https://virgool.io/feed/@m_47273503 fa 2026-06-18 05:01:31 https://files.virgool.io/upload/users/1580035/avatar/hoXFLj.png?height=120&width=120 https://virgool.io/@m_47273503 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%B1%D8%B2%D9%8A%D8%A7%D8%A8%D9%8A-%D8%B9%D9%85%D9%84%D9%83%D8%B1%D8%AF-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%AA-%D8%A7%D9%85%D8%AA%DB%8C%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%D9%85%D8%AA%D9%88%D8%A7%D8%B2%D9%86-bsc-dqvmrkrntkov نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن-BSC چیست؟نرم‌افزارهای کارت‌های امتیازی متوازن (BSC) :برای دستیابی سازمان به اهداف استراتژیک طراحی شدند و در گروه نرم‌افزارهای مدیریت استراتژیک قرار می‌گیرند. نرم‌افزار BSC نقش اصلی در مدیریت عملکرد ایفا می‌کند. این نرم‌افزارها به شما امکان اندازه‌گیری و نظارت بر عملکرد و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را می‌دهند تا عملکرد را بر اساس این شاخص‌ها ردیابی و بهینه‌سازی کنید.اهداف نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن :یک سازمان باید جهت اطمینان از انعطاف‌پذیری و بقای طولانی‌مدت در آینده خود را آماده کند. طبق گزارش NetMBA سیستم مدیریت کارت امتیازی متوازن، اهداف استراتژیک سازمان را با توجه به معیارهای عملکرد از چهار منظر یا دیدگاه در نظر می‌گیرد و برای هر دیدگاه، معیارهای عملکردی را به تصویر می‌کشد: مالی، فرایندهای داخلی، مشتریان و یادگیری و رشد. BSC رویکردی را برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه کسب‌وکار شما در حال حرکت در کدام مسیر است؛ برای رسیدن به پایان مسیر به چه چیزی نیاز دارد و چه چیزهایی را باید اندازه‌گیری و کنترل کنید تا به اهداف خود دست یابید، ارائه می‌دهد.معیارهای انتخاب نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن (BSC) :هنگام انتخاب نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن (BSC) مناسب برای یک سازمان، چند نکته را باید در نظر گرفت. راه‌اندازی نرم‌افزار، طراحی، پیکربندی و تکنیکی بودن برخی از ابعادی است که در طول فرایند انتخاب نرم‌افزار BSC مورد تجزیه‌وتحلیل قرار می‌گیرد. امنیت اطلاعات و هزینه‌های اجرایی نیز در مورد اجرای بهینۀ کارت امتیازی متوازنموردتوجه هستند.1.ملاحظات مرتبط با راه‌اندازی و طراحی :زمان و منابع : هنگام انتخاب نرم‌افزار مناسب کارت امتیازی متوازن برای سازمان خود، زمان و منابع موردنیاز برای پیاده‌سازی کامل باید کاملاً بررسی شود.انعطاف‌پذیری : طرح‌های متنوعی از کارت امتیازی متوازن وجود دارد که می‌توان یکی از آن‌ها را انتخاب کرد. بااین‌حال، انعطاف‌پذیری طرح، مطابق با مدل‌های کارت امتیازی قبلی در سازمان‌ها باید یکی از معیارهایی باشد که انتخاب خود را بر اساس آن تنظیم کنند. استفاده از زیرساخت‌های موجود می‌تواند منجر به بهینه‌سازی اقتصادی سیستم‌ها و فرایندها شود.رابط کاربری : در رقابت برای جذابیت استفاده از درگاه‌های خود (پورتال ها)، ارائه‌دهندگان نرم‌افزار BSC ممکن است از سادگی در طراحی واقع‌بینانه دور شوند. نرم‌افزار مناسب باید اطلاعات و داده‌ها را در بخش‌های قابل‌کنترل ارائه دهد تا یادگیری را تسهیل کند.تعداد شاخص‌های عملکرد : فناوری‌های نرم‌افزاری جدید BSC، اجازه می‌دهد تعداد نامحدودی از KPI ها وارد، اندازه‌گیری و ردیابی شوند. این به‌هیچ‌وجه ویژگی بدی نیست. انتخاب نرم‌افزاری که نظارت بر حجم وسیعی از KPI ها را امکان‌پذیر می‌کند نشان‌دهنده‌ی انعطاف‌پذیری این نرم‌افزار برای تهیۀ گزارش از تمام سطوح یک سازمان است. بااین‌حال، متخصصان نباید از حفظ تمرکز بر KPI های مربوط به سازمان خود غافل شوند.توابع عملکردی : نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن ازنظر نحوه‌ی گردآوری مؤلفه‌های تشکیل‌دهنده‌ی یک سیستم مدیریت عملکرد متفاوت است. برخی از نرم‌افزارها ممکن است بر ابزارهای ارائه مانند کارت امتیازی و داشبورد تمرکز کنند، درحالی‌که برای برخی دیگر پیوند دادن شاخص‌های کلیدی عملکرد به نقشه های استراتژی مهم‌تر است.یافتن نرم‌افزاری که اهداف را به دیدگاه‌ها، KPI ها را به اهداف و ابتکارات و نوآوری‌ها را به اهداف متصل می‌کند باید در اولویت قرار گیرد. به‌عنوان‌مثال، Quickscore، کارت امتیازی متوازن را در یک سیستم اطلاعاتی جامع عملکرد به نقشه‌های استراتژی، گزارش‌های داشبوردهای فردی، برنامه‌ریزی کننده‌ی اقدامات و مدیریت اسناد متصل می‌کند.تخصیص مالک : نرم‌افزار بهینۀ کارت امتیازی متوازن به کاربر این امکان را می‌دهد که مالکان را به KPI هایی که مسئول آن هستند اختصاص دهد.دسترسی به اطلاعات دقیق : نرم‌افزاری که امکان توصیف و تعریف KPI های مختلف را فراهم کند یکی از گزینه‌های موردبررسی است. اولین کاری که صاحب KPI هنگام تجزیه‌وتحلیل داده‌ها برای برقراری ارتباطات با آن‌ها انجام می‌دهد، تعریف و شرح آن است.در دسترس بودن نوع واحد : شاخص‌های کلیدی عملکرد معمولاً با واحدهای مختلف اندازه‌گیری می‌شوند، مانند: "#" برای تعداد، "٪" برای درصد، "$" برای ارزش پولی صرف‌نظر از نوع ارز. نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن باید از این انواع مختلف واحد برای اندازه‌گیری KPI استفاده کند. وزن‌های مربوطه : شاخص‌های کلیدی عملکرد با توجه به نیازهای سازمان تنظیم می‌شوند. به همین دلیل همۀ آن‌ها برای کارت امتیازی متوازن مهم هستند. بااین‌حال، غیرمتعارف نیست که سازمان‌ها هنگام سازگاری با تغییرات در محیط کسب‌وکار خود روی گروهی از شاخص‌ها نسبت به گروه دیگر تأکید کنند یا آن‌ها را تغییر دهند. یک نرم‌افزار ایده آل کارت امتیازی متوازن وسیله‌ای برای سنجش شاخص‌های کلیدی عملکرد نسبت به اهمیت آن‌ها را فراهم می‌کند.محک‌زنی یا بنچمارکینگ و مقایسه : هنگام ارزیابی عملکرد، جامع‌ترین راه برای انجام این کار، اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد فقط نسبت به اهداف نیست، بلکه مقایسۀ نتایج قبلی و بنچمارکینگ نتایج مشابه شاخص‌ها در سایر سازمان‌های فعال در همان صنعت یا حوزه‌ی کاربردی است. یک نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن که امکان مقایسه و محک‌زنی KPI را فراهم می‌کند یکی از مواردی است که باید برای پیاده‌سازی در نظر گرفته شود.شاخص‌های دستیابی به آستانه : اگرچه ما از طریق نمایش چراغ‌های راهنما با دستاوردهای آستانۀ هدف بیشتر آشنا هستیم، تصمیم برای دستیابی به یک نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن باید بر اساس توانایی آن در ارائۀ شاخص‌های وضعیت آستانه برای درک آسان باشد.پیوند خودکار به پست الکترونیکی : برای بهبود آن‌ها، باید نتایج کارت امتیازی متوازن ارسال شود. یک نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن مناسب به‌طور خودکار به ایمیل متصل می‌شود، نتایج را اعلام می‌کند و کارکنان را تشویق می‌کند تا در بهبود آن‌ها مشارکت کنند.2.ویژگی‌های فنی :سازگاری نرم‌افزار با سیستم‌عامل‌ها : نرم‌افزار BSC باید با محیط فنی موجود سازگار باشد تا از هزینه‌های اجرایی اضافی اجتناب شود.ادغام یا یکپارچگی عملیاتی : نرم‌افزار بهینۀ BSC امکان جمع‌آوری داده‌ها را از منابع متعدد دیگری مانند صورت‌های مالی، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری یا سیستم ERP فراهم می‌کند. برون‌سپاری خودکار داده‌ها بدون تکرار یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌هایی است که سازمان‌ها هنگام انتخاب یک نرم‌افزار BSC باید به دنبال آن باشند.ورود و خروج داده‌ها : نرم‌افزار ایده آل BSC باید دارای پتانسیل بازیابی داده‌ها از منابع مختلف شخص ثالث مانند صفحات گسترده یا قالب‌های اکسل را داشته باشد و همچنین اکسپورت کردن داده‌ها به هیئت‌مدیره، سهامداران و ذینفعان را تسهیل کند.بارگذاری و به اشتراک‌گذاری : هنگام انتخاب نرم‌افزار BSC مناسب، سازمان‌ها باید اهمیت میانگین زمان دسترسی و اشتراک‌گذاری فوری داده‌ها را در نظر بگیرند. این به سازمان کمک می‌کند تا همۀ کارکنان به اطلاعات ارائه‌شده در کارت امتیازی متوازن خود دسترسی پیدا کنند.امنیت اطلاعات : اطمینان از اینکه داده‌ها ایمن بوده و محافظت می‌شوند، نگرانی اساسی همۀ شرکت‌هایی است که در محیط کسب‌وکار بسیار رقابتی امروز فعال هستند. این دلیل اصلی است که اکثر سازمان‌های امروزی ترجیح می‌دهند داده‌هایشان را روی سرورهای محلی خود پردازش کنند. بااین‌حال، این امر باعث می‌شود که اطلاعات با هزینۀ کم در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته نشوند. بااین‌وجود، نرم‌افزارهای BSC ای وجود دارد که در دسترس بودن ذخیره‌سازی داخلی و آنلاین را با هزینه‌های زیاد تهیۀ مجوز فراهم می‌کند.هزینۀ پیاده‌سازی : هزینۀ پیاده‌سازی یک نرم‌افزار BSC باید بهترین بازتاب توانایی محصول در ارائۀ آنچه سازمان نیاز دارد باشد. وقتی این اتفاق رخ دهد، نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن بجای هزینه تبدیل به سرمایه‌گذاری می‌شود.بهترین نرم‌افزارهای کارت امتیازی متوازن :نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا معیارهای عملکرد و اجرای استراتژی را برای دستیابی به اهداف آینده نظارت و مدیریت کنند. این نرم‌افزارBSC ، نقشۀ استراتژی، معیارهای عملکرد، ابتکارات مرتبط و دیگر داشبوردهای شما را در اختیار کارکنانتان قرار می‌دهد.نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن فرایند گزارش دهی را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد و تمام کارها و نگهداری‌های پیچیده‌ای که از صفحه گسترده‌ای که برای نرمال‌سازی داده‌ها و ایجاد شاخص ترکیبی موردنیاز است را حذف می‌کند. اتوماسیون، باعث ساختاردهی و ایجاد نظم در پیاده‌سازی کارت امتیازی متوازن می‌شود و به برقراری ارتباط برای انتقال اطلاعات عملکرد کمک می‌کند. به‌طور خلاصه، اتوماسیون به افراد کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند زیرا دسترسی سریع به داده‌های واقعی عملکرد را ارائه می‌دهد.صدها کارت امتیازی متوازن یا راهکارهای اتوماسیون مدیریت عملکرد موجود است. برخی از گزینه‌ها به‌طور خاص به مدیریت عملکرد یا کارت امتیازی متوازن اختصاص داده شده است، درحالی‌که برخی دیگر برای هوش تجاری، تجزیه‌وتحلیل یا ذخیره‌سازی داده‌ها طراحی‌شده‌اند اما دارای ماژول‌هایی برای مدیریت عملکرد نیز هستند.Spider Impactنرم‌افزار کارت امتیازی متوازن برتر جهان : این نرم‌افزاری است که کارت امتیازی متوازن شما را با نقشه‌های استراتژی، گزارش‌ها و هشدارها به‌طور کامل خودکار می‌کند.قابلیت‌ها :کارت امتیازی خود را خودکار کنید : Spider Impact سریع‌ترین و ساده‌ترین راه برای خودکارسازی کارت امتیازی متوازن است. فقط چشم‌اندازها، اهداف و شاخص‌های خود را وارد کنید. سپس شاخص‌های خود را با مقادیر واقعی عملکرد هر ماه به‌روز کنید. اهداف خود را تعیین کنید. سپس مقادیر شاخص‌های خود را با دست یا با فیدهای خودکار داده‌ها به‌روز کنید. هر امتیاز، اندازه‌گیری شده و رنگ قرمز، زرد یا سبز را دریافت می‌کند. Spider Impact به‌طور خودکار شاخص‌های وزنی شما را بر اساس اهداف و دیدگاه‌ها جمع می‌کند تا بتوانید ببینید که استراتژی کلی به‌خوبی اجرا می‌شود یا خیر.ایجاد و سفارشی‌سازی نقشه‌های استراتژی زیبا : هنگامی‌که کارت امتیازی متوازن خود را ساختید، Spider Impact به‌طور خودکار نقشه استراتژی شما را ایجاد می‌کند. حتی می‌توانید ظاهر آن را سفارشی کنید تا ببینید همه چیز در یک نگاه چقدر خوب کار می‌کند. Spider Impact به‌طور خودکار نقشه‌های استراتژی زنده و تعاملی را با توجه به دیدگاه و اهداف شما ایجاد می‌کند. می‌توانید لوگوها را اضافه کنید، فلش‌ها را بین اهداف بکشید و همه چیز را حرکت داده و تغییر اندازه داده و تخصیص دهید.ایجاد جلسات اجرایی و توجیهی تعاملی (Executive Briefings) : نقشه‌های استراتژی، گزارش‌ها و داشبورد خود را در یک جلسه چندصفحه‌ای جمع‌آوری کنید. مانند پاورپوینت است اما دارای لایو دیتا (live data) است. همان‌طور که از طریق اسلایدها پیش می‌روید، داده‌های شما کاملاً تعاملی هستند و اکنون جلسات اجرایی و توجیهی شما نیز انجام خواهد شد.نرم‌افزار بر بستر ابر : می‌توانید از Spider Impact در هر دستگاهی استفاده کنید و هیچ چیزی برای نصب یا به‌روزرسانی لازم نیست.توسط بهترین مؤسسۀ ارزیابی‌های نرم‌افزار BSC انتخاب شده است : Spider Impact تنها نرم‌افزاری است که توسط مؤسسۀ Balanced Scorecard، ارائه‌دهنده‌ی اصلی گواهینامه‌ها، مشاوره و آموزش روش‌شناسی کارت امتیازی متوازن به‌طور رسمی توصیه شده است.ارائۀ ارزش فوری : Spider Impact می‌تواند برای هر سازمانی سریع و ارزان اجرا شود.به‌طور خلاصه Spider Impact یک راه‌حل کامل مدیریت استراتژی است. با استفاده از آن می‌توانید تمامی استراتژی کسب‌وکار خود را برنامه‌ریزی، مدیریت، اجرا و خودکار کنید؛ ایجاد نقشه‌های استراتژی، داشبورد و جلسات تعاملی اجرایی/هیئت‌مدیره؛ عملکرد خود را تصویرسازی کنید: داده‌های عملکرد سازمان را در صورت تقاضا از هر دیدگاه/جنبه‌ای دریافت کنید؛ تیم خود را هماهنگ کنید: عملکرد همۀ اعضای سازمان خود را تنها در یک گزارش یک صفحه‌ای در نرم‌افزار ببینید؛ مدیریت ابتکارات و نوآوری‌های خلاقانه: از ابتکارات برای اطمینان جهت رسیدن به اهداف استراتژیک خود استفاده کنید.z horseنرم‌افزاری BSC برای استراتژی کسب‌وکار، استراتژیICT ، استراتژی امنیت اطلاعات، ITSP و شاخص‌های مدیریت.استراتژی‌ها برای تحقق اهداف کسب‌وکار تعریف و اجرا می‌شوند. آن‌ها شامل استقرار، پیگیری، نظارت و فعالیت‌های ارتباطی می‌شوند. برای این کار، Z Horse به شما امکان می‌دهد از مزایای زیر استفاده کنید:قابلیت‌ها :برنامه‌ریزی استراتژیک با استفاده از یک یا چند کارت امتیازی متوازن مرتبطتعریف اهداف استراتژیک در هر یک از دیدگاه‌های کارت امتیازی متوازنتعیین شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری میزان دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و اهداف بلندمدتارزیابی خودکار اهداف و شاخص‌ها با ایجاد وابستگی بین آن‌هامشاهده‌ی شکل گرافیکی تمام اجزای نقشه و اطلاعات و نمودارهای نتایجایجاد گزارش‌های شخصی برای انتشار گروهی از شاخص‌ها برای کاربران خاصایجاد و انتشار نقشه‌های استراتژیک با مجوزهای مختلف با توجه به نیازهای اطلاعاتی هر کاربرمزایا :طراحی و حفظ استراتژی سازمان به‌صورت آنلاین به شیوه‌ای آسان و چابکابلاغ و نشان دادن استراتژی به‌طور مؤثر به همۀ همکاران سازمانپیگیری و نظارت تلفیقی نسبت به استراتژی سازمانتکیه بر گزارش‌های بصری در مورد وضعیت کارت امتیازی متوازن در تمام سطوح برای تجزیه‌وتحلیل اطلاعات عملیدسترسی همیشگی به اطلاعات برای پیگیری و گزارش استراتژی کسب‌وکارمستندسازی هر استراتژی و ردیابی آن به‌صورت عینیاین راه‌حل به شما امکان می‌دهد تا از متغیرهایی که دارای اطلاعات مدیریت دارایی و ریسک هستند برای محاسبۀ خودکار شاخص‌های کلیدی استفاده کنید.شما می‌توانید از متغیرهایی با اطلاعات مربوط به ماژول حوادث و ماژول رویدادها برای محاسبۀ خودکار شاخص‌هایی استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد کارایی و بهره‌وری مدیریت رویداد و حوادث را مشاهده کنید.با استفاده از متغیرهایی که راه‌حل را به‌طور خودکار از ماژول‌های مربوط به دست می‌آورد، می‌توانید یک کارت امتیازی متوازن برای خروجی مدیریت امنیت سایبری ایجاد کنید.Corporater Balanced ScorecardCorporater Balanced Scorecard یک راه‌حل نرم‌افزاری برای پشتیبانی مشتریان در اجرای استراتژی‌های مرتبط با آن‌ها است. این برنامه هر چیز مرتبط با کارت امتیازی متوازن (BSC) ازجمله نقشه‌های استراتژی، چشم‌اندازها (دیدگاه‌ها)، اهداف استراتژیک، KPI ها، ابتکارات استراتژیک، ابزارهای تجسم سازی، یکپارچگی داده‌ها و گردش کار را ارائه می‌دهد. Corporater همۀ این ویژگی‌ها را در یک پلتفرم واحد ارائه می‌دهد تا بتوانید تمام سطوح سازمانی خود ازجمله سطوح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی را مدیریت کنید. با Corporater، کارت‌های امتیازی و KPI ها بیش از یک داده هستند. آن‌ها در هنگام اجرای استراتژی، گزارش کاملی از مسیری که سازمانتان طی می‌کند را شرح می‌دهند. این راه‌حل متوازن کارت امتیازی به شما کمک می‌کند تا با ارائۀ نقشۀ راه به نیروی کار برای دستیابی به نتایج کسب‌وکار به مقصد استراتژیک خود برسید. این نرم‌افزار BSC کمک می‌کند تا برنامه‌ها و ابتکارات را تصویرسازی کنید، سیلوهای بخش‌ها را بشکنید و با پیوند دادن اهداف استراتژیک، شاخص‌ها و تقویت مسئولیت‌پذیری بتوانید یکپارچه‌سازی را انجام دهید. استفاده از طراح نقشۀ این نرم‌افزار آسان است و به شما امکان می‌دهد چیدمان و طرح نقشه ازجمله برند شرکت خود را به‌طور کامل کنترل کنید. این نرم‌افزار نه‌تنها استراتژی را بیان می‌کند بلکه می‌تواند وضعیت و پیشرفت مسیر شما به سمت اجرای استراتژی را نیز نشان دهد. ابتکارات استراتژیک را می‌توان پروژه‌هایی با وظایف، وظایف فرعی، پیشرفت، تاریخ شروع و پایان و مسئولیت‌ها دانست. همچنین، این نرم‌افزار BSC که بر بستر ابر پیاده‌سازی شده باعث می‌شود تا شما شروع به کار با الگوهای که تا حد زیادی سرعت پیاده‌سازی آن‌ها بالاست، بکنید.مزایای اصلی :حالت آبشاری و هم‌راستایی کارت‌های امتیازی: کارت‌های امتیازی متوازن را با سهولت برای همۀ واحدهای کسب‌وکار ایجاد کرده و روی آن‌ها قرار دهید تا تصمیمات مبتنی بر واقعیت بگیرید که بر مدیریت کسب‌وکار تأثیر داردگزارش دهی عملکرد: نمای گزارش یا نمای داشبورد دقیق از KPI ها، اهداف و ابتکارات را ایجاد کنید از قابلیت‌های گسترده‌ی گزارش دهی برای کاربران کسب‌وکار استفاده کنیدادغام با سایر زمینه‌ها: ادغام BSC با سایر چارچوب‌های مدیریتی مانند ریسک، پروژه‌ها، انطباق، کیفیت و غیرهویژگی‌های اصلی :اهداف استراتژیک-یک دیدگاه جامع : وظایف و ابتکارات را به کارت امتیازی خود اضافه و پیشرفتشان را ردیابی و نظارت کنید. فراتر از تجزیه‌وتحلیل داده‌ها با افزودن برنامه‌ریزی و اجرا به نتایج کسب‌وکار دست پیدا کنید.KPIS با تجزیه‌وتحلیل دقیق Corporater: اطلاعات دقیق پشت هر KPI یا داشبورد را ارائه می‌دهد. روند، وضعیت، سابقه و ارزیابیKPI ها را نمایش می‌دهد و برای مشاهده‌ی تراکنش‌ها یا فاکتورها می‌توانید به داده‌های منبع مراجعه کنید.نقشۀ استراتژی : یک تصویر گویای هزاران کلمه است. ارتباط بصری وضوح و هدف را در استراتژی شما به ارمغان می‌آورد. مقصد استراتژیک خود را با استفاده از نقشه‌های استراتژی نشان دهید.BSC Designer SoftwareBSC Designer یک نرم‌افزار حرفه‌ای برای اجرای استراتژی است که بر چارچوب کارت امتیازی متوازن، KPI ها و نقشه‌های استراتژی متمرکز است. نسخۀ PRO برای دسکتاپ ویندوز، SaaS بر بستر ابر و برنامۀ سرور میزبانی‌شده‌ی محلی نیز وجود دارد. این برنامه برای پروژه‌های کوچک رایگان است و نیازی به کارت اعتباری نیست. این نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن دارای 30 قالب کارت امتیازی آماده است. همچنین قابلیت آموزش رایگان نرم‌افزار به‌صورت جلسات آموزشی مبتنی بر وب، زمینه‌های نظری و عملی لازم برای حوزه‌ی اجرای استراتژی را آموزش می‌دهد. نرم‌افزار BSC Designerدارای مؤلفه‌های زیر است تا از تیم شما در برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی پشتیبانی کند.ویژگی‌های اصلی :نقشه‌های استراتژی با اهداف کسب‌وکار در چهار دیدگاه ترسیم شده استاKP های پیشرو و پسرو، نرمال‌سازی متریک و محاسبۀ کارت امتیازیابتکارات و برنامه‌های عملیاتی که شامل جزئیات برای اجرای هدف استداشبوردهای BI برای تجسم داده‌ها و نمودارهای عملکرداعلان‌هایی برای اطلاع‌رسانی و پاسخگویی اعضای تیمگزارش عملکرد با برنامه‌های عملی مهم، داده‌های KPI و نمودارهاخود ممیزی استراتژی: کارت امتیازی استراتژی خود را بررسی کنید، مشکلات احتمالی را بیابید و آن‌ها را در مراحل اولیه قبل از اینکه منجر به مشکلات بزرگ‌تری شود، برطرف کنیددر زمان خود صرفه‌جویی کنید-از الگوها استفاده کنید: ما بهترین ایده‌ها در مورداجرای استراتژی و چالش‌های KPI به همراه بهترین نمونه‌ها و الگوها را در سایت در اختیار شما قرار می‌دهیمSmartDrawنرم‌افزار کارت امتیازی متوازن SmartDraw ساده‌ترین راه برای ایجاد و ارائۀ کارت‌های امتیازی متوازن آماده و سایر نمودارهای برنامه‌ریزی استراتژیک در عرض چند دقیقه است. به‌سادگی الگویی را انتخاب کنید که مناسب سازمان شما باشد، آن را با اطلاعات شخصی خود سفارشی کنید و نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن بقیۀ کارها را انجام می‌دهد، همه چیز را به‌طور خودکار هم‌راستا می‌کند و هر بار از تم‌های طراحی حرفه‌ای برای نتایج عالی استفاده می‌کند.قابلیت‌ها :یکی از بیشترین مزایای استفاده از SmartDraw برای ایجاد کارت امتیازی متوازن، وسعت الگوهای موجود برای سفارشی‌سازی است.تم‌های حرفه‌ای: SmartDraw ایجاد نمودارهای حرفه‌ای را با تم‌های داخلی و ابزارهای قدرتمند آسان می‌کند تا به هماهنگی و نمایش اطلاعات شما کمک کند.شروع سریع برنامه‌ریزی استراتژیک: شما به صدها قالب برنامه‌ریزی استراتژیک حرفه‌ای ازجمله کارت امتیازی متوازن دسترسی خواهید داشت. به‌سادگی الگوی نمودار یا نمودار را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید و آن را با اطلاعات شخصی خود سفارشی‌سازی کنید.روی هر دستگاهی کار می‌کند: از SmartDraw در رایانه، مرورگر یا دستگاه تلفن همراه خود استفاده کنید. با Windows ،Mac ،Android ،iOS یا هر پلتفرم دیگر با اتصال به اینترنت کار می‌کند. چه در دفتر کار باشید و چه در حال حرکت از مجموعه کامل ویژگی‌ها، نمادها و خروجی با کیفیت بالا که فقط با SmartDraw دریافت می‌کنید لذت خواهید برد.پشتیبانی رایگان: کارشناسان SmartDraw آماده کمک به‌صورت رایگان هستند!همکاری آسان: شما و تیم خود می‌توانید برای ذخیره‌ی برنامه‌های راهبردی آن‌ها را در یک پوشه به اشتراک گذاشته‌شده یا با استفاده از برنامه‌های اشتراک‌گذاری فایل موردعلاقه خود با برنامه‌هایی مانند Dropbox، Google Drive، Box یا OneDrive روی تصاویری یکسان کار کنید. شما همچنین می‌توانید فایل‌ها را با استفاده از لینک ایمیل برای کاربران غیر SmartDraw به اشتراک بگذارید.ادغام هوشمند: کارت امتیازی متوازن خود را در انواع فرمت‌های گرافیکی رایج مانند PDF به اشتراک بگذارید. فقط با چند کلیک آسان آن را به هر برنامۀ Office® یا Google Workspace اکسپورت کنید. اSmart Draw همچنین به Atlasian's Confluence و Jira متصل می‌شودهمچنین می‌توانید از SmartDraw برای ایجاد سایر نمودارهای بازاریابی و برنامه‌ریزی استراتژیک استفاده کنید. نمودارهای برنامه‌ریزی شامل:نمودارها و گراف‌های بازاریابینقشه‌های استراتژینمودارهای SWOTنمونه‌های نمودار وننمونه‌های فلوچارتنمونه‌های نقشه فروش و ...Sistrade® BSCBSC (کارت امتیازی متوازن) به شما امکان ارزیابی عملکرد شرکت را از دیدگاه‌های مختلف می‌دهد. تمامی فرایندهای کسب وکار را به‌منظور انتقاد یا حمایت ازنظر فعالیت‌ها، پاسخگویی سلسله مراتبی، مدیریت و نظارت شناسایی و تعریف می‌کند. استفاده از Sistrade® BSC شرکت را قادر می‌سازد تا کلیۀ شاخص‌های عملکرد لازم برای اندازه‌گیری عملکرد را با در نظر گرفتن دیدگاه‌های متعدد تعریف و پارامتر سازی کند. در طول پارامتر سازی، کاربر مجموعه‌ای از فرایندها را با شاخص‌های عملکرد خود تعریف می‌کند و ازآنجاکه این فرایندهای اصلی کسب‌وکار یک شرکت با اهداف و استراتژی‌های شرکت‌ها ادغام شده است با استفاده از Sistrade® BSCامکان طراحی رابط‌های کاربری یا کارت‌های امتیازی با توجه به مشخصات کاربری فراهم می‌شود. همچنین عناصر تجزیه‌وتحلیل ممکن است در قالب‌های گرافیکی و تحلیلی مشاهده و تجزیه‌وتحلیل شوند.قابلیت‌ها:ارزیابی عملکرد شرکت : پدیده‌ی جهانی‌شدن، شرکت‌های سراسر جهان و مستقل از مرزهای بازار خود را مجبور به رقابت با گروه‌هایی می‌کند که به‌عنوان قدرت‌های بین‌المللی ظاهر می‌شوند که مزیت مقیاس (اقتصاد مقیاس) نقش تعیین‌کننده‌ای دارد. جامعۀ عمومی بیش‌ازپیش نگران تحقق نیازهای خود با کمترین قیمت، بدون واگذاری سطوح با کیفیت بالا و همیشه با مهلت تحویل کوتاه‌تر است. این واقعیت جهانی، شرکت‌ها را مجبور می‌کند به عملکرد خود در یک صنعت در مورد اینکه به چه مواردی باید رجوع کنند، نگرانی و توجه ویژه‌ای داشته باشند.ارزیابی شرکت از چند دیدگاه : سنجش عملکرد یک شرکت بر اساس چندین دیدگاه نه‌تنها ازنظر مالی بلکه از دیدگاه مشتریان شرکت، از منظر فرایندهای کسب‌وکار و از دیدگاه یادگیری همکاران، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.تعریف فرایندهای کسب‌وکار : Sistrade® BSC اجازه می‌دهد تا همۀ فرایندهای کسب‌وکار اعم از حیاتی یا صرفاً پشتیبانی‌کننده ازنظر فعالیت، مسئولیت سلسله مراتبی، مدیریت و همراهی با آن‌ها، شناسایی شوند.تعریف شاخص‌های عملکرد : با Sistrade® BSC، این شرکت قادر است همۀ شاخص‌های عملکرد را تعریف و سفارشی‌سازی کند تا عملکرد شرکت را از دیدگاه‌های مختلف اندازه‌گیری کند. به‌عنوان کلید موفقیت یک شرکت، این فرایندها هستند که باید با اهداف و استراتژی‌های شرکت ادغام شوند. Sistrade® BSC می‌تواند رابط‌های کاربری یا کارت‌های امتیازی را با توجه به مشخصات استفاده از آن‌ها ترسیم کند: عناصر تجزیه‌وتحلیل ممکن است در قالب گرافیکی و تحلیلی مشاهده و تجزیه‌وتحلیل شوند.آیا تابه‌حال به دنبال سیستم مدیریت کسب‌وکاری بودید که بتواند به شما در یافتن و بهینه‌سازی عملکردهای داخلی کسب‌وکار و نتایج مرتبط با آن کمک کند؟ اگر پاسخ شما مثبت است، بنابراین استفاده از نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن (BSC software) می‌تواند سیستم معیار عملکردی مناسبی برای شما باشد تا بتوانید بر اهداف کسب‌وکار خود تمرکز کنید. کارت امتیازی متوازن همچنین به شما در انتخاب پارامترها و عوامل مناسب کمک می‌کند که می‌تواند به‌عنوان یک پل ارتباطی عمل کرده و شما را در رسیدن به این اهداف یاری دهد. درواقع رویکردهای نرم‌افزاری BSC که همراه با شاخص‌های مالی سنتی است، تجزیه‌وتحلیل معیارهای استراتژی‌ها را به بهترین شکل انجام می‌دهد تا دیدی متعادل از عملکرد داشته باشید. همچنین نرم‌افزار BSC به‌عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک به کسب‌وکار کمک می‌کند تا در سنجش و تجزیه‌وتحلیل پیشرفت به‌سوی اهداف استراتژیکی که برای دستیابی به آن‌ها تلاش می‌کند بهتر عمل کرده و از اولویت‌بندی مناسب محصولات، پروژه‌ها و خدمات و تطبیق کارهای روزمره‌ی شرکت با توجه به استراتژی کسب‌وکار اطمینان حاصل کند. پیشنهاد ما به شما نرم‌افزار BSC جریان (نرم‌افزار کارت امتیازی متوازن جریان) است که بر بستر BPMS قابل پیاده‌سازی و سفارشی‌سازی است. همچنین شما می‌توانید از ماژول برنامه‌ریزی استراتژی نرم‌افزار رامیکس شرکت استفاده کنید.برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Thu, 07 Jul 2022 08:36:26 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%81%D8%B1%D8%A2%DB%8C%D9%86%D8%AF-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D8%A7%D8%B3%D9%86%D8%A7%D8%AF-%D9%88-%D8%A2%D8%B1%D8%B4%DB%8C%D9%88-%D8%A7%D9%84%DA%A9%D8%AA%D8%B1%D9%88%D9%86%DB%8C%DA%A9-%D9%85%D8%AD%D8%B5%D9%88%D9%84-bpms-%D8%AC%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%86-n9748cc3luge تاریخچۀ کوتاه مدیریت اسناد :در طول تاریخ مدرن، کسب‌وکار و افراد هر دو مجبور بودند تا اسناد مناسبی را ایجاد و از آن‌ها محافظت کنند. قبل از روی کار آمدن فناوری‌های کنونی، مدیریت اسناد یک فرایند پرزحمت و پرهزینه بود؛ زیرا اسناد باید با دست ایجاد و در فضای فیزیکی ذخیره می‌شد که کسب‌وکارها باید هزینۀ انجام آن را می‌پرداختند. تکامل مدیریت اسناد، شیوه‌های کسب‌وکار را در سراسر جهان بهبود بخشیده است.در اوایل برای مدیریت اسناد، کسب‌وکارها و افراد مجبور بودند تمامی پرونده‌های خود را در قفسه‌های بایگانی نگهداری کنند. بااین‌حال، این سیستم به دلیل فضای زیادی که اِشغال می‌کرد دست‌وپا گیر شد. شرکت‌های بزرگ اتاق‌ها یا فضای ذخیره‌سازی کاملی پر از صندوق و قفسه‌های بایگانی برای تمام کارهای اداری خود داشتند که بسیار ناکارآمد بود. هر فایلی که وارد سازمان می‌شد باید بایگانی می‌شد که هزینۀ منابع و زمانی را برای کسب‌وکار به همراه داشت. علاوه بر این، اگر نیاز به دسترسی به فایلی بود، شرکت باید زمان، انرژی و منابع بیشتری را صرف یافتن آن می‌کرد. گاهی اوقات ساعت‌ها طول می‌کشید و اغلب اوقات هم بدون نتیجه به پایان می‌رسید. برخورد با کپی‌های فیزیکی اسناد دشوار بود. شرکت‌ها در رابطه با پرونده‌هایی که نگهداری می‌کردند با مشکلات زیادی مواجه بودند. امکان سرقت و جابجایی فایل‌ها، بروز وقایع طبیعی مانند سیل یا آتش‌سوزی نیز وجود داشت. این تراژدی‌ها تمام اسناد را از بین می‌برد و مدیریت واقعی اسناد را غیرممکن می‌ساخت.در دهۀ 1980 مدیریت اسناد دیجیتال به وجود آمد. در این دهه رایانه‌ها در دسترس شرکت‌ها قرار گرفتند. کسب‌وکارها توانستند به کمک رایانه‌ها ذخیره‌سازی مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک را انجام دهند که به آن‌ها اجازه داد تا فایل‌های مهم را روی رایانه نگهداری دارند. این گزینه‌های اولیۀ مدیریت اسناد بی‌نقص نبودند. آن‌ها به کامپیوتر خاصی که مورداستفاده قرار می‌گرفت مرتبط بودند. کارمندان نمی‌توانستند به فایل‌ها پس از اضافه شدن به رایانه دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، واردکردن فایل‌ها روی رایانه‌ها فرایندی حجیم و خسته‌کننده بود. بااین‌حال، این گزینه‌ها بودند که مدیریت اسناد امروزی را به جایی که امروز شاهد آن هستیم، رساندند.امروزه در مورد مدیریت اسناد گزینه‌های مختلفی وجود دارد. خوشبختانه این سیستم‌ها بسیار کاربرپسند‌تر هستند. افزودن فایل‌ها به سیستم مدیریت اسناد سریع و آسان است. این سیستم امکان جستجوی سریع فایل‌ها را می‌دهد. به همین دلیل، شرکت‌های زیادی قفسه‌های بایگانی را رها کردند و به سمت سیستم‌های الکترونیکی مدیریت اسناد روی آوردند.این کار باعث صرفه‌جویی در هزینۀ شرکت‌ها شد. آن‌ها نه‌تنها دیگر نیازی به خرج کردن پول اضافی برای فضای ذخیره‌سازی نداشتند، بلکه دیگر لازم نبود تا نگران اتلاف وقت کارکنان برای یافتن اسناد باشند. در زمان و پولی به‌راحتی صرفه‌جویی شد..مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکمدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک : بخش‌های اساسی تحول دیجیتال است که هدفی استراتژیک برای تمامی بخش‌های مختلف در صنعت است. اهمیتی ندارد که اطلاعات در ابتدا چگونه تولید یا جمع‌آوری‌شده بلکه اهمیت آن در این است که امروزه به یک دارایی با ارزش برای سازمان‌ها تبدیل شده درحالی‌که به‌طور هم‌زمان الزامات برای آرشیو اطلاعات پیچیده‌تر می‌شوند.یافتن یک رویکرد کارآمد برای آرشیو اطلاعات در تمام جنبه‌های چرخۀ حیات آن- از ایجاد تا پردازش، نگهداری، حذف و از بین بردن آن‌ها- یک چالش است. درعین‌حال، نیاز به ایجاد چنین رویکرد کارآمدی ضروری است و منافع این کار در کاهش هزینه و عملکرد سازمانی بسیار مهم است. چالش‌هایی مانند همگام‌سازی با فناوری، مدیریت، هزینه‌های ایجاد و نگهداری و امنیت و ایمنی داده‌ها باید با موفقیت حل شوند. بااین‌حال، فرصت‌هایی وجود دارد که تیم متخصصان این حوزه می‌توانند به شما کمک کنند تا از آن‌ها استفاده کنید. شکل زیر مدیریت چرخۀ عمر اسناد و اطلاعاترا نشان می‌دهد.مدیریت اسناد (Document Management)مدیریت اسناد : سیستم ذخیره و به اشتراک‌گذاری یک سند کسب‌وکار است. به‌عنوان‌مثال، اسناد ممکن است در قفسه‌های فایل‌ها، به‌صورت آنلاین در یک سیستم مدیریت اسناد یا در یک مرکز ذخیره‌سازی خارج از سازمان ذخیره شوند. توانایی بازیابی، دسترسی و اصلاح این اسناد، کلید موفقیت یک سیستم مدیریت اسناد است. در مدیریت اسناد، فرایندهای مدیریت اسناد به‌گونه‌ای است که امکان ایجاد، اشتراک‌گذاری، سازمان‌دهی، ذخیره و بازیابی کارآمد و مؤثر را فراهم می‌سازد.اهداف مدیریت اسناد :کاهش اسناد گم‌شده و نادرستجستجو و بازیابی سریع‌تر اسنادکاهش مقدار فضای فیزیکی مورداستفاده برای نگهداری اسناد مانند قفسه‌های فایل، کشوها.....سازمان‌دهی بهتر اسناد موجودساده‌سازی اطلاعات و گردش کارامکان دسترسی فوری به اسنادمدیریت سوابق (Record management) :مدیریت سوابق سیستمی است که فعالیت و چرخۀ عمر سوابق شامل ایجاد، دریافت، نگهداری، استفاده و حذف آن را ردیابی می‌کند. درحالی‌که سوابق ممکن است اسناد بایگانی‌شده‌ای باشند که دیگر از گردش کار سازمان خارج شدند اما هنوز هم باید به‌راحتی برای انطباق با مقررات بازیابی شوند. یک سیستم مدیریت سوابق همچنین شامل یک خط‌مشی حفظ است که تعیین می‌کند یک سابقه چه مدت باید در پرونده نگهداری شود و چه زمانی برای حذف آن مناسب است. به‌عبارت‌دیگر مدیریت سوابق روشی است برای نگهداری سوابق ازجمله طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی، ایمن‌سازی و حذف یا حفظ آرشیوها که از آرشیوهای تاریخی محافظت می‌کند و اطمینان می‌دهد که سوابق دائمی برای سال‌ها در آینده قابل‌دسترسی و خواندن هستند.اهداف مدیریت سوابق :کنترل کمیت و کیفیت سوابقساده‌سازی فعالیت‌ها، سیستم‌ها و فرایندهای نگهداری و استفاده از سوابقشناسایی سوابق بر اساس سوابق نگهداری شدهاِعمال دوره‌های نگهداری لازم برای اقلام ذخیره‌شدهتدوین و اجرای خط‌مشی‌ها و رویه‌هاحفظ سوابق در طول چرخۀ عمرشانتفاوت مدیریت اسناد و مدیریت سوابق در چیست؟مدیریت اسناد و مدیریت سوابق بسیار شبیه به هم هستند. بااین‌حال دو تکنیک مختلف سازمانی‌اند که می‌توانند به‌طور جداگانه یا با هم برای کمک به شیوه‌های کسب‌وکار مورداستفاده قرار گیرند. دانستن تفاوت بین مدیریت اسناد و سوابق به کسب‌وکارها و متخصصانشان کمک می‌کند تا بهترین راه‌حل را برای نیازهای خود انتخاب کنند و همچنین بدانند پس از اجرا چه انتظاری باید داشته باشند.