استخدام دورکار : از ارسال آگهی شغلی تا ایجاد حس تعلق به تیم
همه‌گیری ویروس کرونا یکی از بزرگ‌ترین دگرگونی‌های محیط کار را منجر شد. شیوه‌ی کار کردن، خرید، یادگیری، ارتباطات، نحوه استخدام و بسیاری از فعالیت‌های دیگر ما برای همیشه تغییر کرد. قبلا شاهد شرکت‌هایی بودیم که کارکنان خود را تشویق به دورکاری می‌کردند و معتقد بودند که با این کار هزینه‌های آن‌ها کاسته خواهد شد، اما این روزها دورکاری و استخدام دورکاربه یک روند عادی برای ما تبدیل شده است.
از آن‌جایی که اقتصادها با عدم اطمینان مواجه هستند، شرکت‌ها نیز درگیر این مشکل شده‌اند و مجبورند برنامه‌های انعطاف‌پذیر طراحی کنند و در مقابل تغییراتی که رخ می‌دهد، استراتژی‌های انطباق‌پذیر ارائه کنند.
با شیوع کرونا و عدم قطعیت در اقتصاد، استخدام‌کنندگان و متخصصان منابع انسانی متوجه شدند که روش‌های جدیدی را برای استخدام اتخاذ کنند. در ادامه‌ی این مقاله به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه فرآیند استخدام را به صورت دورکاری پیش ببریم؟ و چگونه از دورکاران به شیوه‌ی مناسب در تیم خود بهره بگیریم؟
فهرست مطالب
- بخش اول: استخدام به شیوه دورکاری
- بخش دوم: دورکاری چیست؟
- بخش سوم مثال‌هایی از فرآیند استخدام دورکار
بخش اول: استخدام به شیوه ریموت به چه معناست؟
استخدام به شیوه‌ی ریموت (دورکاری) به شما این امکان را می‌دهد که از هر جای کشورتان برای پیدا کردن نیروهای دورکاراقدام کنید. این بدان معناست که شما می‌توانید شانس خود را برای یافتن گزینه‌های بهتر افزایش دهید. اما برای این کار نیاز به فناوری‌های مدرن دارید.
در استخدام به شیوه‌ی ریموت تمام فرآیند استخدامی رایج هم‌چون پیدا کردن گزینه‌های استخدام، دریافت رزومه و مصاحبه را باید به صورت ریموت پیش ببرید. اما قوانین بازی کمی تغییر خواهد کرد که در ادامه با جزئیات کامل به بررسی آن خواهیم پرداخت.
اما در این قسمت آن‌چه که مهم است بدانید اینست که زمانی‌که استراتژی استخدام یا برنامه‌ی استخدامی منظم و دقیقی ندارید، هم‌چنین عدم قطعیت در اقتصاد موج می‌زند، استخدام به شیوه‌ی دورکاریبه احتمال زیاد بهترین گزینه شما خواهد بود.
مهارت‌ها و نیازمندی‌های استخدام دورکار
اگر می‌خواهید نیروهای دورکار جذب کنید، باید روند استخدامی خود را هم همین‌گونه تنظیم کنید تا دورکاری به بخشی از فرهنگ سازمان شما تبدیل شود. اگر شما گزینه‌ای را به عنوان دورکار از یک شهر دور انتخاب کنید، اما از او بخواهید تا برای جلسه مصاحبه به شرکت‌تان بیاید، کمی عجیب و ناهماهنگ به نظر خواهد رسید.
از طرف دیگر، حال که استخر بزرگ‌تری به دست آورده‌اید، به احتمال زیاد حجم بیشتری از رزومه‌ها را هم دریافت خواهید کرد. از همین رو، باید مهارت‌های زیر را در تیم خود تقویت کنید:
منظم و سازماندهی شده عمل کنید
ایجاد پایپ‌لاین استخدام (مسیری که یک گزینه‌ی بالقوه را به کارمند شما تبدیل می‌کند و مسیر پیشرفت او را نیز طی چند سال آینده شامل می‌شود) به کارآمدتر شدن فرآیند استخدامی شما کمک می‌کند. نه تنها گزینه‌های بیشتر و باکیفیت‌تری برای انتخاب خواهید داشت، بلکه همه چیز در کنترل شما خواهد بود.
