چجوری ارباب زمانمون بشیم؟

همیشه در مورد مدیریت زمان زیاد نوشته‌ن و زیاد گفته‌ن. یک چیزی درون خودمون هم همیشه قلقلکمون می‌ده که از زمانمون بهتر استفاده کنیم، ولی هر دفعه برنامه زمان‌بندی که نوشتیم به شکست منجر شه، بیخیال کل داستان می‌شیم و به روتین عادی زندگی‌مون ادامه می‌دیم و ترجیح می‌دیم نَفْسِ شنگول درونمون رو آزاد بذاریم تا هر کاری دلش خواست انجام بده!

مدیریت زمان در واقع یکسری مهارته که با تمرین به دست میاد. کسایی که من رو می‌شناسن می‌دونن که چقدر روی برنامه‌ریزی و نظم وسواس دارم و به قولی فریک این جریاناتم. توی این چند سالی که روی برنامه‌ریزی رویدادهای تداکس‌تهران کار کردم و مدیر اجرایی ایده‌ران بودم، همه تجربیاتم رو تو زمینه مدیریت زمان ثبت کردم و توی این پست می‌خوام این مهارت‌ها رو کامل شرح بدم و روی هر مهارت بهتون تمرین بدم که تو کارهای هر روز خودتون بتونین انجام بدین و مَستِرِ داستان شین.

این مطلب رو برای کارهای روزمره نوشته‌م تا برای همه کاربرد داشته باشه، ولی وقتی این مهارت‌ها رو یاد بگیرین، تو مسائل تخصصی‌تر هم می‌تونین ازشون استفاده کنین. انتهای مطلب هم یک نمونه از برنامه خودم و چند تا از ابزارهایی که توی این چند سال استفاده کردم رو معرفی می‌کنم تا خودتون امتحان کنید و ببینید کدوم برای شما مناسب‌ترینه.

خیلی سعی کردم که این، یک مقاله انگیزشی نباشه و ایده‌های تاثیرگذاری رو مطرح کنه که برای هر کسی کاربرد داشته باشه. امیدوارم موفق شده باشم.

هدف گذاشتن

چهارچوب‌هایی مثل OKR می‌تونن خیلی تو زمینه هدف‌گذاری کمک کننده باشن. سه تا پنج هدفی که می‌خواید تا آخر سال بهش برسید رو انتخاب کنید. این هدف‌ها باید اون نتیجه نهایی باشن که می‌خواید بهشون رسیده باشید و اشکالی نداره اگر کیفی هستن؛ فقط توجه کنید که واقع‌گرایانه باشن و شما رو به هیجان بیارن. بعد این اهداف رو بکشنید و ببینید که برای اینکه تا آخر سال به هرکدوم برسید، تا آخر همین فصل از سال، باید به کجا رسیده باشید. مثلا اگر الان تو فروردین هستیم و می‌خواید تا آخر سال به هدف ۱ برسید و ۱۱ ماه به آخر سال مونده، ببینید تا آخر فصل بهار این هدف باید به کجا رسیده باشه. همین کار رو برای همه هدف‌هایی که نوشتید انجام بدید.

بعد از اون برای هرکدوم از این اهداف، بین ۱ تا ۵ نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری بنویسید. نتایج کلیدی در واقع به شما کمک می‌کنن بفهمید چقدر به اون هدف نزدیک شدید. برای اینکه نتایج کلیدی درست رو تشخیص بدید، با خودتون فرض کنید که به هدف ۱ رسیدید، ببینید که چه نتایجی کسب کرده‌اید؟ مثلا کتاب‌های مشخصی رو خوندید، یا در یک آزمون حداقل رتبه x گرفتید، یا فروش ماه به ماه شرکتتون x درصد افزایش داشته و... سعی کنید نتایج کلیدی که می‌نویسید بلندپروازانه باشن و شما رو هُل بدن که بیشتر از قبل تلاش کنید و پیشرفت کنید.

مرحله بعدی اینه که همه کارهایی که باید برای رسیدن به اون نتایج کلیدی انجام داده بشه رو لیست کنید. اگر این هدف‌گذاری رو می‌خواید برای تیمتون اجرا کنید، حتما مشخص کنید که چه کسی مسئول تحویل گرفتن اون کار هست و چه کسانی مسئول انجامشون. در نهایت هم به مرحله اجرا می‌رسیم. هر هفته لیست کارهای همون هفته رو مشخص کنید و هر شب تصمیم بگیرید که فردا می‌خواید روی کدومشون تمرکز کنید.