اسناد در مقابل سوابق :اسناد چرخۀ عمر فعالی دارند و هدف این است که اسناد را ایمن، سازمان‌دهی شده و با دسترسی آسان حفظ کنند. یک سند اغلب قابل‌ویرایش است و محتویات آن ممکن است در طول زمان تغییر کند، بنابراین توانایی به اشتراک‌گذاری آسان اسناد مهم است. اسناد معمولاً تحت قوانین یا مقررات نیستند. اصطلاح سند شامل کاغذ، فرم‌ها و فایل‌های الکترونیکی، ایمیل‌ها، فکس‌ها، قراردادها، اجاره‌نامه‌ها، ارتباطات فروشنده و غیره می‌شود. سوابق فایل‌های رسمی هستند که به‌عنوان شواهدی از یک فعالیت عمل می‌کنند. نمونه‌ای از سابقه هر چیزی است که یک معاملۀ تجاری را مستند می‌کند- یک قرارداد، یک فاکتور، یک رسید. سوابق باید سازمان‌دهی و ردیابی شوند تا از قوانین و مقررات انطباق صنعت خاصی پیروی کنند. یکی از کارکردهای نگهداری سوابق، فراهم کردن مسیری برای حسابرسی یک معامله است. درواقع سوابق هر یک از اسنادی هستند که نهایی شده‌اند و دیگر قرار نیست تغییر داده شوند.اصول مدیریت اسناد :اسناد باید به‌طور رسمی در رابطه با محتوا، نام‌گذاری، شماره‌گذاری و مجوز مدیریت شوندنمودار فرایند برای اطمینان از اینکه همکاران، کارمندان و افراد مسئول اطلاعات و دستورالعمل‌های کامل، صحیح و منسجم دارند، ایجاد شده استاسناد باید به ترتیب شماره‌گذاری شوند تا دیگران بتوانند به‌راحتی آن را پیدا کننداسناد جدید باید قبل از صدور تأیید اعتبار شوندپیش‌نویس اسناد تا زمانی که امضا و فعال نشوند اهمیتی برای کار در حال پیشرفت ندارندمزایای مدیریت اسناد :1. مستندسازی و مدیریت دانش : با استفاده از DMS، تمام اسناد شما در یک مکان ذخیره می‌شوند. اسناد تأمین‌کننده، اسناد محصول، شکایات، پرسشنامه‌ها، قراردادها: تمام اسناد در حال اجرا و آرشیو شده به‌صورت آنلاین و سازمان‌دهی شده هستند. سیستم‌های تگ یا برچسب‌گذاری (Tags systems) حتی امکان اجرای هم‌زمان چندین روش سازمانی را فراهم می‌کنند مانند گروه‌بندی بر اساس تأمین‌کنندگان و گروه‌بندی بر اساس محصولات. حتی بهتر از آن، می‌توانید مستقیماً به دنبال یک سند خاص بگردید و به لطف سیستم‌های فیلتر و جستجوی متن، آن را در کوتاه‌ترین زمان پیدا کنید. اکنون کاری که چند دقیقه طول می‌کشد در چند ثانیه انجام می‌شود.2. بهبود همکاری : همکاری در قلب مدیریت اسناد دیجیتال است. با استفاده از چنین ابزاری به‌راحتی می‌توانید بک سند را با سایر همکاران یا تیم‌های مختلف به اشتراک بگذارید به‌طور هم‌زمان با یکدیگر روی آن کار کنید. همچنین با نمایش جدیدترین نسخۀ هر سند و آرشیو خودکار سایر اسناد، تمام اشتباهات احتمالی رخ نخواهند داد. با انجام این کار، شما و همکارانتان همیشه مطمئن هستید که داده‌های مناسبی را در اختیار دارید که در هر زمان آماده‌ی به اشتراک‌گذاری هستند.3. فرایند اتوماسیون : برخی از اسناد مورداستفاده‌ی شرکت‌ها فقط برای مدت‌زمان مشخصی در دسترس هستند و نیاز به به‌روزرسانی منظم دارند. سیستم مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد بخشی از این فرایند برای درخواست سند را خودکار کنید. درواقع، آن‌ها به‌طورکلی امکان تعیین اتمام مهلت زمانی را به شما ارائه می‌دهند و به‌طور خودکار به شما یادآوری می‌کنند که باید آخرین نسخۀ یک سند را بخواهید (یا حتی مستقیماً درخواست سند را از طرف شما ارسال می‌کنند ). این به شما کمک می‌کند در زمان صرفه‌جویی کنید و همیشه در طول سال آماده‌ی حسابرسی باشید.4. سازگاری بهتر : هر چه اسناد و شرکت‌های خارجی بیشتری را مدیریت و با آن‌ها سروکار داشته باشید، بیشترین تنوع اسناد را با فرمت‌ها، زبان‌ها، طرح‌بندی‌های مختلف و غیره خواهید داشت. استفاده از سیستم مدیریت اسناد به شما کمک می‌کند تا الگوها و فرمت‌های خود را به‌راحتی با شرکای تجاری‌تان و با تنظیم فرمت‌های قابل‌خواندن توسط هر دستگاهی مانند PDFخوان ها به اشتراک بگذارید.5. امنیت بیشتر : هنگام صحبت در مورد مدیریت اسناد، امنیت موضوع اصلی است. داده‌های معقول باید در هر زمان به‌خوبی در برابر نفوذ و همکارانی که نباید به آن دسترسی داشته باشند محافظت شود. سیستم‌های مدیریت اسناد معمولاً کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) را ارائه می‌دهند. هر کاربر به داده‌ها و اسناد موردنیاز خود دسترسی دارد نه بیشتر. سرپرست می‌تواند تمام این دسترسی‌ها را مدیریت کند و تصمیم بگیرد که آیا سند می‌تواند برای این کاربر مشاهده، ویرایش یا پنهان باشد. علاوه بر این، سیستم های ردیابی به مدیر اجازه می‌دهد تا تاریخچۀ کامل هر داده و اسناد را ببیند و بداند چه کسی این اسناد را مشاهده یا تغییر داده است. اسناد و داده‌های شما هرگز تا این حد امن نبوده‌اند!6. یکپارچگی بهتر : اکثر سیستم‌های مدیریت اسنادبه‌طورکلی می‌توانند با سیستم‌های فعلی مورداستفاده‌ی شرکت‌ها به لطف API سازگار شوند. تمام اسناد و داده‌ها به‌طور خودکار به DMS ارسال می‌شود و در وقت و تلاش شما صرفه‌جویی می‌کند.7. پشتیبان گیری از داده‌ها : مدیریت اسناد کاغذی چندین نقص بزرگ دارد: فضای زیادی را اشغال کند و متأسفانه در اثر وقایع طبیعی مثل سیل و آتش‌سوزی از بین می‌رود. مدیریت اسناد دیجیتال به شما یک نسخۀ پشتیبان از داده‌ها ارائه می‌دهد تا همیشه آن اسناد را داشته باشید. همچنین به شما در صرفه‌جویی در فضای اداری کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد از این فضای اضافی برای استخدام کارمندان جدید استفاده کنید.گردش کار بهبودیافته، کاهش فضای ذخیره‌سازی، تسهیل بازیابی و همکاری هوشمندانه‌تر از دیگر مزایای سیستم مدیریت اسناد است.فرایند مدیریت اسناد :فرایند مدیریت اسناد، فرایند دریافت یا ضبط، ذخیره و مدیریت، ردیابی و به اشتراک‌گذاری اسناد الکترونیکی مانند PDF، فایل‌های ورد و تصاویر دیجیتالی محتوای کاغذی است.فرایند مدیریت اسناد، فرایند مدیریت چرخۀ عمر ایده آل اطلاعات، روشی آسان را برای بازبینی محتوا هم‌زمان با قابلیت حفظ آن برای استفاده‌ی مجدد و آرشیو سایر محتواها در دستگاه‌های مناسب، فراهم می‌کند. به‌عنوان‌مثال، در پایان یک پروژه، تمام اسناد موجود در تیم پروژه فهرست بندی می‌شوند، کاربر چک باکس‌ها را برای موارد قابل‌استفاده‌ی مجدد بررسی می‌کند و سپس روی دکمۀ آرشیو کلیک می‌کند. نتیجه این است که اسناد قابل‌استفاده‌ی مجدد از فضای کاری تیم استخراج شده و در مخزن مناسب با استفاده از متادیتای مربوطه ذخیره می‌شوند و سایر اسناد در یک CD آرشیو می‌شوند که سپس در کتابخانۀ بایگانی مشخص‌شده ذخیره می‌شود.نمودار فرایند مدیریت اسناد :چگونه یک نمودار فرایند مدیریت اسناد ترسیم کنیم؟ به نکات و مثال‌های زیر نگاه کنید تا از آن‌ها ایده بگیرید. هر شرکتی باید یک فرایند استاندارد برای صدور و مدیریت اسناد داشته باشد تا هر یک از افراد شرکت از فرایند نحوه‌ی صدور سند و محل دریافت یک سند خاص به‌طور شفاف آگاه باشند.مراحل رسم نمودار فرایند مدیریت اسناد :1. قبل از ترسیم، این موارد را مشخص کنید :کدام بخش مسئول تهیۀ پیش‌نویس اسناد استچه کسی صلاحیت امضا و تأیید اسناد را داردبدانید اسناد در کجا آرشیو می‌شوندبدانید اگر سند نیاز به منسوخ شدن دارد چه کاری انجام دهید2. قبل از طراحی با نرم‌افزار، تهیۀ پیش‌نویس نمودار روی کاغذ ضروری است3. اگر برنامۀ نرم‌افزاری برای ترسیم نمودار ندارید، یکی پیدا کنید4. شروع به ترسیم نمودار کنیدنمودار فرایند مدیریت اسناد- سبک Swimlane :این نمودار نیز مراحل کنترل، مراحل ایجاد، بررسی و تأیید سند را تا آرشیو فایل نشان می‌دهد.آرشیو الکترونیکی اسناد :از دیدگاه سنتی، "آرشیو" یا بایگانی به معنای حفظ سوابق تاریخی است. ... آرشیو الکترونیکی اغلب از برنامه‌های خودکار استفاده می‌کند تا سوابقی را که استفاده‌ی زیادی ندارند شناسایی و آن‌ها را به دستگاه‌های ذخیره‌سازی ثانویه منتقل کند که بازهم ممکن است همچنان به‌صورت آنلاین قابل‌دسترسی باشند. برای مثال، اسناد و سوابق را می‌توان به تجهیزات ذخیره‌سازی وب شخص ثالث منتقل کرد. درواقع آرشیو الکترونیکی (E-archive) یک سیستم اطلاعات خودکار برای ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی است که قابلیت اطمینان ذخیره‌سازی، امنیت، تمایز حقوق دسترسی، نظارت بر تاریخچۀ اسناد، جستجوی سریع و آسان را تضمین می‌کند.راه‌حل آرشیو الکترونیکی باعث کاهش مقدار قابل‌توجهی از هزینه‌های چاپ می‌شود، انتقال و ذخیره‌سازی اسناد را تضمین می‌کند و درعین‌حال دسترسی سریع و ایمن به اسناد آرشیو شده را تسهیل می‌کند.فرایند آرشیو الکترونیکی :در این قسمت عواملی را که باید هنگام توسعۀ فرایند آرشیو سوابق الکترونیکی در نظر گرفته شود و مسائل بایگانی که باید در هنگام دستیابی یا توسعۀ یک سیستم کامپیوتری که سوابق الکترونیکی را ضبط، ایجاد یا مدیریت می‌کند در نظر گرفت را بیان می‌کنیم. این اصول باید به‌طور یکسان در مورد تمامی سیستم‌های موجود و سیستم‌هایی که به‌طور سفارشی بر اساس مشخصات سازمان ساخته‌شده‌اند اعمال شود. اگر یک سیستم موجود یا مکانیسم ذخیره‌سازی فایل در حال گسترش باشد تا به یک آرشیو تعیین‌شده تبدیل شود، همین اصول ممکن است اعمال شوند. این فرایند آرشیو الکترونیکی باید نشان‌دهنده‌ی این باشد که سیستم(ها) و رویه‌های دنبال شده قابلیت استفاده، قابلیت اطمینان، یکپارچگی، صحت و دقت داده‌های تولیدشده را تضمین می‌کند و سیستم‌های مورداستفاده ایمن هستند و از سوابق در برابر گم‌شدن یا تغییرات کنترل نشده در طول عمر سند یا سوابق سیستم محافظت می‌کنند.انتخاب، ضبط و پردازش: سوابق و اسناد ممکن است از سیستم‌های مستقل به روشی نسبتاً مستقیم ضبط شوند. مثلاً فایلی شامل اطلاعات فردی را می‌توان به یک وسیلۀ ذخیره‌سازی الکترونیکی مناسب منتقل کرد. سیستم‌های پیچیده‌تر ممکن است شامل این موارد باشد: داده‌های فرایند تولیدشده از پلتفرم‌های تحلیلی مختلف و اطلاعات ترکیبی از سیستم‌های دیگر (به‌عنوان‌مثال، پایگاه داده). در هر دو سناریو، سیستمی که سوابق و اسناد الکترونیکی را تولید می‌کند باید به‌صورت جداگانه ارزیابی شود تا الزامات و فرآیند آرشیو مشخص شود. برای هر سیستم باید مشخصاتی تهیه شود که حرکت سوابق و اسناد الکترونیکی را از مرحلۀ ضبط/تولید تا مرحلۀ بایگانی توصیف کند. مکان سوابق و اسناد الکترونیکی در طول فرایند باید به‌وضوح بیان شود. در هر مرحله از سوابق و اسناد الکترونیکی باید توسط کنترل‌های دسترسی و مسیرهای حسابرسی محافظت شود. قبل از بایگانی، هرگونه تغییر یا اصلاح مجاز در سوابق الکترونیکی باید با ثبت‌نام شخصی که تغییر را ایجاد کرده، تاریخ ایجاد تغییر، ماهیت تغییر و دلیل تغییر قابل‌ردیابی باشد. سوابق و اسناد اصلی نیز شاید نیاز به نگهداری داشته باشد. در پایان این مرحله، سوابق و اسناد، ازجمله تمام متادیتاها باید تثبیت‌شده باشد.Ingestion (فرآیند جذب اطلاعاتی): این مرحله پس از آماده‌سازی سوابق و اسناد الکترونیکی برای آرشیو کردن شروع می‌شود. فرایند ارائۀ سوابق و اسناد الکترونیکی برای آرشیو باید شامل جنبه‌های زیر باشد: تأیید بین سپارنده و آرشیو کننده در مورد سوابق و اسناد الکترونیکی که باید آرشیو شوند. زمان انتقال سوابق و اسناد الکترونیکی به بایگانی؛ شناسایی سوابق و اسناد در حال بایگانی. متادیتاهای ارائه‌شده برای سوابق و اسناد الکترونیکی در حال بایگانی باید به‌گونه‌ای باشد که بتوان آن‌ها را به‌راحتی شناسایی، مکان‌یابی و بازیابی کرد. تأیید آرشیو کننده از انتقال موفقیت‌آمیز و کامل سوابق و اسناد الکترونیکی به نوع سیستم مورداستفاده بستگی دارد. برای سیستم‌های ساده، شمارش اندازه و تعداد فایل‌های منتقل‌شده ممکن است کافی باشد. برای سیستم‌های پیچیده‌تر، ممکن است فرایند دقیق‌تری از نمونه‌گیری داده‌ها نیاز باشد. هنگام استفاده از فرایندهای آرشیو الکترونیکی خودکار، اصول تعریف‌شده در بالا همچنان باید اعمال شوند. این‌ها معمولاً در حین راه‌اندازی سیستم تعریف و اعمال می‌شوند. در برخی موارد، کمک کارکنان فناوری اطلاعات برای تکمیل فرایند آرشیو الکترونیکی ضروری است. در این مرحله، به نظر می‌رسد که سوابق بایگانی‌شده و برای کنترل به آرشیو کننده منتقل‌شده است.ذخیره‌سازی: سوابق و اسناد الکترونیکی باید به‌گونه‌ای آرشیو شوند که همیشه از قابلیت اطمینان، صحت، یکپارچگی و قابلیت استفاده مطمئن بود. ذخیره‌سازی مواد بایگانی‌شده باید با طرح حفظ و نگهداری سوابق یا مدارک همسو باشد. باید از آرشیوهای الکترونیکیفایل پشتیبان تهیه شود. آرشیو کننده ممکن است مسئولیت نصب، عملیات و عملکرد سیستم ذخیره‌سازی را به کارکنان فناوری اطلاعات یا یک پیمانکار واگذار کند. در فرایند مدیریت و نگهداری سیستم آرشیو الکترونیکی باید با آرشیو کننده یا مسئول بایگانی توافق شود.مستندسازی یا ارائۀ مستندات: سیاست‌ها و SOP هایی (رویه‌های استاندارد عملیاتی) که فرایند آرشیو الکترونیکی را توصیف می‌کنند باید وجود داشته باشند. این‌ها شامل این موارد است اما لزوماً محدود به آن‌ها نیست: تعریف و شرح آنچه آرشیو را تشکیل می‌دهد. شرح فرمت‌های فایل قابل‌قبول؛ شرایط نگهداری سوابق و اسناد الکترونیکی و هرگونه نظارت بر آن شرایط؛ رویه‌هایی برای اطمینان از یکپارچگی ذخیره‌سازی آرشیو و سوابق و اسناد بایگانی‌شده. این باید شامل بررسی‌های دوره‌ای در مورد شرایط سوابق و اسناد بایگانی‌شده باشد تا اطمینان حاصل شود که دستگاه ذخیره‌سازی خراب نشده است یا تأیید می‌کند که کاهش سطح بیت رخ نداده است. رویه‌های دریافت و بررسی سوابق و اسناد الکترونیکی که باید بایگانی شوند. نگهداری از سوابق و اسناد بایگانی‌شده، ازجمله به‌روزرسانی و انتقال سوابق یا اسناد الکترونیکی. تعریف متادیتای موردنیاز برای تسهیل جستجوی سوابق و اسناد الکترونیکی بایگانی‌شده برای اطمینان از بازیابی به‌موقع و دقیق. دوره‌ی نگهداری مستندات برای سوابق بایگانی‌شده؛ امنیت سیستم‌های بایگانی و آرشیو اسناد و سوابق و اسناد الکترونیکی حفظ‌شده، ازجمله کنترل‌های دسترسی. رویه‌های پشتیبان گیری از سوابق و اسناد الکترونیکی؛ رویه‌هایی برای تعریف اقدامات حفاظتی برای اطمینان از دسترسی همیشگی به سوابق و اسناد الکترونیکی در طول دوره‌ی نگهداری آن‌ها. این امر باید در یک طرح حفاظتی توضیح داده شود. کنترل دسترسی؛ مسئولیت‌های عملیاتی آرشیو و نقش آرشیو کننده؛ سیاست بازیابی فاجعه یا بازگشت از بحران.حفظ و تخریب (Retention and Destruction): دوره‌های نگهداری صرف‌نظر از فرمت سوابق و اسناد اعمال می‌شود. سوابق و اسناد باید برای دوره (های) مشخص‌شده در برنامۀ نگهداری سوابق سازمان حفظ شود. مدیریت باید مسئول تهیۀ برنامۀ نگهداری سوابق و اسناد برای انواع مختلف سوابق و اسناد الکترونیکی با در نظر گرفتن الزامات کسب‌وکار، مقرراتی و قانونی باشد. سوابق و اسناد الکترونیکی باید بر اساس طرح طبقه‌بندی ایجاد شده در سازمان سازمان‌دهی و ذخیره شوند تا بتوانند گروه‌هایی از سوابق و مدارک را در آینده برای استفاده‌ی مجدد احتمالی، انتقال به شرکای تجاری یا متعاقباً تخریب مدیریت کنند. اکیداً توصیه می‌شود که طبقه‌بندی سوابق و اسناد در زمان ایجاد انجام شود. سازمان‌ها باید یک خط‌مشی تخریب سوابق و مدارک داشته باشند که شامل سوابق و اسناد الکترونیکی باشد. به‌منظور ارائۀ شواهدی مبنی بر انطباق با سیاست‌های حفظ سوابق و اسناد، سازمان‌ها باید سوابق و اسناد تخریب را حفظ کنند که سوابق و اسناد از بین رفته را فهرست بندی می‌کند. سوابق و اسناد تخریب باید نشان دهد که تخریب مطابق با کلیۀ مقررات قابل‌اجرا انجام شده است. برای سوابق و اسناد الکترونیکی، سیاست تخریب باید تصریح کند که آیا تخریب مربوط به حذف "اشاره‌گر (pointer)"(مؤلفه‌ای اطلاعاتی، با آدرسی که محل پیدا کردن داده‌ی موردنظر را بیان می‌کند) به پرونده‌ها است یا به سوابق و اسناد الکترونیکی واقعی. درهرصورت، باید مکانیسمی وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که سوابق و اسناد الکترونیکی شناسایی‌شده برای تخریب قابل بازیابی نیستند. ازآنجایی‌که حذف «اشاره‌گرها» به‌طور فیزیکی فایل‌ها را از بین نمی‌برد، ممکن است مراحل دیگری مانند بازنویسی داده‌ها ضروری باشد. در جایی که سوابق و اسناد بایگانی‌شده رمزگذاری شده‌اند، از بین بردن کلید رمزگذاری ممکن است ابزار قابل قبولی برای از بین بردن سوابق یا اسناد باشد. اگر از یک دستگاه دیجیتال قابل‌حمل استفاده می‌شود (مانند سی دی، دی‌وی‌دی، دستگاه‌های USB، هارددیسک) باید ابزار مناسبی برای غیرقابل استفاده کردن چنین دستگاهی در نظر گرفته شود. همچنین باید در مورد از بین بردن هرگونه کپی از سوابق و اسناد الکترونیکی به دلیل تخریب که ممکن است در نوارهای پشتیبان نگهداری شود و اینکه آیا این سوابق و اسناد مطابق با چرخۀ معمول نوار پشتیبان از بین بروند یا نه، توجه شود.دسترسی و امنیت: در محیط الکترونیکی، "دسترسی" به‌عنوان گرفتن یک کپی از سوابق و اسناد الکترونیکی تعریف می‌شود. صرفاً یک کپی فقط خواندنی است یعنی تنها قابل‌مشاهده است. فرایندهایی باید برای اطمینان از اینکه دسترسی به سوابق و اسناد بایگانی‌شده در آرشیو الکترونیکی توسط بایگانی کنترل می‌شود وجود داشته باشد. این ممکن است نیاز به استفاده از ورود کنترل‌شده با رمز عبور یا سطوح دسترسی محدودشده مطابق با طبقه‌بندی سوابق و اسناد داشته باشد. آرشیو الکترونیکی باید یک زنجیره‌ی عطف حسابرسی از همۀ کسانی که از طریق ورود به سیستم کنترل‌شده با رمز عبور یا مکانیسم‌های کنترل مناسب دیگر به مطالب بایگانی‌شده دسترسی دارند و به آن‌ها دسترسی داشته‌اند نگهداری کند. سوابق و اسناد الکترونیکی که بایگانی شده‌اند ممکن است در مواردی نیاز به مشاهده داشته باشند. امکان مشاهده‌ی سوابق و اسناد بایگانی شده باید محدود به افرادی باشد که نیازهای تجاری واقعی دارند. نگه‌داشتن گزارشی از سوابق و اسناد مشاهده‌شده به این شکل ضروری نیست. فرایندهایی باید اجرا شوند تا اطمینان حاصل شود که سوابق و اسناد بایگانی شده بدون مجوز مناسب قابل‌تغییر، جابجایی یا نابودی نیستند. هر اقدام تأییدشده از این نوع باید به‌طور مناسب مستند شود. اگر سوابق و اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های قابل‌حمل آرشیو شوند، همان اصول باید اعمال شود. اکیداً توصیه می‌شود که در صورت نیاز، کپی‌هایی از این سوابق و اسناد تهیه شود و دستگاه اصلی باید در بایگانی باقی بماند تا از خطر از بین رفتن یا آسیب به سوابق و اسناد اصلی جلوگیری شود. این ارائۀ یک کپی از سابقه و سند است. شرایطی که سوابق و اسناد الکترونیکی برای همیشه از بایگانی حذف می‌شوند ممکن است شامل موارد زیر باشد: تغییر مالکیت سوابق و اسناد. انتقال مکان بایگانی به مکان دیگر. انتشار سوابق و اسناد از آرشیو، تحت شرایط فوق، باید مستند شده و توسط مدیریت تأیید شود. پس از انتقال سوابق و اسناد الکترونیکی از آرشیو، مراحل حذف که در بالا توضیح داده شد باید اعمال شود.فرایند آرشیو الکترونیکی: فایل‌های آفلاین برای اهداف قانونی، ممیزی یا تاریخی با استفاده از نوارها، سی دی یا سایر دستگاه‌های ذخیره‌سازی می‌شوند. فرایند آرشیو، فرایند انتقال فایل‌هایی است که دیگر برای وظایف اصلی سازمان در آن برهۀ زمانی لازم نیستند و برای استفاده به یک دستگاه ذخیره‌سازی جداگانه برای نگهداری طولانی‌مدت منتقل می‌شوند. فایل‌های بایگانی شده هنوز برای سازمان مهم هستند و ممکن است برای مراجعات بعدی موردنیاز باشند یا باید برای انطباق با مقررات نگهداری شوند. آرشیوها باید نمایه‌سازی شده و قابل جستجو باشند تا بتوان فایل‌ها را به‌راحتی پیدا و بازیابی کرد.شکل زیر هم نمونه‌ای از فرایند آرشیو (فرایند بایگانی) را برای یک پروژه‌ی نرم‌افزاری نشان می‌دهد. به‌عنوان ورودی تمامی مؤلفه‌های پروژه‌ی نرم‌افزار (اسناد، ابزارها، فایل منبع، نتایج آزمایش و غیره) را داریم و همه باید با software version sheet (SVS) سازگار باشند. بنابراین، یک مرحلۀ تأیید از پیکربندی وجود دارد که باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که چیزی فراموش نشده است.مزایای آرشیو الکترونیکی اسناد :آرشیوهای فیزیکی با سیستم‌های کامپیوتری جایگزین شده و این آرشیوهای الکترونیکی اسناد به کاهش داده‌ها/اطلاعات تکراری در سراسر شرکت کمک می‌کند.بهره‌وری را می‌توان با ارائۀ فرایندهای کارآمد و دسترسی فوری به اطلاعات از هر نقطۀ مکانی و حتی از طریق دستگاه‌های تلفن همراه، بهبود بخشید.آرشیوهای الکترونیکی اسناد می‌تواند به کاهش ریسک‌هایی مانند تغییر الزامات نظارتی و افشای سوابق محرمانه کمک کند و علاوه بر این لایۀ امنیتی اطلاعات را با اجرای آسان سیاست‌های امنیتی و ثبت گزارش افزایش دهد.شرکت‌هایی که از یک آرشیو الکترونیکی در ترکیب با موتور گردش کار داخلی استفاده می‌کنند، می‌توانند با چابکی بیشتری نسبت به محصولات، فرایندها و الزامات جدید واکنش نشان دهند.کسب‌وکارهای امروزی بیش از هر زمان دیگری در گذشته با چالش‌هایی روبرو هستند. با توجه به اینکه فناوری تقریباً بر هر جنبه‌ای از کسب‌وکار مدرن تأثیر گسترده‌ای گذاشته است، سازمان‌ها تقریباً در هر صنعتی به دنبال اتخاذ بهترین رویکرد هستند. یکی از بزرگ‌ترین تأثیراتی که فناوری مدرن بر عملیات کسب‌وکار داشته است، حول محور از بین رفتن اسناد کاغذی و گنجاندن نرم‌افزار مدیریت اسناد در سازمان بوده است.ویژگی‌ها و مزایایی که همراه با پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت اسناد به‌خوبی طراحی‌شده به دست می‌آید، می‌تواند بر هر بخشی از سازمان تأثیر بگذارد و نادیده گرفتن آن‌ها در فضای رقابتی کسب‌وکار امروزی غیرمسئولانه است. برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک باید فرایند مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک به‌خوبی در سازمان اجراشده باشد. در خدمات مدیریت اسناد/آرشیو الکترونیکی از یک رویکرد جامع یکپارچه برای شناسایی اطلاعات و الزامات داخلی، قانونی و مقررات مربوطه استفاده می‌شود، سپس فناوری انتخاب و از آن استفاده می‌شود. شرکت ما با پوشش چرخۀ عمر کامل اطلاعات و فرایند مدیریت اسناد راه‌حل‌های سفارشی برای هر مشتری ارائه می‌دهد. شما می‌توانید سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی خود را بر بستر نرم افزار BPMS جریان پیاده‌سازی و با سایر سیستم‌ها و فرایندهای سازمانی خود یکپارچه کنید که می‌تواند به شما در ساده‌سازی فرایندها کمک کند.برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Wed, 06 Jul 2022 11:16:55 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%81%D8%B1%D8%A2%DB%8C%D9%86%D8%AF-%D9%85%D8%A3%D9%85%D9%88%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D8%AE%D8%A7%D8%B1%D8%AC%DB%8C-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%DA%A9%D9%86%D8%A7%D9%86-%D9%85%D8%AD%D8%B5%D9%88%D9%84-bpms-%D8%AC%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%86-hg8dif3ma3th واحدهای مرتبط با مدیریت توسعۀ سازمان و سرمایۀ انسانی در هر سازمانی باید در راستای افزایش رضایت ذینفعان (مشتریان، شرکا، مراجعین، کارمندان و...) جهت افزایش شفافیت، سرعت، دقت، صحت و کیفیت نحوه‌ی پیاده‌سازی فرایندها را مستند کنند. با این کار تصویری کلی از فرایندها، توالی انجام آن‌ها در بخش‌های مختلف و بخش‌های مشارکت‌کننده در فرایند به دست می‌آید که به درک اهداف و استراتژی سازمان و نحوه‌ی عملیاتی کردن و بهبود کمک می‌کند. فرآیند مأموریت خارجی کارکنان معمولاً زیرمجموعۀ فرایندهای مدیریت توسعۀ سازمان و سرمایۀ انسانی است.هر سازمانی ممکن است در راستای تحقق اهداف تجاری و سیاست‌های کسب‌وکار خود نیاز به انجام مأموریت‌های سازمانیداشته باشد. این مأموریت‌ها به مأموریت‌های خارجی و داخلی کارکنان تقسیم‌بندی می‌شود. اگر بخواهیم تعریفی از مأموریت خارجی کارکنان داشته باشیم می‌توان گفت:مأموریت خارجی کارکنان : فرایند سفر کارکنان در راستای تحقق اهداف تجاری و استراتژیک سازمان است که به فرایندهای خارج از سازمان (سفر، عقد قرارداد، هدفی که کارمند برای آن به مأموریت فرستاده‌شده) نیز وابسته است.هر سازمان با توجه به نیازها و شرایط سازمانی، آیین‌نامه‌ها و مقررات مأموریت خاصی را دارد. بنابراین لازم است تا فرایند مأموریت خارجی کارکنان یا فرایند سفر اداری کارکنان به‌طور شفاف مشخص و مستندسازی شود تا سازمان بتواند بر حسن انجام وظایف توسط کارمند (مأمور) و همچنین تحقق اهداف مأموریتی نظارت داشته باشد. از سویی دیگر سازمان باید خروجی فرایند مأموریت کارکنان را در اختیار واحد منابع انسانی گذاشته تا خروجی عملکرد و محاسبات پرداختی کارمند (مأمور) را به‌درستی محاسبه کند. در زیر یک نمونه از فرایند مأموریت خارجی کارکنان نشان داده‌شده است.فرایند مأموریت خارجی کارکنان :در فرایند مأموریت خارجی کارکنانباید تمامی فعالیت‌های مرتبط با مأموریت یعنی قبل از شروع مأموریت، حین انجام مأموریت و اتمام مأموریت در نظر گرفته شود مانند موارد زیر:درخواست صدور حکم مأموریت (ثبت درخواست مأموریت و نیازمندی‌های آن مانند ملزومات سفر و تنخواه مالی در نرم‌افزار...)بررسی درخواست توسط مدیریت و صدور مجوز و حکم مأموریتانجام مأموریت توسط کارمند (مأمور)ثبت اطلاعات مرتبط با مأموریت مانند هزینه‌ها با فاکتور، قراردادها، عملکردها، گزارش‌ها، ضمیمه کردن مستندات مأموریت توسط کارمند (مأمور)بررسی اطلاعات ثبت شده توسط مأمور و تأیید توسط مدیریتثبت صورت‌جلسه‌ها و ارسال اطلاعات به بخش‌های مرتبط مانند منابع انسانی، مالی...محاسبۀ دستمزد و ارزیابی عملکرد مطابق با قوانین و آیین‌نامه‌های مأموریت، حقوق کارکنان و شاخص‌های کلیدی عملکرد (یکپارچگی با نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد و سیستم حضوروغیاب)اطلاع‌رسانی به کارمند (مأمور) در زمینۀ خروجی محاسبات مالی مرتبط با مأموریت (حق‌الزحمه مأموریت...) و عملکرد ویدر شکل زیر نمونۀ دیگری از پیاده‌سازی فرایند مأموریت خارجی کارکنان آورده شده است. به‌عنوان‌مثال شناسنامه و نمودار فرایند انتقال، مأموریت یا تمدید مأموریت خروجی از دانشگاه (برون‌سازمانی) در دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران به شکل زیر است:شناسنامۀ فرایند مأموریت خارجی کارکنان :فرایند مأموریت خارجی کارکنان :نمونۀ کامل از فرایند مأموریت اداری داخل و خارج استان کارکناناما آنچه در ارتباط با مأموریت خارجی کارکنان یا سفر اداری کارکنان حائز اهمیت است این است که در تمامی سازمان‌ها باید سندی وجود داشته باشد که تضمین کند سفر کارکنان (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) با اهداف تجاری و استراتژیک سازمان مطابقت دارد. همچنین در این سند باید رویه‌هایی برای سفرهای تجاری مجاز و دستورالعمل‌هایی برای بازپرداخت هزینه‌ها، رفتارها و قراردادهای منصفانه و عادلانه با کارکنان وجود داشته باشد (خط‌مشی سفر کارکنان).هنگام ارائۀ درخواست برای سفر باید به دنبال تعادل حیاتی بود. منظور از این تعادل نیاز شرکت به مقرون‌به‌صرفه بودن و نیاز کارکنان به خدمات و پشتیبانی با کیفیت در طی مأموریت است. سفر کارکنان باید با کمترین هزینه اما درعین‌حال مطابق با بهترین شیوه‌های تجاری خوب باشد. نباید از وسایل حمل‌ونقل و اقامتگاه‌های لوکس و غیراستاندارد استفاده کرد. سفرهای اداری کارکنان (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) و هزینه‌های مربوط به آن تنها در شرایطی مجاز خواهد بود که به‌وضوح با مأموریت شرکت مطابقت داشته باشد. بنابراین این مسئولیت مدیر شرکت است تا اطمینان حاصل کند که تمامی سفرهای کارکنان (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) در راستای تحقق بخشیدن به این هدف است و همچنین بازپرداخت تنها برای هزینه‌های تجاری واقعی و معقول در ارتباط با مأموریت‌های مجاز و تأییدشده توسط سازمان همان‌طور که در سند خط‌مشی سفر کارکنان تعریف شده است، پرداخت می‌شود.به‌منظور حفظ کنترل مخارج، هرگونه هزینۀ ارائه‌شده که با دستورالعمل‌های این روش مطابقت نداشته باشد، بازپرداخت نخواهد شد مگر اینکه استثنائی وجود داشته باشد که ازنظر مدیریت معتبر بوده و تأیید شود. گزارش هزینه‌ها باید به‌موقع ارسال شود. کلیۀ سفرها (مأموریت خارجی- مأموریت داخلی) باید با استفاده از "فرم مجوز سفر" رسمی شرکت که توسط مدیر ارائه‌دهنده‌ی گزارش مربوطه امضا شده، درخواست شود. پس از تأیید، انجام موارد مرتبط با سفر مانند گرفتن بلیط هواپیما، اسکان و برنامه‌ریزی جلسات می‌تواند هماهنگ شود. تمامی سفرهای کاری (مأموریت خارجی-مأموریت داخلی) باید در کمترین زمان ممکن به‌عنوان‌مثال حداقل 7 روز قبل از سفر برنامه‌ریزی‌شده توسط مدیران مربوطه تأیید شود که با توجه به سیاست‌های هر سازمانی متفاوت است. با توجه به ماهیت کسب‌وکار، در حالت ایده آل هنگام تهیۀ پروپوزال برای مشتریان، باید بندی وجود داشته باشد که هزینۀ سفر به عهده مشتری باشد.خط‌مشی سفر کارکنان- مأموریت خارجی کارکنان :مأموریت خارجی و سفرهای اداری کارکنان در حال تغییر است. ترسیم یک نقشۀ راه ایمن و مؤثر برای سفرهای شرکتی در آینده نیازمند همکاری تمامی بازیگران است. بازیگران اصلی در اکوسیستم شامل تأمین‌کنندگان (ازجمله خطوط هوایی، هتل‌ها، شرکت‌های کرایۀ اتومبیل و شرکت‌های حمل‌ونقل اشتراکی)، برنامه ریزان سفر شرکت‌ها، واسطه‌های سفر مانند آژانس‌های مسافرتی آنلاین (OTAs)، ارائه‌دهندگان سیستم توزیع جهانی (GDS) و خود مسافران هستند که تسلط بر چهار مهارت برایشان حیاتی است: استفاده از داده‌های زمان واقعی یا داده‌های زمانی حقیقی، چابکی در برنامه‌ریزی، هدف‌گذاری برای راحتی و ایمنی و برقراری ارتباط شفاف. در ادامه اقداماتی که کارفرمایان می‌توانند برای اطمینان از سلامت و ایمنی کارکنان در هنگام سفر به خارج از کشور برای مقاصد تجاری انجام دهند، وجود دارد:از نفوذ و قدرت داده‌های زمان واقعی استفاده کنید : برنامه‌ریزی برای آینده می‌تواند شبیه پرواز در مه و با عدم قطعیت باشد که استفاده از داده‌های زمانی حقیقی را برای بازیگران مهم‌تر می‌کند تا به‌طور آگاهانه تصمیم‌گیری کنند. سازمان‌ها می‌توانند روی قابلیت‌های داده سرمایه‌گذاری کنند تا اولین نشانه‌های تغییر در سرعت سفرهای کاری را شناسایی و نظارت کنند.چابکی را در برنامه‌ریزی قرار دهید : چابکی برای داشتن یک برنامه و استراتژی دقیق برای طراحی سناریوهای مختلف سفرهای اداری کارکنان و بازیابی، سودمند است.تجربیات را بر اساس ایمنی و راحتی کارکنان شخصی‌سازی کنید : ایمنی و راحتی مؤلفه‌های مهمی در تجربۀ سفر کارکنان هستند و گاهی اوقات می‌توانند در یک راستا نباشند. بنابراین برای پر کردن این شکاف می‌توان کارهای بیشتری انجام داد. هم کارفرمایان و هم شرکت‌های مسافرتی می‌توانند راه‌هایی برای ایجاد آرامش خاطر و بهبود آسایش و راحتی مسافران پیدا کنند. اصل راهنما در اینجا کنترل بیشتر مسافر بر تصمیماتی است که بر احساس راحتی و امنیت آن‌ها تأثیر می‌گذارد. به‌عنوان‌مثال، خطوط هوایی می‌توانند با بهبود عملکرد برنامه‌های تلفن همراه خود، تجربه‌های پرواز را شخصی‌سازی کنند.برقراری ارتباط شفاف : حتی باتجربه‌ترین مسافران نیز باید بپذیرند که سفر با توجه به شرایط همواره در حال تغییر است. بسیار اهمیت دارد که سازمان‌ها در هرلحظه از زمان، برای هر مرحله از سفر- از قبل تا بعد از سفر- به‌وضوح سیاست‌های سفر شرکتی خود را به اشتراک بگذارند. این امر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در ارتباط با هر نوع تغییری، چه در مورد سیاست‌های استراتژیک در سطح شرکت یا جزئیات دقیق‌تر مانند گزینه‌های ترجیحی شرکت یا اجاره‌ی خودرو برای سفرهای شرکتی، فعالانه اقدام کنند. هنگامی‌که تغییراتی در عملیات ایجاد می‌شود، شرکت‌ها می‌توانند مراقبت ویژه‌ای برای اطمینان از در دسترس بودن امکانات داشته باشند. رهبری می‌تواند نقش برجسته‌ای در مدل‌سازی نحوه‌ی سفر با تکرار واضح سیاست‌های شرکت ایفا کند.قابلیت های اصلی نرم افزار مدیریت مأموریت و سفر اداری کارکنان :امروزه مدیریت سفر اداری کارکنان یا اتوماسیون سفرها و مأموریت‌های شرکتی به‌راحتی و با استفاده از نرم‌افزارها و سامانه‌های آنلاین مدیریت سفر کارکنان انجام می‌شود. بنابراین به شرکت‌ها توصیه می‌شود برای کاهش وظایف بخش منابع انسانی و سرعت بخشیدن و تسهیل فرایندهای مأموریت خارجی کارکنان که به نفع سازمان و کارمندان است از این نرم‌افزارها و سیستم‌ها استفاده کنند. یک نرم‌افزار مدیریت مأموریت و سفر کارکنان باید حداقل دارای قابلیت‌های زیر باشد:قابلیت ایجاد فرم‌های پویای مختلف مانند درخواست مأموریت، اطلاعات مربوط به پرسنل و مأموریت‌ها با فرم سازهاقابلیت ساخت فیلدهای سفارشی برای هر فرم و ایجاد ارتباط میان فرم‌ها مانند ثبت مأموریت‌های چند سفره و مأموریت‌های پیش‌بینی‌نشدهقابلیت ثبت اطلاعات مالی و یکپارچگی با نرم‌افزارهای مالی سازمان مانند هزینه‌ها و مخارج مرتبط با مأموریت مانند حق مأموریت، هزینۀ سفر، اسکان...قابلیت تهیۀ گزارش‌های هوشمند از مأموریت و یکپارچگی با سیستم‌های ارزیابی عملکرد سازمان :تمامی آنچه درباره‌ی مراحل فرایند مأموریت خارجی کارکنان بیان کردیم با استفاده از نرم‌افزار مدیریت مأموریت جریان یا مدیریت سفر کارکنان جریان به‌راحتی قابلیت اجرا و پیاده‌سازی مطابق با نیاز سازمان شما در بستر BPMS را دارد. نرم‌افزار مدیریت مأموریت کارکنان جریان دارای قابلیت یکپارچگی با نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، سیستم حضوروغیاب و هر سیستمی که شما در سازمانتان برای فرایند مأموریت یا مدیریت سفر کارکنان استفاده می‌کنید، است.برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Wed, 06 Jul 2022 09:54:49 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%81%D8%B1%D8%A2%DB%8C%D9%86%D8%AF-%D8%AC%D9%85%D8%B9-%D8%A2%D9%88%D8%B1%DB%8C-%D8%A7%D8%B7%D9%84%D8%A7%D8%B9%D8%A7%D8%AA-%D8%A2%D9%85%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%85%D8%AD%D8%B5%D9%88%D9%84-bpms-%D8%AC%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%86-or2facmiqsj6 در عصر حاضر با توجه به پیشرفت سریع فناوری‌ها و رشد انفجاری داده و اطلاعات، چالش مهم پیش روی کسب‌وکارها تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و استفاده‌ی بهینه از نتایج آن‌ها برای پیشبرد تحقق اهداف سازمان است. اما مرحلۀ اول تجزیه‌وتحلیل اطلاعات که پیش‌نیاز و الزام هر نوع تصمیم‌گیری و انجام هر تحقیقی است، انجام فرآیند جمع‌آوری اطلاعات آماری یا جمع‌آوری داده است. بدون انجام این مرحله و گردآوری داده‌ها چیزی برای تحلیل وجود ندارد!داده چیست؟داده‌ها مجموعه‌ای از حقایق، ارقام، اشیاء، نمادها و رویدادهایی هستند که از منابع مختلف جمع‌آوری شده‌اند. سازمان‌ها برای تصمیم‌گیری بهتر داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند. بدون داده، تصمیم‌گیری مناسب برای سازمان‌ها دشوار خواهد بود؛ بنابراین داده‌ها در مقاطع زمانی مختلف از مخاطبان مختلف جمع‌آوری می‌شوند.