https://virgool.io/feed/@moitkarimi fa 2026-06-16 11:48:32 https://files.virgool.io/upload/users/1235055/avatar/jaQ0Yq.jpeg?height=120&width=120 https://virgool.io/@moitkarimi https://virgool.io/@moitkarimi/%D8%B3%D8%A7%D9%85%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D8%A7%D8%B3%D9%86%D8%A7%D8%AF-%DA%86%D9%86%D8%AF%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A7%DB%8C-h737onb6jwwn مدیریت سیستمی اسناد چندرسانه‌ای امکان مدیریت دریافت، طبقه‌بندی، نگهداری، بازیابی و بایگانی مستندات را با یک دسترسی راحت و جستجوی سریع فراهم می‌کند. این سامانه‌ علاوه بر مستندات مرسوم سازمانی، با دارا بودن موارد جدیدی از جمله فرم‌های پویا، به اشتراک‌گذاری مستندات در فضاهای مختلف دیجیتالی مانند شبکه‌های اجتماعی، ایجاد فرایند تصویب‌خواهی مستندات، اتصال به دستگاه‌های فکس گستره فعالیتی بالایی را ایجاد می‌کند.ایجاد یک نظام یکپارچه در مدیریت اسناد مکتوب و الکترونیکی و تعامل‌پذیری بین سامانه‌ای از مهم‌ترین هدف سامانه می‌باشد.شمای مفهومی سامانه مدیریت اسناددر اکثر سامانه‌های تولید شده در بخش‌های مختلف سازمان، نیازمندی‌ها و امکانات مشترک تولید می‌شوند. از جمله این نیازمندی‌های مشترک، نگهداری و آرشیو مستندات است که در هر سامانه تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی و توسعه داده می‌شود که در برخی متناسب با تحلیل و پیاده‌سازی قوی‌تر عمل می‌نمایند. جدایی از نگهداری مستندات تکراری در سیستم‌های مختلف، زمان، هزینه و نیروی انسانی که هر بار مورد استفاده قرار گیرد از نکاتی است که می‌توان در آن صرفه‌جویی نمود. در این راستا، یکی از مهم‌ترین‌ کارکردهای سامانه مدیریت اسناد بعد از ارایه خدمات نگهداری و سازماندهی اسناد مختلف چند رسانه، ارایه سرویس به سایر سامانه‌های در حوزه اسناد است. سامانه‌های مختلف سازمانی اعم از نرم‌افزار قراردادها، رویدادهای پژوهشی، سامانه جامع هیأت علمی نیازمندی‌های مدیریت اسنادشان از سامانه مدیریت اسناد چندرسانه‌ای تبعیت خواهد نمود.انواع نوع فایل‌ها ذخیره شده در سیستم1. تصاویر در قالب JPG, PNG2. فرمت‌های مختلف متنی مانند Docx, Text3. فرمت‌های معمول در قالب‌های مختلفی مانند PSD, PDF, XLSM, XLSB4. لینک به صفحات وب5. فرمت‌های صوتی6. فرمت‌های تصویریمزایا1. صرفه‌جویی در هزینه، زمان و نیروی انسانی2. توسعه راحت و در دسترس پذیر بودن امکانات با به اشتراک‌گذاری امکانات توسعه‌ای در تمامی سامانه‌ها3. مدیریت آسان پروژه4. فشرده‌سازی بدون کاهش کیفیت5. تعامل‌پذیری با سیستم‌ها و سامانه‌های مختلف6. مدیریت درختی اسناد در قالب موضوعات مختلف7. ارایه کارتابل‌های اختصاصی برای هر سامانه جهت مدیریت اسناد8. ارایه کارتال‌های اختصاصی به افراد متناسب با سطوح دسترسی9. توسعه یک سند توسط بخش‌های مختلف10. تک‌گذاری روی اسنادچالش‌های موجود1. در دسترس بودن سامانه2. سرعت سامانه3. حجم اسناد سازماندهی شده در سامانه4. امنیت اسناد5. سطوح دسترسی و دسترسی به اسناد در بخش‌های مختلف سازمانی6. شناسایی اسناد مشترک7. توسعه یک سند توسط بخش‌های