https://virgool.io/kifcheh-knowledge-content/feed در این انتشارات، مقالات مرتبط با مدیریت دانش و محتوا ،خدمت شما معرفی خواهد شد؛این مقالات توسط مدرس، مشاور و کارشناس کسب و کار : مهندس حق وردی برای شما عزیزان منتشر می شود. « شاد ? و موفق و پیروز ⁦✌️⁩ باشید» http://kifcheh.ir/knowledge-management fa 2026-06-16 13:44:56 https://files.virgool.io/upload/publication/8ehfwm9p3dey/acsvr9.png https://virgool.io/kifcheh-knowledge-content https://virgool.io/kifcheh-knowledge-content/%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%86%D8%AF%D8%A7%D8%AA-%DA%86%D9%87-%D8%AA%D9%81%D8%A7%D9%88%D8%AA%DB%8C-%D8%A8%D8%A7-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%D8%AD%D8%AA%D9%88%D8%A7-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF-yhtiurorr3mn نویسنده: مهندس حق وردی (مجموعه آموزشی کیفچه)در عصر دیجیتال، سازمان ها به دنبال روش هایی جهت تسهیل و ساده سازی فرآیندهای خود می باشند.همچنین از راه کارهای  مدیریتی مبتنی بر هوش مصنوعی  جهت اتوماتیک نمودن  این فرآیندها بیش از پیش استفاده می شود.راه حل ها و سولوشن های بسیاری در این حوزه وجود دارند، اما زمانی این فرآیند انتخاب سخت می شود  که ما نتوانیم  مرزبندی و تفکیک بین راه حل های مختلف را با نیاز های خود  به درستی تطبیق دهیم.انتخاب بر اساس فاکتورهای مهم کسب و کارانتخاب یک راه حل مناسب از میان  سیستم ها های مختلف دشوار به نظر می رسد، سیستمی که با در نظر گرفتن جنبه هایی چون: سایز محتوا، امنیت، امکانات و از همه مهمتر هزینه، جوابگوی سازمان و کسب و کار  ما باشد.به عنوان مثال، تمامی کسب و کارها به دنبال روش های مقرون به صرفه جهت جمع آوری، سازماندهی، به اشتراک گذاری و مستند سازی داده های دیجیتالی می باشند.اشتباه در گفتار و نوشتار دو مفهومبه هر حال، در حوزه مدیریت اطلاعات کسب و کار، اکثر افراد  بین دو اصطلاح نرم افزار های “مدیریت مستندات” و “مدیریت محتوا” دچار اشتباه می شوند.بعضی اوقات این دو اصطلاح حتی در میان تولید کنندگان نرم افزار ها نیز، به جای یکدیگر در گفتار و نوشتار  به کار برده می شوند؛بعضی از تولید کنندگان نرم افزاری راهکار نرم افزاری خود را سیستم مدیریت مستندات (DMS) می نامند در حالی که دیگر تولیدکنندگان مدعی هستند که محصول نرم افزاری آنها  یک سیستم مدیریت محتواست (CMS).در واقع، بین این دو اصطلاح مدیریتی شباهت های زیادی وجود دارد ولی عوامل مهمی وجود دارد که این دو اصطلاح مدیریتی را از یکدیگر تفکیک می کند.برای شنیدن پادکست این موضوع در شنوتو ، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟سیستم مدیریت مستندات (DMS) چیست ؟سیستم مدیریت مستندات (DMS)، سیستمی است که وظیفه  جمع آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل انبوهی از اطلاعات در یک پلتفرم را دارد.این سیستم این قابلیت را دارد که  فرآیند ها را ساده تر نموده و به مدیریت فایل های دیجیتال کسب وکار  کمک نماید.همچنین این سیستم به عنوان پایگاه داده ای مرکزی، باعث جستجو و دستیابی آسان و سریع به اطلاعات مورد نیاز می شود.سیستم مدیریت محتوا (CMS) چیست؟به صورت کلی این سیستم جهت ایجاد و مدیریت محتوای دیجیتال استفاده می شود.سیستم مدیریت محتوا (CMS) می تواند به ما مجموعه ای از ابزارهای تعاملی  ارائه دهد که قابلیت همکاری تیمی (Collaboration) را  توسط ارتباط دو طرفه بین مدیریت مستندات و مدیریت دارایی های دیجیتال  ایجاد نماید.بین دو سیستم DMS  و CMS هم شباهت ها و هم تفاوت هایی وجود دارد.در ادامه به این موارد می پردازیم.شباهت های DMS  با CMS  در چیست؟بین این دو سیستم چند چیز مشترک وجود دارد:هر دو قابلیت سرویس دهی نوع SAAS  را دارند.SAAS  یک روش ارائه خدمات نرم افزاری است که نرم افزار بر روی یک سرور شرکت خدمات دهنده می تواند قرار گیرد و به کاربران از طریق اینترنت سرویس دهد.هر دوی سیستم DMS  و CMS  این قابلیت را دارند و داده ها در این روش بر روی کلود یا سیستم ذخیره سازی سرویس دهنده می باشد.همچنین این داده ها بر روی هر سروری که بتواند ارتباط امن اینترنتی را برقرار کند، در دسترس می باشد.فضایی مرکزی جهت ذخیره سازی محتوااز جنبه شباهتی، هر دو سیستم دیتابیس مرکزی را ارائه می دهند و در آن همه اطلاعات در مورد کارمندان، کسب و کار و دیگر اطلاعات محرمانه ذخیره می شوند.این مستندات به راحتی در دسترس بوده و نکته مثبت در این است که شما می توانید دسترسی به اطلاعات را براساس گروه ها و نقش های کاربری، محدود نمایید.