فرآیند‌های حقوقی مرتبط با منابع انسانی در دیوار



مدیریت منابع انسانی در شرکت‌های مدرن و به‌خصوص شرکت‌های فعال در زمینه‌های تکنولوژی، از چارچوب‌های سنتی گذشته خارج شده و اهمیت فرآیندهای مرتبط با این زمینه، بیش از گذشته برای سازمان‌ها محرز شده است. دیوار نیز به عنوان شرکتی پیشرو تاثیرگذار که ارزش‌های مشخصی در رابطه با سرمایهٔ انسانی خود دارد، از این قاعده مستثنی نیست.

اما دپارتمان منابع انسانی در سازماندهی امور، کاملاً مستقل عمل نمی‌کند و از همراهی تیم‌هایی چون تیم حقوقی بهره می‌گیرد. این تیم نقش مهمی در ایجاد هماهنگی و فرایند‌سازی و پیشبرد امور مرتبط با منابع انسانی دارد.

این هماهنگی و انجام درست فعالیت‌ها، ناشی از آن است که اساس بسیاری از کارکردهای منابع انسانی برخاسته از مقررات حقوقی است. در دیوار نیز بسیار مورد تاکید است تا تمام بخش ها در ارتباط درست و هم‌جهت با هم حرکت کنند و در هیچ دپارتمانی به خصوص منابع انسانی، با نقض مقررات حقوقی مواجه نشویم.

بنابراین تیم قراردادهای دیوار برای ایجاد نظم حقوقی، کاهش ریسک و افزایش امنیت حقوقی دیوار و اعضای این مجموعه، موارد پیش‌رو را در دپارتمان منابع انسانی، بررسی و اصلاح کرد:

۱- موارد مربوط به قراردادهای کار دیواری‌ها

در دیوار اغلب قراردادهای تنظیم شده با افراد، قراردادهای موقتی است که به صورت تمام‌وقت یا پاره‌وقت بین طرفین منعقد می‌شود. علاوه بر رعایت الزاماتی که در ماده ۱۰ قانون کار ذکر شده است، برخی از ویژگی‌ها نیز وجود دارد که باید در قراردادها با توجه به نوع کار دیوار پیش‌بینی می‌شد.

جدای از موارد مذکور در قانون کار که امری هستند و نمی توان برخلاف آن توافق کرد، سیاست‌ها و الزاماتی در قرارداد کار درج شد. یکی از مهم‌ترین آنها امکان انجام کار در خارج از محل شرکت بود. دورکاری به خصوص پس از پاندمی بیماری مووید بسیار مورد استفاده قرار گرفت و دیوار هم با توجه به وضعیت ایجاد شده دورکاری دائم را برقرار کرد. برای اینکه مشکلات ناشی از عدم شناسایی محل کار برای شرکت و کارمندان به وجود نیاید این مسئله به طور صریح در قراردادها ذکر شد که کارمندان اجازه کار خارج از محل دفتر اصلی شرکت را دارند.

یکی دیگر از نوآوری‌هایی که با کمک تیم حقوقی در رابطه با قراردادهای کار ایجاد شد، استفاده از قراردادهای الکترونیک بودند. با توجه به پراکندگی محل سکونت کارمندان دیوار در سراسر ایران، تیم حقوقی پیشنهاد داد تا قراردادها به صورت الکترونیکی توسط ایمیل برای کارمندان ارسال شود و تاییدیهٔ ایمیلی آنها دریافت شود و یا در مواردی قرارداد ارسالی پرینت و امضا شود و اسکن این قرارداد برای دیوار مجدداً ارسال شود.

۲- تعهد نامه‌های محرمانگی

هر کارمندی به عنوان شخصی که در یک سازمان فعالیت می‌کند، بنا به جایگاه شغلی خود به اطلاعات درون شرکتی دسترسی خواهد داشت. بنابراین ورای مسئولیت اخلاقی که هر شخص باید در این مسئله برای خود قائل باشد، نیاز است تا تمهیداتی برای حفاظت از محرمانگی اطلاعات اندیشیده شود. این مسئله خود دو بخش دارد؛ یکی این مسئله که به دلایل عمدی یا سهوی، اطلاعات توسط یک فرد منتشر شود، و یا بر اثر پیوستن فرد به یکی از سازمان‌های رقیب، اطلاعات و تجربیات اکتسابی توسط وی به شرکت رقیب منتقل شود. برای این چالش یکی از راهکارهایی که در دیوار اندیشیده شد، ایجاد محدودیت موقتی برای پیوستن افراد به شرکت‌های رقیب بود و برای اطمینان از ضمانت‌ اجرای این ممنوعیت نیز، خسارت و وجه التزام پیش‌بینی شد. به همین صورت پیش‌بینی خسارت و وجه التزام راهکار اطمینان نسبی از عدم افشای اطلاعات است. این موضوع در بدو استخدام افراد به طور کامل و شفاف برای آنها توضیح داده می‌شود تا با علم کامل به رویه‌های حقوقی موجود در دیوار، برای پیوستن به این شرکت تصمیم‌گیری کنند. هر چند همواره این مسئله مطرح بوده است که مدت زمان این عدم فعالیت و حدود شرکت‌های رقیب به صورتی باشد که محدودیت غیرعادلانه‌ای برای کارمندانی که از مجموعه جدا می‌شوند ایجاد نشود و آیندهٔ شغلی افراد به خطر نیفتد. علاوه بر این، یا وجه التزام پیش‌بینی‌شده مبلغ عادلانه‌ای باشد و حقوق کارفرما و کارمند، رعایت شود.

