‌ایم. متن کامل مقاله اهداف سازمانی چیست را در وبلاگ آواتمطالعه کنید.نتیجه گیریاهداف، قلب تپنده سازمان هستند و به همه فعالیت‌های همه کارکنان جهت می‌دهند. بدیهی است که هرگونه خطا در تعیین اهداف ‌سازمان، باعث می‌شود در مسیر درست گام برندارید و به بیراهه بروید. پس خرچقدر که لازم است، برای هدف گذاری زمان بگذارید و این کار را با دقت انجام دهید. مقاله دیگر آوات در موردOKR را هم مطالعه کنید. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 23 Oct 2023 13:11:40 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%DA%86%D8%B7%D9%88%D8%B1-%DB%8C%DA%A9-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%B1%D8%A7-%D8%A8%D9%87-%DA%86%D9%86%D8%AF-%D9%86%D9%81%D8%B1-%D8%A7%D8%B1%D8%AC%D8%A7%D8%B9-%D8%A8%D8%AF%D9%87%DB%8C%D9%85-sqylago3gzfr پس از این که نامه اداری ایجاد می‌شود و مراحل ثبت را طی می‌کند، در سازمان به گردش درمی‌آید. گردش نامه در سازمان تا زمانی ادامه پیدا می‌کند که نامه مختومه یا بایگانی شود. ارجاع در واقع همان ابزاری است که نامه را از یک کارتابل به کارتابل دیگر منتقل می‌کند و باعث گردش نامه در سازمان می‌شود. این مقاله را به ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات اختصاص داده ایم.ارجاع نامه یعنی چه؟ارجاع نامه یا ارجاع دادن نامه، یک اصطلاح اداری است که به عمل فرستادن نامه توسط یک کارمند یه کارمند دیگری در سازمان گفته می‌شود. ارجاع، با هدف به گردش درآوردن نامه در سازمان به منظور دریافت بازخورد، صدور دستور، درخواست اقدام و… انجام می‌شود. معمولاً نامه‌ای که ارجاع می‌شود، با یک متن همراه است که به آن دستور ارجاع یا پاراف گفته می‌شود. پاراف قصد فرستنده از ارجاع دادن نامه را مشخص می‌کند و به گیرنده نامه توضیح می‌دهد که پس از دریافت نامه، چه اقدامی باید انجام بدهد. ارجاع ممکن است به صورت عمودی، افقی یا مورب در ساختار سازمان انجام شود که در متن پاراف هم تفاوت‌هایی ایجاد می‌کند. هر ارجاع چند جزء دارد که در ادامه توضیح می‌دهیم:محتوای ارجاعآنچه از طرف یک کارمند به کارمند دیگری ارجاع داده می‌شود، ممکن است فقط یک نامه باشد یا پیوست هم داشته باشد. بسته به تصمیم فرستنده، ممکن است فقط خود نامه ارجاع شود یا پیوست‌های نامه هم به دست گیرنده ارجاع برسد.فرستنده ارجاعکارمندی که نامه در کارتابل او قرار دارد، به دلایل مختلف ممکن است تصمیم بگیرد نامه را به کارمند دیگری ارجاع بدهد؛ از جمله این که نیاز باشد اقدام خاصی روی آن انجام شود یا صحت محتوای آن تایید شود. هر سازمان برای ارجاع دادن نامه قواعد خود را دارد، مثلاً ممکن است ارجاع نامه از کارمند به مدیر مجاز نباشد.گیرنده ارجاعپس از ارجاع، نامه وارد کارتابل گیرنده می‌شود تا با توجه به محتوای پاراف، اقدام لازم را انجام دهد و نامه را دوباره در سازمان به گردش بیندازد. نام گیرنده ارجاع ممکن است در میان گیرندگان نامه ذکر نشده باشد.دستور ارجاعهر ارجاع با یک متن توضیحی به نام دستور ارجاع یا پاراف همراه است. در نامه نگاری سنتی، پاراف به صورت دستی در حاشیه نامه نوشته می‌شود، اما نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری هم به امکاناتی برای نوشتن دستور ارجاع یا پاراف مجهز هستند.ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آواتدر آوات می‌توانید نامه را هم به صورت پیش‌نویس و هم بعد از ثبت، به کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. اما ارجاع دادن نامه در این دو حالت تفاوت‌هایی با هم دارد که در ادامه شرح می‌دهیم.ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویسزمانی که یک نامه را ایجاد و ذخیره می‌کنید، نامه شما در حالت پیش‌نویس قرار می‌گیرد و تا زمانی که امضا و شماره نشود، پیش‌نویس محصوب می‌شود. در مکاتبات اداری، پیش‌نویس نامه سند رسمی محصوب نمی‌شود و تا زمانی که امضا نشده و شماره دریافت نکرده باشد، نمی‌توانید آن را در سازمان به جریان بیندازید. اما ممکن است شما فقط ایجادکننده نامه باشید، اما امضاکننده نامه کارمند دیگری باشد یا شما دسترسی لازم برای امضا و شماره کردن نامه را نداشته باشید. در این صورت لازم است نامه پیش‌نویس را ارجاع بدهید و به همین دلیل، در آوات امکان ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس هم وجود دارد.برای ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، در پایین و سمت چپ روی دکمه ارجاع کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که می‌بینید، در پنجره ارجاع می‌توانید «فقط» یکی از کارمندان سازمان را به عنوان گیرنده ارجاع انتخاب کنید. ارجاع شما می‌تواند معمولی یا مخفی باشد، دستور ارجاع را هم می‌توانید به صورت دستی تایپ کنید یا آن را از بین متن‌های آماده انتخاب کنید. همچنین با انتخاب یکی از تگ‌های این پنجره، مشخص می‌کنید که چرا نامه را ارجاع می‌دهید. در تصویر زیر، کارمندی که نامه را ایجاد کرده، آن را به امضاکننده ارجاع داده است:پس از ارجاع در حالت پیش‌نویس، نامه از کارتابل جاری شما خارج شده و به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود و دکمه ارجاع آن هم غیرفعال می‌شود. بعد از ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، نمی‌توانید عملیات اداری دیگر را در مورد آن انجام دهید.ارجاع نامه ثبت شدهنامه ثبت شده نامه‌ای است که امضا شده و شماره نامه هم دریافت کرده است؛ یعنی مراحل ثبت آن در اتوماسیون اداری ابری آوات به پایان رسیده و می‌تواند در سازمان به گردش دربیاید. پس از ثبت نامه، لازم است آن را به گیرنده و در صورت لزوم کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. برای این کار، روی دکمه ارجاع در پایین و سمت چپ صفحه کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، پنجره ارجاع برای نامه‌های ثبت شده با پنجره ارجاع برای نامه‌های پیش‌نویس، تفاوت هایی دارد.