کل فرآیند استخدام را هماهنگ کنید
هر کاری که در زمینه بررسی، بارگذاری آگهی شغلی، یافتن گزینه‌های استخدامی، برنامه‌ریزی مصاحبه، دریافت بازخورد از مدیران و انتخاب نهایی کارکنان انجام می‌دهید، باید همراستا و هماهنگ باشد.
پیگیری و دنبال کنید
یکی از وظایف اصلی بخش منابع انسانی پیگیری و دنبال کردن فرآیند استخدام است. یک نمای کلی از وضعیت شرکت داشته باشید و پیشرفت هر گزینه را طی زمان اندازه‌گیری کنید. آیا تمام رزومه‌های دریافتی بررسی می‌شوند؟ آیا روند مصاحبه با تمام گزینه‌ها به یک شکل است؟ آیا نتیجه مصاحبه به اطلاع کاندیدهای مصاحبه می‌رسد و … .
برای تصمیم‌گیری در مورد استخدام به مدیران مشاوره دهید
در استخدام‌های ریموت، به احتمال زیاد بیشتر بخش منابع انسانی با نیروها در ارتباط خواهد بود و اطلاعات و داده‌ها در اختیار این تیم است. بنابراین، آن‌ها باید نقش فعالی در مشاوره دادن به مدیران جهت استخدام داشته باشند.
آداب مصاحبه ویدیویی را رعایت کنید
برای مصاحبه ویدیویی (از راه دور) نسبت به مصاحبه حضوری، باید نکات مهمی را در نظر داشته باشید. واضح صحبت کنید، از میکروفون مناسب استفاده کنید و ارتباط چشمی را با مخاطب خود حفظ کنید تا نشان دهید که به این هم‌کلامی ارزش قائل هستید.
به برندینگ توجه کنید
اگر شرکت شما در زمینه استخدام دورکار ابتکاراتی را ارائه می‌دهد، آن‌ها را در بلاگ، سایت، رسانه‌هایی اجتماعی و سایر کانال‌های خود نشان دهید تا کارکنان بدانند که دورکاری سبک فعالیتی شرکت شماست و برای جذب آن موقعیت شغلی تلاش کنند.
دلایل شرکت‌ها برای استخدام به صورت ریموت
دلایل مختلفی برای شرکت‌ها وجود دارد که از شیوه‌ی استخدامی ریموت بهره ببرند. برخی برای کاهش هزینه‌ها، برخی برای دسترسی به گزینه‌های استخدامی بیشتر و دلایل دیگر که در ادامه برخی از آن‌ها را می‌خوانید:
کاهش هزینه‌های سربار
یکی از اصلی‌ترین فرصت‌های دورکاری کارکنان برای شرکت‌ها صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت است. هزینه‌های تجاری هم‌چون اجاره، خدمات آب و برق، نظافت، لوازم اداری، تجهیزات، حمل و نقل و … که شرکت‌های بزرگ را متحمل هزینه‌های زیادی می‌کند.
براساس گزارشات سازمان تجزیه تحلیل جهانی، اگر یک کسب‌وکار متوسط به کارکنانش اجازه دهد، تنها نیمی از زمان خود را از خانه کار کنند، سالانه حدود ۱۱۰۰۰ دلار صرفه‌جویی خواهد داشت.
