https://virgool.io/feed/@leanopspodcast این‌جا قراره درباره حوزه عملیات در کسب‌وکار حرف بزنیم اما به‌زبون ساده و خودمونی. fa 2026-04-15 08:36:07 https://files.virgool.io/upload/users/2934286/avatar/avatar.png?height=120&width=120 https://virgool.io/@leanopspodcast https://virgool.io/@leanopspodcast/%D8%B9%D9%85%D9%84%DB%8C%D8%A7%D8%AA-%D9%85%D9%86%D8%A7%D8%A8%D8%B9-%D8%A7%D9%86%D8%B3%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D9%87-kmcoy5t2ts9r عملیات منابع انسانی بخشی از تیم منابع انسانیه که به مراقبت از چرخه کامل استخدام و کمک به متخصصان منابع انسانی تو انجام وظایف روزمره اختصاص داره.تو این پست وبلاگ، درباره آنچه که عملیات منابع انسانی انجام می‌ده، بحث می‌کنیم. همچنین برخی از وظایف و مسئولیت‌های یک مدیر عملیات منابع انسانی رو باهاتون به اشتراک می‌ذاریم.عملیات منابع انسانی چه معنایی داره؟خدمات عملیات منابع انسانی شامل موارد متعددی مثل مدیریت حقوق و دستمزد، استخدام، مدیریت روابط کارکنان، مدیریت مزایا و… می‌شه. هدف اینه که کارکنان رو راضی نگه داره و به اون‌ها کمک کنه احساس کنن که ارزش پول خودشون رو از سرمایه گذاری کارفرما روی‌ اون‌ها به‌دست میارن.شرکت‌های بزرگ اغلب کارکنان‌شون در داخل شرکت فعالیت می‌کنن، در حالی که شرکت‌های کوچک‌تر از آنجایی که وظایف منابع انسانی محدودی دارن، گزینه برون‌سپاری رو هم دارن.برای کسب اطلاعات بیشتر، ویدئوی زیر رو تماشا کنین. در غیر این صورت، برای ادامه خواندن از ویدیو رد بشین.What is HR Operations?فعالیت‌های عملیات منابع انسانی چه‌چیزهایی هستند؟عملیات منابع انسانی، همچنین به عنوان "HR OPS" شناخته می‌شه، مسئولیت انجام انواع وظایف منابع انسانی، از جمله مدیریت حقوق و دستمزد، استخدام، جذب استعداد و بسیاری موارد دیگه رو به عهده داره. بیاین نگاهی به هفت مسئولیت مختلف عملیات منابع انسانی بندازیم:HR OPERATIONS TASKS1- مدیریت حقوق و دستمزد:بخش منابع انسانی ستون فقرات هر شرکتیه، که متشکل از متخصصان منابع انسانیه که مسئول مدیریت حقوق و دستمزد، روابط کارکنان، مدیریت مزایا و موارد دیگر رو به‌ عهده دارن.تیم منابع انسانی مسئولیت سوابق حقوق و دستمزد یک شرکت رو بر عهده داره، تا اطمینان حاصل کنه که کارکنان به موقع حقوق قانونی خودشون رو دریافت می کنن. اون‌ها همچنین گاهی اوقات با طرح‌های مزایای مختلفی که توسط یک سازمان ارائه می‌شه، سر و کار دارن تا اطمینان حاصل کنن که کارکنان تو مواقعی که بیشترین نیاز رو دارن، به اون‌ها دسترسی داشته‌باشن.به طور خلاصه، عملیات منابع انسانی برای موفقیت هر کسب‌وکاری حیاتیه. اون‌ها اطمینان حاصل می‌کنن که کارکنان محیط کاری راحت و دسترسی به مزایا رو همیشه داشته‌ باشن.2. مدیریت مزایاعملکرد مدیریت مزایای بخش منابع انسانی با برنامه‌های مزایای شرکت و سیاست‌های منابع انسانی مثل مراقبت‌های بهداشتی، پوشش دندان‌پزشکی، پس‌اندازهای بازنشستگی، از کار افتادگی و مرخصی سوگواری و موارد دیگه سروکار داره. وظایف اداری تو این زمینه می‌تونه شامل طراحی طرح‌ها، مدیریت اجرای اون‌ها و کشف هزینه‌ی این مزایا برای شرکت باشه.3. استخدام و حفظ کارکناناین بخش از منابع انسانی مسئول یافتن کارمندان واجد شرایط برای پر کردن جای خالیه. این کار ساده‌ای نیست، چون هدف اصلی استخدام افرادی هست که پتانسیل موفقیت تو موقعیت خود و رشد با شرکت رو تو طول زمان داشته‌باشن.این کار با تبلیغات تو رسانه‌های اجتماعی به‌عنوان رایج‌ترین منبع کسب استعداد این روزها آغاز می‌شه. به طور کلی، افراد منابع انسانی لازمه این فرآیند رو دنبال کنن و سپس تو مدیریت استعداد برای شرکت، فعالیت کنن.حفظ تعداد کارمندان بهینه در هر بخش یکی از وظایف اصلی اون‌هاست. وقتی که یک کارمند استخدام می‌شه، تیم منابع انسانی باید تو راس چیزهایی باشه که می‌تونه بر عملکرد و رضایت اون‌ها تأثیر بذاره.علاوه بر این، شامل برنامه‌ریزی جلسات منظمی‌ می‌شه تا متوجه بشن که اون‌ها تو نقش خودشون چطور عمل می‌کنن تا متوجه بشن آیا برای هر شکاف مهارتی خاصی، به کارمند جدید نیاز هست یا نه.4. روابط کارکنانعملکرد این قسمت با هر چیزی که به اون شغل مرتبط هست، تعریف می‌شه. مثل محیط امن، مدیریت مزایا، جبران خسارت و نظم و انضباط و... این حوزه شامل مواردی مثل رسیدگی به اختلافات یا بررسی هرگونه نقض خط‌مشی نیز می‌شه.تجربه کارمندان و رضایت کارکنان هر دو زیر بخش روابط برای مدیران منابع انسانی هست.این عملکرد مسئول حفظ روابط بین کارکنان و مدیریت هست و به این ترتیب اصطلاح مدیریت منابع انسانی شکل می‌گیره.سیستم‌های منابع انسانی می‌تونن تأثیر قابل‌توجهی بر موندن یا نموندن طولانی‌مدت استخدام‌شدگان جدید در شرکت داشته باشن، بنابراین مهمه که مطمئن بشن از همون روز اول، استخدام‌شدگان احساس ارزشمندی می‌کنن.اون‌ها همچنین مسئول ارائه بازخورد منظم درباره چگونگی عملکرد یک فرد در مورد رفتار خوب و انضباط هستن.5. خدمات پشتیبانی فناوری منابع انسانیفناوری بر هر صنعتی تأثیر گذاشته، اما بیشتر از همه در منابع انسانی بوده. جایی که سیستم‌های نرم‌افزاری منابع انسانی، برای مدیریت همه‌چیز، از عملکردهای حقوق و دستمزد و سوابق حضور و غیاب گرفته تا مدیریت حساب‌های بازنشستگی کارکنان و محاسبه منافع آن‌ها، به‌کار می‌رن.تو بخش منابع‌انسانی، انواع مختلفی از متخصصان رو می‌بینین که برای انجام کارها با هم‌د‌یگه همکاری می‌کنن. در حالی که بخش people operations منابع انسانی مسئول روابط کارکنان، مدیریت استعداد و برنامه ریزی نیروی کار است، بخش فناوری به مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا، مدیریت استخدام و پشتیبانی اداری می‌پردازه.اخیرا شرکت‌ها برای کمک به مدیریت نیروی کار، شروع به مراجعه به منابع انسانی کرده‌اند. چون مدیریت چند کارمند بدون یک رویکرد سازمان‌یافته یا یک برنامه سنجیده کار آسونی نیست.6. ایمنی محل کاراین یکی دیگه از نگرانی‌های بخش منابع‌انسانیه. دپارتمان منابع انسانی مسئولیت حفظ محیط کار ایمن و سالم از جمله مشاوره به مدیران درباره آسیب‌ها یا مشکلات شغلی و پیشگیری از اون‌ها رو به عهده داره.یکی از وظایف اون‌ها، اجرای و حفظ برنامه‌های‌ ایمنی پیشرونده یا پیشگیرانه است.WOEKPLACE SAFETY RULESتیم منابع انسانی همچنین باید مهارت‌های بین فردی خوبی داشته باشن، بدون وابستگی، وظایف‌شون رو انجام بدن و از ویژگی‌های رهبری قوی برخوردار باشن. اون‌ها اغلب چهره یک سازمان با کارکنانی هستن که ممکنه اطلاعات زیادی درباره فرآیند‌های مدیریت منابع انسانی نداشته باشن.سلامت و تندرستی کارکنان بخش اجباری سیاست‌های منابع انسانی هست – این امر به اون‌ها اجازه می‌ده که از طریق اقدامات پیشگیرانه‌ای مثل ایجاد گزینه‌های غذایی سالم‌تر، فراهم کردن امکانات تمرینی، و داشتن ساختمان‌های دوست‌دار محیط‌زیست (مانند بام‌های سبز) کیفیت محل کار رو حفظ کنن - اجازه دادن به این پیشرفت‌ها، به ارتقای سلامت روانی بهتر بین نیروی کار کمک می کنه.7. توسعهموقعیت شریک تجاری منابع انسانی تو سازمان‌های مدرن اون رو بخشی از فرآیند تصمیم گیری مورد نیاز برای رشد استراتژیک می‌کنه. مدیر عملیات تیم رو به سمت توسعه هدایت می‌کنه، چون منابع انسانی، تو سلسله مراتب استراتژیک سازمان جایگاه مهمی داره. وظایف خاص تو این بخش شامل برنامه‌ریزی جانشین پروری و گزارش‌دهی به مدیریت اجرایی هست.وظیفه سرپرست تیم اینه که بفهمه یک شرکت چجوری کار می‌کنه و اهداف اون چیه. این به مدیران تیم اجازه می‌ده تا استراتژی‌‌ای رو طراحی کنن که در راستای ماموریت و چشم‌انداز شرکت باشه.مدیر عملیات همچنین باید کارکنان سازمان و نحوه همکاری اون‌ها رو درک کنه، که برای رفع نیازهای اون‌ها بسیار مهمه.علاوه بر این، این مرحله حول محور گزارش دادن عدم تطابق انتظارات و کارهای انجام شده و همچنین تأثیر جبران هزینه بر رضایت کارمندان و تصویر کلی شرکت، می‌چرخد.