جلسات بدون کلام، روشی برای پایان دادن به جلسات طولانی و بیهوده سازمان ها

جلسه های کاری طولانی در تمام دنیا کسل کننده هستند.

من به شما می گویم نیازی نیست این جلسات خسته کننده ادامه داشته باشد. جلسات بدون کلام، راه حلی است که می تواند این کابوس های کاری را پایان دهد.

1- مقدمه

اجازه بدهید یک روند معمول اداری را با هم مرور کنیم. شما به جلسه ای در رابطه با یک موضوع بسیار مهم دعوت شده اید. در سالن کنفرانس، 10 همکار دیگر هم حضور دارند. شما بسیار جدی هستید و موضوع جلسه و رسیدن به نتیجه برای شما بسیار مهم است. اما این جدیت بعد از چند دقیقه از بین می رود. مسئول جلسه شروع به نمایش چند اسلاید می کند و توضیحاتی ارائه می دهد، آن هم در مورد مسائلی که اکثر حاضران در جلسه از قبل می دانستند. حدود یک ساعت به همین منوال می گذرد. بعد از این، شما فرصت دارید که سوالاتی را که برای شنیدن پاسخ آن وارد این جلسه شده اید، بپرسید ولی همکار دیگرتان دستش را زودتر بالا می برد و سوال متفاوتی می پرسد. به علت کمبود وقت، حتی به آن سوال هم جواب کاملی داده نمی شود و جلسه بدون هیچ نتیجه و بهره مثبتی، تمام می شود.

در این جاست که جلسات معمولی با شکست مواجه می شود. معمولا از توانایی هیچ کدام از شرکت کنندگان در جلسه، آن طور که باید و شاید استفاده نمی شود و تبادل افکار خاصی صورت نمی گیرد.

حالا نوبت به جلسات بدون کلام می رسد!

"جلسه بدون کلام"، به جلساتی گفته می شود که بیشتر زمان آن صرف بحث و گفتگو در مورد موضوعات درست می شود. در حالت کلی، همه شرکت کنندگان باید اسناد و اطلاعاتی که بر روی یک میز( اصطلاحا به آن Table Read یا میز خواندن گفته می شود) قرار دارد، در سکوت مطالعه کنند و اگر نظری دارند یا سوالی در ذهنشان است، آن را یادداشت کنند. یک تسهیلگر(facilitator: شخصی که برای نظارت بر اجرای درست جلسه حضور دارد) بر روند انتقال نظرات و سوال ها نظارت می کند تا جلسه کیفیت خود را حفظ کند.

آیا جلسه کاملا در سکوت انجام می شود؟ دقیقا نه! گاهی 95 درصد جلسه در سکوت انجام می شود و گاهی کم تر. بهتر است که در این جلسات، حداقل 50درصد زمان جلسه در سکوت باشد و استفاده از زبان گفتار برای مسائلی باشد که با نوشتن نظرات قابل حل نیست.

مهم ترین دلیل کاربردی بودن جلسات بدون کلام این است که تمرکز شرکت کنندگان بر روی موضوع منتشر شده در میز خواندن است. این کار باعث هماهنگ شدن جلسه می شود و موضوعاتی که معمولا جلسات عادی را به حاشیه می برد حذف می کند.

از دیگر فواید جلسات بدون کلام، فعال سازی روش های جدید تبادل اطلاعات است. برای مثال، در یک جلسه معمولی، روابط پویا و همه گیری وجود ندارد: یک نفر صحبت می کند و بقیه باید گوش دهند. در حالی که در جلسات بدون کلام، ابتدا موضوع در میز خواندن مطرح می شود و سپس، هرکدام از اعضا، با یادداشت های مستقل خود، گرداننده کار خودشان خواهند بود. این سیستم پویا باعث خلق ایده های جدید و موضوعات تازه در جلسه می شود و از سیستم انتقال یکطرفه اطلاعات در جلسات عادی جلوگیری می کند.

جلسات بدون کلام ابتدا در شرکت آمازون و توسط جف بزوس(Jeff Bezos) پایه گذاری شد. سیستم بزوس به این شکل بود که از پاورپوینت استفاده نمی کرد و هر شرکت کننده، یک متن 6 صفحه ای در اختیار داشت. چون هیچ کسی از قبل متن 6 صفحه ای را نخوانده بود، شرکت کنندگگان به شکل مستقل شروع به خواندن متن می کردند. به این ترتیب، جلسات بدون کلام به وجود آمد.