بر خلاف نامه پیش‌نویس که فقط یک گیرنده ارجاع می‌تواند داشته باشد، نامه ثبت شده را می‌توانید همزمان به چند کارمند ارجاع بدهید. برای این کار، گیرنده ارجاع را از میان کارمندان سازمان انتخاب کنید، نوع ارجاع (معمولی یا مخفی) را مشخص کنید، متن دستور ارجاع را تایپ کنید یا از بین متن‌های آماده انتخاب کنید، و روی یکی از تگ‌های پیش فرض کلیک کنید. دقت کنید که تنها فیلد اجباری در این پنجره، گیرندگان است و بقیه فیلدها اختیاری هستند. حالا روی دکمه اضافه کردن گیرندگان کلیک کنید.با زدن دکمه اضافه کردن گیرندگان، مشخصات ارجاع به ستون سمت چپ اضافه می‌شود و حالا می‌توانید مشخصات ارجاع بعدی را در ستون سمت راست وارد کنید. همه مشخصات هر ارجاع شامل نام گیرنده، دستور ارجاع، نوع ارجاع و تگ موضوعی در ستون سمت چپ قابل مشاهده هستند. برای حذف کردن هر ارجاع هم می‌توانید روی آیکون ضربدر در کنار آن کلیک کنید. بعد از وارد کردن ارجاع ها، روی دکمه ارجاع کلیک کنید.با این کار نامه از کارتابل جاری شما به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود، اما تفاوت آن با نامه پیش‌نویس در این است که بسته به سطح دسترسی شما به نامه، می‌توانید آن را به کارمندان دیگری ارجاع بدهید یا عملیات دیگری مانند اختتام، چاپ، ارسال و… را روی نامه انجام بدهید. اتوماسیون اداری ابری آوات به شما این امکان را می‌دهد تا نامه را به ساده ترین شکل در سازمان به گردش دربیاورید و هر لحظه بر وضعیت نامه و اقدامات انجام شده بر روی آن نظارت داشته باشید. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Wed, 18 Oct 2023 12:12:51 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D8%B1%D8%A7%D9%87%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-z8kkr7buwl5f راه‌اندازی راهکار مکاتبات آوات چند مرحله دارد که با ثبت نام و ایجاد حساب کاربری آغاز می‌شود، با کامل کردن سازمان ادامه پیدا می‌کند و با اضافه کردن کارمند به راهکار مکاتبات به پایان می‌رسد. بعد از این که راه‌اندازی مکاتبات آوات را با موفقیت انجام دادید، می‌توانید کار با آن را شروع کنید. در ادامه مراحل راه‌اندازی آوات را گام به گام شرح می‌دهیم:گام اول: ثبت ناماولین گام برای راه‌اندازی راهکار مکاتبات آوات، این است که یک حساب کاربری در آن ایجاد کنید. برای ایجاد حساب کاربری، به این صفحه بروید و مطابق تصویر زیر، روی «ثبت نام کنید» کلیک کنید.در صفحه ثبت نام، فیلدهای شماره موبایل، نام کاربری و رمز عبور را پر کنید، چک باکس کنار قوانین آوات را بزنید و روی دکمه ثبت نام کلیک کنید. هنگام پر کردن فیلدهای نام کاربری و رمز عبور، به قوانین این دو فیلد توجه کنید. بعد از زدن دکمه ثبت نام، یک کد چهار رقمی برای شماره موبایل شما ارسال می‌شود که باید در کادر خالی وارد کنید و دکمه تایید را بزنید.این آخرین مرحله از فرایند ثبت نام است که اگر با موفقیت انجام شود، با همین شماره موبایل / نام کاربری و رمز عبور، می‌توانید وارد آوات شوید.گام دوم: ایجاد سازمانبعد از ثبت نام در آوات، گام بعدی برای راه اندازی آوات این است که در حساب کاربری خود، یک سازمان ایجاد کنید. در آوات سازمان جایی است که می‌توانید گروهی از کاربران را به عنوان کارمند در آنجا جمع کنید و با ایجاد ساختار سازمانی، فعال کردن راهکارها و اختصاص مجوزهای دسترسی، آنها را سازماندهی کنید.برای این که بتوانید از راهکارهای آوات استفاده کنید، لازم است حداقل عضو یک سازمان باشید. اگر سازمان را شما ایجاد کرده باشید، شما مالک آن سازمان هستید و بالاترین سطح دسترسی را دارید. اگر فرد دیگری شما را عضو سازمان کرده باشد، شما کارمند آن سازمان هستید و دسترسی‌ها توسط مالک یا راهبر ارشد سازمان به شما داده می شود.برای ایجاد سازمان، با نام کاربری و رمز عبور خود وارد شوید و دکمه «ایجاد سازمان» را بزنید. در صفحه ایجاد سازمان، نام سازمان را با حروف فارسی و شناسه سازمان را با حروف و اعداد انگلیسی وارد کنید. دقت کنید که شناسه سازمان یک مقدار غیرتکراری است و شناسه هیچ دو سازمانی نمی‌تواند یکسان باشد. بقیه فیلدهای این صفحه اختیاری هستند و در صورت تمایل می‌توانید آنها را پر کنید. بعد از پر کردن فیلدها، روی دکمه «ایجاد سازمان» در پایین و سمت چپ کلیک کنید.با این کار، نام سازمانی که ساخته اید، در قسمت «سازمان‌های من» نمایش داده می‌شود. این سازمان متعلق به شما است و شما مالک آن هستید. اگر مالک سازمان دیگری شما را به عنوان کارمند به سازمانش اضافه کند، نام آن سازمان در بخش «سازمان‌های عضو» در همین صفحه نمایش داده می‌شود.گام سوم: دعوت کارمندان به سازمانسازمان شما ایجاد شده، اما کارمندی ندارد. در این مرحله باید کاربران دیگر آوات را (که قبلاً در آوات ثبت نام کرده و حساب کاربری دارند) با نام کاربری یا شماره موبایل، به عنوان کارمند به سازمان خود اضافه کنید. با افزودن کارمند به سازمان، یک دعوتنامه برای او ارسال می‌شود و با پذیرفتن دعوت، عضو سازمان شما می‌شود.گام چهارم: ساختار سازمانیدر آوات هر سازمان به یک ساختار سازمانی نیاز دارد. ساختار سازمانی را می‌توانید با اضافه کردن سمت‌های سازمانی و تعریف سلسله مراتب ایجاد کنید و وظایف، مسئولیت‌ها و اختیارات سازمانی را در آن به تصویر بکشید. جایگاه‌های سازمانی هم بر اساس همین سمت‌ها و ساختار سازمانی ایجاد می‌شوند.بعد از اضافه کردن سمت‌های سازمانی، ساختاری مشابه تصویر زیر خواهید داشت که سلسله مراتب را در سازمان شما منعکس می‌کند:گام پنجم: اختصاص سمت به کارمندحالا که کارمندان را به سازمان اضافه کرده‌اید و ساختار سازمانی را هم ایجاد کرده‌اید، باید سمت‌های ایجاد شده را به کارمندان اختصاص بدهید. در واقع فرایند افزودن کارمند جدید به سازمان، با اختصاص یک سمت یا جایگاه به او کامل می‌شود که محل قرارگیری آن کارمند را در سازمان مشخص می‌کند. برای اختصاص دادن سمت به کارمندان، در میز کار سازمان وارد بخش کارمندان شوید و روی نام کارمندی کلیک کنید که می‌خواهید به او سمت بدهید. به هر کارمند می‌توانید بیش از یک سمت بدهید و یکی از آن سمت ها را به عنوان سمت اصلی آن کارمند انتخاب کنید. در تصویر زیر، معاون مدیرعامل سمت اصلی کارمند است.