یک فضای کار اشتراکی چطور به داد مایکروسافت رسید؟

فضاهای کار اشتراکی برخلاف تصور اولیه، فقط میزبان استارتاپ‌ها یا شرکت‌های با تعداد کارمند کم و محدود نیستند. همان‌طور که در اپیزود چهار پادکست ایده‌ کست شنیدیم، امروزه بسیاری از شرکت‌های بزرگ، در فضاهای کار اشتراکی حضور دارند.

شرکت خدمات الکترونیک پارسیان به عنوان یک شرکت بزرگ، در فضای کار اشتراکی تیوان حضور دارد. این حضور ممکن است در نگاه اول کمی عجیب و حتی بی دلیل به نظر برسد؛ این‌که یک شرکت بزرگِ دارای منابع مناسب چرا باید از یک محیط محدود استفاده کند.

حضور شرکت‌های بزرگ در فضاهای کار اشتراکی اتفاق تازه‌ای نیست. در سطح بین‌المللی هم شرکت‌های بزرگ در فضاهای کار اشتراکی حضور دارند. در هر نمونه، ممکن است دلیل اتخاذ این تصمیم متفاوت باشد اما در نهایت همه‌ی این شرکت‌های بزرگ نتایج خوبی از اتخاذ این تصمیم گرفته‌اند.

برای درک بهتر شرایط، بد نیست ماجرای حضور یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های دنیا در یک فضای کار اشتراکی را بررسی کنیم.

اوایل سال ۲۰۱۶ مت داناوان مدیر اجرایی ارشد مایکروسافت با بحرانی بزرگ روبرو شد. بررسی‌های تیم اجرایی بخش شرق آمریکای مایکروسافت نشان می‌داد کیفیت کار تیم‌های فروش شهر نیویورک به عنوان یکی از مهم‌ترین شهرهای دنیا برای مایکروسافت روند نزولی دارد.

دلیل این افت ارتباطی با کیفیت محصولات یا روند خدمات رسانی نداشت. دلیل این افت، حضور متمرکز تیم‌های فروش مایکروسافت در دفتر مرکزی این شهر در میدان تایمز بود. این میدان یکی از شلوغ‌ترین و پرترافیک‌ترین میدان‌های جهان است. همین ترافیک و شلوغی باعث تاخیر‌های زیادی در برگزاری جلسه‌ها و انجام امور فروش مایکروسافت بود.

داناوان بعد از بررسی‌های زیاد به یک راه حل به ظاهر ساده اما بسیار هوشمندانه رسید. او ۳۰۰ کارمند بخش فروش مایکروسافت در شهر نیوروک (حدود ۷۰ درصد کل تیم‌‌ها) را از دفتر مرکزی این شرکت در میدان تایمز خارج کرد. او با مجموعه‌ی WeWork که یکی از پیشروهای فضای کار اشتراکی آمریکا به شمار می‌رود قرارداد همکاری بست. ۳۰۰ کارمند مایکروسافت این امکان را داشتند که از بین دفاتر این مجموعه، هرکدام را که با شرایط آن‌ها سازگارتر است به عنوان محل کار خود انتخاب کنند.

داناوان چند ماه بعد نظرسنجی بین این ۳۰۰ نفر انجام داد. نتایج خیره کننده بودند: ۸۴ درصد این افراد معتقد بودند حضور در فضای کار اشتراکی امکان فعالیت‌های خلاقانه‌ی آن‌ها را افزایش داده است. ۷۴ درصد آن‌ها معتقد بودند در شرایط جدید دسترسی بهتر و بیشتری به مشتری دارند و بیش از ۹۰ درصد آن‌ها از محیط کار جدید خود ابراز رضایت کردند.

داناوان بعد از آن ۲۰ درصد دیگر از کارمندان بخش فروش مستقر در میدان تایمز را به فضای کار اشتراکی WeWork منتقل کرد.

با شروع همه‌گیری کرونا در آمریکا، WeWork مجبور به تعطیل کردن تمام دفاتر خود در نیویورک شد. مایکروسافت کارمندان خود را به خانه فرستاد. ۵ ماه بعد از آغاز دورکاری بزرگ، مایکروسافت به کارمندان خود اعلام کرد بعد از بازگشایی دفاتر هم می‌توانند با تایید مدیر تیم خود، از خانه کار کنند.

در حال حاضر دفاتر WeWork بازگشایی شده‌اند. بخشی از کارمندان مایکروسافت که در این دفاتر مستقر بودند، به محل کار خود برگشته‌اند. مایکروسافت می‌گوید تعطیلی دفتر مرکزی فروش در میدان تایمز نیویورک و انتقال تیم‌های فروش به این فضای کار اشتراکی، تصمیم بسیار مفید بوده. افزایش راندمان کار با حذف زمان‌های مرده و همچنین حفظ انرژی نیروی کار مهم‌ترین دستاورد این طرح نوآورانه بوده است.

یک سال بعد از مایکروسافت، IBM دیگر غول فناوری هم همکاری با WeWork را آغاز کرد. این شرکت بخشی از تیم‌های فروش و پشتیبانی خود در نیویورک را به دفاتر مختلف این فضای کار اشتراکی در این ابرشهر منتقل کرد.

آمازون دیگر ابر شرکتی بود که در همان سال بخشی از نیروی کار خود در شهرهای بوستون، لس آنجلس و نیویورک را به فضای کار اشتراکی منتقل کرد. این شرکت برای این کار، چند هزار متر مربع به فضای موجود در دفاتر WeWork اضافه کرد.

سال ۲۰۱۹ مایکروسافت اعلام کرد با سرمایه‌گذاری ۳ میلیون دلاری و افزودن حدود ۱۵ هزار مترمربع به دفاتر این فضای کار اشتراکی، نیروهای خود در شهر سیاتل را هم به آنجا منتقل خواهد کرد. این سرمایه‌گذاری برای صرفه‌جویی دست‌کم ۱۰ میلیون دلاری در سال و افزایش راندمان کار این شرکت، سرمایه‌گذاری کوچکی به شمار می‌رود.

شرکت WeWork در سال ۲۰۱۷ اعلام کرد شرکت‌هایی که بیش‌تر از ۵۰۰ کارمند به فضای کار اشتراکی بیاورند را در باشگاه مشتریان ویژه قرار می‌دهد. در سه سال گذشته این گروه مشتریان، بیشترین رشد را داشته است. افزایش چشم‌گیر درآمدهای WeWork باعث این شرکت، یک شرکت معماری داخلی با نام Powered by We تاسیس کند. این شرکت در زمینه‌ی معماری فضاهای داخلی برای شرکت‌های بزرگی که می‌خواهند بخشی از تیم‌های خود را به فضاهای کار اشتراکی ببرند فعالیت می‌کند.