مدیریت، ذخیره و بازیابی آسان محتواهر دو سیستم توانایی جمع آوری و ذخیره داده ها را به صورت سیستماتیک به شما می دهند.مستندات به  صورت اتوماتیک و بلادرنگ ایندکس شده و شما قادر به جستجوی آسان فایل ها در همان لحظه بعد از بارگذاری می باشید. اطلاعات شما در میان انبوهی از فایل های دیگر در سیستم، گم نمی شوند.ارزش اصلی هر دو سیستم در این است که به شما اجازه جستجو و رسیدن به اطلاعات را در اسرع وقت بدون هیچ مشکل خاصی می دهد.امنیت در سطح بالادیگر شباهتی که بین دو سیستم وجود دارد این است که هر رو امنیت بالایی را به شما ارائه داده و داده های محرمانه کسب و کار شما نیز با اطمینان در محل های مشخص نگهداری و حفاظت خواهند شد.تفاوت در ابزارها و نوع داده ای تحت پوششالارغم شباهت هایی که وجود دارد، ابزارهای موجود در این دو سیستم از جنبه های مختلفی با هم متفاوت هستند.هر کدام از این سیستم ها دارای امکانات کلیدی خاص و منحصر به خود هستند که دیگری آن را ندارد؛همچنین هر کدام از آنها با داده های متفاوت نسبت به یکدیگر سر و کار دارند.تفاوت در مدیریت نوع داده از جنبه های : ساختار یافته و غیر ساختار یافتهوظیفه اصلی سیستم DMS، مدیریت داده های ساختار یافته می باشد.ولی CMS  هم توانایی مدیریت و کنترل داده های ساختار یافته و غیر ساختار یافته مانند: محتوای فایل های وب (Html ,Pdf ) و دارایی های دیجیتال مانند عکس، صدا، ویدئو و Word ,PDF ,PowerPoint ,Excell را دارد.اهداف کلیدی DMS و CMSاهدف کلیدی و مهم در DMS، تطبیق با قوانین و استانداردهای بین المللی، و مدیریت گردش محتوا می باشد؛در حالی که این اهداف در CMS، ذخیره سازی، استفاده مجدد از محتوا و انتشار آنها است.اپلیکیشن ها و ابزارهای زیر مجموعه DMS داری توانایی های پیشرفته در حوزه اسکن و کار با تصاویر هستند؛مانند تشخیص کاراکترهای اپتیکال (OCR)، تشخیص کاراکترهای دست نویس (HCR) و امکاناتی بیشتر.معمولا ابزارهای حوزه CMS  این امکانات را پشتیبانی نمی کنند.برای مشاهده ویدئو این موضوع در آپارات، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟ارتباط و تعامل DMS با سیستم های مختلفآلفرسکو به عنوان یک سیستم ECM از این امکان OCR پشتیبانی می کند.جهت دسترسی به مستندات و نحوه نصب این نرم افزار در آلفرسکو در ورژن های ۵و ۶، به دوره در حال تهیه ما مراجعه نمایید.در یک سیستم DMS، ارتباط دو طرفه (Integration) با سیستم هایی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و ابزارهای مدیریت روابط با مشتری (CRM) لازم و ضروری می باشد و این در حالی است که این ارتباط برای سیستم CMS  از درجه اهمیت پایینتری برخوردار است.با بررسی و نتیجه گیری مناسب از تفاوت های موجود بین این دو سیستم، متوجه خواهیم شد که CMS  نقش پررنگ تری را نسبت به DMS  در شرکت ها بازی می کند و  این در حالی است که CMS  همه امکاناتی که DMS  دارد را پوشش نمی دهد.اهداف و ماموریت های اصلی DMS و CMSهدف اصلی در سیستم مدیریت مستندات، کنترل چرخه عمر مستندات و تطبیق پذیری آن با استانداردهای رگولاتوری می باشد.این سیستم به عنوان یک کابینت دیجیتالی می ماند و گاهی به آن کابینت داکیومنت های الکترونیکی نیز می گویند.به عنوان عملکرد هسته ای  این سیستم به صورت کلی  بر روی مدیریت هویت ها متمرکز می باشد.بعضی از امکانات استاندارد آن شامل: گردش کار ، اینکس گذاری ، ورژن بندی و رهگیری مستندات می باشد.از طرفی در سیستم مدیریت محتوا، صرفا وظیفه ذخیره و مدیریت مستندات و فایل های سازمانی را ندارد، بلکه دارای ابزارها، فرآیندها و استراتژی هایی است که جهت جمع آوری، ذخیره، نگهداری و مدیریت محتوا بکار می روند.می توانیم حتی این را بگوییم که از لحاظ فنی، سیستم مدیریت مستندات (DMS) در زیردسته سیستم های مدیریت محتوا (CMS) قرار می گیرد؛ ولی بدون در نظر گرفتن توانایی DMS در مدیریت مستندات، سیستم مدیریت محتوا، به درستی عمل نمی کند.بعضی از امکانات استانداردی که در یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) می باشد شامل: مدیریت دارایی های دیجیتال (DAM)، مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM)، مدیریت ایمیل ها، دانلود محتوای وب و موارد بیشتری از این قبیل می باشد.نتیجه گیری: چه راهکاری برای کسب و کار ما مناسب است؟اگر چه هر دو سیستم مزیت های بسیاری برای کسب و کار شما دارند، اما در صورت استفاده درست طبق نیاز هر دو عملکردهای متمایزی را نسبت به دیگری ارائه می دهند که برای شما مفید می باشد.