گام ششم: فعال کردن راهکار مکاتباتسازمان شما در این مرحله کامل شده و می‌توانید راهکار مکاتبات را برای آن فعال کنید. قبل از پرداخت هزینه و خرید راهکار مکاتبات، می‌توانید طرح رایگان یک ماهه را فعال کنید و تا ۳۰ روز، با ۳ کارمند و تا حجم ۳ گیگابایت، از همه امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات استفاده کنید. اگر نمی‌خواهید از طرح رایگان استفاده کنید، می‌توانید تعرفه راهکار مکاتبات را بر اساس تعداد کاربر، فضای موردنیاز و مدت زمان (۳۰ روزه یا ۳۶۵ روزه) مشاهده و درخواست خریدتان را ثبت کنید.برای فعال کردن طراح رایگان، در میز کار سازمان روی گزینه «راهکارها» کلیک کنید و سپس دکمه «استفاده رایگان یک ماهه» را بزنید. اگر تمایلی به فعال کردن طرح رایگان ندارید، «مشاهده تعرفه ها و خرید» را بزنید.در صفحه تعرفه راهکار مکاتبات، تعداد کاربر و فضای ذخیره سازی را وارد کنید، و بعد بازه زمانی موردنظرتان را انتخاب کنید تا تعرفه‌ها نمایش داده شود. در همین صفحه می‌توانید با زدن دکمه «ثبت سفارش و مشاهده پیش فاکتور» درخواست خریدتان را ثبت کنید.گام هفتم: افزودن کارمندان به مکاتباتگام آخر راه‌اندازی آوات، این است که کارمندان را به راهکار مکاتبات اضافه کنید یا به اصطلاح، به آنها اعتبار مکاتبات بدهید. در این مرحله شما تعیین می‌کنید که چه کسانی به راهکار مکاتبات دسترسی داشته باشند و بتوانند با کارتابل خود کار کنند. برای این کار، بعد از فعال کردن طرح رایگان یا خرید راهکار مکاتبات، روی دکمه «تنظیمات راهکار» کلیک کنید.در صفحه کاربران مکاتبات، روی فیلد «افزودن کاربر به مکاتبات» کلیک کنید تا لیست کارمندان سازمان باز شود. می‌توانید تا سقف تعداد کاربران راهکار خود، از بین کارمندانی که به آنها سمت داده اید، کاربر مکاتبات انتخاب کنید.راه اندازی آوات با دادن اعتبار مکاتبات به کارمندان موردنظر به پایان می‌رسد. ثبت نام در آواتف یک دقیقه زمان می‌برد و ظرف یک ساعت می‌توانید آن را راه‌اندازی کنید، فرایندی که در مورد نرم‌افزارهای نصبی و غیرابری، به حدود دو هفته زمان نیاز دارد. آوات کار شما را راحت‌‌تر کرده است! آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 02 Oct 2023 15:39:47 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D9%81%D8%B1%D9%87%D9%86%DA%AF-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D8%B7%D9%88%D8%B1-%D9%85%DB%8C-%D8%AA%D9%88%D8%A7%D9%86-%D8%A2%D9%86-%D8%B1%D8%A7-%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D8%AA-%DA%A9%D8%B1%D8%AF-ilyd4sx2slol در باب اهمیت فرهنگ سازمانی، شاید بتوان گفت که یک فرهنگ سازمانی عالی، کلید موفقیت در کسب و کار است. بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، شرکت‌هایی که فرهنگ سالم دارند، در طی سه سال رشد درآمدی قابل توجهی را تجربه می‌کنند. با این حال مدیران همه سازمان‌ها به فکر تغییر فرهنگ‌ سازمانشان نمی‌افتند و از بین مدیرانی که تصمیم می‌گیرند فرهنگ سازمان را متحول کنند، تنها ۱۵ درصد موفق به این کار می‌شوند. در این مقاله ابتدا فرهنگ سازمانی را تعریف و اهمیت آن را بررسی می‌کنیم. سپس ویژگی‌های فرهنگ خوب و راهکارهای ایجاد چنین فرهنگی را در سازمان مرور می‌کنیم. با آوات همراه باشید.فرهنگ سازمانی چیست؟فرهنگ‌ سازمانی مجموعه‌ای از ارزش‌ها، باورها، نگرش‌ها، سیستم‌ها و قوانینی است که رفتار کارکنان را در یک سازمان ترسیم می‌کند و بر آن تأثیر می‌گذارد. این فرهنگ منعکس کننده تجربه کارکنان، مشتریان، فروشندگان و سهامداران از برخورد با سازمان و برند آن است. فرهنگ سازمانی را نباید با اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان اشتباه گرفت، اگرچه هر سه می‌توانند به تعریف و توسعه فرهنگ سازمانی کمک کنند. فرهنگ به واسطه رفتارهای منسجم و معتبر در سازمان ایجاد می‌شود، نه در نتیجه ابلاغ اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان. این که مدیر سازمان چگونه به یک بحران واکنش نشان می‌دهد، چگونه افراد یک تیم با خواسته‌های مشتریان جدید سازگار می‌شوند یا چگونه یک مدیر خطای یک کارمند را تصحیح می‌کند، نشان می‌دهد که فرهنگ سازمان شما در عمل چطور کار می‌کند.چرا فرهنگ سازمانی مهم است؟فرهنگ سازمانی بر تمام جنبه‌های کسب و کار شما تأثیر می‌گذارد، از وقت‌شناسی و لحن گفتار و نوشتار کارکنان تا شرایط قرارداد استخدام و مزایای کارکنان. سازمان‌هایی که توسعه و تقویت فرهنگ را در اولویت قرار می‌دهند، می‌توانند تغییرات درون سازمانی و برون سازمانی را با موفقیت پشت سر بگذارند و قوی‌تر ظاهر شوند. به علاوه برای جذب استعدادها و ارائه عملکرد سازمانی بهتر از رقبا، فرهنگ سازمانی یک مزیت کلیدی به شمار می‌رود. ۷۷ درصد از کارگران قبل از درخواست، فرهنگ یک شرکت را در نظر می‌گیرند و تقریباً نیمی از کارمندان شغل فعلی خود را به خاطر فرصتی با دستمزد کمتر در سازمانی با فرهنگ بهتر ترک می‌کنند.از سوی دیگر با داشتن یک فرهنگ متعالی، می‌توانید کارکنان خوب خود را حفظ کنید. ۶۵ درصد از کارکنان بعد از وارد شدن به سازمان شما، همچنان فرهنگ سازمانی را به عنوان یک عامل تعیین کننده در نظر می‌گیرند. فرهنگ سازمانی به شما کمک می‌کند تا برای برند خود هویت بسازید، چون ترک سازمان توسط کارکنان می‌تواند به هویت برند شما لطمه بزند. فایده دیگر فرهنگ سازمانی، این است که نرخ تعامل کارکنان را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. تعامل کارکنان با مدیران سازمان‌هایی با فرهنگ بهتر، تا ۷۲ درصد افزایش پیدا می‌کند.ویژگی‌های یک فرهنگ سازمانی خوبفرهنگ سازمان شما منحصر به خودتان است و باید آنچه شرکت شما را منحصر به فرد می‌کند، حفظ کنید. با این حال، می‌توانید فرهنگ سازمان‌های پیشرو را الگو قرار دهید و ویژگی‌های آنها را در سازمان خود تقویت کنید. یک فرهنگ خوب ویژگی‌هایی دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:همسوییهمسویی زمانی حاصل می‌شود که اهداف شرکت و انگیزه‌های کارکنان آن، همه در یک جهت باشند. سازمان‌های استثنایی برای ایجاد همسویی مستمر با چشم‌انداز و اهداف خود تلاش می‌کنند.