دسترسی بیشتر به منابع انسانی در نقاط فیزیکی مختلف
هنگام کار و استخدام از راه دور، مکان فیزیکی دیگر عامل و نقطه ضعفی بین شما و کارکنان ارزشمند نیست. تیم‌های دورکار می‌توانند ساعت کاری بیشتری را پوشش دهند، به شیوه‌ی بهتری از مشتریان پشتیبانی کنند، فرصت‌های فروش را در مناطق مختلف هدف قرار دهند. این موضوع به ویژه برای شرکت‌هایی که به دنبال رشد در سطح بین‌المللی هستند، از ارزش بیشتری برخوردار است.
یک بیماری همه‌گیر یا رکود جهانی
وقتی که شرایط غیرقابل کنترل می‌شود، مثل همین دوران کرونا که کاری از دست هیچ‌کسی برنمی‌آید، دورکاری و استخدام ریموت تنها گزینه‌ی موجود هستند. تیم‌هایی که دورکاری را تمرین کرده باشند، در چنین شرایطی بازدهی ثابتی خواهند داشت و با مشکلات عدیده همراه نخواهند بود.
دورکاری یا کار ریموت چیست؟
دورکاری به هر شغل تمام وقت، پاره‌وقت یا پروژه محوری گفته می‌شود که در آن کارکنان وظایف خود را خارج از دفتر کار انجام می‌دهند. منظور از خارج از محل کار هر جایی می‌تواند باشد، مثل منزل، کافی‌شاپ، کتابخانه یا فضای کار اشتراکی.
کارکنان می‌توانند از لپ‌تاپ، کامپیوتر دسکتاپی، تبلت و یا حتی تلفن‌های همراه خود برای بررسی فعالیت‌ها و دسترسی به جلسات استفاده کنند.
آن‌ها می‌توانند قراردادهایی مشابه با کارکنان حضوری شرکت داشته باشند و یا همانند پیمانکاران مستقل عمل کنند، با این تفاوت که خارج از دیوارهای دفتر کار فعالیت می‌کنند. آن‌ها محدود به رفت و آمدهای ادارای نیستند و اغلب نسبت به کارکنانی که از دفتر کار فعالیت می‌کنند، تعادل بین کار و زندگی بهتری دارند.
مهارت‌هایی که برای کار از راه دور نیاز دارید:
اولین کاری که برای استخدام دورکار باید انجام دهید، اینست که مشخص کنید کاندیدای ایده‌آل شما چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد. سپس در مورد استراتژی‌های خود جهت ارزیابی کارکنان دورکار فکر کنید:
تناسب فرهنگی
هر سازمانی فرهنگ مخصوص به خود را دارد که در صورتی که کارمند جدید تناسبی با این فرهنگ نداشته باشد، مشکلاتی ایجاد خواهد شد که این مشکلات هم برای فرد مورد نظر و هم برای سازمان آزاردهنده خواهد بود. شرکت‌هایی هم‌چون بافر (شرکتی با سبک دورکاری) فرهنگ کاری خود را توصیف کرده‌اند که از هر جایی قابل دسترس است. کارکنانی که برای کار در این شرکت درخواست ارسال می‌کنند، اغلب تناسب خود با این فرهنگ را مدنظر قرار می‌دهند. هم‌چنین منابع انسانی به هنگام مصاحبه باید در نظر داشته باشد که کاندیدای مورد نظر را از جوانب گوناگون بررسی کند تا متناسب با فرهنگ سازمانی شرکت باشد.
همکاری
فناوری‌های جدید هم‌چون اپلیکیشن‌های پیام‌رسان و سایر ابزارهای ارتباطی می‌توانند کارکنان از راه دور را به یک تیم منسجم و مشارکتی تبدیل کنند. ترلو، تسکولو، آسانا، مایکروسافت تیمز و گزینه‌های دیگر در دسترس هستند و افراد به راحتی می‌توانند با سایر اعضا در ارتباط باشند.
ارتباطات
دورکاران باید با پلتفرم‌های ارتباطی شرکت آشنا باشند، لازم نیست متخصص آن ابزارها باشند، اما آشنایی با آن‌ها برای استفاده‌ی بهینه ضروری به نظر می‌رسد.