پس از آن، جلسات بدون کلام به شکل پراکنده در کل آمازون انجام شد. آلیسا هانری(Alyssa Henry)، یکی از مدیران ارشد آمازون، بعد از پیوستن به شرکت Square ، جلسات بدون کلام را در شرکت جدید پیاده سازی کرد. سپس، جک دورسی(Jack Dorsey) از مدیران اجرایی اسکوئر و توییتر، این شیوه را در توییتر هم پایه گذاری کرد.

2- مشکل جلسات در دنیای امروز

به احتمال زیاد، خود شما وضعیت کسل کننده جلسات را لمس کرده اید. اگر برای یک شرکت بزرگ کار می کنید، به احتمال زیاد، این جلسات جزء جدانشدنی برنامه روزانه شما است. و نتیجه بیشتر این جلسات، تنها اتلاف وقت است.

اکثر ما از رفتن به جلسه بیزاریم. این شاید درد مشترک همه ما باشد.

این جلسات، به چند دلیل بی فایده اند:

1- دستور کاری وجود ندارد

جلسات معمولی اکثرا دستور کار مشخصی ندارند. مشخص نبودن مسیر اجرای جلسه، معمولا باعث بی نتیجه ماندن آن می شود.

2- متن صحبت های جلسه معمولا در اختیار همه نیست

معمولا یک متن برای ارائه در جلسه وجود دارد که در اختیار شخص سخنران است. بقیه شرکت کنندگان در جلسه معمولا آزادی کافی برای تمرکز روی متن را ندارند و اگر قسمتی از جلسه را ازدست بدهند، راهی برای دسترسی به آن ندارند.

3- زمان صحبت برای همه به طور یکسان وجود ندارد

معمولا اکثر زمان جلسه توسط تعداد محدوی از افراد اداره می شود و بقیه شرکت کنندگان، فرصت اظهار نظر ندارند.

4- ارائه های بی کیفیت- جلسات بسیار آهسته، بسیار تند و گیج کننده-

ضعف بسیاری از افراد در ارائه درست مطالب، یکی از عوامل اتلاف وقت در این جلسات است.. حتی اگر محتوای جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد، برای کسانی که قبلا با این موضوع آشنایی داشه اند، مدت زمان ارائه بسیار کند و برای کسانی که با موضوع آشنا نیستند، بسیار تند می گذرد.

5- بسیاری از شرکت کنندگان در جلسه، اظهار نظر نمی کنند

به غیر از حالتی که یکی از شرکت کنندگان، دستش را بالا می برد و حرف می زند، اکثر شرکت کنندگان در طول جلسه هیچ صحبتی نمی کنند.در واقع این نوع جلسات، امکان استفاده از تجربه همه شرکت کنندگان را ندارد.

6- خواندن سریعتر از گوش دادن است

بیشتر مردم سرعت خواندنشان از سرعت گوش دادنشان بیشتر است. پس جلساتی که در آن اطلاعات به شکل گفتار منتقل می شود، کیفیت کم تری دارند.

7- به نفع افرادی است که زبانشان با سخنران یکی است

افرادی که زبان جلسه، زبان مادریشان است، بهتر از افرادی که زبان جلسه، زبان دومشان حساب می شود، با موضوع ارتباط برقرار می کنند. این مسئله می تواند این شرکت کنندگان را در محدودیت قرار دهد.

8- جلسات روی شرکت کنندگان غیرحضوری( از راه دور) تاثیر منفی دارد

افرادی که حضور فیزیکی در جلسه دارند نسبت شرکت کنندگان غیرحضوری، سود بیشتری می برند. این مسئله می تواند به خاطر توانایی ارتباط غیرکلامی این افراد با سخنران جلسه باشد. در حالی که شرکت کنندگان غیر حضوری، باید بر صدای خود تکیه کنند.

9- سوالات درهم و برهم

در جلسات معمولی، برای حفظ نظم جلسه، فقط یک نفر می تواند صحبت کند. و باعث می شود اگر کسی سوال بی ربطی بپرسد و سخنران بخواهد پاسخش را بدهد، وقت دیگران هدر برود. ولی در جلسات بدون کلام، سوالات به شکل همزمان مطرح می شود.

10- نظرات معمولا هدر می روند و در جای خاصی ذخیره نمی شوند

در جلسات معمولی، در بهترین حالت، شخصی به عنوان منشی جلسه، برای نوشتن نکات و نظرات انتخاب می شود. معولا این کار انجام نمی شود و اگر کسی غیبت کند، پیگیری جلسات آینده برایش بسیار مشکل می شود.