یادتون باشه که هر چند هفته یک‌بار درصد پیشرفت نتایج کلیدی‌تون رو بررسی کنید و اگر عقب هستید، تصمیم بگیرید چه کارهایی باید انجام بدید تا به اهدافی که گذاشتید برسید.

آخر هر فصل سال بررسی کنید که به چقدر از نتایج کلیدی رسیدید. اینجوری متوجه میشید که چقدر به اون هدف نزدیک شدید. اگر هر کدوم از نتایج کلیدی به ۷۰٪ نتیجه رسیدن، یعنی پیشرفت کردید و به خودتون جایزه بدید.

اولویت‌بندی

ماهیت کار من جوریه که همیشهٔ خدا تسک‌های یهویی که همه هم فورس هستن و باید با اولویت بالا انجام بشن توش به وفور یافت می‌شه. تسک‌های برگزاری رویداد اینوتکس استیج، تسک‌های برگزاری تداکس‌تهران، تسک‌های جورواجور ایده‌ران، تسک‌های سبک‌من. هر روز یک نفر بهم پیام میده و یه تسک واجب اولویت‌بالا داره که باید تا آخر هفته (و گاهی همین امروز) انجام بشن! همه این‌ها کنار هم قابلیت این رو دارن که آدم رو مرز جنون برسونن. راستش من خودم هم گاهی تو اولویت‌بندی تسک‌هام کم میارم. چون اولویت‌ها رو خوب می‌دونم، ولی وقتی تعدادشون توی یک روز زیاد می‌شه، آمارش از دستم در میره! ولی تمرینی که به خودم دادم و داره کمکم می‌کنه اینه که یک فایل آنلاین اکسل (با Google Docs) ساختم و همه تسک‌هام رو اونجا می‌نویسم و روزم رو بر اون اساس تقسیم می‌کنم. فرمت اکسل رو در قسمت ابزارها قرار دادم، ولی ممکنه برای شما استفاده از ابزارهای دیگه مدیریت تسک راحت‌تر باشه. امتحان کنید و ببینید کدوم بیشتر براتون مناسب‌تره.

یکی دیگه از راه‌حل‌های اولویت‌بندی و مدیریت تسک‌ها اینه که تا حد ممکن کارهای شبیه هم رو با هم انجام بدید. اینجوری تمرکز بیشتری روی اون کارها دارید.

برای اولویت‌بندی تسک‌ها یک روش معروف هست به اسم ماتریس آیزنهاور. به این صورت که برای تشخصی اولویت هر تسک، بدونید که اون تسک چقدر مهم هست و چقدر ضروری هست. اگر کاری هم مهمه و هم فوری، باید همین الان انجامش بدید. اگر کاری مهمه، ولی فوری نیست، زمانی برای انجامش در نظر بگیرید و در اولویت بعدی انجامش بدید. اگر کاری مهم نیست ولی باید فوری انجام بشه، بهتره به فرد دیگه‌ای واگذارش کنید (همه کارها رو لازم نیست خودتون انجام بدید، مگه اینکه هیچ‌جوره چاره دیگه‌ای نداشته باشید). اگر هم کاری نه مهمه و نه فوری، کلا بهتره حذفش کنید.

یادتون باشه که درجه اهمیت و فوریت کارها رو خودتون می‌تونید به خوبی تشخیص بدید؛ فقط کافیه با خودتون روراست باشید و منطقی تصمیم بگیرید.

برنامه‌ریزی به اندازه

این هم یکی از مواردیه که خودم هم درگیرش هستم. بخاطر تمایل بیش از حدم به همیشه مشغول بودن و همواره کار کردن، تسک‌های زیادی رو توی سبد کارم می‌چینم تا انجام بدم. این موضوع در عین اینکه می‌تونه خیلی زود باعث فرسودگی بشه، به خود من کمک می‌کنه حس رضایت از کارم بالا بره. به خاطر همین برای اینکه بتونم دیرتر دچار فرسودگی بشم، تسک‌هایی که نمی‌رسم توی یک روز انجام بدم رو علامت میزنم تا فردا انجام بدم و اصلا خودم رو بابت نرسیدن به تسک‌هام ملامت نمی‌کنم، چون مطمئنم که همه تلاشم رو کردم.