به‌عنوان‌مثال، بک سازمان قبل از راه‌اندازی یک محصول جدید باید داده‌هایی را در مورد تقاضای محصول، ترجیحات مشتری، رقبا و غیره جمع‌آوری کند. درصورتی‌که داده‌ها از قبل جمع‌آوری نشود، محصول تازه راه‌اندازی شده‌ی سازمان ممکن است به دلایل زیادی منجر به شکست شود ازجمله این دلایل تقاضا و ناتوانی در تحقق نیازهای مشتری است از سوی دیگر در ارتباط با فعالیت‌های داخلی سازمان، هر بخشی انبوهی از داده‌ها را تولید می‌کند که باید برای تحلیل درست با یکدیگر یکپارچه شوند. اگرچه داده‌ها دارایی با ارزشی برای هر سازمانی هستند، اما تا زمانی که تجزیه‌وتحلیل یا پردازش نشوند برای کسب نتایج مطلوب، هیچ هدفی را دنبال نمی‌کنند. دو روش رایج در طبقه‌بندی داده‌ها روش‌های جمع‌آوری داده به‌صورت روش‌های اولیه جمع‌آوری داده‌ها و روش‌های ثانویه جمع‌آوری داده‌ها است.روش‌های جمع‌آوری داده‌های اولیه : داده‌های اولیه از منابع دست‌اول جمع‌آوری ‌شده و در گذشته استفاده نشده است. داده‌های جمع‌آوری‌شده با این روش از دقت بالایی برخوردار هستند. هرچقدر کسب‌وکار در این روش به‌خوبی عمل کند می‌تواند در تدوین استراتژی‌ها و تحقق اهداف سازمان چابک‌تر باشد. زیرا دسترسی به داده‌های اولیه یک منبع تمایز میان رقبا است. روش‌های جمع‌آوری داده‌های اولیه را می‌توان به دو دسته روش‌های کمّی و روش‌های کیفی تقسیم کرد:تفاوت بین روش های کمّی و کیفی :روش‌های کمّی : در این روش برای تحقیقات بازار و پیش‌بینی تقاضا معمولاً از ابزارهای آماری استفاده می‌کنند. در این تکنیک‌ها، تقاضا بر اساس داده‌های تاریخی عموماً برای پیش‌بینی‌های بلندمدت استفاده می‌شود. این نوع روش‌ها، روش‌های آماری بسیار قابل‌اعتمادی هستند زیرا مؤلفۀ ذهنی در این روش‌ها حداقل است.روش‌های کیفی : این روش‌ها به‌ویژه در شرایطی که داده‌های تاریخی در دسترس نیستند یا نیازی به اعداد یا محاسبات ریاضی نیست، مفید هستند. تحقیقات کیفی ارتباط نزدیکی با کلمات، صداها، احساسات، عواطف، رنگ‌ها، فرهنگ‌ها، ارزش‌ها و سایر مؤلفه‌هایی دارد که قابل‌سنجش نیستند. این تکنیک‌ها مبتنی بر تجربه، قضاوت، شهود، حدس، احساسات و غیره است.داده‌های کیفی معمولاً توصیفی و قابل‌مشاهده هستند اما قابل‌محاسبه نیستند. برعکس، داده‌های کمّی بر اعداد و محاسبات ریاضی تمرکز دارد و قابل‌محاسبه هستند.اگرچه هر دو مزایا و معایب خود را دارند سازمان‌ها از هر دو روش استفاده کرده تا درصد خطا را کمتر کنند. معمولاً از روش‌های کمّی در بخش‌های مالی و فروش و بازاریابی سازمان و از روش‌های کیفی در سطوح بالاتر برای تدوین استراتژی‌ها و اهداف سازمان استفاده می‌شود.ابزارهای جمع‌آوری داده چیست؟ابزارهای جمع‌آوری داده‌ها روش‌هایی برای جمع‌آوری داده‌هااز یک گروه هدفمند و منتخب از افراد برای ارزیابی پارامترهای از پیش تعریف‌شده هستند که برای تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و کسب بینش‌های غنی در مورد آن‌ها استفاده می‌شوند. ابزار جمع‌آوری داده‌ها نحوه‌ی عملکرد کسب‌وکارها را تغییر دادند. درواقع آن‌ها به کسب‌وکارها چیزی فراتر از درک بهتر مشتریان و تحقق انتظارات آن‌ها ارائه می‌کند.انواع مختلف روش‌های جمع‌آوری دادهبرای جمع‌آوری اطلاعات آماری روش‌های متداولی وجود دارد که با توجه به منابع و اهداف سازمان از یکی از این روش‌ها یا ترکیب آن‌ها استفاده می‌شود. البته امروزه شرکت‌ها از نرم‌افزارها و سیستم‌های متنوعی در سازمان استفاده می‌کنند و بنابراین نیازمند روش‌های جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل هوشمند داده‌ها هستند. مانند نرم‌افزارهای هوش تجاری (نرم افزار داشبورد مدیریتی رامیکس) یا نرم‌افزارهایی که بر بستر BPMSقابلیت مدیریت داده (جمع‌آوری، پردازش، تجزیه‌وتحلیل، گزارش دهی از داده‌ها) را دارند مانند نرم افزار BPMS جریان. در ادامه به مهم‌ترین و رایج‌ترین روش‌های جمع‌آوری داده را معرفی می‌کنیم.1. مصاحبه‌ها : مصاحبه ها روشی برای جمع‌آوری داده‌ها هستند که در آن شرکت‌کنندگان در تعامل رودررو با مصاحبه‌کننده قرار می‌گیرند و ورودی‌های آن‌ها ثبت می‌شود. مصاحبه‌ها به دستیابی به دانش عمیق‌تری در مورد اینکه چرا پاسخی که پاسخ‌دهندگان دادند این‌گونه بوده است، کمک می‌کند. علاوه بر این، آن‌ها فرصتی را برای ذینفعان فراهم می‌کنند تا رفتار پیچیده‌ی مخاطب، تجربیات و نظرات خود را تفسیر کنند.2. گروه‌های کانونی : شامل گروهی از افراد می‌شود که بازخورد و پاسخ‌هایی را برای سؤالات باز که از آن‌ها پرسیده می‌شود، ارائه می‌کنند. یکی از مزایای آن به اشتراک‌گذاری افکار و نظرات متفاوت به دلیل شرکت افراد مختلف است که بحث‌های سالم را تقویت می‌کنند. این به ذینفعان کمک می‌کند تا حقایق را فوراً تأیید کنند و دیدگاه متعادلی از هر دو طرف موضوع به دست آورند. اما معایب آن شامل انتخاب و گرد هم آوردن پنل مخاطبان برای بحث است که می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. مثال: آزمایش بتای یک محصول جدید و درک تجربۀ کاربر.3. مشاهده : یکی از تکنیک‌های جمع‌آوری داده است که در آن رفتار مخاطب به‌طور مستقیم و با حداقل نفوذ مشاهده‌گر موردمطالعه قرار می‌گیرد. مزایای روش مشاهده حداقل بودن نیازهای زیرساختی و همچنین آمادگی برای انجام آن است. معایب تکنیک مشاهده این است که برای مطالعات پیچیده به دلیل عدم تعامل مستقیم با افراد نمونه، ایده آل نیست و تحلیل کاملاً به نحوه‌ی درک مشاهده‌گر از هر موضوع بستگی دارد و می‌تواند مستعد تعصب و سوگیری باشد. مثال: محققی که الگوهای خواب افراد مختلف را مطالعه می‌کند یا محقق روانشناسی که رفتار کودک را درک می‌کند.4. نظرسنجی‌ها : یکی از محبوب‌ترین ابزارهای جمع‌آوری داده‌ها هستند که داده‌های افراد را از طریق منابع مختلف مانند ایمیل، رسانه‌های اجتماعی، پیام‌های متنی و موارد مشابه جمع‌آوری می‌کنند.مزایای نظرسنجی‌ها شامل انعطاف‌پذیری بسیار زیادی است که به ذینفعان اجازه می‌دهد سؤالات را با دقت طراحی و ساختاردهی کنند؛ دامنۀ نظرسنجی‌ها بسیار وسیع است. با استفاده از نظرسنجی‌های آنلاین می‌توان با یک کلیک به مخاطبان انبوه دست یافت و اما معایب آن‌ها، بسته به نحوه‌ی ایجاد نظرسنجی، نرخ پاسخ‌دهی می‌تواند بسیار متغیر باشد. یک نظرسنجی طولانی می‌تواند نتایجی ناامیدکننده به همراه داشته باشد. مثال: جمع‌آوری بازخورد کارکنان در سازمان‌ها برای سنجش میزان مشارکت کارکنان و سطح رضایت.5. فرم‌ها و پرسشنامه‌ها : یکی از متداول‌ترین روش‌های جمع‌آوری داده‌های اولیه است، عمدتاً به این دلیل که بسیار آسان، قابل تنظیم و قدرتمند است و امکان جمع‌آوری امن داده‌ها را از یک پایگاه داده‌ی گسترده با تلاش کم فراهم می‌کند. این روش جمع‌آوری داده‌ها دقت داده‌ها را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد زیرا داده‌ها به‌طور پیش‌فرض "ساختاریافته" هستند. چنین روش جمع‌آوری داده‌ای را می‌توان برای به دست آوردن پاسخ برای سؤالات بسته به‌طور کاملاً کارآمد مورداستفاده قرار داد و اگر به‌درستی طراحی شود، می‌تواند اطلاعات و سرنخ‌های زیادی تولید کند. سازمان‌ها می‌توانند با ساخت فرم‌های پویا این کار را راحت‌تر انجام دهند. اکثر پلتفرم‌های نرم‌افزاری که فرم‌های جمع‌آوری داده‌ها را میزبانی می‌کنند، دارای ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند مقیاس خودکار داخلی هستند، بنابراین اگر ترافیک ناگهانی افزایش پیدا کرد، اصلاً مهم نیست و فرم‌های شما همچنان به جمع‌آوری داده‌ها ادامه می‌دهند. در گذشته این روش جمع‌آوری داده‌ها فقط برای شرکت‌های بزرگ در دسترس بود، زیرا استخدام مهندسان نرم‌افزار برای کدنویسی و آزمایش فرم‌ها بسیار پرهزینه و زمان‌بر بود، اما امروزه هر کسی می‌تواند از ابزارهای پیشرفتۀ جمع‌آوری اطلاعات آنلاین مانند فرم‌سازها استفاده کند و ازآنجایی‌که داده‌ها در قالب الکترونیکی جمع‌آوری می‌شوند، به این معنی است که می‌توان به‌راحتی آن داده‌ها را به سیستم‌های دیگر منتقل کرد و آن فرایند را خودکار کرد، به‌عنوان‌مثال، داده‌ها می‌توانند به سیستم CRM یا ایمیل بازاریابی شما سرازیر شوند.6. اسناد و مدارک : جمع‌آوری داده‌های مبتنی بر اسناد و مدارک از داده‌های موجود برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده می‌کند. این یک روش جمع‌آوری داده‌های ثانویه است که در آن نیازی به صرف زمان برای تحقیق به تنهایی نیست زیرا بخش عمده‌ای از تحقیق ثبت شده است. سوابق مالی و حضوروغیاب نمونه‌ای از این روش است. تکیه بر اسناد و سوابق نیز یکی از مقرون به‌صرفه‌ترین روش‌های جمع‌آوری داده‌ها است، اگرچه به‌اندازه‌ی روش‌های مشابه کارآمد نیست.7. تحقیقات ترکیبی : پژوهش ترکیبی که تحت دستۀ جمع‌آوری داده‌های اولیه قرار دارد، ترکیبی از روش گروه‌های کانونی و مصاحبه است. هدف اصلی چنین روشی بهبود مشارکت است به‌طوری‌که داده‌های مربوط به موضوعات حساس بدون مشکل قابل جمع‌آوری باشد. این نوع تحقیقات از ناشناس ماندن پاسخ‌دهندگان محافظت می‌کند و به آن‌ها امکان می‌دهد اطلاعات دقیق و بی‌طرفانه‌ای ارائه دهند که غنای داده‌ها را افزایش می‌دهد.تنها اشکال این روش جمع‌آوری داده‌ها زمان‌بر بودن آن خواهد بود.8. ردیابی آنلاین : آیا می‌دانستید که وقتی شخصی از صفحه‌ای در وب‌سایت شما بازدید می‌کند، 40 نقطه داده‌ی مختلف پوشش داده می‌شود؟ به همین دلیل است که ردیابی آنلاین می‌تواند یکی از بهترین روش‌های جمع‌آوری داده برای صاحبان وب‌سایت باشد. ارائه‌دهنده‌ی میزبانی وب‌سایت یا حتی یک نرم‌افزار تجزیه‌وتحلیل می‌تواند به‌عنوان ابزار جمع‌آوری داده‌های شما در اینجا عمل کند و به شما در جمع‌آوری اطلاعات در مورد مشتریان موجود و احتمالی به‌طور یکسان کمک کند. همچنین می‌توانید از پیکسل‌ها و کوکی‌های ردیابی برای پیگیری بیشتر فعالیت‌های بازدیدکننده وب‌سایت خود در طول جلسات متعدد استفاده کنید.9. تجزیه‌وتحلیل بازاریابی آنلاین : کمپین‌های بازاریابی همچنین می‌توانند یک روش عالی برای جمع‌آوری داده‌ها باشند. شما می‌توانید اطلاعات ارزشمندی را از کمپین‌های بازاریابی که از طریق صفحات وب، رسانه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها و غیره انجام می‌شود جمع‌آوری کنید. نرم‌افزاری که برای قرار دادن تبلیغات در مقاصد مختلف استفاده می‌کنید می‌تواند به شما در جمع‌آوری داده‌ها کمک کند. این ابزار می‌تواند به شما بگوید چه کسی روی تبلیغ شما کلیک کرده است، چند کلیک، چند بار کلیک شده است، از چه دستگاهی کلیک شده است، از کدام منطقه بیشترین کلیک را دریافت کرده‌اید و غیره.داده‌ها را می‌توان حتی از کمپین‌های بازاریابی آفلاین نیز جمع‌آوری کرد. به‌عنوان‌مثال، یک آگهی در کنار اتوبوس می‌تواند دارای یک شماره‌ی تلفن خاص یا URL کوتاهی باشد که مختص آن کمپین آفلاین است، به‌این‌ترتیب تیم فروش شما دقیقاً می‌داند که از کجا منشأ گرفته‌اند.10. نظارت بر رسانه های اجتماعی : امروزه هر کسب‌وکاری در شبکه‌های اجتماعی حضور دارد. پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی فقط برای برندسازی نیستند، بلکه برای جمع‌آوری داده‌های قابل‌اعتماد مشتری نیز هستند.شما می‌توانید داده‌های حیاتی را از جنبه‌های مختلف رسانه‌های اجتماعی دریافت کنید. به‌عنوان‌مثال، شما می‌توانید تعامل مشتریان خود را با پست‌های خود از طریق تعداد برداشت‌ها، لایک ها، اشتراک‌گذاری‌ها و نظرات اندازه‌گیری کنید. همچنین می‌توانید فعالیت‌های فالوورهای خود، نحوه‌ی پاسخگویی آن‌ها به صفحۀ شما در رسانه‌های اجتماعی را تجزیه‌وتحلیل کنید و حتی آن‌ها را بر این اساس تقسیم‌بندی کنید. از پلتفرم رسانه‌های اجتماعی برای تجزیه‌وتحلیل عملکرد پست‌های نیز می‌توان استفاده کرد یا از یک نرم‌افزار مدیریت رسانه‌های اجتماعی استفاده کنید تا به‌عنوان ابزار جمع‌آوری داده‌ها در این زمینه عمل کند.اما صرف جمع‌آوری داده‌ها به‌خودی‌خود لزوماً مفید نیست. تکنیک‌های جمع‌آوری داده‌هایی که استفاده می‌کنید نیز حیاتی هستند. این داده‌ها برای قابل‌استفاده بودن باید دارای بافت و ساختار مناسب باشند، در غیر این صورت، فقط مجموعه‌ای تصادفی از حقایق است که هیچ ارزش واقعی برای نحوه‌ی استفاده از آن‌ها در یک محیط تجاری وجود ندارد. داده‌ها با زمینۀ مناسب به شما کمک می‌کنند تا تصمیمات واقعی و مبتنی بر داده را اخذ کنید که برای شرکت ضروری است.در عصر مدرن کسب‌وکار دیگر داده‌ها منبع قدرت هستند. داده‌های مشتریان شما نقش کلیدی در نحوه‌ی تعامل شما با مشتریان بالقوه دارد. روش‌های جمع‌آوری اطلاعات آماری که استفاده می‌کنید در مورد اینکه چگونه می‌توانیم اتوماسیون بازاریابی خود را شخصی‌سازی کنیم؛ اطلاعات مهم را به تیم‌های فروش ارائه کنیم و واقعاً تجربۀ بهتری را به مشتریان خود ارائه دهیم، بسیار مهم است. جمع‌آوری داده‌هایمشتری باید اولویت اصلی هر کسب‌وکاری باشد.بیایید کمی عمیق‌تر به دلیل جمع‌آوری داده‌ها-جمع‌آوری اطلاعات آماری و اهمیتی که می‌تواند در فرایندهای تجاری داشته باشد، بپردازیم.مزایای جمع‌آوری اطلاعات آماری برای کسب‌وکارها :داده‌ها نحوه‌ی مواجهه یک کسب‌وکار با چالش‌ها، مقابله و غلبه بر آن‌ها را تغییر داده است. بااین‌حال، نقش ابزار جمع‌آوری داده‌ها- جمع‌آوری اطلاعات آماری در کمک به کسب‌وکارها در دستیابی به اهداف و حل موانع چیست؟ در اینجا مزایای مختلف استفاده از ابزارهای جمع‌آوری داده برای کسب‌وکارها آورده شده است.حل مشکلات کسب‌وکار : ابزارهای جمع‌آوری داده یا فرایند جمع‌آوری اطلاعات آماری تا حدودی نقش خبرگان را در ارائۀ راه‌حل برای کسب‌وکارها ایفا می‌کنند. آیا کمپینی دارید که نتایج فوق‌العاده‌ای را ارائه نمی‌دهد یا بهینه‌سازی محصول جدیدی که با مخاطب ارتباط برقرار نمی‌کند؟ داده‌ها را در کانال‌های بازاریابی خود به‌درستی تجزیه‌وتحلیل کنید و از مشتریان بپرسید که چه ویژگی‌های جدید را دوست دارند. مشکلات را بیابید و سریع راه‌حل را پیدا کنید.تجزیه‌وتحلیل عملکرد: امروزه راه‌اندازی یک کسب‌وکار موفق با رویکرد «داده محور» امکان‌پذیر است. اتخاذ تصمیمات تجاری بر اساس داده‌های قابل‌اعتماد نتایج بسیار مثبتی نسبت به اقدامات تکانشی دارد. آیا در کانال‌های مناسب برای تبلیغات خود سرمایه‌گذاری می‌کنید؟ آیا دارایی‌ها را با تدبیر تخصیص می‌دهید؟ ابزار جمع‌آوری داده‌ها و جمع‌آوری اطلاعات آماری می‌تواند به این سؤالات پاسخ دهد. بنابراین، معیارهای مختلف کسب‌وکار را تجزیه‌وتحلیل و بهبود دهید.بهبود گردش کار کسب‌وکار: ابزارهای جمع‌آوری داده‌ها، داده‌هایی را برای شما به ارمغان می‌آورند که با تخصیص مؤثر منابع به بهبود گردش کار شما کمک می‌کند. اغلب اوقات، تخصیص ضعیف دارایی به‌شدت باعث صرف هزینه‌های پولی و زمانی می‌شود. بنابراین، پیگیری و اندازه‌گیری عملکرد پارامترهای مختلف با ابزار جمع‌آوری اطلاعات آماری ضروری است. بنابراین منابع خود را به‌درستی مدیریت و تخصیص بهینه کنید.درک بازار و مشتریان: بدون وجود داده‌ها و جمع‌آوری اطلاعات آماری نمی‌توان فهمید که مشتریان شما چه کسانی هستند و آیا آن‌ها از آنچه شما ارائه می‌دهید راضی هستند یا خیر. ابزارهای جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات آماری، اطلاعات ارزشمندی را در مورد بازار هدف و مشتریانی که با استفاده از آن کسب‌وکار می‌تواند به‌سرعت استراتژی‌های تغییر بازی را به نفع خود تغییر دهد، استخراج می‌کند. بنابراین، درک کنید که داده‌های مشتری و بازار در مورد کسب‌وکارتان با شما چه می‌گویند و همه‌چیز را به نفع خود تغییر دهید.درواقع جمع‌آوری اطلاعات آماری برای هر کسب‌وکاری در هر اندازه‌ای حیاتی است. جمع‌آوری داده‌ها، فرایند جمع‌آوری و اندازه‌گیری اطلاعات در مورد متغیرهای موردعلاقه است که فرد را قادر می‌سازد به سؤالات پاسخ دهد، فرضیه‌ها را آزمایش کند و نتایج را ارزیابی کند. در حیطۀ کسب‌وکار، این کار نتایج سودمندی را فراهم می‌کند مانند:کمک به کسب اطلاعات بیشتر درباره‌ی مشتریدرک عمیق از اهمیت کسب‌وکار شما از دید مشتریتقسیم مشتریان بالقوه و مشتریان فعلی برای ارائۀ کمپین‌های بازاریابی خودکاربهبود تصمیم‌گیری با تسهیل تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده‌هاکمک به تدوین چشم‌اندازهای بلندمدت دقیق‌تر در سازمان با بهبود گزارش دهی و پیش‌بینیشناخت منابع افزایش درآمد و کسب تجربیات بهتر با توجه به شناخت بهتر مشتریروش‌های جمع‌آوری اطلاعات آماری با استفاده از فناوری :بدون تجزیه‌وتحلیل داده‌های بزرگ، شرکت‌ها نابینا و ناشنوا هستند. بهبود مستمر کسب و کار مستلزم درک دو بازیگر کلیدی است: مشتریان فعلی و بالقوه شما. هرچه بیشتر در مورد آن‌ها بدانید، بیشتر می‌توانید نحوه‌ی تعامل آن‌ها با محصول(های) شما را بهبود ببخشید. این امر منجر شده که در طول سال‌ها شرکت‌ها به ایجاد و استفاده از تکنیک‌های بسیار زیرکانه برای درک رفتار مشتری آنلاین و آفلاین روی آورند. بیشتر اوقات، حتی مشتریان متوجه نمی‌شوند که در حال جمع‌آوری اطلاعات آن‌ها هستید. موقعیت مکانی، فعالیت، الگوها، ترجیحات، جمعیت‌شناسی و بسیاری از اطلاعات دیگر که می‌توانید به‌صورت روزانه از مشتریان جمع‌آوری کنید. این جمع‌آوری اطلاعات آماری باعث بهبود تجربۀ مشتری می‌شود. برخی از جالب‌ترین روش‌هایی که شرکت‌ها برای جمع‌آوری داده‌ها و نحوه‌ی استفاده از آن برای بهبود تجربه و کسب‌وکارشان استفاده می‌کنند شامل پلاک خوان خودرو (license plate)؛ کوکی ها، نقشه های حرارتی (Heat maps)؛ سیستم های ردیاب و موقعیت یاب GPS (GPS Tracking)؛ ردیاب‌های سیگنال (Signal Trackers)؛ WiFi Activity درون فروشگاهی؛ کارت اعتباری یا وفاداری (Credit or Loyalty Cards)؛ فعالیت در رسانه‌های اجتماعی؛ سنسورهای IOT؛ دوربین‌های تشخیص چهره (Facial-Recognition Cameras).فرآیند جمع‌آوری اطلاعات آماری چیست؟جمع‌آوری داده‌ها یا جمع‌آوری اطلاعات آماریفرایند جمع‌آوری و ارزیابی سیستماتیک داده‌ها برای کسب بینشی است که چالش‌های کسب‌وکار را حل کرده و بر آن‌ها غلبه می‌کند. موفقیت هر تحقیق (پژوهشی-تجاری) تنها به داده‌ها و اطلاعاتی بستگی دارد که آن را هدایت می‌کند.جنبه‌های فرایند جمع‌آوری اطلاعات آماری :برای گردآوری دادها جهت جمع‌آوری اطلاعات آماری لازم است تا در ابتدا فرایند را با توجه به جنبه‌های زیر در نظر بگیرید:هدفمند بودن: آیا اهداف معناداری را تعیین کرده‌اید که بر فرایند تأثیر مثبت بگذارد؟امکان‌پذیری: آیا عواملی وجود دارد که به شما این اطمینان را بدهد که به نتیجۀ مورد انتظار فرایند دست خواهید یافت؟قابل‌دستیابی: آیا برای دستیابی به نتایج مطلوب منابع لازم را در اختیار دارید؟قابل‌اندازه‌گیری: آیا ابزار جمع‌آوری داده‌های شما ازنظر کیفی و کمّی قابل‌اندازه‌گیری است؟اگر به هر چهار جنبه پاسخ مثبت دادید در نیمۀ راه برای دستیابی به داده‌های متحول کننده‌ای هستید که به دستیابی به نتایج عالی کمک می‌کند. توجه داشته باشید که جمع‌آوری داده‌ها چه برای اهداف تحقیقاتی یا تجاری، هرگز کار ساده‌ای نیست. اغلب، یک تحلیلگر داده برای جمع‌آوری داده‌های با کیفیت باید بر چندین مانع چیره شود. ابزارهای مختلفی برای جمع‌آوری داده‌ها وجود دارد که یک کسب‌وکار می‌تواند از آن‌ها برای جمع‌آوری داده‌ها استفاده کند. در همۀ این ابزارها هدف همان است اما مسیر رسیدن متفاوت است!روش‌های جمع‌آوری داده‌هایی که استفاده می‌کنید، پایه و اساس موفقیت نهایی پروژه‌های بهبود مستمر شما را تشکیل می‌دهند. به بیان ساده، داده‌ها واقعیت‌ها هستند. سپس این داده‌های خام پردازش می‌شوند و به اطلاعات مفیدی تبدیل می‌شوند که به شما کمک می‌کند تا بینش بیشتری در مورد هر چیزی که می‌خواهید بدانید به دست آورید. بنابراین جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات آماری به یک فرایند مشخص نیاز دارد. به زبان ساده جمع‌آوری داده-جمع‌آوری اطلاعات آماری فرایند جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز شما برای توانایی در تصمیم‌گیری است.در حقیقت فرایند جمع‌آوری داده‌ها، داده‌های جمع‌آوری شده را از دنیای واقعی به شکلی تبدیل می‌کند که می‌توانید آن‌ها را برای به دست آوردن اطلاعات موردنظر خود دست‌کاری کنید. سپس از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری یعنی هدف نهایی جمع‌آوری داده‌ها استفاده کنید.انتخاب‌هایی که در مورد طرح جمع‌آوری داده‌ها انجام می‌دهید تحت تأثیر نحوه‌ی استفاده از داده‌ها قرار می‌گیرد. همۀ داده‌ها باید با هدف مشخصی جمع‌آوری شوند. استفاده‌ی برنامه‌ریزی‌شده از داده‌ها، آنچه را که باید جمع‌آوری کنید روشن می‌کند.نکات جمع‌آوری داده‌ها-جمع‌آوری اطلاعات آماری :به داده‌هایی که برای تصمیم‌گیری نیاز دارید توجه کنید. سپس مشخص کنید که چه داده‌هایی دارید و به چه داده‌هایی برای جمع‌آوری نیاز دارید (شناخت شکاف‌ها). این کار تجزیه‌وتحلیل پایه و اساس طرح جمع‌آوری داده‌های شما است.به این فکر کنید که درنهایت داده‌ها چگونه مورداستفاده قرار می‌گیرند و آیا قرار است برای کاربردهای خارج از سازمان نیز استفاده شوند. اگر چنین است باید مطمئن شوید که می‌دانید چه اطلاعاتی اضافی و کدام اطلاعات ضروری است.به‌طورکلی، جمع‌آوری داده‌های کیفی و گسسته آسان‌تر از جمع‌آوری داده‌های پیوسته است. اما داده‌های پیوسته ارزش بیشتری دارند.در برخی موارد باید برای مدت‌زمان مشخصی داده‌ها را جمع‌آوری کنید تا تصویری از نحوه‌ی تغییر داده‌ها در طول زمان به دست آورید. بااین‌حال، توجه داشته باشید که اگر در برنامۀ جمع‌آوری داده‌های خود منابع را به این موضوع اختصاص نداده باشید باعث تحمیل بار اضافی روی کسب‌وکار می‌شود زیرا جمع‌آوری داده‌ها هزینه دارد.نرم‌افزارهای مختلفی برای جمع‌آوری اطلاعات آماری وجود دارند اما برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و انتخاب بهترین نرم‌افزار که با نیازهای دیگر سازمان نیز مطابقت داشته باشد و به بهترین شکل بتوان فرایند جمع‌آوری اطلاعات آماری را در آن پیاده‌سازی کرد، BPMS ها هستند. نرم‌افزار BPM تمام فرایندهای کسب‌وکار را به تصویر می‌کشد. این نرم‌افزار داده‌های شفاف را برای تجزیه‌وتحلیل آسان فراهم می‌کند و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا به کسب‌وکار خود به‌عنوان یک کل نگاه کنند و فرایندها را به بهترین شکل ممکن بهینه کنند. هدف یک نرم‌افزار BPMخوب اغلب در نظر گرفتن چهار جنبه از کسب‌وکار شامل مدل‌سازی، اتوماسیون، مدیریت و بهینه‌سازی است:مدل‌سازی : هدف آن برنامه‌ریزی، طراحی کلیۀ فرایندها (به‌طورکلی به‌صورت نمودار) و برآورد هزینه و زمان لازم برای تکمیل هر فرایند است. در موارد خاص، می‌تواند آزمون فرایند را نیز ارائه دهد.اتوماسیون : به‌جای ثبت و ورود همۀ داده‌ها به‌صورت دستی این نرم‌افزار فرایند را با جمع‌آوری خودکار داده‌های دقیق (مثلاً از طریق فرم‌های وب) خودکار می‌کند و به شما امکان می‌دهد آن داده‌ها را در پایگاه داده، ازجمله داده‌های شخص ثالث، ذخیره کنید. (این توضیح می‌دهد که چرا اغلب می‌بینید که ابزارهای BPM ویژگی یکپارچه‌سازی با سرویس‌های دیگری مانند G Suite، Typeform و غیره را ارائه می‌دهند...)مدیریت : هدف آن به تصویر کشیدن تمام فرایندها و داده‌های کسب‌وکار مرتبط است. شرکت‌ها می‌توانند به‌وضوح اثربخشی فرایندهای خود، ازجمله پیشرفت هر مشارکت‌کننده در فرایند را مشاهده کنند.بهینه‌سازی : با تمام بینش‌های در زمان واقعی ارائه‌شده، شرکت‌ها می‌توانند مسائل فزاینده‌ای را که مانع فرایندهایشان می‌شود، تجزیه‌وتحلیل کنند، بنابراین تغییرات لازم را اعمال کنند. علاوه بر این، آن‌ها همچنین می‌توانند برای هر فرایند بهبودهایی ایجاد کنند و بهره‌وری را افزایش دهند و درعین‌حال کارایی هزینۀ بهتری را نیز تضمین کنند.نشان دادن ارزش واقعی نرم‌افزار BPMS برای شرکت‌ها اغلب در بهترین حالت، زمانی نشان داده می‌شود که شرکت‌ها آن را در کسب‌وکار خود به کار می‌گیرند. در ادامه به چند مورد از اهمیت نقش نرم‌افزار BPMS در مدیریت و جمع‌آوری اطلاعات آماری اشاره می‌کنیم: کنترل فعال روی کسب‌وکار مانند پیگیری فرایندها، جلوگیری از ثبت داده‌های نادرست؛ در این نرم‌افزار همۀ داده‌ها در زمان واقعی از طریق کامپیوتر ثبت و جمع‌آوری و پردازش می‌شوند، بنابراین به‌طور قابل‌توجهی ریسک وجود داده‌های نادرست را کاهش می‌دهد. به‌علاوه، شرکت‌ها می‌توانند به‌سرعت آن داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنند تا مشکلات موجود در فرایند را شناسایی کنند؛ BPMS جمع‌آوری داده‌ها و ویژگی‌های مستندسازی را تسهیل می‌کند؛ شرکت مشاوره‌ی گارتنر در سال‌های اخیر از iBPMS برای اشاره به معرفی فناوری‌های پیچیده، مانند تجزیه‌وتحلیل در زمان واقعی، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP) نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) و هوش مصنوعی (AI) برای پویاتر کردن اتوماسیون و جهت‌گیری داده محور فرایند استفاده کرده است. ابزارهای BPMS، داده‌ها را جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل‌ها و اجرا می‌کنند تا به شرکت‌ها کمک کنند تا مشخص کنند کدام بخش از فرایند کسب‌وکار را می‌توان خودکار و/یا تغییر داد. رویکرد داده محور به رهبران کسب‌وکار قدرت می‌دهد تا تصمیمات مرتبط با فرایندهای کسب‌وکار را اتخاذ کنند که از اهداف استراتژیک پشتیبانی می‌کند. یکی از ویژگی‌های استاندارد موجود در مجموعه‌های BPMSوجود یک موتور فرایند برای مدل‌سازی فرایندها و برنامه‌های کاربردی وب، جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکار جهت فعال‌سازی تغییرات فرایندی هوشمند؛ سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای ذخیره‌ی ایمن فایل‌ها؛ ابزارهای همکاری، ازجمله نرم‌افزار همکاری اجتماعی؛ و استقرار ابری یا درون‌سازمانی است.حاکمیت داده که برای سازمان‌ها بسیار بااهمیت است اغلب با اصطلاح مدیریت داده اشتباه گرفته می‌شود. گارتنر حاکمیت داده را به‌عنوان شیوه‌ها، تکنیک‌های معماری و ابزارها برای دستیابی به دسترسی و ارائۀ داده‌ها در تمامی طیف حوزه‌های مرتبط با موضوع داده و انواع ساختار داده در سازمان برای تحقق الزامات استفاده از داده در همۀ برنامه‌های کاربردی و فرایندهای کسب‌وکار تعریف کرده است. حاکمیت داده یکی از فرایندهای کسب‌وکار است. ازآنجاکه سازمان‌ها استانداردها و رویه‌هایی را برای تعیین نحوه‌ی استفاده از داده‌ها در سازمان ایجاد می‌کنند باید صاحبان فرایند و مسئولانی را که بر داده‌ها نظارت می‌کنند، تعریف کنند. نرم‌افزار BPM به ذینفعان در طراحی فرایندهای حاکمیت داده کمک می‌کند. علاوه بر این، مشاهده‌ی آسان فرایندها به ذینفعان کمک می‌کند تا نحوه‌ی جمع‌آوری، استفاده و ذخیره‌ی داده‌ها را درک کنند. نرم‌افزار BPM همچنین به پیاده‌سازی رویه‌های حاکمیت داده در فرایندهای کسب‌وکار سازمان و همچنین بهبود کیفیت داده‌ها کمک می‌کند. سازمان‌ها داده‌ها را به روش‌های مختلف جمع‌آوری، تأیید و غنی می‌کنند. اگر روش‌های کیفیت داده‌ها بدون در نظر گرفتن نحوه‌ی استفاده از داده‌ها در یک فرایند کسب‌وکار استفاده شوند، بعید به نظر می‌رسد که نتایجی به همراه داشته باشند. به‌عبارت‌دیگر، اگر فرایندهای کسب‌وکار در نظر گرفته نشود، داده‌ها از همان کاستی‌های فرایندی رنج می‌برند که سازمان‌ها در تلاش برای بهبود آن از طریق استفاده از داده‌ها هستند.هنگام ارزیابی نرم‌افزار جمع‌آوری داده‌ها، در حالت ایده آل شما می‌خواهید به دنبال ابزاری باشید که داده‌ها را از منابع مختلف به‌راحتی جمع‌آوری کند، داده‌ها را به‌طور منطقی سازمان‌دهی و تجزیه‌وتحلیل کند، استفاده از آن آسان برای همۀ کاربران راحت باشد و بهترین گزارش‌ها را با توجه به تحلیل اطلاعات آماری جمع‌آوری شده ارائه دهد. با توجه به اهمیت نقش نرم‌افزار BPMS در جمع‌آوری داده می‌توان آن را به‌عنوان یک گزینۀ مناسب برای پیاده‌سازی فرایند جمع‌آوری اطلاعات آماری سازمان در نظر داشت. ابزار جمع‌آوری اطلاعات جریانبهترین ابزار جمع‌آوری داده‌ها و جمع‌آوری اطلاعات آماری است که می‌تواند این کار را سریع و کارآمد بر بستر BPMSبرای شما پیاده‌سازی کند.برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Tue, 05 Jul 2022 14:43:22 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D8%AF%D8%B1%DA%AF%D8%A7%D9%87-%D8%AE%D8%AF%D9%85%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D9%84%DA%A9%D8%AA%D8%B1%D9%88%D9%86%DB%8C%DA%A9-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%D9%85%D8%AD%D8%B5%D9%88%D9%84-bpms-%D8%AC%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%86-pbnkoihsifyt درگاه خدمات الکترونیک سازمان-پورتالتاریخچۀ پورتال (درگاه خدمات الکترونیک سازمان) :نمی‌توان یک تعریف خاص برای پورتال‌هاداشت، اما اهمیت آن‌ها در این است که همه می‌دانند به آن‌ها نیاز دارند. در سطح بسیار بالا یک پورتال به‌سادگی یک وب‌سایت است که اطلاعات را از منابع مختلف به شیوه‌ای یکسان گرد هم می‌آورد. اما در محیط سازمانی، کار این وب‌سایت تغییر می‌یابد و تنها اطلاعاتی را که برای انجام کارتان نیاز دارید، جمع‌آوری کرده و در اختیار شما قرار می‌دهد. این هدف از راه‌اندازی پورتال‌ها از اوایل دهۀ 90 بوده است، اما اخیراً این فناوری فراگیر شده است.آغاز : در ابتدا، فناوری عموماً فقط اجازه دستیابی و گردآوری اطلاعات را می‌داد. این اطلاعات کاملاً مبتنی بر جهت‌گیری اطلاعات شرکت بود: رویدادهای شرکت، دفترچۀ تلفن، اعلان‌ها، آب‌وهوا و غیره. تصور پورتال از محتوای شخصی‌سازی‌شده عموماً به لینک‌های مهم محدود می‌شد. این در آن زمان قابل‌قبول بود زیرا هنوز در دنیایی زندگی می‌کردیم که ارتباطات به‌طورکلی تنها رویکرد بالا به پایین داشت. شبکه‌های اجتماعی هنوز اهمیت خاصی نداشتند. فیس‌بوک تا سال 2004 راه‌اندازی نشده بود و تا سال 2006 فقط برای برخی از دانشگاه‌ها در دسترس بود. ارزش پورتال این بود که ارتباطات گسترده‌ی شرکت را از حالت فقط ارسال ایمیل خارج کند. این کار برای کمک به آشنایی کارکنان با فرهنگ سازمان و ارائۀ اصول اولیه به افراد برای راهنمایی در محیط سازمانشان بود. درحالی‌که این کار به‌عنوان اولین گام، عالی بود اما هدف که گردآوری تمام اطلاعات موردنیاز برای انجام وظایف کارکنان بود، محقق نشد. این منجر به مشکلات اتخاذ و پذیرش شد. بسیاری از مطالب همیشه ثابت بود و قابلیت تغییر نداشت. به‌عنوان‌مثال یک اطلاعیه یا رویداد شرکتی برای تبلیغ در هر روز به‌گونه‌ای متفاوت وجود نداشت. اطلاعات به‌صورت منظم به‌روزرسانی نمی‌شد و برای زندگی روزمره‌ی افراد چندان مفید نبود و کمکی به انجام وظایفشان نمی کرد.همکاری اجتماعی : از سال 2008 تا 2010 تعداد کاربران فیس‌بوک از حدود 100 میلیون کاربر به حدود 500 میلیون کاربر افزایش یافت. یعنی رشد و محبوبیت شبکه‌های اجتماعی برای سازمان‌ها آشکار شد و باعث تأمل شرکت‌ها روی این مفاهیم در ارتقای کارکردهای شرکت شد و سؤالاتی از قبیل اینکه شرکت‌ها چگونه می‌توانند از این ابزار جدید برای افزایش همکاری و بهره‌وری استفاده کنند، مطرح شد. در همین زمان، مشکلات و ناکارآمدی‌های کار در محیط دیجیتال بسیار آشکار شد. جذابیت شبکه‌های اجتماعی این بود که به‌جای امیدوار بودن از اینکه محتوا به سمت شما سوق داده شود، خود می‌توانستید محتوا را جذب کنید. می‌توانید شخصی‌سازی کنید که چه کسی و چه چیزی را دنبال می‌کردید. شما می‌توانید فید اخبار خود را مطابق با آنچه می‌خواهید ببینید تنظیم کنید. بنابراین بعضی از شرکت‌ها مانند Yammer به دنبال ایجاد یک نسخۀ شرکتی از فیس‌بوک افتادند. حتی مایکروسافت نیز در این مسیر حرکت کرد و نمایه‌های کاربر را در شیر پوینت 2007 و 2010 به‌طور قابل‌توجهی بهبود بخشید مانند افزودن اخبار، تگ کردن‌ها، جستجوهای مهارت/افراد. ارزش پیشنهادی شبکۀ اجتماعی شرکتی، شکستن سیلوها بود. دیگر لازم نبود برای مشارکت در گفتگو از ایمیل استفاده کنید. سؤالات شما مخاطبان بیشتری خواهد داشت. می‌توانید وارد شوید و به سوا لاتی که مستقیماً از شما پرسیده نشده پاسخ دهید. احتمال بیشتری وجود دارد که فردی را پیدا کنید که قبلاً این مشکل را حل کرده باشد یا اگر قبلاً کسی آن را حل نکرده بود، شما گروه بزرگ‌تری از افراد درگیر خواهید داشت که برای حل آن با شما همکاری می‌کنند. این فناوری جدید این امکان را به وجود آورد تا بخشی از پورتال را برای محتوای شخصی‌تر، پویا و مرتبط‌تر جدا کنیم. صفحۀ وب‌سایت همچنان تا حد زیادی شامل محتوای شرکتی از بالا به پایین بود. اما اکنون شامل حوزه‌ای از محتوا که در صفحۀ اصلی آن را انتخاب کرده‌اید (فید فعالیت شما) می‌شود. این تغییر کوچک در صفحۀ اصلی، ترافیک بیشتری را به صفحه هدایت می‌کند و منجر به پذیرش بیشتر می‌شود. اما بازهم چالش‌های خاص خود را دارد. با پذیرش بیشتر، داده‌های بیشتری فیلتر می‌شود. به‌عنوان‌مثال شما به یاد دارید که سؤالی را دیدید که کسی چند ماه پیش آن را پست کرده بود. اما اکنون آن پست در زیر تمام فعالیت‌های دیگر پنهان شده است. چه کسی این سؤال را پرسید؟ آیا پاسخی یافت؟ چگونه با آن‌ها ارتباط برقرار کنم؟ آیا این داده‌ها از بین رفته است؟ اما امروزه با همکاری شناختی‌ این چالش‌ها بهبود پیداکرده است.