یک چیز مشخص در هر روی این سیستم ها می باشد و اینکه هر دوی آنها در کسب و کارهای کوچک، شبیه به هم عمل می کنند؛ به این دلیل که کسب و کار های کوچک نیازهای پیچیده ای در زمینه مدیریت محتوا و مستندات ندارند.اما در سطح سازمان های بزرگ، سیستم مدیریت محتوا بهترین راه حل می باشد چون که این سیستم قادر به مدیریت حجم بسیار بالایی از داده های ساختار یافته و غیر ساختار یافته می باشد.بنابراین هر دو راهکار به کاهش هزینه های عملیاتی (OPEX) از طریق تغییر روال  کاغذی به مستندات ومحتوا دیجیتال کمک نموده و فرآیندهای داخلی را تسهیل می کنند.بنابراین برای انتخاب بهترین راهکار جهت کسب و کار خود این تفاوت های سیستم ها را در نظر بگیرید تا  به شما در نتیجه گیری صحیح و رفع نیازهایتان کمک نماید.لینک اصلی مقاله در وب سایت مجموعه سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟لینک مقالات مرتبط با سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???دسته سیستم های مدیریت دانش دسته سیستم های مدیریت محتوالینک مقاله در اینستاگرام: ???مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟ (قسمت اول)مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟ (قسمت دوم) مدیریت دانش و محتوا kifcheh_ir Mon, 10 Aug 2020 10:41:40 +0430 https://virgool.io/kifcheh-knowledge-content/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%D8%AD%D8%AA%D9%88%D8%A7%DB%8C-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%DA%A9%D9%85%DA%A9%DB%8C-%D9%85%DB%8C-%D8%AA%D9%88%D8%A7%D9%86%D8%AF-%D8%A8%D9%87-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D9%85%D8%A7-%DA%A9%D9%86%D8%AF-sjejkkd4qrba نویسنده: مهندس حق وردی (مجموعه آموزشی کیفچه)میزان تولید محتوا در سازمان ها و اینترنت هر لحظه در حال افزایش است.با توجه به این رشد سریع محتوا، نیاز به سیستمی جهت مدیریت محتوا و مستندات لازم و ضروری است؛سیستمی امن و قدرتمندی که بتواند این اطلاعات عظیم و سنگین سازمانی را با رابطی مناسب و کاربرپسند در اختیار ما قرار دهد؛سیستمی که امکان اشتراک این محتوا را برای پرسنل سازمان در هر مکانی که آنها قرار دارند به آسانی با سرعت بالا و به صورت امن بدهد.تعداد سیستم های مدیریت محتوای سازمانی بسیار زیاد است ، مثلا سیستم های: Sharepoint,Magnolia,Drupal,FileNet در این حوزه قرار می گیرند.انتخاب یک Solution مناسب از میان این سیستم ها دشوار به نظر می رسد، سیستمی که با در نظر گرفتن جنبه هایی چون: سایز محتوا، امنیت، امکانات و از همه مهمتر هزینه، جوابگوی سازمان ما باشد.حفاظت از دارایی و هویت کسب و کارسازمان ها به سیستمی جهت مدیریت محتوا و مستندات خود نیازمند هستند و استفاده از آن برایشان، امری ضروری می باشد.امروزه با رشد روز افزون سازمان ها، نیاز آنها به استفاده از یک  سیستم  مکانیزه با امکانات: تبادل داده های دیجیتال، نگهداری و ایجاد بایگانی های الکترونیکی بیش از پیش احساس می شود.استفاده از شبکه های اجتماعی و پیام رسان ها برای عموم کارمندان یک شرکت  امری غیر قابل اجتناب شده و شاهد این هستیم که بسیاری از تبادل داده ها ( عکس، فیلم، صوت و نامه و غیره ) به وسیله پیام رسان های بین المللی چون: تلگرام یا واتساپ انجام می شوند در حالی که تمامی آنها به عنوان مستندات یک سازمان به حساب آمده و  هر سازمان باید به خوبی بتواند از مستندات خویش که همان هویت او به حساب می آید محافظت کند.برای شنیدن پادکست این موضوع در شنوتو ، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما کند؟کلافگی و اتلاف وقت اعضاء تیم در رسیدن به محتوامستندات سازمان باید با نظم و ترتیب نگهداری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد،در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد در بخش های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و به آنها مراجعه می شود.از سویی دیگر در هر سازمان  با وجود پرتال اینترنتی، اینترانت داخلی و داده هایی  که در جزیره ای از نرم افزار های مختلف وجود دارد، مدیریت محتوا سخت و پیچیده و زمان بر شده و به روز رسانی اطلاعات برای آنها مشکل ساز گشته است.بررسی و مقایسه سیستم مدیریت محتوا (CMS)  و سیستم مدیریت مستندات (DMS) از ابعاد سازمان های بزرگ و کوچکاگر بخواهیم به سیستم های CMS  و DMS از منظر یک شرکت یا سازمان کوچک نگاه کنیم، به نظر می رسد که هر دو شبیه به هم می باشند؛به این علت که مدیریت محتوا و مستندات در  شرکت ها و سازمان های کوچک  خیلی  امر پیچیده ای  نیست و آنها به تمام امکانات، اجزاء و کاربردهای این سیستم ها نیازی ندارند؛این موضوع در بین شرکت ها و سازمان های بزرگ (Enterprise) امری متفاوت می باشد؛این سازمان ها معمولا از قابلیت های مدیریت محتوا و مستندات به طور کامل استفاده نموده و نیاز به مدیریت مقدار زیادی داده از نوع  ساختار یافته و غیر ساختار یافته دارند.