مختلفامکانات1. بایگانی اسناد2. دارا بودن گردش کار3. نگهداری سوابق مختلفی از اسناد4. ارایه سرویس به سامانه‌های مختلف سازمانی5. تعامل و همکاری روی اسناد6. ایجاد محیط یکپارچه برای مدیریت اسناد و جلوگیری از ذخیره اسناد یکسان در سامانه‌ها7. دسترسی سریع و آسان در هر زمان به مستندات سازمانی8. کاهش هزینه های سازمانی به واسطه صرفه جویی در منابع سازمانی و زمان9. امکان نمایه سازی قوی جهت سهولت جستجو و دسترسی به اطلاعات در کمترین زمان بین اسناد10. عدم نیاز به افزایش نیروی انسانی متناسب با افزایش حجم مستندات برای مدیریت آن11. افزایش ایمنی فیزیکی پرونده‌ها و مستندات و سهولت در نگهداری12. عدم نیاز به جابجایی فیزیکی مستندات و اطلاعات13. امکان تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و اطلاعات14. سهولت در کنترل و حفاظت اطلاعات با قابلیت تعیین سطوح دسترسی15. امکان بهره مندی از گزارش‌های جامع و متنوعبرخی از نرم‌افزارهای مطرح دنیا در زمینه مدیریت اسنادداخلی1. سامانه مدیریت اسناد Keydoc2. سامانه مدیریت اسناد راهبران3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی اسوه4. سیستم بایگانی و آرشیو اسناد برید سامانه نوین5. مدیریت آرشیو الکترونیکی اسناد مبنا6. نرم افزار آرشیو اسناد اتوماسیون اداری پیوند7. آرشیو اسناد و مدارک آی کن8. نرم‌افزار آرشیو و مدیریت مستندات یگانه9. سامانه داکیتوخارجیkeydocDocument management systemsAlfrescoOpenkmdocpro dmsdmsindia-knowledgeTreeDocuWarehttps://www.osveh.com https://vrgl.ir/JyNAE محمد کریمی محمد کریمی Mon, 01 Nov 2021 08:49:59 +0330 https://virgool.io/@moitkarimi/%D9%86%D8%B1%D8%AF%D8%A8%D8%A7%D9%86-nkewrrn9l3if نردبان این جهان ما و منی اسـت عاقبـت این نـردبان افتـادنی اسـتلاجـرم آن کس که بالاتر نشست استخوانش سخت‌تر خواهد شکست«شعر از مولانا»مدتی پیش یکی از همکاران کلیپی رو برام ارسال کرد که به همراه خودش متن «حکایت خیلی از ماها! وقتی برای دیگران تنها نقش پله را بازی می‌کنید!» ضمیمه شده بود جالب بود به فاصله یکی دو روز بعد در فضای مجازی مختلف این کلیپ رو مشاهده کردم که افراد برداشت و تجربه خودشون رو با دیگران به اشتراک می‌ذاشتن. در این کلیپ سه مورچه رو نشون میده که میخوان از برگی بالا برن، مورچه اولی به دو مورچه دیگه کمک میکنه بالا برن، اما بعد از اینکه دو مورچه بالا میرن، راه خودشون رو در پیش میگیرین و مورچه سوم همونطور پایین میمونه و بالا رو نگاه میکنه به امید یاری ...من جدا از درست بودن اینکه آیا جمله ضمیمه شده درست هست یا نه! به فکر نوشتن این مطلب افتادم. شما که الان این مطلب رو مطالعه می‌کنید امیدوارم تجربه نکرده باشین. هرچند یکبارش ضرر نداره!!! امیدوارم از اون یکبارها نباشه که هنوزم نتونستین جبران کنین. خوب بعضی از تجربه‌ها، بهای سنگینی داره. امیدوارم که حداقل اگه تجربه کردین تکرارش نکرده باشین.