آداب مکالمات تلفنی برای کسب و کارهای کوچک

مکالمات تلفنی دارای آداب خاصی است که شما باید آن‌ها را هنگام برقراری ارتباط تلفنی با مشتری رعایت کنید. رعایت آداب مکالمه تلفنی، برای جلب رضایت مشتری بسیار مهم بوده و تصویری مناسب نیز از برند شما برای مشتری ترسیم می‌کند.

اما آداب مکالمات تلفنی برای کسب و کارهای کوچک و رعایت آن از اهمیت بیشتری نیز برخوردار است، چرا که مشتریان معمولاً انتظار برخورد مناسب و حرفه‌ای را از کسب و کارهای کوچک ندارند. بنابراین رعایت آداب مکالمات تلفنی می‌تواند وجهه‌ی برند یا کسب و کار کوچک شما را بسیار بهبود ببخشد.

اما یک کسب و کار کوچک ممکن است از بودجه کافی برای راه‌اندازی مرکز تلفن برخوردار نباشد. استفاده از تلفن اینترنتی یا VoIP می‌تواند به شما در تهیه یک مرکز تلفن اینترنتی کمک کند.

با استفاده از تلفن اینترنتی می‌توانید در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. علاوه بر این، پشتیبان تلفنی شرکت شما از هر جایی که حضور داشته باشد می‌تواند پاسخگوی مشتریان باشد.

تلفن اینترنتی همکاران، نمونه‌ای از سرویس تلفن اینترنتی است که می‌توانید از آن برای کسب و کار خود استفاده کنید.

در ادامه بیشتر درباره آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کارها و به‌خصوص برای کسب و کارهای کوچک صحبت خواهیم کرد.

آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار چیست و چرا مهم است؟

معنی آداب مکالمات تلفنی عبارت است از نحوه صحبت شما با مشتری و در واقع طرز بیان و استفاده از کلمات در طی یک مکالمه تلفنی.

یک قطعه مهم برای کامل کردن پازل هر کسب و کاری آداب مکالمات تلفنی است. اولین برخورد مشتری با کسب و کار شما معمولاً به وسیله تلفن انجام می‌شود. عامل تعیین کننده در جذب یا از دست دادن مشتری نحوه برخورد و تعامل شما با او است.

مشتریان، کسب و کار شما را با توجه به نحوه برخورد پشتیبان تلفنی قضاوت می‌کنند. مدیریت تماس تلفنی و برخورد مناسب با مشتری، موجب ایجاد ارتباطی قوی میان شرکت شما و مشتری خواهد شد.

اما ایجاد یک ارتباط قوی و خوب توسط تلفن، کاری مشکل محسوب می‌شود. هنگام تماس تلفنی نمی‌توانید از حالات چهره و زبان بدن خود برای تأثیرگذاری روی مشتری استفاده کنید. در عوض باید از کلمات و تن صدای مناسب برای جذب مشتری استفاده کنید. با استفاده صحیح از این عوامل است که می‌توانید خود را نماینده حرفه‌ای یک کسب و کار معرفی کنید.

نمونه هایی از آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار

نمونه‌های زیادی از آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار وجود دارد، اما بعضی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

  • فوراً خود را معرفی کرده و هدف خود را از تماس بیان کنید:

رعایت این نکته ساده در ابتدای مکالمه باعث می‌شود تا مشتری بداند با چه کسی و برای چه در حال مکالمه است.

  • با آرامش و واضح صحبت کنید:

بسیار مهم است که مشتری صحبت شما را متوجه شود و احساس گیج شدن به او دست ندهد. صحبت شمرده شمرده و واضح با مشتری ، باعث می‌شود که اون فکر کند که شما تمام وقت خود را برای او گذاشته‌اید.