قدردانیفرهنگ قدردانی فرهنگی است که در آن همه اعضای تیم به طور مکرر از کمک‌های دیگران تقدیر و تشکر می‌کنند. قدردانی می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد: تجلیل عمومی، یادداشت تشکر خصوصی یا ترفیع.اعتماداعتماد برای یک ادامه حیات یک سازمان ضروری است. با فرهنگ اعتماد، اعضای تیم می‌توانند بدون نگرانی نظرات خود را بیان کنند و اطمینان داشته باشند که بدون سوگیری، مورد حمایت قرار می‌گیرند.انعطاف‌پذیریانعطاف‌پذیری یک کیفیت کلیدی در محیط‌های بسیار پویا است که در به طور مداوم در حال تغییر در جهت مثبت هستند. فرهنگ انعطاف‌پذیر به رهبران آموزش می‌دهد که تغییرات را رصد کنند و به آن واکنش نشان دهند یا با آن همراه شوند.کار تیمیکار تیمی شامل همکاری، ارتباط و احترام بین اعضای تیم است. وقتی همه اعضای تیم از یکدیگر حمایت می‌کنند، کارمندان کارهای بیشتری انجام می‌دهند و در حین انجام آن احساس بهتری دارند.نوآوریخلاقیت و نوآوری سازمان‌ها را به سمت استفاده حداکثری از فناوری ها، منابع و بازارهای موجود سوق می‌دهد. فرهنگ نوآوری به این معنی است که شما تفکر خلاق را در تمام جنبه‌های کسب و کار خود به کار بگیرید.امنیت روانیامنیت روانی حمایتی را که کارکنان برای ریسک کردن و ارائه بازخورد به آن نیاز دارند، فراهم می‌کند. امنیت روانی از تیم آغاز می‌شود، نه از افراد؛ مدیران باید برای ایجاد یک محیط امن که در آن همه احساس راحتی کنند، پیش قدم شوند.هشت گام برای تقویت فرهنگ سازمانیتا اینجا باید قانع شده باشید که فرهنگ‌‌‌ سازمان شما به احتمال زیاد نیاز به بازسازی یا اصلاح دارد. اما تغییر دادن فرهنگ سازمانی یک فرایند گام به گام است که باید به شکل حساب شده و دقیق انجام شود تا نتیجه بدهد. برای ایجاد فرهنگ سازمانی، هشت مرحله وجود دارد که می‌توانید به عنوان نقشه راه ملاک عمل قرار دهید. برای مطالعه این هشت مرحله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.مخلص کلامنتایج پژوهش‌های انجام شده نشان می‌دهد که یکی از اصلی‌ترین دلایل نارضایتی کارکنان سازمان‌ها، ایراداتی است که در فرهنگ آنها وجود دارد. عمل نکردن مدیران به فرهنگ سازمانی هم عامل دیگری است که شما را از اهدافتان دور می‌کند. پس ایجاد و تقویت فرهنگ سازمانی که به تحقق اهداف کلی شرکت کمک کند. در عین حال، همه افراد را راضی و خرسند نگه دارد، یک امر حیاتی و ضروری است. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Wed, 27 Sep 2023 09:36:15 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D8%B3%D8%B7%D9%88%D8%AD-%D8%A7%D8%B1%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%B7-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D9%88-%D8%A7%D9%86%D9%88%D8%A7%D8%B9-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-wjsuoocq0fto هر سازمانی فارغ از اندازه و نوع فعالیتش، یک ساختار سازمانی دارد که هم در داخل سازمان و هم خارج از آن، سطوح مختلفی از ارتباط را ایجاد می‌کنند. این سطوح ارتباطی، نامه نگاری آن سازمان را هم تحت تاثیر خود قرار می‌دهند. بر همین اساس، نامه‌های اداری را می‌توان از لحاظ سطح ارتباطی میان سازمان‌ها یا فرستنده و گیرنده، و همچنین جهت این ارتباط به انواع مختلفی تقسیم کرد که در این مقاله توضیح می‌دهیم. در ادامه مقاله انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آوات را هم بررسی می‌کنیم. با ما همراه باشید.سطوح ارتباطی در سازمانهمانطور که گفتیم، انواع نامه اداری با در نظر گرفتن سطوح سازمانی تعریف می‌شود. بنابراین برای شناختن انواع نامه در سازمان، لازم است درک درستی از سطوح ارتباط میان افراد و جهت آنها داشته باشیم. سطوح ارتباطات سازمانی به طور کلی عبارتند از:ارتباطات درون سازمانیارتباطات درون سازمانی، بین افراد، تیم‌ها و واحدهای مختلف یک سازمان برقرار می‌شود، صرف نظر از این که فرستنده پیام و گیرنده آن در چه جایگاهی از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند. این نوع از ارتباط بسته به فرهنگ سازمانی دارای اصول و قواعدی است که همه ملزم به رعایت کردن آن هستند. ارتباطات درون سازمانی در سه نوع عمودی، افقی و مورب دسته‌بندی می‌شوند.ارتباطات عمودیارتباط عمودی زمانی برقرار می‌شود که گیرنده و فرستنده پیام، در ساختار سازمانی هم سطح نباشند. فرقی نمی‌کند که فرستنده پیام در سلسله مراتب سازمانی جایگاه بالاتری داشته باشد یا گیرنده پیام؛ در هر صورت این ارتباط عمودی است. اما ارتباط عمودی بسته به این که جهت آن از از بالا به پایین یا از پایین به بالا باشد، به دو نوع تقسیم می‌شود که در ادامه شرح می‌دهیم:ارتباط بالا به پایینارتباطات بالا به پایین یکی از انواع ارتباط عمودی است و همانطور که از نامش پیدا است، از سطوح بالای سازمان با سطوح پایین تر برقرار می‌شود. این نوع از ارتباط معمولاً برای ابلاغ دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و ارائه دستورات مدیریتی استفاده می‌شود. ارتباط بالا به پایین زمانی به درستی برقرار می‌شود که هدف از ارتباط مشخص باشد و پیام، با بهترین تکنیک ها به مخاطب منتقل شود.ارتباطات پایین به بالانوع دیگری از ارتباطات عمودی، ارتباط از پایین به بالا است که از سطوح پایین تر سازمان آغاز می‌شود و به سطوح بالاتر می رسد. این نوع از ارتباط برای ارائه درخواست، بازخورد یا گزارش برقرار می‌شود. لحن پیام در این نوع از ارتباط اهمیت زیادی دارد که البته بستگی به فرهنگ سازمانی دارد. مثلاً القاب خاص یا عبارت‌های ادبی، ممکن است در یک سازمان رواج داشته باشد و استفاده نکردن از آنها توهین آمیز محسوب شود.ارتباطات افقیدر ارتباط افقی، فرستنده و گیرنده پیام، در یک سطح از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند، مثلاً هر دو مدیر یا هر دو کارشناس هستند. این نوع از ارتباط معمولاً نیاز به تشریفات کمتری دارد و می‌تواند به صورت تلفنی یا رودررو اتفاق بیفتد. از ارتباطات افقی برای هماهنگی کارها بین افراد، تیم‌ها و واحدها استفاده می‌شود.