https://virgool.io/feed/@myfaragostar شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر بعنوان یک شرکت دانش بنیان،با دراختیار داشتن رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک، اجرای موفق‎ترین پروژه‌های نرم‌‎افزاری اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای کشور را در سابقه خود دارد. fa 2026-06-16 23:39:09 https://files.virgool.io/upload/users/87017/avatar/ptDWUx.jpg?height=120&width=120 https://virgool.io/@myfaragostar https://virgool.io/@myfaragostar/10-%D9%86%DA%A9%D8%AA%D9%87-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D8%A8%D8%B1%DA%AF%D8%B2%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%AC%D9%84%D8%B3%D8%A7%D8%AA-%DA%AF%D8%B1%D9%88%D9%87%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-ubaloffrasuu 10 نکته برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کارهمکاری و هماهنگی اعضای تیم با یکدیگر، یکی از مهم‌ترین عوامل در پیشرفت کسب و کارها و سازمان‌ها محسوب می‌گردد و یکی از راه‌های تقویت همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم، برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار یا سازمان است؛ برگزاری یک جلسه خوب، به عنوان ابزاری موثر، موجب افزایش آگاهی اعضای تیم از توانمندی‌های یکدیگر و همچنین هماهنگی و همکاری بیشتر در تیم می‌گردد.همچنین برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار مزایای دیگری مانند بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و افزایش شفافیت را با خود به همراه دارد؛ حال باید به این نکته توجه داشته باشید که برای برگزاری یک جلسه گروهی اثر بخش، نکات مختلفی را باید رعایت کنید و فاکتورهای متنوعی را در نظر داشته باشید. در این مقاله قصد داریم تا 10 نکته برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار را باهم بررسی کنیم.10 نکته مهم برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کاربرگزاری جلسات گروهی از اهمیت بالا و تاثیر بسیار مهمی برخوردار است؛ در ادامه 10 نکته مهم و ساده برای داشتن یک جلسه گروهی اثربخش را باهم مرور می‌کنیم؛ این 10 نکته عبارت‌اند از:1. تعیین هدف‌های واضح2. برنامه‌ریزی دقیق3. دعوت افراد مربوطه4. تهیه مستندات مرتبط5. فراهم کردن محیط مناسب6. انگیزه‌بخشی و مشارکت فعال7. مدیریت زمان8. تقسیم وظایف و کارها9. نتیجه‌گیری و ثبت صورت‌جلسه10. پیگیری و ارزیابی10 نکته مهم برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار1- تعیین هدف‌های واضحاولین نکته برای داشتن یک جلسه گروهی در کسب و کار، تعیین هدف‌های واضح است؛ افراد باید درک و شناخت کاملی از چرایی و دلیل برگزاری جلسه داشته باشند و خود را برای شرکت در جلسه آماده کنند. بهتر است قبل از دعوت افراد برای شرکت در جلسات گروهی، حتما موضوع جلسه و هدف تشکیل آن مشخص گردند.2- برنامه‌ریزی دقیقبرنامه‌ریزی‌های دقیقی داشته باشید! برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید روز و ساعت مناسبی را انتخاب کنید و برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، تا همه افرادی که به جلسه دعوت می‌شوند، حضور پیدا کنند و آمادگی کاملی برای شرکت در جلسات گروهی داشته باشند.3- دعوت افراد مربوطهپس از مشخص کردن موضوع و هدف برگزاری جلسه و تنظیم زمان مناسب برای برگزاری جلسات گروهی، نوبت به دعوت از افراد مورد نظرتان می‌رسد؛ در این مرحله باید راه‌های ارتباطی مختلفی را برای دعوت از افراد مربوطه به جلسه اتخاذ کنید و از دریافت و مشاهده دعوت‌نامه توسط افراد اطمینان حاصل نمایید.لازم به ذکر است که حتما در متن دعوت‌نامه توضیحات کاملی از موضوع و هدف برگزاری جلسه و تاریخ و ساعت و محل برگزاری آن درج نمایید.4- تهیه مستندات مرتبطمستندات و مدارک مختلفی در جلسات مورد بررسی قرار می‌گیرند، در همین راستا حتما توجه داشته باشید که قبل از برگزاری جلسه، حتما مستندات مورد نیاز را تهیه کنید و در دسترس افرادی که دعوت شده‌اند قرار دهید، تا آن‌ها نیز با آگاهی و اطلاعات کاملی در جلسه حضور پیدا کنند.5- فراهم کردن محیط مناسبدر گذشته جلسات گروهی تنها به صورت حضوری برگزار می‌شدند اما با پیشرفت فناوری‌های ارتباطی، راه‌های جدیدی مانند برگزاری جلسات آنلاین، جلسات تلفنی و... نیز شکل گرفته است. اگر قصد دارید جلسات خود را به صورت حضوری برگزار کنید، حتما توجه داشته باشید که محیطی آرام تدارک ببینید و تجهیزات جانبی، نمایش‌دهنده‌ها، سیستم صوتی و دیگر ابزارها و تجهیزاتی که نیاز دارید را فراهم کنید.در صورتی که قصد برگزاری جلسات به صورت آنلاین را دارید، از کیفیت سرعت و پهنای باند اینترنت، کیفیت تصویر و صدا و همچنین عملکرد زیرساخت برگزاری جلسات آنلاین خود، اطمینان حاصل کنید.6- انگیزه‌بخشی و مشارکت فعالیکی از نکاتی که در حین برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید به آن توجه داشته باشید، حفظ انرژی اعضای تیم برای مشارکت در گفت‌وگوها و ایجاد جوی امن برای ارائه ایده‌ها و نظراتشان است. سعی کنید در طول برگزاری جلسه، به اعضای تیم انگیزه و فضای کافی اختصاص دهید تا مشارکت فعالی در جلسه داشته باشند.بیشتر بدانیم: ۱۳ مهارت ضروری برای مدیریت تیم که هر مدیری باید بداند!7- مدیریت زمانمدیریت زمان جلسه یکی دیگر از نکات مهمی است که برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید به آن توجه داشته باشید، تا هم به تمامی موضوعات مطرح در جلسه رسیدگی شود و هم صحبت‌ها و گفتگوها از مسیر اصلی خود خارج نشوند؛ اگر احساس کردید موضوعی خاص بیش از حد معمول طول می‌کشد و مانع رسیدگی به باقی موضوعات و مسائل مطرح در جلسه می‌گردد، آن را به پایان جلسه یا جلسه‌ای دیگر موکول کنید.مدیریت زمان8- تقسیم وظایف و کارهادر پایان جلسه، وظایف و مسئولیت‌های هر کدام از اعضای تیم را مشخص کنید و در حضور همگان، به صورت واضح تسک‌ها را مشخص کنید؛ این امر علاوه بر افزایش روحیه مسئولیت پذیری در اعضای گروه، موجب افزایش شفافیت نیز می‌گردد و هر فرد می‌داند که خودش و دیگران دقیقا چه وظایف و مسئولیت‌هایی بر عهده دارند.بیشتر بدانیم: مدیریت وظایف و فعالیت‌های سازمانی با اتوماسیون فراگستر چطور انجام می‌شود؟9- نتیجه‌گیری و ثبت صورت‌جلسهیکی دیگر از نکاتی که در پایان جلسه باید به آن توجه داشته باشید، جمع‌بندی صحبت‌ها و مسائل مطرح شده و ثبت آن‌ها در قالب صورت‌جلسه است؛ در پایان هر کدام از جلسات گروهی در کسب و کار، مسائلی که مورد بررسی قرار گرفته‌اند، مسائلی که به جلسات بعد موکول شده‌اند و وظایف و مسئولیت‌هایی که برای افراد تعیین گردیده است، باید در قالب یک صورت‌جلسه گردآوری و ثبت شوند و این صورت‌جلسه در اختیار اعضای دعوت شده در جلسه قرار بگیرد.10- پیگیری و ارزیابیبرای برگزاری یک جلسه گروهی خوب و اثربخش در کسب و کار، باید پس از برگزاری جلسه نیز اقداماتی را انجام دهید؛ پیگیری کارها و وظایف مشخص شده در جلسه (صورت‌جلسه) و ارزیابی عملکرد افراد در رسیدگی به آن‌ها، یکی دیگر از نکاتی است که هنگام برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید به آن توجه داشته باشید.این امر علاوه بر افزایش مسئولیت‌پذیری شرکت‌کنندگان در جلسه، موجب افزایش آگاهی شما از میزان بهره‌وری و اثربخشی جلسات گروهی می‌گردد؛ با ارزیابی‌ها و پیگیری‌های پیوسته پس از اتمام جلسات گروهی، می‌توانید خروجی عملی برگزاری جلسات را مورد بررسی قرار دهید و تا برگزاری جلسات دیگر، راهکارهای موثرتری برای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد اعضای گروه خود اتخاذ کنید.بیشتر بدانیم: مدیریت جلسات اداری با چه نرم افزاری امکان پذیر است؟با اتوماسیون اداری فراگستر، نبض جلسات در دستان شماست!اتوماسیون اداری فراگستر در راستای ایجاد محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ابعاد مختلف کسب و کار، از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی استفاده می‌کند؛ یکی از زیرسیستم‌های بسیار کاربردی در اتوماسیون اداری فراگستر، سیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی است.با استفاده از زیرسیستم مدیریت جلسات فراگستر، می‌توانید دقیق‌تر از همیشه جلسات گروهی خود را مدیریت و برگزار کنید؛ این زیرسیستم پاسخ‌گوی تمامی نیازهای شما برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار است و با استفاده از ابزارها و قابلیت‌های موجود در این زیرسیستم، می‌توانید جلسات گروهی خود را به بهترین شکل ممکن هماهنگ، برگزار و پیگیری نمایید. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت جلسات فراگستر، نگاهی به این زیرسیستم می‌اندازیم:1- مشخصات رویدادهمان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، برای تعریف یک رویداد یا جلسه در سیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر، گزینه‌های مختلفی وجود دارد؛ شما می‌توانید تمامی مشخصات جلسات خود، اعم از عنوان، نوع جلسه، تاریخ و زمان شروع/پایان جلسه، توضیحات، دبیر جلسه، مکان برگزاری جلسه و زمان و نوع اطلاع‌رسانی به مدعوین را در یک صفحه و هنگام تعریف جلسه، تعیین کنید؛ اما کار اینجا تمام نمی‌شود و همان‌طور که مشاهده می‌نمایید زبانه‌های دیگری نیز در این صفحه وجود دارند.مشخصات رویداد2- ارتباط با نامهدر زبانه "ارتباط با نامه" می‌توانید نامه‌ها، اسناد و دیگر مدارکی که مرتبط با جلسه هستند را، به رویداد اضافه کنید و در دسترس افراد مرتبط با جلسه قرار دهید.ارتباط با نامه3- صورت جلسه و اقداماتدر بخش "صورت جلسه و اقدامات" نیز می‌توانید صورت جلسات خود را به صورت دستی وارد کنید و یا در قالب نامه درون این بخش درج نمایید، تا افراد مرتبط با جلسه به آن دسترسی داشته باشند. همچنین در این بخش می‌توانید مسئولیت‌ها و وظایف افراد را در قالب اقدام کننده به صورت دقیق مشخص نمایید و شرح دهید.صورت جلسه و اقداماتبرخی دیگر از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر نیز عبارت‌اند از:کنترل تداخل زمانی جلساتتعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در رویدادهای تقویم سازمانیSync تقویم جلسات با تقویم گوگلتعیین آدرس جلسه روی نقشه (Location) و ارسال آن برای مخاطبان در تقویم سازمانیامکان ارسال رویداد تقویم سازمانی به کارتابلیادآوری رویدادهای ثبت شده در هنگام سررسید توسط ایمیل و پیامکتعریف تقویم‌ کاری متناسب با واحدهای سازمانی و دسترسی به کاربرانتعیین دسترسی جهت مشاهده، درج، ویرایش و حذف رویدادها در تقویم‌‍ سازمانیثبت و تنظیم زمان قرار ملاقات‎ها و جلسات در تقویم سازمانیو...بیشتر بدانیم: راهنمای استفاده از تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری فراگستر faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 17 Jan 2024 11:59:00 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D9%85%D8%B9%D9%85%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%B3%D8%B1%D9%88%DB%8C%D8%B3-%DA%AF%D8%B1%D8%A7-soa-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D9%85%DB%8C%D8%AA%D9%88%D8%A7%D9%86-%D8%A7%D8%B2-%D8%A7%DB%8C%D9%86-%D9%85%D8%B9%D9%85%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%B1%D8%A7%D9%87-%D8%A7%D9%86%D8%AF%D8%A7%D8%B2%DB%8C-bpms-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%DA%A9%D8%B1%D8%AF-qeursi3w8ejc معماری سرویس گرا SOA چیست و چگونه میتوان از این معماری در راه اندازی BPMS استفاده کرد؟معماری سرویس گرا یا Service Oriented Architecture که به اختصار SOA هم نامیده می‌شود، یک الگوی طراحی نرم افزاری محسوب می‌گردد که در آن قابلیت‌ها و کارکردهای نرم‌افزاری در قالب یک سرویس و مولفه‌های کاربردی، در سایر سامانه‌ها و در بستر ارتباطات تحت شبکه ارائه می‌گردد.حال باید به این سوال بپردازیم که معماری سرویس گرا SOA چه ارتباطی با راه‌اندازی BPMS دارد؟ تاثیرات استفاده از معماری سرویس گرا در سیستم BPMS چیست؟معماری سرویس گرا چیست؟معماری سرویس گرا یک الگوی طراحی نرم افزاری است، که با استفاده از آن می‌توان نرم‌افزارها و سرویس‌های مختلف را به عنوان یک ماژول به همدیگر متصل کرد، به نحوی که در عین یکپارچگی، به صورت مستقل از هم عمل کنند و هر نرم‌افزار یا سرویس دارای وظایف مشخصی است.در معماری سرویس گرا، نرم افزار و سیستم‌ها از طریق پروتکل‌‌های استانداردی مانند سرویس‌های وب (Web Services) و رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API) با یکدیگر در ارتباط هستند؛ به موجب این ویژگی و قابلیت، سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از SOA، سرویس‌ها و نرم‌افزارهای مختلف را به صورت مستقل از هم تست و بررسی کنند و سرویس‌های متصل موجود را حذف نمایند یا تغییر دهند.حال که با ماهیت معماری سرویس گرا در سازمان‌ها آشنا شدیم، زمان آن فرارسیده که به موضوع اصلی این مقاله یعنی کاربرد و تاثیر استفاده از SOA در راه‌اندازی و پیاده‌سازی سامانه BPMS در سازمان‌ها بپردازیم.معماری سرویس گرا (SOA) چه تاثیر و کاربردی در راه‌اندازی BPMS دارد؟ معماری سرویس گرا (SOA) چه تاثیر و کاربردی در راه‌اندازی BPMS دارد؟معماری سرویس گرا SOA الگویی بر پایه استفاده از سرویس‌های مختلف و اتصال آن‌ها به یکدیگر است و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا از طریق پروتکل‌های امنی مانند API، ارتباط و یکپارچگی بین سامانه‌ها و سرویس‌های درون/بیرون از سازمان ایجاد نمایند. از طرفی نرم افزار BPMS یا همان نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار نیز، ابزاری تخصصی برای طراحی، مدل‌سازی و خودکارسازی فرایندهای مختلف در سازمان است؛ به کمک نرم افزار BPMS می‌توانید فرایندهای مختلفی که در سازمان وجود دارند را بهینه‌سازی کرده و در سامانه‌ها و سیستم‌های سازمانی پیاده‌سازی نمود تا به صورت خودکار انجام شوند.معماری سرویس گرا SOA به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که سرویس‌ها و سامانه‌های نرم‌افزاری خود را به کمک پروتکل‌های امنی مانند API با یکدیگر ترکیب کرده و فرایندهای مختلف کسب و کار را به کمک BPMS و متناسب با سرویس‌های متصل، طراحی و پیاده‌سازی نمایند.به عنوان مثال فرض کنید که فرایندی تحت عنوان "درخواست کالا از انبار" طراحی می‌کنید و قصد دارید تا فرایند ثبت درخواست و دریافت کالا از انبار را خودکارسازی نمایید.برای اینکه فرایند طراحی شده به نحو احسن کار کند، سامانه BPMS باید با سامانه انبارداری در ارتباط باشد، تا اطلاعاتی شامل انواع کالاها و موجودی هر کدام از آن‌ها توسط BPMS فراخوانی شود در اختیار کاربر قرار بگیرد، تا به راحتی کالاهای مورد نیاز خود را درخواست دهد؛ این اتصال به موجب پشتیبانی سامانه انبارداری از معماری سرویس گرا و اتصال از طریق API صورت می‌گیرد و اگر سامانه انبارداری یا سامانه BPMS از معماری سرویس گرا پشتیبانی نکنند، این اتصال باید از طریق روش‌هایی که بهره‌وری و عملکرد ضعیف‌تری دارند، صورت بگیرد و حتی در برخی موارد این اتصال ممکن است امکان‌پذیر نباشد.به بیان دیگر، در یک نرم‌افزار BPMS، می‌توان سرویس‌هایی را که بر اساس معماری SOA طراحی شده‌اند، به عنوان بخش‌هایی از فرآیندهای کسب و کار تعبیه کرد؛ این سرویس‌های SOA می‌توانند وظایف خاصی را انجام داده و توسط سامانه BPMS و فرایندهای طراحی شده در آن، به صورت خودکار فراخوانی شوند. به علاوه، سامانه BPMS می‌تواند با استفاده از امکانات SOA، از سرویس‌های خارجی برای بهبود تعامل و همکاری با سازمان‌های دیگر نیز استفاده کند.استفاده از معماری سرویس گرا (SOA) چه مزایایی دارد؟با توجه به ماهیت و کارکردی که معماری سرویس گرا برخوردار است، مزایای متعددی را به همراه دارد؛ برخی از مزایای استفاده از معماری سرویس گرا یا SOAعبارت است از:مزایای استفاده از معماری سرویس گرا SOA چیست؟ 1- افزایش انعطاف‌پذیری سیستم‌هایکی از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از معماری سرویس گرا، افزایش انعطاف پذیری سیستم‌ها و سامانه‌ها است؛ همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، سازمان‌ها به کمک قابلیت SOA می‌توانند نرم‌افزارها و سرویس‌های مختلف را به یک دیگر متصل کنند و یا سرویس‌هایی که دیگر کاربردی ندارند را به راحتی حذف نمایند یا تغییر دهند.به این ترتیب تغییر، حذف یا اضافه شدن یک سرویس، تاثیر کمتری بر روی سایر نرم‌افزارها و سامانه‌ها خواهد گذاشت و سازمان‌ها می‌توانند به سادگی تغییرات لازم را به منظور بهبود عملکرد و بهره‌وری سامانه‌های خود اعمال نمایند.2- امکان استفاده مجدد از سرویس‌هامعماری سرویس گرا این امکان را در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد که با ساخت و طراحی سرویس‌های متصل و مستقل، آن‌ها را بدون نیاز به کدنویسی و تنظیمات مجدد، در سیستم‌ها و سامانه‌های دیگر نیز مورد استفاده قرار دهند؛ به این ترتیب امکان استفاده مجدد از سرویس‌ها برای سازمان‌ها فراهم می‌گردد.3- بهبود تعامل و همکاری بین سازمان‌هایکی دیگر از مزایای بسیار مهم استفاده از معماری سرویس گرا SOA، بهبود تعامل و همکاری بین سازمان‌های مختلف است؛ به عنوان مثال، در حال حاضر بسیاری از سامانه‌های دولتی، مانند سامانه ثبت احوال، سامانه قضایی، سامانه بانکی و... در برخی از ادارات و ارگان‌ها به یکدیگر متصل هستند و اطلاعات و داده‌ها را از یکدیگر فراخوانی می‌نمایند. این امر به موجب معماری سرویس گرایی که در این سامانه‌ها به کار رفته است، امکان پذیر می‌باشد.4- کاهش هزینه‌های راه‌اندازی سامانه‌هاقابلیت‌هایی مانند تغییر سرویس‌ها و نرم‌افزارها بدون نیاز به کدنویسی مجدد و همچنین توانایی تغییر و اصلاح سرویس‌ها بدون تاثیر بر روی سایر سامانه‌ها، موجب کاهش هزینه‌های توسعه سامانه‌ها و نگهداری از آن‌ها می‌گردد؛ در همین راستا می‌توان گفت که یکی دیگر از مزایای استفاده از معماری سرویس گرا، کاهش هزینه‌های راه‌اندازی و نگهداری از سامانه‌ها است.5- ایجاد یکپارچگی و پیوستگی نرم افزاریبه کمک معماری سرویس گرا SOA و اتصال نرم افزارها و سامانه‌ها به یکدیگر، می‌توان به راحتی اطلاعات و داده‌ها را بین سامانه‌ها فراخواند و از آن‌ها در انجام فرایندهای مختلف استفاده کرد؛ این امر موجب ایجاد یکپارچگی و پیوستگی در بین سیستم‌ها و سامانه‌های مورد استفاده در سازمان‌ها می‌گردد.به طور کلی می‌توان گفت که معماری سرویس گرا در کنار BPMS موجب افزایش انعطاف‌پذیری و چابکی، کاهش هزینه‌های توسعه و نگهداری سامانه‌ها و همچنین ایجاد یکپارچگی و پیوستگی در اشتراک‌گذاری و فراخوانی داده‌ها و اطلاعات بین نرم‌افزارها و سامانه‌های مورد استفاده در سازمان‌ها می‌گردد.سخن پایانیدر این مقاله به بررسی ماهیت و تعریف معماری سرویس گرا SOA و کاربرد و مزایای آن در راه‌اندازی و استفاده از BPMS در سازمان‌ها پرداختیم؛ به طور کلی می‌توان گفت که معماری سرویس گرا SOA و نرم افزار BPMS دو سرویس مجزا از هم هستند که به صورت مکمل در کنار یکدیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 27 Dec 2023 15:00:48 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%A7%D9%86%D9%88%D8%A7%D8%B9-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%AF%D8%A7%D8%AE%D9%84%DB%8C-%D9%88-%D9%85%D8%B9%D8%B1%D9%81%DB%8C-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%AF%D8%A7%D8%AE%D9%84%DB%8C-bqhfajzx2kz5 انواع مکاتبات داخلی و معرفی نرم افزار مدیریت مکاتبات داخلیمکاتبات داخلی به معنای ارتباطات و تبادل اطلاعات درون یک سازمان و بین اعضا و واحد‌های آن سازمان است. مکاتبات داخلی می‌تواند به صورت شفاهی و یا کتبی باشد؛ البته شایان ذکر است که مکاتبات سازمانی، بیشتر به صورت کتبی ارسال می‌شوند، اما در برخی موارد این ارتباط به صورت شفاهی نیز برقرار می‌گردد. حال باید به این سوال پرداخت که انواع مکاتبات داخلی کدامند؟ با چه نرم‌افزار یا ابزاری می‌توانیم مکاتبات داخلی را مدیریت کنیم؟ برای یافتن پاسخ این سوالات و آشنایی کامل با مکاتبات داخلی، از شما دعوت می‌کنیم تا انتهای مقاله همراه ما باشید.انواع مکاتبات داخلی کدامند؟همان‌طور که گفتیم، مکاتبات داخلی به دو دسته کلی شفاهی و کتبی تقسیم می‌شوند؛ مکاتبات شفاهی که به صورت حضوری و یا تلفنی صورت می‌گیرند، اما در مورد مکاتبات داخلی کتبی، قضیه کمی متفاوت است. انواع مختلفی از مکاتبات داخلی (منظور مکاتبات داخلی کتبی) وجود دارد، مانند: مکاتبه از طریق ایمیل مکاتبه از طریق فکس مکاتبه از طریق پیام کوتاه مکاتبه از طریق نامه داخلی مکاتبه از طریق پیام رسان سازمانی انواع مکاتبات داخلیانواع مکاتبات داخلی مکاتبه از طریق ایمیلایمیل یکی از انواع مکاتبات داخلی و راه‌های ارتباطی درون سازمانی می‌باشد؛ از طریق ایمیل می‌توانید انواع مختلفی از فایل‌ها، نامه‌ها، درخواست‌ها و... را برای فرد مورد نظر ارسال نمایید؛ ایمیل‌ها می‌توانند له صورت رسمی یا غیررسمی باشند. از ایمیل‌ها بیشتر برای انتقال فایل و اطلاعات استفاده می‌شود، البته که برای ارسال نامه‌های سازمانی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.مکاتبه از طریق فکسیکی دیگر از انواع مکاتبات داخلی، مکاتبه از طریق فکس می‌باشد؛ در این روش، نامه‌ها و اسناد از طریق دستگاه فکس و یا نرم‌افزار مدیریت فکس بر روی کامپیوترها، ارسال می‌گردند. مشکل استفاده از دستگاه فکس و مکاتبه به کمک آن، کیفیت پایین چاپ آن‌ها و همچنین امنیت پایینی که این نوع مکاتبه داخلی دارد، می‌باشد.مکاتبه از طریق پیام کوتاهارسال پیامک یا همان پیام کوتاه به اعضای سازمان نیز، نوعی مکاتبه داخلی محسوب می‌گردد؛ به عنوان مثال پیامک‌هایی شامل دعوت به جلسه، اطلاع‌رسانی و... . از این روش مکاتباتی برای ارسال پیام‌های سریع و کوتاه استفاده می‌شود.مکاتبه از طریق نامه داخلینامه‌های داخلی یکی از پرکاربردترین انواع مکاتبات داخلی محسوب می‌شوند؛ نامه‌های داخلی انواع مختلفی دارند و هر کدام از آن‌ها با توجه به سمت فرد فرستنده و گیرنده و همچنین ماهیت و موضوع نامه، از لحاظ ساختاری و لحن نوشتاری با یکدیگر تفاوت دارند و باید حتما بر اساس اصول نامه اداری، نگارش شوند. نامه‌ها بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته‌بندی می‌شوند؛ برخی از انواع نامه‌های داخلی بر اساس ماهیت و موضوعی که دارند، عبارت‌اند از: نامه‌های خبری نامه‌های بازدارنده نامه‌های درخواستی نامه‌های هماهنگی نامه‌های دستوری و...مکاتبه از طریق پیام رسان سازمانیپیام رسان های سازمانی یکی دیگر از انواع مکاتبات داخلی محسوب می‌شوند؛ از پیام رسان های سازمانی به منظور برقراری ارتباط و ارسال سریع پیام‌ها، فایل‌ها و محتواهای بصری (مانند عکس، فیلم، صدا و...) استفاده می‌شود. شایان ذکر است که مکاتبات داخلی که با پیام رسان سازمانی ارسال و دریافت می‌شوند، به طور معمول از رسمیت کمتری برخوردار هستند؛ عموما پیام رسان های سازمانی بیشتر برای مکاتبات غیررسمی استفاده می‌شوند.این‌ها تنها بخشی از مکاتبات داخلی محسوب می‌شوند و در سازمان‌های مختلف بنا بر ساختار و رویه‌های سازمانی، روش‌ها و انواع دیگری از مکاتبات نیز وجود دارند.هر کدام از این مکاتبات داخلی به کمک نرم‌افزار یا ابزاری تخصصی مدیریت می‌شوند؛ اما آیا نرم‌افزاری برای مدیریت تمامی مکاتبات داخلی شما وجود دارد؟بله! در ادامه بهترین نرم افزار مدیریت مکاتبات داخلی را با هم بررسی خواهیم کرد.بهترین نرم افزار مدیریت مکاتبات داخلی بهترین نرم افزار مدیریت مکاتبات داخلی چیست؟یک نرم افزار مدیریت مکاتبات داخلی خوب و تخصصی باید قادر به دریافت و ارسال انواع مکاتباتی که بررسی کردیم، باشد؛ در بین نرم افزارها و سامانه‌های مختلفی در سازمان‌ها و کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند، نرم افزار اتوماسیون اداری، بهترین گزینه برای مدیریت مکاتبات داخلی محسوب می‌شود. به عنوان مثال، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم‌ها و قابلیت‌هایی که دارد، امکان مدیریت صفر تا صد انواع مکاتبات داخلی و خارجی را برای شما فراهم می‌کند.بیشتر بدانیم: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟برخی از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت مکاتبات داخلی و خارجی عبارت‌اند از:کارتابل و گردش مکاتبات: مدیریت انواع نامه‌های درون سازمانی، اعم از نگارش، ارسال، دریافت، ارجاع، پاسخ و... . در کارتابل مکاتبات اتوماسیون فراگستر، شما می‌توانید علاوه بر موارد گفته شده، به بایگانی نامه‌ها، دسته‌بندی آن‌ها، استفاده از قالب‌های نامه آماده، استفاده از فرم‌های آماده (مانند فرم درخواست مرخصی، فرم اضافه کار، فرم درخواست کالا از انبار و...) و... نیز بپردازید.مدیریت ایمیل، فکس و ECE: مدیریت انواع مکاتبات داخلی از طریق ایمیل، فکس و ECE؛ شما به راحتی می‌توانید در کنار مدیریت نامه‌های داخلی، در یک فضای کاری متمرکز و یکپارچه، ایمیل‌ها، فکس‌ها و ECEهای دریافتی یا ارسالی خود را مدیریت کنید.چت سازمانی: چت سازمانی یا پیام‌رسان سازمانی فراگستر یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون فراگستر است و فضا و امکاناتی نظیر پیام رسان‌های خارجی و محبوب دارد؛ با استفاده از چت سازمانی فراگستر می‌توانید به سادگی و در کمترین زمان ممکن، انواع مختلف پیام‌ها (متنی، صوتی، تصویری و فایل) برای همکاران خود در سازمان ارسال کنید.برگزاری ویدئو کنفرانس بر بستر اتوماسیون: یکی دیگر از قابلیت‌های اتوماسیون فراگستر در حوزه مدیریت مکاتبات، امکان برگزاری ویدئو کنفرانس بر بستر اتوماسیون اداری می‌باشد؛ به کمک این قابلیت شما می‌توانید در بستری امن جلسه‌های آنلاین خود را به صورت ویدئو کنفرانس برگزار کنید.سامانه تبادل فایل: این سامانه به‌طور اختصاصی برای انتقال فایل‌های مختلف بین اعضای سازمان در بستری امن و سریع طراحی شده و توسعه یافته است.اعلانات پیامکی: با زیرسیستم اعلانات پیامکی، امکان ارسال پیامک به افراد سازمان نیز برای شما فراهم شده است؛ به عنوان مثال اعلاناتی مانند یادآوری برای جلسه، یادآوری کارهای زمان بندی شده، ارسال محل برگزاری جلسه، اعلانات امنیتی و... .برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و مدیریت یکپارچه و متمرکز انواع مکاتبات داخلی و خارجی، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را در اختیار داشته باشید، تا ضمن آشنایی بیشتر، تجربه کار با این نرم افزار را نیز به دست بیاورید.برای دریافت جلسه دموی رایگان کلیک کنید faragostar فراگستر faragostar فراگستر Sun, 10 Dec 2023 09:11:10 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/10-%DA%AF%D8%A7%D9%85-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%DB%8C-%DA%A9%D8%B1%D8%AF%D9%86-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D9%86%DA%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%AF%D9%88%D9%84%D8%AA%DB%8C-%D9%88-%D8%AE%D8%B5%D9%88%D8%B5%DB%8C-inccscaunaai 10 گام برای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان های دولتی و خصوصیسیستمی کردن نامه نگاری در سازمان یعنی استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی، جهت مدیریت تمامی مراحل مکاتبات درون/برون سازمانی؛ اعم از نگارش، ارسال و دریافت مکاتبات، بایگانی مکاتبات و... . سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان‌های دولتی و خصوصی، مزایای مختلفی را با خود به همراه دارد؛ از طرفی با توجه به حرکت سازمان‌ها و ارگان‌ها به سمت دولت الکترونیک و استفاده از سامانه‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری و سیستمی کردن فرایندهای مختلف، خودکارسازی و سیستمی کردن نامه نگاری یکی از ضروریات هر سازمان محسوب می‌گردد.اما برای سیستمی کردن نامه نگاری چه راهکاری در پیش رو داریم؟ مراحل مختلف و پیش نیازهای سیستمی کردن نامه نگاری و خودکارسازی مکاتبات چیست؟ با ما همراه باشید تا بررسی کاملی بر روی مبحث سیستمی کردن نامه نگاری و مدیریت مکاتبات در سازمان‌های دولتی و خصوصی داشته باشیم.سیستمی کردن نامه نگاری و مکاتبات در سازمان ها چه مزایایی ایجاد می کند؟به طور کلی، خودکارسازی و الکترونیکی کردن فرایندها، موجب افزایش سرعت و دقت آن‌ها و همچنین تسهیل فرایندها می‌گردد؛ نامه نگاری و مکاتبات اداری (درون/برون سازمانی) یکی از فرایندهای بسیار پرکاربرد در سازمان‌ها است و خودکارسازی و سیستمی کردن نامه‌نگاری، تاثیر به سزایی در بهره‌وری و عملکرد سازمان و همچنین بهبود فرایندهای دیگر در سازمان می‌گردد.بهترین ابزار برای سیستمی کردن نامه نگاری نرم افزار مکاتبات اداری یا اتوماسیون اداری است؛ این سامانه به صورت تخصصی بر روی مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی و مدیریت ارتباطات تمرکز دارد.بیشتر بدانیم: سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چیست و چه ویژگی هایی دارد؟