پیاده‌سازی اتوماسیون قراردادها، از طرح تا اجرا

هیچ‌ شرکتی نیست که از انجام امور قراردادها بی‌نیاز باشه و از این مهم‌تر، هیچ‌ شرکتی هم نیست که در این زمینه با چالش رو به رو نباشه! اگر تا به حال به واحد حقوقی درخواست قرارداد داده باشید و یا خودتون کارشناس امور قراردادها باشید، حتما این‌ها جملات آشنایی براتون هستند: الان قرارداد سمت چه کسی معطل شده؟ بهتره قرارداد رو با شخص حقوقی ببندیم یا شخص حقیقی؟ نظر واحد مالی چیه؟ قرارداد تو چه مرحله‌ایه؟ چه اطلاعاتی نیازه از طرف مقابل بگیرم؟ شما باهاشون مذاکره می‌کنید یا خودم پیش ببرم؟ آیا باید تایید مدیرم رو هم روی این قرارداد بگیرم؟

این‌ها فقط بخشی از سوالاتی هستند که در این فرایند باهاشون مواجه می‌شیم. تجربه کار کردن در ادارات نیمه دولتی و شرکت‌های خصوصی و استارتاپ‌های بزرگ، به من نشون داد اگر یک‌­بار برای همیشه این فرایند روی کاغذ یا صفحه کامپیوتر پیاده نشه، سوالات و چالش‌های عملی مربوط بهش هم هیچ‌وقت حل نمیشه.

مدیر حقوقی شرکت دیوار به من این فرصت رو داد که فرآیند و فلوچارت انعقاد قرارداد رو یک‌­بار بنویسم، با مشورت اعضای تیم قراردادها، چند بار مرور کنیم و در مورد اتومیت کردن این فرایند تصمیم بگیریم. نتیجهٔ این کار، چند فرایند مجزا برای انعقاد قرارداد با اشخاص حقیقی یا حقوقی، انعقاد الحاقیه، انعقاد تفاهم‌نامه و قراردادهای اجاره و حتی درخواست فسخ یک قرارداد بود.

مرحلهٔ بعدی انتخاب پیمانکار بود. چالش اصلی اینجا بود که از بین پیمانکاران موجود، با توجه به پیچیدگی فرایندهای داخلی شرکت ما و متفاوت بودن فرایند انعقاد انواع قرارداد، نتونستیم پیمانکار مطلوب رو انتخاب کنیم. اما این تهدید به زودی زود برای ما تبدیل به فرصت شد. ما در دیوار بهترین تیم آی‌تی رو در کنار خودمون داشتیم، که داوطلبانه پیشنهاد پیاده‌سازی فلوچارت‌های تهیه شده ما رو در سیستم داخلی شرکت دادند. شاید به نظر همه ما می رسید اگر شرکت‌های فعال در زمینه نصب و پشتیبانی اتوماسیون قراردادها نتونستن نیازهای ما رو به نحو مطلوبی برآورده کنند، چه طور ممکنه از تیمی که عمده فعالیت و زمانشون صرف مسائل جاری مربوط به امور آی تی شرکت میشه چنین انتظاری داشت؟ محصول نهایی فراتر از انتظار ما بود. فرایند انعقاد قراردادها به کمک تیم آی‌تی پیاده سازی شد و نتیجه آن، اتوماسیونی است که نیازهای امور جاری قراردادهای دیوار رو از بهمن ۱۴۰۰ به نحو مطلوبی پوشش میده.

داشتن یک اتوماسیون یکپارچه برای انعقاد قرارداد برای تیم های درگیر از جمله تیم حقوقی و تیم مالی، تیم درخواست‌دهنده قرارداد و مدیریت شرکت، این مزیت‌ها رو فراهم میکنه:

یک- مشخص بودن اطلاعات مورد نیاز برای شروع فرایند

اول از همه با مشخص شدن نوع درخواست و فیلدهایی که درخواست دهنده باید پر کنه بسیاری از سوالات بعدی در خصوص اطلاعاتی که برای انعقاد قرارداد مورد نیازه مرتفع میشه. این موضوع مانع از این میشه که در ادامه و در خصوص هر‌دسته از اطلاعات مورد نیاز، فرایند متوقف بشه و همون ابتدای کار با دریافت اطلاعات مربوط، فرایند انجام یک قرارداد شروع میشه.

دو- مشخص بودن وضعیت قرارداد

با اتومیت کردن فرایند انجام یک قرارداد، دیگر نیازی به مطرح کردن سوال همیشگی (قرارداد تو چه مرحله ایه؟) نیست.