مدیر عملیات منابع انسانی چه کاری انجام می‌ده؟فردی که عملیات منابع انسانی رو مدیریت می‌کنه، مدیر عملیاتی نامیده می‌شه. وظایف زیر بخشی از شرح وظایف مدیران عملیات منابع انسانی هست:نظارت و هماهنگی تمام جنبه‌های سیاست‌های منابع انسانی سازمان، از جمله پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا و استخدام کارکنان جدید یا پیمانکاران.مسائل مربوط به روابط کارکنان مثل شکایات، اخراج و سایر مسائل پرسنلی رو در نظر دارن.اهدافی رو برای تیم منابع انسانی تعیین می‌کنن و موفقیت اون اهداف رو می‌سنجن.برای توسعه و اجرای سیاست‌ها، برنامه‌ها و رویه‌هایی که روی منابع انسانی سازمان تأثیر می‌ذاره رو با سایر کارکنان تطبیق می‌دن.معیارهای کلیدی HR رو بررسی می‌کنن.بودجه‌های منابع انسانی رو تعریف می‌کنن و نیازهای آینده رو پیش بینی می‌کنن.پیشنهاد قابلیت‌های نرم‌افزاری برای گسترش استفاده کارآمد از فناوری رو پیشنهاد میدن و رشد پرسنل رو بررسی می‎کنن. به عنوان مثال، ابزارهای بررسی مدیریت عملکرد، برای بهبود عملیات بخش خدمات مشتری هست.همه چیز رو در حال اجرا و در شرایط خوب نگه می‌دارن.شما می‌تونین با خیال راحت از این مقاله به عنوان الگویی برای شناسایی، راهنمایی برای اجرای سیاست های منابع انسانی و پیشبرد عملیات منابع انسانی (HR operations) در هر لحظه استفاده کنین.نقش های عملیات منابع انسانی (HR Operations Roles and Reasons)در اینجا نقش هایی وجود داره که اغلب زیر چتر عملیات منابع انسانی قرار می‌گیرن:HR OPERATONS GOALSکارشناس عمومی منابع انسانی (HR Generalist)یکی از نقش‌هایی که در تیم منابع انسانی می‌بینیم، نقش یک کارشناس منابع انسانی هست. کارشناس منابع انسانی فردیه که مسئولیت نظارت بر عملیات کلی منابع انسانی رو به عهده داره. کارشناس منابع انسانی باید دارای ویژگی‌های رهبری باشه و دانش کاملی از همه جنبه‌های مدیریت، مثل پاداش، مزایا، استخدام/جذب، آموزش، توسعه و غیره داشته باشه.کارشناس تخصصی منابع انسانی (HR Specialist)نقش دیگه‌ای که تو تیم منابع انسانی می‌بینیم، متخصصی است که تو یک یا چند حوزه تخصص داره. اون‌ها می‌تونن تو نرم‌افزار یا بعضی از عملکردهای منابع انسانی دیگه‌ای تخصص داشته باشن.مدیر منابع انسانی (HR Manager)سومین نفر سرپرست تیم، مدیر منابع انسانی هست، که تو بالاترین قسمت سلسله مراتب قرار داره و برنامه عملیاتی بخش رو همراه با اجرای اون هدایت می‌کنه.کلمات پایانیعملیات منابع انسانی همون چیزی هست که تو پشت صحنه اتفاق می‌افته تا منابع انسانی رو به شیوه‌ای روان حفظ کنه. نیازهای یک کسب‌وکار باید یک استراتژی عملیاتی داشته باشه و شرایط خودش رو با ایجاد خط مشی‌های جدید یا زمانی که سیاست‌های قدیمی نیاز به بروزرسانی دارن، وفق بده.اصل طراحی سیستم‌های مدیریت منابع انسانی، ایجاد تعادل بین ورودی و خروجی هست. باید اطمینان حاصل بشه که نیازهای کارکنان برآورده می‌شه همزمان با اینکه که اهداف شرکت محقق می‌شن.به این ترتیب، جای تعجب نیست که بسیاری از شرکت‌ها در حال حاضر با روانشناسان سازمانی درباره بهترین روش استفاده از این مجموعه مهارت‌ها تو سازمان خودشون مشورت می‌کنن – تحقیقات زیادی تو این زمینه انجام شده، چون کسب‌وکارهای با مقیاس بزرگ می‌دونن که بدون تمرکز بر تمام جنبه های تعامل با کارکنان، نمی‌تونن به موفقیت دست پیدا کنن.هدف این مقاله روشن کردن اهمیت و ارتباط سرمایه انسانی است. لینکدین به عنوان یک رسانه اجتماعی دارای منابع زیادی درباره این موضوعه و جاییه که منابع انسانی با واقعیت روبرو می‌شن.منبع: https://hr.university/shrm/hr-operations/ Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Sun, 31 Mar 2024 22:38:27 +0330 https://virgool.io/@leanopspodcast/%D8%A8%D8%A7-%D8%A8%D8%B1%D9%88%D9%86-%D8%B3%D9%BE%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%81%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D9%86%D8%AF-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D8%AE%D9%88%D8%AF%D8%AA%D9%88%D9%86-%D8%B1%D9%88-%D8%B1%D8%B4%D8%AF-%D8%A8%D8%AF%DB%8C%D9%86-s38qagduyq7r کسب‌وکارهای کوچیک دلایل متعددی برای برون‌سپاری دارن. از جمله،‌ صرفه‌جویی توی پول، بهبود عملکرد‌، جلوگیری از دردسر‌های استخدام‌کردن و موارد دیگه. با وجود این مزایای آشکار،‌ هنوز هم بسیاری از کسب‌وکارها مطمئن نیستن که برون‌سپاری به دردشون می‌خوره یا نه؟ با این‌حال وقتی که شریک‌ برون‌سپاری مناسبی پیدا کنین، می‌تونین به‌صورت مقرون‌به‌صرفه فرآیندهای کسب‌وکار خودتون رو بهینه‌سازی کنین و با کارایی بیشتری عمل کنین. برون‌سپاری همچنین ‌می‌تونه برای شما کارکنانی رو فراهم بکنه‌ که دارای مهارت‌های تخصصی هستن که حفظ اون ها در مقایسه با یک کارمند داخل سازمان، بسیار مقرون‌به‌صرفه‌تره.Outsourcingما تو این مقاله قصد داریم برسی کنیم که برون‌سپاری (Outsourcing) چطوری کار‌ می‌کنه و چطوری ‌می‌تونین برون‌سپاری موفقی داشته باشین تا بتونین روی جذب مشتری‌ها و رشد کسب‌وکارتون تمرکز کنین.برون‌سپاری چطوری کار می‌کنه؟برون سپاری شامل استخدام یک شرکت خارج از کسب و کار یا پیمانکار مستقل، برای انجام وظایف مشخصی می‎شه که در غیر این صورت یک عضو تیم داخلی اون‌کارها رو انجام می‌ده.معمولا وظایفی (Tasks) که با موفقیت برون‌سپاری می‌شن، دارای تاثیر کم و قابل تکرار هستن. درحالی که منابع و زمان قابل‌توجهی رو مصرف می‌کنن. مثل:۱ - پرداخت و وصول مطالبات۳ - امور اداری۴ - پشتیبانی تراکنش‌ها۵ - ورود داده‌هابا این حال خیلی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرن که وظایف مهم‌تری مثل طراحی، بازاریابی، عملیات و پشتیبانی، منابع انسانی، خدمات مشتری، دریافت و پرداخت‌های مالی وانبار و پردازش و لجستیک و امور فناوری اطلاعات (IT) رو برون‌سپاری کنن.اگه قصد دارین برون‌سپاری رو شروع کنین، باید این ۵ مرحله رو طی کنین:۱- تصمیم بگیرین که کدوم وظایف رو می‌خواین برون‌سپاری کنین.اولین قدم شما اینه که تصمیم بگیرین کدوم جریان‌کاری رو می‌خواین برون سپاری کنین و کدوم‌ها رو می‌خواین داخل کسب‌وکارتون نگه دارین. کسب‌وکار‌ها معمولاً موارد زیر رو در نظر می‌گیرن:وظایف دفتر پشتیبانی رو برون سپاری کنین: بسیاری از شرکت‌ها وظایف پشتیبانی رو که برای عملیات خیلی مهم هستن اما به رشد کسب‌و‌کارشون کمک نمی‌کنن رو برون‌سپاری می‌کنن. در حالی که نمی‌تونین از اهمیت حسابداری، منابع انسانی، دریافت و پرداخت‌های مالی و سایر نقش‌های پشتیبانی غافل بشین، اما این وظایف، مشتری‌ها و درآمد جدیدی رو به ارمغان نمیارن. کارهای روتین - در عین حال که ضروری هستن - وقت و توجه تیم داخلی رو منحرف می‌کنن.وظایفی که به مهارت‎های خاص نیاز دارن رو برون سپاری کنین: اکثر کسب‌وکارها چنین وظایفی رو که مستلزم استعداد یا مهارت‌هایی هستن که داخل تیم خودشون ندارن رو برون سپاری می‌کنن. اغلب، این وظایف برون‌سپاری شده، دارای تاریخ شروع و پایان ثابتی هستن و ممکنه نیاز به کمی توجه داخل تیم داشته‌ باشن. به عنوان مثال، صاحبان کسب‌وکار ممکنه به جای اختصاص دادن یک کارمند برای طراحی و توسعه وب سایت یا اضافه کردن اون‌کار به وظایف تیم فناوری اطلاعات، طراحی و توسعه وب سایت رو برون‌سپاری کنن.برون‌سپاری وقتی می‌تونه بهترین نتیجه‌ رو داشته باشه که هدف‌های مشخص و فرایند‌‌های ساختاریافته‌ای داشته باشین و دقیقا بدونین چه کار‌هایی رو می‌خواین برون‌سپاری کنین و برای اطمینان یافتن از موفقیت برون‌سپاری‌تون، وقت بذارین.برون‌سپاری منابع انسانی چالش‌هایی از جمله قطع کردن ارتباط با کارکنان و انعطاف‌پذیری کمتر رو به همراه داره. عملکردهایی مثل استخدام، اخراج و مدیریت عملکرد کارکنان رو سعی‌کنین داخل‌ کسب‌وکارتون نگه‌ دارین.