جلسات بدون کلام، تمام ین مشکلات را حل می کند. چند مرحله برای تشکیل جلسات بدون کلام وجود دارد که این تضاد ها را پایان می دهد:

1- دستور کار جلسه آماده شده و یک تسهیلگر انتخاب شود.

این مرحله، نوعی تصمیم گیری آگاهانه برای اطمینان از ارزشمند بودن جلسه است. تعیین دستورالعمل و قوانین جلسه، نیازمند این است که مدیر جلسه، منطق تشکیل جلسه، نیازهای گروه و اهداف را درک کند.

2- "میز خواندن" را آماده کنید

این قسمت اصلی جلسه بدون کلام است و منبعی برای بحث ها، نظرات و انعکاس آن هاست.

3- متن (اسناد موجود در میز خواندن) خوانده و نظرات نوشته شود.

خواندن، اصلی ترین فعالیت در جلسات بدون کلام است. این تغییر کوچک، کل سیستم جلسه را بهبود می بخشد. چون هر کدام از شرکت کنندگان، می توانند به شکل جداگانه متنشان را بخوانند، مطالب را با هم مقایسه کرده و فکر کنند. این مسئله به کاربران غیر بومی و کسانی که تماس از راه دور دارند هم کمک می کند.

همه شرکت کنندگان این فرصت را دارند که نظارتشان را بنویسند. هرکس این امکان را دارد که با زبان خودش نظرات را بنویسد و در نتیجه، سوالات دور از موضوع اصلی که بحث را به حاشیه می کشاند، محدود می شود.

4- تسهیلگر بر کامنت ها نظارت می کند و گفتگو ها را هدایت می کند

تسهیلگر ها روند جلسه بدون کلام را روان می کنند. البته این امکان وجود دارد که تسهیلگری برای جلسه بدون کلام در نظر گرفته نشود. اما وجود این شخص جلسه را به سطح بالاتری می برد.

جلسه ای که 4 ویژگی بالا را داشته باشد، جلسه بدون کلام نامیده می شود. حالا با هم به جزییات بیشتر می پردازیم

3- پایه های جلسه بدون کلام

جلسات بدون کلام، 4 قدم پایه ای دارند:

قدم اول: دستور کار جلسه آماده و یک تسهیلگر انتخاب شود.

چند دقیقه زمان برای تعیین برنامه جلسه، قدمی بلند برای موفقیت جلسه است. یک روند کلی وجود دارد که می گوید مدیر جلسه حداقل به اندازه زمان جلسه باید برای برنامه ریزی جلسه وقت بگذارد. این جمله کمی آرمانی است.

• قبل از جلسه، دستورالعملی را تعیین کنید که موراد زیر را مشخص کند
• اهداف جلسه ( چه نتیجه ای می خواهید از جلسه به دست بیاید؟)
• مسائل متفرقه و انحرافی ( چه چیزی نباید در روند جلسه مطرح شود؟)
• روند جلسه ( مثلا 20 دقیقه اول، باید همه در سکوت، متن جلسه را بخوانند و 10 دقیقه بعد، در مورد آن صحبت کنند)
• تسهیل کننده ( چه کسی نقش تسهیل کننده را به عهده می گیرد؟ )

منشی جلسه ( این گزینه دلخواه است ولی در جلسات بزرگ بهتر است کسی این مسئولیت را به عهده بگیرد)

بعد از تعیین این برنامه قوی، به مرحله "میز خواندن" می رویم.

قدم دوم: "میز خواندن" را آماده کنید

در بعضی از جلسات سنتی، یک یا دو روز قبل از جلسه، متنی را برای اعضا می فرستند تا هنگام حضور در جلسه، آمادگی داشته باشند ولی در واقعیت، هیچ کس زمان کافی برای خواندن متن ندارد. به خاطر همین در جلسات بدون کلام، کسی از این روش استفاده نمی کند. اولین دفعه که متن خوانده می شود، در میز خواندن و حین جلسه است.

جف برونز می گوید:

شما متن موجود در "میز خواندن" را در ابتدای جلسه مطالعه می کنید. این چیزی است که نصف زمان جلسه را به خودش اختصاص می دهد. با این کار همه واقعا متن را خوانده اند و دیگر کسی نمی تواند تظاهر به این کار کند"

این تغییر در زمان خواندن ( قبل از جلسه و در هنگام جلسه)، نوعی دانش مشترک برای گفتگو ایجاد می کند. در جلسات بدون کلام، همه اعضا به تمامی اطلاعات دسترسی درند و این موضوع باعث می شود صحبت پربارتری به وجود بیاید.

قدم سوم: متن (اسناد موجود در میز خواندن) خوانده و نظرات نوشته شود.