به نظرم خیلی خیلی خیلی مهمه که اول خوب خودتون رو بشناسید و فرمت کار کردن خودتون رو در بیارید. با خودتون روراست باشید. بعد از اون تصمیم بگیرید که چطور با توجه به طرز فکری و روال کاری‌تون، به اندازه مناسب برنامه‌ریزی کنید.

مهم‌ترین چیز برنامه ریزی اینه که بازه زمانی باید به نسبت هدف در نظر گرفته بشه. برای یک سال، باید اهداف کلی بنویسید، بعد اون‌ها رو برای یک فصل سال، یک مرحله بشکنید و کمی جزئی‌تر کنید، بعد اون‌ها رو برای یک ماه آینده بکشنید و کمی جزئی‌تر کنید. در نهایت هم برای یک هفته و یک روز آینده اون‌ها رو بشکنید.

انقدر تمرین کنید تا متوجه شید که برای یک سال، یک فصل، یک ماه، یک هفته و یک روز چقدر باید جزئیات مشخص کنید. قطعا هرچقدر بازه زمانی به الان نزدیک‌تر میشه، اون تسک هم جزئی‌تر نوشته میشه.

همه کارها رو لازم نیست یکجا انجام بدید! اولویت‌بندی کنید و اونایی که لازمه رو به تعویق بندازید یا بدین یکی دیگه انجام بده. جلسه‌های طولانی بی‌خود رو هم حذف کنین. همیشه تو هر جلسه دنبال هدف باشید، اگر هدف جلسه واضح نیست یا صحبت‌ها در جهت رسیدن به هدف جلسه نیست، از اون بیاید بیرون. تو کشور ما متاسفانه عادت شده که جلسه‌های طولانی رو پربهره می‌دونن. در حالیکه اگر جلسه‌ای ۵ دقیقه طول بکشه ولی مفید و موثر باشه، خیلی بهتر از جلسه‌ایه که ۱ ساعت طول بکشه تا به همون نتیجه و هدف برسه.

نظم و روتین

لیست کارهایی که هر روز انجام می‌دید رو بنویسید. صبحانه، نهار، شام، مسواک، حمام، و... این‌ها رو منظم کنید و ترتیب انجام هر کدوم رو مشخص کنید. اینجوری نیاز نیست هر روز برای این کارها تصمیم‌گیری جداگانه انجام بدید و می‌تونید روی تصمیم‌گیری کارهای دیگه تمرکز کنید. داشتن روتین صبح (از زمان بیدار شدن از خواب تا وقتی که کار حرفه‌ای‌مون رو شروع می‌کنیم) و روتین شب (وقتی که کارمون تموم میشه تا زمان خواب) به بیشتر افراد خیلی می‌تونه کمک کنه.

ممکنه فکر کنید که داشتن روتین صبح و روتین شب باعث می‌شه زندگی ماشینی پیدا کنید و از لذت تصمیم‌گیری‌های کوچکی مثل تصمیم‌گیری برای اینکه صبحانه چی بخورید غافل بشید. این تفکر خیلی رایجه و من هم در گذشته تو بازه‌هایی از زندگیم دچارش شده‌م. هر کسی تو بازه‌های مختلف زندگیش اولویت‌هایی داره. اولویت‌های الانتون رو بشناسید و بر همون اساس تصمیم‌گیری کنید. اگه فکر می‌کنید داشتن روتین روزانه بهتون کمک می‌‌کنه تمرکز بیشتری روی کارهای روزانه‌تون داشته باشید، ازش استفاده کنید.

حتما قرارها و برنامه‌هایی که با دوستان و همکارانتون دارید رو روی تقویم بنویسید و هر شب وقتی می‌خواید لیست کارهای فرداتون رو مشخص کنید، قرارها و جلسه‌هاتون رو بالای لیست بنویسید.

از ماتریس آیزنهاور که تو بخش اولویت‌بندی گفتم استفاده کنید تا کارهای هر روزتون رو اولویت‌بندی کنید و مهم‌ترین و فوری‌ترین‌ها رو اول روزتون انجام بدید (همون مثال معروف قورت دادن قورباغه قبل از هر چیز).