۲- توضیحات وظیفه یا پروژه برون‌سپاری شده رو بنویسین.یک توضیح دقیقی از وظایفی که می‌خواین شرکت‌های خدماتی یا فریلنسر‌ها براتون انجام بدن، ایجاد کنین. این توضیحات پروژه کمک می‌کنن که:انتظارات‌تون رو به‌صورت شفاف بیان کنین: نوشتن دقیق این اطلاعات بهتون کمک می‌کنه که انتظارات‌تون رو مشخص کنین. بنابراین می‌دونین که آیا برون‌سپاری اون کار مطابق با انتظارات شما بوده یا نه.پارامتر‌های کار رو تنظیم کنین: هرچی که از شریک برون‌سپاری خودتون توقع دارین، ددلاین‌های پروژه و… رو مشخص کنین. به عنوان مثال، اگر شرکت برون‌سپاری تو منطقه زمانی دیگه‌ای هست و شما نیاز دارین کار تو ساعت محلی خودتون انجام بشه، باید این رو هم شرح بدین.شریک‌ برون‌سپاری با مجموعه مهارت‌های مناسب رو پیدا کنین: توضیحات کار برون‌سپاری شده، نامزد‌ها رو به واجدشرایط‌ترین متقاضی‌ها محدود می‌کنه. تو ذهن‌تون ویژگی‌ها، استعدادها، دانش و مهارت‌هایی که شریک برون‌سپاری ایده‌آل شما داره رو در نظر بگیرین و این انتظارات رو به وضوح توی شرح کار یا پروژه تنظیم کنین.شرح شغل یا پروژه خودتون رو تو سایت های کاریابی ارسال کنین یا یک پروپوزال (RFP) ایجاد کنین و اون رو برای شرکت‌های منتخبتون ارسال کنین. وقتی همه انتظارات و الزامات خودتون رو تو شرح شغل لحاظ می‌کنین، خیلی از شرکت‌های با صلاحیت کمتر درخواست نمی‌کنن و تو وقت شما برای مرتب‌سازی و ارزیابی برنامه‌ها، صرفه‌جویی می‌شه.۳- نامزدهای برون‌سپاری خودتون رو ارزیابی کنین.وقتی که شرح کار خودتون یا یک پروپوزال (RFP) رو ارسال کردین، شروع به دریافت پاسخ می‌کنین. پاسخ‌ها ممکنه به سادگی یک کاندید یک سایت کاریابی باشه که شرحی از قابلیت‌ها و قیمت‌های خودش رو ارسال می‌کنه یا جزئیات یک پیشنهاد سفارشی از یک شرکت معتبر.وقتی می‌خواین ارزیابی‌تون رو انجام بدین، به عوامل زیر توجه کنین:توانایی‌های شرکت‌ چقدر با الزامات شرح شغل مطابقت داره؟چه مدته که این شرکت فعالیت داره؟شرکت چقدر تو انجام این نوع کارها تجربه داره؟این شرکت چه نوع گواهینامه‌ها، بررسی‌ها یا شواهد اجتماعی برای تأیید اعتبار خودش داره؟پاسخ شرکت چقدر خوب نشون می‌ده که اون‌ها کار یا پروژه رو درک می‌کنن؟ارتباطات شرکت چطوره؟ آیا واضح، قابل درک و بدون خطاست؟قیمت پیشنهادی‌شون تو مقایسه با سایر شرکت‌های برون‌سپاری چطوره؟ آیا ارزشی که ارائه می‌دن بیشتر از رقباست یا کمتر؟بعد از بررسی برنامه‌ها و پیشنهادها، شرکتی که فکر می‌کنین بهترین گزینه‌ست رو انتخاب کنین.۴- یک نفر رو برای تعامل با منبع برون‌سپاری تعیین کنید.در ابتدا، این شامل تعیین انتظارات و آشنایی منابع با افراد و فرآیندهای شرکته. بسته به شرایط ممکنه که لازم باشه به شرکت برون‌سپاری، دسترسی بعضی بخش‌های شبکه‌ کامپیوتری خودتون رو بدین. اگه اینطور باشه، به دلایل امنیتی، نام‌های کاربری محدود شده رو تو شبکه‌تون تنظیم کنین. بقیه شرکای برون‌سپاری ممکنه فقط نیاز داشته باشن که کارهای خودشون رو از طریق ایمیل ارسال کنن، یا سیستم تلفن خودشون رو به سیستم خدمات مشتری شما متصل کنن.۵- وظایف و هزینه‌های شریک برون‌سپاری‌تون رو پیگیری کنین.برای اطلاع از زمان‌بندی پروژه و هزینه‌ها، از شرکت‌های برون‌سپاری درخواست کنین که از نرم‌افزار‌های ردیابی، که می‌تونین به اون دسترسی داشته باشین، استفاده کنن. اون‌ها باید زمان خودشون رو برای هر کار خاص پیگیری کنن تا به شما ایده‌ای از زمان و کارایی پولی خودشون بدن.ردیابی وظایف و هزینه‌ها می‌تونه به شما کمک بکنه تا متوجه بشین که چه‌زمانی به ارتباطات بیشتری نیاز دارین و آیا برون‌سپاری با این شرکت جواب می‌ده یا نه.حتما از یکی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب برای نظارت و پیگیری کارایی شریک برون سپاری خودتون استفاده کنین.چطوری برون‌سپاری به رشد کسب‌وکار شما کمک می‌کنه؟برون سپاری به شرکت ها اجازه می‌ده تا روی مشتری‌های خودشون تمرکز کنن و از منابع داخلی برای رشد استفاده کنن. اینجا چند مورد وجود داره که نشون می‌ده، برون سپاری چطوری می‌تونه به رشد کسب‌و‌کارتون کمک کنه:برون‌سپاری هزینه‌های اشتغال رو کاهش می‌ده. برون‌سپاری به‌طور قابل توجهی هزینه‌های شغلی، از جمله هزینه‌های استخدام، حقوق و مزایا رو کاهش می‌ده (چون شرکت‌های برون‌سپاری به بسته‌های مزایای کارکنان نیاز ندارن). هیچ مالیات استخدامی برای پرداخت وجود نداره و کارمندان برون‌سپاری معمولاً رایانه، فضای اداری و سایر هزینه‌های سربار خودشون رو از قبل انجام می‌دن.برون‌سپاری به شما این امکان رو می‌ده که حقوق و دستمزد رو برای تولیدکنندگان درآمد تعیین کنین. برون‌سپاری مستقیماً منجر به کارایی بیشتری می‌شه چون به شرکت‌ها اجازه می‌ده که استعدادهای برتر رو تو حوزه‌های مهم تولید درآمد خودشون، از جمله فروش، بازاریابی و عملیات اصلی استخدام کنن. در عین‌حال، شرکت‌ها تو انجام کارهای معمول اما ضروری مثل حسابداری، خدمات مشتری و ورود داده‌ها صرفه‌جویی می‌کنن. از اون‌جایی که پول برای کارمندان تولیدکننده درآمد آزاد می شه، شرکت می‌تونه تو حوزه‌هایی که حیاتی هستن، افراد برتر رو جذب کنه. این افراد احتمال بیشتری برای موندن تو شرکت شما برای طولانی مدت رو دارن.برون سپاری ارزش پولی بیشتری رو برای شما به ارمغان میاره. شرکای برون‌سپاری با کیفیت بالا که از موقعیت‌های خارجی (Offshore Talent) استفاده می‌کنن، اغلب می‌تونن با هزینه کمتر، افرادی استثنایی ارائه بدن. برون‌سپاری همچنین به‌این معنیه که شما لازم نیست نگران استخدام، آموزش یا حفظ کارکنان‌تون باشین، چون شریک برون‌سپاری‌تون اون وظایف رو انجام می‌ده.برون‌سپاری نرخ‌های پایین‌تری رو برای کارهای تکراری ارائه می‌ده. یک شرکت خارجی یا فریلنسر اغلب می‌تونه کارهایی مثل وارد کردن داده‌ها و صورت‌حساب رو با نرخ‌های پایین‌تر از اون‌چه شما به کارکنان‌داخلی خودتون پرداخت می‌کنین، انجام بدن. داشتن تعداد کارمند کمتر می‌تونه حتی تو هزینه‌ی اجاره فضای اداری هم صرفه جویی کنه.برون سپاری به شما کمک می‌کنه که تو هزینه‌‌های تجهیزات و فناوری صرفه‌جویی کنین. بسیاری از شرکت‌ها به کمک پشتیبانی مشتری نیاز دارن، اما ساخت یک مرکز تماس داخلی اتلاف منابعه. ممکنه منطقی باشه که با یک شرکت پشتیبانی مشتری مبتنی بر تماس با زیرساخت، آموزش، پروتکل‌های استخدام و فرآیند مدیریت از قبل، برون‌سپاری کنن.۶ عامل برای برون‌سپاری موثر:هر شرکتی به‌صورت متفاوتی برون‌سپاری می‌کنه. از این شش نکته برای سفارشی‌کردن استراتژی خودتون استفاده کنین.۱-اهداف موثر روشنی رو تعیین کنین. "رشد" و "افزایش کارایی" اهداف بسیار گسترده‌ای هستن. در مورد اهداف خودتون دقیق باشین: آیا سعی می‌کنین هزینه‌های خاصی رو کاهش بدین؟ یا یک تیم خاص بسازین یا منابع رو برای یک ابتکار خاص آزاد کنین؟در نظر بگیرین که چطوری برون‌سپاری کار تو یک‌حوزه، می‌تونه منابع و انرژی رو برای تمرکز روی حوزه‌دیگه‌ای آزاد کنه. چطوری این کار به شرکت شما کمک می‌کنه تا ارزش بیشتری رو به مشتریان ارائه بدین؟ هدف‌تون هرچی باشه، باید راهنمایی کنه که کجا، چه زمانی، چرا و چگونه برون سپاری رو انتخاب کردین.۲-برای تغییر برنامه ریزی کنین. برون‌سپاری اساساً ساختار شرکت شما رو تغییر می‌ده. این یک فرصت هیجان انگیزه اما فرصتی هست که نیاز به برنامه‌ریزی داره. برای تسهیل برنامه، خودتون، کارمندان، فرایند کار و ساختار شرکت‌تون رو آماده کنین. شما باید فرآیندهای مربوط به وظایفی رو که در داخل کسب‌وکارتون باقی می‌مونه رو ترسیم کنین و تعیین کنین که روند کار تیم شما چطوری تو آینده تغییر می‌کنه.۳-به اعضای کلیدی سازمان و رضایتشون توجه کنین. جلب رضایت اعضای کلیدی سازمان‌تون، از جمله مدیران بخش‌ها و اعضای هیئت‌مدیره، ضروریه. قبل از ارائه برون‌سپاری به عنوان یک استراتژی، مطمئن بشین که پاسخ برخی از سوالات چالش‌برانگیز رو می‌دونین: چه کسی این استراتژی رو رهبری می‌کنه؟ این چه تاثیری روی تیم فعلی ما داره؟ از صرفه‌جویی تو هزینه، کجا استفاده می‌کنیم؟ فرآیند از ابتدا تا انتها چقدر طول می‌کشه؟۴-شریک برون‌سپاری مناسبی رو انتخاب کنین. خدمات برون‌سپاری فقط به اندازه شریکی که اون‌هارو ارائه می‌ده، خوبه. شما یک شریک انعطاف‌پذیر می‌خواین که مایل به ادغام با تیم شما باشه. برای اینکه بدونین آیا یک ارائه‌دهنده مناسب هست یا نه، توصیفات‌شون رو بخونین و سوابق‌شون رو برسی کنین. ارائه‌دهندگان کیفیت با خوشحالی در گفتگوهای یک به یک، شرکت می‌کنن و پیشنهادات دقیق ارائه می‌دن. در صورت وجود، ارائه‌دهنده باید از شما بخواد که از امکانات اون بازدید کنین. تا وقتی که مطمئن نشدین شریک برون‌سپاری مناسبی رو پیدا کردین، به جلو حرکت نکنین.۵- تعریف کنین که موفقیت برون‌سپاری به چه معناست. شرکای برون‌سپاری عالی به استانداردهای عملکرد خاصی متعهد هستن، اما این شما هستین که باید اون‌هارو تعریف کنین. تصمیم بگیرین که چه معیارها و پارامتر‌هایی مهم هستن. شاخص‌های‌ کلیدی عملکرد شما (KPI) بسته به خدماتی که برون‌سپاری می‌کنین، متفاوت می‌شن. برای مثال، اگه قصد دارین با شرکای برون سپاری‌تون برای کار با نیروهای خلاق همکاری کنین، باید از یک امتیاز کیفیت از پیش تعیین شده استفاده کنین. با صورت‌دادن این کار، زمان‌های رسیدن به KP‌ها می‌تونه معیار اصلی باشه. علاوه بر این، از ارائه‌دهنده بخواین که KPI های خودش رو تعیین کنه. در مورد اینکه هر چند وقت یک‌بار، شریک شما نتایج رو به‌روزرسانی می‌کنه، توافق کنین. بسته به نیاز خودتون، ارائه دهنده خودتون رو به صورت هفتگی، ماهانه یا فصلی پاسخگو نگه دارین.۶- برون‌سپاری رو به آرامی شروع کنین. به‌جای برون‌سپاری کل بخش، با یک پروژه آزمایشی که نیاز به سرمایه گذاری اولیه کمتری داره، شروع کنین. این رویکرد همچنین به شما این امکان رو می‌ده که قبل از تعهد کامل، اثربخشی شریک برون‌سپاری‌تون رو مشاهده کنین. شرکای بزرگ با شرایط شما انعطاف پذیر هستن و می‌خوان که ارزش خودشون را اثبات کنن.Outsourcingاگر هدف شما تکامل و گسترش هست، تصور کنین که عملکرد چابک (Agile) چه‌قدر می‌تونه مفید باشه. با تعامل با یک شریک برون‌سپاری برای کاهش هزینه‌ها ،با متخصصان با کیفیت بالا کار می‌کنین. برون‌سپاری یک تصمیم بزرگ و تلاشیه که باید با برنامه‌ریزی و بررسی دقیق به اون بپردازین. با این‌حال، درنهایت، خیلی از شرکت‌ها به این‌ نتیجه‌ رسیدن که 100 درصد ارزشش رو داره.ما درباره Outsourcing توی اپیزود چهارم صحبت کردیم و دعوت می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این موضوع، از طریق لینک زیر به اون اپیزود دسترسی داشته باشین. (https://zil.ink/leanops )منبع: https://www.business.com/articles/growth-through-outsourcing/ Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Sat, 10 Feb 2024 13:57:15 +0330 https://virgool.io/@leanopspodcast/%DB%B1%DB%B1-%D8%AF%D9%84%DB%8C%D9%84-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-feedforward-qcxjavprpedh ارائه Feedback از گذشته به عنوان یک مهارت ضروری، برای مدیرها در نظر گرفته می‌شد. همزمان با اینکه کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‎کنن، باید از کیفیت کارشون هم آگاه باشن. اون‌ها باید بدونن که آیا عملکردشون با انتظارات مدیران‌شون مطابقت داره یا نه. باید یاد بگیرن که چه‌کارهایی رو به درستی انجام دادن و چه‌چیزی رو باید تغییر بدن. به طور سنتی این اطلاعات تو قالب downward feedback از طرف مدیران به کارمندان‌شون منتقل می‌شه. همونطور که کارکنان به بازخوردهای مدیران نیاز دارن، مدیران نیز می‌تونن از بازخوردهای کارمندان بهره‌مند بشن. کارمندان می‌تونن بازخوردهای مفیدی درباره کارآمدی فرایند‌ها و همچنین به مدیران، نظراتی درباره کارایی رهبری خود ارائه بدن. این upward feedback با ظهور ارزیابی‌های 360 درجه چند منظوره، به شدت متداول شده.اما در هر نوعی از feedback یک مشکل اساسی وجود داره: اینکه، این بازخوردها به گذشته و موضوع‌هایی که قبلا اتفاق افتادن، اشاره می‌کنن، نه به فرصت‌های متنوع و نامحدودی که ممکنه تو آینده رخ بدن. بنابراین این نوع بازخوردها ممکنه محدود باشن و پویایی لازم رو نداشته‌باشن.تو چندین سال گذشته، من (مارشال گلداسمیت) بیش از سی‌هزار مدیر رو در حالی که تو یک تمرین تجربی جذاب شرکت می‌کردن، مشاهده کرده‌ام. تو این تمرین، هر شرکت‌کننده دو نقش بازی می‌کنه. تو یک نقش، از اون‌ها خواسته می‌شه که بازخورد Feedforward رو ارائه بدن و تا جایی که می‌تونن به بقیه کمک کنن. تو نقش دوم، از اون‌ها خواسته می‌شه که بازخورد Feedforward رو قبول کنن، یعنی به پیشنهادهایی که برای آینده می‌دن، گوش بدن و تا اونجایی که می‌تونن یاد بگیرن. هر تمرین معمولاً 10-15 دقیقه طول می‌کشه و هر شرکت‌کننده متوسط 6-7 جلسه گفتگو داره.تو این تمرین از شرکت‌کننده‌ها خواسته می‌شه که:- یک رفتار رو که می‌خوان اون‌ رو تغییر بدن، انتخاب کنن. تغییر تو این رفتار باید تغییر مثبت و قابل توجهی تو زندگی‌شون ایجاد کنه.- این رفتار رو به شرکت‌کننده‌های دیگه که به صورت تصادفی انتخاب شدن، شرح بدن. این کار تو گفتگوهای دو نفره انجام می‌شه. این می‌تونه به سادگی انجام بشه مانند: "من می‌خوام یک شنونده بهتری باشم".- از شرکت‌کننده‌ها خواسته می‌شه که از دیگران، بازخورد Feedforward رو درخواست کنن؛ یعنی دو پیشنهاد برای آینده، که ممکنه به اون‌ها تو دستیابی به تغییر مثبت تو رفتار انتخابی‌شون، کمک کنه. اگر شرکت‌کننده‌ها قبلاً با همدیگه همکاری کردن، اون‌ها مجاز به ارائه هیچ بازخوردی درباره گذشته نیستن. فقط مجاز به ارائه ایده‌هایی برای آینده هستن.- از بقیه شرکت کنندگان تشکر کنن.- از سایر افراد بپرسن، که می‌خوان چه چیزی رو تغییر بدن؟- این فرایند رو با افراد دیگه‌ای تکرار کنن.وقتی تمرین تموم شد، از شرکت‌کننده‌ها می‌خوام کلمه‌ای رو ارائه کنن که واکنش او‌ن‌ها به این تجربه رو به بهترین نحو توصیف کنه. از اون‌ها می‌خوام که این جمله رو تکمیل کنن و بگن که، این تمرین …… بود. کلمات ارائه شده تقریبا همیشه بسیار مثبت هستن، مانند : عالی - انرژی‌بخش - مفید. یکی از رایج‌ترین کلماتی که به اون اشاره می‌شه "سرگرم‌کننده" هست. آخرین کلمه ای که به ذهن میاد، زمانی که از هر فعالیتی یاد می‌کنیم، "سرگرم‌کننده" هست.۱۱ دلیل برای استفاده از Feedforward:۱- ما می‌تونیم آینده رو تغییر بدیم ولی نمی تونیم گذشته رو تغییر بدیم. Feedforward کمک می کنه که افراد، آینده‌ای مثبت رو تصور و روی اون تمرکز کنن، نه به روی گذشته‌ای شکست خورده. ورزشکارها اغلب با استفاده از Feedforward آموزش می‌بینن. به راننده‌های اتومبیل‌های مسابقه‌ای آموزش داده می‌شه که «به جاده جلو نگاه کنن، نه به دیوار». به بسکتبالیست‌ها آموزش داده می‌شه که توپ رو تو حلقه تجسم کنن و یک ضربه عالی رو بزنن. با دادن ایده‌هایی به مردم در مورد اینکه چطور می‌تونن حتی موفق‌تر بشن (در مقابل تجسم یک گذشته شکست خورده)، میشه شانس اون‌ها رو برای رسیدن به این موفقیت تو آینده رو افزایش داد.۲- کمک به همکار و پرسنل‌مون برای یادگیری «درست بودن» می‌تونه مفیدتر از اثبات «اشتباه» بودن‌شون باشه. بازخورد منفی اغلب به تمرینی در مورد «اجازه بده ثابت کنم اشتباه می‌کردی» تبدیل می‌شه. این امر باعث ایجاد حالت تدافعی از طرف گیرنده و ناراحتی از طرف فرستنده می‌شه. حتی feedback‌ای که به طور سازنده ارائه می‌شه، اغلب منفی تلقی می‌شه. چون لزوماً شامل بحث درباره اشتباهات، کمبودها و مشکلاته. از طرف دیگه، Feedforward تقریبا همیشه مثبت تلقی می‌شه، چون روی راه‌حل‌ها تمرکز می‌کنه، نه مشکلات.