همکاری شناختی : از سال 2014 تاکنون فیس‌بوک بیش از 1 میلیارد کاربر دارد. شبکه‌های اجتماعی به بخشی از زندگی روزمره تبدیل‌شده‌اند. داده‌ها با سرعت سرسام‌آوری تولید می‌شوند. چالش اجازه دادن به افراد برای استفاده‌ی مؤثر از دانش مربوطه در حجم انبوهی از داده‌ها بسیار مهم شده است. بنابراین استفاده از مفهوم همکاری شناختی در پورتال وارد شد. در مایکروسافت، این تبدیل توسط Office Graph در Office 365 انجام شد. هدف Office Graph شناسایی شبکۀ شخصی شما و ارتباط‌ها، محتواها با سایر اعضای سازمان است. Office Graph فعالیتتان را در Office 365 مبتنی بر Collabd نظارت می‌کند یعنی محتوای مرتبط‌تر با شما را در اختیارتان قرار می‌دهد. مثل این است که دستیار دیجیتال شخصی خود را داشته باشید. این فناوری به امکان شخصی‌سازی بیشتر پورتال را می‌دهد. Office Graph می‌داند که آخرین بار روی کدام اسناد کار می‌کردید؛ با چه افرادی در سازمان بیشتر کار می‌کنید؛ و از چه سایت‌هایی بیشتر بازدید می‌کنید. بنابراین می‌توان از آن برای جایگزینی لینک‌های سریع با فهرستی از سایت‌هایی که به آن‌ها مراجعه می‌کنید، استفاده کنیم؛ یا اینکه سایت‌ها بر اساس میزان استفاده شما به‌روزرسانی ‌شود؛ حتی می‌توان صفحۀ دفترچه تلفن را با یک بخش وب جایگزین کرد که افرادی را که معمولاً بیشتر با آن‌ها کار می‌کنید اولویت‌بندی کند؛ همچنین از Delve برای جستجوهای افراد/کارشناس استفاده کنید. می‌توانیم یک بخش وب به صفحه اضافه کنیم که ده سند آخری را که روی آن کار کرده‌اید نشان می‌دهد. می‌توانیم بخش وب دیگری اضافه کنیم که ده سند آخری را نشان می‌دهد که توسط افراد در شبکۀ شما روی آن کار می‌شود. این صفحۀ پورتال جدید حاوی تعادلی از اطلاعات شرکتی و شخصی به همراه مکالمات شما است. پویاتر، متنی‌تر است و حاوی داده‌های بیشتری است که برای انجام کارهای روزانۀ شما موردنیاز است. آنچه ارتباط بین تمامی این ویژگی‌ها را پوشش داده لایه‌ای از همکاری شناختی که باعث تخریب بیشتر نگرش سیلویی در سازمان می‌شود. همۀ این‌ها ما را به چشم‌انداز اصلی پورتال نزدیک‌تر می‌کند. این فناوری اکنون به چشم‌انداز جمع‌آوری تمام داده‌های موردنیاز در یک نمای شخصی‌سازی‌شده نزدیک شده است. به شما امکان می‌دهد زمان کمتری را برای جستجو و زمان بیشتری را برای همکاری صرف کنید.درگاه خدمات الکترونیک سازمان چیست؟وب پورتال‌ها دسترسی چندمنظوره به منابع اینترنتی را فراهم می‌کنند و مکانی واحد برای برقراری ارتباط با دیگران در اختیار کاربران قرار می‌دهند. تکامل پورتال‌ها به دنبال توسعۀ شبکۀ جهانی وب از وب ایستا به وب پویا، شبکه به‌عنوان یک تواناساز کسب‌وکار، شبکه به‌عنوان یک پلتفرم همکاری و درنهایت شبکه به‌عنوان یک تواناساز خدمات بود. این رشد به‌منظور پاسخگویی به نیازهای تجاری سازمان‌ها هم چنان ادامه خواهد یافت. در حال حاضر انواع مختلفی از پورتال‌ها برای تسهیل جستجوی کاربران برای اطلاعات استفاده می‌شود. آینده‌ی پورتال‌ها، خدمات بسیاری را در بر خواهد گرفت که برای پاسخگویی به توسعۀ سریع تجارت الکترونیک طراحی‌شده‌اند مانند درگاه خدمات الکترونیک سازمان یا پورتال‌های سازمانی.درگاه خدمات الکترونیک سازمان -پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) یا پورتال سازمانی- چارچوبی است که برای پشتیبانی و یکپارچگی فرایندها، افراد و اطلاعات در سراسر یک سازمان استفاده می‌شود. این پورتالیک درگاه یکپارچه و امن برای اطلاعات و یک پایگاه دانش برای کارمندان، شرکا و مشتریان فراهم می‌کند. پورتال سازمانی خدمات مشابه یک وب‌سایت را ارائه می‌دهد مانند موتور جستجو، ایمیل، محتوای سفارشی‌شده و به‌روز و همچنین ممکن است دسترسی مستقیم به اینترنت یا پورتال‌های دیگر را فراهم کند.درگاه خدمات الکترونیک سازمان یا پورتالاین امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا یک تجربۀ سلف‌سرویس سازگار با موبایل (mobile-friendly) را برای کاربران خود ایجاد کنید. هر درگاه خدمات الکترونیک یا پورتال روی یک پلتفرم پیاده‌سازی می‌شود، بنابراین کاربران می‌توانند با استفاده از سرویس پورتال به ویژگی‌های پلتفرم خاصی دسترسی داشته باشند. این یک جایگزین برای سیستم مدیریت محتوای (CMS) مبتنی بر فناوری های مدرن تر است. درگاه خدمات الکترونیک سازمان با نام‌هایی مانند پورتال سازمانی یا پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) نیز شناخته می‌شود. بااین‌وجود تمامی پورتال‌هاو درگاه خدمات الکترونیک سازمان یک وجه مشترک دارند و آن ارائۀ خدمات به‌صورت الکترونیک است.خدمات الکترونیک :مفهوم خدمات الکترونیک یکی از کاربردهای برجستۀ استفاده از ICT در حوزه‌های مختلف است. بااین‌حال، ارائۀ یک تعریف دقیق از خدمات الکترونیک دشوار است زیرا محققان از تعاریف مختلفی برای توصیف خدمات الکترونیک استفاده می‌کنند.با وجود این تعاریف مختلف، می‌توان ادعا کرد که همۀ آن‌ها در مورد نقش فناوری در تسهیل ارائۀ خدمات که آن‌ها را بیشتر به خدمات الکترونیک تبدیل می‌کند، اتفاق‌نظر دارند. بااین‌حال در میان تمامی تعاریف اتخاذ رویکرد رولی (Rowley approach) که خدمات الکترونیک را به این صورت تعریف می‌کند، مناسب به نظر می‌رسد: "اقدامات، تلاش‌ها یا عملکردهایی که ارائۀ آن‌ها به‌واسطۀ فناوری اطلاعات انجام می‌شود. چنین خدمات الکترونیکی شامل مؤلفه‌های خرده‌فروشان الکترونیک، پشتیبانی مشتری و ارائۀ خدمات است. این تعریف منعکس‌کننده‌ی سه مؤلفۀ اصلی ارائه‌دهنده‌ی خدمات، گیرنده‌ی خدمات و کانال‌های ارائۀ خدمات است. به‌عنوان‌مثال، در رابطه با خدمات عمومی الکترونیک، سازمان‌های دولتی ارائه‌دهنده‌ی خدمات و شهروندان و همچنین کسب‌وکارها گیرنده‌ی خدمات هستند. کانال ارائۀ خدمات سومین الزام خدمات الکترونیکی است که اینترنت کانال اصلی ارائۀ خدمات الکترونیک است درحالی‌که سایر کانال‌های کلاسیک نیز در نظر گرفته می‌شوند. درگاه خدمات الکترونیک-پورتال‌ها درواقع کانال ارائه‌دهنده‌ی خدمات الکترونیک هستند.تفاوت پورتال و وب‌سایت در چیست؟وب‌سایت‌ها برای هدایت ترافیک هستند، درحالی‌که وب پورتال‌ها (درگاه‌های وب) برای محدود کردن ترافیک به گروه خاصی از کاربران هستند. اکثر وب پورتال‌ها نیاز به ثبت‌نام و ورود کاربر به سایت دارند تا سایت، محتوا و خدمات خاص‌تری را بر اساس اینکه آن کاربر چه کسی است به او ارائه دهد (خدمات شخصی). دسترسی به وب‌سایت‌ها برای عموم بدون ثبت‌نام و ورود آزاد است و عموماً برای مخاطبان وسیع‌تری طراحی شدند. بااین‌حال، امروزه توابع عملکردی بین وب‌سایت‌ها و پورتال‌ها همپوشانی زیادی با یکدیگر دارند. وب‌سایت‌ها می‌توانند از هدف‌گذاری محتوا یا ابزارهای دیگر برای ایجاد تجربیات شخصی‌سازی‌شده برای کاربران استفاده کنند و وب پورتال‌ها می‌توانند صفحاتی عمومی داشته باشند که نیازی به ثبت‌نام و ورود کاربران نداشته باشد.اهداف پورتال- اهداف درگاه خدمات الکترونیک سازمان :پیشرفت چشمگیر فناوری اطلاعات همۀ جنبه‌های زندگی را در برگرفته است و روزبه‌روز بر تعداد کاربران اینترنت افزوده می‌شود. بنابراین سهولت در فعالیت‌های روزمره‌ی اکثر مردم به‌ویژه در زمینۀ جستجوی اطلاعات و دستیابی به خدمات بسیار ضروری می‌شود. به‌عنوان‌مثال، پورتال‌های الکترونیک دولتی که به اولویت تبدیل‌ شده و در هیچ فرایند توسعۀ جامعی نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد. بسیاری از دولت‌های جهان امروزه بسیاری از کارهای خود را از طریق درگاه‌های الکترونیک انجام می‌دهند که به‌وسیلۀ آن تمام خدمات و رویه‌های اعمال‌شده توسط دولت انجام می‌شود، چه در ارتباط با مردم، چه در رابطه با مؤسسات وابسته به دولت یا حتی ارتباط آن‌ها با تجارت داخلی و خارجی.درگاه الکترونیک سهم قابل‌توجهی در فرایند تحول دیجیتال دارد. هدف آن ایجاد یک محیط کسب‌وکار هوشمند برای اطلاعات و کسب‌وکار الکترونیک، افزایش کارایی، بهره‌وری در بخش‌های مختلف و ارتباط و یکپارچه‌سازی تمامی برنامه‌های کاربردی و پایگاه‌های داده است. دستیابی به این اهداف باعث افزایش ارزش اطلاعات و دانش و صحت اطلاعات و تبادل و مشارکت آسان و افزایش همکاری سازمان‌ها با مشتریان و شرکای خارجی و استانداردسازی سیاست‌های کاری و افزایش بازدهی سرمایه‌گذاری در کارکنان و سیستم‌ها و تسهیل دسترسی به اطلاعات می‌شود.سایر اهداف استراتژیک درگاه خدمات الکترونیک سازمان عبارت‌اند از :افزایش آگاهی و بازنگری بهترین شیوه‌ها در بخش‌های مختلف موردعلاقۀ سازمان در همۀ سطوحارائه و تسهیل خدمات الکترونیکی در دسترس به ذینفعان که شامل اکثر رویه‌ها و فعالیت‌های سازمان می‌باشدتأکید بر اصل مشارکت و گفتگو در تصمیم‌گیری از طریق تعدادی از کانال‌های الکترونیکی که توسط درگاه سازمان مدیریت می‌شوداهمیت پورتال‌های سازمانیاهمیت درگاه خدمات الکترونیک سازمان :دسترسی همگانی به منابع سازمانی: پورتال‌های سازمانی دسترسی همگانی به اطلاعات شرکت و منابع دانش کسب‌وکار را برای همۀ کاربران پورتالفراهم می‌کند. مهم نیست کجا یا چه کسی هستید، اگر بخواهید به اطلاعات یک سازمان خاص دسترسی داشته باشید با پورتال سازمانی دسترسی نامحدودی خواهید داشت.افزایش بازدهی سرمایه‌گذاری (ROI): یکی دیگر از مزایای درگاه خدمات الکترونیک سازمان افزایش بازدهی سرمایه‌گذاری (ROI) است. اولاً، پورتال‌های سازمانی نسبت به سیستم‌های سفارشی‌شده ارزان‌تر هستند. دوم، دارای عملکردی خاص برای بازارهای عمودی در صنعتی خاص هستند. سوم، عملیات نگهداری آسان‌تر است. و چهارم، استقرار آن‌ها سریع‌تر است.افزایش بهره‌وری کارکنان: ادعای افزایش کارایی مبتنی بر این ایده است که پورتال‌های سازمانی اطلاعات جدیدی را در اختیار کاربرانی قرار می‌دهند که قبلاً در دسترسشان نبود و این اطلاعات را به روشی یکپارچه و شخصی‌سازی‌شده ارائه می‌کنند. یکپارچه‌سازی و شخصی‌سازی بر نقش شغلی کاربر تمرکز می‌کند که منجر به بهبود عملکرد شغلی و درنهایت تبدیل سازمان به سازمانی آگاه‌تر و مؤثرتر می‌شود.کاهش هزینۀ اطلاعات: سودمندی کاهش هزینۀ اطلاعات نتیجۀ انتشار مبتنی بر وب و ویژگی خودکار پورتال‌های سازمانی است. برای شرکت‌هایی که هنوز اطلاعات را روی کاغذ توزیع می‌کنند، پورتال‌ها بسیار مقرون‌به‌صرفه هستند. برای شرکت‌هایی که قبلاً در زمینۀ وب پابلیشینگ (فرایند انتشار هرگونه محتوای اصلی و بدیع در اینترنت است) فعالیت دارند، پورتال‌ها امکان صرفه‌جویی در هزینه‌های پرسنل مدیریت وب را ارائه می‌دهند.افزایش همکاری: یکی از مهم‌ترین مزایای درگاه‌های خدمات الکترونیکشاید افزایش همکاری در سازمان باشد. درواقع، افزایش همکاری به تلاش مشترک پایدارتر برای دستیابی به اهداف شرکت و یکپارچگی اجتماعی بیشتر محیط‌های شرکتی به‌ویژه باوجود موانع بخشی و جغرافیایی می‌شود.ویژگی‌های اصلی پورتال سازمانیویژگی‌های درگاه خدمات الکترونیک سازمان :یکپارچه‌سازی : یک درگاه ناوبری (نویگیشن (Navigation) یکپارچه برای سیستم‌ها و مؤلفه‌های متعدد در یک سازمان فراهم می‌کندسفارشی‌سازی : محیطی را برای سفارشی‌سازی برای کاربران فراهم می‌کندکنترل دسترسی و امنیت : توانایی ایجاد محدودیت موردنیاز برای محتویات و خدمات خاص در صورت نیاز، مدیر پورتال می‌تواند کنترل‌های دسترسی را در صورت نیاز برای سازمان تعیین کندشناسایی یکپارچه (Single Sign-on) : قابلیت‌های ورود به سیستم تنها با یک نام کاربری و رمز عبور را می‌توان به کاربران و سایر سیستم‌ها اختصاص داد.دسته‌بندی و همکاری : می‌تواند تمام اطلاعات را دسته‌بندی کند و به کاربران امکان همکاری بدون توجه به موقعیت فیزیکی را بدهدشخصی‌سازی : بر اساس نقش و عملکرد شغلی، شخصی‌سازی امکان‌پذیر است. محتوای منطبق با نیاز کاربر برای کاربران ارائه شده است و از خدمات با توجه به نیازهای شخصی کاربر استفاده می‌شودفرایند راه‌اندازی درگاه خدمات الکترونیک سازمانپورتال‌های سازمانی چه مشکلاتی را برای کاربران و کارکنان IT حل می‌کنند؟نمونه‌هایی از مشکلاتی که توسط کاربران و کارکنان IT در نبود درگاه خدمات الکترونیک سازمانی مطرح شده به شرح زیر است :مشکلات کاربران: من باید از 20 اپلیکیشن برای انجام کارم استفاده کنم؛ آموزش یک کارمند جدید در سیستم‌های IT ما 2 ماه طول می‌کشد.؛ برای استفاده از سیستم‌های فناوری اطلاعات شرکتم باید 20 نام کاربری و رمز عبور مختلف را به خاطر بسپارم؛ من می‌خواهم برنامه‌های وب خود را در معرض دید مشتریان قرار دهم، اما باید بر برند و ظاهر آن کنترل داشته باشم.؛ هرکسی که آخرین نسخه ارائه را دارد، لطفاً آن را برای من ایمیل کند.مشکلات کارکنان IT: من باید هزینۀ نگهداری و عملیات 2000 برنامۀ وب را تأمین کنم؛ من هیچ امنیت متمرکزی برای برنامه‌های کاربردی وب خود ندارم. افزودن یا حذف کاربر از سازمان بسیار پرهزینه است؛ به نظر می‌رسد ما هر بار که یک برنامۀ وب جدید می‌سازیم چرخ را دوباره اختراع می‌کنیم.؛ کاربران کسب‌وکار سرورهای ویکی و شیر پوینت را خارج از کنترل ما استفاده می‌کنند و از این سیستم‌ها برای از دست دادن و سوءاستفاده از داده‌های حیاتی مأموریت استفاده می‌کنند.پورتال‌های سازمانی راه‌حلی برای برطرف کردن مشکلاتموضوع مشترکی که مشکلات ذکرشده در بالا را به هم مرتبط می‌کند این است که آن‌ها با استفاده از یک راه‌حل پورتال سازمانی-درگاه خدمات الکترونیک سازمان حل می‌شوند. پورتال‌های سازمانی با ارائۀ راه‌حل‌های سازگار برای هر یک از این مشکلات به کاربران نهایی و مدیران و توسعه‌دهندگان فناوری اطلاعات کمک می‌کنند.مشخصات درگاه خدمات الکترونیک سازماندر جدول زیر مشخصاتی که یک درگاه خدمات الکترونیک سازمان (مشخصات پورتال) باید داشته باشد را به‌عنوان نمونه برای پورتال‌های سازمانی، شرکتی و دانشگاهی آوردیم. بسیاری از ویژگی‌ها برای تمامی پورتال‌ها مشترک است.نوع پورتال :پورتال سازمانیمشخصات :-طراحی واکنش گرا -امنیت و بروز رسانی- امکان چندزبانگی- مدیریت کاربران- مدیریت سطوح دسترسی- مدیریت عملکرد کاربران- مدیریت چندرسانه‌ای- مدیریت پرسش و پاسخ- مدیریت تماس با ما- مدیریت خبرنامه- مدیریت زبان- مرکز ایمیل- مرکز پیام کوتاه- گزارش ساز پویا- فرم ساز / فرایند ساز- مدیریت مناقصه و مزایده- مدیریت چارت سازمانی- مدیریت محصولات- ارتباط امن- مدیریت ایده‌ها- مدیریت مناسبت‌ها و رویدادها- سامانه ارتباط با مردم- نقشه گوگل- مدیریت محتواها- مدیریت صفحات با کشیدن و رها کردن- مدیریت مطالب- مدیریت آگهی‌ها- مدیریت منوها- مدیریت قوانین و مقررات- مدیریت نشریه‌ها- مدیریت همایش‌ها و سمینارها- مدیریت مجلات الکترونیکی- مدیریت دانلودها با سطوح دسترسی- مدیریت درگاه‌ها و تراکنش‌ها- مرکز امنیت پرتال- سامانه پشتیبانی- سامانه جی ای اس- سامانه جلسات آنلاین-سامانه در آیینه رسانه‌ها- مدیریت پروژه‌هاپورتال دانشگاهیمشخصات :-طراحی واکنش گرا-امنیت و بروز رسانی-امکان چندزبانگی-مدیریت محتواها-مدیریت آگهی‌ها-مدیریت منوها-مدیریت تماس با ما-مدیریت خبرنامه-مدیریت قوانین و مقررات-مدیریت دانلودها با سطوح دسترسی-مدیریت درگاه‌ها و تراکنش‌ها-سامانه جی ای اس-فرم ساز / فرایند ساز-مدیریت کاربران-مدیریت سطوح دسترسی-مدیریت عملکرد کاربران-مدیریت صفحات با کشیدن و رها کردن-مدیریت مطالب-مدیریت چندرسانه‌ای-مدیریت پرسش و پاسخ-مرکز امنیت پرتال-سامانه پشتیبانی-مدیریت رتبه‌های اساتید-مدیریت مناقصه و مزایده-مدیریت چارت سازمانی-مدیریت مجلات الکترونیکی-مدیریت مناسبت‌ها و رویدادها-نقشه گوگل-مدیریت ایده‌ها-مدیریت کتاب-مدیریت تحقیقات-مدیریت گروه‌های آموزشی-مدیریت رشته‌های اساتید-سامانه جلسات آنلاین-گزارش ساز پویا-مدیریت پروژه‌ها-مدیریت نشریه‌ها-مدیریت همایش‌ها و سمینارها-سامانه ارتباط با مردم-ارتباط امن-مدیریت دپارتمان‌ها-مدیریت اساتید-مدیریت دروس تدریسی اساتیدپورتال شرکتیمشخصات :-طراحی واکنش گرا-امنیت و بروز رسانی- امکان چندزبانگی- مدیریت کاربران- مدیریت سطوح دسترسی- مدیریت عملکرد کاربران- مدیریت قوانین و مقررات- مدیریت دانلودها با سطوح دسترسی- مدیریت محتواها- مدیریت صفحات با کشیدن و رها کردن- مدیریت مطالب- مدیریت آگهی‌ها- مدیریت منوها- مدیریت پرسش و پاسخ- مدیریت درگاه‌ها و تراکنش‌ها- مرکز امنیت پرتال- سامانه پشتیبانی- گزارش ساز پویا- فرم ساز / فرایند ساز-مدیریت نشریه‌ها- مدیریت تماس با ما- مدیریت خبرنامه- مدیریت زبان- مرکز ایمیل- مرکز پیام کوتاه-مدیریت پروژه‌ها-ارتباط امن-نقشه گوگل-مدیریت ایده‌هامهم‌ترین ارائه‌دهندگان پورتال سازمانی (درگاه خدمات الکترونیک سازمان) :BEA WebLogic PortalBEA AquaLogic Interaction PortalOracle PortalMicrosoft Sharepoint PortalIBM Websphere PortalVignette PortalSun Portalتمامی سازمان‌ها جهت ارائۀ خدمات و اطلاع‌رسانی به مراجعه‌کنندگان و مشتریان خود به یک سیستم درگاه خدمات الکترونیک سازمان (پورتال سازمانی) نیاز دارند. پورتال سازمانی جریان (درگاه خدمات الکترونیک سازمان جریان)، یک سیستم جامع تحت وب می‌باشد که راهکاری مناسب جهت ارائۀ خدمات الکترونیک، محتوا، اطلاعات...است. درگاه خدمات الکترونیک جریان دارای قابلیت یکپارچه‌سازی با سرویس‌های سازمانی بدون هیچ‌گونه محدودیتی است و سفارشی‌سازی با توجه به نیاز سازمان شما امکان‌پذیر است. یکی از تحولات بزرگ در زیرساخت BPMS جریان که در راستای یکپارچه‌سازی خدمات الکترونیکسازمان اتفاق افتاده است، اضافه شدن امکانات طراحی پورتال سازمانی به امکانات BPMS بوده است. جهت کسب اطلاعات بیشتر برای مشاوره با ما در تماس باشید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی با ما در تماس باشید. شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Tue, 05 Jul 2022 14:07:24 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%81%D8%B1%D8%A2%DB%8C%D9%86%D8%AF-%D8%A7%D8%B1%D8%B2%DB%8C%D8%A7%D8%A8%DB%8C-%D8%B9%D9%85%D9%84%DA%A9%D8%B1%D8%AF-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%DA%A9%D9%86%D8%A7%D9%86-%D9%85%D8%AD%D8%B5%D9%88%D9%84-bpms-%D8%AC%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%86-jarlstuqlmzt ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟ارزیابی عملکرد کارکنان، فرایند ارزیابی و مستندسازی عملکرد کارکنان با در نظر گرفتن افزایش کیفیت، خروجی و کارایی کارکنان است. ارزیابی عملکرد سه وظیفۀ مهم را در شرکت‌ها انجام می‌دهد:بازخوردی در مورد مشارکت کلی کارکنان در یک دوره ارائه می‌دهدنیازهای توسعه و فرصت‌های بهبود را شناسایی می‌کندبه اطلاع‌رسانی درباره‌ی بررسی حقوق و پاداش کارکنان کمک می‌کندارزیابی عملکرد به‌عنوان فرایندی سیستماتیک تعریف می‌شود که از طریق آن شخصیت و عملکرد کارکنان معمولاً توسط مدیران یا سرپرستان بر اساس ویژگی‌های از پیش تعریف‌شده مانند مجموعۀ مهارت‌ها، دانش در مورد نقش، دانش فنی، نگرش، وقت‌شناسی و غیره، اندازه‌گیری می‌شود. ارزیابی عملکرد نام‌های بسیاری در سازمان‌ها دارد، برخی آن را ارزیابی عملکرد می‌نامند، برخی دیگر نام‌های بررسی عملکرد، رتبه‌بندی شایستگی، بررسی سالانه و غیره را ترجیح می‌دهند.این فرایند برای شناسایی ویژگی‌های ذاتی یک کارمند و توانایی‌ها و سطح شایستگی وی جهت رشد و توسعۀ آینده‌ی کارمند و سازمانی که در آن کار می‌کند، انجام می‌شود. هدف اصلی آن تعیین ارزش یک کارمند و چیزی است که او برای ارائه به سازمان دارد. ارزیابی عملکرد به مدیران و سرپرستان کمک می‌کند تا کارمند مناسب را با توجه به مجموعه مهارت‌هایی که دارد برای انجام کار مناسب در جایگاه شغلی مناسب قرار دهند. بنابراین بدون هیچ‌گونه شکی هر سازمانی به یک سیستم ارزیابی عملکرد قوی نیاز دارد.اهداف ارزیابی عملکرد کارکنان :ارزیابی عملکرد کارکنان سالیانه با اهداف زیر انجام می‌شود :این کار اولین گام اساسی در جهت ارتقای کارمند بر اساس عوامل ذهنی و عینی-عملکرد و شایستگی استبرای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعۀ کارمندبرای ارائۀ تأییدیه به آن دسته از کارمندانی که اخیراً استخدام ‌شده‌اند و در دوره‌ی آزمایشی هستندبرای تصمیم‌گیری در زمینۀ میزان درصد افزایش حقوق کارمند بر اساس کار انجام‌شده توسط ویبرای تشویق جهت مشارکت بین مدیر و کارکنان جهت دستیابی به یک سیستم بازخورد مناسببرای کمک به کارکنان در درک جایگاه آن‌ها در سال جاری در شرکت و حوزه‌هایی که آن‌ها باید در آن بهبود پیدا کنندفرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان :فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان‌ها به شکل‌های مختلف صورت می‌گیرد اما در تمامی آن‌ها بعضی از مراحل و هدف مشترک است. در ادامه چند نوع شیوه‌ی انجام فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان توضیح داده شده است.فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان (سه مرحله‌ای)1. در اکثر سازمان‌ها، فرایند ارزیابی عملکردبه معنای ارزیابی یک کارمند هر 6 ماه یا یک سال برای دوره‌ای است که او به‌طور مستمر با سازمان همکاری کرده است. در دوران مدرن، بخش منابع انسانی یک نظرسنجی از کارکنان را برای آن‌ها ارسال می‌کند تا داده‌های مربوط به میزان مشارکت و رضایت آن‌ها را جمع‌آوری کند.2. مدیر بخش یا سرپرست کارمند سپس کیفیت عملکرد کارمند را بر اساس کار انجام‌شده در سال قبل ارزیابی می‌کند و سپس حضوری برای صحبت در مورد حقایق، نمودارها و ارقام با یکدیگر ملاقات می‌کنند.3. بازخورد دریافت شده از نظرسنجی می‌تواند ناشناس باشد. این بازخورد را می‌توان با استفاده از پلتفرم QuestionPro’s Workforce که داده‌ها را اندازه‌گیری، تجزیه‌وتحلیل و آماده‌ی استفاده برای کسب بینش‌های عملی می‌کند، در زمان واقعی تحلیل کرد.برای کارکنان آزمایشی، دوره‌ی آزمایشی معمولاً بین سه تا شش ماه طول می‌کشد. ارزیابی آن‌ها بر این اساس است که آیا آن‌ها با کار و فرهنگ سازمان همگام بوده‌اند و آیا آمادگی پذیرش مسئولیت‌های بیشتری را دارند یا خیر. در شکل زیر نیز فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان (چهار مرحله‌ای) نشان داده شده است.فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان (هشت مرحله‌ای) :به تعبیری دیگر فرایند ارزیابی عملکرد به‌عنوان مجموعه مراحلی تعریف می‌شود که در یک سازمان (یا توسط کارفرما) برای ارزیابی یک کارمند بر اساس مجموعه‌ای از اهداف عملکرد از پیش تعریف‌شده، انجام می‌شود. ارزیابی عملکرد معمولاً با هدف‌گذاری‌ای که توسط کارمند برای تعیین معیارها یا اهداف روشنی که او می‌خواهد در چرخۀ ارزیابی آینده توسط آن‌ها مشارکت داشته باشد، آغاز می‌شود. اهداف عملکرد می‌تواند توسط کارفرما علاوه بر اهداف تعریف‌شده توسط کارمند نیز تعیین شود.از این اهداف پس از تأیید مدیران برای ارزیابی کارمند در پایان چرخۀ ارزیابی استفاده می‌شود. پس از پایان چرخه یا در اواسط چرخه، کارفرما می‌تواند کارمند را بر اساس این اهداف یا اهداف تعیین‌شده بر اساس رتبه‌بندی به‌صورت عینی ارزیابی کند یا حتی این ارزیابی می‌تواند به‌صورت ذهنی/کیفی انجام شود. شکل دوم معمولاً برای کارمندان ارشد محفوظ است. ارزیابی در ابتدا رتبه‌بندی‌ها را با اهداف تعیین‌شده مقایسه می‌کند و ارزیابی بیشتر از طریق خودرتبه‌بندی که بیشتر به نام خودارزیابی شناخته می‌شود یا فقط توسط سرپرست، انجام می‌شود. رتبه‌بندی‌ها عمدتاً بر اساس میزان تحقق انتظارات توسط کارمند محاسبه می‌شوند. امتیازات در گروه یا گرید شغلی مشابه محاسبه و مقایسه می‌شوند. نتایج نهایی از طریق جلسات بازخورد رسمی به کارمند اطلاع داده می‌شود. مهم‌ترین چیزی که برای موفقیت در فرایند ارزیابی باید در نظر داشت این است که باید برای ذینفعان باز و شفاف باشد. تصویر بالا مراحل اساسی در فرایند ارزیابی عملکرد را به شکل خلاصه نشان می‌دهد.اهمیت فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان :فرایند ارزیابی عملکرد ازنظر رتبه‌بندی و رشد کارکنان بسیار مهم است. عملکرد هر یک از کارکنان برای تصمیم‌گیری در مورد پیشرفت شغلی در سازمان استفاده می‌شود. افزایش حقوق و ارتقاء حقوق معمولاً مستقیماً با این فرایند مرتبط است. رتبه‌های بالاتر به معنای عملکرد بهتر و درنتیجه رشد بهتر در شرکت است. همچنین شرکت می‌تواند از اینکه که کدام کارمندان مطابق با انتظارات کار می‌کنند و کدام کارمندان برای بهبود در چرخۀ بعدی به کمک بیشتری نیاز دارند، آگاه شود.فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان با نمودار BPMN :در شکل زیر فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMEs) با استفاده از استاندارد BPMN 2.0 به‌عنوان نمونه آورده شده است:مزایا و معایب ارزیابی عملکرد کارکنان :مزایا :استفاده از یک روش ارزیابی عملکرد سیستماتیک به مدیران/سرپرستان کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را به‌درستی شناسایی کرده و همچنین زمینه‌های نیازمند بهبود را مشخص کنند.این ارزیابی به مدیریت در انتخاب کارمند مناسب برای جایگاه شغلی مناسب کمک می‌کند. در واقع این‌یک موقعیت برد-برد هم برای کارمند و هم برای سازمان است.به کارمندان بااستعداد که کارهای استثنایی و غیرمرتبط با وظیفه که به نفع سازمان بوده را انجام داده‌اند اغلب بر اساس نتیجۀ ارزیابی عملکرد، ترفیع داده می‌شود.این فرایند در تعیین اثربخشی برنامه‌های آموزشی که توسط سازمان برای کارکنان اجرا می‌شود نیز مؤثر است. این ارزیابی می‌تواند به مدیران نشان دهد که یک کارمند بعد از آموزش چقدر پیشرفت کرده است. این ارزیابی به مدیران بینش عملی در مورد چگونگی بهبود برنامه‌ها ارائه می‌دهد.این ارزیابی ایجادکننده‌ی یک محیط رقابتی در بین کارکنان به شیوه‌ای مناسب است. کارمندان سعی می‌کنند عملکرد خود را بهبود بخشند و امتیازات بهتری نسبت به همکاران خود کسب کنند.مدیران از نتایج این ارزیابی به‌عنوان بستری برای دریافت بازخورد دست ‌اول از کارمندان برای صحبت در مورد شکایات و نحوه‌ی رسیدگی به آن‌ها استفاده می‌کنند.حفظ سوابق سالیانۀ این ارزیابی‌ها به مدیران ایده‌ی بسیار خوبی را در زمینه‌های مختلف ارائه می‌دهد: مانند اینکه الگوی نرخ رشد کارکنان چیست؛ کدام‌یک دارای نرخ کاهشی هستند و برای بهبود آن‌ها چه اقداماتی باید انجام شود.معایب :اگر ویژگی‌های مورداستفاده در این روش به‌درستی تعریف‌نشده باشند، داده‌های جمع‌آوری‌شده مفید نخواهد بود.گاهی اوقات سوگیری‌ها و جانبداری‌ها می‌توانند در این سیستم مشکل‌ساز شوند.برخی از عوامل عینی ممکن است مبهم و مشخص کردن آن‌ها دشوار باشد. هیچ روش علمی شناخته‌شده‌ای برای اندازه‌گیری آن‌ها وجود ندارد.مدیران گاهی اوقات از صلاحیت کافی برای ارزیابی توانایی‌های کارکنان برخوردار نیستند که این مورد برای رشد و شکوفایی یک کارمند مضر است.روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان :5 روش برتر ارزیابی عملکرد کارکنان :روش‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد و این روش‌ها به‌طورکلی در دو دستۀ روش‌های سنتی و مدرن ارزیابی عملکرد طبقه‌بندی می‌شوند.در ابتدا بهترین روش‌های ارزیابی عملکرد اجراشده توسط سازمان‌ها را بیان می‌کنیم؛ سپس به روش‌های سنتی ارزیابی عملکرد می‌پردازیم:1. مدیریت بر مبنای هدف (MBO) :MBOشامل بازخورد نیست و بنابراین زمان کمتری صرف می‌کند. مدیریت بر مبنای هدف بر درون‌نگری کارمند متمرکز است؛ زیرا کارمند به‌خوبی از استانداردهایی که هنگام ارزیابی عملکرد در نظر گرفته می‌شود، آگاه است. هدف کارمند داشتن عملکرد بهتر است؛ زیرا کارمند و کارفرما هر دو از اهداف و دستاوردهای خود نسبت به سازمان آگاه هستند و ازاین‌رو مدیریت بر مبنای هدف یکی از روش‌های منصفانۀ ارزیابی عملکرد است. ازآنجایی‌که اهداف از قبل برای کارمند شناخته‌شده است، او تمایل به داشتن عملکرد بهتر برای ارزیابی و شناخت خود دارد و بنابراین نیازی به بازخورد دائمی نیست. این روش باعث کمترشدن تلاش کارفرما می‌شود و به کارمند کمک می‌کند تا با خودارزیابی بهبود و تعالی یابد.2. روش بازخورد 360 درجه :این روش ارزیابی عملکرد برای سازمان‌ها بسیار مفید است، زیرا شامل جمع‌آوری بازخورد از هر فردیست که در طول کار با کارمند تعامل دارد. این افراد می‌توانند مشتری یا دوستان یا سرپرستان کارمند باشند. جمع‌آوری بازخورد و جمع‌آوری داده‌ها بینش روشنی از ویژگی‌های شخصیتی و نگرش کارکنان نسبت به کار محول شده به آنان ارائه می‌دهد. اگرچه کارت، عملکرد کلی کارمند را نشان می‌دهد و مدیریت می‌تواند با کمک داده‌های جمع‌آوری‌شده، توسعۀ شغلی را بر این اساس برنامه‌ریزی کند اما روشی زمان‌بر است. این روش هم به نفع کارمند بوده و هم برای سازمان سودمند است؛ زیرا بازخورد مستمر به درک بهتر کارمند از انجام رویۀ کاری منجر شده و به رشد او کمک می‌کند. مزیت این روش مقرون‌به‌صرفه بودن و ارائۀ تصویر واضحی از عملکرد کارکنان است.3. روش مرکز ارزیابی یا ارزیابی محور (Assessment Centered Method) :سازمان اساساً از این روش ارزیابی عملکرد برای ارزیابی مدیرانی که متعاقباً با کارکنان زیردست خود سروکار دارند، استفاده می‌کند. روش مبتنی بر ارزیابی، کارمند را بر اساس موقعیت‌های مختلف قضاوت می‌کند و رفتار کلی آن‌ها مانند مقبولیت، گشودگی، شکیبایی نسبت به همکاران و موقعیت‌های خاص و غیره و عملکرد را تحلیل می‌کند. بنابراین این روش برای ارزیابی عملکرد کارکنان در سطوح ارشد بهترین است.4. روش مقیاس رتبه‌بندی رفتاری (Behaviorally Anchored Rating Scale Method) :این روش به‌عنوان یکی از مؤثرترین روش‌های ارزیابی عملکرد شناخته‌شده است و دقیق‌ترین نتیجه را می‌دهد. این روش ترکیبی از روش ارزیابی تألیفی (essay evaluation method) و روش مقیاس رتبه‌ای (rating scale method) است که باعث می‌شود روش ارزیابی عملکرد کمی ازلحاظ هزینه‌ای بالا باشد. بااین‌حال، کسب بهترین نتایج را تضمین می‌کند. در این روش ارزیابی عملکرد، بر اساس ارزیابی رفتار و عملکرد کلی، کارمند به‌عنوان یک کارمند خوب، متوسط یا ضعیف تثبیت می‌شود. بخش منابع انسانی نیز در این روش مشارکت دارد و به‌طور هم‌زمان از رفتار و عملکرد کارکنان مطلع می‌شود.5. روش رویداد بحرانی (Critical Incident Method) :این یک روش بسیار طولانی و زمان‌بر برای ارزیابی عملکرد است، اگرچه بسیار مؤثر است. با توجه به این رویکرد ارزیابی عملکرد، مدیر تمام رفتار و رویدادهای انجام‌شده توسط کارمند را مستند می‌کند و گزارشی ازاین‌گونه رویدادها که بحرانی بوده یا نشان‌دهنده‌ی رفتار ناکارآمد کارمند هستند، تهیه می‌کند و رتبه‌بندی عملکرد کارمند بر اساس چنین رویدادهای ثبت‌شده‌ای پس از گفتگو با کارمند انجام می‌شود. از مدیران انتظار می‌رود که سوابق رویدادهای برجسته و بحرانی را حفظ کنند و همچنین هنگام تصمیم‌گیری منصفانه عمل کنند. این روش باید توسط سازمان‌ها به دقت انتخاب و انجام شود تا هم به نفع کارمند و هم سازمان باشد. آینده‌ی سازمان‌ها با فناوری گره خورده است و اثربخشی این روش‌های ارزیابی عملکرد بستگی به چگونگی استفاده‌ی فناوری برای سود کارکنان و سازمان توسط سازمان است. کارکنان باارزش‌ترین دارایی برای هر سازمانی هستند و برای سازمان بسیار مهم است که خط‌مشی سازمان برای کارکنان قابل‌قبول باشد و با آن راحت باشند تا آن‌ها را با انگیزه و راضی نگه دارد. یک کارمند خوشحال منجر به یک مشتری راضی و یک کسب‌وکار در حال رشد می‌شود. خط‌مشی‌ها باید طوری تنظیم شوند که کارکنان را در نظر داشته باشند و باید به‌اندازه‌ی کافی انعطاف‌پذیر باشند تا اصلاحات به‌موقع را در خود بگنجانند. بنابراین باید به‌اندازه‌ی کافی منصفانه و نوآورانه باشند تا هم برای آینده‌ی روشن و هم گردش مالی بالاتر کسب‌وکار ارزش داشته باشند.روش‌های سنتی ارزیابی عملکرد کارکنان :1. روش خودارزیابی (Self-evaluation) :این یک روش مهم برای کسب بینش از کارمندان در ارزیابی خودشان است. ابتدا باید اطلاعاتی در مورد اینکه یک کارمند چگونه خود را ارزیابی می‌کند به دست آورید، پس از انجام این ارزیابی، مدیریت فرصتی برای ارزیابی منصفانۀ یک کارمند بر اساس افکار خود آن‌ها کسب می‌کند.2. روش مقیاس رتبه‌ای گرافیکی یا ترسیمی (Graphics rating scale) :این روش یکی از متداول‌ترین روش‌هایی است که توسط مدیران و سرپرستان استفاده می‌شود. مقادیر عددی یا متنی مربوط به مقادیر عالی تا ضعیف را می‌توان در این مقیاس استفاده کرد. اعضای یک تیم که شرح وظایف مشابهی دارند می‌توانند به‌طور موازی با استفاده از این روش ارزیابی شوند. این مقیاس در حالت ایده آل باید برای هر کارمند یکسان باشد.3. چک‌لیست‌ها (Checklists) :در این روش به ارزیاب چک‌لیستی از چندین رفتار، صفت، ویژگی یا شرح شغل کارمندی که نیاز به ارزیابی دارد، داده می‌شود. چک‌لیست می‌تواند شامل جملات یا به‌سادگی تنها دارای ویژگی‌ها باشد و بنابراین ارزیاب، کارمند را بر اساس آنچه عملکرد شغلی وی توصیف شده علامت‌گذاری می‌کند. اگر ارزیاب معتقد باشد که کارمند دارای ویژگی‌های خاصی است، مثبت علامت‌گذاری می‌شود و در غیر این صورت خالی می‌ماند.4. روش تألیفی (Essay method) :این روش همچنین به‌عنوان "free form method" شناخته می‌شود. همان‌طور که از نام آن پیداست، روشی توصیفی است که معیارهای عملکرد را به‌تفصیل بیان می‌کند. عیب اصلی این روش وجود سوگیری‌ها و جانبداری ها است.مراحل ارزیابی عملکرد موفق کارکنان :برای موفقیت در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان مراحل زیر انجام می‌شود:ملاقات کارمند و مدیر در فواصل زمانی منظم با یکدیگرفکر و تأمل در مورد آنچه کارمند باید بداند تا کار خود را به‌خوبی انجام دهد (ازجمله رفتار و نتایج)تعیین اهدافی که به نفع فرد و کسب‌وکار باشد.به اشتراک‌گذاری بازخورد نسبت به کارهایی که خیلی خوب انجام می‌شوند و همچنین زمینه‌هایی که نیازمند بهبود است.شناسایی فرصت‌ها برای توسعۀ عملکرد از طریق آموزش و یادگیری مستمربررسی عملکرد پس از یک دوره‌ی خاص به شکلی رسمیدادن پاداش برای کارهایی که به‌خوبی انجام‌شده استتفکر (تأمل) : ارزیابی عملکرد مؤثر با درک دقیق انتظارات شغلی موردنظر از فرد آغاز می‌شود. برای دستیابی به این درک، تأمل در این موارد می‌تواند کمک‌کننده باشد: چرا این شغل وجود دارد؛ جایگاه این شغل در سازمان کجاست؛ چگونه این شغل به اهداف کلی سازمان و استراتژی کنونی کسب‌وکار کمک می‌کند؛ چه چیزی از عملکرد فرد انتظار می‌رود (ازجمله رفتارها، پیروی از خط‌مشی و فرایند و نتایج)؛ چه شایستگی‌ها و صلاحیت‌هایی (دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها) موردنیاز است. همچنین کمک به کارکنان برای نگاه کردن به عملکرد گذشته‌شان نیز مهم است: عملکرد آن‌ها چه نتایجی برای سازمان به همراه داشته است؟ آن‌ها چگونه با مشتریان، تأمین‌کنندگان، همکاران و سرپرستان رفتار کرده‌اند؟ چگونه پایبندی به ارزش‌های سازمان را نشان داده‌اند؟ آیا آن‌ها فرایند و رویه‌ها را دنبال کرده‌اند؟ بزرگ‌ترین چالش‌های آن‌ها چه بوده است؟ آن‌ها چگونه خود را با تغییرات پیش رو سازگار خواهند کرد؟تعیین اهداف : اهداف کارکنان معمولاً بر جنبه‌ای از عملکردشان متمرکز است که می‌خواهند روی آن کار کنند یا در آن بهتر عمل کنند. اهداف همچنین ممکن است منعکس‌کننده‌ی جاه‌طلبی‌های کارمند برای حرفۀ خود باشند. نقش مدیر اطمینان حاصل کردن از همراستایی اهداف فرد با اولویت‌ها و استراتژی‌های کسب‌وکار و حمایت از آن‌ها است. بااین‌حال، طبق گفتۀ انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)، برای اطمینان از درک و تعهد طرفین، فرایند باید مشارکتی باشد یعنی هم مدیر و هم فرد باید در فرایند همکاری داشته باشند. SHRM همچنین توصیه می‌کند که کارکنان در یک زمان فقط روی چند هدف اصلی تمرکز کنند و اهداف باید SMART باشند.