13: فرار از جلسه‌های طوفان فکری بی‌فایده!

حتما برای شما هم پیش اومده که هی شنیدید طوفان مغزی، Brain storming. شاید تا الان امتحانش هم کرده باشید و حس کنید بابا این که فایده نداره! چرا اینقدر در موردش حرف میزنن؟ شما تنها کسی نیستید که نتونسته از brain storming درست استفاده کنه و به نظرش بی فایده اومده.

در ادامه می‌خوایم یه نگاه جدید به طوفان مغزی رو ببینیم و از تجربیات 20 ساله ی یه متخصص از دانشگاه MIT، یاد بگیریم چطوری موفق و پربازده برین استورمینگ انجام بدیم!

نوشته‌ای که دارید می‌خونید از اپیزود سیزدهم پادکست کارکست هست که چند هفته پیش منتشر شده. این قسمت و اپیزودهای جدید کارکست رو می‌تونید از وبسایتمون گوش کنید. با کلیک روی این لینک‌ها هم می‌تونید این اپیزود رو توی پلتفرم‌های مختلف بشنوید: کست باکس، اپل پادکستز، گوگل پادکستز، اسپاتیفای

داستان از اونجایی شروع میشه که حدود 20 سال پیش آقای گرگرسن یه روز داشته توی دانشگاه MIT یه جلسه طوفان مغزی رو برگزار می‌کرده. سوال این بود که توی محیط های کار که اکثرا مردها توش حضور دارن، چطوری میشه برابری جنسیتی درست کرد؟ یه سوال کلاسیک و مهم. دانشجوها این سوال براشون مهم بود، اینطوری نبود که بی توجه باشن به موضوع، ولی کاملا حس می‌شد ایده هایی که به ذهنشون می‌رسه به نظرشون خیلی ارزشمند نیست و این انگیزه‌شون رو از بین می‌برد. بعد از کلی حرف زدن انرژی توی کلاس دیگه به کف رسیده بود و هیچکس دل و دماغ ادامه دادن نداشت! گرگرسن که میبینه اوضاع خیلی خرابه و وقت کلاس هم داره تموم میشه، یهو یه ایده به ذهنش میرسه. میگه رو به کلاس گفتم: "برای این جلسه تلاش برای جواب دادن به این سوال بسه. به‌جاش بیاید سعی کنیم که سوال های جدیدی پیدا کنیم در مورد همین مشکل. ببینیم چندتا سوال جدید می‌تونیم پیدا کنیم!"

گرگرسن میگه من خودم هم باورم نمی‌شد که این‌کار باعث شد که دانشجوها انرژی بگیرن و شور و هیجان برگرده به کلاس! وقتی که کلاس تموم شد دانشجوها با شوق و اشتیاق درحالی که داشتن درمورد سوال هایی که پرسیده بودن بحث میکردن راه می‌افتن برن سمت خونه هاشون! مثلا یکی از سوال ها این بوده که چطوری میشه از پایین به بالا سیستم رو اصلاح کرد به‌جای اینکه دنبال راه های مدیریتی و از بالا به پایین باشیم. این سوال ها داشتن فرضیات و اساس تفکر آدمای توی کلاس رو به چالش می‌کشیدن؛ مثلا این نگاه که برای حل کردن مشکل برابری جنسیتی، مدیریت ارشد باید این تغییر رو ایجاد کنه!

یا مثلا اینکه چه چیزهایی رو می‌تونیم از کارهایی که برای برابری جنسیتی توی سیستم خودمون انجام شده یاد بگیریم، به جای اینکه توی دنیا دنبال نمونه های موفق بگردیم؟ این سوال هم این فرض رو به چالش می‌کشید که باید بهترین راه رو پیدا کنیم و مطابق اون بریم جلو، به‌جای اینکه ببینیم چی توی سیستم خودمون جواب داده و از همون استفاده کنیم.

گرگرسن میگه برین استورم برای پیدا کردن سوال، چیزی نبود که من قبلا امتحان کرده باشم یا تجربه‌اش رو داشته باشم. همین‌طوری ناگهانی توی اون کلاس به ذهنم رسید که اینطوری بریم جلو. شاید دلیلش این بود که یه مقاله خونده بودم همون موقع ها در مورد اینکه چطوری میشه با سوال پرسیدن نوآوری انجام داد. ولی خلاصه هرچی که بود بعد از اینکه اون آزمایشم سر کلاس جواب داد، 20 سال بعدی رو صرف این کردم که این روش رو تبدیل به یه متد نظام‌مند کنم و با صدها شرکت بزرگ امتحانش بکنم تا بهتر و بهتر بشه.