جهت درک بهتر از  وجه تمایز این دو سیستم، بهتر است که به آنها  از منظر یک کسب و کار بزرگ نگاه نماییم و دو مفهوم تکمیلی  سیستمی با نام های: مدیریت مستندات سازمانی ( EDM) و مدیریت محتوای سازمانی ( ECM) را مورد بررسی قرار دهیم.تفاوت های CMS  و DMS  در چه چیزهایی است ؟الارغم شباهت هایی که وجود دارد، ابزارهای موجود در این دو سیستم از جنبه های مختلفی با هم متفاوت هستند.هر کدام از این سیستم ها دارای امکانات کلیدی خاص و منحصر به خود هستند که دیگری آن را ندارد؛همچنین هر کدام از آنها با داده های متفاوت نسبت به یکدیگر سر و کار دارند.تفاوت در مدیریت نوع داده از جنبه های: ساختار یافته و غیر ساختار یافتهوظیفه اصلی سیستم DMS ، مدیریت داده های ساختار یافته می باشد.ولی CMS  هم توانایی مدیریت و کنترل داده های ساختار یافته و غیر ساختار یافته مانند: محتوای فایل های وب (Html ,Pdf ) و دارایی های دیجیتال مانند عکس، صدا، ویدئو و Word ,PDF ,PowerPoint ,Excell  را دارد.اهدف کلیدی و مهم در DMS، تطبیق با قوانین و استانداردهای بین المللی، و مدیریت گردش محتوا می باشد؛در حالی که این اهداف در CMS، ذخیره سازی، استفاده مجدد از محتوا و انتشار آنها است.اپلیکیشن ها و ابزارهای زیر مجموعه DMS  داری توانایی های پیشرفته در حوزه اسکن و کار با تصاویر هستند؛مانند تشخیص کاراکترهای اپتیکال (OCR)، تشخیص کاراکترهای دست نویس (HCR) و امکاناتی بیشتر.معمولا ابزارهای حوزه CMS  این امکانات را پشتیبانی نمی کنند.انتخاب بهترین سیستم مدیریت محتواآلفرسکو به عنوان یک سیستم ECM  از این امکان OCR  پشتیبانی می کند.جهت دسترسی به مستندات و نحوه نصب این نرم افزار در آلفرسکو در ورژن های ۵و ۶ ، به دوره در حال تهیه ما مراجعه نمایید.در یک سیستم DMS، ارتباط دو طرفه (Integration)  با سیستم هایی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و ابزارهای مدیریت روابط با مشتری (CRM) لازم و ضروری می باشد و این در حالی است که این ارتباط برای سیستم CMS  از درجه اهمیت پایینتری برخوردار است.با بررسی و نتیجه گیری مناسب از تفاوت های موجود بین این دو سیستم، متوجه خواهیم شد که CMS  نقش پررنگ تری را نسبت به DMS  در شرکت ها بازی می کند و  این در حالی است که CMS  همه امکاناتی که DMS  دارد را پوشش نمی دهد.مدیریت دارایی های دیجیتال(DAM)اصطلاح دیگری که در حوزه مدیریت محتوا و مستندات دیجیتالی با آن سرو کار داریم به نام مدیریت دارایی های دیجیتال(DAM) می باشد.به فرایند، ساختاردهی، ذخیره، انتقال و بازیابی و مدیریت دسترسی های مدیا  که شامل: عکس، ویدئو، موزیک، انیمیشن ها می باشد را گویند.مدیریت دارایی های دیجیتال(DAM) با مدیریت محتوای سازمانی (ECM) متفاوت است؛مدیریت دارایی های دیجیتال (DMA) وظیفه مدیریت محتوای تولیدی مدیا را دارد در حالی که تمرکز سیستم های ECM  بر روی رکوردهای کسب و کار و مستندات متنی می باشد.معرفی سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM)به مجموعه فرآیندها، ابزارها و استراتژی های تعریف شده که به کسب کار  و کارمندان اجازه دستیابی، طبقه بندی، ذخیره و تحویل اطلاعات مهم سازمانی را میدهد در اصطلاح سیستم مدیریت محتوای سازمانی یا ECM  گویند.سیستم مدیریت محتوای آلفرسکو  به عنوان یکECM یک نرم افزار قدرتمند و امن جهت مدیریت مستندات و محتوا های سازمان ها می باشد.مدیریت اطلاعات دیجیتالی سازمان در یک انباره  متمرکز و استفاده از محتوای دیجیتال جهت حمایت از فرآیندهای کاری و رسیدن به اهداف سازمانی، از جمله کارکردهای ECM  می باشد.سیستم مدیریت مستندات سازمانی (EDM) و سیستم مدیریت محتوای سازمانی(ECM)، یک یا دو سیستم؟!سیستم EDM مجموعه ای از تکنولوژی هاست که برای مدیریت و کنترل  تولید، جمع آوری، ایندکس گذاری، ذخیره، تحویل داده، مسیردهی و انتشار مستندات سازمانی استفاده می شود.یک شرکت می تواند یک سیستم EDM  را به عنوان یک سیستم مجزاء از دیگر سیستم های سازمان راه اندازی نماید و عملکردهای مورد نیاز جهت مدیریت مستندات را به خوبی به عهده بگیرد.از رف دیگر یک سیستم EDM  می تواند به عنوان یک یک از اجزاء سیستم ECM  پیاده سازی شده و صرفا بخش مربوط به مدیریت اطلاعات را به عهده گیرد.