شاید از نردبان بودن دیگران تعبیرهای دیگه‌ای همچون سواستفاده کردن، جا خالی دادن، دروغ گفتن و هر واژه دیگه‌ای که شما بهتر میدونید و الان براتون متصور شد رو بشه استفاده کرد. از دریچه نگاه خودم به دنبال بازیگران این نوع اتفاقات گشتم و هر چی گشتم و گشتم به این رسیدم که در منصفانه‌ترین حالت، هر دو طرف در این نوع اتفاقات مسئول هستند. در دلنشین‌ترین حالت بخوام بهش نگاه کنم که به نوعی تبرعه‌کردن هم درش هست فردی که نردبان میشه مقصر نیست و فردی که داره از اون بالا میره مقصره! و در واقع‌بینانه‌ترین حالتش من هر طوری نگاه کردم دیدم خودش مقصر هست و نوک پیکان به سمت خود فرد نشانه میره و او هست که اجازه این کار رو به دیگران میدهد. همیشه با خودم فکر میکنم باید آدم‌ بودن رو شناخت و تمرینش کرد بعد در رابطه با مسائل صحبت کرد.آدم‌ها معمولاً در این طور مواقع به دنبال توجیه کردن هستند بعضی از این توجیه‌ها قابل قبول‌تره و بعضی دیگه خودشون هم میدونن که زیاد نباید بهش توجه کرد. اینو گفتم بگم درسته شرایط فرق میکنه و در زمان و مکان، اتفاقاتی رُخ میده که آدم مجبور به گرفتن و انجام تصمیماتی هست که راغب بهشون نیست. امّا اگر ما نتونیم در سختی‌ها تصمیمات درست بگیریم و به چیزهایی که میدونیم درست عمل کنیم به نظر خودتون در دوران آسایش انجام همون کار چقدر ارزشمندتر میتونه باشه!؟ما نردبان خیلی‌ها میشیم به امید اینکه روزی ما هم به واسطه همون آدم‌‎ها بالا کشیده بشیم. جدا از اینکه اونها این کار رو میکنند یا نه! اگه آدم‌های اخلاقی باشیم به نظرم دل خودمون به این بالارفتن‌ها خوش نیست. از این نکته هم نباید غافل شد که کمک کردن به هم و در کنار هم پیشرفت کردن موضوعاتی متفاوتی است که زیبایی‌های خاص خودشو داره. مثل تفکری که الان در اکثر استارت‌آپ‌ها در حال تجربه‌ شدن هست و خیلی دلنشینه!!!در طول زندگی نمیدونم ما چقدر نردبان شدیم یا از چه نردبان‌هایی استفاده کردیم و بالا رفتیم. اما در این میان به چیزی رسیدم که جلوی تجربه مجدد این گونه واقعیت‌ها رو نه تنها میگیره بلکه به خود ما در استفاده از سایر نردبان‌ها کمک خوبی میکنه. اما یکم رسیدن بهش سخته. خودباوری، اعتماد و بها دادن به خود تنها راه حل این ماجراست. کسب تخصص و باورداشتن به موفقیت، بدست اوردنش خیلی سخته اما ارزش زیادی داره. ما باید مثل مجسمه‌سازان، مجسمه خودمون رو طوری بتراشیم که علاوه بر اینکه خودمون ازش لذت میبریم دیگران هم ازش لذت ببرن. فقط یادتون باشه تفاوت ما در این زمینه، رعایت انسان بودن و دیدن افرادی است که به ما کمک می‌کنند. ما نباید بعد از کسب جایگاه دلخواهمون، تجاربی نامناسب برای دیگران بسازیم که خیلی‌ها تا آخر عمر نتونن ازش رهایی پیدا کنن. بالاخره آدم‌ها متفاوتند. یکی با تجربه‌کردن بیدار میشه، یکی با صحبت‌کردن، یکی با ایجاد انگیزه، یکی با در کنارش بودن و دستش رو گرفتن، در کل شاید بعضی‌ها میخوان، اما نیاز به حمایت شماهایی دارند که امروز به اون جایگاه رسیدن.