۳- مخصوصاً Feedforward برای افراد موفق مناسبه. افراد موفق دوست دارن ایده‌هایی دریافت کنن که به اون‌ها کمک کنه تا به اهدافشون برسن. اون‌ها تمایل دارن در برابر قضاوت منفی مقاومت کنن. همه ما تمایل داریم بازخوردهایی رو بپذیریم، که مطابق با دید خودمون هستن. ما همچنین تمایل به رد یا انکار بازخوردهایی داریم که با دید ما سازگار نیستن. افراد موفق تمایل دارن که تصویری بسیار مثبت از خودشون داشته باشن. من دیدم که بسیاری از مدیرهای موفق به Feedforward پاسخ می‌دن (و حتی از اون لذت می برن). ولی من مطمئن نیستم که همین افراد همچین واکنش مثبتی به Feedback داشته باشن.۴- همچنین Feedforward می‌تونه از طرف هر کسی که در مورد کار می‌دونه ارائه بشه. نیازی به تجربه شخصی با فرد نداره. یک واکنش مثبت بسیار رایج، به تمرینی که قبلا توضیح داده شد، اینه که شرکت کننده‌ها از اینکه چقدر می‌تونن از افرادی که نمی‌شناسن، یاد بگیرن، شگفت زده می‌شن! برای مثال، اگر می‌خواین شنونده بهتری باشین، تقریباً هر مدیر دیگه‌ای می‌تونه به شما ایده بده که چطور می‌تونین پیشرفت کنین. اون‌ها مجبور نیستن شما رو بشناسن. Feedback مستلزم شناخت فرده ولی Feedforward فقط نیازمند داشتن ایده‌های خوب برای دستیابی به هدفه.۵- مردم Feedforward رو به اندازه Feedback به خود نمی‌گیرن. تو تئوری، Feedback سازنده قراره "روی عملکرد تمرکز کنه، نه شخص". ولی در عمل، تقریباً تمام Feedbackها، شخصی در نظر گرفته می‌شن (مهم نیست چطور ارائه بشن). هویت افراد موفق به شدت با کار اون‌ها مرتبطه. هرچه افراد موفق‌تر باشن، این مورد بیشتر در اون‌ها دیده می‌شه. ارائه یک Feedback حرفه‌ای اختصاصی که شخصی در نظر گرفته نشه، دشواره. Feedforward نمی‌تونه شامل یک نقد شخصی باشه، چون در مورد چیزی بحث می‌کنه که هنوز اتفاق نیفتاده! پیشنهادهای مثبت معمولاً به عنوان توصیه‌های عینی تلقی می‌شن اما انتقادات شخصی اغلب به عنوان حملات شخصی در نظر گرفته می‌شن!۶- بازخورد Feedback می‌تونه کلیشه‌های شخصی و پیشگویی‌های منفی در افراد رو تقویت کنه. در عوض Feedforward می‌تونه احتمال تغییر رو تقویت کنه. Feedback می‌تونه احساس شکست رو تقویت کنه. ولی Feedforward بر این فرض استواره که گیرنده پیشنهادات، می‌تونه تغییرات مثبتی توی آینده ایجاد کنه.۷- با اون روبه‌رو بشین! همه ما از دریافت بازخورد منفی متنفریم و دوست نداریم اون رو ارائه بدیم. من (مارشال گلداسمیت) بیش از ۵۰ شرکت رو بررسی کردم و گزارش‌های جمع‌آوری‌شده رو، از نظر ۳۶۰ درجه بررسی کردم. دو مورد «بازخورد توسعه‌ای رو به موقع ارائه می‌دن» و «نقد سازنده رو تشویق می‌کنن و می‌پذیرن»، همیشه در رتبه پایین‌ترین رضایت همکاران از مدیران قرار دارن. به نظر نمی‌رسه که آموزش‌های سنتی تفاوت زیادی ایجاد کنن. اگه مدیران، هر بار که فرم ارزیابی عملکرد بهبود پیدا می‌کنه، تو ارائه بازخورد بهتر می‌شدن، باید الان اکثراً کامل و عالی بودن! مدیران تو دادن یا گرفتن بازخورد منفی خیلی خوب نیستن. بعیده که تو آینده نزدیک این موضوع تغییر بکنه.۸- بازخورد Feedforward می تونه تقریباً همه‌موارد Feedback رو پوشش بده. تصور کنین که به تازگی یک ارائه وحشتناک در مقابل کمیته اجرایی داشتین. مدیر شما به جای اینکه شما رو وادار کنه که این تجربه تحقیرآمیز رو دوباره تکرار کنین، ممکنه با ارائه پیشنهادهایی برای آینده، به شما کمک کنه که برای موقعیت‌های آینده آماده بشین. این پیشنهادها می‌تونن بسیار خاص باشن و همچنان به شیوه‌ای مثبت ارائه بشن. به این ترتیب مدیر می‌تونه بدون احساس خجالت و بدون ایجاد احساس تحقیر در شما، همون کاری رو بکنه که می‌خواسته با ارائه Feedback انجام بده.۹- بازخورد Feedforward بسیار سریع‌تر و کارآمدتر از Feedback هست. یک تکنیک عالی برای ایده دادن به افراد موفق اینه که بگین: اینجا چهار ایده برای آینده وجود داره. لطفاً این‌ها رو با روحیه مثبتی که به شما داده می‌شه، بپذیرین. اگر فقط از دو ایده بتونین استفاده کنین، هنوز دو ایده جلوتر هستین. فقط اون‌ مورد که برای شما منطقی نیست رو نادیده بگیرین."با این رویکرد تقریباً هیچ زمانی برای قضاوت در مورد کیفیت ایده‎ها" یا" اثبات اشتباه بودن ایده‎ها" تلف نمی‌شه. تو حالتی که فرد ایده‎های شما رو منطقی و درست نمی‎بینه معمولا بحث کردن مناسب نیست و فقط تلف کردن زمانه! افراد موفق تمایل دارن بیشتر تصمیم‌ها رو خودشون بگیرن و اختیار پذیرفتن یا رد کردن ایده‎ها رو داشته باشن.۱۰- بازخورد Feedforward می‌تونه ابزار مفیدی برای استفاده مدیرها، همکار‌ها و اعضای تیم باشه. درست یا غلط، Feedback با قضاوت همراهه. این موضوع می‎تونه به عواقب ناخواسته بسیار منفی برای مدیران و همکار‌ها منجر بشه. Feedforward به معنای برتری قضاوت نیست. Feedforward بیشتر بر روی یک "همسفر" مفید بودن متمرکزه تا "متخصص" بودن. به‌این ترتیب شنیدن حرفای شخصی که در مقام قدرت یا اقتدار نیست، آسون‌تره. یک تمرین عالی تیم‌سازی اینه که از هر یک از اعضای تیم بپرسین: "چطور می‌تونم تو آینده، بهتر به تیم خودم کمک کنم؟" و به بازخورد اعضای تیم (در دیالوگ های یک به یک) گوش بدین.۱۱- مردم تمایل دارن با دقت بیشتری به Feedforward گوش بدن تا Feedback. یکی از شرکت‌کننده‌های تمرین Feedforward می‌گه: "من فکر می‌کنم تو این تمرین، بیشتر به گوش دادن توجه کردم تا وقتی که تو محل کارم هستم!" وقتی دلیلش رو پرسیدم، اون پاسخ داد: «معمولاً، وقتی بقیه صحبت می‌کنن، من اون‌قدر مشغول نوشتن پاسخی هستم که مطمئن بشم باهوش به‌نظر می‌رسم که به طور کامل اون‌چیزی که طرف مقابل می‌گه رو گوش نمی‌دم، فقط پاسخ خودم رو می‌نویسم .ولی تو Feedforward تنها جوابی که من مجاز به دادنش هستم، «متشکرم» هست. از اونجایی‌ که لازم نیست نگران نوشتن یک پاسخ هوشمندانه باشم، می‌تونم همه انرژی خودم رو به گوش‌دادن به صحبت‌های طرف مقابل متمرکز کنم!به طور خلاصه، هدف این مقاله این نیست که ادعا کنه مدیرها هرگز نباید بازخورد بدن یا اینکه ارزیابی عملکرد باید کنار گذاشته بشه! هدف اینه که نشون بدیم که چطور Feedforward اغلب می‌تونه بر Feedback تو تعاملات روزمره ارجحیت داشته باشه. گذشته از اثربخشی و کارایی، Feedforward می‌تونه زندگی رو بسیار لذت بخش‌تر بکنه. وقتی از مدیران پرسیده می‌شه: "آخرین باری که Feedback دریافت کردی چه احساسی داشتی؟" رایج‌ترین پاسخ‌های آن‌ها، بسیار منفیه. وقتی از مدیران پرسیده می‌شه که پس از دریافت Feedforward چه احساسی دارن، اون‌ها پاسخ می‌دن که بازخورد نه تنها مفید بود، بلکه سرگرم‌کننده هم بود!ارتباط با کیفیت بین افراد در هر سطوح و هر بخش، مثل چسبی هست که سازمان‌ها رو کنار هم نگه می‌داره. با استفاده از Feedforward و با تشویق بقیه به استفاده از اون، مدیرها می‌تونن کیفیت ارتباطات رو تو سازمان خودشون، به طور چشمگیری بهبود بدن و اطمینان حاصل کنن که پیام‌ها رو درست منتقل می‌کنن و کسایی که اون را دریافت می کنن از محتوای اون استقبال می‌کنن. سازمانی که کارکنان اون به جای تمرکز روی اشتباهات گذشته، به روی پیشرفت آینده تمرکز می‌کنن، نتایج سازمانی پویاتری رو تو آینده به ارمغان میاره.ما درباره Feedforward توی اپیزود پنجم صحبت کردیم و دعوت می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این موضوع، از طریق لینک زیر این اپیزود رو ببینین یا بشنوین:https://zil.ink/leanopsمنبع : https://marshallgoldsmith.com/articles/try-feedforward-instead-feedback/ Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Tue, 09 Jan 2024 20:14:43 +0330 https://virgool.io/@leanopspodcast/%D8%B1%D9%88%D8%B4-%D8%A8%D9%87-%D8%A7%D9%86%D8%AC%D8%A7%D9%85-%D8%B1%D8%B3%D9%88%D9%86%D8%AF%D9%86-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D9%87%D8%A7-getting-things-done-%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D8%AD%D8%B1%D9%81%D9%87-%D8%A7%DB%8C-%D8%A8%D9%87%D8%B1%D9%87-%D9%88%D8%B1%DB%8C-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D8%AA%D9%85%D8%A7%D9%85%DB%8C-%D8%B2%D9%85%DB%8C%D9%86%D9%87-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%B2%D9%86%D8%AF%DA%AF%DB%8C-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%D8%A7%D9%86-%D9%85%D9%88%D9%81%D9%82-nc6uridiyl21 همیشه کارها رو به آخرین لحظه موکول می‎کنین؟ شب‌ها بیدار می‌خوابین و در مورد قرارهای آینده تون نگرانین؟ تو همه کارهاتون غرق شدین؟ بهترین راه حل برای شما سیستم خود مدیریتی Getting Things Done هست.فهرستتعریف GTD چیه؟5 مرحله روش GTDنقاط قوت و ضعف GTDخلاصه: GTD کارسازه، اما برای همه مناسب نیست!تعریف GTD چیه؟ این روش یه سیستم مدیریت زمان و بهره وریه که بهتون کمک می‎کنه تا با استفاده از یه سیستم جامع از لیست ها و تقویم ها، وظایف و تعهدات رو بدون استرس و کارآمد انجام بدین.ایده اساسی روش GTD اینه که تمام وظایف خودتون رو به صورت مکتوب بنویسین تا اطمینان پیدا کنین که چیزی رو فراموش نمی‎کنین. تو دراز مدت، استرس کمتری دارین چون مجبور نیستین همه چیزها رو به خاطر بسپرین و از اون‌جایی که مجبور نیستین دائماً کارهای مهم رو به خاطر بیارین، ذهنتون کمتر به کارهای برنامه ریزی شده در زمان های نامناسب روز متمرکز می‎شه. به عبارت دیگه با نگرانی کمتری کارهاتون رو انجام می‎دین. به لطف یه سیستم سازمانی مکتوب، می‎تونین مطمئن باشین که همه چیز رو به موقع انجام می‎دین و هیچ چیز رو فراموش نمی‎کنین. وقتی زمان استراحت می‎رسه، ذهنتون واقعاً می‎تونه آروم باشه و بهتر روی کارهایی که دارین تمرکز کنه، چون هیچ چیز دیگه ای تو ذهنتون جریان نداره.تو این روش کارهای بزرگتر رو به وظایف فرعی کوچیک تر تقسیم می‎کنین و برای اون ها ضرب الاجل مشخصی تعیین می‎کنین. بررسی های منظم تضمین می‌کنن که تمام وظایف و پروژه‌هاتون رو پیگیری می‌کنین، نقاط ضعف سیستم خودتون رو شناسایی می‌کنین و بهبود می‌دین.مشاور بهره‌‏وری ایالات متحده، دیوید آلن، این سیستم رو توسعه داد و اون رو تو کتاب خودش با همین عنوان، GTD در سال 2001 ارائه کرد. GTD از زمان انتشار این کتاب میلیون ها دنبال کننده در سراسر جهان پیدا کرده.5 مرحله روش GTDروش GTD شامل پنج مرحله ست. تو عکس بالا نگاهی دقیق تر به اون ها داشتیم. مرحله ۱: جمع آوری کارهاتمام وظایف، قرار ملاقات ها و ایده هاتون رو جمع آوری کنین. محل این جمع آوری می‎تونه هر سیستم سازمانی ای باشه که بهتون امکان می‎ده موارد رو به صورت کتبی ثبت کنین. به این معنی که می‎تونین از ابزارهای دیجیتال و آنالوگ مثل صندوق ورودی ایمیل، Evernote یا OneNote، دفترچه های فیزیکی یا سیستم های بایگانی استفاده کنین. وقتی برای اولین بار استفاده از روش GTD رو شروع می‎کنین، این قدم اول ممکنه چندین روز طول بکشه. بعد از اولین بار، شما می‌تونین به سادگی وظایف، قرار ملاقات ها و ایده های جدیدتون رو به محض ظهور به محل ورودی خودتون اضافه ‎کنین که این کار به ندرت بیشتر از چند دقیقه طول می‎کشه.مرحله ۲: شفاف سازیباید همه چیزهایی که تو محل ورودی کارها جمع آوری کردین رو بررسی و پردازش کنین. به این معنی که شما باید تصمیم بگیرین که تو سیستم Getting Things Done کارها به کجا تعلق دارن. برای هر کار این سوال‌ها رو از خودتون بپرسین:چه نوع وظیفه ایه؟آیا قابل انجامه؟کار بعدی چیه؟زمانی که ورودی کارهای خودتون رو بررسی می‎کنین، چیزی رو تو این محل قرار ندین، تصمیم بگیرین که هر کار به چه لیستی تعلق داره. اگه هر کاری قابل انجام یا ضروری نیست، یکی از سه تصمیم زیر رو بگیرین:سطل زبالهلیست «شاید/روزی»بایگانیمرحله ۳: سازماندهیتمام موارد قابل اجرا رو تو لیست‎ کارهاتون قرار بدین و از اون جا اون ها رو پردازش کنین.نکته: اگر می‌تونین کاری رو تو دو دقیقه یا کمتر انجام بدین، اون رو فورا انجام بدین و به سیستم Getting Things Done اضافه ش نکنین.تقویمفقط قرار ملاقات ها و جلسات رو تو تقویم وارد کنین. کارهایی که باید انجام بشن رو به لیست «اقدامات بعدی» اضافه کنین یا اون ها رو به عنوان پروژه فرض کنین و به اقدامات کوچک تر تقسیمشون کنین.پروژه‌هاهر کاری که به بیش از یک عمل نیاز داره، پروژه ست. یه پروژه می‎تونه هر چیزی باشه، از بازسازی خونه تا یه کمپین بازاریابی حرفه ای برای یه محصول یا خدمت. همه پروژه هاتون رو تو لیست پروژه‌‎ها قرار بدین و به طور منظم اون رو بررسی کنین. سپس اقدامات بعدی رو برای پروژه تعریف کنین و مهلت های مشخصی رو برای اون تو تقویم وارد کنین. همچنین، یه لیست یادآوری برای تمام وظایفی که به دیگران محول کردین، نگه دارین. این به شما امکان می‎ده کارهایی رو که دیگران براتون انجام می‎دن رو پیگیری کنین.کارهای بعدییه لیست جداگونه از تمام اقدامات بعدی که مختص پروژه ها نیستن، در نظر بگیرین. بسته به دامنه وظایف خودتون، می‌تونین فهرست‌های متعددی رو برای کارهای شخصی، وظایف کاری، تماس‌ها و غیره ایجاد کنین.در انتظارهمچنین یه لیست یادآوری برای تمام وظایف داشته باشین. تاریخ هایی رو برای پیگیری از دیگران در مورد میزان پیشرفت اون ها تو یه کار رو تعیین کنین.مرحله ۴: بررسی و به روزرسانیبا سازماندهی وظایف و قرارها، برنامه تون شفاف می‌شه، اما این به تنهایی برای افزایش بهره وری شما کافی نیست و باید اطمینان حاصل کنین که همه چیز رو در زمان تعیین شده انجام می‎دین. برای این کار، باید به طور منظم لیست هاتون رو بررسی کنین. شما باید مطمئن بشین که سیستمتون به روزه. در غیر این صورت نمی‎تونین بدون فکر کردن در مورد اینکه آیا ممکنه یه قرار ملاقات رو از دست بدین، روی کار پیش روتون تمرکز کنین.چندین بار تو روز تقویم رو مرور کنین و لیست کارهاتون رو حداقل یه بار در روز بررسی کنین تا کار بعدیتون انتخاب کنین. روزی یه بار ورودی کارهاتون رو خالی کنین. تو روش GTD شما یه بار در هفته یک بررسی هفتگی انجام می‎دین که این بررسی شامل مراحل زیره:ذهن: پایان هفته تمام ایده هایی که تو ذهنتون می‎گذره رو یادداشت کنین.ورودی ها: وظایف، ایده‌ها و تاریخ‌های جدید رو تو سیستم GTD ببرین.لیست وظایف: آیا لیست به‌روزه؟ آیا تمام کارهای انجام شده رو خط زدین؟ کارهاتون برای چند روز آینده چیه؟لیست های پروژه: آیا حداقل یک اقدام بعدی رو تو هفته گذشته برای پیشبرد پروژه(ها) تکمیل کردین؟لیست های «شاید/روزی»: آیا می‎خواین برخی از موارد موجود تو این لیست رو به لیست پروژه منتقل کنین و الان اون ها رو پردازش کنین؟تقویم: آیا تقویمتون به‌روزه؟ آیا واقعاً همه قرارهاتون رو حفظ کردین؟ قرارهای آینده تون چیه؟ آیا تمام قرارهاتون رو وارد کردین؟فهرست «در انتظار»: وضعیت فعلی اقدامات واگذار شده به چه صورت هست؟ در صورت لزوم از همکارانتون پیگیری کنین.مرحله ۵: تعاملتو روش GTD، شما از چهار معیار برای تصمیم گیری در مورد اقدامات بعدی استفاده می‎کنین: موضوع، زمان در دسترس، انرژی در دسترس و اولویت.موضوعشما حداقل یه لیست کار تو سیستم Getting Things Done ایجاد کردین. از اونجایی که شما معمولاً زمینه ها و موضوعات مختلفی تو زندگی دارین (کار، خانواده، سرگرمی ها و…)، باید لیست های مختلفی به نام فهرست موضوعات ایجاد کنین. به این ترتیب، برای تصمیم گیری در مورد اقدام بعدی، مجبور نیستین تو فهرست بزرگی از کارهایی که باید انجام بدین، بگردین. شما می‎تونین به سادگی به لیست کوتاه‎ موضوعات نگاه کنین. هر زمان که وقت آزادی دارین که می‎خواین ازش به طور مؤثر استفاده کنین، ابتدا از خودتون بپرسین من تو چه موضوعی هستم؟ در حال حاضر چه کاری می‎تونم انجام بدم؟ اگه در اتاق انتظار مطب دکتر نشستین و می‌خواین عاقلانه از وقت استفاده کنین، احتمالاً نباید تماس‌های تلفنی کاری محرمانه داشته باشین. اما مطمئناً می‎تونین به چند پیام پاسخ بدین یا برای دوستانتون پیام بفرستین.