مدیریت زمان
براساس تحقیقات انجام شده در استنفورد، دورکاران حدود ۱۳ درصد بیشتر از همتایان خود بهره‌وری دارند. اما اگر نتوانند زمان خود را به درستی مدیریت کنند، استراحت منظم نداشته باشند و مرزهای بین کار و زندگی شخصی آن‌ها مشخص نباشد، با مشکلات اساسی مواجه می‌شوند.
توانایی سازگاری
این مهارتی است که فقط منحصر به دورکاران نیست، سازگاری به دورکاران کمک می‌کند تا تغییرات را بهتر بپذیرند، رهبران بهتری شوند و همواره در راستای اهداف سازمان باشند.
معایب و مزایای استخدام به شیوه دورکاری
همان‌طور که در بخش قبل دیدید، شرکت‌ها برای استخدام کارکنان دورکار دلایل قانع کننده‌ای دارند و همین موضوع باعث شده است که با روند رو به رشد کارکنان دورکار در سراسر جهان مواجه باشیم. با این حال، این کار چالش‌هایی را نیز به همراه دارد که در ادامه به بررسی آن با جزئیات بیشتر خواهیم پرداخت.
مزایا و نقاط مثبت استخدام دورکار
افزایش حفظ کارکنان
براساس نظرسنجی‌های انجام شده، بیش از ۸۰ درصد از کارکنان موافقند که دورکاری آن‌ها را شادتر می‌کند و کارکنان شاد، بهره‌وری بیشتری داشته و مدت زمان بیشتری را در شرکت می‌مانند.
وفاداری و تعهد
وقتی کارفرمایان زمان کاری انعطاف‌پذیر در اختیار کارکنان‌شان قرار می‌دهند، به افزایش اعتماد میان آن‌ها کمک می‌کنند. یعنی در چنین شرایطی کارکنان در قبال اعتمادی که کارفرما به آنان دارد، احساس مسئولیت می‌کنند و در مقابل همان احساس اعتماد را به کارفرما دارند. همین اعتماد متقابل منجر به وفاداری کارکنان می‌گردد.
تعادل در کار و زندگی بهتر
صرف نکردن زمان برای رفت و آمد به محل کار این امکان را برای کارکنان فراهم می‌کند تا زمان بیشتری را با خانواده خود باشند و یا استراحت کنند. این موضوع منجر به تعادل زندگی و کاری می‌شود که نتیجه آن احساس شادی در اکثر کارکنان است.
افزایش بهره‌وری
شرکت‌های سنتی به صورت معمول از ساعت ۹ تا ۱۷ کار می‌کنند. اما در شرکت‌هایی که دورکاری به عنوان یک آپشن در اختیار کارکنان قرار دارد، کارکنان خودشان می‌توانند انتخاب کنند که در چه تایمی بازدهی بهتری دارند و در همان زمان کارهای خود را انجام دهند. نکته جالب در مورد این موضوع اینست که این بهره‌وری هم برای کارکنان و هم برای کارفرما ارزشمند است و یک بازی برد-برد محسوب می‌شود. چون کارمند اگر در زمان دلخواه و مطلوب خود کارکند، در مدت زمان کمتر، کارهای بیشتری را به سرانجام خواهد رسانید.
معایب و نقاط ضعف
ارتباطات سخت‌تر
البته که فناوری روز به روز پیشرفت می‌کند و امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای گوناگون امکان تجربه ارتباطی موثری در اختیار تیم‌ها قرار داده شده است، اما هم‌چنان برگزاری برخی جلسات مثل جلسات ایده‌پردازی و کار گروهی که نیاز به همکاری نزدیک دارند، با دشواری همراه است و در جلسات آنلاین نمی‌توان همان حس حضور جمعی را دریافت کرد.