بعد از اینکه میز خواندن آماده شد ، هرکس متن را خوانده و نظرش را اعلام می کند. این اصلی ترین قسمت جلسات بدون کلام است.

برای شروع جلسه، تسهیلگر و یا مسئول جلسه باید کاری کنند که هرکس از دستورالعمل جلسه پیروی کند. قدم های اصلی کار با "میز خواندن"عبارتند از:

1- متن را در مدت زمانی که تعیین شده است مطالعه کنید.

2- شرکت کنندگان باید در قسمت هایی که نکته خاصی وجود دارد یا اینکه سوالی برایشان پیش آمده، نظر خود را بنویسند.

3- وقتی که خواندن متن و نوشتن نظرات تمام شد، شرکت کننده ها باید نظرات دیگران را هم مطالعه کنند و می توانند در صورت نیاز به سوال شرکت کننده دیگر هم پاسخ دهند.

اگرچه این روند در ابتدا عجیب به نظر می سد، ولی در ادامه به یک عادت تبدیل شده و برگشتن به روند جلسات معمولی برایتان سخت خواهد شد.

هنگام مطالعه متن و نوشتن نظرات، توجه کنید که نباید کامنت های دیگران را اصلاح کنید. معمولا شرکت کننده ها از نظرات دیگران استفاده می کنند. بعد از پایان جلسه، مدیر جلسه یا تسهیلگر، می تواند در صورت نیاز، نظرات را اصلاح کند.

قدم چهارم: تسهیلگر بر کامنت ها نظارت می کند و گفتگو ها را هدایت می کند

وقتی که شرکت کنندگان در حال خواندن برگه ها هستند، تسهیل گر مراقب است که نظرات به مناسب ترین شخص برسد. برای مثال، سوالی در مورد یک موضوع آماری مطرح می شود و تسهیل گر،بهترین شخص را برای پاسخ به این سوال پیدا می کند.

بررسی نظرات این امکان را به تسهیل گر می دهد که سوالات اصلی شرکت کنندگان و موضوع اصلی جلسه را ارزیابی کند. وقتی که خواندن و نوشتن نظرات به پایان رسید، تسهیل گر توجه همه را به موضوع اصلی جلسه جلب می کند.

برای مثال، اگر تسهیل گر دو موضوع را در نظرات شناسایی کند، می تواند با این عبارات جلسه را شروع کند: من دو موضوع اصلی الف و ب را در نظرات شما می بینم. علاوه بر این بعضی از نظرات هم وجود دارند که می توانیم خارج از فضای جلسه مطرح کنیم. همچنین فلان عنوان هم در بین نظرات دیده می شود که نیاز به یک جلسه مستقل برای بررسی بیشتر دارد. پس موضوع اصلی جلسه امروز، موضوع الف و ب است . برای موضوع اول، اجازه بدهید با هم نگاهی دوباره به نظرات داشته باشیم و ...

با این وجود که سوالات جلسه در میز خواندن نوشته شده اند، روش تسهیل گر کمک می کند تا جلسه بر اصلی ترین نیاز شرکت کنندگان تمرکز کند. این جایی است که نقس تسهل گر خودش را نشان می دهد و می تواند کیفیت جلسه را به سطح بالاتری ببرد.

نکته آخر: تسیل گر می تواند زمان جلسه را در دست داشته باشد. وقتی که پایان زمان مقرر جلسه نزدیک می شود، تسهیل گر وظیفه دارد که زمان بندی جلسه را برای قدم های بعدی مشخص کند.

4- چه زمانی از جلسه بدون کلام استفاده کنیم؟

جلسه بدون کلام بسیار موثر است. با اجرای این متد، می توان فرهنگ سازمانی را تغییر داد و جلسات را به فضایی مولد و ارزشمند تبدیل کرد. با این حال، زمان هایی وجود دارد که این متد کارایی خود را از دست می دهد.

زمانی که جلسه بدون کلام کاربردی است

مهم ترین نکته برای انتخاب جلسات بدون کلام، زمانی است که تصمیم گیری بسیار سخت است و نیاز داریم که به شکلی عمیق بر روی مشکل کار کنیم. برای مثال، تصور کنید که شما می خواهید در مورد یک تصمیم استراتژیک ( مثلا کشور بعدی برای احداث کارخانه) جلسه ای برگزار کنید. جلسه ای بزرگ با شرکت 20-30 متخصص که هرکدام نظرات خاص خود را دارد. در یک جلسه معمولی، شما با موضوعات جانبی زیادی مانند در نظر گرفتن مالیات و ... مواجه خواهید شد. در حالی که در جلسه بدون کلام، تمام این نظرات جانبی در قالب نظرات مکتوب مطرح می شود و در نتیجه، پراکندگی مطالب، تمرکز کسی را به هم نمی زند. میز خواندن این اجازه را می دهد که هر کس نظر خودش را بنویسد. در نتیجه، جلسه بر روی موضوع اصلی تمرکز می کند .