حال بیایید 5 تا از مزایای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان را باهم بررسی کنیم:5 مزیت سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان 1- افزایش بهره‌وری و بهبود عملکردخودکارسازی نامه نگاری و سیستمی کردن آن، موجب افزایش سرعت مکاتبات می‌گردد و هرچه ارتباطات در زمان کمترین برقرار شوند و مکاتبات و نامه‌نگاری صورت بگیرد، فرایندها نیز زودتر به اتمام خواهند رسید و در نتیجه بهره‌وری و عملکرد کارکنان و سازمان افزایش خواهد یافت.2- کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقتبا تعیین رویه‌های نامه‌نگاری و همچنین اعمال قوانین مکاتباتی، خطاهای انسانی در نامه نگاری – مانند درج آدرس اشتباه، تحویل نامه به نفرات اشتباه، طولانی شدن زمان ارسال و... – کاهش می‌باشد و در نتیجه دقت مکاتبات و نامه‌نگاری‌ها افزایش می‌یابد.3- بهبود پیگیری مکاتبات و درخواست‌هایکی از مزایای بسیار مهم و کاربردی سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان‌ها، بهبود فرایند پیگیری مکاتبات و درخواست‌ها است؛ به کمک نرم افزارهای مکاتبات اداری، افراد می‌توانند نامه نگاری‌ها و مکاتبات خود را به صورت لحظه‌ای پیگیری نمایند و مراحل بررسی و گردش آن در سازمان را دنبال کنند.4- افزایش امنیت مکاتباتسیستم‌های نامه نگاری و مکاتبات اداری – مانند اتوماسیون اداری – با ارائه قابلیت‌هایی مانند امضای الکترونیکی، رمزنگاری اطلاعات، مدیریت دسترسی به مکاتبات و سیستم، احراز اصالت فیزیکی نامه، طبقه‌بندی مکاتبات و... موجب افزایش امنیت مکاتبات و نامه نگاری ها در سازمان می‌گردند.5- کاهش هزینه های سازمانیکی دیگر از مزایای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، کاهش مصرف کاغذ و در نتیجه کاهش هزینه‌های سازمان است؛ با الکترونیکی شدن مکاتبات، دیگر نیازی به نامه‌ها و مکاتبات کاغذی و فیزیکی نیست و سازمان‌ها می‌توانند تمامی مکاتبات خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند.بیشتر بدانیم: ۸ دلیل که هر سازمانی به یک نرم‌افزار مکاتبات اداری احتیاج دارد.حال که با مزایای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان‌ها آشنا شدیم، زمان آن رسیده که به بررسی مراحل و گام‌های سیستمی کردن نامه نگاری بپردازیم.10 گام برای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمانابتدا باید به این نکته اشاره کنیم که مراحل فرایند سیستمی کردن و خودکارسازی مکاتبات و نامه نگاری با توجه به نوع ارتباطات و ساختار سازمانی و همچنین پیش‌نیازها و زیرساخت‌های موجود در سازمان می‌تواند متفاوت باشد؛ اما به طور کلی مراحل عمومی سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان عبارت است از:1- تجزیه و تحلیل نیازهای سازمان2- بررسی زیرساخت‌ها و پیش نیازها3- بررسی تاثیر سایر سامانه‌ها4- پیاده سازی سلسله مراتب و چارت سازمانی در سیستم5- طراحی سیستم و جریان ارتباطات سازمانی6- بررسی راه‌های ارتباطی برون سازمانی7- نصب و پیاده سازی سیستم مکاتباتی8- انتقال اطلاعات از سیستم قدیمی به سیستم جدید9- اجرای سیستم مکاتباتی در سطح سازمان10- آموزش کارکنان و کاربران10 گام برای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان10 گام برای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان1- تجزیه و تحلیل نیازهای سازماناولین گام برای سیستمی کردن نامه نگاری، تجزیه و تحلیل نیازهای سازمان است؛ باید تمامی نیازهای مکاتباتی سازمان اعم از نوع ارتباطات، حجم مکاتبات، قوانین و خط مشی‌های نامه نگاری سازمانی، الزامات فنی، سربرگ‌ها و... تعیین شوند. شایان ذکر است با پایان این مرحله، می‌توان دید کاملی از نیاز سازمان ها به سیستمی کردن نامه نگاری به دست آورد.2- بررسی زیرساخت‌ها و پیش نیازهاگام دوم بررسی زیرساخت‌های موجود در سازمان برای پیاده‌سازی و اجرای سامانه مکاتبات اداری در سازمان است. در این مرحله باید زیرساخت‌های فنی و سخت افزاری برای نصب و پیاده‌سازی نرم افزار مکاتبات اداری و سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان مورد بررسی قرار بگیرند؛ مواردی همچون سرور‌ها، پایگاه‌های داده، کامپیوترها، شبکه‌های داخلی و... .لازم به ذکر است که حتما قبل از پیاده‌سازی سیستم‌های نامه نگاری و مکاتبات اداری، زیرساخت‌ها و پیش‌نیازهای لازم را آماده نمایید، تا مشکلی هنگام پیاده‌سازی و بهره‌برداری از سامانه رخ ندهد.3- بررسی تاثیر سایر سامانه‌هاسامانه‌های مختلف مانند نرم افزارهای امنیتی (Firewall)، آنتی-ویروس‌ها و دیگر نرم‌افزارها و سامانه‌های مورد استفاده در سازمان، ممکن است اختلالی در عملکرد سیستم‌های مکاتباتی و اتوماسیون اداری بوجود بیاورند و قابلیت‌ها و کاربردهای آن‌ها را محدود سازند؛ در همین راستا، باید تاثیر سایر سامانه‌ها بر عملکرد سیستم نامه نگاری و اتوماسیون اداری مورد بررسی قرار بگیرد.4- پیاده سازی سلسله مراتب و چارت سازمانی در سیستمیکی دیگر از مراحل و گام‌های مهم برای سیستمی کردن نامه نگاری، پیاده‌سازی چارت سازمانی و سلسله مراتب مکاتباتی در سیستم است؛ در این مرحله باید به دقت چارت سازمانی و سطوح ارتباطی مشخص شوند و جایگاه و سمت اعضای سازمان و تاثیری که بر ارتباطات و مکاتبات سازمانی می‌گذارند، مشخص گردند.شایان ذکر است که چارت سازمانی و سلسله مراتب سازمانی نقش بسیار مهمی در سیستمی کردن نامه نگاری و تعیین دسترسی کاربران به مکاتبات و همچنین تعیین ارتباطات بین کارکنان ایفا می‌کند؛ زیرا از چارت سازمانی و سلسله مراتب نامه نگاری در بسیاری از مراحل طراحی و پیاده‌سازی سیستمی کردن نامه نگاری استفاده می‌شود.5- طراحی سیستم و جریان ارتباطات سازمانیپنجمین گام برای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، طراحی جریان ارتباطی و سیستم مکاتباتی در سازمان است. در این باید ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی مورد بررسی قرار بگیرند و جریان ارتباطات در سازمان مشخص شود. تعیین دسترسی‌های مکاتباتی و ارسال پیام به افراد درون/بیرون سازمان می‌تواند بر اساس سمت و واحد سازمانی و یا بر اساس فرد صورت بگیرد.علاوه بر تعیین جریان ارتباطی و تعیین دسترسی‌ها مکاتباتی کاربران، باید دبیرخانه نیز در سیستم تعریف شود؛ در این مرحله می‌توان اندیکاتورهای مختلف و درگاه‌های دبیرخانه نیز برای سازمان تعریف و مشخص گردند.6- بررسی راه‌های ارتباطی برون سازمانیبرای ارتباط با بیرون از سازمان، ابزارها و راه‌های مختلفی وجود دارد، مانند ایمیل، فکس، ECE و...؛ قبل از پیاده‌سازی سامانه مکاتبات اداری و سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، باید راه‌های ارتباطی برون سازمانی و ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای مدیریت این ارتباطات بررسی شوند و در صورت نیاز، ابزارها و نرم‌افزارهای جدیدی در سازمان مورد استفاده قرار بگیرند.7- نصب و پیاده سازی سیستم مکاتباتیهفتمین گام سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، نصب سیستم مدیریت مکاتبات اداری – یا همان اتوماسیون اداری – در سرور‌های سازمان است؛ در این مرحله باید سیستم نامه نگاری و مدیریت مکاتبات به صورت تستی بر روی سرور‌های سازمان نصب شوند و از نظر عملکردی مورد تست و ارزیابی قرار بگیرند.در این مرحله، باید چارت سازمانی و سلسله مراتب مکاتباتی، راه‌های ارتباطی درون/برون سازمانی، جریان گردش مکاتبات در سازمان، سربرگ‌ها، فرایندهای مکاتباتی و به طور کلی تمامی تنظیمات لازم برای مدیریت بهینه مکاتبات درون/برون سازمانی بر روی سیستم نامه نگاری – یا همان مکاتبات اداری – اعمال شوند.8- انتقال اطلاعات از سیستم قدیمی به سیستم جدیداین مرحله مخصوص سازمان‌ها و شرکت‌هایی است که در حال حاضر از سیستم‌های مکاتباتی و نامه نگاری – اتوماسیون اداری – استفاده می‌کنند و حال قصد دارند سیستم و سامانه مکاتباتی خود را تغییر دهند؛ در این مرحله باید اطلاعات و داده‌های موجود در سامانه قبلی، به سامانه جدید منتقل شوند. نکته مهم این گام، حذف اطلاعات و داده‌های اضافی و همچنین جلوگیری از انتقال فرایندها و تنظیمات ناکارآمد از سیستم قدیمی به سامانه مکاتباتی جدید است.9- آموزش کارکنان و کاربرانقبل از پیاده سازی و اجرای سامانه مکاتبات اداری در سطح سازمان و سیستمی کردن نامه نگاری، باید آموزش‌های لازم برای استفاده از سامانه مکاتبات اداری یا همان اتوماسیون اداری در اختیار اعضای سازمان قرار بگیرد. این آموزش‌ها می‌توانند به صورت دوره‌های آنلاین (همان آموزش غیرحضوری)، فایل‌های آموزشی (مانند PDF) و یا آموزش حضوری و برگزاری کلاس‌های آموزشی در سازمان ارائه شوند.همچنین لازم به ذکر است که باید آموزش‌های تخصصی‌تر و کامل‌تری نیز برای راهبران سیستم برگزار شود، تا شناخت و درک کاملی از تنظیمات و قابلیت‌های سیستم مکاتبات اداری به دست بیاورند، تا در صورت بروز مشکل، قادر به برطرف کردن آن باشند.10- اجرای سیستم مکاتباتی در سطح سازمانآخرین مرحله از سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، پیاده‌سازی این سامانه در سطح سازمان است؛ در این مرحله پس از ارائه آموزش‌های لازم به اعضای سازمان و راهبران سیستم، سامانه مکاتبات اداری باید در اختیار اعضای سازمان قرار بگیرد و در تمامی سطوح سازمانی پیاده‌سازی و استفاده شود.راهبران سیستم از این مرحله به بعد، باید به صورت مداوم عملکرد سیستم مکاتباتی را مورد ارزیابی و نظارت قرار دهند و به مشکلات کاربران و کارمندان سازمان پاسخ دهند؛ انجام اصلاحات در فرایندهای مکاتباتی، مدیریت ارتباطات، مدیریت دسترسی‌ها و... همگی بر عهده راهبران سیستم است.سخن پایانیدر این مقاله به بررسی کامل مفهوم سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان و همچنین مراحل اجرا و پیاده‌سازی آن در سازمان و مزایایی که ایجاد می‌کند، پرداختیم؛ لازم به ذکر است که پیاده‌سازی همچون سامانه و سیستمی در سازمان، نیازمند دقت و زمان کافی برای بررسی‌های دقیق و طراحی سیستم متناسب با سازمان است، در همین راستا هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری یا سیستم مدیریت مکاتبات برای سازمان خود، قابلیت‌ها و امکانات آن را مورد بررسی قرار دهید؛ تا از اتلاف زمان و هزینه‌های مالی اضافی جلوگیری کنید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Sat, 09 Dec 2023 14:55:55 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/15-%D9%86%D9%85%D9%88%D9%86%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D9%81%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D9%86%D8%AF%D9%87%D8%A7%DB%8C%DB%8C-%DA%A9%D9%87-%D9%85%DB%8C-%D8%AA%D9%88%D8%A7%D9%86-%D8%AE%D9%88%D8%AF%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%DA%A9%D8%B1%D8%AF-dmyya5utshtc 15 نمونه از فرایندهایی که می توان خودکارسازی کردطراحی و خودکارسازی فرایند ها یکی از تاثیرگذارترین راه‌ها و استراتژی‌ها برای افزایش سرعت و دقت فرایندها است و موجب افزایش بهره‌وری سازمان یا کسب و کار شما می‌گردد؛ ابزارهای مختلفی برای خودکارسازی فرآیند ها وجود دارد، اما یکی بهترین ابزارها و نرم‌افزارها برای این کار، نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) می‌باشند.حال سوالی که برای خیلی از ماها پیش آمده، این است که چه فرایندهایی را می‌توان خودکارسازی کرد؟ در ادامه 15 فرایند مهمی که به کمک نرم افزارهای BPMS می‌توان خودکارسازی نمود را باهم بررسی می‌کنیم؛ برای آشنایی بیشتر با خودکارسازی فرایند کسب و کار، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.چه فرایندهایی را می توان خودکارسازی نمود؟قبل از خودکارسازی فرایندها باید امکان خودکارسازی آن‌ها را مورد بررسی قرار دهید؛ به طور کلی، فرایندهایی که قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر هستند را می‌توان خودکارسازی نمود، اما توجه داشته باشید که علاوه بر این موارد، پیش‌نیازهای دیگری نیز برای خودکارسازی فرایندها وجود دارد، مانند: فرایند مورد نظر باید امکان پیاده‌سازی در سامانه‌های نرم‌افزاری را داشته باشد. فرایند مورد نظر باید دارای مراحل شفافی باشد. فرایند مورد نظر باید قابلیت بهینه‌سازی و مدل‌سازی را داشته باشد. و...بیشتر بدانیم: ۱۰ دلیل برای اینکه باید همین امروز کسب و کار خود را خودکارسازی کنید.در ادامه به معرفی و بررسی 15 نمونه خودکارسازی فرایند کسب و کار می‌پردازیم:15 نمونه خودکارسازی فرایند کسب و کار1- استخدام و مصاحبه کاریبا خودکارسازی فرایند استخدام و مصاحبه کاری، می‌توانید رزومه‌ها را به صورت کاملا خودکار اسکن و بررسی کنید، تا در نهایت افرادی که مناسب سازمان و موقعیت شغلی مذکور هستند، باقی بمانند. همچنین می‌توانید اطلاع‌رسانی‌های لازم برای برگزاری مصاحبه به صورت حضوری یا آنلاین را نیز، به صورت خودکار انجام دهید و با افراد مربوطه هماهنگی دقیق‌تری داشته باشید.2- ثبت و مدیریت مکاتبات و مرسولات در دبیرخانهیکی از فرایندهای مهمی که می‌توان خودکارسازی نمود، فرایندهای مرتبط با دبیرخانه می‌باشد؛ به عنوان مثال فرایندهایی مانند شماره‌گذاری نامه‌ها، ارسال به کارتابل کاربران، دسته‌بندی مکاتبات، ارسال خودکار مکاتبات و... . شما می‌توانید با یک طراحی و مدلسازی دقیق، فرایندهای ثبت و مدیریت مکاتبات و مرسولات در دبیرخانه را خودکارسازی کنید.3- پردازش خودکار درخواست های مرخصیفرایند درخواست مرخصی از مراحل مختلفی مانند ثبت درخواست، ارسال به افراد مربوطه جهت تایید، محاسبه مرخصی باقی مانده، ثبت مرخصی در سامانه حقوق و دستمزد و... تشکیل شده است؛ شما می‌توانید با استفاده از نرم افزارهای مدیریت و خودکارسازی فرایند کسب و کار (BPMS)، مراحل مختلف فرایند درخواست مرخصی را طراحی و مدلسازی نمایید و در نهایت این فرایند را خودکارسازی کنید.4- ارسال خودکار ایمیل های اطلاعاتی به مشتریانیکی از فرایندهای ساده اما زمان‌بری که می‌توانید خودکارسازی کنید، فرایند ارسال خودکار ایمیل‌های اطلاعاتی به مشتریان است؛ به عنوان مثال وقتی مشتریان سفارشی ثبت می‌کنند، فاکتور سفارش به صورت خودکار برای آن‌ها ارسال شود و یا پس از ثبت‌نام در وبسایت شما، ایمیل یا پیامک خوش‌آمدگویی به صورت خودکار برای آن‌ها ارسال گردد.5- پردازش خودکار درخواست ها و فرم های تخصیص منابع انسانیواحد منابع انسانی وظایف مختلفی دارد و باید پاسخگوی طیف گسترده‌ای از کارها و درخواست‌ها باشد و گاهی به دلیل حجم بالای درخواست‌ها و فرم‌ها، سرعت و بهره‌وری منابع انسانی کاهش و احتمال بروز خطای انسانی افزایش می‌یابد؛ در همین راستا، به منظور تسهیل فرایندهای پردازش و رسیدگی به درخواست‌ها و فرم‌ها، می‌توانید آن‌ها را طراحی و مدل‌سازی کنید و به کمک نرم افزارهای BPMS، به خودکارسازی فرایند های مرتبط با واحد منابع انسانی بپردازید.6- پردازش خودکار تیکت ها و درخواست های پشتیبانی مشتریانیکی دیگر از فرایندهایی که در بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها خودکارسازی می‌شود، ثبت و پردازش خودکار تیکت‌ها و درخواست‌های پشتیبانی مشتریان می‌باشد؛ با خودکارسازی این فرایند، تیکت‌ها و درخواست‌های مشتریان بر اساس نوعی که دارند، به صورت خودکار دسته‌بندی می‌شوند و به واحد یا فرد مسئول، ارسال می‌گردند و همچنین مشتریان نیز می‌توانند درخواست‌های خود را پیگیری کنند.7- ارسال خودکار گزارشات عملکرد و تجزیه و تحلیل داده های کسب و کاربرای تهیه گزارش، شما باید اطلاعات و داده‌هایی که در دست دارید را تجزیه و تحلیل نمایید و سپس با توجه به نتایج به دست آمده، گزارشی تهیه و ارسال کنید؛ اما با خودکارسازی این فرایند، تنها کافیست اطلاعات و داده‌های مورد نیاز را در دسترس سامانه خودکارسازی خود قرار دهید تا به صورت خودکار، گزارش‌های مختلفی – مانند گزارش عملکرد کارکنان، گزارش عملکرد سیستم، گزارش عملکرد سازمانی، گزارش درخواست کالا و... – را به سادگی و در کمترین زمان ممکن تهیه و ارسال کنید.نمونه گزارش درخواست کالا8- مدیریت خودکار انبار و ردیابی موجودی کالاانبارداری و بروز بودن لیست کالاها در انبار، یکی دیگر از فرایندهای مهمی است که در بسیاری از شرکت‌ها و کسب و کارها خودکارسازی می‌شود؛ با خودکارسازی فرایند مدیریت انبار و ردیابی موجودی کالا، در هر زمانی به راحتی لیست کالاهای موجود و تعداد آن‌ها در دسترس شما قرار می‌گیرد و دیگر نیازی به بررسی حضوری یا دستی موجودی کالاها ندارید. این فرایند شامل دریافت سفارشات، ردیابی حرکت کالاها، به‌روزرسانی موجودی انبار و ایجاد گزارشات مربوط به موجودی کالاها می‌شود.9- مدیریت زنجیره تامینمدیریت زنجیره تامین از مراحل مختلفی مانند تامین منابع اولیه از تامین‌کنندگان، تامین کالا یا محصول مورد نیاز مشتریان، ارسال کالاها یا محصولات به مشتریان و... تشکیل شده است؛ با طراحی، مدلسازی و خودکارسازی فرایند مدیریت زنجیره تامین، به راحتی می‌توانید چرخه زنجیره تامین را مدیریت کنید و همچنین سرعت و دقت هر کدام از مراحل مدیریت زنجیره تامین را افزایش دهید.10- پردازش خودکار صورتحساب ها و پرداخت به تأخیر از طریق سیستم های مالییکی دیگر از فرایندهای قابل خودکارسازی، پردازش خودکار صورتحساب‌ها، ایجاد درخواست‌های پرداخت و ارسال یادآوری برای پرداخت آن‌ها می‌باشد؛ به کمک نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) می‌توانید به راحتی فرایندی برای پردازش صورتحساب‌ها، بدهی‌ها و بستانکاری‌های سازمان خود ایجاد نمایید و برای آن‌ها زمان‌بندی معینی جهت ارسال یادآوری به افراد مربوطه تعیین کنید.11- مدیریت مجوزدهی، تاییدات و دریافت امضابه کمک نرم افزارهای مدیریت و خودکارسازی فرایند کسب و کار (BPMS)، می‌توانید برای ثبت درخواست‌ها و مجوز‌های مختلف و دریافت تاییدات لازم، جریان کار و فرایند جداگانه‌ای طراحی و مدلسازی کنید؛ با این کار، دیگر نیازی به مراجعه و پیگیری حضوری نیست و درخواست‌ها به صورت الکترونیکی و خودکار ثبت، ارجاع و رسیدگی می‌شوند.12- ثبت سفارش و پیگیری آنفرایند ثبت سفارش و پیگیری آن، جزو آن دسته از فرایندهایی است که تقریبا در تمامی شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلفی که محصول، کالا یا خدمتی برای فروش و ارائه دارند، خودکارسازی می‌شود؛ این فرایند شامل دریافت و ثبت سفارش، پیگیری وضعیت سفارش، ارسال فاکتور، پیگیری سفارش و... می‌باشد.13- ارزیابی و تهیه گزارش های فروشتجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات فروش و تهیه گزارش‌های فروش، یکی دیگر از فرایندهایی است که قابل خودکارسازی می‌باشد؛ با خودکارسازی فرایند تهیه گزارش‌های فروش، می‌توانید به راحتی و در هر زمانی، گزارش‌های دقیقی از مشتریان، میزان فروش، فاکتورها، وضعیت پرداخت و ارسال سفارشات و... در اختیار داشته باشید.14- پردازش خودکار فرم ها و سند‌هافرم‌ها و اسناد مختلفی در سازمان‌ها به گردش در می‌آیند و برای افزایش سرعت و دقت فرایند پردازش فرم‌ها و اسناد و مدیریت و سازماندهی آن‌ها، می‌توانید این فرایند را خودکارسازی کنید؛ این فرایند شامل پردازش فرم‌ها و اسناد، ارجاع آن‌ها به افراد مربوطه و ثبت و بایگانی مستندات و فرم‌ها در سامانه‌های نرم‌افزاری می‌باشد؛ به طور کلی با خودکارسازی این فرایند، امکان گردش آسان فرم‌ها و اسناد در سازمان برای شما فراهم می‌گردد. نمونه بارز خودکارسازی این فرایند را می‌توانیم در سامانه‌های میز خدمت الکترونیکی مشاهده کنیم، جایی که ارباب رجوع با استفاده از فرم‌های مختلف، درخواست خود را در سازمان ثبت می‌نماید.نمایی از محیط میز خدمت الکترونیکی فراگستر 15- ارسال خودکار اطلاعیه ها به کارکنانیکی دیگر از فرایندهای قابل خودکارسازی در سازمان، فرایند ارسال اطلاعیه‌ها به کارکنان و اعضای سازمان یا مجموعه می‌باشد؛ با خودکارسازی این فرایند، تنها با چند کلیک می‌توانید اطلاعیه‌ها، اخبار و... را به تمامی یا گروهی خاص از کارکنان سازمان خود ارسال کنید.با BPMS فراگستر، مدیریت و خودکارسازی فرایندها را به دست بگیرید.نرم افزار BPMS فراگستر با هدف مدیریت متمرکز و یکپارچه فرایندهای کسب و کار طراحی شده است؛ شایان ذکر است که نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های یکپارچه اتوماسیون فراگستر می‌باشد. نرم افزار BPMS فراگستر به شما کمک می‌کند تا بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرایندهای مختلف را به کمک نمادهای بصری و با Drag&Drop این نمادها، طراحی و مدلسازی نمایید و با پیاده‌سازی آن‌ها در سامانه‌های نرم‌افزاری، به خودکارسازی فرایند کسب و کار بپردازید.برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار فراگستر عبارت‌اند از: یکپارچگی کامل با کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر محیط کاملا گرافیکی و مطابق با استاندارد BPMN2 محیط طراحی فرآیند و فرم‌ها به صورت (Dragable) طراحی فرم‌ها و استفاده از آنها در فرایندها پشتیبانی از Sub-forms درون یک فرم تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها امکان تعریف زیرفرایند پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA اتصال به پایگاه‌های داده و انتقال اطلاعات از طریق فراخوانی وب سرویس واکنش‌گرا بودن نرم‌افزار (Responsive) پشتیبانی از JavaScript یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری بهره‌گیری از نرم‌‎افزار گزارش‌ساز جهت ساخت گزارش‌های تخصصی و بسیار کاربردی و... faragostar فراگستر faragostar فراگستر Tue, 21 Nov 2023 09:02:18 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/5-%D9%85%D8%B1%D8%AD%D9%84%D9%87-%D8%A8%D9%87%DB%8C%D9%86%D9%87-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%D9%81%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D9%86%D8%AF-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F-caswwsqfnetl 5 مرحله بهینه سازی فرایند کسب و کار چیست؟فرآیندها عضو جدایی ناپذیر کسب و کارها می‌باشند و با بهینه‌سازی آن‌ها، می‌توان موجب افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های اضافی کسب و کارها شد. برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار ابتدا باید شناخت کاملی از فرآیندهای موجود و مراحل مختلف آن‌ها به دست بیاوریم و سپس با حذف مراحل اضافی و یا طراحی مجدد فرآیندها، موجب بهبود آن‌ها شد؛ در ادامه به بررسی کامل مراحل بهینه سازی فرایند کسب و کار می‌پردازیم.بهینه سازی فرایند کسب و کار یعنی چه؟بهینه سازی فرآیند کسب و کار شامل انواع مختلفی از روش‌ها، ابزارها و متد‌ها برای تسهیل فرآیندها، افزایش بهره‌وری آن‌ها و بهبود عملکرد فرآیندها می‌باشد؛ کسب و کارها با بهینه سازی فرآیندهای خود می‌توانند علاوه بر افزایش بهره‌وری و سود، موجب کاهش هزینه‌های اضافی و کاهش زمان اتمام فرآیندها شوند. شایان ذکر است که بهینه ساری فرایند کسب و کار، یکی از اقدامات ضروری قبل از طراحی، مدیریت و خودکارسازی فرآیندها می‌باشد.بیشتر بدانیم: کدام یک از فرآیندهای یک کسب و کار قابل خودکارسازی هستند؟چرا باید فرایندهای کسب و کار خود را بهینه سازی کنیم؟همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، فرایندها یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین ارکان هر کسب و کار و سازمانی محسوب می‌شوند و برای داشتن کسب و کاری موفق‌تر، باید فرآیندهای موجود را شناسایی و بهینه نمایید؛ بهینه سازی فرایند کسب و کار مزایای مختلفی دارد، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:افزایش شفافیت فرایندهاافزایش انعطاف پذیری کسب و کاربهبود چابکی کسب و کارافزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرایندهاافزایش رضایت مشتریانصرفه‌جویی در زمان و هزینه‌هاو...بیشتر بدانیم: ۱۰ دلیل برای اینکه باید همین امروز کسب و کار خود را خودکارسازی کنیدبهینه سازی فرایند کسب و کار چه مراحلی دارد؟بهینه سازی فرایند کسب و کار یک چرخه است، که به صورت مداوم می‌تواند ادامه داشته باشد، تا جایی که احساس کنید فرایند مد نظر در بهینه‌ترین حالت خود قرار داد؛ به طور کلی، چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار 5 مرحله اصلی دارد، که این مراحل عبارت‌اند از:بهینه سازی فرایند کسب و کار چه مراحلی دارد؟ شناسایی و تعیین هدف فراینداولین مرحله از بهینه سازی فرایندها، شناسایی آن‌ها و تعیین هدف فرایندها می‌باشد. در این مرحله باید تمامی فرایندهای کسب و کار خود را شناسایی کنید؛ از فرایندهای ساده (مانند درخواست مرخصی، درخواست اضافه کار و...) گرفته تا فرایندهای پیچیده‌تر (ثبت سفارش و ارسال محصولات، ارائه خدمات غیرحضوری و...) که دارای مراحل مختلفی هستند و افراد گوناگونی در آن‌ها دخیل می‌باشند. پس از شناسایی فرایندها، نوبت تعیین هدف آن‌ها می‌رسد؛ تعیین هدف فرایند به شما کمک می‌کند تا شناخت و درک کامل‌تری از فرایندها و علت بوجود آمدن آن‌ها به دست بیاورید.تحلیل و بررسی فراینددر مرحله دوم، باید فرایندها را از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار دهید و به شناخت و بررسی نقاط ضعف، تحلیل زمان‌بندی فرایندها، بررسی عملکرد و خروجی فرایندها، شناسایی گلوگاه‌ها، شناسایی جریان کار و... بپردازید؛ به طور کلی در این مرحله از بهینه سازی فرایند کسب و کار باید تمامی عواملی که موجب افزایش بهره‌وری فرایندها و بهبود و تسهیل عملکرد آن‌ها می‌گردند را، شناسایی و تحلیل نمایید.بهینه سازی و طراحی مجدد فرایندپس از شناسایی فرایندها و تحلیل و بررسی آن‌ها، نوبت به بهینه سازی فرایند و یا طراحی مجدد آن می‌رسد؛ در این مرحله، باید با توجه به تحلیل‌ها و بررسی‌هایی که بر روی فرایندها انجام داده‌اید، مراحل اضافی فرایندها را حذف کنید و اصلاحاتی در مسیر و مراحل فرایندها ایجاد نمایید.پیاده سازی و اجرای فرایندحال همه‌ چیز برای پیاده سازی و اجرای فرایندها فراهم است؛ در 4امین مرحله از چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار، نوبت به پیاده سازی فرایندهای بهینه شده و اجرای آن‌ها در محیط کسب و کار می‌باشد. راه‌های مختلفی برای پیاده‌سازی و اجرای فرایندها وجود دارد، اما بهترین روش و ابزار برای پیاده سازی و اجرای فرایندهای کسب و کار، استفاده از سامانه‌های اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است، که در ادامه به بررسی آن‌ها نیز خواهیم پرداخت.نظارت و بهبود فراینداخرین مرحله از چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار، نظارت و بهبود فرایندها می‌باشد؛ با پیاده سازی و اجرای فرایندها می‌توانید در عمل آن‌ها را مورد نظارت قرار دهید و نتایج و عملکرد آن‌ها را زیر نظر بگیرید تا مشکلات و نواقصی که هنوز در فرآیندها وجود دارند را شناسایی کنید و با اصلاح آن‌ها، موجب بهبود فرایندها گردید.بیشتر بدانیم: ۱۱ مرحله پیاده سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار که باید بدانیدبهترین نرم افزار برای بهینه سازی فرایند کسب و کار چیست؟توجه داشته باشید که بهینه سازی فرایند کسب و کار، یک استراتژی و متد مدیریت کسب و کار است و راه حلی برای افزایش بهره‌وری کسب و کار و کاهش هزینه‌های آن می‌باشد. همان‌طور که کمی پیش‌تر اشاره کردیم، ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی برای بهینه سازی، بهبود و اجرای فرایندها وجود دارند؛ مانند نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)، نرم افزارهای مدیریت روند کسب و کار (Workflow Management Software)، نرم افزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و... .بیشتر بدانیم: اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) چیست و چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد؟در بین مواردی که بیان کردیم، نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPMS، بهترین گزینه برای بهینه سازی فرایند کسب و کار و همچنین ابزاری بسیار مناسب برای پیاده سازی فرایندها در سامانه‌های مختلف – مانند سامانه اتوماسیون کسب و کار – می‌باشد.با جستجو در اینترنت، به انواع مختلفی از نرم‌افزارهای BPMS برخورد می‌کنید، که هر کدام از آن‌ها قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختص به خود را دارند؛ اما در بین آن‌ها، نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر یا همان نرم افزار BPMSفراگستر، بهترین گزینه برای شناسایی، طراحی و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار می‌باشد.نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های بسیار مهم و کاربردی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر است و یکپارچگی کاملی با این سامانه و دیگر زیرسیستم‌های آن دارد؛ به کمک این نرم افزار می‌توانید بدون نیاز به هیچ‌گونه دانش برنامه‌نویسی و تنها با استفاده از نمادهای بصری و قابلیت Drag&Drop، انواع مختلفی از فرآیندها ساده و پیچیده را تعریف، طراحی و بهینه سازی کنید و در سامانه‌های مختلف کسب و کار خود مورد استفاده قرار دهید. برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر عبارت‌اند از:محیط کاربری کاملا گرافیکی و بصری، مطابق استاندارد BPMN.2امکان طراحی انواع فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آن‌ها در فرایندهاقابلیت تعریف زیرفرآیندامکان تعریف تعداد نامحدودی از فرایندهاتحلیل داده‌ها و تهیه انواع گزارشقابل استفاده در تمامی سیستم عامل‌هاو...