هم‌چنین در شرایط دورکاری نمی‌توانید سریعا به سمت میز همکارتان بروید و یک سوال فوری از او بپرسید. حتی برنامه‌ریزی جلسات در شرایطی که نیروی کار در مناطق زمانی متفاوتی کار می‌کند، ممکن است پیچیده باشد.
عدم نظارت و انگیزه‌بخشی
انجام وظایف با حداقل نظارت ممکن است برای منضبط ترین کارکنان هم چالش‌برانگیز باشد. به خصوص زمانی که کسی نیست بر کارهای شما نظارت کند، به موقع تشویق‌تان کند. به عنوان کارفرما باید تلاش کنید تا کارکنان‌تان از برنامه کاری مشخص و واضحی برخوردار باشند و براساس آن کارهای‌شان را جلو ببرند و به عنوان کارمند نیز باید تلاش کنید تا انگیزه خود را حفظ کنید و با تمام قوا برای اهداف شرکت بجنگید.
فناوری یا تکنولوژی‌های جدید ممکن است مشکل‌ساز شوند
پیشرفت و توسعه فناوری با این‌که یکی از مزایای دورکاری محسوب می‌شود، اما می‌تواند به نقطه ضعف نیز تبدیل شود. گاهی ممکن است در یک جلسه کاری اینترنت در منطقه خاصی قطع شود. گاهی ممکن است مشکل فنی وجود داشته باشد که مسئله حل آن مشکل به عهده خود کارکنان خواهد بود.
فرهنگ شرکت ممکن است آسیب پذیر شود
فرهنگ سازمانی چیزی است که باعث رونق یک کسب وکار کوچک می‌گردد. هنگامی‌که کارکنان در مکان‌های فیزیکی مختلفی هستند، مراقبت از فرهنگ سازمانی یکپارچه سخت‌تر می‌شود. ممکن است برای ساخت و نگهداری از آن نیاز به بودجه و کارهای مختلف داشته باشید.
نمونه‌هایی از فرآیند استخدام به شیوه ریموت
گام اول: نوشتن شرح یا آگهی شغلی
- اولین مرحله از فرآیند استخدام دورکار انتشار آگهی شغلی بود که در ادامه چند نمونه از آن را مشاهده خواهید کرد:
- عنوان شغلی: حتما به دورکاری در عنوان شغلی اشاره کنید.
- جزئیات و پوزیشن : جزئیاتی هم‌چون پاره وقت بودن یا تمام وقت بودن؟ منطقه زمانی و مکانی کار؟ و موارد مشابه و مهم دیگر را ذکر کنید.
- درباره شرکت : در این قسمت حتما باید اطلاعاتی در زمینه ماموریت شرکت، ارزش‌های شرکت، فرهنگ، تعهد به تنوع جنسیتی، دورکاری و مزایای انحصاری شرکت خود صحبت کنید.
- شرح شغل: در شرح شغلی خود راجع به موارد زیر توضیح دهید: جزئیات وظایف فرد، اهداف و استراتژی کلی شرکت.
- مهارت‌های تخصصی و عمومی: راجع به تمامی مهارت‌ها و سطح موردنیازشان توضیح دهید. مهارت‌های نرم، سابقه کاری و سایر آموزش‌های موردنیاز.
برای پیدا کردن نیروهای دورکار نمی‌توانید همانند آگهی‌های شغلی سنتی اقدام کنید. کاریابی‌ها و آگهی‌های شغلی کاغذی جوابگو نیستند. از سایت‌هایی همانند پونیشا، جابینجا، شبکه‌های اجتماعی و یا سایر کانال‌های آنلاین استفاده کنید تا به نیروهای دورکار دسترسی بهتری داشته باشید.
رسانه‌های اجتماعی یکی از بهترین منابع برای یافتن نیروهای دورکار هستند، از اکانت‌های شرکت برای ارسال آگهی شغلی استفاده کنید. بهره‌گیری از هشتگ‌ها و کمپین‌ها را فراموش نکنید.