  • گوش دهید و یادداشت برداری کنید:

سعی کنید مشتری را دستپاچه نکنید و زمان کافی را برای صحبت در اختیار او بگذارید. آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار شامل شنیدن نگرانی‌های مشتری یا درخواست‌های او نیز هست. بهتر است نکات مهم صحبت‌های مشتری را یادداشت کنید تا بهتر بتوانید به او کمک کنید. همچنین اگر فکر می‌کنید به خوبی مشکل مشتری را درک نکرده‌اید، از پرسیدن سؤال غافل نشوید.

  • همواره خوش برخورد باشید:

تن صدای شما عاملی مهم در حین مکالمه با مشتری محسوب می‌شود و در حسی که او از شما می‌گیرد تأثیرگذار است. برای مثال نباید به نحوی صحبت کنید که نشان دهد شما از مکالمه با مشتری خسته شده‌اید. اگر برخوردی دوستانه با مشتری داشته باشید، متقابلاً او نیز با شما خوش برخورد خواهد بود.

۱۰ نکته برای رعایت آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کارها

با رعایت نکات زیر، می‌توانید مکالمه تلفنی خود را با مشتری به خوبی پیش برده و تأثیری مثبت از کسب و کار خود ارائه دهید.

  • به طور پیوسته به جواب دادن تماس‌ها مشغول باشید

مشتریان از صبر کردن طولانی برای وصل شدن تماس متنفر هستند. پس سعی مکالمات را به طور پیوسته پاسخ داده و مدیریت کنید.

  • وسط حرف مشتری نپرید

وسط حرف یک مشتری ناراضی نپرید! انجام این کار مشکل است اما باید یاد بگیرید که به تمام حرف مشتری گوش کنید تا بتوانید درک مناسبی از مشکل او پیدا کنید.

  • از دکمه انتظار تلفن استفاده کنید

اگر می‌خواهید با همکاران خود مشورت کنید، به جای گذاشتن دست خود روی گوشی، از دکمه انتظار استفاده کنید تا مشتری نتواند به مکالمات شما گوش دهد.

  • نحوه وصل کردن مشتری به شخص دیگر را یاد بگیرید

باید نحوه اتصال مشتری به همکاران خود را یاد بگیرید تا در صورت لزوم بتوانید این کار را انجام دهید.

  • مشتری را در جریان کارهایی که می‌خواهید انجام دهید قرار دهید

بسیار مهم است که مشتری را در جریان کارهایی که می‌خواهید برای او انجام دهید قرار دهید. باید به او اطمینان دهید که پیگیر مشکل او هستید و واقعاً قصد کمک به او را دارید.

  • هنگام صحبت با مشتری لبخند بزنید

انجام این کار ممکن است احمقانه به نظر برسد. اما تحقیقات نشان داده که لبخند زدن هنگام مکالمه تلفنی روی تن صدای شما نیز تأثیرگذار است.

  • نحوه مدیریت مکالمه تلفنی با مشتری ناراضی و عصبانی را یاد بگیرید

برخورد با مشتری ناراضی از آداب خاصی برخوردار است. باید با این دسته از مشتریان مدارا کرده و با کلماتی مانند «حق با شماست» یا «من هم جای شما بودم عصبانی می‌شدم» آن‌ها را آرام کرده و سپس به حل مشکل بپردازید.

  • سروصدای پس زمینه و نویزها را حذف کنید

وجود سروصدا و نویز هنگام مکالمه، کاملاً نشان‌دهنده غیرحرفه‌ای بودن عملکرد شماست. پس در مکانی ساکت به تماس‌ها پاسخ دهید.

کلام پایانی درباره آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کارها

امید است با توجه به نکاتی که در این مطلب گفته شد بتوانید آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار را به خوبی رعایت کنید، تا با مشتری‌ها مکالمه‌ای رضایت‌بخش داشته باشید.

شما میتوانید کارمندان خود را با استفاده از ابزار گزارشات حرفه‌ای و مکالمات ضبط شده در بستر تلفن ابری، در راستای ارتقاء این مهم هدایت کنید. همین حالا جهت مشاوره رایگان اقدام کنید.