ارتباطات موربارتباط مورب نوعی از ارتباط است که به صورت عمودی (بین دو سطح متفاوت از سلسله مراتب سازمانی) و بین دو واحد یا تیم مختلف برقرار می‌شود؛ مثلاً ارتباط بین مدیر یک تیم با کارشناس تیم دیگر از نوع مورب است. در تصویر زیر انواع ارتباطات درون سازمانی را مشاهده می‌کنید:در این تصویر ارتباط بین A و D از نوع عمودی (بالا به پایین) و ارتباط بین F و A هم عمودی (پایین به بالا) است. ارتباط بین F و E مورب و ارتباط بین E و G افقی است. دقت کنید که در ارتباطات افقی و مورب، جهت ارتباط اهمیتی ندارد.ارتباطات برون سازمانیارتباط برون سازمانی زمانی برقرار می‌شود که ارسال کننده پیام، یک فرد، یک تیم یا یک واحد در سازمان است و گیرنده پیام، فرد، تیم یا واحد در یک سازمان دیگر. فرقی نمی‌کند که نوع این ارتباط، افقی، عمودی یا مورب باشد؛ در هر صورت به این نوع ارتباط، ارتباط برون سازمانی گفته می‌شود. همه سازمان‌ها به این نوع ارتباط نیاز دارند، مثلاً برای ارسال لیست بیمه کارکنان، با اداره بیمه ارتباط برقرار می‌کنند و برای تسلیم اظهارنامه مالیاتی، با اداره مالیات.انواع نامه اداری از لحاظ سطوح ارتباطیهمانطور که گفتیم، سطوح ارتباط سازمانی، برنامه نگاری اداری تاثیر می‌گذارند؛ بر همین اساس، نامه‌های اداری را هم می‌توان با در نظر گرفتن انواع ارتباطات سازمانی که گفتیم، دسته‌بندی کرد. به طور کلی نامه‌های اداری یا درون سازمانی هستند یا برون سازمانی. برای نگارش نامه‌های برون سازمانی، باید اصول و قواعد سازمان مقصد را هم در نظر گرفت. مثلاً نامه‌هایی که خطاب به اداره بیمه یا مالیات یا بانک ها نوشته می‌شوند، باید ساختار و ادبیات مشخصی داشته باشند. نامه‌های برون سازمانی به دو نوع وارده و صادره (ارسالی) تقسیم می‌شوند.نامه‌های درون سازمانی در ساختار یک سازمان به گردش درمی‌آیند و از قواعد نامه نگاری همان سازمان پیروی می‌کنند، نسبت به نامه‌های برون سازمانی، ساده تر هستند و انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. نامه‌های درون سازمانی بسته به این که عمودی ، افقی یا مورب و از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان به گردش درمی‌آیند، تفاوت‌هایی دارند که در ادامه بررسی می‌کنیم:نگارش نامه‌های اداری از لحاظ سطوح ارتباطیاما سطوح ارتباطات سازمانی چطور بر انواع نامه‌های اداری تاثیر می‌گذارد؟ تاثیر سطوح ارتباط در سازمان بر نامه‌نگاری را از چند جهت می‌توان بررسی کرد:لحن نامهیکی از اصول نامه نگاری اداری این است که در نامه نگاری از بالا به پایین، لحن نامه دستوری است و در مقابل، اگر نامه‌ای از پایین به بالا ارسال می‌شود، باید در قالب درخواست نوشته شود. نامه‌هایی که به صورت افقی یا مورب در سازمان به گردش درمی‌آیند، معمولاً بدون تشریفات اداری و به دور از لحن دستوری و آمرانه نگاشته می‌شوند.ساختار نامهساختار نامه هم تحت تاثیر انواع سطوح سازمانی تغییر می‌کند. اگر نامه برون سازمانی باشد، ذکر نام سازمان گیرنده نامه ضرورت دارد، در حالی که در نامه‌های درون سازمانی ذکر نام واحد یا فرد گیرنده کفایت می‌کند. از سوی دیگر هر سازمان برای درج اجزای نامه از جمله رونوشت، فرستنده، گیرنده و شماره نامه، قواعد خاص خود را دارد.متن دستور ارجاعمتن پاراف یا دستور ارجاع نامه هم با توجه به سطوح ارتباطی متغیر است. در دستور ارجاع هم مانند متن نامه، باید سلسله مراتب سازمانی و جهت آن در نظر گرفته شود. بر همین اساس، متن دستور ارجاع از بالا به پایین دستوری است و در مقابل، ارجاع از پایین به بالا با لحن درخواست نوشته می‌شود.اهمیت افزار اتوماسیون اداری در سطوح ارتباطات سازمانیتا اینجا به این نتیجه رسیدیم که نامه‌های اداری با در نظر گرفتن انواع سطوح سازمانی، انواع مختلفی دارند و قواعدی وجود دارد که برای نوشتن هر نوع نامه اداری، باید آنها را رعایت کنیم. نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از بهترین ابزارهایی است که به کارکنان سازمان کمک می‌کند تا قواعد مربوط به سطوح ارتباطی را به خوبی رعایت کنند. اتوماسیون اداری ابری آوات هم برای نمایش سطوح ارتباط سازمانی امکانات متنوعی دارد.در چارت سازمانی آوات می‌توانید با تعریف دقیق ساختار سازمانی، نوع ارتباط میان افراد را به خوبی مشخص می‌کند. این چارت سلسله مراتب سازمان را به طور دقیق مشخص می‌کند و به شما نشان می‌دهد که وابستگی سازمانی بین کارمندان سازمان چگونه تعریف شده است. همچنین مالک و راهبر ارشد سازمان می‌توانند با در نظر گرفتن سلسله مراتب سازمانی افراد، به آنها نقش‌های مشخصی را اختصاص دهند که سطح دسترسی آنها به راهکارها و امکانات آنها و همچنین اطلاعات سازمان را مشخص می‌کند.در آوات امکان ایجاد انواع نامه با در نظر گرفتن نوع ارتباط فراهم شده است. همچنین در ارجاع نامه هم به این موضوع توجه شده و متن دستور ارجاع نامه را می‌توان با توجه به جهت رابطه (بالا به پایین یا پایین به بالا) انتخاب کرد. در ادامه این مقاله انواع نامه و انواع ارجاع در اتوماسیون اداری ابری آوات را بررسی می‌کنیم.انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آواتدر اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان ایجاد چهار نوع نامه برای کاربران فراهم شده است:نامه داخلینامه داخلی در آوات در واقع همان نامه درون سازمانی است که ممکن است به صورت عمودی، افقی و مورب در سازمان به گردش در بیاید. فرستنده، امضا کننده و گیرنده نامه داخلی، از بین کارمندان سازمان انتخاب می‌شوند.نامه ارسالیدر آوات، نامه ارسالی یکی از انواع نامه برون سازمانی است که برای سازمان دیگری ارسال می‌شود. فرستنده و امضاکننده نامه ارسالی، کارمندان سازمان و گیرنده آن، مخاطبان سازمان هستند.نامه واردهنوع دیگری از نامه برون سازمانی، نامه وارده است که از سازمان دیگری دریافت می‌شود و در آوات به ثبت می‌رسد. فرستنده و امضاکننده نامه وارده، مخاطبان سازمان و گیرنده آن، کارمندان سازمان هستند. از این نوع نامه زمانی استفاده می‌شود که قرار است اطلاعات نامه وارده به صورت دستی در آوات به ثبت برسد.