کاهش هزینه های سازمانی با راه اندازی مرکز تلفن ابری

وقتی حرف از کاهش هزینه های سازمانی می شود، اکثر افراد به اخراج کارکنان فکر می کنند. اما اگر کمی وقت بگذارید، می توانید به جز اخراج کارکنان، راه حل های بسیاری را برای کاهش هزینه های سازمانتان پیدا کنید. سازمان ها هزینه های ثابت و متغیر بسیاری را می پردازند که گاهی بسیاری از آن ها را محاسبه نمی کنند. به طور مثال، هزینه مرکز تلفن یکی از هزینه های سازمان ها است که اکثر کارفرمایان توجه چندانی به آن ها نمی کنند. امروزه انواع مختلفی از مرکز تلفن سازمانی وجود دارد که یکی از آن ها مرکز تلفن ابری است.

برای هر سازمانی حفظ مشتری ها اهمیت ویژه ای دارد. یکی از ارکان هایی که نقش بسیار مهمی در حفظ و ارتقا ارتباط مشتریان با سازمان ایفا می کند، مرکز تلفن است. امروزه سازمان ها می توانند از انواع مختلف مرکز تلفن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد داریم شما را با راه حلی آشنا کنیم که نه تنها هزینه تلفن سازمان شما را تا 70 درصد کاهش می دهد. بلکه سرعت انجام کار و سهولت خدمات مربوطه را به شدت افزایش می دهد.

مرکز تلفن چیست؟

به زبان ساده، مرکز تلفن سیستم یا دستگاهی است که امکان ارتباط تلفنی بین افراد را فراهم می کند. در واقع مرکز تلفن سازمانی یک مخابرات کوچک و خصوصی است که برای سازماندهی تماس های ورودی و خروجی سازمان ها و همچنین ایجاد ارتباط بین همکاران یک سازمان، مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهد که در مدیریت ارتباط با مشتری مسیر را هموار می کند. علاوه بر این با استفاده از مرکز تلفن خطاهای انسانی کاهش یافته، در نتیجه باعث افزایش رضایت مشتریان و محبوبیت سازمان شما می شود.

پیشرفت تکنولوژی و گسترش ارتباطات به مرور زمان باعث شده امروز ما شاهد این باشیم که هر سازمان، مرکز تلفن اختصاصی خود را داشته باشد. امروزه سازمان ها می توانند از انواع مختلف مرکز تلفن استفاده نمایند.

انواع مرکز تلفن برای سازمان ها

در حال حاضر 4 نوع مرکز تلفن برای سازمان ها به وجود آمده:

1- مرکز تلفن سنتی (آنالوگ)- نسل یک

مرکز تلفن سنتی آنالوگ که به عنوان نسل یک شناخته می شود، مرکز تلفنی است که در آن ارتباط از طریق تلفن و خطوط PSTN انجام می شود. راه اندازی مرکز تلفن نسل یک به سخت افزارها و قطعاتی مانند کلید های قطع و وصل مکانیکی، سلکتور مکانیکی، رله و… نیاز دارد. در نتیجه می توان گفت برای راه اندازی مرکز تلفن سنتی به فضای بزرگی نیاز است. جدای از این موضوع، این نوع مرکز تلفن نیازمند مراقبت و نگهداری ویژه ای است. بنابراین یک سازمان برای اینکه مرکز تلفن سنتی داشته باشد، نیاز به یک فضای بزرگ و همچنین هزینه بالایی برای حفظ و نگهداری از آن دارد.

امروزه ما مرکز تلفن آنالوگ را دیگر در هیچ سازمانی مشاهده نمی کنیم. زیرا مرکز تلفن های دیگری به وجود آمده اند که استفاده از آن ها برای سازمان ها بسیار مقرون به صرفه تر است.

2- مرکز تلفن سانترال (دیجیتال)- نسل دو

پیشرفت فناوری موجب شد مدارهای دیجیتالی وارد صنعت مخابراتی شوند و مرکز تلفن سانترال دیجیتال به وجود بیاید. مرکز تلفن نسل دو در مقایسه با مرکز تلفن آنالوگ، از سرعت سویچ و انتقال بسیار بیشتری برخوردار است. همچنین هزینه تهیه تجهیزات و نگهداری از آن کم تر است.

در سال های اخیر، این نوع مرکز تلفن رایج ترین نوع مرکز تلفن بود که در سازمان ها مورد استفاده قرار می گرفت.

3- مرکز تلفن ویپ (VoIP)- نسل سه

مرکز تلفن ویپ (VoIP) که برخی از افراد آن را با نام مرکز تلفن تحت شبکه نیز می شناسند، مرکز تلفن نسل سوم است. این نوع مرکز تلفن بر بستر شبکه و اینترنت کار می کند. در مقایسه با مرکز تلفن های نسل یک و دو، راه اندازی و نگهداری از آن هزینه پایین تری دارد. چرا که دیگر نیازی به خرید باکس سانترال، کابل کشی و… نیست و نگهداری و مدیریت آن با استفاده از پنل تحت وب انجام می شود.

در حال حاضر اکثر سازمان ها، هتل ها، بیمارستان ها و… از این نوع مرکز تلفن استفاده می کنند.