۳- اسناد مورد نیاز

به صورت هفتگی افراد زیادی به دیوار می‌پیوندند. این سرعت رشد افراد، ایجاب می‌کند تا فرایندهایی جهت کنترل و مدیریت اموال و داده‌های موجود در اختیار افراد تضمین شود. به عنوان نمونه برای تیم حقوقی و همچنین کل شرکت مهم است که بدانیم چه اموالی در دست هر یک از کارمندان وجود دارد تا اموال شرکت تحت نظارت باشند. به همین دلیل رسید تحویل اموال باید با همکاری تیم حقوقی تهیه شود و تغییرات مرتبط با اموال در دست افراد نیز به درستی ثبت شود. یکی دیگر از مواردی که مورد توجه قرار گرفت این مسئله بود که گاهی سیم‌کارت‌هایی به نام شرکت دریافت می‌شود و در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد، اما در نهایت مسئولیت اقدامات انجام شده با آن بر عهدهٔ دیوار است. اینکه به درستی بدانیم که چه اشخاصی این سیم‌کارت ها را در اختیار دارند و به چه منظور از آن استفاده می‌کنند، علاوه بر آن لازم است کارمندان نیز از مسئولیت خود آگاه باشند.

۴- فرایند خروج

هر شخص می‌تواند به دلایل مختلفی از دیوار جدا شود و یا این تصمیم جدایی از سمت شرکت برای خداحافظی با کارمندان گرفته شود. در هر حال مهم است که اطمینان حاصل کنیم تا خروج فرد از شرکت بدون هیچ مشکلی انجام خواهد گرفت و تمام موارد مورد نیاز بررسی شده است.

اولین قدم در فرایند خروج یک فرد، برگزاری مصاحبه خروج بین تیم لیدر، مدیر عامل حسب مورد و کارمند است تا فرد به درستی از وضعیت و فرایند خروج از شرکت آگاه شود. نکات مهمی که در این فرایند مورد نظر تیم حقوقی بود و در اتوماسیون داخلی دیوار پیاده سازی شد شامل این موارد است:
توقف دسترسی‌های فرد به نرم‌افزارها و اتوماسیون، اسناد و شبکه‌های اجتماعی که فرد در طول فعالیت در اختیار داشته. استرداد اموالی که در دست وی است، علاوه بر این، تایید تیم لیدر در این مورد که شخص در حال حاضر شرایط برای خروج از شرکت را دارد باید حتما ثبت شود.

مسائل مالی مانند تسویه حساب نیز باید در فرایند خروج توسط تیم مالی به دقت مورد بررسی و تایید قرار بگیرد.

۵- چک و سفته

یکی از مهم‌ترین نگرانی‌هایی که همواره افراد در حین استخدام در یک شرکت دارند این است که شرکت از آنها چک و یا سفته دریافت کند و آنها از اینکه این اسناد چه قدر در امنیت قرار دارند مطلع نیستند. در دیوار در رابطه با این پروسه به روشنی با افراد صحبت می‌شود و به آنها آگاهی داده می‌شود. در غالب اوقات در ابتدای حضور فرد در دیوار چک یا سفته به عنوان تضمین از فرد دریافت نمی‌شود و این موضوع، ناشی از نگاه اعتمادمحور این مجموعه است. تنها در موارد خاصی بنابر نوع کار افراد از آنها درخواست می‌شود که تضمین مناسب در حین امضای قرارداد داشته باشند.

در دیوار این مسئله با تهیهٔ دستورالعمل واحدی در رابطه با دریافت چک و سفته در تمام بخش‌ها مورد یکسان‌سازی قرار گرفت به علاوه اینکه علت دریافت چک، مشخصات چک و یا سفته به طور واضح در قرارداد نوشته می‌شود و همه چیز کاملا شفاف است.

۶- سایر موارد

در موارد دیگری هم نیازمندی‌های حقوقی تیم مدیریت منابع انسانی رفع شده است؛ مثل کمک به فرایندسازی برای تخصیص سهام تشویقی به کارمندان، تعیین چارچوب مناسب برای کمک گرفتن از همکاران مشمول نظام وظیفه با توجه به قوانین و مقررات موجود، و بررسی وجود بیمه‌نامه‌های لازم و معتبر در رابطه با بخش‌های مختلف دیوار.