از طرفی ECM به مجموعه ای از استراتژی ها، روش ها و ابزارهای گویند که جهت جمع آوری، مدیریت، ذخیره، نگهداری و تحویل داده های دیجیتال مورد استفاده قرار می گیرد.این دو اصطلاح و سیستم نیز مانند DMS , CMS  با هم اشتباه گرفته می شوند.برای مشاهده ویدئو این موضوع در آپارات، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما کند؟قابلیت های یه سیستم مدیریت محتوا چیست؟قابلیت های یه سیستم مدیریت محتوا چیست؟1.جمع آوری اطلاعات :تولید اطلاعات  با دیجیتالی نمودن مستندات کاغذی یا طبقه بندی و ساختار دهی به اطلاعات در فرمت های الکترونیکی۲. مدیریت اطلاعات:جنبه های مختلف مدیریت اطلاعات شامل موارد زیر می باشد:مدیریت مستنداتهمکاری تیمی در میان اعضاء واحد سازمانیمدیریت محتوای وبمدیریت رکوردهامدیریت فرآیند  کسب و کار  یا گردش کار یا محتوا۳. ذخیره اطلاعات:ذخیره فایل ها در فولدر های مرتبط و اجازه ویرایش متوالی اطلاعات۴. نگهداری از اطلاعات:نگهداشت طولانی مدت اطلاعاتی که دائما بروز رسانی شده و از استانداردهای قوانین رگولاتوری تبعیت می نماید.۵. ارائه و تحویل اطلاعات:تحویل و در اختیار قراردادن اطلاعات مورد نیاز به کارفرمایان، شرکاء و بازرسین در مواقع درخواست و  نیازلینک اصلی مقاله در وب سایت مجموعه سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما می کند؟لینک مقالات مرتبط با سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???دسته سیستم های مدیریت دانش دسته سیستم های مدیریت محتوالینک مقاله در اینستاگرام: ???سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست و چه کمکی می تواند به کسب و کار ما می کند؟ مدیریت دانش و محتوا kifcheh_ir Mon, 10 Aug 2020 10:36:02 +0430 https://virgool.io/kifcheh-knowledge-content/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D8%AF%D8%A7%D9%86%D8%B4-%D9%88-%D9%85%D8%AD%D8%AA%D9%88%D8%A7%DB%8C-%D8%A2%D9%84%D9%81%D8%B1%D8%B3%DA%A9%D9%88-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%DA%A9%D9%85%DA%A9%DB%8C-%D8%A8%D9%87-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%D9%88-%DA%A9%D8%B3%D8%A8-%D9%88-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D9%85%D8%A7-%D9%85%DB%8C-%DA%A9%D9%86%D8%AF-rrhtuijrjdzh نویسنده: مهندس حق وردی (مجموعه آموزشی کیفچه)مدیریت محتوا و دارایی سازمان با رابطی کاربر پسند (User Friendly)محتوایی که در درون هر سازمان تولید می شود ، به عنوان ارزشمندترین دارایی آن سازمان به حساب می آید.مدیریت چرخه عمر آن محتوا  و هدایت آن به سمت کاربر نهایی بسیار حائز اهمیت است .معمولا نگرش و دیدگاه سنتی که سازمان ها در مورد سیستم های مدیریت محتوای سازمانی دارند ، آنها را به خرید سیستم های پیچیده و گران قیمت سوق می دهد؛سیستم هایی که ممکن است که امکانات زیادی داشته باشند ولی پیاده سازی تمامی آنها زمانبر بوده و در بیشتر مواقع بدون استفاده  بمانند.در این پروسه مهمترین موضوع ،  پذیریش و موافقت کاربران نهایی جهت  کار  کردن با سیستمی است که مورد پسند آنها باشد و بتواند به راحتی نیازهای کاری خود را برآورده کنند.متا دیتا (Metadata) یا فراداده چیست ؟طبقه بندی در هر سیستم باعث می شود که دستیابی و رسیدن به اطلاعات مورد نیاز ، با سرعت بیشتری صورت گیرد؛یکی از مهمترین امکاناتی که یک سیستم مدیریت محتوا (ECM)  دارد ،امکان تگ گذاری داکیومنت ها و اختصاص اطلاعات بیشتر به آن میباشد که در اصلاح به این اطلاعات اضافی ، متا دیتا می گویند .با این امکان کاربران سیستم به جای ساخت فولدر های تو در تو و ایجاد پیچیدگی برای سیستم ، متا دیتا را مبنای اطلاعات فایل های آپلودی قرار داده و امکان فیلتر و دسته بندی اطلاعات به راحتی صورت میگیرد.با این روش می توان طبقه بندی و کلاسه گذاری مستندات  را به خوبی انجام داد.متادیتای جمع آوری شده از مستندات ، دارای توضیحات مهمی در مورد محتوا بوده و  دسترسی آسان به آن را با یک  جستجوی ساده فراهم می نماید.متا دیتا ، به عنوان مجموعه ای از داده ها پیرامون محتوای اصلی است که اطلاعات بیشتری را در مورد آن به ما می دهد؛این اطلاعات با طبقه بندی خاصی توسط تگ بندی داده ها (Tagging) بر روی دیتا ذخیره می شود.قابلیت تگ گذاری بر روی داده ، این امکان را به شما می دهد که مثلا  نیاز به وارد نمودن تمامی اطلاعات یک شخص در نام فایل نباشید ؛با این کار از طولانی شدن و نامفهوم شدن نام اصلی محتوا جلوگیری شده و  این قابلیت به ما داده می شود که بتوانیم این داده ها را در بخش هایی  مانند : عنوان ، توصیف و یا به عنوان تگ قرار داد.