هُل دادن هیولای تنبل و خوشگذرون درون

همه ما آدم‌ها با یک هیولای تنبل و خوش‌گذرون به دنیا میایم که باهامون رشد می‌کنه و بزرگ می‌شه. گاهی بد نیست یکم بهش رو بدیم تا شارژمون کنه و حالمون رو خوب کنه، ولی باید چهارچشمی حواسمون بهش باشه که ما رو کجا می‌بره و چقدر از زمانمون رو داره می‌گیره.

به هیولامون یاد بدیم برای هر کاری به نسبت مفید بودنش زمان بذاره و زمان کار کردن (وقتی لازم داریم از همیشه فعال‌تر و جدی‌تر باشیم) بگیره بخوابه تا برای تفریح بعدی انرژی کافی داشته باشه!

قطعا هر برنامه‌ریزی با چند درصد خطا اجرا می‌شه و این اصلا اشکالی نداره. مهم اینه که یاد بگیریم دفعه بعد چطور بهتر اون کار رو انجام بدیم. اگه روز اول تونستید درصدی از برنامه رو اجرا کنید این خودش یه پیروزیه. اغلب شنیدم که گفته می‌شه: «من همیشه برنامه‌ریزی می‌کنم، ولی بعد از مدتی دیگه اجراش نمی‌کنم، حتی یادم میره که برنامه‌ای ریخته بودم. به خاطر همین دیگه نمی‌خوام برنامه‌ریزی کنم!» یادتون باشه که مشکل برنامه‌ریزی نبوده، بلکه کوتاه اومدن شما بوده. تا وقتی دوباره بلند می‌شی و ادامه می‌دی بازی همچنان ادامه داره :) برای اینکه یادتون نره هم، دفتر یا فایل برنامه‌ریزی رو جلوی چشمتون بذارید و هر روز پیشرفتتون رو از روش بررسی کنید.

یک راه عالی برای هُل دادن هیولای درون اینه که فعال باشید. هر روز لیست تسک‌های روزتون رو بررسی کنید، حتی اگه فقط به انجام یکی از تسک‌ها رسیدید. هر روز ورزش کنید، حتی اگه شده چند تا حرکت کششی ساده یاد بگیرید و هر روز همون چند تا حرکت رو تکرار کنید. آب فراوون بخورید چون بهتون انرژی زیادی برای فعال بودن میده. به خودتون روحیه بدید. آهنگ‌های پرانرژی گوش بدید. لِم کارتون رو بدست بیارید و بفهمید دیگه انجام چه کارهایی باعث می‌شه انرژی بگیرید؛ هر روز همون کارها رو بکنید و براشون وقت پیدا کنید. اگه خسته از سر کار برگشتید، از خودتون بپرسید که این خستگی روحیه یا جسمی؟ اگه روحیه یه کاری بکنید که روحیه بگیرید. اگه جسمیه بازم یه کاری کنید که روحیه بگیرید! مسئول خوشحال کردن و روحیه دادن به خودتون بشید؛ فقط اینجوریه که فعال و پرانرژی باقی می‌مونید.

اگه کاری رو توی همه برنامه‌هات می‌نویسی ولی اجراش نمی‌کنی، یا کلا از برنامه حذفش کن یا ببین چرا همچین چیزی نوشتی اصلا! شاید بهتر باشه تغییراتی توش بدی. مثلا من همیشه توی اهدافم می‌نویسم که برنامه خوابم رو منظم کنم و از ساعت ۱۱ شب تا ۵ صبح بخوابم، ولی تو یک سال اخیر حتی یک‌بار هم اجراش نکرده‌م! اغلب ساعت ۵ بیدار می‌شم، ولی هرگز ساعت ۱۱ نخوابیدم! این چند روز داشتم این موضوع رو بررسی می‌کردم و دیدم که همیشه از دوران دانشجویی ساعت ۱۲ برام راحت‌تر بوده بخوابم و تصمیم گرفتم که برای ماه آینده ساعتی که هدف میذارم رو به ۱۲ تا ۵ تغییر بدم و نتیجه رو ببینم. اگر هنوز احساس کم‌خوابی داشتم، اون رو به ۱۲ تا ۶ تغییر می‌دم :)