بازخورد : بازخورد منظم، محور ارزیابی عملکرد موفق است، اما همیشه نباید شامل یک جلسۀ برنامه‌ریزی‌شده باشد. برخی از بهترین بازخوردها به‌طور خودبه‌خود در لحظه و در حین کار رخ می‌دهد. آنچه مهم است این است که بازخورد به‌موقع و معنادار باشد. برای دریافت کامل‌ترین و دقیق‌ترین بازخورد در مورد عملکرد، ممکن است بررسی منابعی خارج از روابط سنتی میان مدیر و کارمند، مفید باشد. اینجاست که فرایندهایی مانند بازخورد 360 درجه ارزش خود را نشان می‌دهند.توسعه : داشتن درک خوب از اینکه عملکرد فرد در برابر انتظارات عملکردی چگونه بوده است؛ شناسایی و اولویت‌بندی آموزش یا سایر فرصت‌های یادگیری که به او در دستیابی به اهداف کمک می‌کند آسان می‌شود. فعالیت‌های توسعه ممکن است شامل اعتباربخشی رسمی مانند مدارک، دیپلم‌ها و گواهی‌نامه‌ها یا شامل گزینه‌های انعطاف‌پذیرتر یا کم‌هزینه‌تر مانند آموزش الکترونیکی، پروژه‌های تحقیقاتی، مربیگری و همکاری با همتایان باشد.بررسی : پس از 6 یا 12 ماه، مدیران ممکن است برای یک بررسی رسمی برای نگاه کردن به گذشته و ارزیابی و مستندسازی آنچه در برابر الزامات و اهداف عملکردی خاص به‌دست‌آمده است، برنامه‌ریزی کنند.پاداش : فرایند بررسی رسمی به‌ویژه برای سازمان‌هایی که فرایند پاداش بر اساس عملکرد را دارند، مهم است. پاداش می‌تواند به شکل افزایش حقوق، پرداخت پاداش و سایر مشوق‌های پولی باشد، اما می‌تواند به شکل پاداش‌های غیرمالی ازجمله جوایز، افزایش قدرت تصمیم‌گیری، کار جالب‌تر و موردعلاقۀ کارمند و فرصت‌هایی برای ارتقا نیز باشد.مراحل اجرایی فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان :شاخص‌های کلیدی عملکرد برای کارکنان در سال 2021: نمونه‌هایی از KPI کارکنان :بر کسی پوشیده نیست که کارکنان در موفقیت کسب‌وکار شما نقش اساسی دارند. برای اینکه یک شرکت عالی داشته باشید نه تنها باید افراد مناسب را استخدام کنید بلکه باید آن‌ها را در جایگاه‌های مناسب شغلی نیز قرار دهید و باید برای حفظ و جذب آن‌ها بعد از استخدامشان تلاش کنید. بهترین شرکت‌ها از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای کارمندان استفاده می‌کنند تا عملکرد را هدایت کرده و اطمینان حاصل کنند که از مهم‌ترین سرمایه‌گذاری خود یعنی کارمندانشان بیشترین بهره را می‌برند. داشتن مجموعه‌ای مناسب از معیارهای کیفیتی می‌تواند مدیریت عملکرد شما را در ایجاد یک تیم با عملکرد بالا و اندازه‌گیری بهره‌وری کارکنان را به میزان زیادی بهبود بخشد.داشتن مجموعه‌ای عالی از KPI های کارکنان می‌تواند عملکرد کارکنان، حاشیۀ سود خالص و سایر معیارهای مالی را افزایش دهد و همچنین با استفاده از KPI های هوشمند برای مدیریت عملکرد کارکنان، حس هدفمندی در فرهنگ شرکت را به آن‌ها القا کند. اطلاعات بسیار خوبی در مورد چگونگی افزایش مشارکت کارکنان و اطمینان از اینکه شما هر کاری که می‌توانید انجام می‌دهید تا افراد مناسب را در شرکت خود جذب کنید و آن‌ها را مجبور کنید کارهای درست را به دلایل درست انجام دهند، وجود دارد. اما، چگونه می‌دانید که کاری که سعی می‌کنید تا انجام دهید نتیجۀ موردنظر شما را می‌دهد یا خیر؟ بسیاری از شرکت‌ها در پیاده‌سازی برنامه‌هایی برای مشارکت یا توسعۀ رهبری یا استخدام، اشتباه می‌کنند و در مرحلۀ مهم اندازه‌گیری، نتایجی را که می‌خواهند به دست آورند، از دست می‌دهند. بدون وجود KPI اندازه‌گیری میزان پیشرفت ازجایی که شروع کرده‌اید به سمت اهدافتان امکان‌پذیر نیست؛ نمی‌دانید که آیا تلاش‌های شما برای ایجاد نیروی کار متعهد، کاهش چرخش شغلی، افزایش رضایت کارکنان یا هر مشکل یا فرصت خاصی که برای حل آن تلاش می‌کنید موفقیت‌آمیز است یا خیر.اگر در تلاش برای بهبود مشارکت کارکنان هستید، ممکن است از خود بپرسید که تعداد انگشت‌شماری از مثال‌های KPI کارکنان چیست که باید اندازه‌گیری شود تا بدانیم آیا در مسیر درست هستیم یا خیر؟ عملکرد کارکنان چگونه محقق می‌شود اگر از آنچه بر اساس آن اندازه‌گیری می‌شوند آگاه نباشند. این یکی از دلایلی است که معتقدیم کارت امتیازی متوازن شغلی بهترین راه برای شفافیت نقش و بررسی عملکرد است. بهترین مثال‌های KPI شغلی برای شما مختص به کسب‌وکار شما و چالش یا فرصت خاصی است که با آن روبرو هستید و نباید به بخش منابع انسانی محدود شود. برای دستیابی به KPI هایی که واقعاً به شما کمک می‌کنند، باید با در نظر گرفتن نتیجه‌ای که می‌خواهید در مورد کارمندان خود به دست آورید، شروع کنید و سپس با پرسیدن سؤالات زیادی عمیق‌تر شوید تا شاخص KPI شاخصی را پیدا کنید که می‌توانید آن را ادامه دهید. با این کار این فرآیند نتایج بسیار مؤثرتری را برای شرکت شما به همراه خواهد داشت تا اینکه صرفاً یک KPI را از فهرست KPI هایی که به‌صورت کلی وجود دارند، انتخاب کنید.شاخص کلیدی عملکرد (KPI) :شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل‌اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک شرکت تا چه میزان به‌طور مؤثر به اهداف اصلی کسب‌وکار دست می‌یابد. سازمان‌ها از KPI در سطوح مختلف برای ارزیابی موفقیت خود در دستیابی به اهداف استفاده می‌کنند. KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب‌وکار تمرکز کنند، درحالی‌که KPI های سطح پایین ممکن است بر فرایندهایی در بخش‌هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و غیره تمرکز کنند.برای کارکنان KPI :نرخ خروج خدمت کارکنان (Turnover Rate): نسبت تعداد افراد خارج‌شده از شرکت به متوسط تعداد کل کارکنان شرکت در یک دوره‌ی زمانی است که به‌صورت درصد بیان می‌شود.تعداد استخدام‌های کلیدی (#of Key Hires): منظور استخدام کارمندان کلیدی است. یک کارمند کلیدی، کارمندی است که مالکیت اصلی یا نقش تصمیم‌گیری در کسب‌وکار دارد. کارمندان کلیدی معمولاً یا به‌صورت پولی یا با مزایا یا از طریق هر دوی این‌ها پاداش بالایی دریافت می‌کنند. کارمندان کلیدی همچنین ممکن است مزایای ویژه‌ای را به‌عنوان انگیزه برای پیوستن به شرکت و ماندن در شرکت دریافت کنند.یادگیری هوشمند کارکنان: یادگیری هوشمند اصطلاحی گسترده برای آموزش در عصر دیجیتال امروزی است؛ و نشان می‌دهد که چگونه فناوری‌های پیشرفته، یادگیرندگان را قادر می‌سازد تا دانش و مهارت‌ها را به‌طور مؤثرتر، کارآمدتر و راحت‌تر بپذیرند و یاد بگیرند. درواقع یادگیرنده به‌جای پیرو در یک فرایند آموزشی به یک هدایت‌کننده و رهبر فعال تبدیل می‌شود.نظرسنجی درباره ی مشارکت کارکنان گالوپ (Gallup Employee Engagement Survey): گالوپ کارکنان متعهد و دل‌بستۀ سازمان را به‌عنوان کسانی تعریف می‌کند که در کار و محل کارشان مشارکت دارند و مشتاق و متعهد به کار و محل کار خود هستند. ازنظر گالوپ، چنانچه کارکنان به 12 سؤال کلیدی امتیاز بسیار بالا بدهند، نشانه دلبستگی آنان و بالا بودن عملکرد تیمی است که در آن فعالیت می‌کنند.شاخص خالص کارکنان مروج یا ((Employee Net Promoter Score (NPS): راهکاری برای اندازه‌گیری وفاداری کارکنان است. این شاخص احتمال اینکه کارکنان، سازمان و محصولات یا خدمات آن را به دوستان خود توصیه کنند، اندازه‌گیری می‌کند و بینشی در خصوص اینکه چه چیزی در سازمان تعلق‌خاطر و وفاداری برای کارکنان ایجاد می‌کند و چه مواردی پیشران کاهش اشتیاق شغلی کارکنان است، ارائه می‌دهد.حفظ مشتری (Customer Retention): میزان توانایی شرکت یا سازمان در نگهداری مشتریان قبلی و تشویق آن‌ها به خرید مکرر و جلوگیری از شیفت آن‌ها به سمت رقبا است. این شاخص درواقع روی روابط سازمان با مشتری تمرکز می‌کند.تعداد کارکنانرضایت مشتریتعداد کل تعاملات با مشتریکیفیت خدمات ارائه‌شده به مشتریدر بیشتر مواقع مشغلۀ سرپرست/مدیر آن‌قدر زیاد است که نمی‌تواند به کارکنانی که جدیداً در سازمان استخدام شده یا به تمامی کارکنان، توجه کند. ارزیابی عملکرد با بررسی نتایج عملکرد هر کارمند به‌صورت جداگانه و محاسبۀ امتیاز کسب‌شده توسط وی به سرپرست/مدیر کمک می‌کند تا شناخت بهتری نسبت به تمامی کارکنان به دست آورده و ارتباطات بهتری که منجر به بهره‌وری بهتر نیز می‌شود با کارکنان برقرار کنند. همچنین کارکنان نیز باوجود آگاهی از اجرای فرایند ارزیابی عملکرد سعی خواهند کرد تا کار خود را به بهترین نحو ممکن انجام داده و اطمینان دارند که عملکرد آن‌ها به‌طور عادلانه موردبررسی قرار می‌گیرد. در نهایت اجرای صحیح فرایند ارزیابی عملکرد منجر به افزایش کارایی و سود سازمان خواهد شد.برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Tue, 05 Jul 2022 10:36:46 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%81%D8%B1%D8%A2%DB%8C%D9%86%D8%AF-%D8%A8%D8%B1%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D8%B1%DB%8C%D8%B2%DB%8C-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D8%B1%D8%A7%D8%AA%DA%98%D9%8A%DA%A9-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-bsc-%D9%85%D8%AD%D8%B5%D9%88%D9%84-bpms-%D8%AC%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%86-tehca6ojsz0v تاریخچۀ کارت امتیازی متوازن (BSC)کارت امتیازی متوازن در اوایل دهۀ 1990 توسط رابرت کاپلان و دیوید نورتون به‌عنوان رویکردی برای مدیریت و اندازه‌گیری عملکرد استراتژیک توسعه یافت. آن‌ها مشاهده کردند که معیارهای عملکرد سنتی که بر اساس حساب‌های مالی است تصویری ناقص از عملکرد یک سازمان ارائه می‌دهد. بنابراین آن‌ها کارت امتیازی متوازن (BSC) را برای ارائۀ نمای شفاف‌تر از عملکرد سازمان ایجاد کردند. کارت امتیازی متوازن (BSC) معمولاً به‌عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک شناخته می‌شود که در دو دهۀ اخیر مورداستفاده قرارگرفته است. اما اصل وجودی BSC همان‌طور که ذکر شد به قرن 19 برمی‌گردد. امروزه از آن در سراسر جهان در سازمان‌های خدمات ملکی، غیرانتفاعی، کسب‌وکارها و دولت‌ها استفاده می‌شود. سازمان‌ها از کارت امتیازی متوازن برای هماهنگی عملیات روزمره‌ی خود با چشم‌اندازها و استراتژی سازمانشان استفاده می‌کنند. تاریخچۀ BSC در اینفوگرافیک زیر نشان داده شده است.BSC (کارت امتیازی متوازن) چیست؟اصطلاح کارت امتیازی متوازن (BSC) به شاخص عملکرد مدیریت استراتژیک اطلاق می‌شود که برای شناسایی و بهبود عملکردهای مختلف داخلی کسب‌وکار و خروجی‌های آن‌ها برای سازمان به کار می‌رود. برای اندازه‌گیری و ارائۀ بازخورد به سازمان‌ها، کارت‌های امتیازی متوازندر بین شرکت‌های ایالات‌متحده، انگلستان، ژاپن و اروپا رایج است. جمع‌آوری داده‌ها برای ارائۀ نتایج کمّی بسیار مهم است زیرا مدیران و مدیران اجرایی، اطلاعات را جمع‌آوری و تفسیر می‌کنند. پرسنل شرکت می‌توانند از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری بهتر برای آینده‌ی سازمان استفاده کنند.اهمیت کارت امتیازی متوازن (BSC)زمانی می‌توانید مطمئن باشید که قادر به استفاده از مدل کارت امتیازی متوازن به بهترین نحو ممکن هستید که به‌طورقطع درباره‌ی اهمیت کارت امتیازی متوازن فکر کرده و ایده‌هایی نیز در ارتباط با اجرای آن در سازمان داشته باشید. با استفاده از BSC شرکت‌ها می‌توانند چهار حوزه‌ی مختلف و ضروری را برای تجزیه‌وتحلیل به بهترین شکل از یکدیگر جدا کنند تا تسلط بیشتری روی هر ناحیه داشته باشند. این‌ها چهار ناحیه‌ای هستند که به‌عنوان پایه‌های اصلی شرکت نیز شناخته می‌شوند. این چهار ناحیه شامل یادگیری، فرایندهای کسب‌وکار، امور مالی و مشتریان هستند.وقتی شرکتی از روش کارت امتیازی متوازن استفاده می‌کند، بی شک به‌راحتی قادر خواهد بود تا به همۀ شاخص‌ها، اهداف، اهداف بلندمدت و نوآوری‌های خلاقانه به طرز شگفت‌انگیزی دست پیدا کند. این گزینه‌ها به‌طور حتم همان توابع اصلی اولیۀ کسب‌وکار برای اطمینان از کارکرد صحیح آن‌ها هستند. شرکت‌ها می‌توانند عوامل مختلف عملکرد کسب‌وکار را با این مدل شناسایی کنند. بنابراین، می‌توان گفت که استفاده از این روش نتایج خوبی را برای تمامی کسب‌وکارها به همراه خواهد داشت. این احتمالاً یکی از دلایل اصلی است که افراد می‌خواهند از کارت امتیازی متوازندر شرکت خود استفاده کنند. بنابراین، اکنون که از اهمیت کارت امتیازی متوازن آگاه شدید، اجازه دهید تا چهار دیدگاه BSC شامل دیدگاه‌های مالی، مشتری، فرایندهای داخلی، یادگیری و رشد را مرور کنیم.دیدگاه‌های کارت امتیازی متوازن (منظرهای چهارگانۀ BSC)1. دیدگاه مالی: اقدامات مالی خاصی وجود دارد که برای اطمینان از موفقیت شرکت ضروری است. اهداف کسب‌وکار آن‌هایی هستند که به‌راحتی قابل‌تعریف هستند و بنابراین نقش مهمی در درک عملکرد شرکت ایفا می‌کنند. داده‌های مالی مانند فروش، هزینه‌ها و درآمد برای درک عملکرد مالی استفاده می‌شود. این شاخص‌های مالی ممکن است شامل مقادیر واحد پولی کشور، نسبت‌های مالی، واریانس بودجه یا اهداف درآمدی باشد. محور اصلی تمرکز کسب‌وکار در حین سنجش موفقیت شرکت، دیدگاه مالی است. این دیدگاه در تجزیه‌وتحلیل BSC به همین میزان ضروری است. شما باید این دیدگاه را تجزیه‌وتحلیل کنید تا دریابید که آیا کسب‌وکار شما قادر به کسب درآمد است؛ آیا سهامداران شما راضی هستند و ... همچنین BSC درباره‌ی خروجی نتایج تصمیمات گذشتۀ شما بازخورد ارائه می‌دهد. اتخاذ مدیریت پولی مناسب با اندازه‌گیری چشم‌انداز مالی کارت امتیازی متوازن (BSC) تضمین می‌شود.2. دیدگاه مشتری: دیدگاه‌های مشتری برای سنجش رضایت مشتری از کیفیت، قیمت و در دسترس بودن محصولات یا خدمات، جمع‌آوری می‌شود. مشتریان بازخوردشان را در ارتباط با میزان رضایت از محصولات فعلی ارائه می‌دهند. اهداف مربوط به مشتری و شاخص‌ها نیز بسیار قابل‌توجه است زیرا تمرکز آن‌ها بر تحقق انتظارات و رضایت مشتریان به بهترین نحو ممکن است. بنابراین این دیدگاهِ دیگری است که سازمان باید روی آن تمرکز کند. تحلیل این دیدگاه به شما پیش‌زمینه‌ها و راهنمایی‌هایی در مورد افرادی که قصد خرید محصولات یا خدماتتان را دارند، ارائه می‌کند. تعداد مشتریان احتمالی؛ میزان رضایت مشتریان فعلی ... انواع تجزیه‌وتحلیل‌ها از دیدگاه مشتری در BSC می‌تواند انجام شود.3. دیدگاه فرایند داخلی: فرایندهای کسب و کار با بررسی چگونگی تولید محصولات، ارزیابی می‌شوند. مدیریت عملیاتی برای ردیابی هرگونه شکاف، تأخیر، گلوگاه‌ها، کمبودها یا ضایعات تجزیه‌وتحلیل می‌شود. در اینجا جنبۀ دیگری وجود دارد که برای دستیابی به نتیجۀ کل با مدل کارت امتیازی متوازن ضروری است. عملکرد کسب‌وکار با کمک این اهداف و شاخص‌ها اندازه‌گیری می‌شود. بنابراین، این جنبه نیز بخش مهمی از مدل BSC است. با کمک BSC و اندازه‌گیری فرایندهای داخلی کسب‌وکار می‌توانید دریابید که فرایندهای کسب‌وکار شما تا چه میزان روان و هموار عمل می‌کند. همچنین خواهید فهمید که نیروی کار و سیستم‌های کاریتان به‌اندازه‌ی کافی کارآمد هستند یا خیر. افزایش کارایی و بهینه‌سازی عملکرد از ویژگی‌های اصلی دیدگاه فرایند داخلی کارت امتیازی متوازن است. در این دیدگاه لازم است تا رویکردی جامع برای توجه کافی به تمام عواملی که موفقیت کسب‌وکار را تضمین می‌کند، داشته باشید.4. دیدگاه یادگیری و رشد: یادگیری و رشد از طریق بررسی منابع آموزشی و دانش، تجزیه‌وتحلیل می‌شود. این مرحله، پایۀ اصلی چگونگی دریافت اطلاعات و نحوه‌ی استفاده‌ی مؤثر کارکنان از این اطلاعات برای تبدیل آن به مزیت رقابتی در صنعت را بررسی می‌کند. با تحلیل این دیدگاه، سازمان باید دریابد که آیا سیستم کاری آن از روندهای جدید، بازخوردها، شاخص‌های کلیدی عملکرد پیروی می‌کند یا خیر. شاخص‌ها و اهداف مربوط به عملکرد سازمان نقش مهمی در کل مدل BSC ایفا می‌کند. تولید، مهارت‌ها، فرهنگ شرکت، آموزش، رهبری و موارد دیگر به بهترین نحو ممکن اندازه‌گیری می‌شود. این دیدگاهِ کارت امتیازی متوازن بررسی می‌کند که آیا همۀ اعضا از آموزش مناسب برای رشد مطابق با استانداردهای در حال تغییر در صنعت برخوردار هستند تا از رشد شرکت اطمینان حاصل شود. دانش و پیاده‌سازی ابزارها و سیستم‌های جدید نیز در این دیدگاه کارت امتیازی متوازن مورد تجزیه‌وتحلیل قرار می‌گیرد.مزایا و معایب کارت امتیازی متوازن (BSC)مزایای BSC :کارت امتیازی متوازن اهداف سازمانی را در قالب یک نمودار تنها در یک صفحه که به نواحی مرتبط تقسیم‌شده است، نشان می‌دهد.BSC به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا شکاف بین بیانیۀ مأموریت یا اهداف کلی و چگونگی پشتیبانی فعالیت‌های روتین سازمان از مأموریت یا اهداف شرکت را حذف کنند. هدف BSC از جلب رضایت مشتری می‌تواند به بهبود عملکرد پشتیبانی فنی مطابق با توافقنامۀ سطح خدمات یا فراتر رفتن از SLA مرتبط باشد.BSC روش‌های نوآوری و بهبود فرایند مانند شش سیگما و تولید ناب را به اهداف اصلی شرکتی تبدیل می‌کند. همچنین تضمین می‌کند که صدای مشتری به همان اندازه مهم است.این روش از سایر روش‌های گزارش دهی کسب‌وکار یا بهبود فرایند جدا نیست. پروژه‌های شش سیگما به‌طور طبیعی تحت بخش "یادگیری و نوآوری" قرار می‌گیرند. استانداردهای مالی مانند Sarbanes Oxley به‌سادگی توسط دپارتمان مالی هنگام تحقق اهداف کارت امتیازی متوازن مالی یا برای پیاده‌سازی اهداف BSC مالی اجرا می‌شود.کارت‌های امتیازی متوازن می‌توانند وسیله‌ای بصری برای نشان دادن نحوه‌ی ارتباط اهداف مختلف ارائه دهند. افزایش فروش، سود یا اهداف فروش را در بخش مالی بهبود می‌بخشد. بهبود خدمات به مشتریان با هدف "صدای مشتری" مطابقت دارد.BSC ها آن‌قدر ساده هستند که پس از آشنایی با مفهومشان توسط بسیاری از مدیران مورداستفاده قرار می‌گیرند. برای پیاده‌سازی نسخۀ ساده‌ی BSC نیازی به آموزش پیشرفته نیست.معایب BSC :عملکرد کارت امتیازی متوازن ذهنی است. برخلاف سطوح کیفیتی نمی‌توان آن را به جز با نظرسنجی یا نظر مدیریت تعیین کرد. الزام به گذراندن تعداد مشخصی از ساعات آموزشی در سال برای "یادگیری و نوآوری" لزوماً به این معنا نیست که همۀ کارکنان دوره‌هایی را که به افزایش مهارت در شغلشان کمک می‌کند گذرانده‌اند یا حضور در کلاس‌ها بهتر از کار در خط مونتاژ است.BSC شامل تجزیه‌وتحلیل مستقیم مالی از ارزش اقتصادی یا مدیریت ریسک نیست. انتخاب هدف تحت کارت امتیازی متوازن به‌طور خودکار محاسبۀ هزینۀ فرصت را شامل نمی‌شود.از آنجا که BSC می‌تواند نوع جدیدی از گزارشات را بدون نیاز به بهبود کیفیت یا اعداد مالی ارائه کند، به نظر می‌رسد که کارت امتیازی متوازنمجموعه‌ای اضافی از گزارشات بدون ارزش‌افزوده ایجاد می‌کند یا بدتر از آن باعث انحراف از دستیابی به اهداف واقعی می‌شود.دستیابی به اهداف بیش‌ازحد انتزاعی BSC آسان است، اما تعیین آن‌ها به شکل کمّی دشوار است.وقتی شرکتی نتواند اهداف کارت امتیازی متوازن خود را برآورده کند، ممکن است اهداف را برای دستیابی به موفقیت یا جلوگیری از شکست، مجدداً با توجه به وضعیت کنونی تفسیر کند و به شرایط قبلی برگردد.نحوه‌ی عملکرد کارت امتیازی متوازن (BSC) :برای ایجاد و پیاده‌سازی کارت امتیازی متوازن-BSC، مدیران باید :چشم‌انداز و استراتژی کسب‌وکار را بیان کنند.دسته‌ها یا آزمون‌های عملکردی را که بینش و استراتژی کسب‌وکار را به بهترین نحو با نتایج آن پیوند می‌دهد، شناسایی کنند (مانند عملکرد مالی، عملیات، نوآوری، عملکرد کارکنان)اهدافی را تعیین کنند که از چشم‌انداز و استراتژی کسب‌وکار پشتیبانی می‌کند.تدوین شاخص‌های مؤثر و استانداردهای معنی‌دار، تعیین نقاط عطف کوتاه‌مدت و اهداف بلندمدتاطمینان از پذیرش کامل شاخص‌ها توسط شرکتتدوین بودجه‌بندی مناسب، ردیابی، ارتباطات و سیستم‌های پاداشجمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های عملکرد و مقایسۀ نتایج واقعی با عملکرد مطلوباقدام برای بستن شکاف‌های نامطلوبکاربرد BSC (اهداف کارت امتیازی متوازن) :فرض کنید که کسب‌وکار کوچک شما می‌خواهد به بزرگ‌ترین سازنده‌ی ویجت ها در کشور تبدیل شود. یکی از استراتژی‌های اصلی شرکت برای تحقق این امر افزایش گردش مالی است. ازنظر مالی، شما می‌خواهید گردش مالی را 17 درصد در مقایسه با سال گذشته افزایش دهید و اهداف مالی را مشخص کنید. مشتریان این گردش مالی را ارائه می‌دهند، بنابراین باید تحویل‌های خود را به‌موقع دریافت کنند که این هدف مشتری است. اهداف فرایند داخلی به این سؤال پاسخ می‌دهند: برای اطمینان از اینکه مشتریان سفارشات خود را به‌موقع دریافت می‌کنند، چه باید کرد؟ سرانجام، اهداف نوآوری شما شامل هرگونه تغییر زیرساختی برای تحقق استراتژی شما می‌شود. به‌عنوان‌مثال، نصب ماشین‌آلات جدید تولید یا تنظیم مجدد فضای اداری برای تیم سازی.نمونه‌ای از کاربرد کارت امتیازی متوازن (BSC) در شرکت حمل‌ونقلیکی از اهداف اصلی برای تدوین کارت امتیازی متوازن (BSC) ترسیم نقشۀ استراتژی (Strategy Map) برای سازمان است که چهار ناحیۀ رضایت مشتری، عملکرد، مدیریت منابع مؤثر و توسعۀ کارکنان را در برمی‌گیرد. نقشۀ استراتژی ابزاري است كه ميان استراتژي موردنظر سازمان، فرايندها و سيستم‌هايي كه به پياده‌سازي استراتژي كمك می‌کنند، ارتباط برقرار می‌نماید. اين ابزار به كاركنان سازمان يك دید واضح و روشن می‌دهد تا بدانند چگونه فعاليت‌هايشان به اهداف جامع سازمان متصل شده و آن‌ها را در جهت انجام هرچه بهتر اقداماتشان هماهنگ و همسو می‌کند. در ادامه، کاربرد BSC (اهداف BSC) برای این نواحی در یک شرکت حمل‌ونقل به‌عنوان‌مثال آورده شده است.اهداف :افزایش رضایت مشتری : حمل‌ونقل باید نیازها و انتظارات کاربران را برآورده کند. دپارتمان این کار را از طریق اندازه‌گیری و برقراری ارتباط و تمرکز بر ایمنی، وضعیت سیستم، تحرک و پویایی و خدمات عالی به مشتریان انجام خواهد داد.عملکردی : بهبود شرایط دارایی: دپارتمان باید به‌طور مستمر بر سیستم حمل‌ونقل نظارت کند و از طریق مدیریت اثربخش، برنامه‌ریزی و تخصیص منابع، تعمیر و نگهداری (نت)، نوسازی و جایگزینی به‌موقع دارایی‌های حمل‌ونقل را بهینه کند؛ افزایش تحرک: این دپارتمان باید برای محدود کردن تأخیرهای حمل‌ونقل و افزایش دسترسی به همۀ روش‌های حمل‌ونقل تلاش کند؛ بهبود ایمنی و امنیت سیستم: دپارتمان باید از طریق مهندسی، اجرا، آموزش و پاسخگویی فوری و واکنش اضطراری، سیستم حمل‌ونقل را ایمن‌تر و امن‌تر کند؛ بهبود کارایی دپارتمان: دپارتمان باید اطمینان حاصل کند که عملیات روزانه و تحویل پروژه تا آنجا که ممکن است کارآمد و درعین‌حال مؤثر است. این امر از طریق نوآوری، پیاده‌سازی فناوری‌های بهبودیافته و بهبود فرایند از روش تفکر ناب (Lean) محقق می‌شود؛ شناسایی، برقراری ارتباط و همکاری با شرکا: دپارتمان مشارکت‌های مبتنی بر همکاری را برای استفاده‌ی بهتر از منابع، دستیابی به اهداف بلندمدت و ایجاد راه‌حل‌های مؤثر برای نگرانی‌های مشترک شناسایی و ایجاد می‌کند.مدیریت منابع مؤثر : مدیریت مؤثر منابع مالی: این دپارتمان باید سیستم حمل‌ونقل و خدمات را حفظ کند و از طریق بهینه‌سازی عملکرد، کاهش هزینه‌ها و افزایش ایجاد جریان درآمدی جدید در تمامی انواع حمل‌ونقل سرمایه‌گذاری کند. این امر از طریق برقراری ارتباط شفاف با نیازهای حمل‌ونقل، استفاده از دارایی‌های جاری، کاهش هزینه‌های کل بخش، بهبود بهره‌وری از طریق فناوری و افزایش ساختار هزینه‌ها، اجرا خواهد شد؛ پیاده‌سازی استراتژیک برنامه‌ریزی نیروی کار: دانش و تجربۀ کارگر، بنیان برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار است. با اجرای استراتژی‌هایی که رضایت شغلی و وفاداری کارکنان را افزایش می‌دهد، این دپارتمان می‌تواند نیروی کار ماهری را که متخصص و پیشرو در زمینۀ حمل‌ونقل هستند، پرورش دهد؛ حفاظت و بهبود محیط‌زیست: دپارتمان باید در طول برنامه‌ریزی، اجرا و تعمیر و نگهداری تأسیسات و خدمات حمل‌ونقل، محیط طبیعی، فیزیکی و اجتماعی را حفظ و ارتقا دهد. دپارتمان باید مسئولیت زیست‌محیطی را با اجرای بهترین شیوه‌های مدیریتی مطابق با کلیۀ قوانین و مقررات قابل‌اجرا، تلاش برای جلوگیری از آلودگی، مدیریت مصرف انرژی، تأسیسات و وسایل نقلیۀ دپارتمان حمل‌ونقل و استفاده از شیوه‌های مدیریت هوشمند را در کلیۀ فعالیت‌های خود اِعمال کند.توسعۀ کارکنان : افزایش قدرت جایگاه پرسنل: دپارتمان باید به توسعه و حفظ کارکنان فعلی خود از طریق راهنمایی و برنامه‌های توسعۀ فردی و همچنین استخدام کارآمد و مؤثر برای اطمینان از انتخاب فرد مناسب در جایگاه شغلی مناسب در زمان مناسب را ادامه دهد؛ بهینه‌سازی سلامت و ایمنی کارکنان: دپارتمان باید تلاش خود را برای دستیابی به بهبود سلامتی و ایمنی برای همۀ کارکنان ارتقاء دهد. این کار باید آگاهی کارکنان را از شیوه‌های زندگی سالم و شیوه‌های ایمن از طریق رهبری نمونه، آموزش، پرورش و پاسخگویی شخصی افزایش دهد. دپارتمان باید شرایط بالقوه‌ی مضر را شناسایی کرده و برای رفع این شرایط مضر یا جلوگیری از ریسک‌های غیرضروری اقدام کند؛ هماهنگ کردن کارکنان در راستای مأموریت دپارتمان: دپارتمان باید مأموریت و هدف خود را به‌طور واضح به همۀ کارکنان اعلام کند تا اطمینان حاصل شود که تلاش‌های کاری با استراتژی‌ها و ابتکارات کلی هماهنگ است. کارکنان باید توسط مدیریت پشتیبانی شوند که عملکرد، پاسخگویی و نتایج مطلوب را در برمی‌گیرد.پیاده‌سازی کارت امتیازی متوازن (BSC) :مراحل اصلی طراحی و پیاده‌سازی کارت امتیازی متوازن (BSC) عبارت‌اند از :1. ایجاد یک بنیان استراتژیک مناسب و دقیق برای کارت امتیازی متوازن2. تهیۀ یک خلاصۀ راهبردی چندبُعدی3. تعیین اهداف برای هر دیدگاه کارت امتیازی متوازن4. پیوند دادن اهداف از طریق علت و معلول5. تعیین شاخص‌ها برای هر هدف6. تعیین اهداف برای هر شاخص در کارت امتیازی متوازن (BSC)7. شناسایی ابتکارات استراتژیک برای تحقق اهداف8. اجرای کامل کارت امتیازی متوازنچه زمانی از BSC (کارت امتیازی متوازن) استفاده می‌کنیم؟شما باید از کارت امتیازی متوازن برای روشن شدن چشم‌انداز و استراتژی تیم خود برای بهبود و سپس تبدیل آن‌ها به اهداف و اقدامات مشخص استفاده کنید. می‌توانید از آن برای اطمینان از اتخاذ رویکردی در کل سیستم برای اجتناب/جلوگیری از گلوگاه‌ها نیز استفاده کنید.چگونه از BSC (کارت امتیازی متوازن) استفاده کنیم؟ایجاد کارت امتیازی متوازن بخش مهمی از توسعۀ سازمانی است، اما می‌تواند به سطوح مدیریت و بخش‌ها تقسیم شود. بنابراین کارت امتیازی متوازن می‌تواند بخش بزرگی از فعالیت‌های نظارت بر عملکرد مدیران برای بهبود و محافظت از کسب‌وکار را تشکیل دهد.کارت امتیازی متوازن (BSC) در صورتی مؤثر خواهد بود که بتوانید از آن برای کل سازمان خود استفاده کنید. ممکن است انجام یک تجزیه‌وتحلیل ذینفعان برای شناسایی افرادی که نیاز به مشارکت یا نفوذ در آن‌ها دارید، ارزشمند باشد. اگر می‌خواهید اثربخشی اقدامات استراتژیک سازمان خود را درک کنید، مفهوم بهتری از مفهوم کارت امتیازی متوازن وجود ندارد. اکثر مدیران سطح بالای شرکت‌های مختلف تمایل به درک اندازه‌گیری سازمانشان بر اساس استراتژی سطح بالا و اقدامات سطح پایین که به‌شدت بر رفتار کارکنان و مدیران تأثیر می‌گذارد، دارند.کارت امتیازی متوازن (BSC) نقش مهمی در تحلیل چشم‌انداز استراتژیک بزرگ و فازی یک سازمان به مراحل مختلف و قابل‌اجرا به شیوه‌ای خاص‌تر و نتیجه محور دارد. برخی از شاخص‌های سنتی وجود دارد که می‌تواند برای برخی از کارکنان گمراه‌کننده باشد. این امر می‌تواند قطعاً منجر به کاهش نوآوری و بهبود شود. بااین‌حال، این‌ها مواردی است که محیط کسب‌وکار فعلی شما می‌خواهد داشته باشد. کارت امتیازی متوازن اجرای مدیریت سازمانی را با در نظر گرفتن شاخص‌های مالی اقدامات گذشته و اقدامات عملیاتی که می‌تواند نقش مهمی در عملکرد مالی آینده داشته باشد، فراهم می‌کند. ازاین‌رو، شرکت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که می‌توانند بهترین مدیریت را برای موفقیت شرکت به‌طورقطع داشته باشند. این دقیقاً همان چیزی است که مدیران نیاز دارند. می‌توان گفت که کارت امتیازی متوازن یک سیستم مدیریتی بسیار عالی است. در واقع BSC روشی است که به شرکت به‌گونه‌ای نگاه می‌کند که تمرکز اصلی را روی برخی از اهداف استراتژیک بلندمدت برای کسب بهترین نتایج قرار دهد.برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Tue, 05 Jul 2022 09:10:03 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D9%86%D8%AA-cmms-stmr02ddxmyg مروری بر نرم‌افزار نت یا CMMSنرم‌افزار نت(CMMS) مخفف سیستم مدیریت مکانیزه نت، نرم‌افزاری است که به مدیریت دارایی‌ها، زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات و پیگیری دستورات کار کمک می‌کند. در واقع نرم‌افزار نت-CMMS یک پایگاه داده‌ی کامپیوتری از اطلاعات مرتبط با دارایی‌های یک سازمان و عملیات نگهداری آن‌ها است. این اطلاعات به‌منظور کمک به تکنسین‌های نگهداری و تعمیرات (نت) جهت انجام مؤثرتر عملیاتشان (به‌عنوان‌مثال، تعیین اینکه کدام ماشین‌ها نیاز به نگهداری و تعمیرات دارند و مشاوره در مورد در دسترس بودن و محل قطعات یدکی موردنیاز آن‌ها) و ارائۀ گزارشاتی برای مدیریت برای تصمیم‌گیری آگاهانه (به‌عنوان‌مثال، محاسبۀ هزینۀ تعمیر خرابی ماشین در مقابل نگهداری پیشگیرانه برای هر دستگاه که احتمالاً منجر به تخصیص بهتر منابع می‌شود) بکار می‌رود.مؤلفه‌های نرم‌افزار نت-CMMSCMMS (نرم‌افزار نت) سیستمی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد وضعیت وظایف نگهداری و تعمیرات تجهیزات را ردیابی کرده و مکان موجودی، قطعات جایگزین و مجموعه‌ها را که عموماً در انبار شرکت قرار دارند، ردیابی کنند. برای توضیحات بیشتر مؤلفه‌های نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات به شرح زیر آورده شده است:1. مکانیزه شده (کامپیوتری شده) : داده‌های مربوط به موجودی، قطعات یدکی، تجهیزات و نگهداری آن‌ها را در رایانه برای دسترسی سریع ذخیره می‌کند.2. تعمیر و نگهداری : از اولویت‌بندی صحیح وظایف تعمیر و نگهداری، موجودی و قرار داشتن نیروی کار در مکان درست، اطمینان حاصل می‌کند.3. مدیریت : اطلاعات کاملی در رابطه با زمان موعد تعمیر و نگهداری، تعداد و محل موجودی، زمان‌بندی دستور کار نیروی انسانی و غیره را ارائه می‌دهد و به مدیران در تصمیم‌گیری آگاهانه کمک می‌کند.4. سیستم : به کاربران این امکان را می‌دهد تا از روشی سیستماتیک در ارتباط با کارهای مربوط به نگهداری و تعمیرات پیروی کنند که درنهایت منجر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود.نرم‌افزار نت (CMMS) چگونه کار می‌کند؟نرم‌افزار نت برای ساده‌سازی سه وظیفه یعنی بازرسی، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه و تعمیرات استفاده می‌شود. بنابراین، بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه CMMS می‌تواند این وظایف را ساده کند که در جدول زیر نشان داده‌شده است.مرحلۀ 1 :وقتی شرکتی تجهیزاتی را خریداری می‌کند جزئیات آن تجهیزات مانند نام، شماره‌سریال/شماره مدل، تاریخ خرید و غیره، اطلاعات اولیه همراه با برنامۀ نگهداری و تعمیر پیشگیرانه (نت) و بازرسی آن در CMMS وارد می‌شود.مرحلۀ 2 :وقتی قرار است عملیات برنامه‌ریزی‌شده یا نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه یا بازرسی انجام شود، CMMS دستور کار را ایجاد می‌کند و بررسی می‌کند که آیا همۀ قطعات یدکی موردنیاز در کل فرایند در انبار وجود دارد یا خیر.مرحلۀ 3 :تمامی کارکنانی که قرار است در این فرایند کار کنند به‌طور خودکار از قبل در مورد تعمیر، نگهداری یا بازرسی برنامه‌ریزی‌شده‌ی تجهیزات مطلع می‌شوند.این رویکرد سیستماتیک نسبت به نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه و بازرسی به شرکت در بهبود بهره‌وری و کارایی کمک می‌کند. درعین‌حال، احتمال خرابی، وقفه‌ها و رویدادهای ناگهانی را نیز کاهش می‌دهد. اگر وظایف نگهداری و تعمیرات و بازرسی به‌موقع انجام شود، نیاز به تعمیرات تجهیزات نیز کاهش می‌یابد. نرم‌افزار نت (CMMS) همچنین می‌تواند به شما در یافتن سریع تیم نگهداری و تعمیرات (نت) برای انجام کارهای مربوط به بازرسی، نگهداری و تعمیرات کمک کند.نرم‌افزار نت چه کاری انجام می‌دهد؟مدیریت دارایی و موجودی : وضعیت دارایی‌ها و محل موجودی را برای فرایندهای پیوسته و تفکیک‌ناپذیر پیگیری و نظارت می‌کند.تولید گزارشات سفارشی : ارائۀ اطلاعاتی مانند تاریخ نگهداری و تعمیرات تجهیزات، قطعات یدکی مورداستفاده برای تجهیزات خاص و غیرهنگهداری و تعمیرات پیشگیرانه : برای جلوگیری از تعمیرات و خرابی‌های پرهزینه، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه را به‌طور منظم زمان‌بندی می‌کند.برنامه‌ریزی برای تکنسین‌ها یا تیم‌های نگهداری و تعمیرات (نت) : دستورات کاری را می‌توان به تکنسین‌های خاص یا تیم های نگهداری و تعمیرات موجود اختصاص داد.مدیریت دستور کار : کاربران می‌توانند به وضعیت دستورات کاری ایجادشده توسط سیستم دسترسی داشته، ویرایش و نظارت کنند.چرا اکثر پیاده‌سازی‌های نرم‌افزار نت یا CMMS مزایای مورد انتظار را فراهم نمی‌کنند؟نرم‌افزار نت یا CMMS ها اغلب با موجی از انتظارات بالا در مورد مزایایی که ارائه می‌دهند خریداری می‌شوند. این مزایا عبارت‌اند از:بهبود بهره‌وری معامله گران، کاهش هزینه‌های مستقیم نیروی کارافزایش دسترسی به تجهیزات به دلیل برنامه‌ریزی بهترافزایش قابلیت اطمینان تجهیزات از طریق شناسایی نقص و خطاهای مکرربهبود کنترل موجودی، مواجهۀ کمتر با شرایط کاهش سطح موجودی و کمبود موجودی مواد اولیهبهبود کاهش طولانی‌مدت هزینه‌های نگهداری و تعمیرات (نت)بهبود ایمنی با ارائۀ رویه‌های دقیق استاندارد شغلیاما سازمان‌ها سایر عوامل مؤثر در پیاده‌سازی CMMS ها را در نظر نمی‌گیرند و همین امر باعث می‌شود تا نتوانند به مزایای مورد انتظار خود دست یابند.چگونه می‌توان در پیاده‌سازی‌های نرم‌افزار CMMS به مزایای مورد انتظار دست یافت؟در ابتدای ظهور سیستم‌های مدیریت مکانیزه نت این انتظار وجود داشت که معرفی این فناوری جدید به‌تنهایی مزایای وعده داده‌شده را تحقق بخشد و تنها چیزی که لازم است معرفی CMMS و آموزش افراد در استفاده از آن است و اینکه افراد شیوه‌های کاری خود را برای استفاده‌ی بهینه از این فناوری جدید با آن تطبیق دهند.