سخن پایانیبهینه سازی فرآیندهای کسب و کار شامل 5 مرحله اصلی (شناسایی، تحلیل و بررسی، بهینه‌سازی و طراحی مجدد، پیاده‌سازی و اجرا، ارزیابی و بهبود) می‌باشد. هر کسب و کاری برای پیشرفت، توسعه و افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد خود، باید به بهینه سازی فرایندهای که دارد، بپردازد؛ این امر موجب کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت، بهبود عملکرد و در نهایت افزایش بهره‌وری و سود کسب و کارها می‌گردد.از شما سپاسگزاریم که تا انتهای مقاله ما را همراهی نمودید و امیدواریم که اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون بهینه سازی فرایند کسب و کار و نرم‌افزارها و روش‌های بهینه‌سازی فرآیندها، حتما آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Thu, 21 Sep 2023 08:59:33 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%88%D8%B8%D8%A7%DB%8C%D9%81-%D9%88-%D9%81%D8%B9%D8%A7%D9%84%DB%8C%D8%AA-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D8%A8%D8%A7-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D9%81%D8%B1%D8%A7%DA%AF%D8%B3%D8%AA%D8%B1-%DA%86%D8%B7%D9%88%D8%B1-%D8%A7%D9%86%D8%AC%D8%A7%D9%85-%D9%85%DB%8C-%D8%B4%D9%88%D8%AF-sfdzikcdmzes مدیریت وظایف و فعالیت‌های سازمانی با اتوماسیون فراگستر چطور انجام می‌شود؟مدیریت کارها و وظایف سازمانی، یکی از مهم‌ترین عوامل موثر در افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد مدیران، کارمندان و... در سازمان یا کسب و کار می‌باشد؛ مدیریت وظایف و کارهای سازمانی به مجموعه‌ای از فعالیت‌‌ها و روش‌های مختلف برای برنامه‌ریزی کارها، کنترل و نظارت بر کارها، پیگیری وظایف و کارها، تقسیم وظایف و... در سازمان گفته می‌شود.اتوماسیون اداری فراگستر در راستای حفظ یکپارچگی محیط کاری و ایجاد بستری متمرکز برای مدیریت فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمانی (مانند مکاتبات، دبیرخانه، مستندات و...)، زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی را به عنوان راهکاری کامل و جامع برای مدیریت وظایف و فعالیت‌های سازمانی در اختیار کاربران خود گذاشته است؛ اما نرم افزار مدیریت کارها و وظایف چیست؟ این نرم افزار چه قابلیت‌هایی دارد؟راهکار اتوماسیون فراگستر برای مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانینرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر است و یکپارچگی کاملی با این نرم افزار و دیگر زیرسیستم‌های آن دارد؛ نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر با هدف مدیریت تیم‌های کاری و همکاری تیمی در سازمان‌ها و کسب و کارها طراحی شده و توسعه یافته است.به طور کلی، نرم افزار مدیریت کارها فراگستر ابزاری پیشرفته بر پایه روش مدیریتی Scrum Board می‌باشد و امکان مشخص کردن فضاهای کاری، فعالیت‌ها و کارها، وظایف و همچنین مدیریت کامل آن‌ها را در اختیار کاربران می‌گذارد.شایان ذکر است که به دلیل یکپارچگی این نرم افزار با اتوماسیون اداری فراگستر، امکان انتقال اطلاعات و فراخوانی آن‌ها در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی وجود دارد؛ به عنوان مثال فراخوانی چرات سازمانی، تعیین دسترسی‌ها بر اساس سمت‌ و سلسله مراتب سازمانی، فراخوانی نامه‌ها از کارتابل مکاتبات و... .به کمک نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، افراد به راحتی قادر به تعریف، مدیریت و پیگیری کارها و وظایف و... در محیطی یکپارچه و متمرکز با اتوماسیون اداری فراگستر هستند؛ برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت کارها فراگستر، با ما همراه باشید.نمایی از محیط کاربری نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر چه قابلیت هایی دارد؟وظایف و کارهای مختلفی درون هر سازمان یا کسب و کار وجود دارد، که این وظایف و کارها بین کارمندان، مدیران و دیگر اعضای مجموعه تقسیم می‌شوند؛ به منظور مدیریت وظایف و همچنین پیگیری و نظارت دقیق بر روند رسیدگی به آن‌ها، قابلیت‌ها و امکانات مختلفی درون نرم افزار مدیریت کارها فراگستر تعبیه شده است. برخی از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر عبارت‌اند از:تعریف فضاهای کاری مجزاتعیین مدیر برای فضاهای کاریتعریف پروژه‌های مختلف در یک فضای کاریدسته‌بندی خودکار لیست کارها (بر اساس مدل Kanban، واحد‌های سازمانی، اعضای تیم، روزهای هفته)شخصی‌سازی و تنظیم دستی لیست کارهاتعریف کارها و وظایف در قالب کارتارسال انواع اعلان از طریق ایمیل، نامه اتوماسیون اداری و یا پیامک (مانند اضافه شدن کار جدید، منشن شدن در کارت و...)تعریف چک‌لیست کارها و وظایف در کارت‌هاامکان ایجاد خودکار وظیفه از روی نامه‌ها و انجام پیگیری‌های مرتبطپیوست کردن فایل به کارت‌هاتعیین وزن و اهمیت برای کارها و وظایف (جهت پیگیری دقیق‌تر روند پیشرفت کارها)پیگیری پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌هاتهیه انواع گزارش از عملکرد افراد و تیم‌ها (یکپارچگی با زیرسیستم گزارش‌ساز فراگستر)زمان‌بندی و تعیین ددلاین برای کارهاایجاد جلسات مرتبط با کارها و وظایف (یکپارچگی با زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی)انتساب افراد در پروژه‌ها و کارهای مختلففیلتر کردن نمایش کارها بر اساس اعضا، وضعیت کارها، تاریخ تحویل و...درج نظرات و منشن کردن اعضا در کارت مورد نظرگفتگوی شخصی با همکاران (یکپارچگی با زیرسیستم چت سازمانی فراگستر)امکان تعریف ساختار شکست کارها (WBS)و...ایجاد لیست کارها در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر همان‌طور که مشاهده می‌کنید، نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر امکانات و قابلیت‌های مختلفی را برای مدیریت وظایف و کارها در اختیار کاربران قرار داده است؛ به کمک این نرم افزار، مدیران و تیم‌ها می‌توانند به سادگی در محیطی یکپارچه با اتوماسیون اداری فراگستر، از امکانات و قابلیت‌های این نرم افزار در راستای مدیریت متمرکز کارها، وظایف و تیم‌ها استفاده نمایند.چرا نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر؟نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت کارها و وظایف وجود دارد، که هر کدام از آن‌ها کاربردها و امکانات مختلفی دارند؛ حال شاید این سوال پیش آمده باشد که چرا باید از نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر استفاده کنیم؟ استفاده از این نرم افزار چه مزایای برای سازمان‌ها، کسب و کارها و افراد دارد؟ برای یافتن پاسخ این سوالات، برخی از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر را باهم بررسی می‌کنیم:محیط کاربری یکپارچه با اتوماسیون اداریبهبود هماهنگی در کارهای تیمیپیگیری آسان کارها و وظایفافزایش شفافیت در پروژه‌هافرآهم آوردن امکان دورکاریبهبود مدیریت اعضای تیمبهبود مدیریت کارها و وظایفساده‌سازی تعامل بین اعضای تیمشخصی‌سازی لیست کارها و محیط کاربریو...قابلیت تبدیل نامه به کاربرای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، می‌توانید از لینک زیر نسخه دموی رایگان آن را تهیه بفرمایید و مورد استفاده قرار دهید، تا با قابلیت‌ها و امکانات کاربردی این نرم افزار آشنایی کامل به دست بیاورید.دریافت نسخه دموی رایگانسخن پایانیدر این مقاله با راهکار اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت کارها و وظایف – یعنی نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر – آشنا شدیم و قابلیت‌ها و امکانات آن را باهم مرور کردیم. امیدوریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که صمیمانه پذیرای سوالات و نظرات شما پیرامون این مقاله و حوزه مدیریت کارها و وظایف هستیم. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 20 Sep 2023 08:43:14 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%A8%D9%87%DB%8C%D9%86%D9%87-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-5-%D9%85%D8%B1%D8%AD%D9%84%D9%87-%D8%A7%D8%B5%D9%84%DB%8C-%DA%86%D8%B1%D8%AE%D9%87-%D8%A8%D9%87%DB%8C%D9%86%D9%87-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%DA%A9%D8%AF%D8%A7%D9%85-%D8%A7%D9%86%D8%AF-usfswpvpjqml بهینه سازی کسب و کار چیست و 5 مرحله اصلی چرخه بهینه سازی کسب و کار کدام اند؟ فرآیندها عضو جدایی ناپذیر کسب و کارها می‌باشند و با بهینه‌سازی آن‌ها، می‌توان موجب افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های اضافی کسب و کارها شد. برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار ابتدا باید شناخت کاملی از فرآیندهای موجود و مراحل مختلف آن‌ها به دست بیاوریم و سپس با حذف مراحل اضافی و یا طراحی مجدد فرآیندها، موجب بهبود آن‌ها شد؛ در ادامه به بررسی کامل مراحل بهینه سازی فرایند کسب و کار می‌پردازیم.بهینه سازی فرایند کسب و کار یعنی چه؟بهینه سازی فرآیند کسب و کار شامل انواع مختلفی از روش‌ها، ابزارها و متد‌ها برای تسهیل فرآیندها، افزایش بهره‌وری آن‌ها و بهبود عملکرد فرآیندها می‌باشد؛ کسب و کارها با بهینه سازی فرآیندهای خود می‌توانند علاوه بر افزایش بهره‌وری و سود، موجب کاهش هزینه‌های اضافی و کاهش زمان اتمام فرآیندها شوند. شایان ذکر است که بهینه ساری فرایند کسب و کار، یکی از اقدامات ضروری قبل از طراحی، مدیریت و خودکارسازی فرآیندها می‌باشد.بیشتر بدانیم: کدام یک از فرآیندهای یک کسب و کار قابل خودکارسازی هستند؟چرا باید فرایندهای کسب و کار خود را بهینه سازی کنیم؟همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، فرایندها یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین ارکان هر کسب و کار و سازمانی محسوب می‌شوند و برای داشتن کسب و کاری موفق‌تر، باید فرآیندهای موجود را شناسایی و بهینه نمایید؛ بهینه سازی فرایند کسب و کار مزایای مختلفی دارد، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از: افزایش شفافیت فرایندها افزایش انعطاف پذیری کسب و کار بهبود چابکی کسب و کار افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرایندها افزایش رضایت مشتریان صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها و...بیشتر بدانیم: ۱۰ دلیل برای اینکه باید همین امروز کسب و کار خود را خودکارسازی کنیدبهینه سازی فرایند کسب و کار چه مراحلی دارد؟بهینه سازی فرایند کسب و کار یک چرخه است، که به صورت مداوم می‌تواند ادامه داشته باشد، تا جایی که احساس کنید فرایند مد نظر در بهینه‌ترین حالت خود قرار داد؛ به طور کلی، چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار 5 مرحله اصلی دارد، که این مراحل عبارت‌اند از:چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار1. شناسایی و تعیین هدف فراینداولین مرحله از بهینه سازی فرایندها، شناسایی آن‌ها و تعیین هدف فرایندها می‌باشد. در این مرحله باید تمامی فرایندهای کسب و کار خود را شناسایی کنید؛ از فرایندهای ساده (مانند درخواست مرخصی، درخواست اضافه کار و...) گرفته تا فرایندهای پیچیده‌تر (ثبت سفارش و ارسال محصولات، ارائه خدمات غیرحضوری و...) که دارای مراحل مختلفی هستند و افراد گوناگونی در آن‌ها دخیل می‌باشند. پس از شناسایی فرایندها، نوبت تعیین هدف آن‌ها می‌رسد؛ تعیین هدف فرایند به شما کمک می‌کند تا شناخت و درک کامل‌تری از فرایندها و علت بوجود آمدن آن‌ها به دست بیاورید.2. تحلیل و بررسی فراینددر مرحله دوم، باید فرایندها را از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار دهید و به شناخت و بررسی نقاط ضعف، تحلیل زمان‌بندی فرایندها، بررسی عملکرد و خروجی فرایندها، شناسایی گلوگاه‌ها، شناسایی جریان کار و... بپردازید؛ به طور کلی در این مرحله از بهینه سازی فرایند کسب و کار باید تمامی عواملی که موجب افزایش بهره‌وری فرایندها و بهبود و تسهیل عملکرد آن‌ها می‌گردند را، شناسایی و تحلیل نمایید.3. بهینه سازی و طراحی مجدد فرایندپس از شناسایی فرایندها و تحلیل و بررسی آن‌ها، نوبت به بهینه سازی فرایند و یا طراحی مجدد آن می‌رسد؛ در این مرحله، باید با توجه به تحلیل‌ها و بررسی‌هایی که بر روی فرایندها انجام داده‌اید، مراحل اضافی فرایندها را حذف کنید و اصلاحاتی در مسیر و مراحل فرایندها ایجاد نمایید.4. پیاده سازی و اجرای فرایندحال همه‌ چیز برای پیاده سازی و اجرای فرایندها فراهم است؛ در 4امین مرحله از چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار، نوبت به پیاده سازی فرایندهای بهینه شده و اجرای آن‌ها در محیط کسب و کار می‌باشد. راه‌های مختلفی برای پیاده‌سازی و اجرای فرایندها وجود دارد، اما بهترین روش و ابزار برای پیاده سازی و اجرای فرایندهای کسب و کار، استفاده از سامانه‌های اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است، که در ادامه به بررسی آن‌ها نیز خواهیم پرداخت.5. نظارت و بهبود فراینداخرین مرحله از چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار، نظارت و بهبود فرایندها می‌باشد؛ با پیاده سازی و اجرای فرایندها می‌توانید در عمل آن‌ها را مورد نظارت قرار دهید و نتایج و عملکرد آن‌ها را زیر نظر بگیرید تا مشکلات و نواقصی که هنوز در فرآیندها وجود دارند را شناسایی کنید و با اصلاح آن‌ها، موجب بهبود فرایندها گردید.بیشتر بدانیم: ۱۱ مرحله پیاده سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار که باید بدانیدبهترین نرم افزار برای بهینه سازی فرایند کسب و کار چیست؟توجه داشته باشید که بهینه سازی فرایند کسب و کار، یک استراتژی و متد مدیریت کسب و کار است و راه حلی برای افزایش بهره‌وری کسب و کار و کاهش هزینه‌های آن می‌باشد. همان‌طور که کمی پیش‌تر اشاره کردیم، ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی برای بهینه سازی، بهبود و اجرای فرایندها وجود دارند؛ مانند نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)، نرم افزارهای مدیریت روند کسب و کار (Workflow Management Software)، نرم افزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و... .بیشتر بدانیم: اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) چیست و چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد؟در بین مواردی که بیان کردیم، نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPMS، بهترین گزینه برای بهینه سازی فرایند کسب و کار و همچنین ابزاری بسیار مناسب برای پیاده سازی فرایندها در سامانه‌های مختلف – مانند سامانه اتوماسیون کسب و کار – می‌باشد.با جستجو در اینترنت، به انواع مختلفی از نرم‌افزارهای BPMS برخورد می‌کنید، که هر کدام از آن‌ها قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختص به خود را دارند؛ اما در بین آن‌ها، نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر یا همان نرم افزار BPMS ، بهترین گزینه برای شناسایی، طراحی و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار می‌باشد.نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های بسیار مهم و کاربردی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر است و یکپارچگی کاملی با این سامانه و دیگر زیرسیستم‌های آن دارد؛ به کمک این نرم افزار می‌توانید بدون نیاز به هیچ‌گونه دانش برنامه‌نویسی و تنها با استفاده از نمادهای بصری و قابلیت Drag&Drop، انواع مختلفی از فرآیندها ساده و پیچیده را تعریف، طراحی و بهینه سازی کنید و در سامانه‌های مختلف کسب و کار خود مورد استفاده قرار دهید. برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر عبارت‌اند از: محیط کاربری کاملا گرافیکی و بصری، مطابق استاندارد BPMN.2 امکان طراحی انواع فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آن‌ها در فرایندها قابلیت تعریف زیرفرآیند امکان تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها تحلیل داده‌ها و تهیه انواع گزارش قابل استفاده در تمامی سیستم عامل‌ها و...سخن پایانیبهینه سازی فرآیندهای کسب و کار شامل 5 مرحله اصلی (شناسایی، تحلیل و بررسی، بهینه‌سازی و طراحی مجدد، پیاده‌سازی و اجرا، ارزیابی و بهبود) می‌باشد. هر کسب و کاری برای پیشرفت، توسعه و افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد خود، باید به بهینه سازی فرایندهای که دارد، بپردازد؛ این امر موجب کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت، بهبود عملکرد و در نهایت افزایش بهره‌وری و سود کسب و کارها می‌گردد.از شما سپاسگزاریم که تا انتهای مقاله ما را همراهی نمودید و امیدواریم که اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون بهینه سازی فرایند کسب و کار و نرم‌افزارها و روش‌های بهینه‌سازی فرآیندها، حتما آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Sun, 20 Aug 2023 09:44:43 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%BE%DB%8C%D8%B4%D8%B1%D9%81%D8%AA%D9%87-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%D9%88%DB%8C%DA%98%DA%AF%DB%8C-%D9%87%D8%A7%DB%8C%DB%8C-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF-obu8gjhjkv3k سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چیست و چه ویژگی هایی دارد؟اتوماسیون اداری پیشرفته، یکی از ابزارهای مهم و کاربردی برای مدیریت سازمان‌ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ می‌باشد؛ سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته به کمک ماژول‌ها و زیرسیستم‌های مختلفی که دارد (مانند مکاتبات اداری، مستندات اداری، مدیریت فرآیندها و...)، با جمع‌آوری و پردازش اطلاعات، خودکارسازی و الکترونیکی کردن فرآیندها، امکان مدیریت متمرکز و یکپارچه فرآیندها و اعضای سازمان‌ها و کسب و کارها را فراهم می‌کند.برای آشنایی بیشتر با سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته و کسب اطلاعات بیشتر در مورد این سیستم و ویژگی‌های آن، تا انتهای این مقاله از فراگستر همراه ما باشید.سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چیست؟سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته که از آن در انگلیسی تحت عنوان Advanced Office Automation یاد می‌شود، سامانه‌ای متشکل از چندین نرم‌افزار و زیرسیستم است، که همگی به صورت یکپارچه در کنار هم قرار گرفته‌اند. اتوماسیون اداری پیشرفته با استفاده از ابزارهای مختلف، به جمع‌آوری اطلاعات و پردازش و دسته‌بندی آن‌ها می‌پردازد، همچنین با کمک فناوری‌های پیشرفته، قابلیت طراحی و خودکارسازی فرآیندها را نیز دارد.به طور کلی، اتوماسیون اداری پیشرفته به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا با استفاده از ابزارها و فناوری‌های مدرن، ضمن بهینه‌سازی فرآیندهای خود، آن‌ها مدیریت نمایند و به صورت خودکار تعریف و طراحی کنند.سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چه تفاوتی با اتوماسیون اداری ساده دارد؟در سیستم اتوماسیون اداری ساده، بیشتر بر روی مدیریت مکاتبات و برقراری ارتباط تمرکز شده‌ است؛ برخی از زیر سیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پایه یا ساده عبارت‌اند از: کارتابل و گردش مکاتبات زیرسیستم دبیرخانه نرم افزار گفتگوی سازمانی سامانه تبادل فایل و...اما سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته علاوه بر موارد فوق، از زیرسیستم‌های دیگری نیز برخوردار است، که امکان یکپارچه‌سازی و مدیریت واحد‌های دیگر و فرآیندهای بیشتری را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک می‌گذارد.سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چه ویژگی ها و امکاناتی دارد؟همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته از زیرسیستم‌ها و امکانات بیشتری نسبت به اتوماسیون اداری پایه برخوردار است؛ برخی از ویژگی‌ها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری پیشرفته عبارت‌اند از:سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چه ویژگی ها و امکاناتی دارد؟ سیستم مدیریت فرآیندها BPMSیکی از مهم‌ترین و کارآمدترین زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته، سیستم مدیریت فرآیندها یا همان BPMS می‌باشد؛ نرم افزار BPMSبه سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا بتوانند فرآیندهای قابل پیش‌بینی و تکراری را مدل‌سازی و طراحی نمایند و سپس آن‌ها به صورت فرآیندهای خودکار و تعریف شده در سامانه‌های اتوماسیون مورد استفاده قرار دهند.سازمان‌هایی که دارای فرآیندهای خاص هستند و یا به دنبال پر کردن خلاء موجود در فرآیندها و سامانه‌های فعلی خود می‌باشند، باید از زیر سیستم مدیریت فرایندها BPMSاستفاده نمایند.از دیگر امکانات این زیرسیستم می‌توانیم به طراحی فرم‌های الکترونیکی به کمک نرم افزار فرم ساز و استفاده از آن‌ها در فرآیندهای مختلف استفاده کنیم.برای مطالعه بیشتر: فرم ساز چیست و چه کاربردی دارد؟ارتباط با دیگر سامانه های تخصصی سازمان از طریق API هاواسط برنامه‌نویسی کاربردی یا همان API، کدهای نرم‌افزاری برای اتصال و هماهنگ‌سازی نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف با یکدیگر می‌باشد؛ به عبارت دیگر، APIها نوعی واسط برای یکپارچه‌سازی سامانه‌های مختلف یک سازمان و مدیریت آن‌ها محسوب می‌شود.سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته علاوه بر یکپارچگی با زیرسیستم‌های خود، باید قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی با سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف را داشته باشد؛ به عنوان مثال باید بتوان آن را به سامانه‌های زیر متصل کرد: مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) مدیریت منابع انسانی (HRM) سامانه‌های مدیریت مالی و حسابداری و...آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل هانگهداری از داده‌ها و اطلاعات بر روی پایگاه‌های داده و همچنین تهیه فایل پشتیبان از آن‌ها، کاری هزینه‌بر و زمان‌بر است و هرچه حجم اطلاعات و داده‌ها بر روی پایگاه‌های داده افزایش بیابد، پشتیبان‌گیری از آن‌ها نیز کاری سخت‌تر خواهد شد.زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هنگام تهیه فایل پشتیبان، از پشتیبان‌گیری فایل‌های تکراری جلوگیری نمایند و تنها تغییرات در فایل‌های قدیمی و همچنین فایل‌های جدید به نسخه پشتیبان اضافه شوند؛ این امر موجب صرفه‌جویی در زمان و همچنین فضای ذخیره‌سازی پایگاه داده می‌گردد.نسخه موبایلیکی از برتری‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته، دسترس‌پذیری بیشتر آن نسبت به سامانه اتوماسیون اداری پایه می‌باشد؛ سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته با در اختیار داشتن نسخه موبایل PWA یا همان اپلیکیشن تحت وب، از هر مکانی و در هر زمانی در دسترس کاربران قرار دارد؛ کاربران با اتصال به اینترنت و گذراندن مرحله احراز هویت، به اتوماسیون اداری پیشرفته خود دسترسی پیدا می‌کنند. از مزایای نسخه موبایل PWA می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم: قابل اجرا بر روی انواع سیسم عامل‌های اندروید، IOS و ... بدون نیاز به نصب نرم افزار آپدیت خودکار از طریق وب و...قابلیت چند سازمانی و تعریف هولدینگ هاقابلیت تعریف ساختار چند سازمانی یا همان هولدینگ، یکی دیگر از ویژگی‌های مهم یک سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته است؛ کسب و کارها و سازمان‌هایی دارای زیرمجموعه‌های مختلف (همان ساختار چند سازمانی) هستند، برای مدیریت یکپارچه و متمرکز خود، باید از سامانه‌های اتوماسیون اداری پیشرفته استفاده نمایند، تا با کمک قابلیت تعریف چند سازمانی، به راحتی و با یکپارچگی کامل، عملکرد سازمان‌های زیرمجموعه را زیر نظر داشته و همچنین ارتباطی امن و سریع بین سازما‌ن‌های مختلف هولدینگ برقرار کنند.سامانه مدیریت مستنداتبه مجموعه فرآیندهای ثبت، پردازش، دسته‌بندی، نگه‌داری، بایگانی، بازیابی و نابودسازی مستندات، چرخه حیات سند یا چرخه حیات اسناد گفته می‌شود؛ هدف هر سازمانی، ایجاد یک چرخه حیات اصولی و درست برای مسندات خود می‌باشد و امروزه برای دستیابی به این هدف، سازمان‌ها و کسب و کارها باید از سامانه مدیریت مستندات یا همان بایگانی الکترونیکی اسناد استفاده نمایند.یکی از زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته، نرم افزار یا سامانه بایگانی اسناد یا آرشیو الکترونیکی اسناد است؛ برخی از ویژگی‌های این سامانه عبارت‌اند از: ایجاد چرخه حیات اسناد بازیابی آسان مستندات ثبت، پردازش و بایگانی آسان مستندات یکپارچگی با سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته اشتراک گذاری و کار گروهی بر روی اسناد دسترسی به نسخه‌های قبلی مستندات و...سامانه مدیریت مستندات برای مطالعه بیشتر: بهترین نرم افزار بایگانی اسناد چیست و چه ویژگی ها و امکاناتی دارد؟نرم افزار گزارش سازپردازش داده‌ها و اطلاعات و تهیه گزارش از آن‌ها، جزو وظایف و کارهای روتین در هر سازمان‌ و کسب و کاری می‌باشد، که در بسیاری از مواقع به دلیل حجم بالای اطلاعات و داده‌ها، تهیه دستی گزارش‌ها کاری زمان‌بر و هزینه‌بر خواهد بود؛ در همین راستا، سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف برای تهیه گزارش‌های خود، از نرم افزار گزارش ساز استفاده می‌نمایند. ویژگی‌های نرم افزار گزارش ساز اتوماسیون اداری پیشرفته عبارت‌اند از: تهیه گزارش‌های سفارشی‌سازی شده تهیه خودکار گزارش‌ها ارسال گزارش‌های خودکار به کارتابل کاربران اتصال به پایگاه داده سایر زیرسیستم‌ها و نرم افزارهای سازمان و...نرم افزار مدیریت گروه های کاریمدیریت پروژه‌ها و گروه‌های کاری، یکی از دغدغه‌های موجود در سازمان‌های بزرگ می‌باشد؛ بسیاری از مدیران و دیگر افراد حاضر در سازمان، در گروه‌های کاری و پروژه‌های مختلفی شرکت دارند و برای مدیریت آن‌ها، به یک نرم افزار جامع و یکپارچه نیاز پیدا می‌کنند؛ نرم افزار مدیریت گروه‌های کاری، یکی دیگر از زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته است، که در آن افراد می‌توانند تمامی گروه‌های کاری و پروژه‌های خود را مشاهده و مدیریت نمایند.اتوماسیون اداری فراگستر با زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی که دارد، تمامی نیازهای یک سازمان بزرگ را به عنوان اتوماسیون اداری پیشرفته بر طرف خواهد کرد؛ برخی از زیرسیستم‌های پیشرفته اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از: نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS سامانه فرم ساز تحت وب قابلیت اتصال به سامانه‌های مختلف از طریق APIهای آماده قابلیت تعریف چند سازمانی (هولدینگ) فناوری OCR فارسی (تبدیل تصاویر به متن و ثبت ساختاریافته داده‌ها) پشتیبانی از پروتکل‌های ارتباطی ECE وPTP کارتابل مدیریت مکاتبات، ایمیل و فکس سامانه دبیرخانه نرم افزار مدیریت مستندات و آرشیو الکترونیکی نسخه موبایل PWA (قابل اجرا بر روی تمامی سیستم عامل‌های هوشمند) آرشیو پایگاه داده و...برای مطالعه بیشتر: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چیست؟استفاده از سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته، مزایای زیادی با خود به همراه دارد، اما اگر بخواهیم اصلی‌ترین مزیت‌های استفاده از سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته نام ببریم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته افزایش بهره‌وریبا استفاده از اتوماسیون اداری پیشرفته، سازمان‌ها می‌توانند طیف گسترده‌ای از فرآیندهای سازمانی خود را به صورت خودکار انجام دهند، تا هم در زمان و هم هزینه‌ها صرفه‌جویی شود؛ از طرفی با یکپارچه‌سازی سامانه‌های مختلف، انتقال و فراخوانی اطلاعات و داده‌ها نیز با سرعت بیشتری صورت می‌گیرد، که این امر نیز به افزایش بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کند.کاهش خطای انسانیبا خودکارسازی فرآیندهای مختلف – مانند پردازش و ثبت ساختاریافته داده‌ها، تعریف جریان کار، تعریف فرآیندهای گوناگون و... – و حذف نیروی انسانی از فرآیندها، احتمال بروز خطای انسانی به شدت کاهش می‌یابد و فرآیندها با دقت بیشتری صورت می‌گیرند.مدیریت بهتر نیروی انسانیحذف فرآیندهای دستی و خودکارسازی آن‌ها، موجب کاهش حجم کاری نیروی انسانی سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گردد و مدیران می‌توانند وظایف مهم‌تری را بر عهده‌ی کارمندان خود بگذارند، که این امر موجب مدیریت بهتر نیروی انسانی می‌شود.افزایش امنیت اطلاعات‌ و داده هاسیستم اتوماسیون اداری پیشرفته از پروتکل‌ها و لایه‌های امنیتی مختلفی برای تامین امنیت داده‌ها و محافظت از آن‌ها در برابر سرقت و از بین رفتن طی حوادث مخرب، استفاده می‌کند. اتوماسیون اداری از پروتکل‌های ارتباطی امن و همچنین نرم‌افزارهای امنیتی برای افزایش امنیت اطلاعات و داده‌ها بهره می‌برد؛ پروتکل‌های ارتباطی مانند ECE و PTP.