گرگرسن میگه این روش البته سابقه داره. مثالی که میزنه از سال 1998ه. میگه تا 1998 همه روانشناس‌های متخصص دنبال این بودن که ریشه ناراحتی‌های ذهنی رو پیدا کنن و با حل کردن اون ریشه مشکل رو حل کنن. خب منطقی هم هست دیگه، چیز عجیبی نیست. باور پایه ای که وجود داشت، این بود که خوب بودن در واقع وقتی اتفاق میفته که ما عوامل حال بد رو حذف کنیم. توی سال 1998 آقای مارتین سلیگمن میشه رئیس انجمن روانشناسان آمریکا. اون توی یه سخنرانی مهمی این موضوع رو مطرح میکنه که چی میشه اگه "وجود یه سری عوامل مثبت" باعث حال خوب باشه؛ نه "عدم وجود عوامل منفی"؟ این سوالیه که باعث میشه روانشناسی مثبت اولین بار ایجاد بشه. یعنی بعضی وقتا یه سوال میاد کل نگاه ما به حال خوب رو عوض میکنه و یه دریچه جدید برای نگاه کردن به موضوع درست می‌کنه!

سالها تحقیق و آزمون و خطای نویسنده، یه روش سه مرحله ای درست کرد برای این مدل از طوفان مغزی؛ که اسمشو میذاریم طوفان سوالها!

مرحله اول

اولین کاری که باید بکنیم شاید خنده دار به نظر بیاد ولی مهمه. باید یه موضوعی رو انتخاب کنیم که واقعا برامون مهمه. اگه موضوعی برامون مهم نباشه انگیزه نداریم که درست و حسابی روش انرژی بذاریم و کل زمان رو هدر میدیم. نویسنده از مدیرعامل یه شرکت معروف نقل میکنه که موضوع خوب، موضوعیه که باعث بشه قلبتون تند بزنه!

بعد باید یه سری آدم رو برای طوفان سوال ها جمع کنیم. یه تیم خوب. منطقا ما همیشه کسایی رو که به موضوع آگاه هستن میاریم که بهمون کمک کنن. اونا حتما لازم هستن؛ ولی نویسنده میگه خیلی خوبه که دو سه‌ نفر آدمی که اصلا به موضوع آشنا نیستن رو هم توی تیم بیارید. دلیل این‌کار اینه که این آدما می‌تونن سوال‌های بدیهی‌ای رو بپرسن که می‌تونن جرقه ای باشن برای اینکه چیزهای جدید به ذهن آدمای متخصص برسه!

بعد ازاینکه گروه‌تون رو جمع کردید، به خودتون 2 دقیقه فرصت بدید که مشکل رو بهشون توضیح بدید. 2 دقیقه عدد دقیقشه، واقعا دو دقیقه از روی ساعت! حالا چرا؟

به‌خاطر اینکه اگه بیش از حد مشکل رو توضیح بدید کلی از بایاس های ذهنی‌تون رو بهشون منتقل می‌کنید. اون پیش‌داوری های غلطی رو که اصلا بخاطر وجود اونا اومدیم سراغ طوفان سوال، میدید به تیم‌تون و نمی‌ذارید خارج از چارچوب فکری شما فکر کنن. نویسنده میگه که سعی کنید توی این دو دقیقه توضیح بدید که اگه این مشکل حل بشه چه اتفاق‌های خوبی می‌افته و توضیح بدید چرا اصلا توی این مشکل گیر کردید!

نویسنده برای مثال میاد یه توضیح دو دقیقه ای که به نظرش خوب بوده رو تعریف میکنه. میگه مدیری که داشت توضیح میداد مشکل رو، اینطور گفت: "ما میخوایم که همه توی قایق شرکت به یه سمت پارو بزنن. مشکلی که الان وجود داره اینه که پیام هایی که رد و بدل می‌کنیم این‌کار رو انجام نمیده. آدم ها که توی کشورها و فرهنگ های مختلفی هستن و شغل ها و تخصص های مختلفی هم دارن، مفهوم حرف همدیگه رو درست متوجه نمیشن." وقتی توضیحات رو همین‌جا رها کرد نتیجه‌اش این شد که متوجه شد این فراتر از یه مشکل بین ارتباط تیم مارکتینگ و بقیه ی تیم هاست و مشکل از ساختار رهبری سازمانشونه!