مشخص کردن مرز بین زندگی حرفه‌ای و زندگی شخصی

گاهی بهش ایجاد تعادل بین زندگی حرفه‌ای و زندگی شخصی هم گفته میشه. گاهی واقعیت اینه که ما به اندازه کافی زمان برای تفریح کردن داریم، ولی اون رو با تفریحاتی پر می‌کنیم که بجای اینکه بهمون روحیه و انرژی بدن، بیشتر ازمون انرژی می‌گیرن و اینجوری میشه که رضایتمون رو پایین میارن.

وقتی لیست کارهای روزانه‌تون و روتین‌هاتون رو مشخص کنید و بعد به هیولای تنبل و خوشگذرون درونتون یاد بدید که شما رو جاهایی ببره که بهتون انرژی واقعی میده، کم کم می‌بینید که رضایتتون هم بالا رفته و دیگه حتی به مرز بین زندگی حرفه‌ای و شخصی احتیاجی ندارید، چون مرزها خودشون مشخص می‌شن. کارهای شخصی و اجتماعی‌تون رو به اندازه کارهای حرفه‌ای‌تون جدی بگیرید و پیگیر انجام شدنشون باشید. پس نیازی نیست بین این‌ها مرز مشخص کنید!

برای اینکه بین زندگی حرفه‌ای و زندگی شخصی‌تون مرز بذارید، سعی نکنید اون‌ها رو از هم جدا کنید! در عوض همه وظایف و کارهاتون رو بنویسید و بعد اون‌ها رو دسته‌بندی کنید.

چه کارهای شخصی، چه خانوادگی، و چه حرفه‌ای. اگر همزمان روی چند موضوع به صورت حرفه‌ای کار می‌کنید هم، دسته‌بندی اون‌ها رو بنویسید. بعد از روی اون‌ها روتین روزانه، در بیارید. مثلا در مورد موضوع شخصی مثل ورزش، ممکنه بنویسید ۲ بار در هفته یوگا کنم و روزی یک‌بار هم حرکات کششی انجام بدم. از ابزارهایی که در انتهای مقاله اووردم می‌تونید برای نظم دادن به اون‌ها استفاده کنید.

زمان گرفتن یا نگرفتن؟

تا وقتی که مطمئنید به همه کارهای لیستتون پایبندید و همه‌شون رو تا آخر روز انجام میدید، نیازی نیست براشون زمان‌بندی مشخص کنید. کافیه لیست کارهاتون رو بنویسید و هر روز انجامشون بدید. ولی اگه حس می‌کنید هنوز هیولای درونتون داره شما رو جاهایی می‌بره که نه تنها انرژی نمی‌گیرید، بلکه خسته‌تر هم می‌شید، بهتره زمانی که هر کار ازتون می‌بره رو بگیرید و اون رو یادداشت کنید و با زمانی که حدس زده بودید مقایسه‌ش کنید. این مقایسه بهتون کمک می‌کنه بررسی کنید و بفهمید که کجای روال کاری‌تون ایراد داره و بهبودش بدید. پس به هیچ وجه برای ملامت کردن خودتون ازش استفاده نکنید.

زمان‌بندی بیشتر برای کارهای تیمی به کار میاد؛ وقتی که تیم لازم داره بدونه شما چقدر برای انجام کار خاصی زمان لازم دارید و بتونه خودش رو با سرعت شما وفق بده.

این موضوع به راهبر تیم هم کمک می‌کنه متوجه بشه که چه کسانی دارن میانگین سرعت تیم رو پایین میارن و سریعا براش چاره‌اندیشی کنه. معمولا بهترین راهکار اینه که با اون فرد صحبت بشه و ازش خواسته بشه که خودش رو به سرعت تیم برسونه تا بازدهی تیم بالا باشه. اگر بعد از چند ماه تغییری ایجاد نشد، بهتره اون فرد از تیم جدا بشه. این یک تصمیم سخت ولی استراتژیک و حیاتیه و لازمه راهبر تیم همیشه نسبت بهش منطقی برخورد کنه.