بهبود ارتباطات درون/برون سازمانیبه کمک زیرسیستم‌هایی مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت ایمیل و فکس، پشتیبانی از پروتکل‌های ارتباطی ECE و PTP و همچنین نرم افزار چت یا گفتگوی سازمانی، موجب بهبود ارتباطات درون/برون سازمانی می‌گردد؛ تسهیل ارتباطات و افزایش امنیت آن‌ها، اصلی‌ترین هدف سامانه‌های اتوماسیون اداری پیشرفته در حوزه ارتباطات درون/برون سازمانی می‌باشد.مخلص کلامدر این مقاله با نرم افزار اتوماسیون اداری پیشرفته آشنا شدیم و به بررسی ویژگی‌ها و مزایای استفاده از آن پرداختیم؛ به طور کلی سیستم های اتوماسیون اداری پیشرفته با هدف مدیریت یکپارچه فرآیندها و ایجاد ارتباط قوی بین بخش‌ها و واحد‌های مختلف یک سازمان یا سازمان‌های یک هولدینگ ایجاد شده‌اند.امیدواریم که اطلاعات موجود در این مقاله برای شما عزیزان مفید واقع شده باشد؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته و ویژگی‌های آن، حتماً سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Sun, 06 Aug 2023 14:40:52 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%D9%88%DB%8C%DA%98%DA%AF%DB%8C-%D9%87%D8%A7%DB%8C%DB%8C-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF-waokev0voidf بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟ مهم‌ترین ابزار برای الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمانی، استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است؛ نرم‌افزار یا سامانه اتوماسیون اداری، مجموعه‌ای یکپارچه از نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های مختلف می‌باشد، که هر کدام از آن‌ها عملکرد و قابلیت جدیدی را در اختیار کاربران می‌گذارند.انواع مختلفی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در بازار وجود دارند و انتخاب از بین آن‌ها برای سازمان‌ها ممکن است کاری دشوار و گیج‌گننده باشد؛ در همین راستا، در این مقاله قصد داریم بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به شما معرفی کنیم.تعریف نرم افزار اتوماسیون ادارینرم افزار اتوماسیون اداری با هدف افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های سازمان و تسهیل ارتباطات و فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ به طور معمول سامانه‌های اتوماسیون اداری دارای زیرسیستم‌های گوناگونی هستند، که هر کدام از آنها ابزارهای متنوعی دارند.ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون خوبقبل از معرفی و بررسی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، ابتدا بهتر است کمی با ویژگی‌های یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب، آشنا شویم؛ برخی از این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:محیط کاربرپسند و یکپارچه اتصال و همگام‌سازی با سامانه‌ها و زیرسیستم‌های مختلفاتصال به سامانه‌های دولتی (مانند شبکه دولت)راحتی در استفادهامنیت بالا و قابلیت تعیین سطح دسترسیامکان تجزیه و تحلیل داده‌ها و تهیه گزارشامکان طراحی و تعریف فرآیندهای مختلفقابلیت پیگیری مکاتبات و درخواست‌هاقابلیت سفارشی‌سازی بر اساس نیازهای سازمانو...در بین انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، که هر کدام ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختص به خود را دارند، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.تصویر 1 – ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون خوب بیشتر بخوانید: مهم ترین معیارهای خرید اتوماسیون اداری چیست؟اتوماسیون اداری فراگستر، بهترین نرم افزار اتوماسیون ادارینرم افزار اتوماسیون اداری شرکت فراگستر (http://www.faragostar.net)، سامانه‌ای یکپارچه و تحت‌وب است، که از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده؛ هدف اصلی اتوماسیون اداری فراگستر، مدیریت یکپارچه مکاتبات اداری درون/برون سازمانی، مدیریت مستندات و تهسیل فرآیندهای سازمانی در محیطی امن و کاربرپسند می‌باشد.اتوماسیون اداری فراگستر برای رسیدن به اهداف خود، از زیرسیستم‌ها و ابزارهای متعددی بهره می‌برد، که همگی بر اساس نیاز سازمان‌ها بهینه‌سازی شده‌اند؛ برخی از ابزارها و زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:تصویر 2 - زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر مکاتبات اداری و دبیرخانهزیرسیستم مکاتبات اداری و دبیرخانه فراگستر که تحت عنوان سیستم مکاتبات اداری فراگستر نیز شناخته می‌شود، زیرسیستمی یکپارچه و کاربردی برای مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی، پیگیری مکاتبات، بایگانی مکاتبات، مدیریت وظایف، مدیریت کاربران، گردش اسناد و... است.برخی از ابزارها و زیرسیستم‌های مکاتبات اداری و دبیرخانه فراگستر عبارت‌اند از:کارتابل و گردش مکاتباتدبیرخانه تحت وبنرم‌افزار تبدیل گفتار به متنچت سازمانی (گفتگوی سازمانی)مدیریت کارها و وظایفمدیریت جلسات و تقویم سازمانیسامانه تبادل فایلمدیریت بسته‌ها و مرسولاتنرم‌افزار گزارش سازابزار تحلیل عملکرد کارکنانسامانه ارسال اعلانات از طریق پیامکقابلیت میزبانی وبو...بیشتر بخوانید: معرفی نرم افزار پیام رسان درون سازمانی فراگسترفرم ساز تحت وبنرم افزار فرم ساز فراگستر، ابزاری برای طراحی انواع فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آن‌ها در سامانه‌ها و فرآیندهای مختلف می‌باشد. با فرم ساز فراگستر بدون نیاز به هیچ دانش برنامه‌نویسی وب و تنها با استفاده از فیلد‌های پیشرفته و قابلیت Drag&Drop، می‌توانید فرم‌های الکترونیکی متنوع و پیچیده‌ای را طراحی نمایید.مدیریت فرآیندها BPMSزیرسیستم مدیریت فرآیند‌ها BPMS فراگستر، نسخه‌ بومی شده‌ نرم‌افزار حرفه‌ای Process Maker است؛ با استفاده از این زیرسیستم، می‌توانید فرآیند‌های مختلفی را طراحی نمایید تا به صورت خودکار انجام شوند. از دیگر ویژگی‌های نرم افزار مدیریت فرآیند فراگستر می‌توانیم به محیط کاملا گرافیکی و نمادگرا و همچنین قابلیت طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیک اشاره کنیم.مدیریت ارتباطاتمدیریت ارتباطات فراگستر شامل زیرسیستمهای مختلفی است، که با استفاده از آن‌ها می‌توانید ارتباطات درون/برون سازمانی خود را مدیریت کنید؛ این زیرسیستم‌ها عبارت‌اند از:چندسازمانیمدیریت فکسارسال/دریافت مکاتبات از طریق پست الکترونیک (ایمیل)انجام مکاتبات بر اساس پروتکل ارتباطی ECEبرقراری ارتباط از طریق پروتکل ارتباطی PTPمشاهده مکاتبات از طریق کارتابل آفلاین (اتصال به Outlook)رهگیری مکاتبات با استفاده از کد USSDتابلو اعلاناتمدیریت و بایگانی مستنداتبه کمک مدیریت مستندات فراگستر و زیرسیستم‌هایی که دارد (مانند سامانه مدیریت مستندات، رسانه سازمانی و دانشنامه سازمانی)، می‌توانید تمامی مکاتبات، اسناد، فایل‌های تصویری و... را به راحتی هر چه تمام‌تر، ثبت، دسته‌بندی، بایگانی و مدیریت نمایید و به اشتراک بگذارید.خدمات دولت الکترونیکاتوماسیون فراگستر در راستای برآورده کردن نیازهای سازمان‌های دولتی و ارائه خدمات غیرحضوری به ارباب رجوع، از زیرسیستم‌هایی مانند میز خدمت الکترونیک، شناسه ملی سند (شمس) و وب‌سرویس اتصال به سامانه رصد، برخودار است. سازمان‌های دولتی با استفاده از این زیرسیستم، می‌توانند بسیاری از خدمات سازمان خود (مانند ثبت انواع درخواست توسط ارباب رجوع) را با استفاده از فرم‌های الکترونیکی به صورت غیرحضوری ارائه نمایند.تصویر 3 – نمایی از میز خدمت الکترونیک فراگستر بیشتر بخوانید: میز خدمت الکترونیک چیست؟نسخه موبایلکاربران به کمک نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر – که از فناوری PWA یا همان وب‌اپلیکیشن پشتیبانی می‌کند – فارغ از نوع دستگاه و سیستم عامل تلفن هوشمند خود، می‌توانند بدون نیاز به نصب اپلیکیشن جانبی، از هر نقطه‌ای که به اینترنت دسترسی دارد، از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده نمایند.نکته مهم دیگری که در رابطه با نسخه موبایل PWA فراگستر باید به آن اشاره کنیم، این است که کاربران نیازی به بروزرسانی این وب‌اپلیکیشن ندارند و تمامی بروزرسانی‌ها به صورت خودکار انجام می‌شوند.چرا اتوماسیون اداری فراگستر؟فراگستر با بیش از 20 سال تجربه و ارائه خدمات به بیش از 2600 سازمان، شرکت و نهاد دولتی و خصوصی (مانند بانک ملی، صدا و سیما، ایرانسل، رایتل، حلال احمر، دیوان عدالت اداری و...)، تمامی نیازهای کاربران خود را شناسایی کرده است و متناسب با نیازهای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای ایرانی و موازی با پیشرفت‌های نرم‌افزاری در دنیا، قابلیت‌ها و امکانات جدید را به صورت بهینه‌سازی ‌شده، در اختیار کاربران خود قرار داده است.همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، اتوماسیون اداری فراگستر با هدف ایجاد یک محیط یکپارچه و متمرکز جهت مدیریت تمامی فرآیندهای یک سازمان – اعم از مکاتبات، آرشیو و بایگانی، دبیرخانه و... – طراحی و توسعه داده شده است؛ علاوه بر مواردی که باهم بررسی کردیم، اتوماسیون فراگستر دارای ویژگی‌ها و فناوری‌هایی است که موجب برتری آن نسبت به رقبا می‌گردد؛ برخی از امکانات و ویژگی‌های فراگستر عبارت‌اند از: پشتیبانی کامل فناوری OCR فارسینرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر تنها سامانه اتوماسیونی است که از فناوری OCR فارسی پشتیبانی می‌کند؛ با استفاده از این فناوری، سازمان‌ها قادر به تبدیل اسناد تصویری خود به فایل‌های متنی قابل ویرایش و پردازش هستند. به بیان دیگر، قابلیت OCR فارسی ، تصاویر اسناد شما را به فایل‌های متنی کم حجم، قابل جستجو و قابل ویرایش تبدیل می‌کند.موتور جستجوی پیشرفته بهجوموتور جستجوی بهجو، همانند موتور جستجوی گوگل، به کاربران اجازه می‌دهد تا در بین انبوهی از اطلاعات، داده‌ها و اسناد و با در اختیار داشتن کمترین اطلاعات از سند مد نظر خود، آن را به راحتی پیدا کنید و مورد استفاده قرار دهید. برخی از ویژگی‌های موتور جستجوی بهجو عبارت است از:جستجوی واژه‌های مشابه و مترادف (Synonym)شناسایی و حذف نیم‌فاصله، اعراب و کشیدگی کلمات در نتیجه جستجوشناسایی غلط‌های املایی موجود در موضوع یا کلیدواژه (Spell Correction)استفاده از فناوری تبدیل گفتار به متنبه کمک فناوری تبدیل به گفتار، زمانی که امکان تایپ متون خود را ندارید، می‌توانید به سادگی صحبت کنید تا اتوماسیون اداری فراگستر آنها را به متن قابل ویرایش تبدیل نماید و در اختیار شما بگذارد. شایان ذکر است که این فناوری در نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر نیز موجود است.امکان برگزاری ویدئو کنفرانس در بستر اتوماسیونیکی دیگر از ویژگی‌های رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر، امکان برگزاری ویدیو کنفرانس بر بستر اتوماسیون اداری می‌باشد؛ به کمک این قابلیت، سازمان‌‌ها می‌توانند در محیطی امن و بدون هیچ‌گونه محدودیت اینترنتی، جلسات آنلاین خود را برگزار کنند.بهینه سازی خودکار تصاویر بدون افت کیفیتبه منظور کاهش ترافیک پهنای باند و همچنین مدیریت بهتر فضای ذخیره‌سازی اطلاعات، اتوماسیون اداری فراگستر بدون هیچ‌گونه افت کیفیتی، با اصلاح و نویزگیری تصاویر، تا 80 درصد حجم آن‌ها را کاهش می‌دهد؛ به لطف این قابلیت، بدون کوچک‌ترین تغییری در ظاهر و کیفیت عکس، پهنای باند مصرفی بسیار کاهش یافته و سرعت بارگذاری تصاویر در سامانه نیز افزایش می‌یابد.امکان تعریف چندامضایی و تاییدات نامحدودبسیاری از درخواست‌ها، قراردادها و یا صورت‌جلسه‌ها برای تایید و گردش در سازمان، باید امضا شوند و به تایید افراد مربوطه برسند؛ در همین راستا، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با ایجاد قابلیت چند امضایی و تاییدات نامحدود، این نیاز سازمان‌ها و کسب وکارها را بر طرف نموده است.امکان پیگیری غیرحضوری درخواست ها و مکاتباتیکی دیگر از مزیت‌های استفاده از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکان پیگیری لحظه‌ای و غیرحضوری درخواست‌ها و مکاتبات می‌باشد؛ تمامی درخواست‌ها و مکاتباتی که در این سامانه به جریان می‌افتند، قابل پیگیری و رصد لحظه‌ای هستند.این امر علاوه بر افزایش سرعت و شفافیت در روند رسیدگی به درخواست‌ها و مکاتبات، موجب کاهش حضور ارباب رجوع در سازمان‌ها و همچنین افزایش رضایت آن‌ها می‌گردد.افزایش سرعت فرآیندها و رسیدگی به درخواست هابا تعریف فرآیندهای مختلف و خودکارسازی آنها، فرآیندها با سرعت بیشتری انجام می‌شوند؛ از طرفی چون انسان در انجام این فرآیندها هیچ دخالتی ندارد، احتمال خطای انسانی کاهش یافته و علاوه بر سرعت، دقت فرآیندها نیز افزایش می‌یابد.بهبود ارتباطات درون/برون سازمانیبا در اختیار داشتن انواع مختلف راه‌های ارتباطی (مانند ارسال/دریافت نامه، گفتگوی سازمانی، ارسال/دریافت ایمیل و پیامک و...)، می‌توانید ارتباطات درون/برون سازمانی خود را بهبود ببخشید؛ نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، انواع مختلفی از راه‌ها و پروتکل‌های ارتباطی را در اختیار کاربران خود گذاشته است، تا با توجه به نیاز خود، از آنها استفاده کنند.مدیریت بهینه منابع مالی و انسانینرم افزار اتوماسیون فراگستر، ابزارها و زیرسیستم‌های مختلفی را در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد، تا با استفاده از آن‌ها، منابع مالی و انسانی خود را به بهینه‌ترین شکل ممکن مدیریت نمایند؛ به عنوان مثال هنگام تعریف و خودکارسازی فرآیندها، بسیاری از مراحل اضافی حذف می‌شوند، که این امر موجب کاهش هزینه‌های سازمان و افزایش بهره‌وری آن می‌گردد.افزایش امنیت اطلاعات و داده هایکی از قابلیت‌های استفاده از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تعیین سطح دسترسی کاربران به زیرسیستم‌ها و اطلاعات موجود در آنها است؛ به لطف این قابلیت، سازمان ها می‌توانند سطح دسترسی کاربران را بر اساس چارت سازمانی و یا به صورت تکی، تعیین نمایند.از طرفی، نرم افزار اتوماسیون فراگستر، از پروتکل‌های امنیتی مختلفی پشتیبانی می‌کند، که از اطلاعات شما در برابر حملات سایبری و بدافزارها محافظت می‌نماید.بیشتر بخوانید: تجربه کار با اتوماسیون اداری فراگستر (به صورت تصویری)مخلص کلامدر این مقاله به بررسی کامل بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، یعنی اتوماسیون اداری فراگستر پرداختیم و با ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن آشنا شدیم؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن، حتما سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Sat, 22 Jul 2023 09:58:20 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A8%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D8%A7%D8%B3%D9%86%D8%A7%D8%AF-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%D9%88%DB%8C%DA%98%DA%AF%DB%8C-%D9%87%D8%A7-%D9%88-%D8%A7%D9%85%DA%A9%D8%A7%D9%86%D8%A7%D8%AA%DB%8C-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF-ijo8eih7eswk بهترین نرم افزار بایگانی اسناد چیست و چه ویژگی ها و امکاناتی دارد؟بایگانی و مدیریت اسناد، یکی از دغدغه‌های سازمان‌های بزرگ محسوب می‌گردد؛ روش‌های سنتی بایگانی اسناد علاوه بر زمان‌بر و پرهزینه بودن، احتمال خطای انسانی در آن‌ها نیز بالا بود؛ در همین راستا، نرم افزارهای تخصصی تحت عنوان نرم افزارهای بایگانی اسناد یا نرم افزارها‌ی مدیریت مستندات (DMS) طراحی شدند و توسعه یافتند.برای آشنایی بیشتر با نرم افزارهای بایگانی و مدیریت اسناد (DMS) تا انتهای مقاله همراه ما باشید.ایجاد چرخه حیات سند، هدف اصلی استفاده از نرم افزارهای بایگانی اسنادحوزه بایگانی و مدیریت اسناد همیشه از جایگاه ویژه‌ای برخوردار بوده است و امروزه با افزایش اهمیت نگه‌داری اسناد و مدارک، سازمان‌ها توجه بیشتری به بایگانی و مدیریت مستندات سازمان خود دارند؛ در همین راستا، سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری واحد بایگانی خود، از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات یا همان DMSها استفاده می‌کنند.هدف اصلی سازمان‌ها از بایگانی اسناد به کمک نرم افزارهای مدیریت مستندات، ایجاد چرخه حیات سند در سازمان و سامانه‌های اتوماسیون می‌باشد؛ چرخه حیات سند عبارت است از تمامی مجموعه فرآیند‌هایی که از زمان ایجاد سند تا نابودی یا بایگانی سند صورت می‌گیرند.به طور کلی، چرخه حیات سند شامل 8 مرحله است، که عبارت‌اند از:1. ایجاد: تهیه، ثبت و یا تدوین سند در سامانه‌های سازمان2. تایید: تایید سند توسط فرد/افراد مربوطه و ارجاع به مرحله بعد3. انتشار: انتشار رسمی سند در سامانه‌های در دسترس کاربران4. توزیع: ارسال یک سند به واحد‌های سازمانی دیگر یا خارج از سازمان5. استفاده: استفاده کاربران از سند در مکاتبات اداری، جلسات و...6. نگه‌داری: دسته‌بندی و نگه‌داری از اسناد در محیطی امن7. به‌روزرسانی: ایجاد اصلاحات در سند و بروزرسانی اطلاعات آن8. بایگانی: بایگانی اسناد به همراه قابلیت جستجو و دسترسی به اسنادبا کمک نرم افزار آرشیو و مدیریت مستندات، سازمان‌ها قادر به مدیریت چرخه حیات اسناد خود در سازمان می‌باشند؛ هرچه این مدیریت قوی‌تر و حرفه‌تر باشد، بهره‌وری بایگانی اسناد افزایش می‌یابد و استفاده از اسناد برای کاربران راحت‌تر می‌گردد.سازمان ها چه اسنادی را بایگانی می کنند؟انواع مختلفی از اسناد و مدارک وجود دارند، که سازمان‌ها باید آن‌ها را به صورت دسته‌بندی شده، مدیریت و بایگانی نمایند؛ برخی از این اسناد عبارت‌اند از:اسناد اداری ستادی: مانند نامه‌های اداری، صورت‌جلسات، قوانین سازمانی و...اسناد مالی: مانند قراردادها، پیش‌فاکتورها و فاکتورهای نهایی، اسناد مناقصه و...اسناد منابع انسانی: پرونده‌های پرسنلی، احکام کارگزینی، سوابق رفاهی و...اسناد ایزو: مانند فرم‌ها، فرآیند‌ها، آیین‌نامه‌ها، روش‌های اجرایی و...اسناد فنی و پروژه‌ها: صورت وضعیت، نقشه، مدارک فنی و...شایان ذکر است که با توجه به استفاده سازمان‌ها از سامانه‌های اتوماسیون اداری، اسناد در شکل‌ها و قالب‌های متفاوتی وارد سامانه می‌شوند و ثبت و بایگانی می‌گردند، مانند:فایل PDFتصاویر اسکن شدهفایل‌های Officeفرم‌های الکترونیکیبسیاری از افراد تصور می‌کنند که مستندات تنها در قالب PDF یا فایل‌های تصویری و متنی هستند، اما امروزه بسیاری از اسناد در قالب فرم‌های الکترونیکی در سامانه‌های اتوماسیون ثبت و بایگانی می‌شوند؛ البته شایان ذکر است که قابلیت ثبت اسناد در قالب فرم، در تمامی نرم‌افزارهای مدیریت مستندات وجود ندارد و برخی از آنها این قابلیت را پشتیبانی می‌کنند.حال که با انواع سند و هدف بایگانی آنها آشنا شدیم، زمان آن رسیده که با ابزار بایگانی اسناد نیز آشنا شویم.نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد چیست و چه کاربردی دارد؟نرم افزار بایگانی و مدیریت مستندات (Document Management Software) یا به اختصار DMS، به عنوان یک سسیستم تخصصی جهت مدیریت اطلاعات و اسناد در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ سازمان‌ها با استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای الکترونیکی موجود در این نرم‌افزارها، قادر به مدیریت مستندات خود در یک پایگاه داده مرکزی می‌باشند.این دسته از نرم‌افزارها دارای کاربردهای مختلفی هستند و کاربران با استفاده از آنها، کارهای متفاوتی را بر روی اسناد انجام می‌دهند؛ برخی از کاربردهای نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد عبارت‌اند از:ثبت انواع مستندات به صورت الکترونیکیجستجو و ویرایش اسناددسته‌بندی و پوشه‌بندی اسناد و مدارکاشتراک‌گذاری اسناد با افراد دیگراستفاده از مستندات در مکاتباتایجاد ارتباط بین اسناد و مکاتباتنگه‌داری از نسخه‌های قبلی اسنادامنیت بالاتر نگهداری از اسنادو...شایان ذکر است که نرم افزارهای بایگانی اسناد مختلفی در بازار وجود دارند، که هر کدام از آنها دارای ابزارها و قابلیت‌های گوناگونی می‌باشند و سازمان‌ها هنگام انتخاب از بین آنها، دچار شک و تردید می‌شوند؛ در همین راستا، در ادامه به معرفی و بررسی برخی از ویژگی‌های یک نرم افزار آرشیو اسناد خوب می‌پردازیم.یک نرم افزار بایگانی اسناد خوب چه ویژگی هایی دارد؟همان‌طور که کمی پیش‌تر اشاره کردیم، نرم افزارهای مختلفی برای بایگانی اسناد در بازار وجود دارد، که هر کدام از آنها دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختص به خود می‌باشند؛ اما برخی از ویژگی‌ها در بین تمامی نرم افزارهای آرشیو اسناد و مدیریت مستندات خوب وجود دارند، که برخی از آنها عبارت‌اند از:قابلیت مشاهده و ویرایش همزمان اسنادیکی از ویژگی‌های بسیار مهم و ضروری، امکان اشتراک‌گذاری اسناد بین چندین کاربر و استفاده‌ی همرمان آنها از آن مستندات می‌باشد؛ به بیان دیگر، کاربران باید قادر باشند تا به صورت همزمان بر روی سندی مشترک کار کنند.ذخیره سازی نسخه های قبلی اسنادیکی از کاربردهای نرم افزارهای بایگانی اسناد حرفه‌ای، امکان ویرایش سند و در عین حال نگه‌داری از نسخه‌های قبلی سند می‌باشد؛ در برخی از موارد ممکن است کاربران تغییرات اشتباهی را بر روی سند اعمال نمایند و یا اینکه بنا به دلایلی، به نسخه‌های قبلی سند نیاز دارند، در این حالت از این ویژگی و قابلیت نرم افزار DMSخود باید بهره ببرند.امکان اشتراک گذاری اسنادنرم افزار آرشیو اسناد باید قابلیت اشتراک‌گذاری اسناد با کاربران دیگر و یا واحد‌های دیگر را برای شما فراهم کند؛ به بیان دیگر، کاربران باید قادر به اشتراک‌گذاری انواع مستندات – در محیطی امن – باشند.جستجوی پیشرفته اسنادتعداد اسناد قابل بایگانی در سازمان‌های بزرگ بسیار زیاد است و برای دسترسی به اسناد و مدارک، باید قابلیت جسجتوی پیشرفته در اختیار کاربران قرار بگیرد؛ با کمک این ویژگی و قابلیت، کاربران می‌توانند بر اساس فاکتورهای مختلفی، اسناد مورد نظر خود را در سامانه مدیریت مستندات جستجو نمایند و مورد استفاده قرار دهند. برخی از فاکتورهای جستجو در بین مستندات بایگانی شده عبارت‌اند از:عنوانفرستنده/گیرندهکد رهگیریشماره پروندهشماره نامه/شماره اندیکاتورمحتوای بدنه سندو...امکان اتصال به سامانه‌های اتوماسیون ادارینرم افزارهای بایگانی اسناد با اتصال به سامانه‌های اتوماسیون اداری و ایجاد یکپارچگی، قابلیت‌های بیشتری کسب می‌کنند، که برخی از آنها عبارت‌اند از:امکان استفاده از اسناد در زیرسیستم‌های مختلفارسال/دریافت اسناد از طریق سیستم مکاتبات اداریاتصال به سامانه دبیرخانه و بایگانی انواع نامه‌ها و مستندتاستفاده از چارت سازمانی جهت تعیین دسترسی کاربرانایجاد ارتباط بین نامه‌ها و اسناد در کارتابل اتوماسیون اداریو...استفاده از فرم های الکترونیکیهمان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، امروزه بسیاری از اسناد در قالب فرم‌های الکترونیکی ثبت، پردازش و بایگانی می‌شوند؛ این ویژگی موجب ثبت داده‌ها به صورت ساختار یافته و قابل پردازش در نرم‌افزارهای مختلف (مانند گزارش‌سازها) می‌گردد. در همین راستا، یک نرم افزار مدیریت مستندات خوب (DMS) باید قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای فرم‌ساز و یا بارگذاری انواع فرم‌های الکترونیکی را داشته باشد.تصویر 3 – استفاده از فرم های الترونیکی امکان تعریف سیر تاییدات سازمانیبسیاری از اسناد قبل از بایگانی شدن در سامانه‌های آرشیو اسناد، باید توسط برخی از مدیران یا کاربران تایید شوند؛ در همین راستا، یکی دیگر از ویژگی‌های یک نرم‌افزار بایگانی اسناد و مدیریت مستندات خوب، امکان تعریف سیر تاییدات سازمانی برای اسناد مختلف می‌باشد.قابل دسترس در سیستم عامل های مختلفنرم افزارهای آرشیو اسناد، باید در سیستم عامل‌های مختلف (مانند ویندوز، مک، لینوکس و...) در دسترس و قابل استفاده باشند؛ شایان ذکر است که برخی از نرم افزارهای بایگانی اسناد، تحت وب فعالیت می‌کنند، که این امر موجب افزایش دسترس‌پذیری آنها در سیستم عامل‌های مختلف می‌گردد.محیط کاربرپسند و استفاده راحتیکی از ویژگی‌های مهمی که کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، محیط کاربرپسند و راحتی در استفاده از ابزارها و امکانات موجود در نرم افزارهای بایگانی اسناد می‌باشد؛ نرم افزارهای آرشیو و مدیریت مستندات باید دارای محیط کاربری ساده‌ای باشند، تا افراد با ورود به محیط کاربری، به راحتی از ابزارهای آن استفاده نمایند و در کمترین زمان ممکن، کارهای خود را به اتمام برسانند.ثبت و استخراج داده ها از اسناد به کمک OCRهمان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کرده بودیم، ابزارها و فناوری‌های مختلفی در نرم افزارهای بایگانی اسناد وجود دارند، که هر کدام از آنها قابلیت جدیدی را به این نرم‌افزارها اضافه می‌کنند؛ یکی از این فناوری‌های بسیار کاربردی و مهم، فناوری OCR می‌باشد. کاربران با استفاده از فناوری OCR قادر به استخراج داده‌ها و متن درون اسناد و تبدیل آنها به متون قابل ویرایش در کامپیوترها هستند.بیشتر بخوانید: تکنولوژی OCR چیست؟ تبدیل تصویر به متن با نرم افزار OCRاز آنجایی که حفظ و نگهداری اسناد یکی از دغدغه‌های مهم سازمان‌ها محسوب می‌گردد، نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات پیشرفت‌های زیادی داشته‌اند و روز به روز ویژگی‌ها و قابلیت‌های جدیدی را اضافه می‌کنند؛ برخی دیگر از ویژگی‌های یک نرم افزار آرشیو اسناد خوب عبارت‌ است از:قابلیت اطلاع رسانی از طریق SMS و ایمیل در خصوص بارگذاری یا اصلاح اسنادقابلیت اطلاع رسانی تاریخ انقضا اسنادارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکسو...آیا سامانه های ذخیره سازی ابری جایگزین مناسبی برای نرم افزارهای مدیریت اسناد هستند؟خیر. سامانه‌های ذخیره‌سازی ابری مانند Google Drive، DropBox، OneDrive و... هیچ کدام جایگزین مناسبی برای نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات محسوب نمی‌شوند؛ زیرا بسیاری از ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که در قسمت قبل بررسی کردیم، در نرم افزارها و سامانه‌های ذخیره‌سازی ابری وجود ندارند. معایب و محدودیت‌هایی استفاده از سامانه‌های ذخیره‌سازی ابری به جای نرم افزارهای مدیریت مستندات (DMS) عبارت‌اند از:عدم امکان کار تیمی روی سندعدم حفظ سوابق نسخه های قبلی سند (Versioning)عدم امکان تعریف سیر تاییدات اسنادعدم وجود قابلیت ارسال اعلانات در زمان ویرایش یا انقضا سندعدم امکان استفاده از چارت سازمانی در تعیین سطح دسترسی کاربرانو...نرم‌افزارهایی مانند Google Drive، OneDrive، DropBox و... ابزارهایی برای ذخیره سازی انواع فایل‌ها می‌باشند، در حالی که نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات، علاوه بر ذخیره‌سازی مستندات، قابلیت‌های دیگری نیز دارند، که امکان مدیریت مستندات و همچنین ایچاد چرخه حیات اسناد را امکان پذیر می‌کند.در همین راستا، با توجه به محدودیت‌ها و کاستی‌های موجود در سامانه‌های ذخیره سازی ابری، نمی‌توان آنها را جایگزین مناسبی برای نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدیریت مستندات دانست.معرفی و مقایسه دو نمونه مطرح نرم افزارهای آرشیو اسناد و مدیریت مستنداتدر بین انواع مختلف نرم افزارهای بایگانی اسناد، دو نمونه مطرح از نرم افزارهای مدیریت مستندات را در این قسمت به شما معرفی می‌کنیم و مورد بررسی قرار می‌دهیم.نرم افزار بایگانی اسناد SharePointنرم افزار بایگانی اسناد SharePointمحصول شرکت مایکروسافت می‌باشد، که با هدف مدیریت دیجیتال اسناد، مدارک و فایل‌های دیگر توسعه داده شده است؛ سازمان‌ها با استفاده از این نرم افزار آرشیو اسناد، قادر به ثبت، نگه‌داری و مدیریت انواع مستندات و فایل‌های خود می‌باشند.نرم افزار SharePoint امکان اشتراک‌گذاری اسناد و ویرایش سند توسط چندین کاربر به صورت همزمان (کار تیمی) و همچنین ثبت و تبادل نظرات را برای کاربران خود فراهم نموده؛ شایان ذکر است که SharePoint، از نرم‌افزارهای خانواده Office نیز پشتیبانی می‌کند. برخی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار SharePointعبارت‌اند از:امکان دسترسی به مستندات از راه دورقابلیت تهیه گزارشتعیین سطح دسترسیامکان ایجاد فهرست‌ها و گالری‌هاامکان همکاری و به اشتراک‌گذاری اسنادپوشه‌بندی و دسته‌بندی مستنداتو...با این حال، این نرم‌افزار دارای معایبی نیز می‌باشد، که مانع استفاده بسیاری از سازمان‌ها از این نرم‌افزار می‌گردد؛ برخی از معایب نرم افزار بایگانی اسناد SharePoint عبارت‌اند از:عدم امکان ارسال اعلانات ثبت/ویرایش اسناد از طریق SMSعدم اتصال به سامانه‌های اتوماسیون اداریعدم استفاده از چارت سازمانی تعیین شده در سامانه اتوماسیونپیچیدگی محیط کاربریهزینه‌ی بالای راه‌اندازی و نگه‌داری از سامانه SharePointنیاز به زیرساخت قوی جهت راه‌اندازی نرم افزار SharePointمحدودیت در سفارشی سازی جریان کارعدم پشتیبانی از فناوری OCR فارسینیاز مجدد به تعریف و تنظیم زیرساخت‌های موجودو...