راهنمای گام به گام برای مدیریت یک تیم دورکار

1. ایجاد دستورالعمل های روشن ارتباطی

اگر دورکاری می کنید ، آسان است که ارتباط برقرار شود و به تیم خود اجازه دهید کاملاً مستقل عمل کند. با این حال ، این دقیقاً همان چیزی است که می خواهید از آن جلوگیری کنید. شما باید تلاش کنید تا حضور تیم مجازی را در جایی ایجاد کنید که همه احساس راحتی کنند. استادیار INSEAD ، مارک مورتنسن ، می گوید: "اگر شما ، مدیر ، کانال های ارتباطی خوب و باز ایجاد نکنید ، کارمند دور از شما احساس می شود."

دورکاری در شرکت های بزرگتر پیچیده شود ، جایی که برخی از تیم ها از راه دور هستند و برخی دیگر نیستند ، یا چندین تیم از راه دور به طور جداگانه کار می کنند. Trello VP از بازاریابی استلا گاربر خاطرنشان می کند: "به عنوان یک مدیر ، مهم است که جریان اطلاعات مربوط به آنچه را که به صورت جداگانه ، در یک تیم و در شرکت اتفاق می افتد ، شفاف و در دسترس همه باشد تا ببینند."

دستورالعمل های ارتباطی شما باید به عنوان بخشی از روند پردازش با استخدام های جدید به اشتراک گذاشته شود ، و می تواند مواردی از جمله:

چگونه تیم ارتباط برقرار می کند؟ (ایمیل یا پیام متنی یا چت یا تلفن یا کنفرانس ویدیویی - کدام ابزار ارتباطی خواهد بود؟) ما از Dialpad استفاده می کنیم زیرا به ما امکان می دهد از طریق تماس های صوتی ، جلسات ویدئویی و همچنین پیام های فوری ارتباط برقرار کنیم.

وقتی تیم ترجیح می دهد ارتباط برقرار کند (جلسات منظم ، روزها یا ساعت های خاص - تنظیم موقعیت های زمانی را فراموش نکنید!)

2. خود را درمورد مبارزات مدیریت از راه دور آموزش دهید

دانستن چالش های احتمالی که هنگام مدیریت نیروی دورکاری یا ترکیبی با آن روبرو خواهید شد ، به این معنی است که می توانید بهتر خود را برای مقابله سریع و کارآمد با آنها تجهیز کنید.

شما باید بدانید که چگونه تعامل کارمندان را حفظ کنید - مهم نیست که آنها در کجا واقع شده اند. چند مسئله اصلی وجود دارد که ممکن است بخواهید در ابتدا آنها را در نظر بگیرید.

3. مسئولیت ها را مشخص و تفویض کنید

چه مدیر کل شرکت یا فقط یک تیم یا بخش ، یکی از وظایف اصلی شما تفویض کار و وظایف است.

کار را مشخص کنید: درک درستی از نیازهای انجام شده ، اعم از یک پروژه منفرد یا مجموعه ای از وظایف مداوم داشته باشید.

درهم شکستن : برای سهولت کار ، هر کاری را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.

اهداف : انتظارات مشخصی راجع به وظیفه انجام شده تعیین کنید.

اعضای تیم را مشخص کنید : چه کسی برای چه کارهایی مناسب است؟

نرم افزار : از یک سیستم مدیریت کار یا مدیریت وظایف خوب استفاده کنید تا همه بدانند کجا هستند و چه کاری باید انجام دهند.

4- استانداردهای دقیق را برای بهره وری کار از راه دور تنظیم کنید

کارمندان دورکاری ممکن است برنامه های مختلفی را برای نحوه کار در خانه انتخاب کنند . نه برای تنبلی کردن ، بلکه برای مناسب بودن در هنگام کار در طول روز.

از آنجا که همه بسیار متفاوت هستند ، داشتن برخی استانداردهای مشخص برای بزرگنمایی و اندازه گیری بهره وری می تواند مفید باشد.

بازه های زمانی را تنظیم کنید. اینها می توانند روزانه ، هفتگی یا ماهانه باشند. مهم نیست تیم شما در چه ساعاتی برای کار انتخاب می کند (مگر اینکه مثلاً آنها پشتیبانی مشتری را ارائه دهند). همچنین نباید مهم باشد که در کدام منطقه زمانی قرار دارند.

KPI ها را تعریف کنید. به عنوان مثال ، ممکن است از نویسنده محتوا بخواهید هر هفته تعداد کلمات خاصی را ارسال کند.

برای کارها یا برای کل پروژه ها نقاط عطف تعیین کنید. کارهای بزرگتر به ویژه می توانند از این مزیت بهره مند شوند زیرا نه تنها کار را آسان می کند بلکه می تواند به شما در جمع آوری داده ها برای برنامه ریزی آینده کمک کند.

5. اطمینان حاصل کنید که ابزار مناسب در دسترس و در دسترس است

اگر اعضای تیم شما از راه دور کار می کنند ، اغلب آنها به کیت های ابزاری که در محیط کار عادی خود دارند دسترسی ندارند. اینکه به چه ابزاری نیاز دارند ، با توجه به صنعت شما و مسئولیت آنها متفاوت خواهد بود.

یکی از بهترین امکانات موردنیاز برای دورکار بودن استفاده از تلفن ابری است.

6. به کار زیاد حساسیت نشان دهید

به عنوان یک مدیر ، باید مراقب باشید که کارهای زیادی را تعیین نکنید یا ضرب الاجل های خیلی محدودی را اعمال نکنید. با تیم راه دور خود در گفتگو باشید. اگر آنها احساس می کنند بیش از حد تحت فشار قرار گرفته اند و آماده اند کار را تنظیم کنند تا کارها (کمی) برای آنها راحت تر شود.

8. به طور مداوم بازخورد جمع کنید

اگر برای اولین بار به یک مدل از راه دور می روید ، یا حتی اگر این یک روند مداوم باشد ، جمع آوری بازخورد برای اطمینان از اینکه برای تیم شما به خوبی کار می کند ضروری است.

9. حمایت عاطفی ارائه دهید

حتما می دانید که انزوا یک مشکل است و می تواند بر سلامت روان تیم شما تأثیر بگذارد. بنابراین چگونه می توانید حمایت خود را نشان دهید؟

همدلی را تمرین کنید. شنیدن هر مشکلی کافی نیست ، باید بتوانید آنها را درک کنید.

شبکه های پشتیبانی ایجاد کنید. اگر بتوانید با همسالان خود صحبت کنید و به آنها گوش دهید ، می تواند به حل و فصل مسائل شخصی کمک کند. گروه های جلسات آنلاین را راه اندازی کنید.

11. انعطاف پذیر باشید

همیشه مدیریت یک تیم دورکاری آسان نیست. با داشتن برخی از نقش ها (به عنوان مثال کارکنان مرکز تماس) ، ممکن است انجام انعطاف پذیری دشوارتر باشد. اما این بدان معنا نیست که شما باید به ریزمدیریت نیروی کار از راه دور خود متوسل شوید.

12. هر چند وقت یک بار تیم را حضوری دورهم جمع کنید

همانطور که همه ما می دانیم ، انجام کار باهم تیم های قدرتمندتری می سازد. با این حال ، تنظیم یک کنفرانس ویدیویی در داخل یک رستوران کمی ناجور است. وقت گذراندن شخصی با هم تیمی های خود هر چند وقت یک بار ضروری است.

برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه دورکاری به این مقاله در وبسایت تلفن ابری همکاران مراجعه فرمایید.

منبع:

https://www.dialpad.com/blog/managing-remote-teams/