تغییر دید به سمت پیشرفت

کلا از بچگی چیزهای عجیب غریبی به ما یاد دادن! بهمون گفته‌ن که باید موفق باشیم، چون موفقیت چیز خوبیه و آدم‌های موفق خوشحال‌ترن!! به نظرم این بی‌خودترین چیزیه که ممکنه به یک آدم یاد بدن. اصلا موفقیت یعنی چی؟ پولدار یا معروف شدن؟ بیاید به جای موفق شدن از عبارت پیروز شدن استفاده کنیم. به ما یاد داده‌ن پیروز شیم، شکست نخوریم، ولی کسی بهمون نگفته پیشرفت کنیم! جالب نیست؟ انسان همیشه تو طول زمان «تکامل پیدا کرده». این جمله مصداق اینه که ما پیروز نمی‌شیم!‌ انتهایی با عنوان موفقیت یا شکست برای انسان وجود نداره. تنها چیزی که هست، تکامل و پیشرفته.

آدم‌هایی که بهشون می‌گن «موفق» رو توی ذهنتون مرور کنید. همه این افراد «تاثیرگذار» بوده‌ن. یعنی تونستن کاری کنن که روی زندگی بقیه تاثیر مثبتی بذاره. شما رو هم دعوت می‌کنم که از این به بعد نسبت به کلمه موفق بدبین باشید و هرکسی رو موفق خطاب نکنید. کلا دست از برچسب زدن روی آدم‌ها بردارید. دست از جمله‌های انگیزشی و سخنرانی‌های موفقیت هم بردارید. به جاش به این فکر کنید که هر کس چقدر داره روی زندگی بقیه تاثیر می‌ذاره. شما چقدر دارید تاثیر می‌ذارید؟ شغل شما چقدر داره تاثیر می‌ذاره؟ لطفا برای تاثیر گذاشتن روی زندگی آدم‌ها دنبال به اشتراک‌گذاری جملات انگیزشی با بقیه نرید! این جمله‌ها به همون سرعت که آدم‌ها رو هیجان‌زده می‌کنه، به همون سرعت هم اونا رو سرد و ناامید می‌کنه. بزرگ‌تر از این جمله‌های انگیزشی فکر کنید. خلاقیت و فکرتون رو به کار بندازید و از تخصصتون برای تاثیرهای بیشتر از این‌ها استفاده کنید.

برای مدیریت زمان واجبه به قدرت پیشرفت ایمان بیارید و کوتاه نیاید. حالا این دو تا چه ربطی به هم دارن؟ اگه در اجرا کردن، ضعف نشون دادید اشکالی نداره، هر کاری می‌کنین فقط کوتاه نیاین! بدونید که باید پیشرفت کنید، پس دفعه بعد حواستون رو جمع کنید، چشم و گوشِتون رو باز کنین تا بهتر از دفعه پیش عمل کنید. اگر باز هم، بازی رو به نَفسِ شنگولتون باختین، اشکالی نداره. بازی وقتی تموم میشه که کوتاه بیاین. این بازی کل زندگیه، نه فقط زمان. به جای تمرکز روی پیروز شدن، به پیشرفت و بهتر شدن فکر کنین و از بازیتون حسابی لذذذذذت ببرید و کِیف کنید.

به جای اینکه روی موفق شدن تمرکز کنید، بهتر شدن رو سرلوحه کارتون قرار بدین چون ارزش و موندگاری پیشرفت کردن خیلی بیشتر از پیروز شدنه.

یادتون باشه که برای شکست هم برنامه‌ریزی نکنین! یعنی نگید این رو می‌نویسم ولی اگه اجرا نشد اشکال نداره! نه شور باشین، نه بی‌نمک! برای پیشرفت برنامه‌ریزی کنید، نه برای موفقیت.

خب حالا می‌رسیم به مرحله تمرین. برای اینکه دیدتون رو به سمت پیشرفت متمرکز کنید، یه تمرین خیلی آسون باید بکنید: هر روز پیشرفت کارتون رو از روی لیست کارهاتون چک کنید.

مهارت لذت بردن از زندگی

چیزی که تو ذهن همه ما شکل گرفته اینه که کسی که نظم و دیسیپلین داره، حتما یه آدم خشکه که مثل ربات طبق برنامه کار می‌کنه. با چیزی که توی فیلم‌ها نشون می‌دن کاری ندارم، ولی تو واقعیت، دیسیپلین داشتن، هیچ ربطی به این‌ها نداره!