قبل از شروع طوفان سوالها باید یه کار آخر هم انجام بدیم به عنوان کسی که صاحب مشکله و داره براش دنبال راه حل می‌گرده. نویسنده میگه 10 ثانیه وقت بذاریم و در حد 2-3 تا کلمه احساس خودمون رو نسبت به چالشی که باهاش مواجهیم، بنویسیم. مثلا "درمانده"، "خسته"، یا حتی "امیدوار". بعد از تموم شدن کار دوباره احساساتمون رو بررسی کنیم و ببینیم مثبت تر شده یا نه.

پس مرحله ی اول به صورت کلی شد اینکه صحنه و موقعیت رو برای انجام فرآیند آماده کنیم.

مرحله دوم

مرحله ی دوم اینه که خود طوفان ذهنی رو انجام بدیم. برای این‌کار یه تایمر رو روی 4 دقیقه تنظیم کنید و توی این زمان هدف این باشه که هرچی بیشتر سوال تولید کنین. هرچی سوال ها عجیب تر و تامل برانگیزتر باشن خب بهتر هم هستن؛ ولی مهم اینه که میخوایم تعداد سوال ها زیاد باشه. توی این 4 دقیقه حداقل باید 15 تا سوال درست کنیم، حدودا هر 15 ثانیه یه‌دونه! باید سعی کنیم این سوال ها رو ساده و کوتاه نگه‌شون داریم. نکته ی بعدی اینه که باید از کسایی که دارن طوفان ذهنی انجام میدن بخوایم که اگه چیزی که ما مینویسیم متفاوته با منظورشون، بهمون بگن و اصلاحمون کنن، بخاطر اینکه ممکنه بایاس های ما باعث بشه سوال اونا رو به یه شکلی ببینیم و بنویسیم که منظورشون نبوده!

ممکنه از خودتون بپرسید چرا 4 دقیقه و 15 تا سوال؟ چه دلیلی داره که این عدد ها انتخاب شدن؟ این عددها از روی تجربه اومدن و دلیل خاصی ندارن. البته چندتا منطق وجود داره توی انتخاب کردن این عددها. یکی اینکه آدمها برای اینکه یه کاری رو خوب انجام بدن باید تا حدی روشون فشار باشه. برای همین زمان زیاد، خوب نیست. مدیرها هم همش دوست دارن جواب بدن به این سوال ها. اینکه 4 دقیقه باشه، کمک میکنه بتونیم به مدیرها بگیم تحمل کنن و گوش کنن به سوال ها بدون اینکه جوابی بهشون بدن. از طرف دیگه آدم ها وقتی سوال میپرسن دوست دارن که توضیحش بدن حسابی. وقتی زمان کوتاه باشه میشه بهشون گفت که الان چون وقت کمه توضیح نده و بذار برای بعدا. مجموعه ی این چیزا کمک‌مون میکنه که پروسه رو درست اجرا کنیم. در نهایت نویسنده میگه که سطح انرژی مغز رو اندازه گرفتن و دیدن مغز 3 دقیقه و نیم پرانرژی ایده میده، مخصوصا اگه کسایی که دارن طوفان ذهنی انجام میدن توش کم تجربه باشن؛ برای همین میگه 4 دقیقه احتمالا مدت زمان خوبیه برای اینکار.

به عنوان کسی که داره فرآیند رو مدیریت میکنه، باید چهار دقیقه‌مون که تموم شد دوباره یه لحظه صبر کنیم و با خودمون فکر کنیم احساسمون چطوره نسبت به مسئله؟ احساس بهتری داریم یا احساس بدتری؟ اگه احساسمون بدتر شده شاید بد نباشه که چند دقیقه استراحت کنیم و دوباره طوفان سوال رو انجام بدیم یا اینکه حتی بگیم دوباره فردا تکرارش می‌کنیم. احساساتمون توی این فرآیند مهمه؛ بخاطر اینکه بعدا باید مدت زیادی رو صرف جواب دادن به این سوال ها کنیم. اگه حس کنیم سوال های درستی رو نپرسیدیم، کار برای آینده سخت میشه و به نتیجه ای که میخوایم نمی‌رسیم!