گام سوم: نمونه کار
از نرم‌افزارهای مختلف می‌توانید برای ارزیابی کارکنان دورکار استفاده کنید. ابزارهایی هم‌چون پرسلاین می‌توانند کار را برای شما راحت تر کنند. اما هم‌چنین می‌توانید از کاندید مورد نظر نمونه کار بگیرید. نمونه کار به شما کمک می‌کند تا با میزان مهارت آن‌ها، ضرب الاجل‌ها و سبک ارتباطی آن‌ها با جزئیات بیشتری آشنا شوید.
گام چهارم: مصاحبه از راه دور
مصاحبه ویدیویی با مصاحبه حضوری تفاوت‌هایی دارد. زمان‌بندی، مکان و منطقه زمانی را حتما باید در نظر داشته باشید. در ادامه برخی از نکات که به هنگام مصاحبه ویدیویی باید در نظر داشته باشید، آورده شده است.
برخی از سوالاتی که باید در مصاحبه ویدیویی از دورکاران بپرسید؟
تعداد مصاحبه‌هایی که باید با نیروی دورکار موردنظر انجام گیرد، بنا به سلیقه و نظر شما می‌تواند متفاوت باشد. اما برخی از شرکت‌های بزرگ حدود ۳ مصاحبه برگزار می‌کنند. در مصاحبه اول راجع به فرد موردنظر و میزان تطابقت آن با فرهنگ شرکت صحبت می‌شود. مصاحبه دوم معمولا تجربی است و دورکار باید مهارت‌هایی را که در رزومه ادعا کرده است، ثابت کند و مصاحبه نهایی در مورد توافقات است.
دوره آزمایشی
دوره‌ی آزمایشی دقیقا همان مرحله‌ای است که شما را از مهارت‌های نیروی دورکار جدیدتان مطمئن می‌کند. مدت زمان دوره آموزشی بستگی به شرکت و سمتی دارد که نیروی دورکار در آن بخش مشغول به کار خواهد شد. شما می‌توانید برای این دوره هزینه‌ای در نظر بگیرید که کاملا به توافق شما با آن نیروی دورکار وابسته است.
نکته مهمی که باید در نظر داشته باشید اینست که کارمند موردنظر به تازگی وارد تیم شده است، مطمئنا عملکرد او پس از چند ماه بسیار بهتر از الان خواهد بود، چرا که با روندها، فرآیندها و رخدادهای تیم آشناتر خواهد شد. هم‌چنین باید تمامی افراد دخیل در کار او همکاری‌های لازم را انجام دهند.
پیشنهاد نهایی و استخدام دورکار
زمانی‌که دوره‌ی آزمایشی با موفقیت به اتمام رسید، باید اضافه شدن نفر جدید را به اطلاع کلیه اعضای تیم برسانید. او را در گروه‌های مربوطه اضافه کنید و اطمینان حاصل کنید که به موقع از اتفاقات و تصمیمات تیمی مطلع می‌شود. مرتب با او در تماس باشید و سوالاتش را پاسخ دهید.
مسئولیت دیگری که به عنوان مدیر دورکار بر عهده دارید، ایجاد حس تعلق در اوایل کار است. این موضوع اغلب یکی از بزرگ‌ترین شکایاتی است که از کارکنان دورکار شنیده می‌شود و با در اولویت قرار دادن آن می‌توانید نیروی دورکار خود را از ارزش و اهمیت کارش مطلع کنید.
مطلبی دیگر از این انتشارات
تیم‌های خوب به ایمنی روانی نیاز دارند: چطور ایمنی روانی بسازیم؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
با مدرک کسب وکار در چه شغلهایی میتوان استخدام شد؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
مدیر ارشد منابع انسانی (CHRO) کیست؟ (گفتگویی با دیتر ولدزمن)