نامه eceنامه ece در واقع همان نامه برون سازمانی وارده است، با این تفاوت که نه به صورت دستی، بلکه از طریق ایمپورت کردن فایل xml در آوات ثبت می‌شود. آوات از پروتکل ece پشتیبانی می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهد تا بدون هیچ محدودیتی، با سازمان‌های مجهز به نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبه کنند.ارتباطات سازمانی جهت‌دار در آواتیکی از مواردی که بسته به جهت ارتباط، در نامه نگاری اداری تغییر ایجاد می‌کند، «لحن» است. اگر جهت ارتباط و به طبع آن نامه، عمودی و از پایین به بالا باشد، لحن پاراف (دستور ارجاع) نامه متفاوت خواهد بود. آوات این موضوع را در متن‌های آماده دستور ارجاع در نظر گرفته و در پنجره ارجاع، دو نوع متن متفاوت در دسترس کاربران قرار داده است. تب درخواست حاوی متن پاراف برای ارجاع از پایین به بالا است که لحن درخواستی دارد، و تب پاسخ حاوی متن پاراف برای ارجاع از بالا به پایین است که لحن آن دستوری است.یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب، به مدیران سازمان این امکان را می‌دهد تا سلسله مراتب اداری و سازمانی را پیاده‌سازی کنند و سطوح ارتباط سازمانی را مشخص کنند. آوات این دغدغه مدیران را در نظر دارد و امکانات متعددی برای پیاده سازی ساختار سازمانی ارائه کرده است. آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Tue, 19 Sep 2023 10:56:40 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%D9%BE%D9%86%D8%AC-%D9%85%D8%AF%D9%84-%D8%A7%D8%AB%D8%B1%D8%A8%D8%AE%D8%B4%DB%8C-%D8%AA%DB%8C%D9%85-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D8%AF%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%81%D8%AA-%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D8%B9%D9%85%D9%84%DA%A9%D8%B1%D8%AF-%D8%A7%D8%B2-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%DA%AF%D8%B1%D9%88%D9%87%DB%8C-bjcpmlzyhp2u ساختن یک تیم از افرادی با عملکرد و بهره‌وری بالا و استفاده از هم افزایی عملکرد اعضای تیم، راه خوبی برای رسیدن به اهداف سازمان است. اما از کجا بدانیم که یک تیم خوب واقعاً چطور عمل می‌کند؟ چطور می‌توانیم اطمینان پیدا کنیم که بهترین نتیجه را از کار گروهی تیم دریافت می‌کنیم؟ در مقاله دیگری در مورد عوامل اثربخشی تیم نوشته ایم. در این مقاله قصد داریم پنج مدل اثربخشی تیم را معرفی کنیم، که به شما کمک می‌کنند تا درگیر آسیب‌های کار گروهی نشوید. با آوات همراه باشید.مدل اثربخشی تیم چیست؟مدل اثربخشی تیم به شما چارچوبی مبتنی بر تحقیق می‌دهد تا بر اساس آن، درک درستی از آنچه در تیم شما می‌گذرد به دست بیاورید. هدف از اجرای مدل‌های اثربخشی تیم، ایجاد رویکردها و استراتژی‌هایی برای کار گروهی مؤثرتر و پیدا کردن پاسخ سوالات زیر است:چه عواملی می‌توانند مانع از عملکرد یک تیم با حداکثر ظرفیت خود شوند؟چه عواملی منجر به ایجاد اختلال در عملکرد یک تیم می‌شود؟چه عواملی برای اعضای تیم لازم است تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند؟اعضای تیم چگونه باید همکاری کنند تا توانایی‌های بالقوه همه به فعلیت برسد؟پنج مدل اثربخشی تیمچندین مدل برای بررسی عملکرد و افزایش اثربخشی تیم وجود دارد که سودمندی هر کدام، به انواع مسائلی که شما به دنبال حل آن در تیم خود هستید، بستگی دارد. در ادامه هفت مدل اثربخشی تیم را برای دریافت بهترین عملکرد از کار گروهی معرفی می‌کنیم.مدل اثربخشی تیم هکمنمدل اثربخشی تیم هکمن توسط ریچارد هکمن طراحی و ارائه شد. او در سال ۲۰۰۲ در کتابی با عنوان «تیم‌های پیشرو: آماده کردن صحنه برای اجرای عالی» این مدل را معرفی کرد. آنچه در این مدل مورد توجه هکمن قرار داشت، پویایی تیم، روحیه و مفهوم رهبری خدمتگزار بود. با اجرای این مدل، اطمینان پیدا می‌کنید که اعضای تیم شما، منابع مورد نیاز خود را در اختیار دارند و با حفظ ارتباطات فعال، از تغییرات فرایندها مطلع می‌شوند. پنج عنصر اساسی در مدل هکمن وجود دارد که عبارتند از:یک تیم واقعیاعضای تیم شما باید یک وظیفه مشترک داشته باشند و مرزهای تیم باید کاملاً مشخص باشند؛ طوری که همه اعضا بدانند که چه کسی عضو تیم است و چه کسی عضو تیم نیست. عضویت در گروه باید پایدار باشد، حذف مکرر اعضا یا اضافه کردن اعضای جدید، ممکن است به ساختار تیم لطمه بزند.جهت حرکت تیمتیم باید در یک جهت مشخص حرکت کند، همه اعضا باید بدانند که به کدام سو می‌روند، و در جهت تحقق اهداف تیم، چه وظایفی به آنها محول شده است. این مهم محقق نمی‌شود مگر با یکدستی فعالیت‌های فردی و هدایت همه اعضا در یک مسیر مشخص.ساختار فعالفرایندها باید به شکل واضح و شفاف تعریف و به همه اعضای تیم ابلاغ شوند. گردش کار تیم هم باید با در نظر گرفتن همین فرایندها تعریف شود.زمینه حمایتییکی از وظایف رهبر یا مدیر تیم این است که زمینه حمایت از اعضا را در زمینه منابع و ابزارهای مورد نیاز فراهم کند و در صورت نیاز، شرایطی را فراهم کند تا با دریافت آموزش‌های موردنیاز، مهارت و تخصص خود را ارتقا بدهند.مربیگری حرفه‌ایسرپرست تیم باید بداند که کدام یک از اعضای تیم برای انجام وظایف خود، به مربیگری و هدایت نیاز دارند. قرار دادن افراد در جایگاه مناسب برای استفاده حداکثری از مهارت‌های فردی هم می‌تواند در این زمینه راهگشا باشد.مدل اثربخشی تیم T7مدل اثربخشی تیم T7 در سال 1995 توسط مایکل لومباردو و رابرت آیچینگر معرفی شد. این دو پژوهشگر پس از شناسایی پنج عامل داخلی و دو عامل خارجی (که همه با حرف T شروع می‌شوند!)، مدل T7 را برای افزایش اثربخشی تیم ارائه کردند. عوامل درونی موثر بر اثربخشی تیم عبارتند از:پیشرانه یا Thrustپیشرانه می‌تواند یک هدف مشترک باشد که همه اعضای تیم برای رسیدن به آن تلاش می‌کنند.اعتماد یا Trustاعضای تیم باید به یکدیگر و به سرپرست تیم اعتماد داشته باشند.استعداد یا Talentاعضای تیم باید به مهارت‌های فردی و جمعی مجهز باشند که برای انجام دادن وظایف ضروری است.مهارت‌های تیمی یا Teaming skillsاعضا تیم باید به مهارت‌های کار گروهی مجهز باشند و بتوانند در فرایند تصمیم گیری و حل مسئله مشارکت کنند.