مرحله سوم

قدم سوم و آخر اینه که از بین سوال ها اون سوالی که باید بهش جواب بدیم رو پیدا کنیم و بچسبیم بهش. برای این‌کار، اول باید سوالهایی که نوشتیم رو با دقت بخونیم. اکثر وقت ها توی این سوال ها یه سوالی پیدا میشه که خیلی خوب و جامع مشکل رو بررسی کرده. همیشه یه سری سوال هم هستن که از یه نگاه جدید به موضوع نگاه کردن، طوری که شما هیچوقت اون‌طوری به موضوع نگاه نکرده بودید! حتی بعضی سوال ها ممکنه که حس بدی بهتون بده و ناراحت‌تون کنه. اون سوال هارو هم باید در نظر بگیرید. وقتی این سوال ها جدا شد، باید از متد "5 چرا" استفاده کنیم. به انگلیسی "5 whys".

این متد رو تویوتا اولین بار درست کرده و میگه اگه 5 بار از خودمون بپرسیم "چرا؟"، به ریشه ی اصلی هر مسئله ای می‌رسیم. مثلا اینطوری شروع می‌کنیم که چرا این سوالی که انتخاب کردم مهم و ارزشمنده؟ جواب میدیم به خودمون که این سوال فلان خاصیت رو داره. بعد می‌پرسیم خب چرا این سوال فلان خاصیت رو داره؟ همین‌طوری 5 بار جواب رو که پیدا می‌کنیم، از خودمون می‌پرسیم چرا این جوابه؟ این‌طوری می‌رسیم به ریشه ی این سوال.

مثال اون شرکت رو یادتونه که کارمنداش نمی‌تونستن منظور هم رو متوجه بشن؟ توی اون مثال یه سوالی که پرسیده بودن این بوده که میشه یه سری مدیر محلی استخدام کنیم که اونا با هرکسی از اون منطقه ارتباط برقرار کنن؟ سوال اولی که از این موضوع پیش میاد که خب چرا تا الان این‌کار رو نکردیم؟ جوابش برای مدیر مجموعه این بود که اعتماد نداشتم که این‌کار مهم رو به یه نفر دیگه بسپریم. بعد مدیره از خودش می‌پرسه چرا به کس دیگه اعتماد ندارم؟ همین‌طوری ادامه میده تا برسه به ریشه ی مشکل.

وقتی که رسیدیم به ریشه ی مسائل، وقتشه که مسیر رو با تمام توان شروع کنیم. اینجا باید حواسمون باشه که هدف از جواب دادن یه سوال در واقع انجام دادن یه کاریه دیگه. نویسنده اینجا توصیه می‌کنه از متد Jobs to be Done استفاده کنیم که ما توی قسمت ششم که در مورد میلک شیک بود در موردش حسابی حرف زدیم. اگه نمیدونید jobs to be done چیه، میتونید بعد از خوندن این مطلب، متن قسمت ششم رو هم بخونید.

درنهایت، نویسنده میگه خوبه که یه برنامه ریزی کوتاه مدت هم داشته باشید. مثلا برنامه ریزی کنید توی 3 هفته آینده قراره چه کارهایی انجام بدید که بتونید جواب سوالتون رو پیدا کنید؟ از همون روز اول کارهای لازم رو بنویسید و به خودتون ددلاین بدید برای انجام دادنشون.

نویسنده پیشنهاد می‌کنه که کل فرآیند رو سه‌بار برای هرمشکلی انجام بدیم؛ یعنی با سه‌تا تیم مختلف. میگه کل فرآیند یه چیزی حدود نیم ساعت زمان می‌بره و ارزششو داره که سه‌بار انجامش بدیم که قشنگ بتونیم سوال اصلی و ریشه ی مشکل رو پیدا کنیم و بعد بریم سراغش.

حالا که رسیدیم به اینجا، ممکنه توی ذهن‌تون این موضوع باشه که خب حالا ما قراره سوال بپرسیم، چطوری اصلا سوال خوب بپرسیم؟ مهمه دیگه! همش میگیم سوال بپرسیم تا بایاس نداشته باشیم. قسمت چهاردهم کلا در مورد سوال پرسیدنه. اینکه چطوری سوال های خوب بپرسیم. متن اپیزود چهاردهم رو هفته دیگه از ویرگول میتونید بخونید و اگه می‌خواید اپیزودشو گوش بدید هم، از این لینک، میتونید بشنوید.

منبع

https://hbr.org/2018/03/better-brainstorming

بقیه قسمت‌های پادکست کارکست رو می‌تونید از طریق CastBox هم گوش بدید.