رسیدن به این نقطه که من اسمش رو میزارم « موفقیت» کاری خیلی سختیه. اما خیلی‌ها بهش رسیدن پس دست نیافتنی نخواهد بود. بیایید و از امروز شروع کنیم که امروز هم دیر نیست. محمد کریمی محمد کریمی Mon, 25 Oct 2021 14:27:16 +0330 https://virgool.io/@moitkarimi/%D8%AC%D8%AF%D8%A7%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%D9%88-%DB%8C%DA%A9%D9%BE%D8%A7%D8%B1%DA%86%D9%87-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%D9%86%DB%8C%D8%A7%D8%B2%D9%85%D9%86%D8%AF%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D9%85%D8%B4%D8%AA%D8%B1%DA%A9-%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%87%D8%A7-%D9%88-%D8%B3%D8%A7%D9%85%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%87%D8%A7-semjnd4c1urp در سال های گذشته ایده ای به ذهنم رسید در رابطه با مدیریت پروژه های مختلف در سازمان ها که متأسفانه نتونستم بررسی و پیگیری بیشتر کنم تا در سال 1400 در چندین پروژه همزمان مجدد به سراغش رفتم. برای توضیح ایده از اینجا شروع میکنم که درک نیاز و تحلیل درست در یک پروژه همیشه از الزامات مهم تولید و توسعه یک محصول به حساب میاد. این درک همیشه در هر پروژه، نیاز تخصصی همون پروژه رو شامل میشه. در این میان ما یکسری نیازهای عمومی در پروژه ها داریم که همیشه مشترک هستند و با چند درصد تغییر کوچیک میشه در جای دیگه ای از اونها استفاده کرد. مانند درگاه احراز هویت یکپارچه (Single sign On) که در حال گسترش و استفاده است. اینجا بود که به فکر جداسازی مشترکات پروژه ها افتادم و برای هر نیاز مشترک یک دستورالعمل تهیه تا الگویی برای سایر پروژه ها جهت اتصال به نیاز مشترک داشته باشیم.شمای کلی جداسانه و یکپارچه سازی سامانه ها و کانال تبادل دادهبرخی از نیازهای مشترک در اکثر پروژه های سازمانی جدایی از ثبت نام و ورود هستند که میشه براشون یه همچین کاری انجام داد مانند لاگ، نگهداری مستندات (پیوست)، نگهداری علاقه مندی ها، کیف پول، ارزیابی، نظارت، ایده، گزارش خطا، سطوح دسترسی، گزارشات، داشبوردهای آماری و راهنما که مشترکات اکثر پروژه ها هستند. در این میان من دنبال جداسازی هر نیاز و ایجاد تمرکز در مدیریت نیاز هستم. این کار با چالش ها و نگرانی هایی هم در کنار معایب و مزایاش مواجهه است. در دسترس بودن سامانه، سخت افزار، امنیت، سرعت، بر خطر بودن و وابستگی از جمله چالش هایی است که نیازه مورد توجه قرار بگیرند. ایجاد تمرکز منجر به کاهش هزینه و زمان در تولید یک محصول و به تبع آن مدیریت پروژه را راحت تر خواهد کرد.در اکثر سیستم های تولید شده در سازمان ما استانداردهای مناسبی برای پیاده سازی نیازهای عمومی به کار نمی گیریم اگر بخواهم به یکی دو نمونه در این زمینه اشاره کنم نگهداری لاگ هست. در مدیریت لاگ ها معمولاً لاگ ها کدگذاری نمی شوند که این کار باعثِ خواهد شد راحت بتوانیم تغییرات دلخواه خودمان را در یک لاگ انجام دهیم که از نظر امنیت و صحت داده مناسب نیست. تمرکز لاگ ها در کشف و درک مشتری در آینده برای توسعه محصول کار را راحت تر خواهد نمود. اکثر سازمان ها نیاز به نگهداری مستندات برای رکوردهای اطلاعاتی خودشان دارند که هر کدام به روش های مختلفی این کار را انجام میدهند. حال قصد دارم با جداسازی نیازهای عمومی از درون سازمان ها و یکسان سازیشون، تمرکز سامانه ها را در برآورده کردن نیازهای تخصصی خودشان یاری کنم. https://vrgl.ir/WwXvb محمد کریمی محمد کریمی Sun, 03 Oct 2021 13:57:36 +0330