مهارت‌های انجام وظیفه یا Task skillsهر عضو از تیم بسته به مسئولیتی که به او محول شده، باید بتواند وظایف خود را تا رسیدن به نتیجه نهایی دنبال کند.دو عامل خارجی موثر بر اثربخشی تیم عبارتند از:رهبر مناسب تیم یا Team leader fitسرپرست تیم باید در راستای تامین منافع تیم فعالیت کند، نیازهای کاری اعضا را برطرف کند و رویکرد مشارکتی داشته باشد.حمایت تیم از سوی سازمان یا Team support from the organizationهمانقدر که حمایت سرپرست از اعضای تیم اهمیت دارد، حمایت از تیم از سوی سازمان و مدیران ارشد هم به همان اندازه مهم است. لومباردو و آیچینگر بر این باورند که هر پنج عامل داخلی باید وجود داشته باشند تا تیم‌ها عملکرد بالایی از خود نشان دهند. با این حال برای موفقیت، به دو عامل خارجی هم نیاز دارند؛ تیم‌ها نمی‌توانند عملکرد بالایی داشته باشند، مگر اینکه حمایت سازمانی و رهبری مناسب هم داشته باشند.مدل توسعه تیم تاکمنمدل توسعه تیم تاکمن یکی از رایج‌ترین مدل‌هایی است که در ادبیات توسعه تیم از آن یاد می‌شود. بر اساس این مدل که در سال ۱۹۶۵ توسط بروس تاکمن معرفی شد، یک تیم موثر پنج مرحله را طی می‌کند و سپس منحل می‌شود. این مدل به مدیران تیم کمک می‌کند تا تشخیص دهند که در هر مرحله از توسعه تیم، چه فعالیت‌هایی باید انجا شود و چه اقداماتی ممکن است باعث شکست تیمیا پروژه شود. این پنج مرحله عبارتند از:مرحله تشکیلاعضای تیم شما در این مرحله فقط گرد هم می‌آیند. در این مرحله هیچ کدام از اعضای تیم در مورد این که چگونه در گروه قرار می‌گیرند، گروه چگونه کار خواهد کرد، چگونه آنها را مدیریت خواهید کرد و اینکه آیا در این مرحله موفق خواهند بود، مطمئن نیستند.مرحله طوفانوقتی اعضای تیم یاد می‌گیرند که چگونه به عنوان یک واحد عمل کنند، شروع به همکاری می‌کنند، روش‌های کاری خود را به اشتراک می‌گذارند و اعتمادسازی می‌کنند.مرحله هنجارسازیدر مرحله هنجارسازی، تیم درک روشنی از هویت خود پیدا می‌کند، ارتباطات قوی‌تری می‌سازد، فرآیندهای تیم را درونی می‌کند و موثرتر از مرحله قبل عمل می‌کند.مرحله عملکرددر این مرحله، تیم در موثرترین و سازنده‌ترین سطح خود عمل می‌کند. همانطور که اعتماد بین اعضا افزایش پیدا می‌کند، برای دستیابی به اهداف مشترک از یکدیگر الهام می‌گیرند.مرحله تعویقپس از تکمیل پروژه و پایان کار، عملکرد تیم به منظور تعیین اثربخشی و شناسایی توانایی‌های فردی ارزیابی می‌شود تا در پروژه‌های بعدی از نتایج آن استفاده شود. تثم در این مرحله از بین می‌رود.مدل اثربخشی تیم GRPIمدل اثربخشی GRPI (اهداف، نقش‌ها، فرآیندها و ارتباطات بین فردی) در سال 1972 توسط ریچارد بکهارد مطرح شد و پنج سال بعد توسط روبین، پلونیک توسعه یافت. GRPI یکی از شناخته شده‌ترین مدل‌ها برای افزایش کارایی تیم است که مشکلات تیم‌های ناکارآمد را شناسایی می‌کند و به آنها راه‌حل‌هایی ارائه می‌دهد تا بهتر عمل کنند. این مدل دارای چهار عنصر به شرح زیر است:اهدافتیم‌ها برای اینکه بتوانند بهترین عملکرد خود را داشته باشند، باید هم برای اعضا و هم برای کل تیم، اهداف مشخصی داشته باشند.نقش‌هاهر یک از اعضای تیم وظایف و مسئولیت‌های مشخصی دارد که بر اساس نقش او در تیم مشخص می‌شود.رویه هابرای این که تیم عملکرد خوبی داشته باشد، باید رویه‌های مشخصی برای انجام کارها تعیین شود و همه فعالیت‌ها، بر اساس همین رویه ها انجام شود.ارتباطات اعضاارتباطات قوی بین اعضا که مبتنی بر اعتماد متقابل، احترام و شفافیت است، برای موفقیت تیم ضروری است.مدل اثربخشی تیم Lencioniدر سال 2002 پاتریک لنکیونی در کتابی با عنوان «The Five Dysfunctions of a Team» یک مدل جدید برای افزایش اثربخشی تیم معرفی کرد. او در این مدل بر عواملی تمرکز کرد که تیم‌های با عملکرد بالا و مؤثر را تضعیف می‌کنند و می‌توانند باعث شکست آن‌ها شوند. به عقیده لنکیونی با آگاهی از نقاط ضعف تیم خود، می‌توانید تیم کارآمدتری بسازید و رهبر موثرتری هم باشید. او در کتابش پنج اختلال در عملکرد تیم را به شرح زیر معرفی کرده است:عدم اعتماداگر اعضای تیم نتوانند شفاف عمل کنند، فرایند اعتمادسازی بین آنها با اختلال مواجه می‌شود.ترس از درگیریاختلاف نظر سالم یک عنصر اساسی کار تیمی است. اگر اعضای تیم به دلیل ترس از بروز اختلاف از اعلام نظر خود اجتناب کند، ممکن است تیم دچار رکود شود.فقدان تعهدعدم تعهد هر یک از اعضای تیم، باعث می‌شود پروژه در زمان مقرر به پایان نرسد و تلاش‌های کل تیم بی‌نتیجه بماند.اجتناب از مسئولیت پذیریتیم‌ها باید یکدیگر و خودشان را برای رسیدن به موفقیت مسئول بدانند. بدون روحیه پاسخگویی، موفقیت غیرممکن است.بی‌توجهی به نتایجهمه اعضای تیم باید روی اهداف فردی و گروهی تمرکز کنند و تا رسیدن به نتیجه مطلوب دست از تلاش نکشند.این مدل برای مدیرانی مناسب است که ضعف عملکرد تیم را مشاهده می‌کنند و در جستجوی دلیل آن هستند.کدام مدل اثربخشی برای تیم من مناسب است؟برای انتخاب مدل اثربخشی تیم باید جنبه‌های مختلف موضوع را در نظر بگیرید. مدلی که برای یک سازمان یا یک تیم کار می‌کند، ممکن است برای تیم شما کارساز نباشد. برای پیدا کردن مدل مناسب تیمتان به موارد زیر توجه کنید:انجام پروژه چقدر زمان می‌برد؟برخی از مدل‌ها برای پروژه‌های بلندمدت مناسب‌تر هستند و برخی دیگر برای پروژه‌های کوتاه مدت. قبل از انتخاب مدل، باید بدانید پروژه چقدر زمان می‌برد.اهداف تیم را تعیین کنیدمدل تیم خود را حول محور اهداف و پروژه‌های خاصی که شرکت شما در حال انجام آن است، برنامه‌ریزی کنید. هرگز قبل از تعیین اهداف تیم، مدل اثربخشی را انتخاب نکنید.مهارت‌های اعضای تیم را بشناسیداگر نیازها و توانایی‌های هر یک از اعضای تیم خود را بشناسید، می‌توانید موثرترین مدل تیم مناسب برای آنها را تعیین کنید. اجرای هر کدام از مدل‌های اثربخشی تا حد زیادی به توانایی‌های اعضای تیم شما بستگی دارد.