در مقابل نرم افزار بایگانی اسناد SharePoint، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر قرار دارد، که مطابق با نیازهای سازمان‌های ایرانی توسعه یافته است و دارای قابلیت‌ها و امکاناتی فراتر از SharePointمی‌باشد.نرم افزار بایگانی و مدیریت مستندات فراگسترنرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد فراگستر ، یکی از زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد، که هدف نهایی آن مدیریت چرخه حیات اسناد در سازمان است؛ سیستم مدیریت مستندات فراگستر دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی می‌باشد، که کابران با استفاده از آن‌ها قادر به مدیریت چرخه حیات اسناد از لحظه‌ی ایجاد شدن سند تا زمان امحاء آن هستند. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر عبارت‌اند از:یکپارچگی با نرم‌افزارهای خانواده Officeقابلیت OCRفارسی بدنه اسناد تصویری و PDFکاهش نویز تصاویر اسکن شده (Image Processing)یکپارچگی با سامانه اتوماسیون اداری فراگسترامکان قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکیامکان تعیین تاریخ انقضاء برای اسنادامکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد سازمان جهت اخذ تایید یا دسترسی افراد به اسنادارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکسساخت فرم های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط Form Generatorارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل و پیامک و اطلاعیه به کارتابل افراد مشخص در خصوص بارگذاری اسناد جدید یا ویرایش سندامکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها بر اساس واحد های سازمانی و سمت پرسنلامکان تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدودامکان بازگرداندن نسخ فایل های اسناد به نسخه های قبلیامکان جستجو روی اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژهامکان حفظ سوابق نسخه های بدنه فایل های اسناد (Versioning)و...محیط کاربری نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر همان‌طور که مشاهده می‌کنید، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، متناسب با نیازهای سازمان‌ها توسعه داده شده است و دارای قابلیت‌ها و امکاناتی می‌باشد که با استفاده از آنها، قادر به بایگانی و مدیریت تمامی اسناد و مدارک خود می‌باشید.مخلص کلامنرم افزارهای بایگانی اسناد، با هدف ثبت و مدیریت مستندات به صورت الکترونیکی و ایجاد چرخه حیات سند مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ مهم‌ترین نکته‌ای که هنگام انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد باید به آن توجه کنید، علاوه بر امکان ایجاد چرخه حیات اسناد، باید به قابلیت اتصال به سامانه‌های اتوماسیون اداری نیز توجه داشته باشید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 19 Jul 2023 16:37:53 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D9%88%D8%B8%D8%A7%DB%8C%D9%81-%D9%88%D8%A7%D8%AD%D8%AF-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%88-%D8%A8%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-ivqhubilcnyu وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی چیست؟واحد دبیرخانه و بایگانی، نقش بسیار مهمی در سازمان‌ها دارد و وجود آن در هر سازمانی ضروری محسوب می‌گردد؛ دبیرخانه یک واحد سازمانی مستقل می‌باشد، که به ثبت، بایگانی و مدیریت مکاتبات اداری در سازمان می‌پردازد. برای آشنایی دقیق‌تر با وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.واحد دبیرخانه و بایگانی چیست؟واحد دبیرخانه و بایگانی، واحدی مستقل و مهم در سازمان محسوب می‌شود؛ این واحد به ثبت تمامی نامه‌های داخلی، خارجی وارده/صادره، مرسولات و بایگانی و مدیریت آنها می‌پردازد. واحد دبیرخانه و بایگانی برای انجام این کار، باید تمامی مکاتبات را با اطلاعات کاملی که دارند، ثبت و بایگانی نمایند.همچنین شایان ذکر است که واحد دبیرخانه و بایگانی، پل ارتباطی سازمان‌ها با خارج از محیط سازمان هستند، از همین جهت اهمیت ویژه‌ای برای این واحد سازمانی قائل هستند.بیشتر بخوانید: مقایسه استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه با روش های قدیمی دریافت و ثبت نامهواحد دبیرخانه و بایگانی چه وظایفی دارد؟در قسمت قبل به طور کلی به وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی اشاره کردیم، حال در این قسمت از مقاله قصد داریم تا وظایف این واحد سازمانی را دقیق‌تر بررسی کنیم. وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی عبارت‌اند از:اسکن و ثبت نامه‌ها و تخصیص شماره نامه در سیستم بایگانی و دفتر اندیکاتورثبت خلاصه نامه‌های صادره و وارده در سیستم دبیرخانه و دفتر اندیکاتوربایگانی نامه‌ها، اسناد و مدارک در پرونده‌های مربوطهمدیریت پوشه‌های بایگانیبازبینی ضمائم نامه‌های وارده و صادره و تفکیک آنهاتهیه انواع گزارش و ارجاع به مقام مافوق و یا دیگر مدیرانتایپ و ثبت نامه‌ها و صورتجلساتدریافت و ارسال مرسولات پستیارائه رسید ثبت و یا کد رهگیری ثبت نامه‌ها در سامانه به مراجعینارسال نامه‌ها بر اساس فوریت و زمان ورود به سامانه دبیرخانهدریافت و ارسال فکس، ایمیل و ECEدریافت و ارسال مکاتبات از طریق خط دولتثبت و بایگانی پیوست نامه‌هاثبت و بایگانی نامه‌های مرتبطبررسی تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی از نظر وجود امضا، تعداد پیوست، نامه‌های مرتبط و...ارجاع نامه‌های وارده به واحد یا فرد مربوطهتوزیع اطلاعیه‌های عمومی در بین واحد‌های سازمانبه طور کلی، واحد دبیرخانه و بایگانی باید به ثبت، مدیریت و نگه‌داری از اسناد، مدارک و نامه‌های سازمان بپردازد. برای مدیریت و بایگانی نامه‌ها، متصدیان واحد دبیرخانه و بایگانی باید انواع مکاتبات وارده را بر اساس نوع، تاریخ، شماره‌نامه، موضوع و... در دفتر اندیکاتور ثبت نمایند و سپس به صورت دسته‌بندی شده، بایگانی نمایند و یا وارد گردش کار بکنند.علاوه بر دسته‌بندی و مدیریت مکاتبات و مدارک، واحد دبیرخانه باید سطح دسترسی افراد سازمان به مدارک بایگانی شده را نیز تعیین نماید؛ این واحد باید قوانین مربوط به حفظ اسناد را رعایت نماید، در غیر این صورت عملکرد واحد زیر سوال خواهد رفت. همان‌طور که مشاهده کردید، وظایف مختلفی بر عهده‌ی متصدیان دبیرخانه و بایگانی قرار دارد؛ در گذشته تمامی این وظایف به صورت دستی و ثبت سنتی صورت می‌گرفتند و احتمال خطای انسانی در آنها بالا بود، اما با گسترش استفاده از سامانه‌های اتوماسیون اداری، بسیاری از این وظایف به کمک نرم افزارهای حوزه دبیرخانه و بایگانی صورت می‌گیرند.چطور دبیرخانه بهتری داشته باشیم؟سازمان‌های مختلفی برای بهبود عملکرد و بهره‌وری واحد دبیرخانه و بایگانی سازمان خود، از نرم‌افزارهای حوزه دبیرخانه و بایگانی اسناد استفاده می‌کنند؛ اتوماسیون اداری فراگستر در راستای یکپارچه‌سازی تمامی سامانه‌های مورد نیاز سازمان‌ها و افزایش بهره‌وری واحد دبیرخانه و بایگانی، دو نرم‌افزار و زیرسیستم در حوزه دبیرخانه، بایگانی و مدیریت مستندات در اختیار سازمان‌ها گذاشته است.نسخه پایه اتوماسیون اداری فراگستر به صوت پیش‌فرض دارای نرم افزار تحت وب "دبیرخانه" می‌باشد؛ نرم افزار دبیرخانه فراگستر، تمامی وظایف واحد‌های دبیرخانه، اعم از شماره‌گذاری نامه‌ها، دریافت و ارسال مکاتبات و مرسولات، رهگیری مکاتبات اداری و... را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد.با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر و نرم افزار دبیرخانه آن، کارمندان دبیرخانه تنها باید فرآیند ثبت و ارسال نامه‌ها نظارت داشته باشند و آنها را مدیریت کنند. از مزیت‌های نرم افزار دبیرخانه فراگستر می‌توانیم به سرعت بالای ثبت نامه‌های صادره و وارده و به گردش انداختن آنها در سامانه می‌باشد؛ برای بایگانی حرفه‌ای مستندات و مدیریت آنها، اتوماسیون فراگستر دارای زیرسیستمی تحت عنوان نرم افزار مدیریت مستندات می‌باشد که در ادامه به معرفی آن می پردازیم.معرفی نرم افزار مدیریت بایگانی مستندات فراگسترنرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد و مستندات سازمانی یا همان نرم افزار مدیریت مستندات ، یکی از زیرسیستم‌های اصلی اتوماسیون اداری فراگستر محسوب می‌گردد؛ هدف اصلی این زیرسیستم مدیریت کامل اسناد و بایگانی آنها در سازمان می‌باشد. شایان ذکر است که این نرم‌افزار تحت نام‌هایی همچون نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار بایگانی اسناد، سیستم بایگانی اسناد و مدارک، بایگانی اداری و یا آرشیو الکترونیکی اسناد نیز شناخته می‌شود.انواع اسنادی که توسط نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر قابل ثبت، بایگانی و مدیریت هستند، عبارت‌اند از:اسناد ایزو: فرم‌ها، فرآیندها، آیین‌نامه‌ها، روش‌های اجرایی و...اسناد مهندسی: دیسیپلین‌ها، پاسخ‌ها، توضیحات و...اسناد اداری ستادی: بایگانی نامه‌های اداری، صورت‌جلسات، قوانین و...اسناد مالی: قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها، پیش‌فاکتورها، اسناد مناقصه، الحاقیه و...اسناد فنی پروژه‌ها: صورت وضعیت، نقشه، مدارک فنی و...اسناد منابع انسانی: پرونده‌های پرسنلی، حکم کارگزینی، سوابق رفاهی و... سامانه مدیریت مستندات فراگستر علاوه بر بایگانی و مدیریت انواع سند، قابلیت‌های دیگری نیز دارد، که برخی از آنها عبارت‌اند از:یکپارچگی کامل با نرم‌افزارهای خانواده Office جهت دریافت و ثبت اطلاعاتامکان جستجو روی اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژهپشتیبانی از سیستم OCR فارسی برای جستجو و بازیابی بدنه اسناد تصویری و PDFقابلیت کاهش نویز تصاویر اسکن شده، جهت کاهش حجم ترافیک شبکه و افزایش سرعت دسترس پذیری اسناد و مدارکامکان ایجاد فرم های اطلاعاتی و به گردش انداختن آنها با استفاده از فرم ساز فراگستریکپارچگی کامل با سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، جهت اتصال کارتابل کاربران به نرم‌افزار مدیریت مستنداتامکان تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدودامکان حفظ سوابق نسخه‌های بدنه فایل های اسناد (versioning)تعیین سطح دسترسی کاربران به مدارک، اسناد و نامه‌های ثبت شده و بایگانی شده در سامانهایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون اداریارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکسامکان ارائه گزارش های تعدادی و گزارش از اسناد جدید اضافه یا ویرایش شده و...یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، مدیریت فرآیند‌ها و استانداردها می‌باشد: در راستای پیاده‌سازی استانداردهای بایگانی و مدیریت فرآیندها، کاربران با استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد فراگستر می‌توانند فرم‌های مختلفی را طراحی، تعریف و به جریان بیاندازند.مخلص کلامدر این مقاله با شرح وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی و همچنین ماهیت آن آشنا شدیم؛ همچنین آموختیم که با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی، مانند نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، می‌توانید بهره‌وری واحد دبیرخانه و بایگانی سازمان خود را بهبود ببخشید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Thu, 13 Jul 2023 08:22:17 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D8%A7%D8%A8%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D9%86%D8%AA%D8%B4%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AE%D8%A8%D8%A7%D8%B1-%D9%88-%D8%A7%D8%B9%D9%84%D8%A7%D9%86%D8%A7%D8%AA-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-swq4zlxiaejs بهترین ابزار برای انتشار اخبار و اعلانات سازمانی چیست؟یکی از ارکان موفقیت سازمان‌های بزرگ، کیفیت ارتباط آن‌ها با افراد حقیقی درون/بیرون سازمانی، مراجعین و عموم جامعه‌ای که در آن فعالیت می‌کند، می‌باشد؛ از همین رو، ایجاد یک راه ارتباطی برای انتشار اخبار و اعلانات، برگزاری نظرسنجی، انتشار تقویم کاری و... یکی از ملزومات هر سازمانی محسوب می‌شود.روش‌ها و ابزارهای مختلفی برای ایجاد راه ارتباطی فوق وجود دارد، که برخی از آن‌ها هزینه‌بر و برخی دیگر دارای عملکرد و نتیجه‌ای ضعیف هستند؛ در این راستا، حتماً برای شما هم سوال پیش آمده که بهترین راه برای انتشار اخبار و اعلانات سازمانی چیست؟ و یا بهترین ابزار اطلاع رسانی چیست؟در ادامه این مقاله، به بررسی اهمیت اطلاع رسانی در سازمان ها، انواع راه‌های ارتباطی می‌پردازیم و در نهایت، بهترین راه برای انتشار اخبار و اعلانات سازمانی را با هم بررسی می‌کنیم.اهمیت اطلاع رسانی در سازمان هاهمان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، برقراری ارتباط با افراد مرتبط با سازمان و افراد جامعه، یکی از عوامل پیشرفت سازمان‌ها محسوب می‌گردد؛ هرچه این ارتباط محکم‌تر و گسترده‌تر باشد، اعتماد کارمندان، سازمان‌های همکار و افراد جامعه به سازمان‌ها بیشتر می‌شود و این امر موجب افزایش همکاری افراد مختلف با سازمان‌ها و پیشرفت آنها می‌گردد.از طرفی، بسیاری از سازمان‌های بزرگ، نیاز به انتشار سریع اخبار درون سازمانی خود دارند و به دنبال راه یا ابزاری هستند که با کم‌ترین هزینه، به سریع‌ترین شکل ممکن قادر به انتشار اخبار خود در بین تمامی اعضای سازمان باشند.گاهی از موارد هم، سازمان‌ها فقط قصد اطلاع رسانی به گروهی خاص از اعضای سازمان (مانند مدیران، واحد سازمانی خاص، سمت‌های سازمانی خاص و...) را دارند و برای این کار باید از ابزاری استفاده کنند که، در آن به راحتی بتوان لیستی از افراد مد نظر سازمان را تهیه نمود و اعلانات و اخبار مربوطه را فقط برای آنها ارسال کرد و یا به نمایش در آورد.انواع اخبار و اعلانات سازمانیاخبار و اعلانات انواع و دسته‌بندی‌های مختلفی دارند، که آنها را از یکدیگر جدا می‌کند؛ برخی از انواع دسته‌بندی‌های اخبار و اعلانات سازمانی عبارت‌اند از:بنرهای خبریاخبار متنی (به همراه تصویر یا ویدیو)فرم‌های نظرسنجیپیوند‌های مختلفاینفوگرافیک‌های آموزشیگزارش‌های عمومیجدول روزها و ساعات کاری سازمانتوضیح فرآیند‌های گردش کارتغییرات بزرگ درون سازمانیفعالیت‌های موثر سازماندستاورد‌های سازماناین دسته از اطلاعات، باید در پلتفرم‌های عمومی و مکان‌هایی به نمایش در بیایند که به راحتی در دسترس افراد جامعه باشند؛ مانند مانیتور‌های خبررسانی، وب‌سایت سازمان، سامانه میز خدمت الکترونیک یا همان پیشخوان خدمات الکترونیک و... .برای مطالعه‌ی بیشتر:میز خدمت الکترونیک چیست؟ویژگی های ابزار اطلاع رسانی خوببرای رفع نیازهای موجود در سازمان‌ها برای اطلاع رسانی و انتشار اخبار و اعلانات درون سازمانی، به یک ابزار اطلاع رسانی خوب نیاز است؛ برخی از فاکتورهای یک ابزار اطلاع رسانی خوب عبارت‌اند از:هزینه پایینسرعت انتشار بالااثرگذاری بالاقابلیت انتشار در پلتفرم‌های مختلفقابلیت انتشار انواع محتواویژگی های ابزار اطلاع رسانی خوب اثرگذاری یعنی اینکه اعلانات و اخبار ارسال شده، به دست چند نفر از اعضای سازمان یا افراد بیرون سازمان رسیده است و چه تعداد از آنها، اخبار و اعلانات را مشاهده کرده‌اند؛ برای داشتن اثرگذاری بالا، اخبار و اعلانات باید در پلتفرمی منتشر شوند که حتماً در معرض دید قرار گیرندگان بگیرند.ویژگی مهم دیگری که در این قسمت به آن می‌پردازیم، قابلیت انتشار در پلتفرم‌های مختلف می‌باشد؛ همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، برخی از سازمان‌های بزرگ نیاز دارند که اخبار و اعلانات خود را در پلتفرم‌های مختلف منتشر نمایند و یا گروهی خاص از افراد را مخاطب و گیرنده قرار دهند؛ در همین راستا، یک ابزار اطلاع رسانی خوب باید قابلیت انتشار اخبار و اعلانات در انواع پلتفرم‌ها را داشته باشد.یکی از قسمت‌های جذاب هر خبری، تصویر یا ویدیوی مربوط به آن خبر است و بسیاری از سازمان‌ها حتی برخی از اخبار خود را در قالب بنر یا اینفوگرافیک طراحی و منتشر می‌نمایند؛ از همین رو، یک ابزار اطلاع رسانی خود باید قابلیت انتشار انواع مختلفی از محتوا (مانند متن، تصویر، ویدیو و...) را داشته باشد.ابزارها و راه های مختلف اطلاع رسانی سازمانیاطلاع رسانی همیشه یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها بوده است؛ ابتدا با چاپ بر روی کاغذ و نصب در تابلو اعلانات، سپس از طریق ارسال اس‌ام‌اس و بعد از آن با ارسال ایمیل و یا درج در خبر در وب‌سایت، اخبار و اعلانات خود را منتشر می‌کردند.اما موارد گفته شده، همه دارای محدودیت‌ها و معایبی هستند، که مانع تبدیل شدن آنها به یک ابزار خوب برای اطلاع رسانی سازمانی می‌گردد؛ به عنوان مثال، ارسال اس‌ام‌اس با محدودیت کاراکتر، هزینه‌ی بالا و همچنین احتمال بالای دیده نشدن در بین انبوه اس‌ام‌اس‌های تبلیغاتی و متفرقه مواجه است.ایمیل با اینکه از هزینه‌ی پایین و سرعت بالایی برخوردار می‌باشد، اما اثرگذاری آن پایین است؛ زیرا سازمان‌ها تنها قادر به ارسال ایمیل به افراد درون سازمان (به کمک ایمیل سازمانی) و یا کاربرانی که در سامانه خبررسانی آنها ثبت نام کرده‌اند، می‌باشند.از طرفی، احتمال نادیده گرفته شدن ایمیل نیز همانند پیامک بالاست؛ زیرا بسیاری از کارمندان، دیر به دیر ایمیل‌های خود را چک می‌کنند و یا اینکه ایمیل‌های خبری را دیرتر از بقیه مشاهده می‌نمایند.حال قصد داریم ابزاری را به شما معرفی کنیم که، تمامی قابلیت‌ها و ویژگی‌های یک ابزار اطلاع رسانی سازمانی خوب را دارد.بهترین ابزار برای انتشار اخبار و اعلانات سازمانیبا پیشرفت سامانه‌های نرم‌افزاری و طراحی و توسعه نرم افزاهای اتوماسیون اداری، نیاز شدیدی به یک نرم افزار یا ابزار اطلاع رسانی کارآمد، سریع و تأثیرگذار حس می‌شد؛ در همین راستا، دسته جدیدی از نرم افزارهای اطلاع رسانی، تحت عنوان نرم افزار تابلو اعلانات طراحی و توسعه داده شدند. سازمان‌ها با استفاده از نرم افزار تابلو اعلانات، با هزینه‌ای کم قادر به انتشار اخبار خود در پلتفرم‌های مختلف به صورت هدفمند و برنامه‌ریزی شده هستند.اتوماسیون اداری فراگستر، در راستای رفع نیازهای کاربران به خدمات اطلاع رسانی سازمانی، زیر سیستمی تحت عنوان نرم افزار تابلو اعلانات فراگستر را توسعه داده و در اختیار کاربران خود قرار داده است.از آنجایی که نرم افزار تابلو اعلانات فراگستر یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون فراگستر محسوب می‌شود، سازمان‌هایی که از اتوماسیون فراگستر استفاده می‌کنند، قادر به انتشار اخبار و اعلانات خود از طریق نرم افزار تابلو اعلانات فراگستر در پلتفرم‌های مختلف، هستند.نمایی از محیط نرم افزار تابلو اعلانات فراگستر مزایا و کاربردهای نرم افزار تابلو اعلانات فراگسترنرم افزار تابلو اعلانات فراگستر –همانند سامانه اتوماسیون فراگستر – دارای کاربرد‌ها و مزایای مختلفی است، که آن را تبدیل به یکی از بهترین ابزارهای اطلاع رسانی سازمانی و انتشار اخبار و اعلانات تبدیل می‌کند.برخی از مزایا و کاربردهای نرم افزار تابلو اعلانات فراگستر عبارت‌اند از:اطلاع‌رسانی 24 ساعته در 7 روز هفتهامکان برنامه‌ریزی زمان انتشار اخبار و اعلاناتقابلیت انتشار اخبار و اعلانات در پیشخوان اتوماسیون فراگسترقابلیت تعریف فضا و نحوه نمایش محتواها (متنی یا تصویری)امکان تعریف انواع تابلوهای اطلاع رسانی (مانند بنر، اخبار و اعلانات، پیوندها، فرم‌های نظرسنجی و...)قابلیت تعیین دسترسی انتشار اخبار بر اساس کاربر یا سمت و واحد سازمانیامکان انتشار اخبار طولانی، تصاویر و ویدیو‌‌ها و سایر ملحقات اخبارقابلیت تعیین دسترسی مشاهده تابلو اعلاناتامکان اتصال به خبرخوان‌های RSS جهت بروزرسانی خودکار اخبارقابلیت نمایش زیرسیستم تابلو اعلانات در محیط خارج از اتوماسیون (مانند وب‌سایت‌های سازمانی و یا نمایشگر‌ها و مانیتورهای اطلاع رسانی)امکان نگهداری و بایگانی اخبار و اعلاناتقابلیت جستجو در بین اخبار و اعلانات منتشر شدهامکان دسته‌بندی اخبار و انتشار آنها در تابلو‌های متفاوتو...مزایا و کاربردهای نرم افزار تابلو اعلانات فراگستر با استفاده از سیستم تابلو اعلانات فراگستر و با بهره بردن از ابزارها و قابلیت‌های کاربردی آن، علاوه بر انتشار اخبار و اعلانات در میزکار اتوماسون فراگستر و نمایش آن برای کارمندان سازمان، به راحتی، در کمترین زمان و با بیشترین سرعت و اثرگذاری، قادر به انتشار انواع اخبار و اعلانات، بنرها، فرم‌های نظرسنجی و... در پلتفرم‌های دیگر (مانند وب‌سایت، نمایشگرهای عمومی و...) هستید.برای آشنایی کامل با نرم افزار تابلو اعلانات فراگستر و استفاده از نسخه رایگان دموی این زیرسیستم کاربردی، شما را به این صفحه دعوت می کنیم : www.faragostar.net/automation/bulletin/مخلص کلامبهترین ابزار برای اطلاع رسانی سازمانی و انتشار انواع اخبار برای کارمندان درون سازمان و همچنین افراد بیرون سازمان، نرم افزارهای تابلو اعلانات می‌باشند؛ اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن سال‌ها تجربه و توجه به نیازهای موجود در حوزه اطلاع رسانی سازمانی، زیرسیستم تابلو اعلانات را در اختیار کاربران خود قرار داده است. امیدواریم که با استفاده از این نرم افزار کاربردی، به راحتی تمامی اخبار و اعلانات سازمان خود را در سامانه‌ها و پلتفرم‌های مختلف منتشر نمایید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 12 Jul 2023 08:23:39 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D9%81%D8%B1%D9%85-%D8%B3%D8%A7%D8%B2-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF%DB%8C-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF-dfoa5duqvq9p فرم ساز چیست و چه کاربردی دارد؟یکی از معضلاتی که سازمان‌های مختلف با آن روبه‌رو هستند، نحوه ثبت اطلاعات و درخواست‌ها می‌باشد؛ در گذشته اطلاعات و درخواست‌ها بدون هیچ ساختار و قاعد‌ه‌ای ثبت می‌شدند، اما با گذشت زمان، فرم‌های کاغذی پای خود را به سازمان‌ها باز کردند و تا حدودی موجب ایجاد یک ساختار در نحوه‌ی ثبت اطلاعات شدند، با این حال هنوز دارای معایب و محدودیت‌های مختلفی بودند.با پیشرفت سامانه‌های الکترونیکی (مانند سامانه اتوماسیون اداری، میز خدمت دولت، پیشخوان خدمات کارکنان و...)، نیاز به ثبت داده‌ها به صورت ساختار یافته احساس می‌شد؛ در همین راستا شکل جدیدی از فرم‌ها به وجود آمدند، که فرم‌های الکترونیکی نام دارند. این فرم‌ها توسط فرم ساز ها ساخته می‌شوند؛ اما فرم ساز چیست؟ نرم افزار فرم ساز چه کاربردی دارد؟ برای آشنایی کامل با فرم ساز و کاربرد‌های آن، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.فرم ساز چیست؟پیش از معرفی فرم ساز، باید به شناخت درستی از فرم الکترونیکی دست پیدا کنیم؛ به‌طور کلی، فرم‌ها‌ی الکترونیکی شامل گروهی از بخش‌های مختلف هستند، که هر کدام از این بخش‌ها با اطلاعات خاصی (متن، عدد، انتخاب از لیست و...) تکمیل می‌شوند. فرم‌ها به سازمان ما کمک می‌کنند تا اطلاعات مورد نیاز برای ثبت درخواست‌های مختلف را، به صورت سازمان یافته‌ در اختیار داشته باشیم و از آنها در سامانه‌های نرم‌افزاری خود به راحتی استفاده کنیم. در گذشته برای ساخت فرم‌های سنتی (کاغذی) از نرم‌افزارهای مختلفی (مانند Word) استفاده می‌کردند و سپس فرم‌های آماده شده را پرینت می‌گرفتند؛ اما فرم‌های الکترونیکی با نرم‌افزاری به نام «فرم ساز» طراحی و ساخته می‌شوند و در سامانه‌های الکترونیکی سازمان‌ها (اتوماسیون اداری، پیشخوان دولت و...) بارگذاری می‌گردند.حال به سوال اصلی برمی‌گردیم، فرم ساز چیست؟اولین شکل از فرم‌های الکترونیکی با کمک تگ‌های HTMLطراحی و در صفحات وب بارگذاری می‌شدند؛ به بیان دیگر، برای طراحی یک فرم الکترونیکی (حتی با استفاده از ویرایشگر‌های HTLM مانند FrontPage)، شما به دانش طراحی صفحات وب نیاز داشتید، تا اطلاعات وارد شده در فرم شما، به صورت خودکار در پایگاه‌های داده ثبت شود. تمامی موارد بیان شده، جزو عوامل بازدارنده‌ی بسیاری از سازمان‌ها برای استفاده از فرم‌های آنلاین می‌باشند؛ اما خوشبختانه با استفاده از نرم‌افزار فرم ساز تحت وب، تمامی موانع طراحی فرم الکترونیکی از پیش رو برداشته شده‌اند.با در اختیار داشتن نرم افزار فرم ساز، هر فردی بدون دانش طراحی صفحات وب، تنها با استفاده از Drag&Drop قادر به طراحی و ساخت فرم خود می‌باشد؛ در همین راستا، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای طراحی فرم‌های الکترونیکی مورد نیاز جهت بارگذاری و استفاده در سامانه‌های الکترونیکی، از نرم‌افزارهای فرم ساز تحت وب (آنلاین) استفاده می‌کنند.لازم به ذکر است که فرم سازها برای فعالیت به یک بستر یا پلتفرم نیاز دارند؛ همچنین باید به این نکته هم توجه داشته باشیم که هر پلتفرمی، فرم سازهای مخصوص به خود را دارد. در همین راستا، برای انتخاب فرم ساز تحت وب، ابتدا باید فرم سازهای مناسب با پلتفرم مورد استفاده در سازمان خود را مشخص نمایید و سپس از بین آنها بهترین فرم ساز را انتخاب کنید.فرم ساز چه کاربردهایی دارد؟فرم‌های الکترونیکی جایگاه بسیار مهمی در فرآیند‌های موجود در سامانه‌های اتوماسیون اداری و میز خدمت الکترونیکی دارند؛ زیرا نقطه‌ شروع بسیاری از فرایند‌ها، فرم‌ها می‌باشند، که برای ساختن آنها باید از نرم افزارهای فرم ساز استفاده نمود. برای آشنایی بیشتر با نرم افزار فرم ساز تحت وب، باید به این سؤال بپردازیم که فرم ساز چه کاربردهایی دارد؟برخی از کاربردهای نرم افزارهای فرم ساز عبارت‌اند از: طراحی و ساخت انواع فرم‌ها ثبت داده‌ها به صورت ساختار یافته جمع‌آوری و بررسی اطلاعات ثبت شده طراحی فرآیند اتوماسیون برگزاری آزمون آنلاین ایجاد نظرسنجیدر ادامه هر کدام از کاربرد‌هایی که نام بردیم را باهم بررسی خواهیم کرد.تصویر 1 – کاربردهای فرم ساز آنلاینطراحی و ساخت انواع فرم هااولین کاربرد نرم افزارهای فرم ساز، طراحی فرم‌های شخصی‌سازی شده برای کاربرد‌های مختلف می‌باشد؛ برخی از فرم‌هایی که با کمک سیستم فرم ساز تحت وب ساخته می‌شوند، عبارت‌اند از:تصویر 2 – نمونه فرم های طراحی شده با فرم ساز فراگستر ثبت داده ها به صورت ساختار یافتهیکی دیگر از کاربردهای فرم ساز، ثبت داده‌ها به صورت ساختار یافته می‌باشد. همان‌گونه که پیش‌تر اشاره شد، فرم‌های الکترونیکی داده‌ها را به کمک ورودی‌های مختلفی که درون آنها تعیین شده است، به صورت دسته‌بندی شده‌ای، ذخیره می‌کنند؛ این امر تأثیر بسزایی در بایگانی داده‌ها و همچنین جستجو در بین آنها دارد.جمع آوری و بررسی اطلاعات ثبت شدهبه دلیل ساختار یافته بودن اطلاعات ثبت شده توسط فرم‌های آنلاین، جمع‌آوری و بررسی این داده‌ها نسبت به شکل سنتی ثبت اطلاعات، کاری به مراتب ساده‌تر محسوب می‌گردد؛ سازمان‌ها به کمک فرم‌سازها و ساخت فرم‌های الکترونیک، می‌توانند داده‌ها را با توجه به نوع آنها دسته بندی نمایند و سپس با توجه فیلترهای مختلفی که در نظر دارند، به بررسی آن‌ها بپردازند.طراحی فرآیند اتوماسیونبرای تبدیل فرآیند‌های اداری به شکل نوین، باید از سامانه‌های نرم‌افزاری خودکار (اتوماسیون) استفاده نمود؛ این سامانه‌های خودکار شامل اتوماسیون اداری، میز خدمت الکترونیک، پیشخوان خدمات کارکنان و... می‌شوند. یکی از ارکان اصلی فرایند‌های اتوماسیون، استفاده از فرم‌های الکترونیکی و ثبت خودکار اطلاعات وارد شده از سوی کاربران می‌باشد؛ در همین راستا، یکی دیگر از کاربرد‌های فرم سازهای تحت وب، در طراحی فرایندهای اتوماسیون است.برگزاری آزمون آنلایناگر سازمان یا کسب و کار شما در حوزه‌ی آموزش آنلاین و یا برگزاری آزمون‌های آنلاین فعالیت می‌نماید، فرم سازهای تحت وب کمک بسیار بزرگی به شما می‌کنند؛ زیرا علاوه بر انواع فرم‌ها، می‌توان انواع مختلفی از آزمون‌های آنلاین (آزمون تشریحی یا تستی) را نیز به کمک نرم افزار فرم ساز طراحی کرد و در پلتفرم‌های آنلاین برگزار نمود.ایجاد نظرسنجیعلاوه بر ایجاد آزمون‌های آنلاین، بسیاری از سازمان‌ها برای سنجش عملکرد سازمان خود، میزان رضایت مراجعین و یا جمع‌آوری داده‌های آماری، نظرسنجی و یا پرسشنامه آنلاین طرح می‌نمایند و در وب‌سایت خود و یا به صورت لینکی جدا، در پلتفرم‌های آنلاین خود قرار می‌دهند؛ شایان ذکر است که نرم افزارهای فرم ساز، علاوه بر موارد گفته شده، در طراحی و ساخت انواع نظرسنجی و پرسشنامه نیز کاربرد دارد.مزایای استفاده از فرم ساز چیست؟ و چرا به نرم افزار فرم ساز نیاز داریم؟آمارها نشان می‌دهد که به طور معمول 80 درصد داده‌های ورودی به سازمان‌ها، غیرساختارمند هستند و تنها 20 درصد از آنها که در قالب فرم و فرآیند‌های سازمانی وارد می‌شوند، ساختارمند می‌باشند؛ با پیشرفت سامانه‌های الکترونیکی مورد استفاده در سازمان‌ها، نیاز به داده‌های ساختار یافته بیش از پیش احساس می‌شود و برای ثبت داده‌ها به صورت ساختار یافته، سازمان‌ها باید از فرم‌های مختلفی در سامانه‌های خود استفاده کنند. در همین راستا، سازمان‌ها برای ثبت اطلاعات و داده‌ها به صورت ساختار یافته، باید به کمک نرم افزارهای فرم ساز، فرم‌های الکترونیکی مورد نظر خود را طراحی و در پلتفرم‌ها و سامانه‌‌های خود مورد استفاده قرار دهند.