برای شنیدن پادکست این موضوع در شنوتو ، بر روی لینک زیر کلیک کنید ???سيستم مديريت دانش و محتواي آلفرسكو چيست و چه كمكي به سازمان و كسب و كار ما مي كند؟محتوا به صورت کلی به دو بخش تقسیم می شود :محتوای ساختار یافتهمحتوای غیر ساختار یافتهدر مدل محتوای ساختار یافته ،  فضایی در سطر و ستون های جداول دیتابیس رابطه ای جهت قرارگیری اطلاعات متادیتا مانند : عنوان ، توصیف ، تگ و … به سیستم های مدیریت محتوا ، اختصاص داده می شود.همچنین  محتوای غیر ساختار یافته به محتوایی گویند که در آن فایل هایی با فرمت های مختلف مانند : پی دی اف ، آفیس ، ویدئو ، صدا و یا عکس در سیستم مدیریت محتوا قرار می گیرد.آلفرسکو به عنوان یک ابزار جهانی  و کاربرپسند در  حوزه مدیریت و خدمات محتوای سازمانی  ،به خوبی توانایی مدیریت محتوای ساختار یافته و غیر ساختار یافته را دارد .همکاری سیستم خدمات محتوا با سیستم مدیریت محتوادر حالی که سازمان ها و کسب و کار ها نیاز مبرم به عملکردهای اصلی یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) دارند ، میتوان با کمک سیستم خدمات محتوا در کنار ECM ، راندمان کاری را بسیار بالا برد.سیستمی که علاوه بر قابلیت های اصلی کنترل محتوا که در ECM   ارائه می شود ، بتوانند راحت و سریع به محتوای مورد نیاز دسترسی داشته و آن را بر روی ابزار نمایشی خود مشاهده نمایند.قابلیت ارائه گزارش های تحلیلی و ایجاد بینش از محتوا  نیز از  دیگر مزایایی است که پلتفرم خدمات محتوا برای مدیران  مهیا می کند.امروزه در جهان انواع مختلفی از سیستم های مدیریت  و خدمات محتوای سازمانی وجود دارند مانند : آلفرسکو(Alfresco) ، شیرپوینت(Sharepoint) ، مگنولیا(Magnolia) ، فایل نت(FileNet)  ، دروپال (Drupal)و …انتخاب یک پلتفرم مناسب از میان سیستم های مختلف ، سخت به نظر می رسد ؛سیستمی که با در نظر گرفتن جنبه های : سایز محتوا ، امنیت ، امکانات و از همه مهمتر هزینه ، جوابگوی سازمان و کسب و کار ما  باشد.شرکت آلفرسکو یکی از شرکتهای پیشرو در زمینه مدیریت محتوای سازمانی (ECM) و مدیریت فرآیند های کسب وکار(BPM)   می باشد؛بر  طبق گزارش هایGartner  که در سایت این موسسه منتشر شده (آخرین بروز رسانی ۱۶ آگوست ۲۰۱۶)  این شرکت توانسته در زمینه فهم نیاز مشتریان و ارائه راه حلی جامع و کارآمد، رتبه بالای چهار ستاره از پنج ستاره را از آن خود کند .آلفرسکو یک پلتفرم جامع جهت مدیریت ، کنترل،  نگهداری ، گردش و خدمات محتوا است .این سیستم قابلیت مدیریت ۲۵۰   فرمت‌های گوناگون  محتوا را دارد .این سیستم در سال ۲۰۰۵ میلادی در کشور آمریکا توسط جان نیوتن و جوهان پاول پا به عرصه حضور نهاد.آلفرسکو یک سیستم نرم‌افزار متن باز است که در حال حاضر به عنوان بزرگترین شرکت مدیریت محتوایی متن باز در جهان شناخته می‌شود.کاربران و مشتریان این سیستم ،  بطور چشمگیری رو به افزایش می‌باشند؛تا سال ۲۰۲۰ با بیش از ۲۸ میلیون کاربر از ۴۳ کشور جهان  از این سیستم استفاده می کنند ؛این کاربران در بیش از ۱۳۰۰ شرکت صنعتی  شناخته شده مشغول به فعالیت می باشند ؛آلفرسکو توانسته است که  قدرتی بی نظیر به سازمان ها و کسب و کارها ‌دهد و آنها توانسته اند که مستندات و محتوای خویش را به خوبی مدیریت کنند.از خصوصیات این سیستم می‌توان به امنیت فوق‌العاده بالا، احراز هویت و دسترسی، کاربر پسند بودن، یکپارچگی با دیگر سیستم ها، معماری بی نظیر، و بسیاری قابلیت های دیگر نام برد.آلفرسکو می‌تواند بیش از ۲۵۰ نوع محتوا را در خود ذخیره کرده و  ادعا می نماید که در صورت معرفی فرمت های فایل دیگر توسط مشتریان ، پشتیبانی آنها را نیز انجام دهد.توسعه در استفاده از آلفرسکو به صورت جهانی و GitHubدر دنیا تمامی سیستم های کد باز معروف ، خود را در سایت بین المللی با نام GitHub.com  ثبت میکنند.31 میلیون برنامه نویس توسعه دهنده از سرتا سر دنیا در این سایت عضو بوده و دانش فنی خود را با یکدیگر به اشتراک می گذارند.تیم های مختلفی از اقصی نقاط جهان ، دائما در حال کد نویسی بر روی پلتفرم کد باز آلفرسکو هستند و برای آن افزونه و به روزرسانی های مرتبط را ارائه می کنند .اکثر سازمان ها بدون بررسی نیازها و انتظاراتی که از یک سیستم مدیریت محتوا و خدمات دارند ، یک نرم افزار یا راهکار را انتخاب نموده و سپس آن راهکار را در سازمان خود به عنوان سیستم مدیریت محتوا ، پیاده سازی می نمایند.آلفرسکو alfresco ، به عنوان  قوی ترین برنامه کد باز ( (Open Source ، برنامه نویسی شده با جاوا ، جهت مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه( ECM)  و ارائه خدمات محتوا بکار می رود .