اما اخیراً مشخص‌شده است درحالی‌که نرم‌افزار CMMS می‌تواند عامل مهمی برای بهبود عملکرد نگهداری و تعمیرات باشد، اما برای دستیابی به حداکثر مزایای ممکن از اجرای CMMS، فرایندهای کسب‌وکار باید به‌طور رسمی بازمهندسی (مهندسی مجدد) شده و شیوه‌های کار به‌صورت هماهنگ و برنامه‌ریزی‌شده تغییر پیدا کند. اگر قرار است تغییر مهمی حاصل شود باید از رویکرد مهندسی مجدد فرایند کسب و کار (BPR) برای پیاده‌سازی این سیستم‌ها استفاده کرد که بر فناوری و فرایندهای کسب و کار مرتبط با پیاده‌سازی CMMS متمرکز است. بااین‌حال، حتی رویکرد BPR در سال‌های اخیر به موضوعی بحث‌برانگیز برای پیاده‌سازی CMMS تبدیل‌شده و بسیاری معتقدند که این رویکرد در دستیابی به مزایای پایدار و بلندمدت کاملاً موفق نیست. Price Waterhouse دریافت که تغییر سازمانی مؤثر در شش بُعد رخ می‌دهد که 6 اهرم تغییر نامیده می‌شوند و شامل مشتریان و ذینفعان، افراد و فرهنگ، فرایندهای کسب‌وکار، محصولات و بازارها، سازمان و فناوری است. این موارد در زیر نشان داده‌شده است.این چارچوب می‌تواند مشابه با حلقه‌های کنترل شناخته شود یعنی جایی که برنامه‌ها در دستور کار قرار می‌گیرند، اقدامات انجام می‌شود و سپس خروجی‌ها با برنامۀ اصلی مقایسه و اقدامات مناسب انجام می‌شود. بر اساس تجربیات کسب‌شده در اکثر مواردی که مزایای کمی از CMMS یا عدم استفاده از CMMS به‌دست‌آمده است، دلیل اصلی این است که این حلقه‌های بازخورد و کنترل یا ازدست‌رفته‌اند یا بی‌اثر هستند. حلقه‌های بازخورد خاص و فرایندهای موردنیاز در یک فرایند موفق مدیریت نگهداری و تعمیرات(نت) عبارت‌اند از:زمان‌بندی روزانه و کنترل کسب‌وکار که شامل مواردی ازجمله نحوه‌ی تخصیص کار به نیروی کار و نحوه‌ی ایجاد انتظارات در مورد زمان "معقول" برای اتمام کار می‌شود. همچنین شامل چگونگی تعیین اولویت‌های روزانه و تصمیماتی است که در مورد تعویق یا لغو کارهای برنامه‌ریزی‌شده به‌منظور یکی کردن تمامی خرابی‌های روزانه گرفته می‌شود.از سویی دیگر بیشتر تمرکز در پیاده‌سازی CMMS بر نصب موفق سخت‌افزار و نرم‌افزار مرتبط با سیستم جدید است. بااین‌حال، فرصت‌های اصلی‌ای که نرم‌افزار نت برای سازمان به همراه دارد خارج از این حیطه است. برای اطمینان از اینکه این فناوری برای شما به‌درستی کار می‌کند باید آمادگی لازم را برای تخصیص زمان و تلاش خود را روی سه اهرم تغییر دیگر سرمایه‌گذاری کنید: یعنی افراد و فرهنگ، فرایندهای کسب‌وکار، ساختار سازمان و فناوری. بر همۀ اهرم‌های تغییر تمرکز کنید و آن‌ها را به‌صورت هماهنگ و یکپارچه پیش ببرید تا مزایای مورد انتظار از پیاده‌سازی CMMS را به دست آورید. اما این کار ساده یا کوتاه‌مدت نیست و نیازمند صرف زمان و انرژی قابل‌توجهی است.چگونه بهترین نرم‌افزار نت یا CMMS مناسب را انتخاب کنیم؟هنگام انتخاب نرم‌افزار CMMS ای که برای شرکت شما ایجاد ارزش کند، باید به پرسش‌های زیر پاسخ دهید:آیا نرم‌افزار CMMS فعلی دارای ویژگی‌هایی است که ایجاد، ویرایش، ردیابی و انتقال خودکار دستورات کار را امکان‌پذیر می‌کند؟آیا این راه‌حل CMMS الگوهای وظیفه‌ای را برای مشاغل نگهداری و تعمیرات که به‌صورت تکراری انجام می‌شوند، ارائه می‌دهد؟آیا نرم‌افزار CMMS مربوطه به شما این امکان ایجاد فرم های وب برای مهندسان، تکنسین‌ها و فروشندگان شما برای ارسال دستورات کاری ایجادشده را می‌دهد؟آیا برنامه‌های کامپیوتری اجازه‌ی ایجاد چک‌لیست برای کنترل و نگهداری و تعمیرات تجهیزات را می‌دهند؟آیا راه‌حل نرم‌افزاری CMMS، مدیریت آسان نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی‌شده و پیشگیرانه را ممکن می‌سازد؟آیا این پکیج نرم‌افزاری نگهداری و تعمیرات (نرم‌افزار نت) برنامه‌ریزی را بهروش‌های مختلف مانند زمان، در صورت نیاز، شرایط اضطراری و سایر موارد ارائه می‌دهد؟آیا این راه‌حل مدیریت مکانیزه‌ی نت، آمار بازخورد و نگهداری و تعمیرات دستورات کار را گردآوری می‌کند؟آیا هنگامی‌که مواد استفاده‌شده و قطعات تجهیزات تمام می‌شود، سیستم هشدار می‌دهد؟آیا CMMS، مرتب‌سازی مجدد آسان مواد موردنیاز را امکان‌پذیر می‌کند؟آیا سیستم CMMS ارائه‌شده شامل راه‌حل مبتنی بر تلفن همراه است؟آیا راه‌حل نرم‌افزاری مدیریت نگهداری و تعمیرات (نرم‌افزار نت) با سایر سیستم‌های کامپیوتری یکپارچه می‌شود؟آیا سیستم CMMS در مورد گارانتی فروشنده و انقضای حق بیمه هشدار می‌دهد؟آیا سیستم مدیریت مکانیزه نت، نمودارها و گزارش‌های موردنیاز شما را برای مشاهده‌ی اطلاعات موردعلاقه شما تهیه می‌کند؟آیا پکیج ارائه‌شده می‌تواند به‌راحتی سفارشی‌سازی شود؟آیا CMMS کنونی انعطاف‌پذیر و سازگار است به‌طوری‌که با زمان تغییر کند؟آیا شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزار نت، آموزش و پشتیبانی را در حین اجرا و پس از آن ارائه می‌دهد؟اگر پاسخ شما به هر یک از این پرسش‌ها "بله" است، پس نرم‌افزار CMMS موردنظر خود را که نیازهای کسب‌وکار شما را برآورده می‌کند، پیدا کردید. درنهایت، شما باید آخرین عامل مهم یعنی قیمت نرم‌افزار CMMS را در نظر بگیرید. قیمت محاسباتی و بازگشت سرمایه نه‌تنها شامل هزینۀ اولیۀ پکیج نرم‌افزاری است بلکه شامل اشتراک ماهانه/سالانه و همچنین هزینه‌های ارتقا، آموزش و پشتیبانی نیز می‌شود.مزایای نرم‌افزار نت (CMMS)- نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات :مزیت اصلی استفاده از نرم‌افزار نت (CMMS)، پیگیری و ردیابی صحیح دستور کار است. این امر به مدیران اجازه می‌دهد تا به‌راحتی کار را از ابتدا تا انتها دنبال کنند. اما علاوه بر این، 5 مزیت برتر دیگر وجود دارد که توجیهی خردمندانه برای تصمیم جهت سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار نت (CMMS) است:1. استفاده‌ی مؤثر از دارایی‌های سازمان : CMMS با استفاده از منابع داده و بینش‌های موجود، استفاده مؤثرتر از دارایی‌ها را به شیوه‌ای بهتر تضمین می‌کند. با کمک یک ماژول گزارش دهی و داشبوردهای تحلیلی می‌توانید معیارهای KPI را در هرلحظه تحت نظر داشته باشید. شرکای تجاری هر زمان که بخواهند می‌توانند به اطلاعات ضروری دسترسی داشته باشند و درنتیجه قابلیت دید آن‌ها افزایش یابد.2. کاهش زمان وقفۀ برنامه‌ریزی نشده : وقفۀ ناخواستۀ هزینه‌های دارایی‌ها روی درآمد کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد و به نام و شهرت برند آسیب می‌رساند. با استفاده از نرم‌افزار نت می‌توانید با تمرکز بر نگهداری و تعمیرات زمان‌بندی‌شده و پیشگیرانه هرگونه وقفۀ ناگهانی را به حداقل برسانید.3. بهبود بهره‌وری نگهداری و تعمیرات : نرم‌افزار CMMS دسترسی کارکنان نگهداری و تعمیرات را به اطلاعات، بررسی در دسترس بودن قطعات و لوازم جانبی و مدیریت دستورات کاری در جریان، تسهیل می‌کند. این بدان معناست که آن‌ها می‌توانند دستورات کاری را به‌طور مؤثرتری بدون هیچ‌گونه وقفه یا تأخیری تکمیل کنند.4. افزایش رعایت قوانین و دستورالعمل های ایمنی : نرم‌افزار نت، بررسی و نگهداری تجهیزات و رعایت استانداردهای ایمنی محل کار را برای شما آسان می‌کند که از صدمات و تصادفات مرگبار جلوگیری می‌کند. استفاده از نرم‌افزار CMMS این اطمینان را می‌دهد که تجهیزات شما برای کارگران و محل کارتان ایمن است.5. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (نت پیشگیرانه) : نرم‌افزار نت (CMMS) به شما امکان می‌دهد تا بازرسی‌ها و نگهداری و تعمیرات منظم و روتین را برنامه‌ریزی کرده تا از بروز تقاضاهای ناخواستۀ نت و تعمیرات گران‌قیمت جلوگیری کنید. با اتخاذ رویکرد پیشگیرانه بجای رویکرد واکنش گرایانه در مدیریت حفظ دارایی‌ها، عمر تجهیزات خود را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش می‌دهید.بهترین نرم‌افزار نت-CMMS :یک نرم‌افزار کارآمد CMMS می‌تواند اطلاعات مربوط به دارایی‌ها، موجودی و زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات شما را در اختیارتان قرار دهد و به شما در بهبود بهره‌وری و کارایی در واحد تولیدی یا محل کار خود کمک کند. یک نرم‌افزار نتنه‌تنها در دستیابی به اطلاعات حیاتی برای یک کسب‌وکار کمک می‌کند بلکه مدیریت نگهداری و تعمیرات کارآمد (نت کارآمد) را نیز تضمین می‌کند. در اینجا، ما 7 تا از بهترین نرم‌افزارهای CMMS رایگان و متن باز را معرفی کردیم که می‌توانید برای بهبود فرایند نگهداری و تعمیرات (نت) خود در نظر بگیرید و در زمان صرف شده برای کارهای غیرمولد صرفه‌جویی کنید.OpenMAINTOpenMAINT یک نرم‌افزار CMMS رایگان و متن باز است که از بهترین فناوری‌های موجود و معیارهای پیشرفته پروژه استفاده می‌کند. این نرم‌افزار در مدیریت ساختمان‌ها، تأسیسات، دارایی‌های منقول یا متحرک (movable assets) و سایر فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات تخصص دارد. همچنین می‌تواند لجستیک دارایی‌های متحرک یا منقول، مصالح ساختمانی و قطعات یدکی را مدیریت کند.ویژگی‌های اصلی :شامل داشبورد نمایش وضعیت برنامۀ نگهداری و تعمیرات استمی‌تواند SLA ها را به‌طور کارآمد مدیریت کندچک‌لیست‌های دقیق را برای هر فعالیت نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه اجرا می‌کندگزارش‌هایی درباره‌ی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه با نمای تقویم ارائه می‌دهدGnuMimsGnuMims یک نرم‌افزار CMMS رایگان و متن باز است که به دلیل قدرتمند بودن و کاربرپسندی بسیار معروف است. با مدیریت مؤثر و دقیق برنامه‌های نگهداری و تعمیرات و موجودی به کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات (نت) کمک می‌کند. همچنین با اطمینان از نگهداری و تعمیرات به شکل مستمر، قابلیت اطمینان دارایی را بهبود می‌بخشد.ویژگی‌های اصلی :فعال‌سازی مدیریت جامع داراییامکان مدیریت وظیفه و حجم کار بخش مهندسیمدیریت موجودیتهیۀ گزارشات مربوط به برنامۀ نگهداری و تعمیرات (نت) و مدیریت موجودیقابلیت سفارشی‌سازی با توجه به الزامات کسب‌وکار شماMP Software CMMSMP یک نرم‌افزار CMMS رایگان و متن باز است که می‌تواند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات را به‌صورت خودکار انجام دهد. این نرم‌افزار کل اطلاعات مربوط به نگهداری و تعمیرات (نت) را سازمان‌دهی، مستند و به‌روز نگه می‌دارد. با پیاده‌سازی تک کاربری (single-user) در شبکۀ سازمانی پیچیده به‌خوبی کار می‌کند. همچنین، یادگیری این نرم‌افزار کاربرپسند با بیش از 90 فیلم آموزشی موجود بسیار آسان است.ویژگی‌های اصلی :برنامه‌ریزی و زمان‌بندی‌های مجدد دستورات کار تعمیر و نگهداریارسال یادآوری‌های خودکار برای نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی‌شده نظارت و کنترل موجودی قطعات یدکی تهیۀ گزارشات موردنیاز برای مدیریت کارآمد نگهداری و تعمیرات (نت)Apache OfBizApache OfBiz یک نرم‌افزار CMMS قدرتمند، انعطاف‌پذیر و رایگان است که در صنایع مختلف مورداستفاده قرار می‌گیرد. می‌توان آن را به‌راحتی با توجه به نیازهای کسب‌وکار شما سفارشی‌سازی کرد. همچنین، به توسعه‌دهندگان کمک کند تا به‌راحتی ویژگی‌های موردنیاز را خود را ایجاد کنند. بسیار مقیاس‌پذیر است و بنابراین توسط کسب‌وکارهای کوچک در سطح سازمانی ترجیح داده می‌شود.ویژگی‌های اصلی :امکان مدیریت نگهداری و تعمیرات پیشگیرانهنمایش تاریخچه و سوابق نگهداری و تعمیرات (نت)کمک در ردیابی دارایی‌هاکنترل و مدیریت موجودیCWorksCWorks Plus یک CMMS رایگان و متن باز است که مخصوص متخصصان نگهداری و تعمیرات (نت) طراحی‌شده است. این نرم‌افزار نت یک ابزار آسان برای استفاده، امن و مقرون‌به‌صرفه است که می‌تواند فرایندهای نگهداری و تعمیرات در یک سازمان را بهینه کرده و بهبود بخشد و سوابق نگهداری را به‌طور مستمر پیگیری کند. این نرم‌افزار یک روش اثبات‌شده برای ساده‌سازی عملیات نگهداری و تعمیرات است و در بیش از 100 کشور جهان استفاده می‌شود.ویژگی‌های اصلی :ثبت و ضبط داده‌های اصلی و اولیۀ تعمیر و نگهداریفراهم کردن امکان ثبت دارایی‌ها و تجهیزات سازمانذخیره‌ی جزئیات مکان‌های مختلف سازمانمدیریت کارآمد و دقیق دستورات کاریامکان زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه مدیریت داده‌های کارکنانمدیریت سفارشات خریدامکان احراز هویت و دسترسی کاربرانارائۀ گزارشات مربوط به مدیریت تسهیلاتMaintSmartMaintsmart یک نرم‌افزار متن باز CMMS است که منحصراً برای نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، مدیریت دستور کار، مدیریت موجودی و خرید و ردیابی خرابی و قابلیت اطمینان طراحی‌شده است. این نرم‌افزار نت به ساده‌سازی کل فرایند نگهداری و تعمیرات کمک می‌کند و در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کند. این نرم‌افزار نت توسط سازمان‌های نگهداری و تعمیرات واقع در 42 کشور مختلف از بیش از 21 سال پیش استفاده می‌شود.ویژگی‌های اصلی :تهیۀ گزارشات سفارشی برای درک بهتر و تصمیم‌گیری آگاهانهاستفاده از تجزیه‌وتحلیل قابلیت اطمینان استاندارد نظامیشامل نرم‌افزار ردیابی وقفه یا توقف زمانی (downtime tracking software) است که امکان نگهداری و تعمیرات پیش‌گویانۀ دقیق را فراهم می‌کندبر اساس برنامۀ تعمیر و نگهداری، رویداد و وضعیت تجهیزات، به‌طور خودکار دستورات کار را تولید می‌کند.سهولت استفاده از چاپ خودکار و زمان‌بندی ایمیلامکان ترجمۀ نرم‌افزار به هر زبانیارسال سریع تمامی داده‌ها به Excel (اکسپورت کردن سریع داده‌ها به اکسل)امکان ایجاد یک صفحۀ وب از هرگونه داده به‌طور مستقیمدارای داشبورد تعاملیCalemEAMCalemEAM یک نرم‌افزار EAM و CMMS بسیار مقیاس‌پذیر است که می‌تواند عملیات نگهداری و تعمیرات را در هر مقیاسی مدیریت کند. مشتریان سازمانی ویژگی‌های این نرم‌افزار را جهت‌دهی می‌کنند. همچنین مدیران میدانی را قادر می‌سازد تا از نرم‌افزار در لپ‌تاپ‌ها و دستگاه‌های ویندوز موبایل خود استفاده کنند. این به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با کاهش زمان ورود داده‌ها و دقت در جمع‌آوری داده‌ها، بهره‌وری را بهبود بخشند.ویژگی‌های اصلی :ایجاد آلارم‌های (هشدارها) مربوط به دستورات کار، درخواست خدمات و سرویس‌های نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی‌شدهتوانایی پیکربندی برای چندین سازمان در مکان‌های مختلفسفارشی‌سازی ماژول‌ها، منوها، فرم‌ها و گزارش‌هاامکان نظارت بر SLA و گزارش‌هاداشتن داشبورد پیشرفتهامکان دسترسی و واردکردن داده‌ها بدون اتصال به شبکه به کارگران سیارکمک به مدیریت موجودی واقع‌شده در مکان‌های مختلفبنابراین، این‌ها ویژگی‌های اصلی 7 تا از بهترین نرم‌افزار CMMS رایگان و متن باز بود. برای درک بهتر، جدول زیر مقایسۀ این نرم‌افزارها را در یک نگاه نشان می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا بهترین را برای کسب‌وکار خود تعیین کنید.پس از مرور جزئیات این گزینه‌های CMMS رایگان و مقرون‌به‌صرفه، اگر فکر می‌کنید که به برخی از ویژگی‌های پیشرفته نیاز دارید و بودجه برای شما محدودیتی ندارد، می‌توانید IBM Maximo® APM - Asset Health Insights باقابلیت‌های مدیریتی پیشرفته را در نظر بگیرید. بهبود مدیریت دارایی‌ها با استفاده از فناوری پیشرفته مانند اینترنت اشیا. بیایید به‌طور خلاصه به شرح آن بپردازیم.IBM Maximo® APM - Asset Health Insightsبا استفاده از این سیستم پیشرفته CMMS، دستگاه‌ها را می‌توان در پلتفرم Watson IoT ثبت کرد که می‌تواند داده‌های سنسور را ارسال کند. بر اساس داده‌های جمع‌آوری‌شده، اقدامات خودکار برای جلوگیری از تعمیرات پرهزینه انجام می‌شود. همچنین در نظارت بر شرایط، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات از هر ماشین‌آلات یا تجهیزات و عمر مفید باقی‌مانده آن‌ها کمک می‌کند.ویژگی‌های اصلی :شامل داشبورد بصری است که به‌طور خلاصه در مورد وضعیت دارایی‌ها اطلاع‌رسانی می‌کندمی‌تواند با داده‌های سنسور یکپارچه شوداعلان‌های مربوط به موعد مقرر نگهداری و تعمیرات دارایی‌ها را ارسال می‌کنددر صورت نیاز به تعویض دارایی اطلاع می‌دهدنمای مفصلی از سوابق تعمیرات و نگهداری را نشان می‌دهدنتیجه‌گیری :سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار CMMS به دلیل مزایای رقابتی متعددی که دارد بدون شک ایده‌ی خوبی است. این نه‌تنها به بهبود عملیات نگهداری و تعمیراتکمک می‌کند بلکه شرکت شما را نیز به سمت موفقیت هدایت می‌کند. در این مقاله نرم‌افزارهای رایگان و متن باز CMMS معرفی شد که با وجود مزایایی که دارند به علت معایب متن باز و رایگان بودن آن‌ها برای سازمان‌های ایرانی مناسب نیستند (برای درک بهتر این موضوع روی لینک کلیک کنید). اگر به دنبال نرم‌افزار CMMS برای سازمان خود هستید، پیشنهاد ما نرم‌افزار CMMS جریان (نرم‌افزار نت جریان) است که سفارشی‌ترین و مقرون به‌صرفه‌ترین راه‌حل CMMS موجود در بازار را ارائه می‌دهد. نرم‌افزار نت جریان، کل سیستم دستور کار را ساده می‌کند تا کارکنان نگهداری و تعمیرات شما بتوانند کارآمدتر عمل کنند و در زمان واقعی وضعیت مدیریت و دارایی‌ها و برنامه‌های نگهداری و تعمیرات خود را مدیریت کنند. برای مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Mon, 04 Jul 2022 09:41:10 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D9%86%D8%B8%D8%A7%D9%85-%D9%BE%DB%8C%D8%B4%D9%86%D9%87%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%AA-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-mop9uy8sjz13 نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلاین چیست؟نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلاین یا صندوق پیشنهادات آنلاین، ابزار یک سازمان برای جمع‌آوری توصیه‌های کارکنان برای بهبود شرکت است. کارمند می‌تواند پیشنهاد خود را با واردکردن نام خود یا به شکلی ناشناس در برنامه ثبت کند. برای نرم‌افزار پیشنهادات کسب‌وکار دو وظیفۀ اصلی در نظر گرفته‌شده است: یکی توانمندسازی کارکنان و دیگری ایده‌های مشارکتی کارکنان."نرم‌افزار پیشنهادات آنلاین" به یک صندوق پیشنهادات مبتنی بر وب اشاره دارد که می‌تواند برای جمع‌آوری پیشنهادات کارکنان، مشتریان و سایر ذینفعان مهم مورداستفاده قرار گیرد. نرم‌افزار پیشنهادات آنلاین نسخۀ قرن بیست و یکم صندوق‌های چوبی یا پلاستیکی قدیمی هستند که در آن‌ها پیشنهاداتی وجود داشت!آیا در نظر دارید تا یک نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلاین برای سازمان خود خریداری کنید؟ با استفاده از نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلاین جریان می‌توانید یک صندوق پیشنهادات مبتنی بر وب قوی ایجاد کنید تا پایه و اساس برنامۀ مدیریت ایده‌های آنلاین شما را تشکیل دهد. نرم‌افزار پیشنهادات آنلاین به شما کمک می‌کند وب‌سایت برند شخصی خود را شخصی‌سازی کنید که به‌عنوان صندوق پیشنهادات شما عمل می‌کند. سپس می‌توانید از آن برای جمع‌آوری پیشنهادات کاربران خود در وب استفاده کنید، آن‌ها را به‌راحتی مدیریت کنید، آن‌ها را با استفاده از معیارهای سفارشی اولویت‌بندی کنید، این پیشنهادات را عملی کرده و به کاربران خود پاداش دهید و آن‌ها را در کسب‌وکارتان مشارکت دهید. این نرم‌افزار آنلاین نظام پیشنهادات جریان نیازهایی مانند سفارشی‌سازی، امنیت، حفاظت از IP، مقیاس‌پذیری، یکپارچگی و .. را پوشش می‌دهد و برای سازمان‌های کوچک و بزرگ قابل‌استفاده است. در اینجا می‌توانید ببینید که چگونه یک ابزار آنلاین نظام پیشنهادات تواند به شما در پیاده‌سازی سیستم مدیریت ایده‌های آنلاین شما کمک کند:صندوق پیشنهادات آنلاین خود را تنظیم کنید: پایه و اساس برنامۀ مدیریت ایده‌ی آنلاین خود را تشکیل دهید.پیشنهادات کاربران خود را از طریق وب جمع‌آوری کنید.کاربران را قادر سازید تا به پیشنهادات موردعلاقه خود رأی دهند.کاربران با هم همکاری می‌کنند تا پیشنهادهایی را برای کارهای عملی ارائه دهند.پیشنهادات محبوب به‌طور خودکار در بالاترین رتبه قرار می‌گیرند. آن‌ها را با معیارهای سفارشی در اولویت قرار دهید.به بهترین پیشنهادات عمل کنید و به کاربران پاداش دهید و آن‌ها را در مشارکت و تعامل با خود نگه‌دارید.صندوق‌های پیشنهادات قدیمی هنوز حذف نشدند. آن‌ها یک ابزار عالی برای منابع انسانی یا کسب‌وکارهای کوچک برای تشویق کارکنان در ایجاد ایده‌هایی هستند که می‌تواند منجر به نوآوری‌هایی شود که قادر هستند هزاران یا در برخی موارد میلیون‌ها پوند/دلار در کسب‌وکار شما صرفه‌جویی کند. در ادامه 4 نمونه از نوآوری‌های کسب‌وکار ارائه‌شده که توانسته‌اند با استفاده از ابزارهای آنلاین به صرفه‌جویی‌ها و نوآوری‌های زیادی دست پیدا کنند، معرفی‌شده است:نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلایندر ادامه چند نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلاین را معرفی می‌کنیم:Ideabase: این یک صندوق پیشنهاد آنلاین کاملاً ناشناس و مبتنی بر ابر است. این صندوق توسط متخصصان منابع انسانی توسعه‌یافته است و یک ابزار آسان برای استفاده و دریافت بازخورد از کارکنان و مشتریان یا هر کس دیگری است. استفاده از آن آسان است و می‌تواند در کمتر از یک دقیقه تنظیم شود. یک گزینۀ صندوق پیشنهاد رایگان وجود دارد که 1 صندوق و 10 پیشنهاد را ارائه می‌دهد، با گزینه‌های پرداخت هزینه، پیشنهادات نامحدود از 15 پوند در ماه شروع می‌شود.Vetter online suggestion box: یک صندوق پیشنهادات آنلاین برای کارکنان با کاربری آسان و با قابلیت اجراست. از این نرم‌افزار پیشنهادات برای جمع‌آوری ایده‌ها از کارکنان، پیاده‌سازی آن‌ها و اعطای اعتبار در زمان مناسب استفاده می‌شود. کار با آن خیلی ساده است. این ابزار هر دو حالت ناشناس و شناس بودن کاربر را دارد. قیمت‌ها از 99 دلار در ماه برای حداکثر 60 کاربر شروع می‌شود.Focal BOX: Focal BOX یک صندوق پیشنهادات آنلاین رایگان است که به کارمندان امکان می‌دهد در هر زمان در هر مورد بازخورد ناشناس خود را با شما به اشتراک بگذارند. هنگامی‌که آن‌ها بازخورد خود را در صفحۀ وب خاصی وارد می‌کنند، شما آن را فوراً از طریق ایمیل دریافت می‌کنید. اگر می‌خواهید این ویژگی را فعال کنید، می‌توانید مستقیماً ضمن حفظ ناشناس بودن کارکنان به آن‌ها پاسخ دهید. شروع قیمت‌ها از 99 دلار در سال است.SuggestionOx: این صندوق پیشنهادات کاملاً مبتنی بر وب و ناشناس است و آن‌ها ادعا می‌کنند که تنظیمات این ابزار می‌تواند در عرض 15 ثانیه انجام شود. شما می‌توانید برند شرکت و لوگوی خود را اضافه کنید و این یک ابزار عالی برای دریافت بازخورد از مشتریان یا کارکنانتان است. یک گزینۀ رایگان وجود دارد که 1 صندوق و حداکثر 9 پیشنهاد را با گزینه‌های پرداخت هزینه از 9 دلار در ماه برای 1 صندوق و پیشنهادات نامحدود شروع می‌کند.مزایا و معایب تبدیل نظام پیشنهادات از آفلاین به‌صورت آنلاینصندوق پیشنهاد قدیمی برای جمع‌آوری ایده‌های کارکنان برای بهبود در سازمان سال‌هاست که استفاده می‌شود. کارفرمایان می‌دانند که تمامی افراد تمایل ندارند حتی اگر ایده‌ای خوب به ذهنشان خطور کند درباره‌ی آن علنی صحبت کنند. بنابراین جمع‌آوری این ایده‌ها بسیار منطقی است. این روزها مانند سایر موارد سازمانی استفاده از صندوق‌های پیشنهادات نیز به سمت دیجیتالی شدن حرکت کردند یعنی نظام پیشنهادات آنلاین شامل استفاده از پورتال‌ها، نرم‌افزارها، وب‌سایت و ....سؤالی که مطرح می‌شود این است که آیا آنلاین شدن نظام پیشنهادت شما راهی برای افزایش مشارکت کارکنان و کسب ایده‌های عالی برای بهبود است؟ این روش مطمئناً دارای مزایایی است.مزایا :برای هر کسی از هرجایی قابل‌دسترسی است: صرف‌نظر از اینکه سازمان شما در چند مکان مستقر است یا کارگر از راه دور دارد، همه می‌توانند بدون نیاز به حضور در یک مکان خاص به یک صندوق پیشنهادات آنلاین دسترسی داشته باشند.افراد می‌توانند هرزمانی که ایده‌ای به ذهنشان رسید همان موقع آن را ثبت کنند: ایده‌های عالی محدود به ساعات کاری نیست. رویکرد دیجیتال موجب بهبود می‌شود و به افراد این امکان را می‌دهد تا هر زمان که بخواهند اندیشه‌های خود را و اغلب حتی از طریق تلفن همراهشان ارائه و ثبت کنند.احتمال از بین رفتن و از دست دادن پیشنهادات کمتر است: نرم‌افزارهای نظام پیشنهادات آنلاین یک روش عالی برای اطمینان از ثبت هر پیشنهاد ارائه‌شده است. نیازی به نگرانی نیست که تکه‌های کوچک کاغذ از بین برود.دسترسی را می‌توان کنترل کرد: بیشتر نرم‌افزارهای نظام پیشنهادات این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند که از نقش‌ها و مجوز دسترسی‌ها استفاده کنید تا مطمئن شوید که فقط افراد مجاز می‌توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند.به‌راحتی می‌توانید هر تعداد و هر نوع از پیشنهادات را پیگیری کنید: با یک صندوق پیشنهادات آنلاین متمرکز می‌توانید تعداد پیشنهادها و دسته‌بندی‌هایی که در آن‌ها قرار می‌گیرند را به‌طور دقیق ردیابی کنید.بااین‌حال، محدودیت‌های قابل‌توجهی برای صندوق پیشنهادات آنلاین نیز وجود دارد.معایب :جمع‌آوری پیشنهادات تنها اولین مرحله است: اگر صندوق پیشنهادات دیجیتالی شما (نرم‌افزار نظام پیشنهادات) از همان الگوی قبلی پیروی می‌کند (بررسی پیشنهادات به شکل سنتی)، هنوز بر جمع‌آوری ایده‌ها تمرکز کردید نه اجرای آن‌ها و این یک مشکل است.افراد از واردکردن ایده‌های خود در صندوق‌ها هیجان‌زده نمی‌شوند: اگر کارکنان، انجام کار با صندوق پیشنهادات آنلاین شما را به شیوه‌ای که با صندوق پیشنهادات قدیمی انجام می‌دادند، مشاهده کنند به‌احتمال‌زیاد مشارکت بیشتری نخواهید داشت. افراد نمی‌خواهند بهترین اندیشۀ خود را در صندوقی قرار دهند که مطمئن نیستند هرگز باز خواهد شد. چه در اتاق استراحت و چه در فضای ابری. باید این اطمینان را به افراد بدهید که نتایج ارائۀ ایده و بازخوردشان را به‌صورت آنلاین دریافت خواهند کرد.این یک روش ارتباطی یک‌طرفه است: افراد ایده‌ها را در یک صندوق پیشنهادات آنلاین قرار می‌دهند، اما چه استفاده‌ای برای آن‌ها خواهد داشت؟بدون نتایج قابل‌اندازه‌گیری، اشتیاق افراد از بین می‌رود: وقتی چیزی جدید معرفی می‌کنید، ابتدا هیجان وجود دارد اما حفظ آن اشتیاق مستلزم نتایج ملموس است. اگر نرم‌افزار صندوق پیشنهادات آنلاین شما فقط ایده‌ها را جمع‌آوری می‌کند، افراد ارتباطی بین آن‌ها با فعالیت‌هایی که شیوه‌ی کار آن‌ها را بهبود می‌بخشد و در طول زمان حذف می‌شود، مشاهده نمی‌کنند، بنابراین دلسرد می‌شوند.هر چند استفاده از هر نرم‌افزاری مزایا و معایب خود را دارد با این حال در عصر دیجیتال سازمان‌ها در تمامی موارد ناگزیر به حرکت در راستای تحول دیجیتال هستند. هر فناوری که بتواند بر کارایی و سرعت سازمان افزوده و باعث کاهش هزینه‌ها شود باید توسط سازمان بکار گرفته شود. نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلاین نیز می‌تواند به‌عنوان اهرمی برای مدیریت دانش و بخش مدیریت نیروی انسانی در سازمان‌ها بکار گرفته شود. مهم‌ترین نتایجی که استفاده از یک نرم‌افزار نظام پیشنهادات آنلاین می‌تواند داشته باشد بهبود فرهنگ سازمانی؛ کشف مسائل و نظرات پنهان؛ ایده‌هایی برای توسعۀ کسب‌وکار شما؛ جمع‌آوری بازخورد در مورد جلسات شرکت؛ سطح نقض ایمنی و بهداشت و آشکارسازی نگرانی‌های مربوط به انطباق یا سرباززدن از خط‌مشی و سیاست‌های سازمان است. استفاده از نرم‌افزار نظام پیشنهادات همچنین به شما کمک می‌کند تا از بازخورد کارکنان که به شکل ناشناس دریافت می‌کنید به‌عنوان روشی عالی برای تقویت ارتباطات چندجانبه و صادقانه استفاده کنید: مسائل سازمانی را شناسایی و موردبررسی قرار دهید، ایده‌ها و پیشنهادات ارزشمندی را کشف کنید، تعامل با کارکنان را بهبود بخشید و فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد کنید. درواقع نرم‌افزار نظام پیشنهادات سیستمی رسمی برای جمع‌آوری ایده‌ها و منبع ارزشمندی از دانش ضمنی کارکنان شماست که هر سازمان برای بهبود و تبدیل‌شدن به یک سازمان یادگیرنده به آن نیاز دارد. بنابراین ما نرم‌افزار نظام پیشنهادات جریان را که قابلیت سفارشی‌سازی با فرهنگ، سیستم‌های قدیمی و نیازهای سازمان شما را دارد و در بستر BPMS به‌صورت آنلاین قابل پیاده‌سازی است و می‌توانید با صرف هزینۀ کمتر پاسخگوی نیازهای فعلی و آینده‌ی کسب‌وکار خود باشید را به شما پیشنهاد می‌کنیم. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره با ما تماس بگیرید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Sun, 03 Jul 2022 11:32:22 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AA%DB%8C%DA%A9%D8%AA%DB%8C%D9%86%DA%AF-ticketing-software-mmashe54v8q0 نرم‌افزار تیکتینگ (Ticketing Software) چیست؟به‌طور خلاصه، نرم‌افزار تیکتینگ یک برنامۀ نرم‌افزاری است که عموماً برای ایجاد، مدیریت و نگهداری لیستی از مسائل مربوط به کاربر با هدف حل تمامی نگرانی‌های وی به شیوه‌ای سیستماتیک استفاده می‌شود. نرم‌افزار تیکتینگ (Ticketing) به‌عنوان سیستم تیکت خدمات مشتری نیز شناخته می‌شود و می‌توان از آن برای حل مشکلات گزارش‌شده توسط سایر کارکنان داخلی استفاده کرد.یک تیکت پشتیبانی معمولی معمولاً شامل تجزیه‌وتحلیل مختصر اطلاعات مربوط به تماس‌گیرنده به همراه مشکلی است که با آن مواجه شده است. درواقع نرم‌افزار تیکتینگ یک روش عالی برای ایجاد پایگاه دانش کسب‌وکار شما در مورد انواع خاصی از نگرانی‌های مرتبط با مشتری، از اقدامات متداول گرفته تا اقدامات متقابل پیچیده و همچنین سایر داده‌های ضروری است که در بهینه‌سازی خدمات به مشتریان یا حتی ایجاد سؤالات متداول جامع، مفید خواهد بود. همچنین از این ابزار نوآورانه به‌عنوان Support ticket management system، Support ticket system، trouble ticket system یا incident ticket system یاد می‌شود.سه دلیل برای استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ (Ticketing software) :1. بهبود عملکرد تیم به لطف گردش کار هوشمندتر2. بهبود ارتباطات به لطف پشتیبانی از چندین کانال3. تصمیم‌گیری بهتر به لطف گزارش و تجزیه‌وتحلیلویژگی‌های اصلی یک نرم‌افزار تیکتینگ :استفاده از تیکت های پشتیبانی بدون داشتن درک قبلی از نحوه‌ی استفاده از حداکثر ویژگی‌های آن کافی نیست. به‌منظور استفاده بیشتر از قابلیت‌های آن، جنبه‌های مهمی از فناوری ذکر شده وجود دارد که باید موردتوجه قرار گیرد. در اینجا ویژگی‌های ضروری را ذکر کردیم که نرم‌افزار تیکتینگ شما باید برای دستیابی به یک فرایند بی‌عیب و نقص برای مدیریت و حل مشکلات مختلف کاربران داشته باشد.1. قابلیت‌های همکاری2. پشتیبانی همه‌جانبه3. گزارشات و تجزیه‌وتحلیل دقیق4. مسیریابی هوشمند پیام5. میز خدمت بهینه‌شده برای سلف‌سرویس6. پشتیبانی از جستجوی سریع7. Ticket automation8. SLA9. Ticket tags10. Customizable ticket templates11. Individual ticket queues12. Customizable ticket status options13. Product and inventory association14. Personalized ticket pages by customer15. Related Tickets16. Ticket deflection17. Customizable ticket submission formمواردی که هنگام انتخاب نرم‌افزار سیستم تیکتینگ باید در نظر بگیرید:شاید در حال حاضر این سؤال برای شما پیش‌آمده باشد که تفاوت بین نرم‌افزار تیکتینگ با سیستم‌های مشابه دیگر چیست و چگونه می‌توان بهترین تناسب را میان نرم‌افزار تیکتینگبا نیازهای شرکت، کارکنان، گردش کار و مشتری خود تشخیص داد. در اینجا چند مؤلفه وجود دارد که می‌تواند شما را راهنمایی کند:قابلیت‌های اصلی نرم‌افزار تیکتینگ :قابلیت دسترسی: هر دو پورتال پشتیبان و مشتری باید کاربرپسند باشند.پشتیبانی چندکاناله: توانایی مدیریت درخواست‌ها از منابع مختلفاتوماسیون گردش کار: وسیله‌ای برای خودکارسازی فرایندهای خدمات‌رسانی به مشتریگزارش و تجزیه‌وتحلیل: قابلیت دید در زمان واقعی و ارزیابی عملکرد/نتیجهنحوه‌ی انتخاب نرم‌افزار تیکتینگ (چک‌لیست) :طیف گسترده‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری مختلف تیکتینگ در بازار موجود است. بنابراین، انتخاب مناسب برای کسب‌وکار شما می‌تواند یک کار سخت، چالش‌برانگیز و وقت‌گیر باشد. اینکه آیا شما در حال حاضر با یک راه‌حل مناسب برای مشکل دست‌وپنجه نرم می‌کنید یا تازه در حال بررسی گزینه‌ها و ارزیابی پلتفرم‌ها هستید. شما به‌احتمال‌زیاد با تعدادی از ارائه‌دهندگان مواجه خواهید شد که ادعا می‌کنند محصول آن‌ها بهتر از محصولات رقبا است. انتخاب آگاهانه با مقایسۀ لیست ویژگی‌های خوب نرم‌افزار شروع می‌شود. در زیر یک چک‌لیست 8 مرحله‌ای برای انتخاب مناسب‌ترین نرم‌افزار تیکتینگ برای کسب‌وکار شما آورده شده است.8 مرحله برای انتخاب نرم‌افزار تیکتینگ مناسب برای کسب‌وکار شما1. نیازهای تیم پشتیبانی خود را مشخص کنید: تیم پشتیبانی شما تیمی است که به‌طور مستمر از نرم‌افزار تیکتینگاستفاده می‌کند و به‌شدت به آن وابسته است. بنابراین به‌عنوان اولین قدم ممکن است بخواهید با اعضای تیم خود صحبت کنید و اطلاعاتی را جمع‌آوری کنید. به‌عنوان‌مثال، مشکلاتی که آن‌ها در حال حاضر با آن روبرو هستند و چه نوع نرم‌افزار تیکتینگیرا ترجیح می‌دهند. بنابراین می‌توانید تعیین کنید کدام نرم‌افزار به آن‌ها اجازه می‌دهد از مشتریان بهتر پشتیبانی کنند. علاوه بر این، این سیستم باعث ساده کردن برنامۀ روزانۀ آن‌ها و افزایش بهره‌وری می‌شود.2. نیازهای مشتریان را در نظر بگیرید: درحالی‌که نگرانی اصلی شما یافتن یک ابزار نرم‌افزاری برای تیکتینگ است که کارایی تیم پشتیبانی شما را به حداکثر برساند. شما همچنین می‌خواهید تعیین کنید که کدام راه‌حل به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا تجربه‌ای یکپارچه و سازگار از خدمات مشتری را ارائه دهند. به تعامل ایده آل در زمینۀ پشتیبانی مشتری فکر کنید. تجربۀ خدمات فعلی شما از منظر مشتری چگونه است؟ کدام ویژگی‌ها و عملکردهای نرم‌افزار تیکتینگ می‌تواند به تیم شما در بهبود تجربۀ مشتری کمک کند؟