زمان در دسترسدر حال حاضر چقدر وقت دارین؟ اگه تو ماشین هستین و 15 دقیقه با مقصد فاصله دارین، نباید تماس تلفنی ای رو شروع کنین که می‎دونین یک ساعت وقت می‎گیره. انتخاب بهتر ممکنه توقف جلوی سوپرمارکت برای حذف برخی خریدها از لیست خریدتون باشه.انرژی موجودسطح انرژی ما در طول روز در نوسانه. همه ما بیوریتم های کمی متفاوت داریم. به مدت یک هفته مراقب تغییر سطح انرژیتون در طول روز باشین تا متوجه بشین چه زمانی انرژی بیشتر یا کمتری دارین. در آینده، کارهایی رو که نیاز به تمرکز کامل و عملکرد بالای شما دارن، در زمان‌هایی که با بیوریتمتون مطابقت دارن، برنامه‌ریزی کنین، زمانی که احساس می‌کنین پرانرژی هستین و از عهده کار بر میاین. ممکنه بخواین یه سخنرانی مهم رو تو صبح به جای وسط روز آماده کنین. یا اگه به طور کلی بعد از ظهر و عصر بهره وری بیشتری دارین، کارهاتون رو برای اون زمان‎ها برنامه ریزی کنین.اولویتاگه اقدامات ممکن رو بر اساس سه معیار بالا محدود کردین و گزینه های مختلفی برای انجام دارین، وقتشه اولویت برای شما تصمیم بگیره که کدوم کار مهم‎تره؟ با همین کار مهم شروع کنین.فرض کنین تو دفتر هستین و یه ساعت زمان خالی دارین. می‎تونین چند تماس تلفنی بگیرین، گزارشی بنویسین یا به کار روی ایده‎ای برای یه کارگاه ادامه بدین. از اون‌جایی که مثلا کارگاه سه روز دیگه برگزار می‎شه و شما هنوز آماده نشدین، این کار اولویت داره پس این کار رو انتخاب می‎کنین. از سوی دیگه، گزارشی که قصد انجامش رو داشتین یه گزارش روتینه و تماس‌های تلفنی هم می‌تونن چند روز دیگه انجام بشن.نقاط قوت و ضعف GTDروش GTD طرفداران مشتاق زیادی داره، اما منتقدان زیادی هم داره. بیاین با هم نقاط قوت و ضعف این روش رو بررسی کنیم.نقاط قوتقابلیت اطمینان: این سیستم تضمین می‎کنه که تمام وظایفتون رو به موقع انجام می‎دین. اگه مرتب قرار ملاقات ها رو از دست می‎دین، روش GTD می‎تونه کمک بزرگی بهتون بکنه.سازماندهی جامع: GTD به شما یه سیستم سازمانی واحد برای همه پروژه‌های شخصی و کاریتون می‌ده. به این ترتیب احتمال از دست دادن تمرکز بسیار کم می‎شه. این به شما کمک می‎کنه کارها رو به موقع انجام بدین. GTD شما رو از ناتوانی نجات می‎ده چون به مراحلی مثل سازماندهی، تأمل و تعامل تقسیم می‎شه. این روش پروژه های بزرگ رو به وظایف فرعی کوچکتر تقسیم می‎کنه و شروع پروژه رو آسون‎تر می‎کنه.ساختار واضح: فهرست‌ها و دسته‎بندی های متعدد این روش تضمین می‌کنه که از وقت آزادتون به نحو احسن استفاده کنین و از پرش تصادفی بین کارها جلوگیری می‌کنه و بهره‌وری شما رو مختل نمی‌کنه.آزادی: همون‌طور که روش GTD مفصل هست، آزادی زیادی در روز به شما می‎ده. برنامه روزانه یا هفتگی خاصی رو تعیین نمی‎کنه. این شما هستین که تصمیم می‎گیرین کدوم کار بعدی رو انجام بدین. این می‎تونه انگیزه دهنده باشه، اما بعضی ها اون رو ضعف هم می‎دونن.نقاط ضعفنیازمند کمک برای اولویت بندی: اولویت ها نقش فرعی در انجام کارها دارن. این سیستم در درجه اول تضمین می‎کنه که چیزی رو فراموش نمی‎کنین و از اوقات فراغتتون به بهترین شکل استفاده می‎کنین. اما اگه می‎خواین مطمئن بشین که وظایف رو به درستی اولویت بندی می‎کنین، باید GTD رو با روش های دیگه مثل ماتریس آیزنهاور تقویت کنین.بدون ساختار هفتگی یا روزانه: GTD به شما تو بهینه سازی برنامه ریزی هفتگی یا روزانه کمک نمی‎کنه. اگه عموماً تو تعیین اهداف، تعریف مراحل بعدی و ساختار مؤثر روز مشکل دارین، روش GTD چندان کمکی بهتون نمی‎کنه. سیستم هایی مثل روش ALPEN برای برنامه ریزی روزانه بهتر هستن.سیستم پیچیده: شما نمی‎تونین روش GTD رو تو پنج دقیقه یاد بگیرین و اون رو تو یه بعد از ظهر تمرین کنین. اگه می‎خواین از سیستم به طور موثر استفاده کنین، باید اون رو با جزئیات درک کنین و به طور مداوم اون رو تمرین کنین. همه یا هیچ. به عنوان مثال، اگه مرورهای هفتگی رو حذف کنین یا یاد نگیرین که چطور لیست های کارهاتون رو به فهرست های موضوعی تقسیم کنین، این روش چندان موثر نیست.نیاز به عادت های جدید برای یادگیری: هنگامی که استفاده از روش GTD رو شروع می‎کنین، با نیاز به تغییر بسیاری از عادت هاتون در مدت زمان کوتاهی مواجه می‎شین. شما باید به طور منظم ورودی کارهاتون رو خالی کنین، زمانی رو برای بررسی لیست های پروژه و لیست های انتظار اختصاص بدین و عادت به نگه داشتن لیست های موضوعی کنین. این انتقاد اصلی به این روشه که بسیاری از اصلاحات ممکنه طاقت فرسا باشه. اگه برای ایجاد عادت جدید تلاش می‎کنین، ممکنه بخواین تکنیک سازمانی دیگه ای پیدا کنین که با شخصیت شما سازگارتر باشه.خلاصه: روش GTD مفیده، اما برای همه مناسب نیست!سیستم GTD روشی مؤثر برای خودمدیریتیه. حامیان بیشماری به موفقیت اون شهادت دادن اما GTD یک روش ساده نیست. اگه رویکردی بسیار تحلیلی و ساختار یافته رو ترجیح می‎دین و از قبل در مورد اهداف و اولویت هاتون شفافیت دارین، این روش عالیه. اگه وظایف مختلفی به شما سپرده شده، این سیستم می‎تونه ابزاری عملی برای اطمینان از نتایج بهتر باشه.با این حال، اگه شما فقط تو تعداد نسبتا کمی از پروژه ها درگیر هستین و مسئولیت های شخصی و حرفه ای زیادی ندارین، معمولاً روش GTD بیش از حد نیازتونه. اگه اینطوره، معمولاً کافیه یه تقویم، یه لیست کار برای کارهای کاری و لیست دیگه ای برای کارهای شخصی داشته باشین و هر هفته زمانی رو برای خالی کردن صندوق ورودی ایمیل و پیام هاتون اختصاص بدین.از لینک زیر اپیزود دوم لین آپس رو حتما ببینین یا بشنوین تا با روش GTD و سایر مهارت های لازم برای ورود به حوزه عملیات بیشتر آشنا بشین: https://zil.ink/leanopsمنبع: https://www.ionos.com/startupguide/productivity/getting-things-done-gtd/ Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Sat, 02 Dec 2023 13:26:30 +0330 https://virgool.io/@leanopspodcast/%D8%AA%D9%81%D9%88%DB%8C%D8%B6-%D8%A7%D8%AE%D8%AA%DB%8C%D8%A7%D8%B1-%D9%85%D9%88%D8%AB%D8%B1-ozhcunsjb314 تفویض اختیار یه مهارت مدیریتی حیاتیه اما برای بعضی افراد، عملی کردنش سخته. دلایل زیادی وجود داره که چرا مدیرها ممکنه از تفویض اختیار خودداری کنن. اون‎ها ممکنه:فکر کنن توضیح دادن کار بیشتر از انجام دادن اون طول می‎کشه.هدفشون این باشه که دانش منحصربه‎فردی رو برای خودشون حفظ کنن.از تکمیل پروژه‌های خاص لذت می‎برن، بنابراین ترجیح می‎دن اون‎ها رو به فرد دیگه‎ای واگذار نکنن.به دلیل اضافه کردن کار بیشتر به عضو دیگه، احساس گناه می‎کنن.به افرادی که برای انتقال پروژه به اون‎ها نیاز دارن، اطمینان یا اعتماد ندارن.باور دارن اون‎ها تنها کسایی هستن که می‎تونن کار رو به درستی انجام بدن.دلیلش هرچی که باشه، تقویت مهارت تفویض اختیار مهمه، چون امتناع از واگذاری کار می‌تونه پیامدهای منفی داشته باشه و نه تنها برنامه‎تون رو بیش از حد شلوغ می‎کنه و باعث می‌شه وظایف اشتباه رو اولویت‎بندی کنین، بلکه فرصت‎های ارزشمند یادگیری و رشد رو هم از هم‎تیمی‎هاتون می‌گیرین.تفویض اختیار چیه و چرا مهمه؟تفویض یعنی انتقال مسئولیت وظایف خاص از فردی به فرد دیگه. از نظر مدیریت، تفویض اختیار زمانی اتفاق می‎افته که یه مدیر وظایف خاصی رو به هم‎تیمی‎های خودش محول می‎کنه. با واگذاری این وظایف به اعضای تیم، مدیرها زمان رو برای تمرکز روی فعالیت‌های با ارزش‌تر آزاد می‌کنن و در عین حال اعضا رو با استقلال بیشتری درگیر می‌کنن.بر اساس یکی از مطالعات گالوپ، مدیران عاملی که تو تفویض اختیار عالی هستن، 33 درصد درآمد بیشتری تولید می‎کنن. این مدیران می‌دونن که نمی‌تونن همه چیز رو به تنهایی انجام بدن و وظایفی که مطمئن هستن تیمشون می‎تونن انجام بدن رو بهشون محول می‎کنن و به نوبه خودشون توانمندسازی کارکنان، تقویت روحیه و افزایش بهره‌وری رو در تیم ایجاد می‎کن. تو این فرایند، مدیرها زمان خودشون رو آزاد می‌کنن تا روی فعالیت‌هایی تمرکز کنن که بیشترین بازدهی رو به همراه داره و باعث رشد کسب‎وکار می‌شه.9 راه وجود داره که می‎تونین به طور مؤثرتری برای پرورش تیم‎هایی با عملکرد بالا، تفویض اختیار رو شروع کنین.1. بدونین که چه چیزی رو به اون‎ها واگذار می‎کنین.