برنامه آلفرسکو جهت مدیریت مستندات نیز در بسیاری از سازمان بزرگ جهان از جمله ناسا ،  KLM استفاده می شود.آلفرسکو به عنوان سیستم مدیریت دانش سازمانیدر ایران نیز ،آلفرسکو از ۹ سال پیش تا کنون در بسیاری از سازمان های بزرگ مورد استفاده قرار گرفته است .در آلفرسکو ، با تعریف کاربران مختلف ، می توان نقش ها ، سطوح دسترسی و گردش محتوا را تعریف نمود؛هر یک از کاربران می توانند به حساب کاربری خود وارد شده از طریق نقش های واگذاری به آنها ، ایفای نقش نمایند.این برنامه همچنین قابلیت های تبدیل شدن به یک سیستم  مدیریت دانش (KMS) را نیز دارد.5 محصول اصلی آلفرسکو:آلفرسکو دارای ۴ محصول می باشد که شامل موارد زیر می باشند:Open Source Edition (Community ,Activiti)Alfresco Content Service(ECM)Alfresco Process Services (BPM)Alfresco Governance Services (RM)Alfresco Cloud (PaaS)نرم افزار های Alfresco Community   را می توان نرم افزار ساده و با امکانات پایینتر Alfresco Content Service(ECM) به حساب آوردو نرم افزار  Alfresco Activiti  را می توان نرم افزار ساده شدهAlfresco Process Service (BPM)   در نظر گرفت .در زیر این دو نسخه نرم افزاری را همراه با امکانات پیش فرض مشاهده می نمایید:بررسی نسخه کد باز Community  و نسخه خدمات محتوا  (Content Service (ECMامکاناتی نسخه کامیونیتی و نسخه خدمات محتوا ، تقریبا با هم برابر است ولی این دو از جهات بسیاری با هم متفاوت و هر کدام جهت هدف خاصی طراحی شده اند؛این جزئیات را در ادامه به آن می پردازیم .هدف از طراحی دو سرویس  کامیونیتی (Community) و خدمات محتوا (Content Service)کامیونیتیرایگان و کد بازعدم پشتیبانی آنلاین توسط شرکت آلفرسکوابزار تحقیقاتی آلفرسکو جهت پیاده سازی امکانات جدیداستفاده در سازمان ها و کسب و کار های اندازه متوسطمدیریت محتوا (Content Management)  جهت محیط های با حساسیت محتوایی پایینتراستفاده توسط توسعه دهندگان و کارشناسان فنی که نیاز به دسترسی به کد ها و انجام تغییرات بر حسب دلخواهخدمات محتوا  (Content Service (ECMپولیپشتیبانی توسط شرکت آلفرسکواستفاده در  سازمان ها ،کسب و کارها و صنایع تولیدی بزرگاستفاده در محیط های با حساسیت محتوایی بالا  و در دسترس بودن همیشگی سرویسقابلیت تغییر و مدیریت آساناستفاده توسط توسعه دهندگان و کارشناسان فنی که نیاز به دسترسی به کد ها و انجام تغییرات بر حسب دلخواهدارای تکنولوژی و سرویس های مهم :  AI, BI, Analytics,Insightsآلفرسکو به عنوان پلتفرم خدمات محتوانرم افزار ECM  به کسب و کار شما کمک می کند که انبوهی از اطلاعات دیجیتالی یا فیزیکی (کاغذ)  مورد نیاز را دریافت ( اسکن) ، مدیریت ، ذخیره ، نگهداری و در اختیار افراد مشخص قرار دهید؛این اطلاعات می تواند شامل ایمیل، ویدئو های دیجیتالی و مستندات اداری  در سطح یک سازمان بزرگ باشد .نسخه سرویس خدمات آلفرسکو Alfresco Content Service  حاوی نرم افزار ECM  نیز می باشد.این سرویس در مرکز پلتفرم Alfresco Digital Business  قرار دارد ، پلتفرمی که در کلاس سازمان های بزرگ (Enterprise) قرار داشته و ماهیت اصلی آن به صورت ابری (Cloud) می باشد؛این پلتفرم سریعترین مسیر تعامل با اطلاعات را برای کاربران مهیا می کند ؛سازمان ها می توانند به سرعت به تهدیدها، فرصت ها و شرایط موجود در حوزه محتوا ، پاسخگو باشند .امکانات کلی پلتفرم های خدمات محتواتمامی پلتفرم های خدمات محتوا دارای امکانات استانداردی میباشند که شامل موارد زیر میباشد:دریافت و بررسی محتوا با فرمت دیجیتالیاسکن ، تشخیص کاراکتر های موجود در تصاویر ، مهاجرت محتوایی ، تولید اتوماتیک محتوا و مدیریت فایل های تولیدی توسط کاربران ، به عنوان جزئیات این امکان به حساب می آیند.2- مدیریت و قوانین نگهداری فایل ها و محتوای دیجیتالی همراه با متا دیتا ( فراداده)مدیریت رکورد های سیستم ، حکمرانی اطلاعات ، مدیریت متادیتا( فراداده) و چرخه عمر محتوا،  به عنوان جزئیات این امکان به حساب می آیند.3- در جریان انداختن محتوای دیجیتال با  فرآیند های کسب و کارتوسط این امکان ، موارد زیر در دسترس قرار می گیرند:ایجاد و توسعه گردش محتوا (WorkFlow)ارتباط متناظر  با داده ها و سیستم های بزرگ سازمانی، اپلیکیشن ها و فرآیند های کسب و کار ( Integration)4- بالا بردن کارایی کاربران در استفاده از محتوای دیجیتالاین امکان توسط دسترسی های مفید ،جستجو کاربردی محتوا و رویت  اطلاعات در کمترین زمان ممکن ، صورت می گیرد.5- ارائه خدمات پلتفرم جهت محتوای دیجیتالارائه سرویس های یکپارچه محتوا محور ، انباره های اطلاعات (Repositories) از طریق کانکتور یا رابط های دلخواه با بکارگیری API6- مدیریت محتوای دیجیتال و پلتفرم هامدیریت توسط ابزارهای مدیریتی ، داشبوردها یا رابط های دیداری صورت می گیرد.