4- مرکز تلفن ابری- نسل چهار

جدیدترین مرکز تلفن حال حاضر، مرکز تلفن نسل چهارم یا همان مرکز تلفن ابری است. مرکز تلفن ابری یک فناوری جدید مبتنی بر ابر است که امکانات بسیاری را در اختیار شما می گذارد. مرکز تلفن ابری برای سازمان ها مزایای بسیاری دارد. یکی از مهم ترین مزایای آن این است که راه اندازی مرکز تلفن ابری و نگهداری از آن، هزینه بسیار کمی در مقایسه با نسل های دیگر مرکز تلفن دارد.

از آنجا که مرکز تلفن ابری تنها چند سال است که به وجود آمده، بسیاری از افراد با آن آشنایی چندانی ندارند. بنابراین می توان پیش بینی کرد به زودی در اکثر سازمان ها استفاده از مرکز تلفن نسل چهارم، رواج پیدا می کند.

چرا سازمان ها باید از مرکز تلفن استفاده کنند؟

در عصر حاضر همه صاحبان کسب و کارها می دانند که رمز موفقیت آن ها، داشتن ارتباط قوی با مشتریانشان است. در نتیجه تمامی سازمان ها در تلاش اند به هر نحوی که برایشان ممکن است ارتباط خوبی با مشتریانشان برقرار کنند. یکی از اصلی ترین راه های ارتباط سازمان ها با مشتریانشان، تلفن است. بنابراین هر سازمانی که می خواهد ارتباط خوبی با مشتریانشان داشته باشد، باید از یک مرکز تلفن خوب استفاده کند.

بسیاری از سازمان های فکر می کنند، مرکز تلفن تنها وظیفه ایجاد ارتباط میان سازمان و مشتریان را دارد. در نتیجه چندان به مرکز تلفن سازمان خود اهمیتی نمی دهند. اما اینطور نیست. مرکز تلفن وظایف بسیاری را به عهده دارد.

مثلا، مرکز تلفن این امکان را به شما می دهد که سازمان خود را از دید مشتریانتان ببینید و ارتباطتان با هر مشتری را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. هیچ چیز، به این اندازه اهمیت ندارد که تماس های مخاطبانتان را حفظ کنید. با داشتن یک مرکز تماس خوب، هیچ تماسی را از دست نخواهید داد. البته این ها تنها گوشه ای از کارهایی است که یک مرکز تلفن برای سازمان شما انجام می دهد. اما از همین ها می توان نتیجه گرفت که سازمان ها برای اینکه بتوانند تمامی مشتریان خود را حفظ کنند و مدیریت ارتباط با مشتری خود را ارتقا دهند، به مرکز تلفن نیاز دارند.

مرکز تلفن چطور باعث کاهش هزینه های سازمان می شود؟

در نگاه اول، استفاده از یک مرکز تلفن تنها باعث افزایش هزینه های سازمانی می شود. اما اگر کمی دقیق تر به این موضوع نگاه کنید، متوجه خواهید شد که مرکز تلفن می تواند به طور کلی هزینه های سازمانی شما را کاهش دهد.

حتما فکر می کنید چگونه؟ به عنوان یک صاحب کسب و کار، در نظر بگیرید که هزینه ای را برای تبلیغات خدمات یا محصولاتتان انجام داده اید و این موضوع باعث شده سیلی از مشتریان وارد سایت یا شبکه های اجتماعی سازمان شما شوند. در چنین مواقعی، بسیاری از مشتریان خواستار برقراری ارتباط با شما از طریق تلفن می شوند.

در این مواقع سازمان ها با تماس های ورودی زیادی مواجه می گردند. این موضوع باعث می شود، تماس بسیاری از مخاطبان بی جواب بماند. به عبارتی همان مشتری که میلیون ها تومان خرج کرده اید تا تبدیل به مشتریتان شود، به سادگی از دست می رود. در چنین مواقعی شما مجبور می شود باز هم میلیون ها تومان خرج کنید تا مشتری از دست رفته را برگردانید. اما با داشتن یک مرکز تماس به راحتی می توانید این مشکلات را حل کنید و جلوی میلیون ها خرج دیگر را بگیرید.

جدای از این استفاده از مرکز تلفن باعث کاهش هزینه های بسیار دیگری نیز می شود. به این ترتیب می توان گفت استفاده از مرکز تلفن در سازمان ها باعث می شود:

• هزینه ای که بابت جذب مشتریانتان صرف کرده اید، هدر نرود.
• هیچ یک از تماس های مشتریانتان را از دست ندهید.
• ارتباطتان با هر مشتری را به خوبی مدیریت کنید.
• تعداد منابع انسانی مورد نیاز شما کاهش پیدا کند.
• و…

ارزان ترین نوع مرکز تلفن سازمانی

اگر بخواهیم تمامی هزینه های مربوط به راه اندازی، نگهداری و… را در نظر بگیریم، با اطمینان می توانیم بگوییم، مرکز تلفن ابری ارزان ترین نوع مرکز تلفن در حال حاضر است.