3. در مورد بودجۀ نرم‌افزار تیکتینگ خود تصمیم بگیرید: تعدادی از کسب‌وکارهای کوچک فرض می‌کنند نمی‌توانند از عهده‌ی مدیریت نرم‌افزارهای تیکتینگ برآیند. بااین‌حال، برخی از ابزارهای تیکتینگ، شرکت‌های بزرگ را هدف قرار داده و برنامه‌های اشتراکی بالاتری دارند. بسیاری دیگر نیز وجود دارند که برای SMB ها عالی هستند و قیمت آن‌ها بسیار مناسب‌تر است. اگر هزینه، عامل مهمی برای سازمان شما است؛ بودجه‌ای تنظیم کنید و در مورد گزینه‌هایی که باعث محدودیت بودجه شما می‌شود، تحقیق کنید. اگر ابزاری نیاز شما را پوشش نمی‌دهد به سراغ ارزیابی ابزار بعدی بروید.4. نوع مناسب نرم‌افزار تیکتینگ را انتخاب کنید: به نوع نرم‌افزار تیکتینگ فکر کنید که برای اندازه و نیازهای کسب‌وکار شما مناسب‌ترین است. در اینجا انواع نرم‌افزار تیکتینگ آمده است. راه‌حل‌های مبتنی بر ابر و وب (SaaS) معمولاً برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مناسب‌تر است زیرا نصب و استفاده از آن‌ها راحت‌تر است، مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری بالایی را ارائه می‌دهند، می‌توانند با هزینۀ کم اجرا شوند، نیازی به نصب روی سرور شما ندارند و نیازی به تخصص داخلی در مدیریت آن‌ها ندارید. درحالی‌که نرم‌افزارهای درون‌سازمانی و سیستم‌های متن باز (رایگان) بیشتر توسط سازمان‌های بزرگی که می‌خواهند کنترل کاملی بر امنیت داده‌ها و حریم خصوصی اطلاعات داشته باشند ترجیح داده می‌شوند زیرا این راه‌حل‌ها به‌صورت محلی در سرور خود مشتری میزبانی می‌شوند. همچنین اجرای آن‌ها گران‌تر و سخت‌تر است.5. مشخص کنید که به دنبال چه ویژگی‌هایی هستید: لیستی از ویژگی‌های ضروری (باید وجود داشته باشد) و غیرضروری (اگر وجود داشته باشد، خوب است) ایجاد کنید. بنابراین، می‌توانید انتخاب فروشندگان نرم‌افزار را محدود کرده و هنگام مقایسۀ ابزارهای مختلف از آن استفاده کنید. اگر با لیست تهیه‌شده مشکل دارید، از تیم پشتیبانی مشتریان خود بخواهید که آن‌ها را برای شما بنویسند. همۀ ویژگی‌هایی که به ذهن آن‌ها می‌رسد و آن‌ها را مفید می‌دانند. سپس آن‌ها را در یکی از دو ستون قرار دهید تا یک چک‌لیست مناسب از ویژگی‌های نرم‌افزار تیکتینگ تهیه کنید.اگر گزینه‌های مختلف پشتیبانی از مشتری را ارائه می‌دهید، توانایی ابزار برای یکپارچگی تمامی درخواست‌های ورودی از چندین کانال در یک صندوق ورودی متمرکز واحد باید در لیست شما در بالاترین ردیف از ویژگی‌های ضروری باشد. قابلیت‌های اتوماسیون نیز برای یک سیستم مدیریت تیکتینگ قوی ضروری است. این مورد این اطمینان را به وجود می‌آورد که تیکت ها همیشه به نمایندگان مناسب هدایت می‌شوند که شفافیت سریع و کارآمد را در حل درخواست امکان‌پذیر می‌کند. ویژگی‌های همکاری، برچسب‌گذاری، پاسخ‌های آماده، مدیریت SLA، گزارش دهی و تجزیه‌وتحلیل ممکن است برای تیم پشتیبانی مشتری شما بسیار مهم باشد. عوامل مهم دیگری که باید همراه با انتخاب ویژگی در نظر گرفته شود شامل سهولت اجرا و استفاده، امکانات سفارشی‌سازی، امنیت و حریم خصوصی داده‌ها، در دسترس بودن ابزار پشتیبانی است.6. به مقیاس‌پذیری و گزینه‌های یکپارچگی توجه کنید: هنگام ارزیابی گزینه‌ها به مقیاس‌پذیری ابزار توجه کنید. آیا می‌تواند با کسب‌وکار شما رشد کند تا بتوانید به طرح اشتراکی بالاتر بروید؟ همچنین اطمینان از اینکه راه‌حل مدیریت تیکت به‌خوبی با ابزارهای نرم‌افزاری که در سازمان خود استفاده می‌کنید یکپارچه شده است، ضروری است. مانند تجارت الکترونیک یا سیستم‌های پردازش پرداخت، نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، تجزیه‌وتحلیل آنلاین و غیره.7. فهرستی کوتاه از ارائه‌دهندگان بالقوه که قابلیت تست نرم‌افزار را دارند، تهیه کنید: فهرست کوتاه از ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای تیکتینگ با مجموعه موردنظر از ویژگی‌های ضروری و برنامه‌های قیمت‌گذاری متناسب با بودجۀ خود تهیه کنید. هنگامی‌که چند گزینه برای امتحان دارید، برای تست هر راه‌حل نرم‌افزاری در یک تست رایگان از نرم‌افزار ثبت‌نام کنید. بنابراین، می‌توانید ببینید کدام‌یک با شرایط شما مطابقت دارد. بااین‌حال، توجه داشته باشید که برخی از فروشندگان دسترسی رایگان به تمام ویژگی‌های موجود با ابزار را ارائه نمی‌دهند. برای آزمایش هر نرم‌افزار تیکتینگ از مشارکت تیم پشتیبانی مشتریان خود بهره‌مند شوید. بهترین راه‌حل آن است که تیم شما بتوانند به‌راحتی آن را انتخاب و با آن کار کند.8. بررسی کنید که کاربران دیگر در مورد ابزار چه می‌گویند: تست آزمایشی واقعاً مفید است. بااین‌حال، هنگام رسیدگی به حجم کامل درخواست‌های واقعی مشتری نمی‌توانید از ابزار مشابه استفاده کنید. بنابراین برای داشتن تصویر کامل‌تر، منطقی است که نظرات کاربران را نیز بررسی کنید. به‌این‌ترتیب شما می‌توانید ببینید که نظر مشتریان نرم‌افزارهای مختلف تیکتینگ در مورد تجربه در استفاده از نرم‌افزار چیست. حتماً علاوه بر جنبه‌های مثبت به جنبه‌های منفی هم توجه داشته باشید. بنابراین می‌توانید بفهمید که ابزار در کجاها نیاز شما را برآورده نمی‌کند و ممکن است با چه مشکلات احتمالی روبرو شوید.انتخاب راه‌حل مناسب برای نرم‌افزار تیکتینگ یک سرمایه‌گذاری بزرگ در تیم خدمات، مشتریان و درنهایت شرکت شما است. با در نظر گرفتن تمامی ابعاد و بررسی دقیق ابزارهای نرم‌افزاری تیکتینگ و انتخاب بهترین نرم‌افزار مناسب برای سازمان خود، تیمتان را برای موفقیت آماده کرده و تجربۀ خدمات‌رسانی به مشتریان خود را بهبود می‌بخشید.ویژگی‌های نرم‌افزار تیکتینگ رایگان :وقتی در جستجوی خانۀ جدیدی هستید، می‌توانید به شکلی منطقی انتظار داشته باشید که خانه دارای حمام، آشپزخانه و اتاق‌خواب باشد. به همین ترتیب، باید به‌طور منطقی انتظار داشته باشید که نرم‌افزار تیکتینگ رایگان دارای ویژگی‌های زیر باشد:گردش کار سازمان‌یافته: نمایندگان میز خدمت شما مارهای زیادی را باید انجام دهند مانند پیگیری وضعیت‌های مسئله، تهیۀ گزارش، رسیدگی به درخواست‌های جدید مشتریان، ارتباط با همکاران خود و موارد دیگر. نرم‌افزارهای تیکتینگ رایگان با ارائۀ ابزارهای گردش کار سازمان‌یافته مانند اولویت‌بندی و مسیریابی تیکت، قوانین افزایش سرعت ارجاع تیکت، اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی، پاسخ‌های فرمت بندی شده و موارد دیگر، این حجم کاری را کاهش می‌دهد.پشتیبانی چندکاناله: عملکرد اصلی نرم‌افزارهای تیکتینگ رایگان، تمرکز ارتباطات بین مشتریان و نمایندگان است. بنابراین توانایی برقراری ارتباطات با مشتریان از تمام کانال‌های خدماتی اعم از چت زنده، رسانه‌های اجتماعی، ایمیل یا پورتال مشتری برای سیستم میز خدمت شما ضروری است.پورتال دانش‌بنیان: نمایندگان شما نمی‌توانند و همچنین نباید به هر سؤالی که مشتریان شما دارند پاسخ دهند. پورتال‌های دانش‌بنیان مکانی مناسب و راحت را برای یافتن پاسخ‌ها و راه‌حل‌های مشکلات برای مشتریان فراهم می‌کنند؛ و یک نرم‌افزار تیکتینگ خوب، کسب‌وکار شما را قادر می‌سازد تا یک پایگاه دانش سلف‌سرویس را ایجاد و مدیریت کنید.یکپارچگی کامل: نرم‌افزارهای تیکتینگ رایگان باید در اکوسیستم فناوری موجود شما قرار بگیرند نه اینکه اکوسیستم فناوری بر اساس نرم‌افزار تیکتینگ تدوین شود. یکپارچگی کامل بین میز خدمت و سایر ابزارها، سیستم‌های شما را به هم متصل می‌کند تا اطلاعات مناسب در زمان مناسب به دست فرد مناسب برسد.انعطاف‌پذیری در مقیاس: با تغییر و رشد کسب‌وکار شما، عملکرد خدمات مشتریان شما نیز تغییر خواهد کرد؛ و شما نمی‌خواهید وقتی نیازهای شما تغییر می‌کند مجبور شوید سیستم خود را تغییر دهید. به همین دلیل نرم‌افزار تیکتینگ شما باید انعطاف‌پذیری مقیاس‌پذیری را برای تیمتان فراهم کند.گزارش معیارها: علاوه بر متمرکز کردن ارتباطات خدمات مشتریان، نرم‌افزار تیکتینگ باید همچنین داده‌های مفید در مورد عملیات خدماتی شما را متمرکز کند. گزارش از معیار، بینش‌های مرتبط را از داده‌های خام بیرون می‌آورد و معیارهایی را تعیین می‌کند که به مدیران اجازه می‌دهد عملکرد نماینده و تیم را اندازه‌گیری و بهبود بخشند.10 نرم‌افزار تیکتینگ رایگان (یا دارای قابلیت آزمایشی رایگان)در زیر اسامی بهترین نرم‌افزارهای تیکتینگ رایگان به ترتیب رتبه آورده شده است:Zendeskنرم‌افزار تیکتینگ :استفاده‌ی آزمایشی نرم‌افزار تیکتینگ رایگان Zendesk با حذف گردش کار ناکارآمد به تیم پشتیبانی مشتریان شما کمک می‌کند تا بهتر باهم کار کنند. نرم‌افزار میز خدمت Zendesk با صندوق ورودی مشترک، داده‌هایی را که تیم شما برای کمک به مشتریان و یکدیگر نیاز دارد به‌طور مؤثرتری جمع‌آوری می‌کند. بعلاوه از طریق گردش کار، اتوماسیون و ماکروهای داخلی، Zendesk به نمایندگان پاسخگوی چت شما این امکان را می‌دهد تا سریع‌تر و مؤثرتر به مشتریان شما پاسخ دهند. Zendesk برای ارائۀ خدمات عالی به مشتریان از موارد زیر استفاده می‌کند:پشتیبانی از قواعد کسب‌وکار که فرایندی را بر اساس تغییرات تیکت یا شرایط زمانی آغاز می‌کندبهترین شیوه‌های داخلی که می‌تواند برای هر گردش کاری سفارشی‌سازی شود نماهایی با قابلیت سفارشی‌سازی که نمایندگان را قادر می‌سازد تا صف مشتری خود را بر اساس وضعیت تیکت، تخصیص، گروه و سایر شرایط مشاهده کنندفرم‌های درخواست پویا که به کارکنان زمینۀ مناسب را بدون تأخیر در کمک به مشتری می‌دهدنرم‌افزار آزمایشی میز خدمت رایگان Zendesk همچنین موجب تشویق همکاری بین کارکنان می‌شود، ازجمله:توانایی استفاده از CC با همکاران در تیکت ها و به اشتراک‌گذاری اطلاعات خاص با استفاده از یادداشت‌های داخلیویرایش زنده که نشان می‌دهد چه کسی در حال مشاهده‌ی تیکت و هرگونه تغییر آن‌ها در زمان واقعی استقابلیت‌های تلفن همراه که به کارمندان اجازه می‌دهد تیکت ها را از هرکجا اداره کنندنرم‌افزار میز خدمت Zendesk سفارشی‌سازی و بینش قدرتمندی را ارائه می‌دهدبا استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ رایگان آزمایشی Zendesk، اعضای تیم پشتیبانی مشتریان و مدیران آن‌ها می‌توانند گردش کار را سفارشی کرده، برنامه‌های کاربردی موجود در Zendesk marketplace (که بسیاری از آن‌ها رایگان هستند) را یکپارچه کرده و حتی با استفاده از API قوی Zendesk برنامه‌های کاربردی جدیدی را برای کسب‌وکار خود توسعه دهند.دسترسی به داده‌های غنی و قابل‌اجرا نیز با یک کلیک جزئی از ویژگی‌های رابط کاربری آسان Zendesk است. با استفاده از تجزیه‌وتحلیل مشتریان و یادگیری ماشین، تیم پشتیبانی شما می‌تواند خدمات شخصی‌سازی‌شده ارائه دهد و مشتریان را بهتر از قبل درک کند. کسب‌وکار شما توانایی پیش‌بینی رضایت مشتری، اندازه‌گیری عملکرد و کشف بینش‌هایی را دارد که می‌تواند به کسب‌وکار شما در دستیابی به سطح بالاتری از خدمات مشتری نسبت به قبل کمک کند.ویژگی‌ها:مسیریابی خودکارپاسخ‌های آمادهچت زنده در وب‌سایتیکپارچگی با برنامه‌های شخص ثالثAPI، SDKs و webhooksتجزیه‌وتحلیل و گزارش دهیمدیریت تیکتصندوق ورودی به اشتراک گذاشته‌شدهبرند سازی سفارشیمدیریت پایگاه دانشتیکتینگ چندکانالهZoho DeskZoho Desk یکی از محصولاتZoho است که برای تیم های خدمات، امور مالی، فروش، بازاریابی، فناوری اطلاعات و منابع انسانی ایجادشده است. نسخۀ رایگان Zoho Desk با تیکت های مبتنی بر ایمیل، پایگاه دانش خصوصی برای نمایندگان و اتوماسیون محدود وجود دارد. همچنین پلن رایگان Zoho Desk حداکثر برای سه نماینده قابل‌استفاده است. درحالی‌که نرم‌افزار میز خدمت رایگان Zoho یک شیوه‌ی عالی برای آشنایی با رابط کاربری است، اما برای اکثر تیم های خدماتی به‌اندازه‌ی کافی قدرتمند نیست حتی اگر تعداد نمایندگان شما سه یا کمتر باشد. به‌علاوه یکی از مزایای اصلی Zoho Desk را از دست می‌دهید که یکپارچگی آسان آن با سایر محصولات Zoho مانند Zoho CRM، Zoho Analytics و Zoho BugTracker است.ویژگی‌ها (پلن رایگان) :تیکت های مبتنی بر ایمیلپایگاه دانش خصوصی ماکروهاپشتیبانی چندزبانهAPIFreshdeskFreshdesk یک نرم‌افزار تیکتینگ رایگانرا از طریق پلن رایگان، Sprout، ارائه می‌دهد. با استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ رایگان می‌توانید تیکت های ایمیل را با گزینه‌های مدیریت تیکت مانند برچسب‌ها، اولویت‌بندی تیکت و ادغام تیکت تنظیم کنید. این پلن رایگان همچنین شامل برخی از تجزیه‌وتحلیل‌های اساسی، اتوماسیون، پاسخ‌های آماده و یک پایگاه دانش عمومی و خصوصی است. با Sproutهمچنین می‌توانید کانال‌های اصلی را برای توییتر و فیس بوک تنظیم کنید که به شما امکان می‌دهد که به برند خود در هر کانال اشاره کنید.ویژگی‌ها (پلن رایگان) :اتوماسیونیکپارچگی و APIپاسخ‌های آماده‌ی به اشتراک گذاشته‌شدهتجزیه‌وتحلیل پایه‌ایEmail ticketingمدیریت پایگاه دانشنظارت بر رسانه‌های اجتماعیWordpress Advanced Ticket Systemبرای سازمان‌هایی که از وردپرس استفاده می‌کنند و از طریق ایمیل یا وب‌سایت خود به مشتریان خدمات ارائه می‌دهند، WordPress Advanced Ticket System قابل‌تأمل است. دو پلن موجود است: یکی نرم‌افزار تیکتینگ پولی و دیگری نرم‌افزار تیکتینگ رایگان. نسخۀ رایگان به شما امکان می‌دهد تیکت ها را از طریق پست‌های خود در سایت وردپرس خود یکپارچه کنید. اما برای ایجاد تیکت با پلن رایگان، نمایندگان شما باید همۀ کارها را به‌صورت دستی انجام دهند. برخلاف پلن پولی، مشتریان نمی‌توانند تیکت را از طریق سایت شما ارسال کنند. این بدان معناست که مشتریان شما نیاز به ایمیل یا تماس دارند، در این هنگام نمایندگان شما باید یک تیکت ایجاد کنند.ویژگی‌ها (پلن رایگان) :تیکتینگ دستییکپارچگی با وردپرسمباحث آماری تیکتHelp Scoutبا استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ رایگان آزمایشی 15 روزه Help Scout، نمایندگان خدمات می‌توانند از مجموعه ویژگی‌های قوی Help Scout به‌طور کامل استفاده کنند. پلن Help Scout's Plus برای تیم های بزرگ‌تر که نیاز به مدیریت تیکت انعطاف‌پذیر، چت زنده، تجزیه‌وتحلیل گسترده، کتابخانۀ پیشرفته و مدیریت پیشرفتۀ پایگاه دانش دارند، ایده آل است. Help Scout همچنین یک پلن استاندارد مقرون‌به‌صرفه تر ارائه می‌دهد که شما را به 3 صندوق پستی محدود می‌کند (در مقابل 10 با پلن Plus). اگر می‌خواهید یک نرم‌افزار آزمایشی رایگان را تست کنید، سعی کنید تصمیم بگیرید از پلن استاندارد یا پلاس که استفاده کنید تا بتوانید احساس بهتری نسبت به آن داشته باشید. درنهایت، یک مزیت خوب که باید در نظر داشته باشید این است که HelpScout کلاس‌های زنده‌ای را در نرم‌افزار خود ارائه می‌دهد که می‌تواند به شما کمک کند سریع‌تر شروع به کار کنید.ویژگی‌ها :اتوماسیون محلیAPI ، SDK و یکپارچگی برنامه‌های کاربردیپاسخ‌های آمادهچت زندهگزارش در زمان واقعیمدیریت تیکتصندوق ورودی به اشتراک گذاشته‌شدهبرند سازی سفارشیمدیریت محتوای دانشپشتیبانی همه‌جانبهLiveAgentLiveAgent هم نرم‌افزار میز خدمت پولی و هم رایگان ارائه می‌دهد. پلن رایگان شامل مدیریت تیکت با توجه به این نکته است که سوابق تیکت شما فقط 7 روز باقی می‌ماند. به‌عبارت‌دیگر هرگونه اطلاعات قدیمی‌تر تیکت از 7 روز هم برای شما و هم برای مشتری شما از بین می‌رود. نکتۀ قابل‌توجه LiveAgent قابلیت چت زنده‌ی آن است که در پلن رایگان آن نیز ارائه می‌شود، اگرچه شما فقط به یک دکمۀ چت از پیش‌ساخته شده در انتخاب خودتان محدود می‌شوید. علاوه بر چت زنده و تیکتینگ، نسخۀ رایگان LiveAgent بررسی‌های پایه‌ای برای تجزیه‌وتحلیل، پایگاه دانش و پشتیبانی از چندین زبان را ارائه می‌دهد.ویژگی‌ها (پلن رایگان) :API و SDK تلفن همراهیکپارچگی درون برنامه‌ایچت زندهتجزیه‌وتحلیل پایه‌ایصندوق ورودی همگانیمدیریت تیکتانجمن و تالارهای گفتگوی مشتریانمدیریت دانشVision Helpdeskاگر به دنبال امتحان نرم‌افزار تیکتینگ industry-agnostic به‌صورت رایگان هستید، بهتر است به Vision Helpdesk توجه نکنید. این یک سیستم مدرن مبتنی بر ابر است که برای تیم‌ها در هر اندازه و صنعتی طراحی‌شده است. با وجود جذابیت گسترده، Vision Helpdesk شامل انواع ویژگی‌های قدرتمندی است که تیم های پشتیبانی تخصصی دوست دارند. مدیریت تیکت شامل اتوماسیون‌های مبتنی بر قواعد، ضبط مکالمات و پشتیبانی از کانال‌های همه‌کاره است. Vision Helpdesk به‌طور منحصربه‌فرد همچنین دارای ویژگی‌های گیمیفیکیشن نوآورانه (بازی‌وارسازی) است که به نمایندگان خدمات شما کمک می‌کند تا بهترین کار را انجام دهند و می‌توانید با یک دوره‌ی آزمایشی رایگان 30 روزه، میز خدمت آن‌ها را امتحان کنید.ویژگی‌ها :اتوماسیون هوشمندAPI و یکپارچگی برنامهچت زنده در وب‌سایتگزارش پیشرفتهمدیریت تیکتمدیریت داراییصندوق ورودی به اشتراک گذاشته‌شدهسفارشی‌سازیمدیریت پایگاه دانشFrontبا استفاده از نسخۀ آزمایشی نرم‌افزار تیکتینگ Front می‌توانید تیم خدمات خود را گرد هم آورید. هستۀ اصلی محصول Front تعهد به تقویت کار تیمی است که می‌توانید آن را در ابزارهای همکاری منحصربه‌فرد آن‌ها مشاهده کنید. ازجمله موارد دیگر، نمایندگان می‌توانند از Front برای برقراری ارتباط در صندوق ورودی مشترک تیم، به اشتراک‌گذاری و ویرایش مشارکتی پیش‌نویس‌ها و تشخیص پاسخ‌های تکراری نماینده در زمان واقعی استفاده کنند. به‌علاوه ، Front یک راه‌حل همه‌کاره با پشتیبانی از تهیۀ تیکت از طریق ایمیل، رسانه‌های اجتماعی، پیام کوتاه و چت زنده است. اگر از نسخۀ آزمایشی رایگان استفاده می‌کنید، می‌توانید یکی از سه پلن Front را انتخاب کنید که هرکدام حداقل و حداکثر محدودیت‌های مختلف برای کاربران و همچنین مجموعه ویژگی‌های مختلف دارند.ویژگی‌ها :اتوماسیون گردش کارتشخیص برخورد در زمان واقعیAPI و یکپارچگیپاسخ‌های فرمت بندی شدهچت و پیام‌رسانی وب‌سایتردیابی و اندازه‌گیریمسیریابی، طبقه‌بندی و برچسب‌گذاری تیکتصندوق ورودی به اشتراک گذاشته‌شدهتجزیه‌وتحلیل‌های سفارشیمدیریت پایگاه دانشارتباطات چندکانالهAzureDeskدرحالی‌که AzureDesk پلن رایگانی ارائه نمی‌دهد، می‌توانید یک برنامۀ آزمایشی رایگان از این نرم‌افزار همه‌کاره‌ی میز خدمت را امتحان کنید. ازجمله موارد دیگر، پلنAzureDesk Plus شامل یک پورتال سلف‌سرویس، مدیریت تیکت، اتوماسیون گردش کار و تهیۀ گزارش است. به‌علاوه، AzureDesk هیچ محدودیتی در تعداد ایمیل‌هایی که می‌توانید استفاده کنید قرار نمی‌دهد، به این معنی که هیچ محدودیتی در تعداد ایمیل‌هایی که می‌توانید برای تبدیل به تیکت ارسال کنید وجود ندارد. علاوه بر ویژگی اصلی قدرتمند آن، نرم‌افزار آزمایشی رایگان AzureDesk می‌تواند از طریق یکپارچگی بومی و API خود با ابزارهای موردعلاقه شما یکپارچه شود.ویژگی‌ها :اتوماسیون هوشمندAPI ها و SDK هاویجت چت زندهتهیۀ گزارش و تجزیه‌وتحلیلمسیریابی، طبقه‌بندی و برچسب‌گذاری تیکتارائۀ گزارش پیشرفتهصندوق ورودی ایمیل تیمسفارشی‌سازیمدیریت پایگاه دانش ارتباطات کانال همه‌کارهSupportBeeشما می‌توانید تیم پشتیبانی خود را در نرم‌افزار تیکتینگ طراحی‌شده توسط SupportBee راه‌اندازی و تنظیم کنید. هیچ پلن رایگانی وجود ندارد اما می‌توانید از نرم‌افزار آزمایشی رایگان پلنStartup یا Enterprise استفاده کنید که به ترتیب برای هر کاربر 13 و 17 دلار در ماه هزینه دارد. در مورد نرم‌افزارهای های تیکتینگ آنلاین، SupportBee یکی از ساده‌ترین‌ها است که ویژگی‌های اصلی مانند Email ticketing، پاسخ‌های آماده، مسیرهای ممیزی، یکپارچگی‌ها و نرم‌افزارهای دانش‌بنیان را ارائه می‌دهد. بااین‌وجود، مطمئناً برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که می‌خواهند سریع شروع به کار و فعالیت کنند ارزش قابل‌توجهی دارد.ویژگی‌ها :Email ticketingSnippet های آمادهرتبه‌بندی رضایت مشتریاتوماسیون گردش کاردسترسی APIنرم‌افزار دانش‌بنیانپورتال‌های مشترییکپارچگی‌های اساسی و سازمانیچرا کسب‌وکار شما به نرم‌افزار تیکتینگ آنلاین نیاز دارد؟کسب‌وکار شما به یک نرم‌افزار تیکتینگ نیاز دارد، زیرا سیستم پشتیبانی موردنیاز شما را برای ارائۀ خدمات عالی در هنگام مقیاس‌پذیری کسب‌وکار شما فراهم می‌کند. از طریق گردش کار، اتوماسیون، دسته‌بندی تیکت و مسیریابی، نرم‌افزارهای تیکتینگ به نمایندگان شما این امکان را می‌دهد تا به‌طور کارآمدتری درخواست‌های سفارشی را برای پشتیبانی، ردیابی، پاسخگویی و حل کنند. این موضوع خصوصاً خیلی مهم است زیرا تعداد کانال‌های خدمات‌رسانی ازجمله رسانه‌های اجتماعی، ایمیل و چت زنده همچنان در حال افزایش است. بدون نرم‌افزار تیکتینگ برای یکپارچگی این ارتباطات، نمایندگان خدمات مشتریان زمان زیادی را از دست می‌دهند تا سعی کنند درهم‌ریختگی نامنظم درخواست‌های مشتری را درک کنند. بنابراین بهتر است تا از یک نرم‌افزار تیکتینگ استفاده کنید تا ارتباط میان کانال‌های خود را برقرار و سیلوهای اطلاعاتی بین کانال‌ها را حذف کنید و مطمئن شوید که وقت نمایندگان پشتیبانی شما تنها صرف پاسخگویی به یک مشتری واحد نمی‌شود. رضایت مشتری یک مؤلفۀ اصلی است. نرم‌افزار تیکتینگ جریان تمامی قابلیت‌های یک نرم‌افزار تیکتینگ خوب را دارد و می‌تواند متناسب با نیاز سازمان شما سفارشی‌سازی شود. نرم‌افزار تیکتینگ جریان به شما امکان می‌دهد زمان کمتری را برای پاسخگویی به ایمیل‌ها و زمان بیشتری را برای رسیدگی به سؤالات مشتریان اختصاص دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Sun, 03 Jul 2022 09:54:41 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D9%86%DB%8C%D8%B2%D9%87-%D9%86%D8%AA-cmms-s7riacfab6iw CMMS چیست؟سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS) نرم‌افزاری که به‌عنوان نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های فیزیکی یا نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های سرمایه‌ای (EAM) نیز شناخته می‌شود، ابزارهایی را در اختیار مدیران برای مدیریت پایگاه داده‌ی یک سازمان برای عملیات نگهداری و تعمیرات (نت)، دستورات کاری، دارایی‌ها، تجهیزات، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، موجودی، گردش کارها، رعایت ایمنی، تیم‌ها، هزینه‌ها و سایر فرایندها قرار می‌دهد. برای درک بهتر CMMS، بیایید اصطلاح سیستم مدیریت مکانیزه نگهداری و تعمیرات (CMMS) را تجزیه کنیم:کامپیوتری یا مکانیزه شده (CMMS)Computerized به کاربران امکان می‌دهد داده‌ها را در پایگاه داده‌ی رایانه وارد، مدیریت و ذخیره کنند. با استفاده از راه‌حل نرم‌افزاری CMMS برای کاربران امکان مدیریت داده‌هایشان در یک پایگاه داده متمرکز فراهم می‌شود.با نگاهی به تاریخ نت، فرایند نگهداری و تعمیرات عمدتاً واکنش‌پذیر بوده است، زیرا عملیات نگهداری و تعمیرات قبل از دهۀ 1980 با مداد و کاغذ انجام می‌شد. نگهداری سوابق موجودی، به‌روزرسانی داده‌ها و اطمینان از برنامه‌ریزی صحیح نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه چالش‌برانگیز و پرهزینه بود. در طول این مدت این اسناد کاغذی در یک میز یا کشو ذخیره می‌شد. با رشد فناوری و تکامل رایانه‌ها در اواخر دهۀ 1980 و اوایل 1990، سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS) متولد شد. راه‌حل نرم‌افزاری CMMS بسیاری از ویژگی‌ها و عملکردهایی را ارائه می‌دهد که به شرکت‌ها کمک می‌کند دستورات کار را به‌سرعت ردیابی کنند، گزارش تهیه کنند، ایمنی را ارتقا دهند و برنامۀ مؤثرتری را برای مدیریت نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه برای دارایی‌ها و تجهیزات خود اجرا کنند. درنهایت استفاده از راه‌حل نرم‌افزاری CMMS منجر به افزایش چرخۀ عمر دارایی‌ها، کاهش هزینه‌ها و افزایش سود شد.نگهداری و تعمیرات (CMMS)مدیریت Maintenance، مدیریت و نگهداری منابع و دارایی‌های یک سازمان به‌گونه‌ای است که تولید به‌طور مؤثر پیش می‌رود و هیچ‌کدام از منابع مالی به دلیل ناکارآمدی هدر نمی‌رود. نگهداری و تعمیرات (نت) وظایف روزمره‌ای است که کاربران هنگام استفاده از CMMS انجام می‌دهند، مانند دستورات کاری، زمان‌بندی و اولویت‌بندی کارها برای نگهداری و تعمیرات، تخصیص منابع،زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، مدیریت موجودی، هزینه‌ها، رعایت مقررات و فهرستی از مواردی که همچنان وجود دارد. یک راه‌حل نرم‌افزاری CMMS ابزارهایی را برای مدیریت بهتر وظایف نگهداری و تعمیرات (نت)و بهبود ارتباطات در اختیار کاربران قرار می‌دهد.مدیریت (CMMS)Management، اداره و اجرای شیوه‌های کسب‌وکار برای ایجاد بالاترین سطح کارایی تا حد ممکن است. مدیریت در نگهداری و تعمیرات (نت) مهم‌ترین نقش نرم‌افزار مدیریت مکانیزه نت (CMMS) است. CMMS با زمان‌بندی‌های دقیق دستورات کار، گزارش‌های معتبر، داشبوردها، ددلاین های موجودی و سطوح، بینش عمیقی از نیازهای نگهداری و تعمیرات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. CMMS با اجازه به سازمان‌ها برای دسترسی و بازیابی اطلاعات دقیق و تصمیم‌گیری‌های مناسب، هزینه‌های سربار مدیریت نگهداری و تعمیرات را کاهش می‌دهد.سیستم (CMMS)System ترکیبی از مجموعه‌ای از دستگاه‌ها و قابلیت‌های یکپارچه است که برای دریافت، پردازش، مدیریت و ارائۀ اطلاعات در قالبی کاربرپسند و معنی‌دار طراحی‌شده است. سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS) بهترین راه‌حل نرم‌افزاری است که هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، در زمان صرفه‌جویی می‌کند و به کاربران اجازه می‌دهد تا وظایف نگهداری و تعمیراترا به‌طور مؤثرتری انجام دهند.بسته‌های نرم‌افزاری CMMS می‌توانند گزارشات و اسنادی از وضعیت را فراهم کنند که جزئیات یا خلاصه‌ای را برای تجزیه‌وتحلیل فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات (نت) ارائه می‌دهند. CMMS مدیریت دستورات کاری، وظایف نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، دارایی‌ها، سفارشات خرید، تعمیرات ناوگان، سطح موجودی و موارد دیگر را آسان می‌کند.تکامل سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS)نرم‌افزار مکانیزه مدیریت تعمیرات و نگهداری امروزه معمولاً توسط شرکت‌ها در سراسر جهان برای مستندسازی، استانداردسازی و تأیید فرایندهای نگهداری و تعمیرات (نت) استفاده می‌شود. اما، قبلاً، این کارها به‌صورت دستی با استفاده از رجیسترها انجام می‌شد که کار بسیار وقت‌گیر و سختی بود. بااین‌حال، CMMS در سال 1965 معرفی شد و هنوز هم در حال تکامل است و مدیریت کسب‌وکار را با هر به‌روزرسانی آسان‌تر می‌کند. بنابراین، بیایید به پیشرفت‌های مهم CMMS که تقریباً هر 10 سال یک‌بار اتفاق می‌افتد، بپردازیم که در جدول زیر به‌صورت خلاصه آورده شده است:مراحل تکامل نرم‌افزار CMMSمرحله 11965CMMS محدود به بزرگ‌ترین شرکت‌های تولیدی بود که تنها دارای رایانه‌های بزرگ بودند و استقرار آن بسیار گران بود.مرحله 2 پانچ کارت ها (Punch Cards)تکنسین‌ها برای واردکردن داده‌های دستور کار به کارت‌های پانچ از دستگاه‌های کارت‌خوان که بر مبنای زبان‌های برنامه‌نویسی مانند Cobol و Fortran نوشته‌شده بودند، استفاده می‌کردند.مرحله 3رایانه‌های بزرگ (Mainframe Computers)دستورات کاری چاپ و بین تکنسین‌ها توزیع می‌شد. سپس تکنسین‌ها آن فرم‌ها را به‌صورت دستی تکمیل و به کارمندان ورود داده یا دیتا اینتری ارسال می‌کردند که آن‌ها از داده‌های جمع‌آوری‌شده به رایانه‌های بزرگ اصلی استفاده می‌کردند.مرحله 4رایانه‌های کوچک (مینی کامپیوترها یا Mini Computers)با معرفی مینی کامپیوترها، نرم‌افزار CMMS برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مقرون‌به‌صرفه شد. علاوه بر این، فروشندگان CMMS قابلیت‌های جدیدی مانند گزارش دهی در نرم‌افزار را اضافه کردند.مرحله 5LAN و PCsبرنامه‌های کاربردی CMMS مبتنی بر Microsoft Access معرفی شدند اما آن‌ها دسترسی به سوابق دستور کار، روابط متقابل در پایگاه داده و پیگیری هزینه را نداشتند. علاوه بر این، همه‌چیز باید چاپ می‌شد، بنابراین حتی یک به‌روزرسانی می‌توانست زمان و هزینۀ بیشتری صرف کند.مرحله 6CMMS مبتنی بر مرورگرها، درون‌سازمانی (On Premise, Browser-Based CMMS)ازآنجاکه CMMS مبتنی بر MS Access دارای معایبی بود، فروشندگان CMMS به سمت CMMS های مبتنی بر مرورگرها حرکت کردند. در ابتدا، این CMMS رابط کاربری جذابی نداشت، روی سرورهای محلی اجرا می‌شد و از همه‌جا قابل‌دسترسی نبود.مرحله 7CMMS میزبانی‌شده روی وب یا CMMS های مبتنی بر وب (Web Hosted CMMS)در این زمان، اینترنت قدرتمند شده بود. بنابراین CMMS مبتنی بر وب توسعه داده شد که به‌واسطۀ آن دیگر از هر جایی با استفاده از لپ‌تاپ، تبلت یا تلفن‌های هوشمند دسترسی به آن امکان داشت.مرحله 8CMMS های مبتنی بر ابر (Cloud-Based CMMS)CMMS مبتنی بر ابر برای رفع مشکلات ناشی از پیکربندی پیچیده‌ی سرور و پیکربندی موردنیاز برای راه‌اندازی و تنظیم CMMS مبتنی بر وب معرفی شد.ویژگی‌های مهم سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS)ویژگی‌های مهم CMMS که باید به آن‌ها توجه کنید چیست؟CMMS مخفف سیستم مدیریت مکانیزه نت(computerized maintenance management system) است. CMMS به ردیابی دارایی‌ها و نگهداری و تعمیرات آن‌ها کمک می‌کند. بر اساس گزارش Statista، استفاده‌کنندگان از آن بیان داشتند که با توجه به مزایای استفاده از سیستم‌های مدیریت مکانیزه نت (CMMS) در صنعت تولید، CMMSتوانسته به بهبود کارایی کلی تولید کمک کند. برخی از موارد قابل‌توجهی وجود دارد که اکثر سرپرستان نگهداری و تعمیرات (نت) هنگام جستجوی CMMS به دنبال آن هستند. در اینجا نگاهی داریم به ویژگی‌های CMMS و نحوه‌ی عملکرد آن‌ها در بهبود فرایندهای کار، کاهش هزینه‌ها و کارایی.مدیریت دارایی: همۀ دارایی‌ها و تجهیزات به‌طور مرتب مورداستفاده قرار می‌گیرند، به همین دلیل است که دچار فرسودگی می‌شوند! پس از آن آن‌ها نیاز به نگهداری و تعمیرات دارند. داشتن اطلاعات قابل‌توجه درباره‌ی دارایی یک مؤلفۀ فوق‌العاده مفید است. CMMS سلامت دارایی‌های شما را در زمان واقعی نشان می‌دهد. سازمان‌ها برای افزایش عمر دارایی‌ها به استراتژی نیاز دارند و CMMS در دستیابی به این هدف کمک می‌کند. علاوه بر این با CMMS از جایگزینی دارایی‌ها و مناسب بودن مکان آن‌ها، سرقت دارایی‌ها و سوءاستفاده از دارایی‌ها نیز اجتناب می‌شود زیرا به ردیابی دارایی کمک می‌کند. به‌طورکلی، CMMS دید 360 درجه‌ای واضح و داده‌های متمرکز دارایی‌ها را برای مدیریت مؤثر دارایی‌ها ارائه می‌دهد.مدیریت دستور کار: CMMS دستورات کار را با برنامۀ زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات از پیش تعیین‌شده انجام می‌دهد و نسبت به دستورات کار برای رفع اشکال واردشده توسط کارکنان تأییدشده، واکنش نشان می‌دهد. ویژگی‌های دستور کار CMMS به اولویت‌بندی درخواست‌های کاری بر اساس اولویت دستور کار کمک می‌کند. هر درخواست، تعداد مشخصی از درخواست‌ها را تعیین می‌کند که گروه پشتیبانی می‌تواند به‌سرعت آن‌ها را پیدا کند. از ارائۀ درخواست کار گرفته تا برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و تحقق درخواست کار، CMMS به‌طور مداوم پیشرفت کار را دنبال می‌کند و تحویل قدرتمند و به‌موقع کار را تضمین می‌کند. سپس در نرم‌افزار CMMS، تکنسین‌ها مستندات مناسبی از فعالیت‌های نگهداری و تعمیراترا پردازش می‌کنند. علاوه بر این، دستور کار CMMS به شما امکان می‌دهد در صورت خرابی دارایی سریع واکنش نشان داده و دستور کاری را در اولویت قرار دهید تا تأسیسات خود را مؤثر و مولد نگه دارید.مدیریت تعمیرات و نگهداری یا نت: نگهداری و تعمیرات یا نت بخش بسیار مهمی از نرم‌افزار CMMS است. نگهداری و تعمیرات به سه بخش زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات، تاریخچۀ نگهداری و تعمیرات و نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه تقسیم شده است.1. زمان‌بندی نت: زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات به تیم شما اجازه می‌دهد تا فعال باشد و نه واکنش‌پذیر و این چیزی است که کاملاً پس از تعیین مؤلفه‌های CMMSجستجو می‌شود. ارائۀ خدمات قبل از خرابی به این معنی است که فعالیت شما مولد و پایدار است. در نتیجه، زمان خرابی، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات کاهش و بهره‌وری و کارایی دارایی‌ها همه به لطف CMMS افزایش می‌یابد.2. سوابق نت: مشاهده‌ی یک دید کامل از هر دارایی و سابقۀ نگهداری و تعمیرات به جمع‌آوری بینش‌هایی کمک می‌کند که در نگهداری و تعمیرات آینده مفید هستند. وقتی کارگران سابقۀ کامل دارایی را دارند به آن‌ها کمک می‌کند تا بدانند مسئلۀ قبلی چه بوده است؟ چه کاری انجام‌شده است؟ اگر مسئله یکسان باشد، راه‌حل جدید را می‌توان پیاده کرد. همۀ این فعالیت‌ها در نرم‌افزار CMMS قابل‌مشاهده است.3. نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه: یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های CMMS، نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه است! در این نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، هیچ مسئلۀ کوچکی نادیده گرفته نمی‌شود، زیرا اگر هر مسئلۀ کوچکی نادیده گرفته شود، ممکن است در کوتاه‌ترین زمان به یک مشکل بزرگ تبدیل شود. سپس می‌تواند عملکرد روزانه را مختل کند و بهره‌وری نیز دچار مشکل می‌شود. خرابی غیرمنتظره به حداقل رسیده و ایمنی کارکنان افزایش می‌یابد. علاوه بر این، هنگامی‌که نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی می‌شود در مقایسه با نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی نشده هزینۀ کمتری دارد. نرم‌افزار CMMS به شما امکان می‌دهد تا نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه را با موفقیت با تمام دارایی‌های موردنیاز پیاده‌سازی کنید.مدیریت موجودی: یک نرم‌افزار مناسب CMMS به سازمان به مدیریت موجودی کمک می‌کند. این کار شرکت و ذینفعان را قادر می‌سازد تا موجودی خود را دنبال کرده و به‌طور طبیعی و برحسب نیاز، قطعات را سفارش دهند. اگر مدیریت موجودی به روشی صحیح انجام نشود می‌تواند بر دستور کار تأثیر بگذارد و تأثیر نگهداری و تعمیرات (نت) کاهش می‌یابد. ویژگی‌های CMMS که در مدیریت مؤثر موجودی مفید است:پیش‌بینی نیاز سالانۀ موجودیبررسی دسترسی به موجودی موردنیاز در هر لحظههشدار و اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل، اعلان و پیامکمدیریت فروشنده: CMMS مؤثر به ارتباط میان مدیریت دارایی و فروشنده کمک می‌کند. هنگامی‌که کارکنان به موجودی نیاز دارند، CMMS الگوهایی طراحی کرده است که در وقت کارکنان صرفه‌جویی می‌کند و آن‌ها مجبور نیستند برای یافتن فرم درخواست به مکان‌های دیگر مراجعه کنند. همچنین در مورد دستور کار مانند زمانی که دستور توسط فروشنده‌ی آخر پردازش می‌شود، به‌روز می‌شود. سیستم CMMS از جایی که دستور از آن صادرشده روی دستورات نظارت می‌کند و همۀ افراد از هر دستور کاملاً مطلع هستند. این دستور به دنبال وضعیت حمل‌ونقل آن‌ها با داده‌های زمان واقعی است. هر زمان که دستور جدیدی به فروشنده ارسال شود، به فروشنده اطلاع‌رسانی می‌شود. به‌عنوان بخش مدیریت فروشنده، سیستم CMMS در دسترسی سریع مدیران نگهداری و تعمیرات (نت) به داده‌های فروشنده ازجمله اطلاعات تماس مفید است.