خودت رو مجبور نکن مثل یک ربات طبق برنامه کار کنی، به جاش روی پیشرفتت تمرکز کن و ببین چقدر داری بهتر میشی.

حالا چرا مدیریت زمان کنیم؟

چون با مدیریت زمان می‌تونیم پیشرفت کنیم و در عین حال از زندگی‌مون لذت ببریم.

برای اینکه مطمئن شید دارید درست زمانتون رو مدیریت می‌کنید، مرتب برنامه‌هایی که می‌ریزید رو چک کنید، هر دفعه اون‌ها رو بهبود بدید میزان پیشرفتتون رو اندازه بگیرید.

ابزارها

خب حالا از چه ابزارهایی استفاده کنیم؟ اصولا بهتره موقع شروع کار، وقت زیادی رو روی این موضوع نذارید، چون شما با هر ابزاری هم که کارتون رو شروع کنید، تا اون رو همراه با تیم تست نکنید، نمی‌دونید آیا این ابزار برای کار شما بهترین هست یا نه. اگر تست کردید و متوجه شدید یک ابزار براتون مناسب نیست، یک ابزار دیگه رو امتحان کنید. انقدر ابزارتون رو عوض کنید تا بهترینش رو پیدا کنید.

درست مثل راهکار حل مسائل، ابزار مناسب برای تیم‌های مختلف فرق می‌کنه و آنچه برای یک تیم جواب داده، لزوما برای شما هم جواب نمی‌ده.

در اینجا، ابزارهایی که خودم برای مدیریت زمان استفاده کرده‌م رو میارم. همیشه یادتون باشه که تعداد ابزارهایی که استفاده می‌کنید رو محدود کنید، چون غیرممکنه بتونید از تعداد زیادی ابزار به طور همزمان استفاده کنید. تعداد ابزار زیاد مساویه با استفاده نکردن از خیلی‌هاشون که حتی ممکنه حیاتی هم باشن.

۱- هدف‌گذاری سالانه و فصلی

ما در ایده‌ران و فرمالو اعتقاد داریم که برای رشد محصولاتمون لازمه تیممون رشد کنه. به خاطر همین همیشه پیگیر اهداف تیم هستیم. ما این هدف‌ها رو توی نرم‌افزار Trello وارد می‌کنیم و نتایج‌کلیدی اون‌ها رو هم به صورت checklist در کارت هدف قرار می‌دیم. هر چند وقت یکبار هم لینک و فایل مربوط به کارهایی که انجام دادیم رو روی اون کارت قرار می‌دیم و میزان پیشرفتمون رو بررسی می‌کنیم. برای ما Trello جواب داده، ولی اگر باهاش راحت نیستید، بهترین ابزار یک دفتره (یا اگه با گوشی و لپ‌تاپتون راحت‌ترید، فایل Google Docs) که توش اهدافتون رو بنویسید و نتایج کلیدی‌شون رو مشخص کنید.

۲- هدف‌های ماهانه و هفتگی

من برای این بخش از یک دفتر استفاده می‌کنم و همه هدف‌هام رو توش وارد می‌کنم. توی این دفتر همچنین هدف‌های سالانه و فصلیم رو هم دوباره می‌نویسم تا بتونم پیشرفت همه رو کنار همدیگه بررسی کنم. اگر ترجیح می‌دید همه هدف‌ها و تسک‌هاتون رو توی یک نرم‌افزار وارد کنید، به نظرم Trello خیلی برای این کار مناسبه.

۳- تسک‌های روزانه

برای این تسک‌ها یک Google Sheet خیلی برام کاربردی بوده. قالب تسک‌های من رو از اینجا می‌تونید ببینید و برای خودتون ازش کپی بگیرید و به مدل خودتون ویرایشش کنید.

قبل از این، از نرم‌افزار Any.Do استفاده می‌کردم. خوبی که این نرم‌افزار داشت این بود که می‌شد تسک‌ها رو توش دسته‌بندی کرد و می‌شد اون رو هم روی لپ‌تاپ نصب کرد و هم روی گوشی. ولی خب من دوست داشتم دستم تو پیدا کردن بهترین فرمت برنامه‌ریزی تسک‌ها باز باشه، بخاطر همین Google Sheets رو از همه‌چیز بهتر دیدم: روی هر دستگاهی قابل استفاده‌ست، حتی تو حالت آفلاین، و دستم هم تو مدیریت تسک‌ها بازه.