هر وظیفه‎ای رو نمی‎شه تفویض کرد. به عنوان مثال، بررسی عملکرد یا هر موضوع پرسنلی باید توسط شما انجام بشه. به هر حال، استخدام استعدادهای مناسب و دونستن نقاط قوت و ضعف هر کدوم از اعضا، در نهایت باعث می‌شه که شما تو اختصاص و انتقال مسئولیت به اعضای تیم بهتر عمل کنین.در عین حال، خیلی از فعالیت‎های روزمره دیگه نیازی به نظارت شما ندارن. آیا کاری وجود داره که با وجود اینکه می‎دونین همکارتون برای تکمیل اون مناسب‎تره، مرتباً اون رو انجام بدین؟ آیا واگذاری پروژه به سایر اعضای تیم به تقویت شغل اون‎ها کمک می‎کنه؟ اگر کسی هست که می‌تونه کار رو بهتر انجام بده، یا فکر می‌کنین این می‌تونه آموزش‌پذیر باشه، به اون‎ها تفویض کنین. این در حالی که نشون می‎ده برای تیم خودتون اعتماد و ارزش قائل هستین، به شما زمان می‎ده تا روی پروژه‎های استراتژیک، بیشتر تمرکز کنین.2. نقاط قوت و اهداف تیم خودتون رو بشناسین.هر عضو باید اهدافی داشته باشه که برای رسیدن به اون تلاش کنه و تو اون اهداف فرصت‎هایی برای تفویض اختیار وجود داره. به عنوان مثال، شاید شما گزارش مستقیم داشته باشین از کسی که می‎خواد تجربه مدیریتی به دست بیاره. آیا فردی وجود داره که بتونه سرپرستی اون رو شروع کنه، یا پروژه‎ای کاملاً تعریف شده که بتونه اجرای اون رو به عهده داشته باشه؟ نوع کاری که شما واگذار می‎کنین می‎تونه تو پیشرفت حرفه‎ای اون‎ها نقش داشته باشه.برای کارهای دیگه، احتمالاً فردی تو تیم شما وجود داره که مجموعه مهارت‎های خاصی رو برای دستیابی به نتیجه دلخواه، داره. از اون استفاده کنین و با نقاط قوت تیم خودتون بازی کنین. وقتی کسی شانس بالاتری برای پیشرفت داره، انگیزه و مشارکت بیشتری داره و این به نفع کل کسب‎وکاره.3. نتیجه مطلوب رو تعریف کنین.صرف انداختن کار روی دوش شخص دیگه‎ای تفویض اختیار نیست. پروژه‎هایی که تحویل می‎دین باید با موضوع مناسب و ارتباط واضح با اهداف کسب‎وکار همراه باشه. پروفسور کوین شرر، پروفسور مدرسه بازرگانی هاروارد، در دوره آموزشی ملزومات مدیریت آنلاین، می‌گه: «هدف باید وضوح واقعی داشته باشه.» این یعنی چه چیزی هدف خوبیه و در چه جدول زمانی‎ای و با چه تکنیک اندازه‌گیری‎ای موفقیتش قابل شناساییه.قبل از اینکه هر کسی کار کردن روی یک پروژه رو شروع کنه، باید بدونه چه چیزی رو باید تکمیل کنه و تا چه زمانی باید تکمیل کنه، این دو مورد معیارهایی هستن که می‌تونیم برای سنجش موفقیت کارشون استفاده کنیم.4. منابع مناسب و سطح اختیار رو فراهم کنین.اگه شخصی که کار رو به اون محول می‎کنین برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز داره، وظیفه شما به عنوان مدیر اینه که هر سه مورد رو به فرد ارائه بدین. گذاشتن کسی برای انجام یک کار غیرممکن، هر دو طرف رو ناامید می‎کنه. همکار شما نمی‎تونه به نتیجه دلخواه برسه و احتمالاً باید اون کار رو دوباره تو لیست کارهای خودتون قرار بدین.این همون جاییه که شما باید با میل به مدیریت خُرد (Micromanage) مبارزه کنین. توضیح گام به گام اینکه چطور اون کار رو انجام می‌دین و بعد، کنترل هر بخش از فرآیند، اون‎ها رو قادر به یادگیری یا کسب مهارت‎های جدید نمی‎کنه؛ پس به‌جای مدیریت خُرد روی هدف هر کار تمرکز کنین و به تیمتون مهارت‌های لازم برای دستیابی به اون هدف رو آموزش بدین.5. کانال ارتباطی شفاف ایجاد کنیندر حالی که می‌خواین از مدیریت خُرد (Micromanage) اجتناب کنین، باید یه کانال ارتباطی ایجاد کنین تا شخصی که بهش کار رو واگذار می‌کنین اونجا احساس راحتی کنه و سؤالاتش رو بپرسه و پیشرفت کار رو ارائه بده.شرر در دوره آموزشی Management Essentials می‌گه: «باید راهی برای برقراری ارتباط داشته باشین تا فردی که بهش تفویض کردین بتونه به شما مراجعه کنه و گزارش بده. شما باید راهی در طول پروژه داشته باشین تا ببینین اوضاع چطور پیش می‎ره. تفویض اختیار به معنای اخراج نیست. یعنی اینطور نیست که من فقط به شما وظیفه می‏دم و دیگه نگران اون نیستم. ما باید راهی برای نظارت به پیشرفت در طول پروژه داشته باشیم بدون اینکه مزاحم کار افراد بشیم.» قطعا بررسی‎های منظم و ارائه بازخورد در طول پروژه می‎تونه کمک‌کننده باشه.6. اجازه شکست بدین.این مرحله به ویژه برای کمال‎گراهایی که از تفویض اختیار اجتناب می‎کنن بسیار مهمه، چون فکر می‎کنن شیوه اون‎ها تنها شیوه انجام کاره. شما باید اجازه شکست بدین - نه به این دلیل که ممکنه تیم شما شکست بخوره، بلکه به این دلیل که آزمون و خطا رو امکان‎پذیر ‎کنید و افرادی رو که به اون‎ها وظایف محول می‎کنین، بتونن رویکردی جدید رو اتخاذ کنن. اگر پذیرای ایده‌ها و رویکردهای جدید تو کار هستین، تفویض اختیار راحت‎تری دارین.7. صبور باشین.به عنوان یه مدیر، احتمالاً سال‎ها تجربه در زمینه کاری خودتون دارین. به همین دلیل، کاری که می‎تونین تو 30 دقیقه انجام بدین، ممکنه در اولین باری که فردی اون رو کامل می‎کنه، یک ساعت طول بکشه. ممکنه وسوسه بشین که از واگذاری بعضی وظایف خودداری کنین چون می‎دونین که می‎تونین اون‎ها رو سریع‎تر انجام بدین، اما نسبت به تیم خودتون صبور باشین. به اولین باری که یه کار خاص رو برای اولین بار، انجام دادین، فکر کنین. احتمالاً به اندازه الان کارآمد نبودین! همونطور که به تفویض اختیار ادامه می‎دین و تیم شما با وظایفی که باید تکمیل بشن، بیشتر آشنا می‎شن، متوجه می‎شین که کار با گذشت زمان سریع‎تر انجام می‎شه.8. ارائه و درخواست بازخوردعلاوه بر نظارت به پیشرفت، شما باید بعد از تکمیل وظایفی که محول کردین، بازخورد خودتون رو به تیم ارائه بدین. اگه کاری طبق انتظار تکمیل نشد، از ارائه انتقاد سازنده نترسین. تیم شما می‌تونن این بازخورد رو دریافت کنن و دفعه بعد که کار مشابهی تعیین شد، تغییراتی رو ایجاد کنن. از طرفی، به یاد داشته باشین که وقتی یه کار به خوبی انجام می‌شه، بازخورد مثبت ارائه بدین و قدردانی خودتون رو نشون بدین.برای اطمینان از اینکه به طور موثر تفویض اختیار می‎کنین، باید از تیمتون بخواین که هر گونه بازخوردی رو که می‎تونن به شما بدن. از تیم خودتون بپرسین که آیا دستورالعمل‎های روشنی ارائه کردین و تعیین کنین که آیا کاری وجود داره که می‎تونین برای واگذاری بهتر کارها در آینده انجام بدین یا نه.9. به اعضا اعتبار بدین.بعد از اینکه وظایف رو محول کردین و اون‎ها تا پایان کامل شدن، به کسایی که کار رو انجام دادن اعتبار بدین. پاتریک مولان، مدیر اجرایی آنلاین HBS برای Richtopia می‌نویسه: «تشخیص اینکه موفقیت به‌خاطر تیم شماست، نه تنها درسته، بلکه مزیت دیگه‎ای هم داره که به تیمتون انگیزه می‎ده و شما رو حتی موفق‌تر می‌کنه». ادعای موفقیت برای خودتون منجر به شکست‎های بیشتر در آینده می‎شه. هرچی بیشتر از کسایی که کار رو به اون‎ها محول کردین تشکر کنین و به اون‎ها اعتبار بدین، احتمال اینکه در آینده اون‎ها بخوان تو پروژه‎های دیگه هم به شما کمک کنن، بیشتر می‌شه.تفویض اختیار آسون نیست؛ این یه مهارته که باید در طول زمان تمرین و تقویت بشه. اما هر چقدر در متصل کردن افراد مناسب با وظایف و مسئولیت‎های مناسب، بهتر عمل کنین، تو شغلتون به عنوان مدیر موثرتر هستین.تو اپیزود سوم ما هم درباره تفویض اختیار صحبت کنردیم. دعوتتون می‎کنیم اپیزود سوم لین‎آپس رو از لینک زیر ببینین یا بشنوین:https://zil.ink/leanopsمنبع: https://online.hbs.edu/blog/post/how-to-delegate-effectively Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Leanops podcast | پادکست لین‌آپس Thu, 26 Oct 2023 18:32:16 +0330