فرم سازها دارای مزایای مختلفی هستند که موجب بهبود عملکرد سازمان‌ها و همچنین افزایش رضایت کاربران از خدمات الکترونیکی آنها می‌گردد؛ برخی از مزایای استفاده از نرم‌افزار فرم ساز آنلاین عبار‌ت‌‌اند از:تصویر 3 – مزایای فرم ساز آنلاینقابل دسترس بودن از هرجااز آنجایی که فرم‌های آنلاین در سامانه‌ها و پلتفرم‌های تحت وب (وب‌سایت، سامانه اتوماسیون اداری، پیشخوان خدمات الکترونیکی و...) استفاده می‌شوند، از هر جای دنیا قابل دسترسی هستند؛ کاربران و افراد برای دستیابی به فرم‌های آنلاین سازمان‌ها و تکمیل و ثبت آنها، فقط کافیست به کمک موبایل هوشمند و یا کامپیوتر خود، به وب‌سایت یا سامانه آنلاین مد نظر مراجعه نمایند و فرم مورد نظر را تکمیل و ثبت کنند.برقراری ارتباط بهتر با کاربرانبا استفاده از فرم‌هایی که به کمک فرم ساز تحت وب طراحی می‌کنید و در اختیار کاربران قرار می‌دهید (مانند فرم‌های نظرسنجی، شرکت در همایش، ثبت شکایات و...)، کاربران می‌توانند مستقیماً اطلاعات، نظرات و یا شکایات خود را با شما در میان بگذارند؛ این امر موجب افزایش ارتباط شما با کاربران و جلب اعتماد آنها می‌گردد.به گردش انداختن سریعتر فرم‌هایکی دیگر از مزایای استفاده از فرم سازها امکان به گردش انداختن و ارجاع فرم‌ها در کمترین زمان به سایر همکاران و یا کاربران در سازمان می‌باشد، که این گردش هم می‌تواند به صورت دستی و به انتخاب کاربر و در لحظه برای افراد مربوطه ارسال شود و یا در بستر نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) به صورت خودکار و طبق فرآیندها و مسیر جریان کار از پیش تعیین شده در سامانه‌های اتوماسیون اداری به جریان بیافتند.جستجوی بهتر اطلاعاتیکی دیگر از مزیت‌های استفاده از فرم ساز، جستجوی بهتر اطلاعات می‌باشد؛ از آنجایی که در فرم‌های الکترونیکی داده‌ها به صورت ساختار یافته ذخیره می‌شوند، کاربران به راحتی قادر به جستجو در میان داد‌ه‌های ثبت شده هستند.کاهش تعداد مراجعات حضوری به سازمان هایکی از دلایلی که کاربران با وجود سامانه‌های آنلاین، باز هم مجبور به حضور در سازمان می‌شوند، عدم وجود فرم‌های مد نظر، در سامانه اتوماسیون می‌باشد؛ اما با استفاده از نرم افزار فرم ساز تحت وب، سازمان‌ها به سادگی فرم‌های سازمان خود را طراحی می‌کنند و در سامانه‌های آنلاین خود بارگذاری می‌نمایند. این امر موجب کاهش تعداد مراجعات حضوری به سازمان‌ها و همچنین افزایش رضایت کاربران از سامانه‌های الکترونیکی خدمت‌رسانی سازمان‌ها می‌گردد.ایجاد یکپارچگی و استاندارد برای ثبت اطلاعات و درخواست هافرم‌های آنلاین دارای ساختار خاصی برای ثبت اطلاعات و دسته‌بندی آنها هستند؛ در همین راستا، استفاده از فرم سازهای تحت وب و ترکیب فرم‌های الکترونیکی طراحی شده با سامانه‌های اتوماسیون، موجب ایجاد یکپارچگی و استاندارد برای ثبت اطلاعات و درخواست‌های کاربران می‌گردد. همچنین به کمک این یکپارچگی، دستیابی به اطلاعات و بررسی آنها نیز بسیار آسان‌تر می‌شود.کاهش هزینه های جاری سازمانبرخلاف فرم‌های سنتی، برای تکمیل فرم‌های الکترونیکی، هیچ نیازی به چاپ کردن آنها نمی‌باشد و تنها کافیست تا درون سامانه‌های اتوماسیون سازمان شما بارگذاری شوند؛ این مزیت موجب کاهش هزینه‌های جاری سازمان شما (هزینه‌های خرید کاغذ، چاپ و...) می‌گردد.تهیه انواع گزارشاز آنجایی که داده‌ها و اطلاعات ثبت شده توسط فرم‌های الکترونیکی ساختاریافته می‌باشند، با کمک نرم افزارهای گزارش‌ساز و ابزارهای تحلیلی، به راحتی قادر به تهیه‌ی انواع گزارش‌ها هستید. شایان ذکر است که برخی از سامانه‌های اتوماسیون اداری (مانند اتوماسیون فراگستر) دارای ابزار گزارش ساز هستند و با اتصال سامانه فرم ساز و گزارش ساز به یکدیگر، می‌توانید در کمترین زمان ممکن، انواع گزارش‌هایی که نیاز دارید را آماده نمایید.تصویر 4 – نمونه فرم ارزیابی شغلیفرم ساز خوب چه ویژگی هایی دارد؟فرم سازهای مختلفی در بازار وجود دارند، که هر کدام از آنها دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های مخصوص به خود هستند و انتخاب از بین آنها کاری دشوار و شاید گیج‌کننده باشد؛ در همین راستا در این قسمت از مقاله قصد داریم تا برخی از ویژگی‌های یک فرم ساز خوب را به همراه شما بررسی کنیم.تصویر 5 - ویژگی‌های فرم ساز فراگسترقابلیت Drag&Dropشاید در نگاه اول این ویژگی قابلیتی ساده به نظر برسد، اما در عمل برای کسانی که دانشی از برنامه‌نویسی وب و طراحی صفحات وب ندارند، قابلیت و ویژگی بسیار کلیدی محسوب می‌گردد؛ با کمک این ویژگی، تنها کافیست فیلد‌ها، باکس‌ها، عناوین، منو‌ها، کلید‌ها و تمامی اجزای مورد استفاده در طراحی فرم را از منوی نرم افزار فرم ساز بکشید و در قسمتی از فرم که مد نظرتان است رها کنید و به سادگی فرم مورد نظر خود را طراحی و ایجاد نمایید.قالب های آمادهبرخی از فرم سازهای آنلاین دارای قالب‌های آماده‌ای هستند که برای استفاده از آنها، تنها کافیست فیلد‌های مورد نظر خود را تکمیل نمایید و رنگ‌های آنها را با توجه به نیاز خود تغییر دهید؛ اما توجه داشته باشید که یک فرم ساز تحت وب خوب، علاوه بر ارائه قالب‌های آماده، باید قابلیت ویرایش کامل آنها را نیز در اختیار شما قرار دهد.اتصال به سامانه های مختلفیکی دیگر از ویژگی‌های یک فرم ساز خوب، قابلیت اتصال آن به سامانه‌های مختلف می‌باشد؛ به عنوان مثال، برای طراحی فرم درخواست کالا از انبار، فرم شما باید قادر باشد تا با سامانه مورد استفاده در انبار (سامانه انبارداری) ارتباط برقرار کند و قسمتی از داده‌ها و اطلاعات خود را از آن دریافت کند. این قابلیت تأثیر بسزایی در ایجاد یکپارچگی میان سامانه‌های مختلف سازمان شما می‌گردد.قابلیت تجزیه و تحلیل داده هابرخی از نرم افزارهای فرم ساز، دارای ابزارهای مختلفی برای تجزیه و تحلیل داده‌های ثبت شده توسط فرم‌های الکترونیکی هستند؛ سازمان‌ها با استفاده از ابزارهای موجود در فرم ساز آنلاین، قادر به تجزیه و تحلیل داده‌ها و تهیه‌ی انواع گزارش‌ها می‌باشند. ابزارهای تحلیلی، جزو ویژگی‌های بسیار مهم برای سازمان‌ها است، زیرا تهیه‌ی گزارش کمک شایانی به بهبود عملکرد سازمان و تعیین استراتژی‌های مدیریتی می‌کند.ویژگی های فرم ساز فراگستر چیست؟فرم ساز فراگستر، نرم‌افزاری آنلاین با محیط گرافیکی کاربرپسند می‌باشد، که بر بستر اتوماسیون اداری فراگستر اجرا می‌شود و به شما اجازه می‌دهد تا با استفاده از قابلیت Drag&Drop، به راحتی و در کمترین زمان ممکن، انواع مختلفی از فرم‌های مرتبط با سازمان یا کسب‌وکار خود را طراحی نمایید و با اشتراک‌گذاری آن در سامانه‌های اتوماسیون فراگستر، فرم‌ها را در اختیار کاربران قرار دهید.نرم افزار فرم ساز فراگستر با هدف ساده‌سازی مراحل طراحی انواع فرم‌های الکترونیکی ساده و پیچیده، جمع‌آوری و گردش داده‌ها و اطلاعات و همچنین تجزیه و تحلیل آسان داد‌ه‌ها توسعه داده شده است. این نرم افزار دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های کاربردی مختلفی می‌باشد، که در ادامه آنها را بررسی می کنیم.طراحی فرم با Drag&Dropبا فرم ساز فراگستر، برای طراحی فرم‌های الکترونیکی خود، دیگر به دانش برنامه‌نویسی وب و طراحی صفحات وب نیازی ندارید؛ برای طراحی انواع فرم‌های ساده و پیچیده خود، تنها کافیست با Drag&Drop فیلد‌های مد نظر را از منوی مرتبط انتخاب کنید، بکشید و در قسمت مورد نظر رها کنید. شایان ذکر است که، فرم ساز تحت وب فراگستر، دارای خطوط و باکس‌های راهنما، برای جایگذاری آسان فیلد‌های انتخاب شده نیز، می‌باشد.شایان ذکر است که برنامه فرم ساز فراگستر، دارای ابزارها و قابلیت‌های دیگری در زمینه‌ی طراحی با Drag&Dropمی‌باشد؛ برخی از آنها عبارت‌اند از: مجموعه کاملی از کنترل‌های اطلاعاتی تحت وب ( مانند Textbox, List Box, Grid ,File Upload ، تاریخ شمسی و …) قابلیت کنترل تخصصی اطلاعات وارد شده (نظیر کد ملی، شماره کارت بانکی، شماره شبا و…) امکان تعریف فرم‌های Master-Detail قابلیت طراحی فرم‌های تودرتوقابلیت واکنش گرا بودنسامانه فرم ساز فراگستر با دارا بودن ویژگی واکنش‌گرایی، هم از طریق کامپیوتر و هم از طریق موبایل قابل دسترسی می‌باشد و شما می‌توانید در هر زمان و مکان، به راحتی از این نرم افزار و همچنین فرم‌های تولید شده به کمک آن، استفاده نمایید. شایان ذکر است که این ویژگی، موجب افزایش سرعت فرآیند‌ها و همچنین افزایش دسترسی کاربران به فرم‌های الکترونیکی و طراحی آنها می‌گردد.ابزارهای قدرتمند برای تهیه گزارشهمان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، فرم ساز فراگستر یکی از ابزارها و زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد و این سامانه – علاوه بر فرم ساز –دارای ابزارهای کاربردی دیگری مانند گزارش‌ساز هم هست؛ با اتصال و هماهنگی سامانه‌های اتوماسیون اداری، فرم ساز و گزارش ساز فراگستر، به راحتی قادر به تهیه انواع گزارش جهت تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات سازمان خود می‌باشید.قابلیت فرمول نویسی و تعیین شروط منطقییکی دیگر از ویژگی‌های بسیار کاربردی نرم افزار فرم ساز فراگستر، قابلیت فرمول‌نویسی و تعیین شروط منطقی برای انجام محاسبات ریاضی، با توجه مقادیر موجود در فیلد‌های تعیین شده می‌باشد؛ به عنوان مثال، تنها با چند کلیک می‌توانید فرمی مخصوص سفارش کالا و محاسبه‌ی قیمت آنها طراحی نمایید و یا فرمی برای محاسبه‌ی میزان کارکرد و درآمد کارکنان سازمان خود طراحی و ایجاد کنید.طراحی ظاهر فرم‌ها به کمک CSSسامانه تحت وب فرم ساز فراگستر با کمک CSS، امکان طراحی ظاهر فرم و شخصی‌سازی آن را برای شما فراهم نموده است؛ با کمک این ویژگی، به راحتی قادر هستید تا قالب، رنگ، اجزای فرم، لوگو، سربرگ، پابرگ و هرجای دیگری از فرم که مد نظرتان می‌باشد را مطابق سلیقه و هویت سازمان یا برند خود تغییر دهید.فیلد‌های پیشرفتهفیلد‌های ورودی که برای طراحی فرم در نرم افزار فرم ساز فراگستر وجود دارند، مطابق با نیاز‌های داخلی بهینه‌سازی شده‌اند و به سازگاری کاملی با انواع داد‌ه‌های پرکاربرد رسیده‌اند؛ به عنوان مثال، فرم‌های طراحی شده به کمک فرم ساز فراگستر، قابلیت تشخیص صحت مواردی همچون کد ملی، آدرس ایمیل، شماره موبایل، کدپستی، کارت بانکی و... را دارد و در صورتی که کاربران آنها را با فرمت غلطی درون فرم وارد کنند، به صورت خودکار خطایی جهت اصلاح اطلاعات وارد شده دریافت خواهند کرد.طراحی فرم های تک/چند امضاییبرخی از فرم‌های سازمانی برای گردش در سامانه‌های اتوماسیون، نیاز به امضا و تأیید دارند، همچنین بسیاری از فرم‌ها باید بلافاصله پس از تکمیل شدن امضا یا مهر شوند؛ در همین راستا، نرم افزار فرم ساز فراگستر قابلیت طراحی فرم‌های تک/چند امضایی را برای کاربران خود فراهم نموده است، تا به راحتی قادر به طراحی فرم‌های شخصی‌سازی شده سازمان یا کسب و کار خود باشند.قابلیت اتصال به سامانه های سازمانیکی از معضلاتی که بسیاری از سازمان‌ها در استفاده از فرم‌های الکترونیک با آن روبه‌رو هستند، عدم اتصال نرم افزار فرم ساز آنها به سامانه‌های دیگر سازمان می‌باشد؛ اما خوشبختانه، نرم افزار فرم ساز حرفه‌ای فراگستر، قابلیت اتصال به انواع سامانه‌های مختلف (اتوماسیون اداری، میز خدمت الکترونیک، پیشخوان خدمات کارکنان، انبارداری و...) را دارد، که این امر موجب ایجاد یکپارچگی در بین سامانه‌های مختلف و همچنین افزایش سرعت فرآیند‌ها می‌گردد. با تکمیل چرخه فرم ساز، اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) فراگستر، به راحتی می‌توانید فرآیند جریان کار را برای هر کدام از فرم‌های خود تعریف کنید، تا به این ترتیب، فرم‌ها پس از ثبت شدن در سامانه اتوماسیون، به صورت خودکار به افراد مرتبط ارجاع داده شود و مسیر جریان کار را طی نماید.گروه بندی موضوعی فرم هاسامانه فرم ساز فراگستر، دارای قابلیت گروه‌بندی موضوعی فرم‌ها می‌باشد؛ با کمک این ویژگی، می‌توانید به راحتی فرم‌های آنلاین سازمان خود را دسته‌بندی کنید و برای هر کدام از آنها سطوح دسترسی مختلفی را تعیین کنید، تا تنها کاربرانی که در نظر دارید، به آنها دسترسی داشته باشند.پشتیبانی از انواع پروتکل های امنیتیداده‌ها و اطلاعات سازمان‌ها و کسب‌وکارها، یکی از ارزشمندترین دارایی آنها محسوب می‌گردد، در همین راستا ثبت داده‌ها و حفظ امنیت آنها به یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها تبدیل شده است. فرم ساز حرفه‌ای فراگستر با اعمال بالاترین سطح پروتکل SSL بر کلیه تبادلات داده، به حفظ امنیت و حریم خصوصی داده‌های شما می‌پردازد.خلاصه کلامدر این مقاله با تعریف فرم‌های الکترونیکی و فرم سازهای تحت وب آشنا شدیم و کاربرد‌ها و مزایای استفاده از نرم افزار فرم ساز را نیز باهم بررسی کردیم؛ در آخر می‌توان این گونه نتیجه گرفت که با گسترش سامانه‌های تحت وب، سازمان‌ها مجبور به استفاده از فرم‌های الکترونیکی می‌باشند و در همین راستا، انتخاب سامانه اتوماسیون و فرم ساز تحت وب به یکی از دغدغه‌های بسیاری از مدیران تبدیل شده است.با انتخاب سامانه اتوماسیون و فرم ساز مناسب، به راحتی می‌توانید خدمات الکترونیکی خود را بهبود ببخشید و علاوه بر افزایش رضایت مراجعین، موجب رضایت کارمندان خود نیز، بشوید. نرم افزار فرم ساز فراگستر، بر روی پلتفرم اتوماسیون اداری فراگستر اجرا می‌شود و علاوه بر قابلیت‌ها و کاربرد‌هایی که در قسمت‌های قبل بررسی کردیم، قابلیت هماهنگی با تمامی زیرسیستم‌ها و سامانه‌های الکترونیکی فراگستر را نیز دارد؛ این امر موجب ایجاد یکپارچگی در سراسر سازمان‌ها و افزایش سرعت فرآیند‌های سازمانی شما می‌گردد. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 28 Jun 2023 08:53:23 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D9%85%DB%8C%D8%B2-%D8%AE%D8%AF%D9%85%D8%AA-%D8%A7%D9%84%DA%A9%D8%AA%D8%B1%D9%88%D9%86%DB%8C%DA%A9-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D8%B6%D8%B1%D9%88%D8%B1%D8%AA-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D9%85%DB%8C%D8%B2-%D8%AE%D8%AF%D9%85%D8%AA-%D8%A7%D9%84%DA%A9%D8%AA%D8%B1%D9%88%D9%86%DB%8C%DA%A9-rqnehttfycmp میز خدمت الکترونیک چیست؟ + ضرورت استفاده از میز خدمت الکترونیک با توجه به حرکت دولت به سمت تبدیل شدن به دولتی الکترونیک و همچین در راستای ارائه خدمات به ارباب رجوع در کمترین زمان و بالاترین کیفیت، سازمان‌های دولتی مکلف هستند تا روند خدمت رسانی به ارباب رجوع را الکترونیکی نمایند؛ در همین راستا، این سازمان‌ها موظف اند تا با ایجاد درگاه خدمت رسانی الکترونیکی (میز خدمت الکترونیک) یا همان پیشخوان خدمات ارباب رجوع ، نسبت به الکترونیکی کردن روند کارها اقدام نمایند. سوالی که در ذهن بسیاری از مدیران شکل می‌گیرد، این است که میز خدمت الکترونیک چیست؟ و استفاده از این درگاه خدمت رسانی چه ضرورتی دارد؟برای آشنایی کامل با میز خدمت الکترونیک، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.میز خدمت الکترونیک چیست؟میز خدمت در سازمان‌های مختلف وظیفه‌ای یکسان دارد، که آن هم ایجاد یک پل ارتباطی بین سازمان با مراجعین می‌باشد. به بیان دیگر، افراد با مراجعه حضوری به میز خدمت سازمان‌ها، قادر به ثبت درخواست‌های خود و همچنین پیگیری آنها هستند؛ میز خدمت الکترونیک نیز همانند میز خدمت‌های سنتی در سازمان‌ها، برای ارائه‌ی خدمات به مشتریان مورد استفاده قرار می‌گیرد، با این تفاوت که مراجعین دیگر نیازی به حضور در سازمان ندارند و تنها با مراجعه به درگاه میز خدمت الکترونیک سازمان مد نظر خود، قادر به ثبت انواع درخواست‌ها و همچنین پیگیری آنها هستند. میز خدمات الکترونیک همچنین به نام‌های دیگری مانند درگاه خدمات الکترونیک، میز خدمت دولت، سامانه الکترونیکی خدمت‌رسانی، پیشخوان ارباب رجوع و... نیز شناخته می‌شود.در تصویر زیر مقایسه‌ی میز خدمت سنتی با میز خدمت الکترونیکی را مشاهده می کنید:تصویر ۱ – مقایسه میز خدمت سنتی با میز خدمت الکترونیکدرگاه خدمات الکترونیکی چه کاربردهایی دارد؟سازمان‌های مختلف با توجه به نوع خدماتی که ارائه می‌دهند، امکانات و قابلیت‌های مختلفی را در میز خدمت الکترونیک خود قرار می‌دهند، تا افراد برای ثبت درخواست‌های خود، از قابلیت‌های تعبیه شده در سیستم استفاده نمایند. برخی از کاربرد‌ها و قابلیت‌های میز خدمت الکترونیک عبارت‌اند از:۱ - ثبت انواع درخواست‌ها از نوع نامه یا فرم:قابلیت بارگذاری و ثبت انواع مختلفی از درخواست‌ها به صورت غیرحضوری.۲ - پیگیری درخواست‌های ثبت شده:قابلیت پیگیری وضعیت رسیدگی به درخواست‌های ثبت شده به صورت ۲۴ ساعته و لحظه‌ای.۳ –نظرسنجی الکترونیکی از مراجعین:امکان ایجاد نظرسنجی‌های الکترونیکی جهت ارزیابی کیفیت خدمات ارائه شده به مراجعین.۴ –اطلاع رسانی شفاف در خصوص فرایند گردش کار:شرح کامل مسیر رسیدگی به درخواست‌ها با کمک فایل‌های توضیحی، اینفوگرافیک و فلوچارت مسیر گردش کار و... .۴ - یکپارچگی با سیستم‌های اتوماسیون اداری:امکان ادغام و یکپارچه‌سازی با سیستم‌های اتوماسیون اداری، جهت افزایش سرعت فرایند‌های رسیدگی و همچنین بایگانی درخواست‌ها.۵ - ایجاد یکپارچگی در فرایند کارها در سازمان‌ها:قابلیت تعریف مسیر گردش کار و ایجاد یکپارچکی بین بخش‌های مختلف سازمانمزایای استفاده از میز خدمت الکترونیک چیست؟سامانه‌های میز خدمت الکترونیک دارای مزایای مختلفی هستند؛ برخی از این مزایا عبارت‌اند از:عدم نیاز به مراجعه حضوری ارباب رجوع در سازمان‌هاارائه خدمات 24 ساعتهقابلیت پیگیری درخواست‌های ثبت شدهعدم محدودیت زمانی در ارائه خدماتکاهش هزینه‌های مالی مراجعین و سازمان‌هاافزایش سرعت و بهره‌وری روند گردش‌کار در سازمان‌هاافزایش شفافیت در روند رسیدگی به درخواست‌های ثبت شدهحال بیایید هر کدام از موارد ذکر شده را با یکدیگر بررسی کنیم.تصویر ۲ – مزایای استفاده از میز خدمت الکترونیکعدم نیاز به مراجعه حضوری ارباب رجوع در سازمان هابا ایجاد درگاه خدمات الکترونیک برای سازمانتان، افراد برای ثبت و پیگیری درخواست‌های خود، نیازی به مراجعه‌ی حضوری در سازمان شما ندارند؛ همچنین به دلیل الکترونیکی بودن روند ثبت درخواست‌ و رسیدگی به آن، شاهد کاهش هزینه‌های جاری در سازمان (مانند هزینه کاغذ، سرویس پرینترها و...) خواهید بود.قابلیت پیگیری درخواست های ثبت شدهیکی از مزایای مهم استفاده از درگاه‌های خدمت‌رسانی، قابلیت پیگیری لحظه‌ای درخواست‌های ثبت شده در آنها می‌باشد. کاربران سامانه میز خدمت الکترونیک با استفاده از شناسه‌های مختلفی مانند شماره رهگیری، شماره نامه، شماره پرونده و... قادر به پیگیری درخواست‌های خود و مشاهده‌ی روند رسیدگی به آن می‌باشند.شایان ذکر است که با توجه به قابلیت‌های میز خدمت الکترونیکی، راه‌های مختلفی برای اطلاع‌رسانی از آخرین وضعیت رسیدگی به درخواست‌ها به کاربران وجود دارد؛ راه‌هایی مانند:اطلاع‌رسانی از آخرین وضعیت درخواست از طریق پیام کوتاه (SMS)اطلاع‌رسانی از آخرین وضعیت درخواست از طریق پست الکترونیکی (E-Mail)مشاهده‌ی آخرین وضعیت درخواست ثبت شده از طریق سامانه میز خدمات الکترونیکعدم محدودیت زمانی در ارائه خدماتساعات کاری سازمان‌ها و ادارات موجب ایجاد یک محدودیت زمانی در ارائه خدمات و ثبت درخواست‌ها می‌گردد؛ اما با استفاده از سامانه‌های خدمات‌رسانی الکترونیکی، این محدودیت زمانی از بین می‌رود، زیرا کاربران در هر زمانی که نیاز داشته باشند، به صورت 24 ساعته قادر به ثبت درخواست‌ها و پیگیری آنها از طریق میز خدمت الکترونیکی سازمان شما هستند.کاهش هزینه های مالی مراجعین و سازمان هابا الکترونیکی شدن روند ثبت درخواست‌ها، تکمیل فرم‌ها و پیگیری آنها به کمک میز خدمت الکترونیک و همچنین رسیدگی به درخواست‌ها از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری، شاهد کاهش چشمگیر هزینه‌های مالی در سازمان‌ها هستیم؛ از طرفی افراد نیز به جای مراجعه‌ی حضوری به سازمان‌ها ، در هر جایی که هستند و تنها با کمک دستگاه‌های هوشمند متصل به اینترنت (مانند گوشی همراه، تبلت، لپ‌تاپ و کامپیوتر شخصی) درخواست‌‌های خود را ثبت و پیگیری می‌نمایند. در همین راستا، استفاده از درگاه خدمات الکترونیک، موجب کاهش هزینه‌های جاری برای سازمان شما و همچنین مراجعین محترم می‌گردد.افزایش سرعت و بهره وری روند گردش کار در سازمان هامی‌توانیم بگوییم که یکی از مهم‌ترین مزیت‌های میز خدمت الکترونیکی، افزایش سرعت روند گردش کار در سازمان‌ها می‌باشد. برخی از درگاه های خدمت‌رسانی قابل اتصال به سیستم‌های اتوماسیون اداری هستند و با انجام تنظیماتی خاص، درخواست‌های ثبت شده توسط کاربران و همچنین فرم‌های تکمیل شده در میز خدمت الکترونیکی را به‌صورت خودکار پردازش و دسته‌بندی می‌گنند و به بخش‌های مرتبط سازمان ارجاع داده می‌دهند.همچنین شایان ذکر است که، با تعریف مسیر جریان کار در این سامانه، شاهد صرفه جویی در زمان انجام کارها و همچنین افزایش بهره‌وری بخش‌های مختلف سازمان خود خواهید بود.افزایش شفافیت در روند رسیدگی به درخواست های ثبت شدهیکی دیگر از مزیت‌های استفاده از درگاه خدمات الکترونیکی در سازمان‌ها، افزایش شفافیت روند رسیدگی به درخواست‌ها می‌باشد. مدیران با دریافت دسترسی‌های لازم، قادر به مشاهده‌ی وضعیت درخواست‌های ثبت شده و روند رسیدگی به آنها هستند؛ همچنین مدیران می‌توانند به صورت دوره‌ای و خودکار، گزارشی از عملکرد واحد‌های سازمانی خود در راستای انجام درخواست‌های مردم، تهیه نمایند.ضرورت استفاده از میز خدمت الکترونیک چیست؟تا اینجای مقاله دریافتیم که میز خدمت الکترونیک چیست و چه کاربردها و مزایایی دارد؛ اما چه نیازی به استفاده از این درگاه الکترونیکی داریم؟ ضرورت استفاده از درگاه خدمات الکترونیکی چیست؟بسیاری از سازمان‌های بزرگ، به دلیل تعداد بالای مراجعین، برای ارائه خدمات و رسیدگی به خواسته‌های ارباب رجوع با چالش‌های مختلفی مواجه می‌شوند، که اگر مدیران راهکار مناسبی برای این چالش‌ها ارائه نکنند، مشکلات مختلفی در سازمان بروز می‌کند. برخی از این چالش‌ها عبارت‌اند از:روند کند ثبت درخواست‌هاپردازش و دسته‌بندی ضعیف درخواست‌ها و فرم‌های ثبت شدههزینه‌ی بالای چاپ فرم‌ها و درخواست‌هاعدم وجود شفافیت در روند رسیدگی به درخواست‌هاعدم دسترسی مدیران به گزارش کار و میزان بهره‌وری بخش‌هامحدودیت زمان خدمت‌رسانی به کاربران (ارباب رجوع)سیر کند گردش کار درخواست‌ها و فرم‌ها در سازمانو...تصویر 3 – نمونه راهنمای کامل فرایند رسیدگی به درخواست‌هااگر مشکلاتی که در بالا نام بردیم را در سازمان خود مشاهده می‌کنید، توصیه می‌کنیم در اولین فرصت نسبت به استفاده از میز خدمت الکترونیک در سازمان خود اقدام نمایید؛ اما توجه داشته باشید که شرکت‌ها و برند‌های مختلفی در حوزه ارائه درگاه خدمات الکترونیکی فعالیت می‌کنند، که برخی از آنها قابلیت‌ها و کاربرد‌های یاد شده را ندارند. در بین انواع مختلف این سامانه‌ها، میز خدمت الکترونیکی فراگستر علاوه بر قابلیت‌های یاد شده، دارای قابلیت‌ها و ابزارهای بیشتری نیز می‌باشد. در ادامه به بررسی قابلیت‌ها و کاربرد‌های نرم افزار میز خدمت الکترونیکی فراگستر می‌پردازیم.سیستم میز خدمت الکترونیک فراگستر چه امکاناتی دارد؟اتوماسیون کسب و کار فراگستر با در اختیار گذاشتن زیرسیستم میز خدمت الکترونیک برای سازمان‌ها، بسیاری از چالش‌هایی که سازمان‌های بزرگ پیرامون ثبت درخواست‌های ارباب رجوع و رسیدگی به آنها مواجه هستند را، بر طرف نموده است.این سامانه تحت وب، دارای قابلیت‌ها و مزایایی می‌باشد، که به موجب آنها به یکی از بهترین و برترین سامانه‌های خدمات رسانی الکترونیکی تبدیل شده است؛ برخی از قابلیت‌ها و مزایای میز خدمت الکترونیک فراگستر عبارت‌اند از:ثبت غیرحضوری انواع درخواست‌ها و فرم‌هابارگذاری فرم‌های شخصی‌سازی شده در سامانهدسته‌بندی خودکار اطلاعات ثبت شده در درگاه خدمات الکترونیکاطلاع‌رسانی از وضعیت درخواست‌های ثبت شده، از طریق پیام کوتاه، پست الکترونیک، میز خدمت الکترونیکطراحی فرم‌های شخصی‌سازی شده به کمک نرم افزار فرم‌ ساز فراگستراستفاده از سامانه مدیریت جریان کار (BPMS)قابل اتصال به سیستم مدیریت اسناد و بایگانی ها (DMS)قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی با کارتابل اتوماسیون اداری فراگسترقابلیت برگزاری نظرسنجی از کاربرانارائه راهنمایی کامل پیرامون نحوه استفاده از سامانهپشتیبانی قوی از سامانهامنیت بالا در برابر حملات سایبریسرور‌های قوی برای مدیریت تعداد زیادی از کاربرانلازم به ذکر است که با اتصال درگاه خدمات الکترونیکی فراگستر به اتوماسیون اداری آن – پس از تعیین قوانین مربوطه و انجام تنظیمات – درخواست‌های ثبت شده در سامانه میز خدمت الکترونیک فراگستر، به طور خودکار به کارتابل فرد یا بخش مربوطه ارجاع داده می‌شود و پس از آن وارد جریان کار می‌گردد؛ به لطف یکپارچگی این دو سامانه تحت وب، افرادی که درخواست خود را به صورت غیر حضوری ثبت نموده‌اند، در هر ساعت از شبانه‌روز قادر به پیگیری لحظه‌ای وضعیت رسیدگی درخواست خود هستند.از دیگر مزایای پیشخوان ارباب رجوع فراگستر، می‌توانیم به دسترسی آن به سامانه فرم‌ساز فراگستر اشاره کنیم؛ این قابلیت به سازمان‌ها در طراحی فرم‌های مخصوص سازمان خود و استفاده از آنها در سامانه‌های الکترونیکی کمک شایانی می‌نماید.برای آشنایی بیشتر با میز خدمت الکترونیکی فراگستر، توصیه می‌کنیم که حتما نسخه‌ی دمو و رایگان این سامانه کاربردی را دریافت نمایید:دریافت نسخه رایگان و دموسخن پایانیدر این مقاله به بررسی کامل میز خدمت الکترونیک پرداختیم و با جنبه‌های مختلف این سامانه تحت وب آشنا شدیم و دریافتیم که سامانه تحت وب میز خدمت الکترونیک دارای چه قابلیت‌ها، کاربردها و مزایایی است. امیدوارم که با مطالعه‌ این مقاله اطلاعات مفیدی به‌دست آورده باشید. در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون سامانه‌های خدمت‌رسانی الکترونیکی، حتماً آنها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 07 Jun 2023 09:59:25 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D9%85%D9%82%D8%A7%DB%8C%D8%B3%D9%87-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A8%D8%A7-%D8%B1%D9%88%D8%B4-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D9%82%D8%AF%DB%8C%D9%85%DB%8C-%D8%AF%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%81%D8%AA-%D9%88-%D8%AB%D8%A8%D8%AA-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-qaixsqmejzam مقایسه استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه با روش های قدیمی دریافت و ثبت نامههر سازمانی برای مدیریت مکاتبات خود و ثبت نامه‌های وارده و صادره نیازمند واحدی به نام دبیرخانه است. در گذشته وظایف واحد دبیرخانه و ثبت مکاتبات سازمان به صورت دستی انجام می‎شد، اما این روزها سازمان‌ها بیشتر وظایف این واحدها را با استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه انجام می‌دهند. در این نوشته برای اینکه بهتر به مزیت استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه پی ببرید، استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه را با روش‌های قدیمی ارسال و دریافت نامه مقایسه می‌‎کنیم.روش‌های قدیمی انجام فعالیت‌های دبیرخانه کدام است؟دبیرخانه یکی از واحدهای اصلی سازمان‌هاست که مدیریت مکاتبات اداری یک سازمان از جمله ارسال و دریافت نامه‌های داخلی و خارجی، ثبت و شماره‌گذاری نامه‌ها، بایگانی نامه‌ها و نظارت بر گردش آن‌ها را انجام می‌دهد. در این میان، ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های اداری مهم‌ترین فعالیت آنهاست که در گذشته به یکی از 2 روش زیر انجام می‌شد:1- استفاده از دفتر اندیکاتوردفتر اندیکاتور اصلی‌ترین ابزاری است که در دبیرخانه‌های سنتی برای ثبت نامه‌های وارده و صادره پس از شماره‌گذاری آنها، استفاده می‌شود. این دفتر دارای ستون‌های مختلفی است که به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات مختلف مربوط به نامه‌های اداری مانند شماره نامه، تاریخ دریافت/ارسال، فرستنده/گیرنده و امثال اینها را ثبت کرده و از آنها برای تفکیک و رهگیری نامه‌ها در آینده استفاده کنید.با این حال این روش به خاطر دستی بودن بسیار زمان‌بر و پرهزینه است. به همین ترتیب، جستجو در میان شماره‌های ثبت شده در این دفاتر باید به صورت دستی صورت بگیرد و کاری طاقت‌فرسا و ناکارآمد است. به همین دلیل در سازمان‌های امروزی از این روش استفاده نمی‌شود.2- استفاده از فایل اکسل اندیکاتورروش سنتی دیگری که برای ثبت نامه‌های وارده و صادره در دبیرخانه‌های سازمان‌های سنتی استفاده می‌شود، استفاده از یک فایل اکسل به عنوان نسخه الکترونیکی دفتر اندیکاتور است. در این فایل نیز همانند یک دفتر اندیکاتور ستون‌های مختلفی وجود دارد که به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات مربوط به نامه‌های وارده و صادره مانند شماره نامه، گیرنده/فرستنده، موضوع نامه، تعداد پیوست‌ها، واحد گیرنده و ... را به صورت دیجیتالی ثبت کنید.