یکی از اصول مهم تهیه فلوچارت قرارداد و پیاده سازی، مشخص بودن شخص مسئول به رسیدگی به قرارداد در هر مرحله است. درخواست دهنده از طریق اتوماسیون قراردادی می تواند وضعیت فعلی قرارداد و مراحل بعدی جهت انعقاد آن را بداند.

سه- مشخص بودن رعایت سطح ارائه خدمات (SLA) توسط افراد درگیر در انعقاد یک قرارداد

حتما با این موضوع مواجه شدید که گاهی فرایند انعقاد یک قرارداد ماه‌ها طول میکشه و برای مدیریت دلیل به تعویق افتادن مشخص نیست. یکی از کارایی های مهم اتومیت کردن قراردادها، مشخص کردن SLA برای واحد و افراد ذینفع و امکان گزارش گیری از میزان رعایت اون‌هاست.

چهار- امکان گزارش‌گیری فصلی از تعداد، تنوع و موضوع قراردادها و واحدهای درخواست‌دهنده

حتما به عنوان کارشناس یا مدیر واحد قراردادها براتون مهمه که بدونید چه قراردادهایی بیشتر مورد نیاز سازمان هست و در زمینه تولید تمپلیت قراردادی نیاز به داشتن برنامه عملی جدید هست یا خیر. حتما به عنوان مدیرعامل یک سازمان تعداد و نوع قراردادهای مورد نیاز شرکت برای اشراف به نیازها و فعالیت های جاری واحد های درخواست دهنده براتون اهمیت بالایی داره.

اتوماسیون قراردادی فعلی ما، بهمون این امکان رو میده که به صورت پویا امکان دریافت انواع این گزارش ها رو داشته باشیم.

پنج- بایگانی الکترونیک قراردادها و اسناد شرکت

بدیهی است این روزها داشتن بایگانی الکترونیک منظم با قابلیت جست و جو از داشتن بایگانی فیزیکی هم مهم‌تر هست. اگر فرایند انعقاد قراردادها در یک اتوماسیون انجام میشه، انجام بایگانی در نرم‌افزارهای دیگر مثل اکسل شاید هوشمندانه ترین انتخاب نباشه.

ما در دیوار این امکان رو فراهم کردیم که قراردادهای منعقده در فضایی متصل به اتوماسیون قراردادی امکان ثبت و ضبط رو داشته باشن.

شش- تسهیل و تسریع مدیریت امور قراردادها

برای کسب دانش و اتخاذ تصمیم در مورد یک موضوع، هیچ چیز مفید‌تر از داشتن آمار و اطلاعات مربوط به اون موضوع نیست.

و همینطور برای سرعت بخشیدن به یک فرایند، مهم ترین عامل شاید مشخص بودن مسیریه که باید طی بشه.

اتوماسیون قراردادها کمک میکنه امور جاری مربوط به تنظیم قراردادها و اقداماتی که باید انجام بشه مشخص باشه و اگر مرحله ای نیاز به تغییر یا بهبود داره، در یک سیستم یکپارچه بهتر شناسایی میشه.

هفت- ثبت همه امور انجام شده با تاریخ مشخص و شخص انجام دهنده

در زمینه نگارش و انعقاد یک قرارداد عوامل متفاوتی ممکنه روی تغییر بعضی از بندهای ثابت قراردادی تاثیر بذارن. و همینطور ممکنه درخواست دهنده خواهان انجام تغییراتی باشه که از لحاظ حقوقی منعی ندارن، اما با رویه ثابت سازمان متفاوتن. داشتن نسخه ای از نظرات و تغییرات درخواستی اشخاص متفاوت درگیر در انعقاد یک قرارداد، کمک میکنه به اینکه در آینده و در بررسی موضوعاتی که پیش میاد بدونیم این تغییرات به چه دلیلی و از سمت چه کسی درخواست شدن.

تجربه اتومیت کردن فرایند انعقاد قراردادهای شرکت دیوار، برای من و برای ما تجربه یک کار تیمی موفق بود. ما تونستیم با دوستانمون در واحد آی تی به یک زبان مشترک برسیم و چیزی رو پیاده سازی کنیم که به جرات میتونم بگم جزو بهترین اتوماسیون های قراردادیه. این کار در نهایت هم به نظم بیشتر امور جاری واحد قراردادها کمک کرد، و هم باعث شفافیت و سرعت بیشتر انجام قراردادها شد. البته کار ما اینجا تموم نمیشه، هنوز راه درازی برای توسعه اتوماسیون فعلی و یکپارچه کردن فرایندهای حقوقی و مالی داریم که به پشتوانه هم­فکری و همکاری تیم آی‌تی، به زودی قدم های بزرگ­تری برمی­داریم.