گزارشات و آمار: نرم‌افزار CMMS گزارش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های مفیدی را ارائه می‌دهد که به درک وضعیت فعلی دارایی، بهره‌وری دارایی‌ها، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات و غیره کمک می‌کند. با کمک این گزارش، مدیران می‌توانند دارایی‌ها را با مشکلاتشان تشخیص داده و تصمیم‌گیری کنند. ویژگی‌های CMMS به ذینفعان و شرکت در کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در وقت و زمان کمک می‌کند. به عبارت ساده‌تر، مدیران نگهداری و تعمیرات با گزارش‌ها می‌توانند فرایند نگهداری و تعمیر دارایی را ساده کنند. در گزارش‌های حاصل‌شده از ماژول‌ها، مدیران می‌توانند آماری مانند موارد زیر را مشاهده کنند:کل زمان توقف و خرابی داراییکل هزینۀ تعمیردسترس‌پذیری موجودیدستورات کاری کامل شده یا در انتظارمزایای سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS)پیاده‌سازی و استفاده از نرم‌افزارهای سیستم مدیریت مکانیزه نت، مزایا و منافع زیادی دارد. یکی از مزایای اصلی داشتن توانایی مدیریت مؤثرتر تیم‌های نگهداری و تعمیرات، پیمانکاران، منابع و همسویی شیوه‌ها و وظایف نگهداری و تعمیرات آن‌ها با سایر بخش‌ها و اهداف کسب‌وکار است. برخی از مزایای اصلی CMMS ها به شرح زیر است:خودکار بودن درخواست‌های کاریوظایف مدیریت تأسیسات و دستورات کاری مدیریت‌شدهپورتال درخواست خدمات مشتریابزارهای نوآورانه برای ساده‌سازی فرایندهامدیریت زمان‌بندی‌های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانهزمان‌بندی و تخصیص کارکنان، کارگران و شیفت‌های کاریافزایش قابلیت اطمینان دارایی و تجهیزاتافزایش عمر دارایی و تجهیزاتکاهش توقف و خرابی تجهیزاتکاهش زمان خرابیکنترل و کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات (نت)بهبود بهره‌وریبهبود مدیریت موجودیتحقق مقررات ایمنی و رعایت انطباق‌هاپذیرش آسان برای تغییر فناوری‌هاامکانات گزارش دهی گستردهتولید KPI برای تجزیه‌وتحلیل آسان عملیات نگهداری و تعمیرات (نت)آینده CMMS، اینترنت اشیا (IOT) است:اینترنت اشیا و هوش مصنوعی این روزها تقریباً در تمامی بخش‌های کسب‌وکار از موضوعات پرطرفدار هستند. میلیون‌ها شرکت در حال حاضر منتظر اجرای اینترنت اشیا در CMMS خود هستند تا دستگاه‌ها و ماشین‌آلات بتوانند خودشان را نظارت کرده و داده‌ها را به‌موقع برای مدیران ارسال کنند تا به آن‌ها کمک کند تا از خرابی‌های ناگهانی و حوادث در واحدهای تولیدی خود جلوگیری کنند.دستگاه‌های هوشمند اینترنت اشیا می‌توانند بر میزان استفاده، نظارت داشته باشند و به برنامه‌ریزی استراتژی‌های صرفه‌جویی در هزینه‌های انرژی کمک کنند. برخی از دستگاه‌ها همچنین به کاربران کمک می‌کنند تا واحدهای HVAC را از طریق تلفن‌های هوشمند خود خاموش کنند. دستگاه‌ها همچنین می‌توانند تا زمان فعال‌سازی، کار نکنند. حسگرهای دارای اینترنت اشیا می‌توانند با ابزارهای CMMS شما ارتباط برقرار کرده و دستور کارها را به‌صورت خودکار اعلام کنند که به‌زودی به تعمیر نیاز دارد. این امر به کاهش زمان وقفه و افزایش کارایی تکنسین‌ها کمک می‌کند.چه مهارت‌هایی برای پیاده‌سازی موفق CMMS موردنیاز است؟اغلب در پیاده‌سازی CMMS، تمرکز بر مهارت‌های محاسباتی موردنیاز است تا اطمینان حاصل شود که افرادی که از سیستم جدید استفاده می‌کنند نحوه‌ی کار با آن را می‌دانند. بااین‌حال، حداقل به همین اندازه هم مهم است که آن‌ها بفهمند چرا از آن استفاده می‌کنند. تنها زمانی که افرادی که از سیستم استفاده می‌کنند اهمیت داده‌هایی را که وارد می‌کنند و نحوه‌ی استفاده از آن‌ها در آینده را درک می‌کنند، حداقل این شانس وجود دارد که در ابتدا اطلاعات منطقی را به CMMS وارد کنند. حتی خیلی بهتر است که افرادی که داده‌ها را وارد می‌کنند کسانی باشند که از داده‌ها برای تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند.اگر در پیاده‌سازی CMMS، یکپارچگی در مورد آموزش اصول مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) با آموزش‌هایی که در مورداستفاده از CMMS ارائه می‌شود، ایجاد شود، آنگاه موفقیت بزرگی خواهید داشت. علاوه بر این، اغلب برنامه ریزان نگهداری و تعمیرات (نت) به مهارت‌های بیشتری در برنامه‌ریزی شغلی (متمایز از برنامه‌ریزی شغلی)، سرپرستان نت به مهارت‌های ارتقا یافته در رهبری و مدیریت و همۀ پرسنل نگهداری و تعمیرات نیاز به مهارت‌های ارتقا یافته در بررسی و تجزیه‌وتحلیل نگهداری و تعمیرات مبتنی بر قابلیت اطمینان دارند.برخی نکات کاربردی برای پیاده‌سازی موفق CMMS :از اصول مهندسی مجدد "Big R" استفاده کنید (خلاقانه از بازمهندسی استفاده کنید)پیوند میان انتخاب نرم‌افزار CMMS با مرور و بررسی فرایندمستندسازی فرایندهای جدیدمتعهد کردن تمامی مشارکت‌کنندگان در فرایند به رویه‌های جدیدانجام ممیزی‌های انطباقی رویه‌های روتین و منظمایجاد ارتباط میان انطباق رویه‌های جدید با پاداش‌های شخصیآموزش پرسنل نگهداری و تعمیرات (نت) در ارتباط با رویه‌ها و نرم‌افزار CMMSنادیده نگرفتن الزامات آموزشیدر نظر گرفتن بخش تولید در برنامه‌های شرکتدر نظر گرفتن الزامات گزارش دهیچه صنایعی از CMMS سود می‌برند؟CMMS را می‌توان در هر صنعتی ازجمله تولید، تأسیسات، آزمایشگاه‌ها، مدیریت املاک، مهمان‌یاری، رستوران‌ها، فرانچایزهای رستوران‌ها، مدارس، خدمات، کارخانه‌های تصفیه فاضلاب، فرودگاه‌ها، نفت و گاز، دولت، سالن‌های بدن‌سازی، کمپ‌ها، ورزشگاه‌ها و میدان مسابقات، جاذبه‌های گردشگری، استراحتگاه‌ها، کازینوها و موارد دیگر استفاده کرد. اگر در صنعتی با دارایی‌های ارزشمند که نیاز به نگهداری دارند، کار می‌کنید، CMMS می‌تواند برای شما مفید باشد. اگر کسب‌وکار شما دارایی‌هایی دارد که نیاز به نگهداری و تعمیرات دارند، CMMS می‌تواند برای شما در افزایش طول عمر آن‌ها مفید باشد و آن‌ها در بهترین حالت کار کنند.آیا CMMS برای کسب‌وکارها در هراندازه‌ای کار می‌کند؟اگر دارایی‌ها و تجهیزاتی دارید که باید نگهداری و تعمیرات شوند، نرم‌افزار CMMS طوری طراحی‌شده است که از هر نوع کسب‌وکاری اعم از کسب‌وکارهای کوچک و شرکت‌های بزرگ پشتیبانی می‌کند.ویژگی‌های نرم‌افزارهای نگهداری و تعمیرات (CMMS)در حال حاضر، بازار بسیار رقابتی‌تر است و سوابق کاغذی برای وظایف نگهداری و تعمیرات (نت) می‌تواند منجر به تعمیرات پرهزینه، کاهش عمر دارایی‌ها و افزایش وقفه‌ها شود. با بهبود خدمات پشتیبانی و عملکرد نرم‌افزاری، شرکت‌ها از راه‌حل‌های نرم‌افزاری CMMS برای مدیریت فعالیت‌های تعمیرات و نگهداری (نت) خود استفاده می‌کنند.یک نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات (نت) باید قابلیت‌های زیر را داشته باشد:تجزیه و تحلیل SWOTاستراتژی و فرایند برای نرم‌افزار نگهداری و تعمیراتشناسایی نواحی ناکارآمدتعریف SLA هاارائۀ سیستم تیکتینگتعمیرات سطحی به شکل روتین و منظم و نظارت سیستماتیکایجاد مجموعۀ دانش و مستندات سیستمدر دسترس قرار دادن مستندات سیستم به‌صورت آنلاینحذف نواحی ناکارآمدنرم‌افزار CMMS و ویژگی‌های آن مسائل نگهداری و تعمیرات را ساده کرده و بین رویه‌های کار، تعادل ایجاد می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار CMMS آشفتگی‌های کاری کمتر است و زندگی کارکنان آسان‌تر می‌شود. این نرم‌افزار که به مدیریت دارایی کمک می‌کند، مزیتی بزرگ برای سازمان است. بنابراین، اگر می‌خواهید کسب‌وکار خود را توسعه دهید، استفاده از نرم‌افزار CMMS ضروری است. برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار CMMS جریان (نرم‌افزار نت جریان) با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Sun, 03 Jul 2022 09:15:47 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/httpsjaryansoftcom-j8uk6iq7jkuo مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار چیست؟سازمان‌های بزرگ به‌طور مستمر فرایندهای خود را در طول زمان بهبود می‌بخشند و تلاش می‌کنند تا آنجا که امکان دارد فرایندها کارآمد و مقرون‌به‌صرفه باشند. مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار ابزاری است که سازمان‌ها برای ارزیابی فرایندهای فعلی خود از آن استفاده می‌کنند. درواقع مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار تکنیکی است که با استفاده از آن می‌توان تصویری بصری از فرایند کسب‌وکار ایجاد کرد. این کار معمولاً با استفاده از ابزارهای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار مانند فلوچارت‌ها و یا استفاده از مجموعه‌ای از علائم یا نشانه‌گذاری برای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار(که معروف‌ترین آن‌ها در سطح جهانی BPMN است) انجام می‌شود.در مرحلۀ بعد، مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار برای شناسایی پیشرفت در فرایندهای کسب‌وکار یا گردش کار یک سازمان استفاده می‌شود. برای تعیین نواحی پیشرفت فرایندها دو تکرار متفاوت از یک فرایند معین ترسیم و با یکدیگر مقایسه می‌شود. اولین فرایند، فرایندی است که در حال حاضر هیچ‌گونه تغییری در آن اعمال نشده است و فرایند دوم فرایندی است که در آن بهبود صورت گرفته است.می‌توان مراحل اجرای یک فرایند را به‌صورت دستی ترسیم کرد. بااین‌حال، این روش بسیار زمان‌بر و از کارایی کمتری نسبت به استفاده از راه‌حل اتوماسیون مانند نرم افزار مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار است. با راه‌حل‌های نرم‌افزارهای BPMS به‌راحتی می‌توان یک مدل فرایندی را برای شناسایی زمینه‌های بهبود ایجاد و اجرا کرد.معرفی ابزارها و استانداردهای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکاربسیاری از ابزارها و استانداردهای مختلفی از مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار وجود دارد که می‌توان از آن‌ها برای بهبود گردش کار استفاده کرد و آن‌ها را کارآمدتر و مقرون‌به‌صرفه تر کرد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:ابزارها و استانداردهای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکارنمودارهای SIPOC: یک نمودار SIPOC یکی از ابزارهای مورداستفاده در متدلوژی شش سیگما است. SIPOC به ذینفعان کمک می‌کند تا مؤلفه‌های اصلی یک پروژه‌ی بهبود فرایند را شناسایی کنند. مؤلفه‌ها، تأمین‌کنندگان، ورودی‌ها و فرایندهای بهبودیافته، خروجی‌ها و مشتریانی هستند که خروجی‌ها را دریافت می‌کنند.BPEL: BPEL یا زبان اجرایی فرایند کسب‌وکار یک زبان مبتنی بر XML است که امکان استفاده از وب‌سرویس‌ها را در یک معماری سرویس گرا (SOA) فراهم می‌کند تا داده‌ها قادر به اتصال به یکدیگر بوده و قابل اشتراک‌گذاری باشند. برنامه نویسان از BPEL استفاده می‌کنند تا تعریف کنند که چگونه یک فرایند کسب‌وکارکه شامل وب‌سرویس‌ها می‌شود، اجرا خواهد شد. BPEL اغلب با BPMN که استانداردی برای نشان دادن فرایندهای کسب‌وکار به شکلی گرافیکی است، همراه است. درواقع موتور اجرایی یک BPMS با استفاده از BPEL یک فرایند را اجرا می‌کند.RPC: Remote Procedure Call یا فراخوانی رویه از راه دور یک تکنیک قدرتمند برای ساخت برنامه‌های توزیع‌شده و مبتنی بر کلاینت-سرور است. این تکنیک بر اساس گسترش فراخوانی رویۀ محلی متعارف است به‌طوری‌که رویۀ فراخوانی شده نیازی به همان آدرس فراخوانی شده ندارد. دو فرایند ممکن است در یک سیستم باشند یا ممکن است در سیستم‌های مختلف با شبکه‌ای که آن‌ها را به هم متصل می‌کند قرارگرفته باشند. برای درک بهتر این تکنیک روی لینک کلیک کنید.WF-XML: یک استاندارد XML از (www.wfmc.org) است که قابلیت همکاری بین برنامه‌های کاربردی مختلف گردش کار را فراهم می‌کند. این استاندارد طراحی‌شده است تا مؤلفه‌های نرم‌افزاری شخص ثالث را به‌راحتی به یک سیستم گردش کار متصل کند.XPDL: XPDL یک مکانیسم استاندارد برای تعریف و اجرای فرایندهای کسب‌وکار ارائه می‌دهد و امکان همکاری بین محیط‌های گردش کار را فراهم می‌کند.نمودارهای زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML): UML یک زبان مدل‌سازی توسعه‌ای است که برای ارائۀ یک روش استاندارد جهت نمایش بصری یک سیستم استفاده می‌شود. نمودارها شامل بازیگران، فعالیت‌ها، نقش‌ها و کلاس‌های سیستم است و باعث درک بهتری از یک سیستم یا سند می‌شود . UML در سال 1994 ایجاد شد و رشد سریع محبوبیت آن منجر شد تا به‌عنوان یک استاندارد ISO تأییدشده در سال 2005 منتشر شود.نگاشت جریان ارزش یا نقشه‌برداری از جریان ارزش (VSM): نقشه برداری از جریان ارزش یک ابزار مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار است که برای تجزیه‌وتحلیل وضعیت‌های موجود و آینده‌ی یک فرایند استفاده می‌شود. این نقشه‌ها تمام مراحل مهم و همچنین جریان مواد و اطلاعات را از طریق یک فرایند نشان می‌دهد.مدل IPO: یک IPO یا مدل ورودی-فرایند-خروجی یک گراف عملکردی است که ورودی‌ها، خروجی‌ها و فرایندهای موردنیاز را شناسایی می‌کند. ورودی‌ها شامل اطلاعات یا مواد هستند که برای یک فرایند کسب‌وکار معرفی شدند. این عامل‌ها یا راه‌اندازها، وظایف موردنیاز برای تولید خروجی‌هایی که هدف یک فرایند کسب‌وکار هستند را تولید می‌کنند.نمودارهای گانت: نمودارهای گانت یا گانت چارت ها نمودارهای ساده‌ای هستند که نمایه‌ای تصویری از زمان کلی برای تکمیل یک کار یا فرایند ارائه می‌دهند. به‌طور خاص، گانت چارت‌ها می‌توانند زمان شروع و پایان/ تاریخ‌های فرایند و وظایف موردنیاز و همچنین مدت‌زمان تکمیل فرایند یا وظیفه را نشان دهند. مدل و نشانه‌گذاری فرایند کسب‌وکار (BPMN)- Business Process Model and Notation: نمودارهای BPMN ابزارهای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار هستند که توسط (BPMI) توسعه‌یافته‌اند. این تکنیک مانند نمودارهای UML و یک روش استاندارد برای ایجاد فلوچارت‌ها است یعنی نمودار مرحله‌به‌مرحلۀ یک فرایند. بنابراین، هنگام ایجاد یک مدل فرایندی از مؤلفه‌های مشخص‌شده در متدولوژی BPMN استفاده می‌شود که در ادامه به‌طور کامل استاندارد BPMN را توضیح می‌دهیم.BPMN چیست؟BPMN یک روش گرافیکی برای نمایش فرایندهای کسب‌وکار در یک نمودار فرایندی کسب‌وکار است. BPMN به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که رویه‌های داخلی کسب‌وکار خود را با استفاده از نمادهای گرافیکی درک کنند؛ همچنین برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا این روش‌ها را به شیوه‌ای استاندارد به یکدیگر مرتبط کنند. به‌طور دقیق‌تر، BPMN توالی دقیق از فعالیت‌های کسب‌وکارو جریان‌های اطلاعاتی موردنیاز برای تکمیل یک فرایند را به شکلی تصویری شرح می‌دهد.تاریخچۀ BPMN- استاندارد مدل‌سازیBPMN توسط موسسه مدیریت فرایند کسب‌وکار(BPMI) طراحی و توسعه‌یافته است و از سال 2005 توسط OMG حمایت می‌شود. نسخۀ BPMN 2 پس از چهار بار بازنگری سرانجام در سال 2010 منتشر شد. BPMN 2 برای نمودارهای فرایند کسب‌وکار برای ایجاد یک قاعده‌ی دقیق‌تر برای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار از مجموعۀ وسیعی از نمادها و علائم استفاده می‌کند.اهداف و مزایای BPMNهدف اصلی BPMN بهبود کارایی، توصیف و ایجاد شرایط جدید و یا کسب مزیت رقابتی است. BPMN به‌عنوان یک نمایش بصری آسان برای درک فعالیت‌های اختصاص‌یافته به یک فرایند و درک کلی فرایند بکار می‌رود. نمودار BPMN می‌تواند به‌عنوان یک راهنمای دقیق‌تر به افرادی که فرایند را پیاده‌سازی می‌کنند کمک کند تا نمودار را بسیار ساده‌تر درک کنند. شرکای کسب‌وکار نیز می‌توانند به ارتباطات و همکاری بیشتری در راستای هدف کارآمدی فرایند و نتیجه با کیفیت بالا دست یابند.مزایای BPMN شامل موارد زیر است:یک روش استاندارد از فرایندهای کسب‌وکار را برای یک گروه کسب‌وکار فراهم می‌کند.با استفاده از BPMN به اشتراک‌گذاری فرایندهای فعالیت‌ها در سراسر سازمان‌ها ساده‌تر می‌شود.نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار از استاندارد BPMN پشتیبانی می‌کنند.سازمان‌ها می‌توانند از BPMN در سطوح مختلف استفاده کنند. آن‌ها می‌توانند از زیرمجموعه‌ای از آن و یا عمدتاً از عناصر گرافیکی آن برای تجسم فرایندها استفاده کنند.تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر و سریع‌ترمکانیسم توسعه‌پذیری را هم برای گسترش مدل فرایند و هم برای گسترش گرافیکی تعریف می‌کند.تعریف مربوط به تعاملات انسانی را گسترش می‌دهد.نمودارهای تهیه‌شده با استفاده از BPMN ها (BPD) قابل‌تبدیل به زبان‌های XML موردنیاز نرم‌افزارهای موتور گردش کار می‌باشند.مؤلفه‌ها و نمادهای BPMNBPMN نمودارهایی با مجموعه‌ای از مؤلفه‌های گرافیکی هستند. چهار دستۀ مؤلفه‌های اصلی عبارت‌اند از:1. اشیاء جریان (Flow Objects): رویداد-رخداد (Event)؛ فعالیت‌ها (Activities)؛ دروازه‌ها یا درگاه‌ها (Gateways)رویداد-رخداد (Event): رویدادها با دایره‌هایی حاوی نمادهای دیگر بر اساس نوع رویداد نشان داده می‌شوند. رویدادها می‌توانند آغازین، میانی یا پایانی باشد. آن‌ها به‌عنوان یک عامل یا محرکی برای شروع یا تکمیل فرایند عمل می‌کنند.فعالیت ها (Activities): یک فعالیت با یک مستطیل با گوشه‌های گرد نمایش داده می‌شود و نشان‌دهنده‌ی وظیفه‌ای است که باید انجام شود. این فعالیت می‌تواند یک وظیفه یا یک زیر فرایند (فرایند فرعی) باشد.دروازه-درگاه (Gateway): دروازه-درگاه با شکل لوزی نشان داده می‌شود و تصمیمات، ادغام و پیوستن مسیرها را تعیین می‌کند.2. اشیاء ارتباط‌دهنده (Connecting Objects): جریان توالی (Sequence Flow)؛ جریان پیغام (Message Flow)؛ پیوند-وابستگی-ارتباطی (Association)جریان توالی (Sequence Flow): یک جریان توالی به‌صورت یک خط مستقیم با یک فلش نشان داده‌شده است و ترتیب جریان فعالیت را نشان می‌دهد.جریان پیغام (Message Flow): جریان پیغام با یک خط بریده‌بریده با یک دایره در ابتدا و یک فلش در انتها نشان داده می‌شود.پیوند-وابستگی-ارتباطی (Association): با یک خط نقطه‌چین نشان داده‌شده است. از آن برای مرتبط کردن یک مصنوع، داده یا متن به یک شیء جریان استفاده می‌شود.3. خطوط شناوری (Swimlanes): Swim lane برای سازمان‌دهی فعالیت‌های مختلف استفاده می‌شود و دارای دو نوع مختلف است:Pool: یک Pool با یک مستطیل بزرگ نشان داده‌شده است که شامل بسیاری از اشیاء جریان، اشیاء ارتباط‌دهنده و مصنوعات است. Pool ها نشان‌دهنده‌ی مشارکت‌کنندگان یک فرایند کسب‌وکار هستند.Lane: یک Lane به‌عنوان زیر بخشی از poolنشان داده می‌شود. از lane ها برای سازمان‌دهی دقیق‌تر اشیاء جریان، اشیاء ارتباط‌دهنده و مصنوعات استفاده می‌شود. معمولاً Lane ها نقش‌های سازمانی و اینکه چه کسی مسئول چه کاری است را نشان می‌دهد.4. مصنوعات (Artifacts): مصنوعات ابزارهایی هستند که برای افزودن اطلاعات بیشتر استفاده می‌شوند. مصنوعات دارای سه نوع مختلف هستند.شیء داده (Data object): نشان‌دهنده‌ی داده‌های موردنیاز برای فعالیت است.گروه (Group): از این مصنوع برای گروه‌بندی فعالیت‌های مختلف استفاده می‌شود اما بر جریان نمودار تأثیر نمی‌گذارد.حاشیه‌نویسی (Annotation): به‌منظور تأمین اطلاعات متنی اضافی استفاده می‌شود تا درک خواننده از نمودار/مدل را افزایش دهد.مثالی از نمودار BPMNدر شکل زیر مثال ساده از فرایند خرید از سایت Amazon.com یا Ebay.com آورده شده است.شکل زیر استاندارد BPMN 2.0 را نشان می‌دهد.تا به اینجا با مفهوم مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار و استاندارد BPMN آشنا شدیم. اما پرسش‌هایی مانند اینکه چرا و چه زمانی باید از استاندارد BPMN استفاده کنیم نیز ممکن است مطرح شود که بدان پاسخ می‌دهیم. چرا از BPMNباید استفاده کنیم؟ BPMN اغلب بهترین نمادهای مدل‌سازی را برای هر سازمان و در هر صنعتی با توجه به فرایندهای کسب‌وکار آن سازمان و صنعت ارائه می‌دهد. BPMN دارای دقت و بینش بیشتری نسبت به نمودارهای ساده‌ی دیگر است. به‌عنوان‌مثال نسبت به نمودار UML، نمودارهای فعالیت BPMN قابل‌درک‌تر است (برای افراد غیر فنی) و همچنین برای تحلیل و طراحی فرایند مناسب‌تر است. همچنین، اگر قصد خرید بسته‌های نرم‌افزاری BPM یعنی BPMS ها را داشته باشید، این نرم‌افزارها استفاده از BPMN را نسبت به سایر نمادها ترجیح می‌دهند. اینکه چه زمانی باید از BPMN استفاده کنیم بستگی به دانش تحلیلگران و نوع پروژه‌های سازمان دارد. امروزه تمامی تحلیلگران کسب‌وکار باید بر BPMN مسلط باشند. توصیه می‌شود که تحلیلگران هر زمان که روی پروژه‌هایی با پیچیدگی متوسط یا بالاتر کار می‌کنند حتماً از BPMN استفاده کنند.بیشتر نرم‌افزارهای BPMS موجود در بازار از استاندارد BPMN پشتیبانی می‌کنند و سازمان‌ها برای مدل‌سازی فرایندهای خود با توجه به مزایای BPMN ترجیح می‌دهند از این استاندارد استفاده کنند. در نرم‌افزار BPMSجریان نیز از این استاندارد پشتیبانی می‌شود.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Sat, 02 Jul 2022 13:13:14 +0430 https://virgool.io/@m_47273503/httpsjaryansoftcom-ckep9rcyhfjb مروری بر مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) چیست؟مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) به‌عنوان فرایند حفظ دارایی‌ها و منابع یک شرکت هم‌زمان با کنترل زمان و هزینه‌ها و در نتیجه تضمین حداکثر سازی بازدهی فرایند تولید، تعریف می‌شود. مدیریت نگهداری و تعمیرات از یک فرایند قدیمی، خسته‌کننده و دستی به یک سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS) تبدیل‌شده است: نرم‌افزاری که تمامی اَشکال یک برنامۀ نگهداری و تعمیرات (نت) را در یک سیستم مرکزی، برنامه‌ریزی، ردیابی، اندازه‌گیری و بهینه می‌کند.مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) :مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) فقط یک سیستم نرم‌افزاری نیست بلکه ترکیبی از نرم‌افزار، بهترین شیوه ها و پرسنل آموزش‌دیده است که همگی بر یک هدف متمرکز شده‌اند. برنامه‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات به میزان زیادی قابل سفارشی‌سازی هستند و تمرکز آن‌ها بر انواع نگهداری و تعمیراتمورداستفاده در تجهیزات و دستگاه‌ها است. چه از برنامۀ نگهداری و تعمیراتمبتنی بر شرایط مانند نگهداری و تعمیرات پیشگویانه ( نت PDM) و چه از برنامۀ نگهداری و تعمیرات مبتنی بر زمان مانند نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه ( نت PM) استفاده می‌کنید، آنچه اهمیت دارد این است که برنامۀ خود را بر نوع نگهداری و تعمیرات (نت) مورداستفاده و نقش آن در سازمان خود متمرکز کنید. بهبود مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) باید یک هدف مستمر برای هر شرکتی که دارایی‌هایی آن ماشین‌آلات و تجهیزات است، باشد؛ اما هیچ راه‌حل مناسبی یکسانی برای همه وجود ندارد. در صورت نیاز به پشتیبانی یا تخصص اضافی در فرایند تغییر شیوه‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)، مشاوره از کارشناسان معتبر در نت مبتنی بر قابلیت اطمینان (RCM) می‌تواند به شما در شناسایی فرصت‌ها و ایجاد برنامه‌ای دست‌یافتنی برای بهبود کمک کند.اهمیت مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)مدیریت نگهداری و تعمیرات یا نتدر حصول اطمینان از موفقیت بلندمدت برنامۀ نگهداری و تعمیرات شما با نظارت بر تضمین کیفیت، حفظ کارایی عملیاتی و حفظ دارایی‌ها در حالت بهینۀ دستورات کار، حیاتی است. دارایی‌ها و منابع صحیح نگهداری شده، تولید شما را پایدار نگه می‌دارد و شانس رخ دادن خرابی‌ها و وقفه‌های برنامه‌ریزی نشده را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.خرابی برنامه‌ریزی نشده باعث ایجاد یک گلوله برفی می‌شود که منجر به افزایش هزینه‌های غیرمنتظره‌ی مرتبط با مواردی مانند تعمیرات (کار اضافی، قطعات یدکی و غیره)، تأخیر در حمل‌ونقل، از دست دادن درآمد یا خرابی کامل ماشین‌آلات می‌شود. مدیریت نگهداری و تعمیرات یا نتبه بهبود بهره‌وری تأسیسات، تجهیزات و دستگاه‌ها کمک می‌کند که با کاهش هزینه‌های عملیاتی و بهبود کیفیت (و کمیت) محصولات تولیدی منجر به بهبود در درآمد می‌شود. علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه، مزایای دیگر شامل بهبود ایمنی در محل کار، افزایش بهره‌وری و به حداقل رساندن خطای انسانی است.اهداف مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) :هدف مشترک تمامی اَشکال مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) تجزیه‌وتحلیل تولید و یافتن بهترین شیوه‌ها و فرایندها در یک حیطۀ خاص است. به‌عنوان‌مثال، تجزیه و تحلیل گزارشات از CMMS به شما امکان می‌دهد هزینه‌ها را کنترل کنید، برنامه‌ریزی صحیح و کارآمد کارها را انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که خرابی‌ها و کمبودها به حداقل می‌رسد.اهداف اصلی مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) عبارت‌اند از:کنترل هزینه/بودجه‌بندیزمان‌بندی کار/تخصیص منابعانطباق‌پذیری و مقرراتبه حداقل رساندن زمان خرابی/اتلاف‌ها و زیان‌هاافزایش عمر دارایی‌هابهبود تجهیزات آموزشکشف روندهای نگهداری و تعمیرات (نت)مزایای مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) :مزایای مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) را می‌توان در سه گروه هزینه‌های غیرمستقیم، هزینه‌های مستقیم و خدمات مشتری قرار داد. در جدول زیر مزایای مدیریت نگهداری و تعمیرات در هر یک از این سه گروه آورده شده است.مزایای مدیریت نگهداری و تعمیرات :هزینه‌های غیرمستقیمبه حداقل رساندن اضافه‌کاریبه حداقل رساندن حوادثبه حداقل رساندن خرابی‌ها و وقفه‌هاهزینه‌های مستقیمکاهش هزینۀ سیستم‌های نگهداری و تعمیرات با افزایش عمر مفید دارایی‌هاکاهش هزینۀ به‌کارگیری انفعالی پرسنل نگهداری و تعمیراتکاهش هزینه‌های موجودیبهبود تصمیم‌گیری اثربخشی هزینه با استفاده از داده‌های تاریخیخدمات مشتریبهبود قابلیت اطمینان و در دسترس‌پذیریبهبود عملکرد خدماتکاهش شکایات مشتریانبه حداکثر رساندن کیفیت محصولبه حداکثر رساندن ارائۀ خدماتفرایندهای نگهداری و تعمیرات: چارچوبی برای نگهداری و تعمیرات در سطح جهانیبرای فرایند نگهداری و تعمیرات (نت) چارچوبی پیشنهادشده که مورد تأیید قرار گرفته است. این چارچوب نت می‌تواند مشابه با حلقه‌های کنترل شناخته شود، یعنی جایی که برنامه‌ها در دستور کار قرار می‌گیرند، اقدامات انجام می‌شود و سپس خروجی‌ها با برنامۀ اصلی مقایسه می‌شود و اقدامات مناسب انجام می‌شود. بر اساس تجربیات کسب‌شده در اکثر مواردی که مزایای کمی از CMMS یا عدم استفاده از CMMS به‌دست‌آمده است، دلیل اصلی این بوده که این حلقه‌های بازخورد و کنترل یا از دست رفته‌اند یا بی‌اثر بودند. حلقه‌های بازخورد خاص و فرایندهای موردنیاز در یک فرایند موفق مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) عبارت‌اند از:زمان‌بندی روزانه و کنترل مشاغل: این مورد شامل مواردی ازجمله نحوه‌ی تخصیص کار به نیروی کار و نحوه‌ی ایجاد انتظارات در مورد زمان "معقول" برای اتمام کار می‌شود. همچنین شامل چگونگی تعیین اولویت‌های روزانه و تصمیماتی است که در مورد تعویق یا لغو کارهای برنامه‌ریزی‌شده به‌منظور در نظر گرفتن تمامی خرابی‌های روزانه به‌صورت یکپارچه گرفته می‌شود. بسیاری از این موارد خارج از محدوده‌ی CMMSاست، اما یک CMMS خوب با ارائۀ روشی سریع و آسان برای نظارت بر برنامه‌ریزی روزانۀ کار ازجمله استفاده از نوار تایم لاین زمان، این فرایند را تسهیل می‌کند؛ یعنی نمودارهایی که به آن‌ها اجازه می‌دهد به‌راحتی کار را تخصیص دهند و به‌سرعت تأثیر تغییرات در برنامۀ روزانه را ارزیابی کنند. همچنین امکان ثبت داده‌هایی را که امکان تحلیل تأخیرهای شغلی در آینده را با توجه به حذف یا کاهش این تأخیرها دارد، فراهم می‌کند. در حال حاضر، اکثر CMMS به‌راحتی این فرایند را تسهیل نمی‌کنند و در نتیجه بسیاری از این کارها به شکل دستی و با کاربرگ ها انجام می‌شود.کنترل و مدیریت زمان‌بندی هفتگی مؤثر: این مورد شامل توسعۀ یک برنامۀ هفتگی است، اما مهم‌تر از آن شامل حلقه‌های کنترل است که اطمینان حاصل می‌کند که برنامۀ هفتگی واقع‌بینانه و دست‌یافتنی است و همچنین در جهت افزایش یکنواختی میزان کار برنامه‌ریزی‌شده نسبت به کارهای برنامه‌ریزی نشده است. برخی از CMMS ها امکان انجام برخی از این عملکردها را دارند، اما اغلب بزرگ‌ترین شکاف، قابلیت جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل آن‌ها با توجه به اتمام برنامۀ هفتگی است. در بسیاری از سایت‌هایی که CMMS ها پیاده‌سازی شده نیاز هست که CMMS را با صفحات گسترده یا ابزارهای دیگری که امکان این تجزیه‌وتحلیل را فراهم می‌کند، تکمیل کنیم.بهبود برنامه‌ریزی شغلی: کیفیت برنامه‌ریزی‌ها بسیار متفاوت است. در برخی موارد، آنچه به‌عنوان "برنامه‌ریزی" توصیف می‌شود چیزی جزئی‌تر از زمان‌بندی است. یک کار به یک دوره‌ی زمانی خاص اختصاص داده می‌شود، اما هیچ پیش‌بینی کمّی یا هیچ‌گونه پیش‌بینی در رویۀ کار، الزامات کار (بر اساس نوع تجارت) و هر قسمت یا منابع موردنیاز (مانند جرثقیل ، ابزار و غیره) انجام‌نشده است. علاوه بر این، تعداد معدودی از کسب‌وکارها که از CMMS استفاده می‌کنند، محاسبۀ ساعات کار واقعی یا هزینه‌های ناشی از آن را که در ابتدا برای مشاغل برآورد شده بود به شکل کمّی محاسبه می‌کنند. تقریباً همۀ CMMS ها این روزها امکان گزارش‌گیری از این نوع تجزیه‌وتحلیل را فراهم می‌کنند. آنچه غالباً فراموش می‌شود، فرایندهای رسمی، رشته‌ها و مسئولیت‌های اختصاص داده‌شده برای تبدیل این مورد به یک وظیفۀ روتین مدیریت نگهداری و تعمیرات است.بودجه‌بندی نت و کنترل هزینه: این یک بیانیۀ اصلی است که هزینه‌های نگهداری و تعمیرات (نت) توسط فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات ایجاد می‌شود. اکثر CMMS ها فقط گزارش هزینه‌های واقعی را در برابر مبالغ بودجه‌بندی شده مجاز می‌داند، بنابراین یک مؤلفه‌ی اساسی کنترل هزینه از بین می‌رود، زیرا تلاش دستی در جهت تطبیق فعالیت‌های بودجه‌بندی شده با فعالیت‌های انجام‌شده به معنای عدم انجام این وظیفه است. این موضوع که تصمیماتی که روزانه توسط سرپرستان و کارکنان بخش معاملات گرفته می‌شود، می‌تواند هزینه‌های نگهداری و تعمیرات را تحت تأثیر قرار دهد بیان‌کننده‌ی آن است که روش بودجه‌بندی و کنترل هزینه باید به‌وضوح توسط این افراد تعیین شود، زیرا افرادی در این سطح، مسئول تهیۀ بودجه‌های نگهداری و تعمیرات (نت) و کنترل هزینه‌ها در این بودجه هستند.فرایندهای بهبود اثربخشی نگهداری و تعمیرات (نت): از بین تمام فرایندهای ذکر شده، این فرایندی است که بیشتر عملیات نگهداری و تعمیرات (نت) در سطح جهانی را از بقیه متمایز می‌سازد. درحالی‌که سایر فرایندها بر بهبود کارایی نگهداری و تعمیراتیعنی انجام درست کارها تمرکز دارند، این فرایند بر اثربخشی نگهداری و تعمیرات (نت)یعنی انجام کارهای درست تمرکز می‌کند. در این فرایند، فعالیت‌هایی مانند تجزیه‌وتحلیل خرابی و تجزیه‌وتحلیل نگهداری و تعمیرات متمرکز بر قابلیت اطمینان گنجانده شده است.CMMS می‌تواند اطلاعات ارزشمندی برای کمک به این تجزیه‌وتحلیل‌ها ارائه دهد، اما اغلب می‌بینیم که سوابق نگهداری و تعمیرات (نت) ثبت‌شده عملاً برای این اهداف غیرقابل استفاده است. برای تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد استراتژی‌های نگهداری و تعمیرات تجهیزات و تغییرات طراحی تجهیزات باید اطلاعاتی را در مورد موارد زیر ثبت کنیم:تعداد خرابی‌هاعلت‌های اصلی این خرابی‌هاهزینه‌های نگهداری و تعمیرات مربوط به خرابی‌هاهزینه‌های تولید مربوط به خرابی‌ها (توجه داشته باشید که این هزینه‌ها ممکن است بیش از هزینه‌های خرابی باشد).هرگونه پیامدهای ایمنی یا زیست‌محیطی مرتبط با خرابی‌هااکثر این موارد در تاریخچۀ سوابق اکثر CMMS ها وجود ندارد. نکتۀ اصلی در همۀ این فرایندها این است که: ابتدا فرایندهای کنترلی خود را مشخص کرده و اطلاعات موردنیاز آن‌ها را تعیین کنید. تنها در این صورت است که سیستم‌ها، کدها و رویه‌هایی را در CMMS برای ارائۀ این اطلاعات ایجاد می‌کند. تقریباً در تمامی پیاده‌سازی‌های CMMS، این اولین مرحله یا اصلاً انجام نمی‌شود یا مراحل به ترتیب معکوس انجام می‌شود.مهارت‌ها و فرهنگ: واقعاً به چه مهارت‌هایی نیاز است؟ پیاده‌سازی CMMS با در نظر گرفتن افرادی که از آن استفاده می‌کنند به‌ندرت موردتوجه قرار می‌گیرد. شاید به این دلیل است که ما از سوابق مهندسی در برخورد با جنبه‌های "نرم" عملکرد نگهداری و تعمیرات (نت) احساس راحتی نمی‌کنیم. شاید به این دلیل است که در طول آموزش خود با این جنبه مواجه نشدیم. درهرصورت، مهارت‌ها و فرهنگ نقش مهمی در اجرای موفق CMMS ایفا می‌کنند.مراحل گردش کار فرایند مدیریت نگهداری و تعمیراتمراحل گردش کار فرایند نت را می‌توان در 9 مرحله به شرح زیر خلاصه کرد:1. شناسایی کارنظارت بر شرایطنگهداری و تعمیرات پیشگیرانهفرایند/عملیاتمسائل مربوط به HSEدرخواست های شفاهی2. اولویت‌بندی کار3. تأیید کار4. برنامه ریزی کارمشخص کردن مراحل لازم برای انجام کار (چه‌کاری باید انجام شود، چگونه انجام می‌شود، چقدر طول می‌کشد)شناسایی و آماده‌سازی منابع موردنیاز (نیروی کار، ابزار و مواد، مستندات فنی و غیره)5. مدیریت بک لاگ ها (Manage backlog)6. زمان‌بندی کارکار چه زمانیانجام می‌شود؟چه کسی آن را انجام خواهد داد؟7. اجرای کار8. ثبت سوابقثبت کار تکمیل‌شده (نیروی کار واقعی، زمان واقعی صرف شده، استفاده از قطعات، مواد و ابزار، مشکلات پیش روی و غیره)به‌روزرسانی سوابق تجهیزات (نوع نگهداری و تعمیرات، هزینه و غیره ..)9. تجزیه‌وتحلیل برای بهبودفرایند نگهداری و تعمیرات (نت) در نمودار BPMN 2امروزه فرایند نگهداری و تعمیرات با توجه به رشد فناوری‌ها و بازار رقابتی از حالت سنتی خارج شده و به نت مکانیزه تغییر پیدا کرده است. برای مکانیزه کردن فرایند نت نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای CMMSاست. این نرم‌افزارها قابلیت‌های بسیاری برای مدیریت بهینۀ دارایی‌ها و تجهیزات سازمانی و افزایش بهره‌وری و کارایی آن‌ها در اختیار سازمان قرار می‌دهند. نرم‌افزار CMMS جریان (نرم‌افزار نت جریان) قابلیت سفارشی‌سازی مطابق با نیاز سازمان شما را دارا بوده و در این زمینه مشاوره‌های لازم را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای آشنایی بیشتر با ما تماس حاصل فرمایید.برای آشنایی بیشتر با BPMSها و نرم افزارBPMSجریان کلیک نمائیدواتس اپ واحد فروش و پشتیبانی شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد - دانش بنیان Wed, 29 Jun 2022 09:53:11 +0430