چرا که شما برای راه اندازی مرکز تلفن ابری به تجهیزات سخت افزاری یا نرم افزاری خاصی نیاز ندارید. از این رو هزینه راه اندازی تلفن ابری بسیار پایین است. علاوه بر این از آنجا که این مرکز تلفن مبتنی بر ابر است و نگهداری و حفاظت از آن توسط شرکت ارائه دهنده انجام می شود، لازم نیست، نیروی انسانی متخصصی را برای نگهداری از آن استخدام کنید.

به طور کلی در خصوص تلفن ابری شما باید 3 نوع هزینه را در نظر بگیرید:

• هزینه هایی که تنها یکبار انجام می دهید. (شامل هزینه راه اندازی، هزینه خرید خط)
• هزینه هایی که یکبار در سال پرداخت می کنید. (اشتراک سالانه که هزینه آن با توجه به تعداد خطوط داخلی و استفاده از خدماتی نظیر وب سرویس و وب هوک مشخص می شود.)
• هزینه مربوط به تماس های خروجی که صورت می گیرد. (این هزینه را باید به صورت اعتبار قبل از انجام مکالمات خروجی بپردازید که تعرفه آن هم 30 درصد ارزان تر از تعرفه عادی مخابرات است.)

مرکز تلفن ابری چطور باعث کاهش هزینه های سازمانی می شود؟

راه اندازی مرکز تلفن ابری برخی از هزینه های سازمانی را به شدت کاهش می دهد و برخی از آن ها را به طور کامل حذف می کند.

کاهش هزینه های راه اندازی

در گذشته اگر می خواستید یک مرکز تلفن اختصاصی در سازمان خود داشته باشید باید میلیون ها تومان هزینه می کردید. اما حالا می توانید با کم تر از یک میلیون تومان راه اندازی تلفن ابری را برای سازمانتان انجام دهید.

کاهش هزینه های تجهیزات

برای استفاده از مرکز تلفن ابری لازم نیست هیچ تجهیزاتی خریداری کنید. برای استفاده از این مرکز تلفن تنها لازم است یک نرم افزار بر روی گوشی موبایل یا کامپیوتر خود داشته باشید که آن هم می توانید رایگان دریافت کنید.

کاهش هزینه های حفظ و نگهداری

در گذشته لازم بود که سازمان ها فرد متخصصی را استخدام کنند یا با یک شرکت در خصوص حفظ و نگهداری از مرکز تلفنشان قرارداد ببندند. اما با راه اندازی مرکز تلفن ابری دیگر نیازی به این کار نیست. چرا که وظیفه حفظ و نگهداری از مرکز تلفن ابری به عهده شرکت ارائه دهنده است.

کاهش هزینه های پشتیبانی

مرکز تلفن ها نیاز به پشتیبانی دارند. یعنی لازم است که فردی باشد تا بر امور تلفن سازمان نظارت کند و مدت زمان UP/Down Time تلفن سازمان را کنترل نماید. در مرکز تلفن ابری این کار نیز به عهده شرکت ارائه دهنده می باشد.

کاهش هزینه های قبوض تلفن

در نسل های قدیمی مرکز تماس، حتی اگر شما تماس خروجی نداشتید، باید آبونمان و مالیت تلفن خود را می پرداختید. در نتیجه هیچ وقت قبض تلفن شما امکان نداشت که برابر با صفر باشد. اما در تلفن های ابری چیزی تحت عنوان مالیات و آبونمان وجود ندارد. شما می توانید به اندازه دلخواه تلفنتان را شارژ کنید و با هر جا که خواستید تماس بگیرید. تعرفه مکالمات شما نیز، 30 درصد ارزان تر از مخابرات محاسبه می شود.

کاهش هزینه های گزارش گیری

دریافت گزارش تلفن های سازمانی می تواند میلیون ها تومان هزینه داشته باشد. اما راه اندازی تلفن ابری برای سازمان باعث می شود شما بتوانید به راحتی در کسری از دقیقه، گزارشات متنوعی از تماس های ورودی و خروجی به دست آورید. بدون اینکه حتی 1 ریال بپردازید. همچنین شما می توانید با مزایایی که تلفن ابری در اختیارتان می گذارد، این گزارش را با سایر نرم افزارها ادغام کنید.

بهترین شرکت ارائه دهنده خدمات مرکز تلفن ابری

در حال حاضر، شرکت های محدودی هستند که خدمات مرکز تلفن ابری را به سازمان ها ارائه می دهند. یکی از این شرکت ها، شرکت طرح و توسعه پردازش همکاران است.

همکاران سال ها است که در زمینه ارائه خدمات تلفن ابری فعالیت می کند. در نتیجه شما با استفاده از خدمات این شرکت، مطمئن خواهید بود که از یک شرکت مجرب، مرکز تلفن خود را تهیه می کنید که تجربه کافی در زمینه حفظ و نگهداری از مرکز تلفن ابری را دارد.

شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص تلفن ابری یا دریافت مشاوره رایگان توسط تیم همکاران، از طریق شماره های درج شده در سایت، با ما تماس بگیرید. همچنین می توانید فرم تماس را تکمیل نمایید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.