برای این کار، نرم‌افزارهای تسکولو، Wunderlist، ToDoist، Trello و حتی Google Keep هم وجود دارن که ممکنه برای شما مناسب باشن.

۴- جلسات و قرارها

حتما حتما از یک تقویم برای این کار استفاده کنید. من تقویم گوگل رو به بقیه تقویم‌ها ترجیح می‌دم، اون هم بخاطر انعطافش و اینکه برای به اشتراک‌گذاری با همه قابل استفاده‌ست. البته می‌تونید از دفترچه تقویم چاپ شده یا سررسید هم استفاده کنید. حتی می‌تونید اهدافتون رو هم توی همین سررسید بنویسید. خودتون تصمیم بگیرید چی براتون بهترینه.

اگه تو کارتون روی چند دسته‌بندی کار می‌کنید، بهتره رو تقویم گوگل، برای هر کدوم یک تقویم مجزا بسازید تا تفکیکشون براتون راحت‌تر باشه.

۵- جلوگیری از چت کردن با چندین نفر

هروقت بحث صرفه جویی زمان میشه، من به فرمالو فکر می‌کنم. من معمولا برای انکه نظر چند نفر از اعضای یک گروه چت رو بپرسم، بجای اینکه بهشون بگم نظرشون رو برام توی چت بنویسن یا پیام خصوصی بدن، یک فرم فرمالو می‌سازم و توی گروه مد نظرم میذارم و از اعضا می‌خوام که فرم رو پر کنن. اینجوری می‌تونم همه نظرات رو یک‌جا بخونم و بر اساسشون عمل کنم. این فرم‌ها همینطور برای رای‌گیری یا گرفتن فایل‌ها و عکس‌های تیم خیلی مفیده و تو زمان صرفه جویی زیادی می‌کنه.

همچنین تو ارتباط و پشتیبانی از مشتری‌های خاص شرکتی، استفاده از ایمیل (برای من جی‌میل که قابلیت اضافه کردن ایمیل‌های شرکتی رو هم داره) خیلی به صرفه جویی وقت کمک می‌کنه. اگر از طریق پیام‌رسان با مشتری‌ها در تماس باشم، ناچارم هر چند وقت یک‌بار به پیامشون جواب بدم. ولی ایمیل بهم زمان بیشتری می‌ده و کمک می‌کنه که در زمان‌های مشخصی از روز (برای من یک بار صبح و یک بار شب) اون‌ها رو چک کنم و نسبت بهشون اقدام کنم.

۶- پیگیری عادت‌ها

خوبه که عادت‌هایی که دوست دارید به روال زندگی‌تون اضافه کنید رو بنویسید و پیشرفتشون رو کنترل کنید. برای این کار می‌تونید توی دفتر اهدافتون تقویم ماه جاری رو بکشید و هر روز که عادت مشخصی رو رعایت کردید، اونجا علامت بزنید. همچنین می‌تونید از شیت‌های اکسل گوگل، یا Trello یا تقویم گوگل استفاده کنید. در مورد عادات به خودتون آسون بگیرید و اگر تو اجراشون پیروز نبودید، انقدر استمرار نشون بدید تا اینکه بالاخره بهشون برسید. اگر چند ماه یک عادت رو نوشتید ولی اصلا اجرا نکردید، همونطور که تو مراحل مدیریت زمان گفتم، بررسی کنید که چطور می‌تونید اون رو تغییر بدید یا کلا حذف کنید.

توی این مقاله سعی کردم تجربیاتم رو نسبت به مدیریت زمان بیارم و راهکارهایی ارائه بدم که کمک می‌کنن ارباب زمانمون باشیم و رضایتمون رو از زندگی و خودمون بالا ببریم. خوشحال می‌شم نظراتتون رو نسبت به این مطلب بدونم. شما از چه روش‌ها ابزارهایی برای مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟ هر سوالی در این مورد داشتید تو قسمت نظرات بنویسید و قول می‌دم درباره‌شون مطالب بیشتری بنویسم.