سرویس خدمات فرآیند آلفرسکو چیست؟سرویس مدیریت فرآیندهای آلفرسکو توانسته  با  وجود نرم افزار Activiti  در درون خود  بسیار قدرتمند شود ؛این سرویس توانسته خود را  به عنوان راهکار مدیریت فرآیند در کسب و کارها  و سازمان های بزرگ (Enterprise)  معرفی کند.مشتری هدف و استفاده کنندگان عمده این راهکار ، کارکنان کسب وکار ها و توسعه دهندگان سیستم می باشند.این سرویس با  موتور فرآیندی کد باز اکتیویتی که به عنوان هسته اصلی این سیستم می باشد ، بسیار  کارایی ، انعطاف پذیری و توسعه پذیری بالایی داشته و می تواند انواع وسیعی از فرآیند های حساس و بزرگ سازمان ها را مدیریت و هدایت نماید.این راهکار مجموعه قدرتمندی از ابزارها را برای کاربر نهایی مهیا کرده و با سیستم های بزرگ سازمانی (Enterprise)  مانند سرویس های محتوایی آلفرسکو ، سرویس باکس (Box) ، و گوکل درایو تعامل و ارتباط برقرار می نماید.نظر برخی از مشتریان بزرگ آلفرسکو :جهت اطلاع از آخرین منابع اطلاعاتی آلفرسکو می توانید به وب‌سایت آلفرسکو  مراجعه نمایید.شکل زیر ، امکانات کلی آلفرسکو را در یک نگاه نشان میدهد:تاریخچه آلفرسکو :در سال ۲۰۰۵ ، جان نیوتن و جان پائول،  آلفرسکو را معرفی نمودند و با سرمایه‌گذاری شرکت SAP کار خود را شروع نمود؛در ابتدا ، محصول آلفرسکو  بر مدیریت مستندات (Document Management)تمرکز داشت.در ماه می ۲۰۰۶ آلفرسکو ، توسعه برنامه با امکان مدیریت محتوای تحت وب را معرفی نمود .بدین ترتیب تاکنون برنامه آلفرسکو در زمان‌های مختلف روندهای توسعه و ارتقا را طی نموده و  امروزه دارای پنج محصول و راهکار جهت هر کسب و کاری می باشد .مهم‌ترین مزایای آلفرسکو :رایگان بودن نسخه کامیونیتی   (Community)نصب و پیکر‌بندی آسانیادگیری آسان توسط کاربران نسبت به برنامه‌های دسگر در زمینه مدیریت، خدمات و گردش محتواقابلیت یکپارچه‌سازی با سایر برنامه‌ها نظیرSAP،Office، Outlook،google ،LIFE RAY وamazon web service و …قابلیت تعریف گردش کار بر روی محتوا و  مستنداتبرای دیدن ویدئو این موضوع در آپارات، بر روی لینک زیر کلیک کنید ???سيستم مديريت دانش و محتواي آلفرسكو چيست و چه كمكي به سازمان و كسب و كار ما مي كند؟رتبه اول در میان سیستم های کدباز جهانامروزه آلفرسکو با امکان کلیدی ، سیستم مدیریت مستندات و محتوا خود را به جهان معرفی کرده است ؛این شرکت توانسته هر ساله رتبه بهتری را در مجله گارتنر در میان دیگر پلتفرم های خدمات محتوایی داشته باشد.آلفرسکو در سال ۲۰۱۹ در رتبه اول بخش رقبا در مقابل  شرکت های بزرگی چون مایکروسافت با نسخه مدیریت محتوای شیرپوینت قرار گرفت؛آلفرسکو  با پیشرفت بسیار بالایی که در چند سال اخیر داشته ، توانسته که خود را در رتبه اول از  میان سیستم های متن باز (Open Source) جهان ، قرار دهد .در زیر تصویری از مجله گارتنر در مورد بزرگترین رقبا در زمینه ا سیستم های مدیریت محتوا در جهان را  مشاهده می نمایید.شرکت های بزگی که آلفرسکو به آنها کمک میکندUS Department of NavyThe Joint Chiefs of StaffBank of NY MellonCapital OneNASACisco, etc.بستر فنی آلفرسکو در نمای تصویرآلفرسکو توانسته است با در کنار هم قرار دادن سرویس های مختلف ، خود را به عنوان یک پلتفرم  خدمات معرفی نماید ؛این شرکت راهکارهای مختلفی را بر اساس نیاز هر مشتری  و میزان هزینه ای که قصد پرداخت آن را دارد ، ارائه می دهد.ارتباط سرویس  آلفرسکو با دیگر سیستم هاآلفرسکو  با ایجاد ارتیاط میان سرویس های داخلی و خارجی ، بهترین سرویس محتوا را ارائه می نماید.اپلیکیشن موبایل آلفرسکواپلیکیشن آلفرسکو جهت دو سیستم عامل اندروید و IOS  ارائه گردیده است.در زیر نمایی را از صفحات محتوا در نمای موبایل ، مشاهده می نمایید. لینک اصلی مقاله در وب سایت مجموعه سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???سیستم مدیریت دانش و محتوای آلفرسکو چیست و چه کمکی به سازمان و کسب و کار ما می کند؟لینک مقالات مرتبط با سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???دسته سیستم های مدیریت دانشدسته سیستم های مدیریت محتوالینک مقاله در اینستاگرام: ???سیستم مدیریت دانش و محتوای آلفرسکو چیست و چه کمکی به سازمان و کسب و کار ما می کند؟ (قسمت اول)سیستم مدیریت دانش و محتوای آلفرسکو چیست و چه کمکی به سازمان و کسب و کار ما می کند؟ (قسمت دوم) مدیریت دانش و محتوا kifcheh_ir Mon, 10 Aug 2020 10:24:22 +0430