منبع: loumee آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Tue, 12 Sep 2023 13:54:02 +0330 https://virgool.io/awatcloud/%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%AA%D8%A7%D8%A8%D9%84-%D8%B3%D9%85%D8%AA-%D9%85%D8%AD%D9%88%D8%B1-%D8%A2%D9%88%D8%A7%D8%AA-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF-%D8%A2%D9%86-%D8%AF%D8%B1-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-qksog2slsebi اگرچه مفهوم کارتابل، زمانی به ادبیات سازمانی راه پیدا کرد که نرم افزارهای اتوماسیون هنوز تولید نشده بودند، اما با گذر از مدیریت مکاتبات به روش سنتی و رواج استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون، این مفهوم همچنان کاربرد دارد. کارتابل از یک پوشه ساده، به ابزار نوینی با امکانات پیشرفته تغییر هویت داده که امکان مدیریت نامه‌های ایجاد شده یا ارجاع شده را به کاربران نرم افزار می‌دهد و به آنها کمک می‌کند بیشترین تمرکز را بر جریان و حجم نامه‌های خود داشته باشند. در این مقاله کارتابل سمت محور یا چند سمتی اتوماسیون اداری ابری آوات و امکانات آن را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.کارتابل چیست؟در روش‌های سنتی مدیریت مکاتبات، کارتابل یکی از ملزومات اداری پرکاربرد بود که به منظور نظم دادن به اسناد و نامه‌های اداری و جلوگیری از مفقود شدن آنها به کار می‌رفت. کارتابل در واقع یک پوشه است! پوشه ای که اسناد اداری در آن قرار می‌گیرند و پس از ملاحظه، امضا، پاراف، ارجاع و تعیین تکلیف، از آن خارج می‌شوند. اگرچه دفتر کارتابل به مفهوم سنتی آن دیگر کاربرد ندارد، اما در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، همچنان از مفهوم کارتابل برای مدیریت مکاتبات سازمانی استفاده می‌شود. در اتوماسیون اداری، کارتابل مانند یک صندوق نامه مجازی عمل می‌کند و حاوی همه نامه‌هایی است که در آن کارتابل ایجاد شده یا به آن ارجاع شده است.کارتابل سمت محور در آواتدر اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک یا راهبر ارشد آن سازمان، می‌توان به او یک یا چند سمت اختصاص داد و یکی از سمت‌ها را به عنوان سمت اصلی انتخاب کرد. با اختصاص هر سمت به کارمند، کارتابلی متناظر با همان سمت یا جایگاه در اختیار او قرار می‌گیرد که با ورود به راهکار مکاتبات به آن دسترسی خواهد داشت.اگر کارمند یک سمت داشته باشد، یک کارتابل هم متناظر با آن سمت دارد که با وارد شدن به راهکار مکاتبات، می‌تواند نامه‌های آن کارتابل را ببیند. اما اگر کارمند دو سمت یا بیشتر داشته باشد، به همان تعداد هم کارتابل در اختیار او قرار دارد، و درست همین جا است که کارتابل سمت محور آوات کاربرد دارد.با انتخاب کردن سمت‌های دیگر در بالا و سمت راست کارتابل، کارمند می‌تواند کارتابل متناظر با سمت‌های دیگر را هم ببیند. بدیهی است که محتوای هر کارتابل متفاوت است، چون بسته به سمت یا جایگاه مورد نظر، نامه‌های متفاوتی برای کارمند ارسال می‌شود.دسته‌بندی انواع نامه در کارتابل آواتدر کارتابل آوات، نامه‌ها را در سه دسته اصلی زیر مشاهده می‌کنید:کارتابلهمه نامه‌هایی که خودتان ایجاد کرده‌اید و یا به شما ارجاع شده‌اند، در کارتابل ذخیره می‌شوند. نامه‌های کارتابل، در دو دسته طبقه‌بندی می‌شوند، نامه‌های جاری و نامه‌های بسته شده. نامه‌های جاری نامه‌هایی هستند که شما ایجاد کرده‌اید و هنوز در سازمان به گردش در نیامده‌اند؛ یعنی آن را به کسی ارجاع نداده‌اید. نامه‌هایی به شما ارجاع شده‌اند هم در دسته نامه‌های جاری قرار می‌گیرند. نامه‌های بسته شده نامه‌هایی هستند که آنها را مختومه یا لغو کرده‌اید. پس از اختتام یا لغو، نامه از کارتابل جاری خارج و به کارتابل بسته شده منتقل می‌شود.ارجاع شدهنامه‌هایی که شما به کارمندان دیگر سازمان ارجاع می‌دهید، پس از ارجاع در این دسته قرار می‌گیرند.رسید شدهاین دسته حاوی نامه‌هایی است که حداقل یک بار از کارتابل شما رد شده‌اند و برای آن‌ها رسید ارسال ثبت کرده‌اید.نامه‌های ECEنامه‌های وارده و ارسالی که از طریق پروتکل ECE ارسال و دریافت شده‌اند، در این دسته قرار می‌گیرند.امکانات کارتابل سمت محور در آواتدر اتوماسیون اداری ابری آوات، برای کارتابل سمت محور امکانات زیادی در نظر گرفته شده تا کارمند بتواند متناسب با نیازها و خواسته‌های خود، آن را شخصی‌سازی کند. در ادامه امکانات کارتابل آوات را با هم مرور می‌کنیم:سفارشی‌سازی ستون‌هادر کارتابل آوات به صورت پیش فرض، هفت ستون برای مشاهده اطلاعات لیست نامه‌ها در نظر گرفته شده است: موضوع نامه، فرستنده، گیرندگان، نوع نامه، شماره نامه، زمان ثبت و وضعیت امضاها. اما تعداد این ستون‌ها را می‌توان کم و زیاد کرد و ترتیب آنها را هم می‌شود عوض کرد.با کلیک کردن روی آیکون چرخ دنده در بالا و سمت چپ صفحه، پنجره‌ای باز می‌شود که کاربر می‌تواند در آن، ستون‌های کارتابل را مدیریت کند. در این پنجره می‌توان ستون‌های پیش‌فرض را حذف کرد، ستون‌های جدیدی را اضافه کرد و ترتیب قرار گرفتن ستون‌ها را هم تغییر داد.جستجوی نامهاگرچه دسته‌بندی نامه‌ها در کارتابل، تا حدی مدیریت آنها را ساده‌تر می‌کند؛ اما اگر تعداد نامه‌های کارتابل زیاد باشد، مرور کردن آنها برای پیدا کردن یک نامه مشخص عملی نیست. در این صورت باید از امکان جستجو در کارتابل آوات استفاده کنید. در بخش جستجوی کارتابل، می‌توانید با موضوع، نوع، شماره، تاریخ، متن، فرستنده و گیرنده، بین نامه‌ها جستجو کنید. امکان جستجو در همه کارتابل ها یا محدود کردن جستجو به کارتابلی که در آن هستید هم وجود دارد.راودات ابری آوات به خوبی با نیازها، روال‌ها و ساختارهای سازمانی در شرایط امروزی سازگار است. این نرم افزار نامه‌نگاری را به یک روش ارتباطی ساده، سریع و ارزان تبدیل می‌کند که امن است، به واسطه زیرساخت ابری از همه جا در دسترس است و به هیچ نرم‌افزار واسطی مانند مایکروسافت آفیس وابستگی ندارد.هر کارمندی با هر میزان دانش و سابقه در امور مربوط به دبیرخانه، می‌تواند با اتوماسیون اداری ابری آوات کار کند و فارغ از پیچیدگی‌های این حوزه، بر کارهای تخصصی خود متمرکز شود. «کار کردن با آوات راحت‌تر است!» آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری آوات؛ نرم‌افزار همکاری تیمی ابری Mon, 11 Sep 2023 12:40:01 +0330