استفاده از فایل اکسل اندیکاتوراین روش به عنوان جایگزینی برای نسخه کاغذی دفاتر اندیکاتور رواج یافت تا مشکلاتی مانند جستجو در میان اطلاعات مکاتبات مانند شماره‌نامه‌ها و فرستنده را برای کارکنان واحد دبیرخانه آسان کند. چنین ابزاری باعث کاهش استفاده از کاغذ نیز می‌شود، اما این فایل در نهایت باز هم یک دفتر اندیکاتور دستی محسوب می‌‎شود که فعالیت‌های دبیرخانه مانند شماره‌گذاری نامه‌ها، ثبت نامه‌ها و ... را خودکارسازی نمی‌کند. بنابراین یک قدم کوچک برای دیجیتالی‌سازی دبیرخانه است و استفاده از آن مشکلات و کمبودهای ثبت دستی نامه‌ها در واحد دبیرخانه را رفع نمی‌کند.اگر سازمان شما مکاتبات اداری زیادی دارد و نیاز به پیگیری سریع آنها دارید، باید به دنبال راهکاری فراتر از دفاتر کاغذی اندیکاتور یا استفاده از فایل اکسل اندیکاتور باشید. به همین دلیل، امروزه این 2 روش تقریباً منسوخ شده‌اند و سازمان‌های مدرن برای ثبت و شماره‌گذاری مکاتبات خود و انجام سایر فعالیت‌های دبیرخانه، از نرم‌افزارهای کامپیوتری مانند نرم‌افزار دبیرخانه فراگستر استفاده می‌کنند. در ادامه ضمن تعریف نرم‌افزار دبیرخانه، به معرفی ویژگی‌های عمومی این نرم‌افزارها می‌پردازیم.نرم‌افزار دبیرخانه چیست و چه مزایایی برای شما خواهد داشت؟نرم‌افزار دبیرخانه ابزاری است که با هدف دیجیتالی‌کردن، خودکارسازی و تسریع فعالیت‌های واحد دبیرخانه مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک نرم‌افزار دبیرخانه خوب، قابلیت‌های متعددی از جمله امکان استفاده از دفاتر اندیکاتور متعدد، تعریف فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری، امکان تعریف دبیرخانه‌های متعدد، امکان ثبت نامه‌ها با روش‌های متعدد و غیره را در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی از مزایای استفاده از این نرم‌افزارها نسبت به روش سنتی عبارتند از:1. شماره‌گذاری خودکاراصلی‌ترین مزیت استفاده از یک نرم‌افزار دبیرخانه، امکان خودکارسازی ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره با استفاده از یک فرمت از پیش تعریف‌شده است. به این ترتیب کارها با سرعت بالاتر و هزینه کمتری انجام می‌شود و نیاز به نیروی انسانی برای این کار تکراری و دستی از بین می‌رود.2. رصد کردن گردش مکاتباتمزیت دیگر نرم افزارهای دبیرخانه نسبت به روش‌های سنتی این است که به شما امکان می‌دهد وضعیت مکاتبات در حال گردش خود را در لحظه رصد کنید. به این ترتیب برای آگاهی از وضعیت مکاتبات خود ناچار به انتظار نخواهید بود و می‌توانید ببینید که در کدام مرحله قرار دارند.3. مدیریت فکس و ایمیلیک نرم افزار دبیرخانه خوب این قابلیت را برای شما فراهم خواهد کرد که بتوانید نامه‌هایی که از طریق فکس و ایمیل دریافت می‌کنید نیز همانند سایر نامه‌ها ثبت، شماره‌گذاری و بایگانی کنید.4. قابلیت دسترسی از هر زمان و مکانمزیت دیگر استفاده از یک نرم‌افزار نسبت به روش‌های سنتی انجام فعالیت‌های دبیرخانه این است که در صورتی که این نرم افزار تحت وب باشد، به کارکنان امکان می‌دهد تا فعالیت‌های این واحد را از راه دور و در هر زمانی با استفاده از اینترنت و یک مرورگر انجام دهند.5. ارائه گزارشاتبا استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه، شما خواهید توانست داده‌های مربوط به مکاتبات اداری خود مانند تعداد نامه‌های دریافتی و ارسالی و مدت زمان صرف شده برای انجام اقدام لازم بر روی آنها را جمع‌آوری کرده و از آنها گزارش تهیه کنید. این داده‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا سنجش بهتری از عملکرد سازمان داشته باشند. این در حالیست که در روش سنتی دستیابی به چنین گزارشی برای مدیران آسان نخواهد بود.6. اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامکیک نرم‌افزار دبیرخانه خوب می‌تواند در مورد ثبت و دریافت نامه‌های جدید از طرق مختلفی مانند ایمیل و پیامک به مخاطبان آنها اطلاع‌رسانی کند. به این ترتیب کارکنان سازمان خواهند توانست که به سرعت از دریافت نامه‌ها آگاه شده و کارهایشان را پیگیری کنند. چنین قابلیتی در روش سنتی انجام فعالیت‌های دبیرخانه وجود ندارد.سخن پایانیبا استفاده از یک نرم‌افزار دبیرخانه شما می‌توانید تمامی فعالیت‌‌های این واحد از جمله تعریف دفتر اندیکاتور، ارسال و دریافت نامه‌ها، ثبت نامه‌های وارده و صادره، شماره‌گذاری نامه‌ها و ردیابی و پیگیری آنها را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهید.یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران، نرم‌افزار دبیرخانه فراگستر است که با امکانات متنوع خود ضمن خودکارسازی و دیجیتالی‌کردن فعالیت‌های واحد دبیرخانه باعث افزایش نظم در مکاتبات و بهبود عملکرد کارکنان و سازمان شما می‌شود. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 03 May 2023 15:07:58 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%A8%D8%A7-%D8%A7%DB%8C%D9%86-6-%D8%B1%D8%A7%D9%87%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D9%87%D8%B2%DB%8C%D9%86%D9%87-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D8%AE%D9%88%D8%AF-%D8%B1%D8%A7-%D8%AF%D8%B1-%D8%B4%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D8%B7-%D8%A8%D8%AF-%D8%A7%D9%82%D8%AA%D8%B5%D8%A7%D8%AF%DB%8C-%DA%A9%D8%A7%D9%87%D8%B4-%D8%AF%D9%87%DB%8C%D8%AF-sltlpmq5orsh با این 6 راهکار، هزینه های کسب و کار خود را در شرایط بد اقتصادی کاهش دهیدشرایط اقتصادی سالهای اخیر در کشورهای مختلف به ویژه بعد از کرونا به کسب و کارها ثابت کرد که صرفه‌جویی در هزینه‌ها و داشتن یک پشتوانه مالی قوی چقدر اهمیت دارد. در مواقع بحران و در شرایط بد اقتصادی و رکود، شرکت‌هایی موفق‌تر هستند که هزینه‌های جاری آنها نسبت به سایر رقبا کمتر است. چنین شرکت‌هایی هستند که می توانند محصولات خود را با قیمت رقابتی‌تری عرضه کنند، یا اینکه با حفظ پشتوانه مالی خود، از تنگناهای اقتصادی عبور کنند.بنابراین هر مدیری باید به دنبال کاهش هزینه ها در سازمان خود باشد. در ادامه به 6 مورد از راه هایی می‌پردازیم که با استفاده از آنها می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را کاهش دهید.مدیریت منابع مالی را بهبود ببخشیدبهبود مدیریت منابع مالی یکی از اصلی‌ترین راه‌های کاهش هزینه‌های کسب و کار است که به شما اجازه می‌دهد تا بیشترین میزان سرمایه را داشته باشید و به بهینه‌ترین شکل از آن استفاده کنید. در ادامه به برخی از راهکارهای بهبود مدیریت منابع مالی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار می‌پردازیم:سلامت مالی سازمان را حفظ کنید: نظارت قوی بر دارایی‌های سازمان باعث پیشگیری از اختلاس و کلاه‎‌برداری می‌شود و از هدررفت منابع جلوگیری می‌کند.به دنبال تخفیف گرفتن باشید: همه هزینه‌هایی که برای سازمان انجام می‌شود، ظرفیت گرفتن تخفیف را دارند.اقساطی پرداخت کنید: پرداخت اقساطی می‌تواند هزینه‌های جاری شما را کاهش داده و نقدینگی شما را حفظ کند.عمده خرید کنید: عمده خریدن یکی از راه‌های رایج برای صرفه‌جویی در هزینه‌هاست.به دنبال بهترین قیمت‌ها باشید: به ویژه برای خریدهای با قیمت بالا، حتماً قیمت‌های مختلف را مقایسه کرده و با پایین‌ترین قیمت خرید کنید.طلب‌های خود را سریع‌تر وصول کنید: اگر لازم است با کسانی که دیر پرداخت می‎کنند تماس بگیرید، بیشتر پیش پرداخت بگیرید، برای پرداخت‌های زودهنگام مشوق مالی و برای پرداخت‌های با تاخیر، جریمه بگذارید.از وام‌های کم‌بهره و با بازپرداخت طولانی مدت استفاده کنید: چنین تسهیلاتی به شما انعطاف‌پذیری مالی می‌دهد.به دنبال اسپانسرهای مالی باشید: در ازای کمک مالی یک سازمان یا کسب و کار دیگر، برای آنها تبلیغات انجام دهید.در خرید اقلام پرمصرف صرفه‌جویی کنید: اگر این نوع کالاها را از یک تامین‌کننده و با حجم بیشتری خرید کنید، می‌توانید بهتر تخفیف گرفته و هزینه‌ها را بیشتر کاهش دهید.حمایت‌های مالی: به دنبال جذب سرمایه گذاری در سازمان خود باشید.تجهیزات و امکانات را اجاره کنید: یعنی به جای خرید تجهیزاتی که موقتاً مورد نیاز هستند، آنها را اجاره کنید تا مجبور به هزینه برای تعمیر و نگهداری آنها نیز نباشید.استفاده از خط تلفن مجازی: استفاده ازVoIP و خطوط تلفن مجازی به جای خطوط تلفن سنتی می‌تواند در هزینه‌های کسب و کار صرفه جویی کند.هزینه‌های مارکتینگ را کاهش دهیدبخش قابل توجهی از هزینه‌ها در هر کسب و کار مربوط به تبلیغات است. تا جایی که در برخی شرکت‌های بزرگ، هزینه تبلیغات ممکن است سهم زیادی از هزینه‌های سازمان را تشکیل دهد. بنابراین یکی از راه‌های کاهش هزینه در کسب و کارها به ویژه در شرایط سخت اقتصادی، کاهش هزینه‌های مارکتینگ است. در ادامه به معرفی برخی از راههای صرفه جویی در هزینه‌های مارکتینگ می‌پردازیم:تبلیغات خود را الکترونیکی کنید: بخش زیادی از تبلیغات در کسب و کارها در حالت سنتی به صورت کاغذی انجام می‌شود. به عنوان نمونه، بخش عمده‌ای از هزینه‌های مربوط به خبرنامه‎ها و بروشورهای تبلیغاتی، مربوط به استفاده از کاغذ است. حذف کاغذ از این تبلیغات و ارسال خبرنامه‌ها و بروشورهای تبلیغاتی با استفاده از ایمیل و به صورت الکترونیکی می‌تواند به میزان زیادی در هزینه‌های شما صرفه‌جویی کنید.مخاطب تبلیغات خود را مشتریان موجود قرار دهید: هزینه جذب مشتری جدید بسیار بالاتر و معمولاً 6 الی 7 برابر هزینه لازم برای حفظ مشتریان فعلی است. بنابراین در شرایط بد اقتصادی و در صورتی که می‌خواهید هزینه‌های خود را کاهش دهید، بهتر است تبلیغات خود را تنها بر مشتریان فعلی و حفظ آنها متمرکز کنید. شما می‌توانید با ارائه پیشنهادهای جذاب و به مشتریان فعلی خود، فروشتان را به آنها افزایش دهید. حتی می‌توانید با ارائه تخفیف‌های مالی و مشوق‌های غیر مالی، مشتریان فعلی خود را به پرداخت سریع‌تر ترغیب کرده و نقدینگی خود را بهبود ببخشید.تبلیغات خود را به صورت محلی انجام دهید: انجام تبلیغات در سطح کشوری و یا در شهرهای بزرگ، هزینه زیادی می‌طلبد. اگر مخاطبان شما در منطقه‌ای خاص قرار دارند، شما می‌توانید تبلیغات خود را به همان منطقه محدود کرده و کمتر هزینه کنید. مثلاً می‌توانید تبلیغات تلویزیونی خود را در یک شبکه استانی پخش کنید و به این ترتیب بازدهی بالاتری نیز خواهید داشت.بازاریابی متقابل انجام دهید: انجام تبلیغات متقابل یکی دیگر از راه‌های کاهش هزینه‌های تبلیغاتی سازمان شماست. منظور از بازاریابی متقابل یا Cross-Promotion این است که محصولات جدید یا فرعی خود را به مشتریان محصولات اصلی خود معرفی و تبلیغ کنید. با توجه به اینکه دسترسی به مشتریان فعلی، هزینه کمتری برای سازمان‌ها دارد، این نوع تبلیغات به شما امکان می‌دهد تا با صرف هزینه کمتر، فروش بیشتری داشته باشید و در هزینه‌های تبلیغاتی خود صرفه‌جویی کنید.از نرم افزارهای بازاریابی استفاده کنید: بخش زیادی از هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات مربوط به نیروی انسانی و کارهای اداری رایج در واحد بازاریابی است. استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی به کسب و کار شما امکان می‌دهد تا بتوانند بخش زیادی از کارهای مربوط به برنامه‌ریزی و مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی در این واحد را خودکارسازی کرده و ضمن بهبود عملکرد این واحد، در هزینه‌های تبلیغاتی سازمان صرفه‌جویی کنند.هزینه نیروی کار را کاهش دهیدیکی از هزینه‌های قابل توجه در هر کسب و کار، هزینه‌هایی است که برای استخدام و به کارگیری نیروی انسانی صرف می‌شود. بنابراین هرچقدر یک سازمان بتواند بهره وری نیروی کار خود را افزایش دهد یا آنها را با هزینه کمتری بکار گیرد، در کاهش هزینه‌های عملیاتی خود موفق‌تر خواهد بود. در ادامه به تعدادی از روش‌هایی می‌پردازیم که می‌توانند به افزایش بهره وری نیروی کار و کاهش هزینه آنها کمک کنند:از کار در ازای خدمات استفاده کنید: یکی از راه‌های استفاده ارزان از نیروی انسانی، کار برای سازمان در ازای دریافت خدمات است. به‌عنوان مثال ممکن است بتوانید در ازای فراهم کردن اسکان، هزینه کمتری برای استخدام بپردازید.هزینه حقوق‌های پرداختی را مدیریت کنید: برای کاهش هزینه‌های نیروی انسانی می‌توانید تعداد کارکنان سازمان را کاهش دهید، افراد را به طور نیمه وقت به کار بگیرید، به آنها مرخصی بدون حقوق بدهید، موقتاً حقوق‎ها را کاهش دهید و یا حتی پرداخت حقوق آنها را به‌تعویق بیندازید.ساختار سازمانی و سمت‌های شغلی آن را بازبینی کنید: تا بتوانید نقش‌ها و پست‌های زائد را حذف کرده و متعاقباً در هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی کنید.دورکاری را تشویق کنید: استفاده از نیروی دورکار به شما امکان می‎‌دهد هزینه کمتری برای تجهیزات اداری برای کارکنان صرف کنید.حقوق و مزایای هیئت مدیره و مدیران را کاهش دهید: کاهش حقوق مدیران ارشد و هیات مدیره نه تنها به صرفه‌جویی کمک می‌کند، بلکه می‌تواند کارکنان را با ضرورت کاهش دستمزدها آگاه ساخته و آن را تسهیل کند.پروژه‌های غیرضروری و استخدام‌های مربوط به آنها را کنار بگذارید: یعنی اگر پروژه ای در راستای اهداف اصلی سازمان شما نیست، با کنار گذاشتن آن و کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید، می‌توانید در هزینه‌ها صرفه جویی کنید.از نیروی انسانی خود در مسئولیت‌های مختلف استفاده کنید: به این ترتیب می‌توانید از نیروهایی که حجم کار آنها کمتر است در واحدها و سمت‌هایی که نیاز به نیروی کار بیشتری دارند، استفاده کنید. شما همچنین می‌توانید خدمات نیروی انسانی خود را در مواردی که احتیاج ندارید، در اختیار سایر شرکت‌ها قرار دهید.میزان خرید پرسنل را کنترل کنید: مثلاً اگر کارکنان اختیار خرید کالا یا درخواست آن را دارند، برای آن محدودیت‌هایی تعریف کنید.برون‌سپاری کنید: به این ترتیب می‌توانید به جای استخدام نیروی انسانی تمام وقت، کارها را با هزینه کمتری به انجام برسانید.کارآموز استخدام کنید: هزینه استخدام کارآموز کمتر است و شما می‌توانید از خدمات آنها با هزینه کمتری بهره ببرید.کارها را خودکارسازی کنیدخودکارسازی کارها و فعالیت‌های هر کسب و کار، می‌تواند در طیف وسیعی از هزینه‌ها صرفه‌جویی کند. زیرا سرعت و دقت انجام کارها افزایش پیدا می‌کند و منابع کمتری صرف انجام آنها می‌شود. در ادامه به تعدادی از مواردی که می‌توانید با خودکارسازی کارها در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید، می‌پردازیم:از فناوری‌ها و تجهیزات اتوماسیون استفاده کنید: یعنی از هر دستگاه، ماشین، تجهیزات و سیستمی که به خودکارسازی کارها کمک می‌کند، استفاده کنید. مثلاً برای ثبت ورود و خروج پرسنل، به جای نوشتن دستی آن می‌توانید با استفاده از یک ماشین کارت زن، آن را به صورت اتوماتیک،بدون خطا و با هزینه‌ای به مراتب کمتر انجام داد.از نرم‌افزارهای انبارداری استفاده کنید: این نرم‌افزارها، نمونه‌ای دیگر از ابزارهای اتوماسیون هستند که با استفاده از آنها می‌‎توانید سیستم ثبت ورودی‌ها و خروجی‌های انبار را مکانیزه کرده و بدون نیاز به جستجوی دستی برای یک قطعه یا کالا، آنها را پیدا کنید. با این کار به میزان زیادی در وقت نیروی انسانی خود صرفه‌جویی کرده‌اید و از خطاهای آنها کاسته‌اید.خدماتتان را به صورت اینترنتی ارائه دهید: یکی از اصلی‌ترین ابزارها برای خودکارسازی کارها، ارائه خدمات از راه دور و با استفاده از اینترنت است. به این ترتیب، نیازی به رفت و آمد و کاغذبازی نخواهید داشت. مثلاً فروش اینترنتی به مراتب‌تر آسان‌تر، کم‌هزینه‌تر و سودآورتر از روش‌های سنتی فروش است.اینترنتی بازاریابی کنید: بازاریابی اینترنتی با خودکارسازی بسیاری از مراحل تبلیغات، سرعت بالاتر، ارزش بیشتر و هزینه کمتری دارد.کارهای روتین اداری را خودکار کنید: خیلی از کارهای روزمره اداری، مثل ثبت و ارسال مکاتبات، گردش نامه‌ها، تهیه و ارسال فرم‌های اداری، پاسخ به ایمیل‌های مشتریان، جمع‌آوری درخواست‌های متقاضیان استخدام و ... وجود دارند که شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، در زمان و هزینه انجام آنها صرفه‌جویی کنید.از ابزارهای تقویم و یادآوری دیجیتال استفاده کنید: با نرم افزارهای تقویم سازمانی می‌توانید سرعت هماهنگی برنامه‌ها، رزرو نوبت‌ها و یادآوری رویدادها را به میزان زیادی افزایش دهید. این نرم‌افزارها شما را از چک کردن مداوم نوشته‌ها و تقویم‌هایتان، حفظ کردن شماره‌های تلفن و دردسرهای ناشی از تغییر تاریخ ملاقات‌ها رها می‌کند.فرآیندهای سازمان را خودکارسازی کنید: با نرم‌افزارهایی مانند BPMS فراگستر، شما می‌توانید انواع فرایندهای رایج در سازمان خود را اعم از فرایندهای مربوط به واحد فروش، واحد بازاریابی، واحد مالی و .... را مدل‌سازی و خودکار کنید. به این ترتیب می‌توانید سرعت آنها را افزایش داده و تا میزان زیادی در هزینه و نیروی انسانی مورد نیاز صرفه جویی کنید.البته استفاده از نرم‌افزارها برای خودکارسازی فعالیت‌های سازمانی به مواردی که گفتیم محدود نمی‌شود. شما می‌توانید از انواع نرم‌افزارهای سازمانی مانند واژه‌پردازها، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نرم‌افزارهای بایگانی، نرم‌افزارهای مالی و ... برای خودکارسازی فعالیت‌های تخصصی در کسب و کار خود استفاده کنید.کارها را مدیریت کنیدحتی اگر بخش زیادی از کارها را در سازمانتان خودکارسازی کرده باشید، بعضی از کارها هستند که در نهایت باید توسط انسان‌ها انجام شوند. اما انجام کارها توسط افراد همیشه کارآمدی لازم را ندارد و می‌تواند با اشتباهات انسانی، عدم هماهنگی میان کارکنان و یا حتی تاخیر در انجام آنها باعث تحمیل هزینه‌های غیرضروری و مضاعف بر سازمان شما شوند. مدیریت کارها به شما کمک می‌کند از مشکلات مذکور پیشگیری کرده و در هزینه‌‎های سازمانتان صرفه‌جویی کنید. در ادامه به تعدادی از راهکارهایی که می‌توانید با مدیریت کارها در هزینه‌هایتان صرفه‌جویی کنید، می‌پردازیم:کارهای خود را تفویض کنید: یکی از راههای صرفه جویی در هزینه‌ها، تفویض یا برون سپاری کارهاست. در واقع همیشه افرادی وجود دارند که یک کار بخصوص را بهتر و ارزان‌تر از دیگران انجام می‌دهند. اگر این افراد داخل سازمان باشند، کار به آنها تفویض می‌شود. در غیراینصورت، برون‌سپاری انجام می‌شود. از ابزارهای مدیریت کارها استفاده کنید: ابزارهای مدیریت کارها یا وظایف کارکنان، به مدیران امکان می‌دهند تا کارها را برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کرده، افرادی را که باید آنها را انجام دهند مشخص کرده و بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشند. به این ترتیب با افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای مربوط به مدیریت کارها می‌توانند باعث صرفه‌جویی شوند. افزایش روحیه کارکنان: یکی از مهم‎‌ترین راه‌های افزایش بهره‌وری کارها و متعاقباً کاهش هزینه‌های یک سازمان، بهبود روحیه کارکنان است. به عنوان نمونه شما می‌توانید با مشارکت دادن بیشتر کارکنان و دادن اختیار بیشتر به آنها، باعث افزایش روحیه آنها شوید. آموزش نیروها: آموزش نیروی انسانی نقش مهمی در بهره وری کارکنان هر سازمان و متعاقباً کاهش هزینه‌های آن دارد. به همین دلیل مدیران باید بر برگزاری دوره‌های آموزشی ضمن خدمت تمرکز داشته باشند. ایجاد کارگاه‌های آموزشی متنوع و تدریس علوم و مهارت‌های بروز و کاربردی می‌تواند در بهبود سطح کمی و کیفی عملکرد کارکنان موثر باشد.در مصرف کاغذ صرفه جویی کنیدیکی از ساده‌ترین اقلام پرکاربرد در هر سازمان که هزینه زیادی را به کسب و کارها تحمیل می‌کند، کاغذ است. شما می‌توانید با دیجیتالی کردن کارهای سازمانی به اشکال مختلفی کاغذ را از سازمان حذف کرده و هزینه‌های خود را کاهش دهید. در ادامه به تعدادی از این راه‌ها می‎‌پردازیم: دیجیتالی کردن مکاتبات: بخش زیادی از کاغذ مصرفی در سازمان‌ها مربوط به مکاتبات رسمی است. این مساله به ویژه در سازمان‌های دولتی و در امور اداری پررنگ‌تر است. این مکاتبات به 2 دسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند. شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهایی مثل اتوماسیون اداری ، مکاتبات داخلی خود را دیجیتالی کنید. برای مکاتبات خارج از سازمان نیز کافیست تا بجای کاغذ، نامه‌های دیجیتالی خود را با استفاده از پروتکل ECE، ایمیل یا فکس ارسال کنید.استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی: نرم افزارهای سازمانی مختلف به شما کمک می‌کنند که تا کاغذ را از فرآیندهای کاری خود حذف کنید. مثلاً نرم افزارهای مالی، شما را از حجم زیاد اسناد مالی بی‌نیاز می‌کنند. همینطور پرداخت پول با استفاده از کاغذ، هزینه‌های مختلف و بسیار زیادی را به شما تحمیل می‌کند. نرم‌افزارهای مالی همچنین، با دیجیتالی کردن پرداخت‌ها می‌توانند در هزینه‌های مربوط به استفاده از رسیدهای کاغذی صرفه‌جویی کنید. حذف کاغذ از بایگانی اسناد: مدیریت اسناد و مدارک کاغذی، وقت گیر است و هزینه زیادی بر هر سازمانی تحمیل می‌کند. به عبارتی طبقه‌بندی، پرکردن و تکمیل فرم‌ها و اسناد، بایگانی کردن آنها و همچنین جستجوی دستی و پیداکردنشان نیاز به زمان، مکان، نیروی انسانی و حجم بسیار زیادی از کاغذ دارد. استفاده از نرم افزارهای بایگانی دیجیتال، تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی با استفاده از دستگاه‌های اسکنر و نگهداری و بایگانی اسناد به صورت الکترونیکی می‌تواند ضمن حذف مقدار زیادی از مصرف کاغذ، به صرفه‌جویی در فضا و هزینه‌های سازمان شما کمک می‌کند. حذف لوازم تحریر: با دیجیتالی کردن مکاتبات و اسناد و حذف کاغذ می‌توانید تجهیزات و دیگر متعلقات مربوط به استفاده از کاغذ را نیز حذف کرده و در هزینه‌های خود صرفه جویی کنید.حذف کاغذ از اطلاعیه‌های سازمان: با نرم افزارهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر، راهبر سیستم می‌تواند اعلانات سازمانی را در ویجت اعلانات به تمامی کاربران اتوماسیون اداری نشان دهد. به این ترتیب نیازی به استفاده از تابلوی اعلانات فیزیکی و چاپ کاغذی اطلاعیه‌های سازمان برای کارکنان نخواهید داشت.حذف کاغذ از فرم‌های اداری: یکی از پرکاربردترین نوع اسناد در هر سازمان، فرم‌های اداری هستند که معمولاً بصورت کاغذی مورد استفاده قرار می‌گیرند. با استفاده از نرم افزارهای فرم‌ساز و دیجیتالی کردن فرم‌ها، شما می‌توانید استفاده از کاغذ در سازمان خود را تا مقدار زیادی کم کرده و در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Tue, 04 Apr 2023 14:01:46 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%AA%D8%AC%D8%B1%D8%A8%D9%87-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D8%A8%D8%A7-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%81%D8%B1%D8%A7%DA%AF%D8%B3%D8%AA%D8%B1-%D8%A8%D9%87-%D8%B5%D9%88%D8%B1%D8%AA-%D8%AA%D8%B5%D9%88%DB%8C%D8%B1%DB%8C-ajwibltjzkar تجربه کار با اتوماسیون اداری فراگستر (به صورت تصویری)اگر مدیری هستید که به دنبال تسهیل کارها و افزایش بهره‌وری سازمانش است، حتماً به فکر استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری افتادید. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ادعا می‌کنند که با خودکارسازی کارها باعث افزایش سرعت و بهره‌وری سازمان می‌شوند. اما برآورده کردن این وعده نیازمند این است که به راحتی بتوان از آنها استفاده کرد و امکاناتشان بتواند نیازهای شما را برطرف کند. در این مقاله می‌خواهیم تجربه کار خود را با اتوماسیون اداری شرکت فراگستر که یکی از بهترین و کاربرپسندترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است برای شما بیان کنیم و به ویژگی‌های کابرپسند آن بپردازیم.ویژگی‌های کاربرپسند اتوماسیون اداری فراگسترتجربه ما از کار با اتوماسیون فراگستر نشان داد که محبوبیت این سیستم بی‌دلیل نیست و ضمن راحت بودن کار با آن، امکانات بسیار متنوعی هم دارد که نیازهای کاری مختلف را در سازمان شما برطرف می‌کند.اما شاید بپرسید این ویژگی‌ها و امکانات دقیقاً چه هستند؟تعداد امکانات این نرم افزار به قدری زیاد است که در چنین محتوای محدودی جا نخواهد شد. به همین خاطر تنها به برخی از ویژگی‌هایی می‌پردازم که در تجربه شخصی با آنها برخورد داشتیم و باعث راحتی کار با این نرم‌افزار و کاربرپسندی آن می‌شوند:1. سازگاری با انواع مرورگرها و عدم نیاز به انجام تنظیماتخیلی از نرم‌فزارهای اتوماسیون اداری که تحت وب هم هستند، برای استفاده نیاز به تنظیمات خاص از سمت شما به عنوان کاربر نهایی دارند؛ یا اینکه شما را به استفاده از یک مرورگر خاص مانند اینترنت اکسپلورِر (IE) محدود می‌کنند. خوشبختانه اتوماسیون اداری فراگستر چنین محدودیت‌هایی ندارد و برای استفاده از آن نیاز به تنظیمات خاصی از سمت شما نیست و می‌توانید با هر مرورگری اعم از کروم، فایرفاکس و IE از آنها استفاده کنید.2. میزکار شخصی با دسترسی‌های کاملوقتی شروع به استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری می‌کنید، اولین قسمتی که با آن روبرو خواهید شد میزکار است. یک نرم‌افزار کاربرپسند باید بتواند اصلی‌ترین امکاناتش را به شکلی راحت و ساده در اختیار شما قرار بدهد تا مجبور به جستجو در بخش‌های مختلف نرم افزار برای یافتن آنها نباشید.میزکار فراگستر این کار را به خوبی انجام داده و دارای یک منو برای دسترسی سریع به امکانات پرکاربرد آن (مانند کارتابل مکاتبات، پیشخوان جریان کار BPMS و مدیریت مستندات) و تعداد متنوعی ویجت (تقویم کاری، دفترچه یادداشت و ...) است. مزیت بسیار خوب این میز کار این است که شما می‌توانید بخش‌های مختلف آن (اعم از منوها و ویجت‌‌ها) را مطابق سلیقه خود شخصی‌سازی کنید.میزکار شخصی با دسترسی‌های کامل3. کارتابل مکاتبات با امکان دسته‌بندی خودکارسازیکارتابل یا Inbox نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر جاییست که در آن می‌توانید تمامی نامه‌ها، اسناد و فرم‌های دریافتی و ارسالی خود را مدیریت کنید. در این کارتابل شما می‌توانید همه نوع رویداد (مانند جلسات تقویم سازمانی) و اسناد (اعم از نامه، فرم و ...) کاری خود را در یک مکان همراه با جزئیات آنها (شامل موضوع، فرستنده/ارجاع دهنده، شماره نامه/سند، زمان دریافت نامه) مشاهده کرده و به راحتی در میان آنها جستجو کنید. اتوماسیون فراگستر دارای قابلیت تعریف قوانین کارتابل نیز هست که امکان دسته‌بندی خودکار نامه‌ها را مطابق با سلیقه شما فراهم می‌کند.در کارتابل فراگستر شما می‌توانید مستقیماً از فهرست نامه‌ها، آنها را ارجاع یا پاسخ داده و یا بایگانی کنید. همچنین امکان تفویض بخشی از کارتابل کاربر به کاربران دیگر وجود دارد.4. تنظیمات متنوع برای ارجاع نامه‌ها و ارجاع سریعاگر زیاد با نامه‌های اداری سر و کار دارید، حتماً می‌دانید که بیشتر آنها پس از پاسخ دادن ارجاع می‌شوند. اتوماسیون اداری فراگستر به شما اجازه می‌دهد با تعریف ارجاع سریع (با تعیین گیرنده و متن ارجاع)، تنها با چند کلیک پاسخ نامه‌های روتین خود را بدهید و سرعت و بهره وری کار خود را به مراتب افزایش دهید. شما حتی می‌توانید ارجاع خود را به صورت محرمانه برای گیرندگان آن ارسال کرده و برای آنها مهلت پاسخ تعیین کنید.از قابلیت‌های دیگر ارجاع در اتوماسیون اداری فراگستر این است که قابلیت ارسال پیام صوتی در ارجاع، فایل در ارجاع، تعیین اولویت ارجاع، استفاده از متن‌های آماده پیش فرض برای ارجاع و .... را دارید.تنظیمات متنوع برای ارجاع نامه‌ها و ارجاع سریع5. تبدیل گفتار به متناگر یک تایپیست حرفه‌ای نباشید، احتمالاً سرعت تایپ بالایی هم ندارید و اگر قرار باشد هر روز تعداد زیادی نامه یا پاسخ به نامه‌ها را تایپ کنید، کار با نرم افزارهای اتوماسیون اداری، کارایی و راحتی لازم را برای شما نخواهد داشت. اتوماسیون فراگستر با داشتن قابلیت تبدیل گفتار به متن این مشکل را حل می‌کند. بطوری که کافیست تا متن مورد نظر خود را در میکروفون کامپیوتر بخوانید و فراگستر برای شما با سرعت و دقت بالا تایپ می‌کند.6. استفاده از قالب‌های آماده متنوعنامه‌ها، فرم‌ها و اسناد سازمانی انواع مختلفی دارند و بسته به محتوای آنها ممکن است نیاز داشته باشید تا از یک نوع قالب خاص برای نگارش آنها استفاده کنید. از ویژگی‌های کاربرپسند اتوماسیون اداری فراگستر این است که انواع قالب‌ها (از جمله قالب وب، قالب Word مایکروسافت، قالب قلم نوری، قالب دریافت فایل، قالب فرم و قالب سند) را ارائه می‌کند تا بتوانید نامه‌ها، فرم‌ها و اسنادتان را به هر شکلی که دوست دارید تهیه کنید.شما همچنین می‌توانید قالب‌هایی مثل قالب درخواست مرخصی را با ساختاری مشخص طراحی کرده و به صورت آماده‌شده در سیستم در اختیار کاربران قرار دهید. با استفاده از این قالب‌ها شما می‌توانید بدون نیاز به نگارش موضوع، مخاطب، امضاء و حتی در مواردی بخش قابل توجهی از بدنه نامه، تنها اطلاعات مربوط به خود را بنویسید و به سرعت کارهای روتین اداری‌تان را انجام دهید. به این ترتیب، در زمان شما صرفه‌جویی شده و نیاز به دوباره‌نویسی متن‌های تکراری نخواهید داشت.7. چت سازمانیاگر بخواهید با همکارانتان چت کنید یا پیامی برای آنها بفرستید، معمولاً ناچار خواهید بود از ابزارهایی مثل واتساپ و تلگرام استفاده کنید. اما این کار نه تنها باعث چند تکه شدن و پیچیدگی بیشتر ارتباطات سازمانی شما می‌شود، بلکه امنیت و پایداری لازم را هم ندارد و مثلاً ممکن است دسترسی شما به آن قطع شود.اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم پیام رسان سازمانی به شما اجازه می‌دهد در همان محیطی که نامه‌ها و کارهای اداری خود را پیگیری می‌کنید، بتوانید با همکاران خود را نیز چت کنید. به علاوه، چون این ابزار بومی و در اختیار سازمان شماست، نه قطعی دارد و نه مسدود می‌شود!چت سازمانی8. تسهیل مدیریت و پیگیری کارهاحتی وقتی از سیستم‌های کامپیوتری استفاده می‌کنید، وظایف و کارهایی که باید انجام شوند معمولاً پراکنده هستند و این باعث کند شدن و مشکل شدن پیگیری آنها می‌شود. اتوماسیون اداری فراگستر دارای چندین ابزار برای پیگیری بهتر کارهاست.از جمله دارای یک فهرست انجام کار برای فعالیت‌هاییست که برای انجام آنها یادآوری تعیین می‌کنید. این نرم افزار یک فهرست پیگیری برای نامه‌هایی که شما آنها را مهم تشخیص دهید و یک فهرست اقدام برای نامه‌هایی که باید اقدامی برای آنها توسط شما یا گیرنده انجام شود نیز دارد.9. تقویم جلساتآیا تا به حال برای شما هم پیش آمده که جلسه‌ای را فراموش کنید یا برنامه‌ریزی جلسات برای شما به یک چالش تبدیل شود؟ اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه یک تقویم سازمانی به شما امکان می‌دهد تا رویدادهای کاری خود را در آن ثبت کرده و ضمن تعیین کردن شرکت‌کنندگان در آن، برای خود و آنها یادآوری تنظیم کنید. سپس سیستم به صورت خودکار به شما و سایر شرکت‌کنندگان یادآوری می‌کند و نیازی به یادآوری توسط منشی هم نخواهید داشت.تقویم جلسات10. ارسال فایلبرای انجام وظایف روزانه در سازمان خود معمولاً باید بتوانید فایل‌های مختلف را با همکاران خود تبادل کنید. برای اینکار ممکن است ناچار به استفاده از نرم‌افزارهایی تلگرام یا ایمیل شوید و یا مجبور باشید از طریق شبکه داخلی سازمان آنها را به اشتراک بگذارید. همه این راه‌ها ناکارآمد و پراکنده هستند. اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن قابلیت ارسال فایل به شما امکان می‌دهد تا بدون دردسر و از داخل محیط کاربری اتوماسیون، فایل‌های مورد نظر خود را برای همکارانتان ارسال کنید.11. فرم های آماده پیشخوان خدماتفرم‌های اداری از اسناد رایج در هر سازمان هستند که طراحی آنها از صفر، کاری زمان‌بر است. اتوماسیون اداری فراگستر فرم‌های رایج در سازمان (مانند فرم مرخصی، فرم درخواست کالا و ...) را به صورت از پیش‌آماده‌شده با پیشخوان خدمت در اختیار شما قرار می‌دهد. به این ترتیب راهبر سیستم یا هر یک از کارکنان ناچار به طراحی آنها از صفر نخواهند بود و می‌توانند تنها با چند کلیک فرم‌های روتین مورد نظر خود را استفاده کنند.12. نسخه موبایلشاید برای شما هم پیش آمده باشد که خارج از محل کار خود باشید، اما باید به برخی از کارها رسیدگی کنید. اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه نسخه موبایل تحت وب به شما امکان می‎دهد که از هر نقطه جغرافیایی که هستید بتوانید به راحتی مکاتبات و کارهای خود را پیگیری کنید. این مساله باعث می‌شود تا هیچ کاری متوقف نشود و سازمان شما به راحتی فعالیت‌های خود را انجام دهد. نسخه موبایل13. سرعت بالای نرم افزاراگر نرم افزار اتوماسیونی که استفاده می‌کنید، کند باشد، فایده و بهره زیادی از آن نخواهید برد. طبق تجربه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در کسب و کارهای مختلف، چنین مواردی در مورد سرعت بالای آن ثابت شده است:پشتیبانی از تعداد توسط بالای کاربران بصورت هم‌زمان و بدون افت سرعتبازدهی بالا نسبت به سخت افزارهای مورد استفادهحفظ سرعت نرم‌افزار پس از استفاده طولانی و کند نشدن با افزایش حجم پایگاه داده آنتوانایی برقراری با نقاط مختلف جغرافیایی بدون افت سرعت14. رابط کاربری (UI) ساده و مدرن و کاربری آساناگر با نرم افزاری برای شما مشکل باشید، نخواهید توانست آن را به خوبی در سازمان پیاده‌سازی کرده و از آن بهره‌برداری کنید. به همین خاطر، نرم‌افزار اتوماسیون اداری مورد انتخاب شما باید رابط کاربری مناسبی داشته باشد. اتوماسیون اداری فراگستر یک رابط کاربری یا UI کاربرپسند دارد که خیلی از کاربران برای استفاده روزمره از آن حتی نیاز به آموزش هم ندارند. برخی از نقاط قوت مربوط به UI اتوماسیون فراگستر عبارتند از:- استاندارد، مدرن و ساده بودن- Responsive بودن و توانایی نمایش در صفحات با اندازه‌های متفاوت- استفاده از فونت‌های مناسب و قابلیت تغییر رنگ‌بندی، فونت و تم مطابق با سلیقه شماعلاوه بر UI مناسب، برخی از ویژگی‌های دیگری که باعث تسهیل کاربری اتوماسیون اداری فراگستر می‌شود؛ عبارتند از:- ساده بودن مراحل نصب نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر- قابلیت بهره‌برداری از اتوماسیون اداری فراگستر بدون نیاز به استفاده از سایر نرم‌افزارها- قابلیت تشخیص خطاهای نرم‌افزار و گزارش‌دهی از آنها- امکان یکپارچه شدن اتوماسیون اداری فراگستر با سایر نرم‌افزارها15. پشتیانی قویدر آخر باید بگوییم که کیفیت تجربه کاربری شما با یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در گرو پشتیبانی مناسب آن است و فراگستر در این زمینه عملکرد عالی دارد. پشتیبانی اتوماسیون اداری فراگستر به طرق مختلف (تلفنی، ریموت، حضوری و یا تیکتینگ) و حتی در خارج از ساعات اداری (از طریق تیکتینگ) در دسترس شما خواهد بود.جمع بندیامکانات اتوماسیون اداری فراگستر به مواردی که در این مقاله خواندید، محدود نمی‌شود. این نرم افزار امکانات و ماژول‌های متنوع دیگری نیز دارد که می‌تواند کاربری آن را تسهیل کرده و نیازهای شما را رفع کند. برای مشاهده تمام قابلیت های این سیستم می توانید از این لینک بازدید کنید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Sat, 04 Mar 2023 11:13:36 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D8%A8%D8%A7-%D9%87%D9%88%D8%B4%D9%85%D9%86%D8%AF%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D8%AE%D9%88%D8%AF-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%AE%D8%B1%D8%AF-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%B1%D8%A7-%D8%A8%D9%87-%D8%AD%D8%AF%D8%A7%D9%82%D9%84-%D8%A8%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D9%86%DB%8C%D8%AF-fnonconk94gu با هوشمندسازی کسب و کار خود، کارهای خرد اداری را به حداقل برسانیدوقتی صحبت از هوشمندسازی کسب و کار می‌شود، بسیاری از افراد یاد مفهوم هوش تجاری (BI) و استفاده از تحلیل‌های آن می‌افتند. اما در واقع هوشمندسازی کسب و کار مفهوم وسیع تری دارد که شامل استفاده از انواع تکنولوژی‌ها برای حذف کارهای غیرضروری، بهبود عملکرد و تصمیم‌گیری سازمان و افزایش توان رقابتی آن می‌شود. اگر می‌خواهید با راه‌های هوشمندسازی کسب و کارتان آشنا شوید، با ما همراه باشید.منظور از سازمان هوشمند چیست؟هوشمندسازی یک کسب و کار، چیزهای زیادی را به ذهن افراد متبادر می‌کند. شاید بسیاری از افراد به یاد کسب و کارهایی بیفتند که از آخرین فناوری‌های روز استفاده می‌کنند. برخی هم ممکن است به یاد کسب و کارهای مترقی و پیشرفته یا به یاد کسب و کارهایی که فرآیندهای کاریشان را خودکارسازی کرده‌اند، بیفتند. اما هوشمندسازی کسب و کار به استفاده از یک تکنولوژی خاص محدود نمی‌شود. در واقع تکنولوژی و فناوری تنها ابزارهایی برای توسعه توانمندی‌های یک سازمان و کارکنان آن و عمیق‌تر کردن ارتباطات آنها، افزایش خلاقیت و مشارکت آنها و درگیرتر آنها در کار است.شاید بپرسید، پس کسب و کارهای هوشمند، دقیقاً کدامند؟ وقتی در مورد کسب و کارهای هوشمند صحبت می‌کنیم، منظور این نوع کسب و کارهاست:"یک کسب و کار هوشمند، سازمانی است که از تکنولوژی‌ها و راهکارهای پیشرفته فناوری اطلاعات در تمامی ابعاد کسب و کار خود استفاده می‌کند و با استفاده از آنها به بهبود عملکرد و توان رقابتی خود می‌پردازد."برخی از کسب و کارها از فناوری به گونه‌ای استفاده می‌کنند که آنها را جایگزین انسان‌ها می‌کنند. اما یک کسب و کار هوشمند از تکنولوژی برای ارتقای عملکرد کارکنان خود استفاده می‌کند تا از پتانسیل آن‌ها حداکثر بهره را ببرد. این کسب و کارها با استفاده از تکنولوژی سیستم‌هایی را ایجاد می‌کنند که می‌تواند کارهای اداری خرد را به حداقل رسانده و عملکرد کارکنان و سازمان را بهبود ببخشد و ارزش بیشتری را برای سازمان خلق کند.هوشمندسازی کسب و کار به ویژه مناسب سازمان‌هایی است که به دنبال رشد بیشتر و سریع تر هستند. تکنولوژی‌های هوشمند به این کسب و کارها کمک می‌کند تا شرایطی را فراهم کنند که رشد آنها را تسهیل و تسریع می‌کند. سرعت رشد شرکت‌های هوشمند بسیار بیشتر از رقباست زیرا هوشمندسازی کسب و کار باعث آزاد کردن زمان نیروی انسانی می‌شود. به گونه‌ای که می‌توان کارهای مهم‌تری را که نیازمند خلاقیت است به این نیروها سپرد. در نتیجه یک کسب و کار هوشمند، منعطف، مشتری محور و رشدپذیرتر از سایر رقبا می‌شوند.راهکارهای هوشمندسازی کسب و کار کدام اند؟در ادامه به معرفی راهکارهایی می پردازیم که با استفاده از آنها می‌توانید کسب و کار خود را هوشمندسازی کنید.اتوماسیون اداری و کسب و کار:منظور از استفاده از اتوماسیون کسب و کار یا اتوماسیون اداری، استفاده از راهکارهایی است که به کسب و کارها امکان می‌دهد تا امور اداری را در واحدهای مختلفشان، خودکارسازی کنند. نرم افزار اتوماسیون اداری ، نقش مهمی در هوشمندسازی کسب و کار شما دارد. زیرا این فناوری به شما امکان می‌دهد تا کارها و فرآیندهای کاری مختلف سازمان خود را استانداردسازی، خودکارسازی و بهینه‌سازی کنید. نرم افزارهای اتوماسیون، همچنین، نقش مهمی در جمع آوری داده‌ها در سازمان و متعاقباً هوشمندتر کردن تصمیمات مدیران می‌شوند. از این رو می‌توان اتوماسیون اداری را به عنوان یکی از پایه‌های هوشمندسازی یک کسب و کار نیز برشمرد. زیرا علاوه بر خودکارسازی کارها و حذف کارهای اداری خرد، با جمع‌آوری داده‌ها می‌تواند به اشکال متعددی به هوشمندسازی کسب و کار شما کمک می‌کند.داده‌ها:کسب و کارهای هوشمند، سازمان‌هایی هستند که از داده‌ها برای یافتن و استخراج اطلاعاتی که به حذف کارهای زاید و بهبود فرآیندها کمک می‌کند، استفاده می‌کنند. به عنوان نمونه، سازمان‌های موفق از داده‌هایی که از مشتریان جمع‌آوری می‌کنند استفاده می‌کنند تا آن‌ها را از کانال‌های ارتباطی متعدد دنبال کرده و پیام‌های شخصی‌سازی شده را با هدف جلب توجه آنها برایشان ارسال کنند. آنها همچنین از داده‌ها برای تنظیم برنامه‌های استراتژیک کسب و کار استفاده می‌کنند.کارایی و سودمندی این برنامه‌های استراتژیک، آینده سازمان و نحوه عملکرد آن را در میان چالش‌ها و رقابت‌های بازار مشخص می‌کند. اهمیت داده‌ها از آنجایی بیشتر می‎شود که بدانید استفاده از اطلاعات با کیفیت پایین می‎تواند تأثیر منفی نیز داشته و برای کسب و کار شما تهدید کننده باشد. در واقع، استفاده از داده‌های بد، سالانه هزینه‌ها و ضررهای زیادی را به کسب و کارها تحمیل می‌کند. بنابراین، داده‌هایی که استفاده می‌کنید باید بی‌عیب و نقص باشند و باید توسط هوش مصنوعی قابل استفاده باشند.اینترنت اشیا:اینترنت اشیا، یکی از فناوری‌های جدیدی است که می‌تواند عملکرد سازمان‌ها را هوشمندتر و بهینه‌تر کند. اینترنت اشیا با استفاده از حسگرهای مختلف، اطلاعات را از محیط جمع‌آوری کرده و تجزیه و تحلیل و ذخیره می‌کند. این فناوری همچنین به شما امکان می‌دهد بسیاری از فرآیندهایی را که شامل استفاده از ابزارآلات الکترونیکی هستند، خودکارسازی و هوشمند کنید. اینترنت اشیا به مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و بهینه‌سازی آنها نیز کمک می کند. به طوری که انتظار می‌رود طی سالها و دهه‌های آینده، تولید صنعتی و نحوه عملکرد آن در بسیاری از صنایع دچار تغییر و تحول شود.هوش تجاری و ابرداده:سازمان‌های موفق از ابرداده‌ها و تجزیه و تحلیل‌های هوش تجاری برای حذف کارهای زائد، بهینه‌سازی فعالیت‌های خود و اخذ تصمیمات بهتر استفاده می‌کنند. ابرداده ها نقش مهمی در تحول دیجیتال ایفا می‌کنند و سازمان های هوشمند با استفاده از راهکارهای هوش تجاری، این داده ها را به بینشی تبدیل می‌کنند که توانایی های رقابتی آنها را افزایش دهد.هوش مصنوعی:هوش مصنوعی (AI) یک فناوری است که مشابه ذهن انسان‌ها فکر و عمل کرده و در چهارچوبی خاص استدلال می‌کند. استفاده از هوش مصنوعی برای درک بهتر نیازهای مشتریان، کارایی را به شدت افزایش و کارهای تکراری، خرد و زائد را کاهش می‌دهد. هوش مصنوعی همچنین، توانایی‌های سازمان‌ها و افراد را بیشتر می‌کند و به ما اجازه می‌دهد تا کارهای بسیار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهیم. تمامی این موارد باعث هوشمندسازی بیشتر سازمان و افزایش بهره‌وری آن می‌شود.کلام آخردر این مطلب با تعدادی از راهکارهای هوشمندسازی کسب و کارها آشنا شدید. البته باید توجه داشته باشید که صرف استفاده از این راهکارها برای هوشمندسازی کسب و کار شما کافی نیست. یک کسب و کار برای هوشمندسازی علاوه بر فناوری‌های مذکور باید دانش فنی، نیروهای متخصص و فرآیندهای کسب و کار خود را نیز با این فناوری‌ها وفق دهد. به علاوه شما باید فرهنگ سازمانی خود را به سمت پذیرش هر چه بیشتر این فناوری و تحول دیجیتال سوق دهید. نرم افزارهای اتوماسیون مانند اتوماسیون کسب و کار شرکت فراگستر یکی از بهترین راهکارهایی هستند که می‌توانید برای شروع هوشمندسازی کسب و کار خود از آنها استفاده کنید. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Wed, 22 Feb 2023 08:55:41 +0330 https://virgool.io/@myfaragostar/%D9%85%D9%87%D9%85-%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D9%85%D8%B9%DB%8C%D8%A7%D8%B1%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%AE%D8%B1%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-hjczyhgw3hah مهم ترین معیارهای خرید اتوماسیون اداری چیست؟ استفاده از اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای سازمانی به امری رایج در کسب و کارهای مختلف تبدیل شده‌اند اما با این حال همه این نرم‌افزارها مثل هم نبوده و برخی از آنها بهتر از بقیه هستند. به همین خاطر مدیران کسب و کار به دنبال معیارهایی هستند که بتوانند بهترین اتوماسیون اداری را بخرند.در این مقاله ابتدا به معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری و ویژگی‌های اساسی آن پرداخته و سپس مهم ترین معیارهای خرید اتوماسیون اداری را به شما معرفی می‌کنیم.اتوماسیون اداری چیست؟کارکنان واحدهای اداری هر سازمان، اغلب برای انجام وظایف خود نیاز به مکاتبه و نامه نگاری دارند. علت آن نیز این است که ماهیت کارها در یک سازمان رسمی است. بنابراین حفظ سوابق ارتباطات و قابلیت استناد به آنها اهمیت زیادی دارد و تمامی اعضای ملزم به نگارش کتبی درخواست‌ها و پیام‌های رسمی خود هستند. این موضوه به ویژه در ارتباطات بین سازمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاریست که به شما امکان می‌‎دهد تا نگارش، ثبت، ذخیره‌سازی، به گردش انداختن و حتی امضای اسناد، فرم‌ها و نامه‌های اداری خود را دیجیتالی و خودکارسازی کنید. این نرم‌افزارها ضمن داشتن قابلیت ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره، فرآیندها و وظایف کاری واحدهای دبیرخانه را نیز برای شما دیجیتالی و خودکارسازی می‌کنند. البته امکانات و قابلیت‌هایی که برای انجام این وظایف در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری گنجانده می‌شود می‌تواند متفاوت باشد.از سوی دیگر، مواردی که ذکر شد، تنها قابلیت‌های پایه یک نرم افزار اتوماسیون اداری هستند. بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری آنهایی هستند که امکانات متنوع دیگری را نیر در اختیار شما قرار می‌دهند و معیارهای لازم برای یک نرم افزار اتوماسیون خوب را دارند.در ادامه ضمن معرفی امکانات و ویژگی‌های پایه یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، به معرفی مهم‌ترین معیارهای خرید آن خواهیم پرداخت.یک نرم افزار اتوماسیون اداری پایه باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟یک نرم افزار اتوماسیون اداری پایه باید امکاناتی داشته باشد که بتواند سرعت و دقت مکاتبات سازمان شما را بهبود بخشیده و ضمن کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های سازمان شما، مدیریت مکاتبات را نیز برای شما تسهیل کند. برای دستیابی به اهداف فوق، برخی امکانات و قابلیت‌های پایه‌ای در هر نرم افزار مکاتبات اداری وجود دارد. این امکانات را می‌توان به 2 دسته تقسیم کرد:1. امکانات مربوط به کارتابل مکاتبات.2. امکانات مربوط به دبیرخانه و ثبت مکاتبات.امکانات کارتابل مکاتباتامکانات مربوط به ایجاد، به گردش انداختن و مدیریت نامه‌ها، اسناد و فرم‌های اداری از قسمتی به نام کارتابل در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. در واقع کارتابل اتوماسیون اداری همان Inbox است که حتماً نمونه آن را در سرویس‌ها و نرم افزارهای ایمیل مشاهده کرده‌اید. کارتابل اتوماسیون اداری جاییست که می‌توانید فهرستی از نامه‌ها، اسناد و فرم‌هایی که به گردش انداخته‌اید مشاهده کرده و آنها را مدیریت کنید. برخی از امکانات پایه در یک کارتابل اتوماسیون اداری عبارتند از:امکان نگارش نامه‌ها در قالب‌های مختلفامکان ذخیره نامه‌ها به صورت پیش‌نویس برای ارسال آنها پس از تایید یا در زمان دیگرقابلیت شخصی‌سازی کارتابل و دسته بندی نامه‌ها برای هر یک از کاربران به صورت اختصاصیامکان پیوست فایل‌ها و اسناد مختلف به نامهامکان ارسال رونوشت از نامه‌هاامکان مشاهده تاریخچه یک نامه و ارجاعات و اقدامات صورت گرفته روی آنامکان مشاهده و پیگیری مسیر گردش نامه‌هاقابلیت جستجوی نامه‌ها بر مبنای موضوع و تگ‌های مختلفدبیرخانه و ثبت مکاتباتبا توجه به ضرورت ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های رسمی در هر سازمان، نرم افزارهای اتوماسیون اداری دارای زیرسیستمی به نام دبیرخانه هستند. این زیرسیستم با ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره به شما امکان می‌دهد بتوانید وضعیت نامه‌های ارسالی را پیگیری کرده و نامه‌های وارده را برای اقدام به افراد مربوطه تحویل دهید. برخی از امکانات پایه برای زیرسیستم دبیرخانه عبارتند از:قابلیت ثبت خودکار نامه‌هاقابلیت تعریف فرمت شماره‌گذاری نامه‌هاقابلیت تعریف دبیرخانه‌های مختلف برای واحدهای مختلف یک سازمانامکان ثبت نامه‌های کاغذی پس از اسکن و تبدیل آنها به نسخه دیجیتالیقابلیت پیگیری وضعیت نامه‌های ارسالی سازمانقابلیت ثبت بسته‌های مکاتباتی دریافتی یا ارسالیمهم ترین معیارهای خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟همانطور که گفتیم هر نرم افزار اتوماسیون اداری پایه، باید دارای حداقل ویژگی‌ها و امکاناتی باشد. با این حال انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری امکانات و ویژگی‌های متفاوتی دارند که انتخاب از میان آنها را برای مدیران دشوار می‌کند. در این قسمت به معرفی 5 معیاری می‌پردازیم که با استفاده از آنها می‌توانید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را برای رفع نیازهای خود انتخاب و خریداری کنید.انتخاب اتوماسیون اداری بر اساس ماژول‌های آنهمانطور که پیشتر گفتیم، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری خوب، علاوه بر قابلیت‌های پایه‌ای که ذکر شد، امکانات بسیار متعدد و متنوعی دارند. بخش عمده این امکانات مربوط به ماژول‌های متنوعی هستند که می‌توانند به این سیستم‌ها اضافه و قابلیت‌های جدیدی را در اختیار کاربران قرار دهند.ماژول ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیکگاهی اوقات ممکن است کارکنان نیاز داشته باشند تا برای دسترسی به برخی مخاطبین، نامه‎های خود را از طریق فکس یا پست الکترونیک ارسال کنند. ماژول‌هایی مانند زیرسیستم ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک اتوماسیون اداری فراگستر به کاربران امکان می‌دهد تا بدون استفاده از یک نرم‌‌افزار ایمیل یا دستگاه فکس بتوانند نامه‌های خود را از بصورت ایمیل یا فکس ارسال کنند.ماژول جست‌وجوی هوشمند و معناییسیستم‌های جستجو در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به طور معمول مبتنی بر SQL هستند. زمانی که داده‌ها و اطلاعات سازمان شما زیاد می‎‌شود، استفاده از این سیستم جستجو، کارایی خود را از دست می‌دهد و می‌تواند بسیار کند و زمان‌بر باشد. ماژول‌های جستجوی معنایی یا Semantic Search، مانند زیرسیستم جستجوی بهجو در اتوماسیون اداری فراگستر، عملکردی بسیار سریع‌تر و مشابه سیستم جستجوی مورد استفاده در موتور جستجوی گوگل دارند. با استفاده از این ابزارها، جستجو توسط کاربران با سرعت و دقتی به مراتب بیشتر انجام می‌شود و این نرم افزارها حتی توانایی تشخیص خطاهای جستجو را نیز دارند.ماژول تبدیل تصویر به متن OCRبسیاری از اسنادی که به طور معمول در سیستم‌های اتوماسیون اداری به گردش درمی‌آیند، اسکن اسناد و گاهی نامه‌های کاغذی بوده و از جنس کاغذ هستند. در این حالت کاربران اتوماسیون نمی‌توانند در داخل محتوای متنی آنها جستجو کنند و این می‌تواند یافتن برخی اسناد را بسیار طولانی‌تر کند. نرم افزارهای OCR مانند زیرسیستم تبدیل تصویر به متن اتوماسیون اداری فراگستر با تبدیل متون داخل این تصاویر به فایل‌های متنی کامپیوتری به کاربران امکان می‌دهد در محتوای تمامی اسناد سازمان جستجو کنند.ماژول گفتار به متنبخش زیادی از زمانی که کارکنان یک سازمان برای نامه‌نگاری با استفاده از اتوماسیون اداری صرف می‌کنند، مربوط به تایپ کردن نامه‌هاست. با استفاده از نرم افزارهایی مانند ماژول گفتار به متن اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید پیام مورد نظر خود را در یک میکروفون بخوانید و نسخه متنی آن توسط کامپیوتر نوشته می‌شود. به این صورت به میزان زیادی در زمان صرفه جویی می‌شود.ماژول مکاتبات محرمانهگاهی سازمان‌‎ها برای حفاظت از اطلاعات حساس خود، نیاز به محرمانگی مکاتبات و خارج کردن آن از دسترس افراد دارند؛ اما نامه‌های دیجیتالی امکان مهر و موم فیزیکی ندارند. نرم افزارهایی مانند ماژول مکاتبات محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر به شما امکان می‌دهند تا اسناد دیجیتالی سازمانی را از نظر میزان محرمانگی طبقه‌بندی کنید و دسترسی کاربران به آنها را محدود کنید. ماژول اپلیکیشن موبایلخیلی وقت‌ها کارکنان خارج از محل کار بوده و به کامپیوتر دسترسی ندارند. ماژول اپلیکیشن موبایل به آنها امکان می‌دهد تا بتوانند در هر جایی که هستند تنها با استفاده از تلفن هوشمند خود، به سامانه اتوماسیون متصل شده و کارهای خود را انجام داده و مکاتباتشان را پیگیری کنند.ماژول فرم سازیکی از انواع مکاتبات رایج در سازمان‌ها، درخواست‌های روتین با استفاده از فرم‌های اداری است. یک نرم افزار مکاتبات خوب، باید یک زیرسیستم فرم‌ساز داشته باشد که با استفاده از آن کاربران بتوانند به راحتی فرم‌های دیجیتالی مورد نیاز خود را طراحی کرده و در سازمان به گردش بیندازند.ماژول بایگانی اسنادبسیاری از مکاتباتی که در هر سازمان جریان دارد باید برای قابل دسترس بودن در آینده، ذخیره شوند. به مرور زمان، تعداد این مستندات افزایش پیدا کرده و آرشیو و بایگانی آن‌ها مشکل‌تر می‌شود. ماژول بایگانی اسناد به شما امکان می‌دهد تا ضمن دسته‌بندی این اسناد، بتوانید جستجو و بازیابی آنها را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید.انتخاب اتوماسیون اداری بر اساس رابط کاربری آنیکی دیگر از ویژگی‌ها و معیارهای مهمی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید به آن دقت کنید داشتن یک رابط کاربری یا UI کاربرپسند است. منظور از کاربرپسندی این است که یادگیری و کار با رابط کاربری نرم‌افزار مورد نظر برای کاربران راحت باشد. برخی از ویژگی‌هایی که نشان دهنده کاربرپسندی یک نرم افزار هستند، عبارتند از:1. ساده بودن مراحل نصب نرم‌افزار2. دریافت بروزرسانی‌های مداوم از سوی شرکت تهیه کننده نرم‌افزار3. قابلیت بهره برداری از اتوماسیون بدون نیاز به استفاده از سایر نرم افزارها4. قابلیت تشخیص خطاهای نرم افزار و گزارش‌دهی از آنها5. امکان یکپارچه شدن با سایر نرم افزارها6. داشتن یک رابط کاربری استاندارد، مدرن و ساده7. Responsive بودن نرم افزار و توانایی نمایش در صفحات با اندازه‌های متفاوت8. استفاده از فونت‌های مناسب و قابلیت تغییر رنگ‌بندی و تم مطابق با سلیقه کاربران9. طراحی شده بر اساس تجربه کاربری (UX)انتخاب اتوماسیون اداری بر اساس میزان سرعت آنیکی از فواید اصلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری، افزایش سرعت انجام کارها در سازمان است. این امر مستلزم این است که خود نرم‌افزار نیز سرعت اجرای خوبی داشته باشد وگرنه امکان بهره برداری حداکثری از آن مهیا نخواهد بود. برخی از ویژگی‌هایی که نشان دهنده سرعت مناسب یک نرم افزار اتوماسیون اداری است عبارتند از:توانایی استفاده تعداد بالای کاربران بصورت هم‌زمان و بدون افت سرعتتوانایی برقراری ارتباط میان شعبه های مختلف و کاربران سازمان در نقاط مختلف جغرافیایی بدون افت سرعتحفظ چابکی نرم افزار پس از استفاده طولانی و کند نشدن در صورت افزایش حجم پایگاه داده آنتوانایی پاسخ به نیاز سازمان‌های بزرگی که تعداد کاربران بالایی دارندبهره گیری از جستجوی معنایی یا Semantic Searchبازدهی بالا نسبت به سخت افزارهای مورد استفادهانتخاب اتوماسیون اداری بر اساس کیفیت خدمات پس از فروش آنکیفیت خدمات پس از فروش باید یکی از معیارهای اصلی شما در هنگام خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری باشد. زیرا بدون این خدمات، رفع مشکلات احتمالی کار با نرم افزار اتوماسیون و بهره برداری آسان از آن ممکن نخواهد بود. برخی از ویژگی‌هایی که نشان دهنده قوی بودن خدمات پس از فروش یک نرم افزار اتوماسیون اداری است عبارتند از:بسیاری از مشکلاتی که در استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون برای کسب و کارها به وجود می‌آید، در خارج از ساعت اداری یا در روزهای غیرکاری اتفاق می‌افتد. بنابراین نرم افزار مورد نظر شما باید پشتیبانی 24 ساعته داشته باشد.مشتریان و سازمان‌های بهره بردار از نرم افزارهای اتوماسیون اداری ممکن است در شرایط مختلف، نیاز داشته باشند تا خدمات پشتیبانی خود را به اشکال متفاوتی دریافت کنند. به همین دلیل پشتیبانی از یک نرم افزار خوب باید به اشکال مختلفی مانند تلفنی، ریموت (از راه دور)، از طریق تیکتینگ و یا با ارسال حضوری کارشناس ارائه شود.داشتن گارانتی با مدت مناسب (مثلاً یک ساله) یکی از ضروریات اصلی برای داشتن خدمات پس از فروش با کیفیت است. زیرا در بسیاری از محصولات، خرابی‌ها و اشکالات در ابتدای استفاده از آنها اتفاق می‌افتند.یکی از مراحل اصلی بهره‌برداری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، پیاده‌سازی آنها در سازمان مشتری و آموزش راهبری آن به مدیران و کارشناسان سازمان است. بنابراین داشتن خدمات پس از فروش خوب مستلزم پیاده سازی مناسب نرم افزار از سوی مشتری و ارائه آموزش‌های آن است.ارائه خدمات پس از فروش مناسب به مشتریان نرم افزارهای اتوماسیون اداری مستلزم این است که شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار، همواره در دسترس مشتریان باشد. یعنی باید سازوکاری مانند یک پورتال اینترنتی داشته باشد که مشتریان حتی در خارج از ساعات اداری بتوانند با شرکت ارتباط برقرار کنند.انتخاب اتوماسیون اداری بر اساس قیمت آندر نهایت، آخرین و بدیهی‌ترین معیاری که باید برای خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری در نظر داشته باشید، مناسب بودن قیمت آن نسبت به امکاناتی است که ارائه می‌دهد. قیمت نرم افزارهای اتوماسیون اداری معمولاً به تعداد کاربرانی که قرار است از آن استفاده کنند و به زیرسیستم‌های نرم افزاری مورد استفاده در آن بستگی دارد. همچنین، هزینه‌هایی مانند هزینه سخت افزار مورد نیاز، هزینه آموزش، هزینه استقرار و هزینه پشتیبانی را نیز باید در محاسبات قیمت خود در نظر بگیرید.سخن پایانیمدیرانی که به دنبال خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری هستند با محصولات و گزینه‌های متعدد و متنوعی روبرو خواهند شد. اگر هنگام انتخاب یکی از این گزینه‌ها از معیارهای صحیحی استفاده نکنند نمی‌توانند محصولی را انتخاب کنند که نیازهای آنها را برطرف کند و در نتیجه دچار زیان مالی خواهند شد.نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که تمامی معیارهایی که در این مقاله ذکر شد را دارا می‌باشد. داشتن رابط کاربری ساده و کاربرپسند، سرعت بالا، ماژول‌های متنوع، به‌روزرسانی‌های مداوم و پشتیبانی قوی، تنها برخی از دلایل محبوبیت نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر در ایران است. faragostar فراگستر faragostar فراگستر Mon, 30 Jan 2023 08:37:32 +0330