گفته بالا برای گروه های کوچک و بزرگ صادق است. و حتی برای گروه های بسیار کوچک مانند جلسه های دو نفره! چون اعضای جلسه می توانند موضوعات اصلی را که نیاز به گفتگوی شفاهی دارند، به سرعت مشخص کنند .

چه زمانی از جلسات بدون کلام استفاده نکنیم؟

چند دلیل خوب برای عدم استفاده از جلسات بدون کلام وجود دارد.

اولین حالت زمانی است که هدف از برگزاری جلسه، توسعه روابط گروهی یا صحبت در مورد مسائل سخت و عاطفی است. در این حالت نیاز به میز خواندن نیست. شاید حتی نیازی به جلسه هم نباشد. تنها نیاز شما این است که در یک جمع بنشینید و در یک سطح انسانی، افکار خود را مطرح کیند.

حالت دوم وقتی است که جلسات شکل انگیزشی داشته باشد مانند جلسات TED. این نوع جلسات نیاز به داستان سرایی دارد. برای داستان سرایی باید از تکنیک های کلامی و آوایی و حرکات بدن استفاده کنید.

در نهایت، گردهمایی های مختلفی وجود دارد که هدف اصلی آن ها، برقراری ارتباط انسانی است. در این جلسات، همصدایی و بیان افکار و احساسات حتی با صدای بلند، یک مزیت محسوب می شود. پس جلسات بدون کلام کمکی به بهبود این گردهمایی ها نمی کنند.

حالتی هم وجود دارد که جلسات بدون کلام، اثری نصفه و نیمه دارند، جلساتbrain storm یا طوفان مغزی است. بهترین شرایط طوفان مغزی این است که اعضا به شکل مستقل فکر کنند و بعد نظراتشان را با هم در میان بگذارند. تا این جا به نوعی شبیه جلسه بدون کلام عمل می شود. اختلاف اصلی در این است که بخش اعطم زمان جلسه طوفان مغزی صرف صحبت و گفتگو می شود و نسبت به حالت جلسات بدون کلام، خلاقانه تر است.

جلسه بدون کلام چه مشکلی را حل نمی کند؟

با این که جلسه بدون کلام بسیار کاربردی و موثر است، با این وجود، در حل فرآیند و فرهنگ های ناقص، ناتوان است. لیستی از این موارد را با هم مرور می کینم:

آیا به این جلسه نیاز دارید؟ شرایطی بسیار زیادی وجود دارد که اصلا در ابتدای کار نیازی به برگزاری جلسه نیست. اگر چنین شرایطی وجود دارد، اصلا جلسه ای تشکیل ندهید. مگر اینکه تشکیل جلسه، تاثیر مفیدی بر روابط اجتماعی و ... درون سازمان داشته باشد. برای مثال، برنامه روزانه که هرکس، برنامه کاری اش را بررسی می کند. می توان این برنامه را در قالب یک جلسه پیاده کرد ولی شاید ضرورتی برای اجرای آن وجود نداشته باشد.

آیا به همه این افراد نیاز است؟ یکی از نقاط ضعف جلسات، وقت گیر بودن آن است. سعی کنید جلسات را تا حد ممکن با افراد کمتری برگزار کنید و اگر نشد، سعی کنید مدت زمان جلسه را کوتاه کنید و اگر باز هم نشد، سعی کنید کیفیت جلسه را بالا ببرید.

آیا فرآیند تصمیم گیری مشخصی وجود دارد؟ تصور کنید: پایان جلسه نزدیک است. یک پیشنهاد به همراه نقاط قوت و ضعفش، روی میز قرار دارد. اما مشخص نیست تصمیم نهایی را چه کسی می کیرد! جلسات بدون کلام می تواند به شما کمک کند که ضعف سیستم تصمیم گیری مشخص شود ولی نمی تواند این ضعف را خودش حل کند.

5- چطور میز خواندن خوبی درست کنیم؟

"میز خواندن"، مهم ترین خوراک جلسه بدون کلام است. و متشکل از متن و اسنادی است که همه اعضا می خوانند و در موردش نظر می دهند. میز خواندن موضوع اصلی جلسه را تعیین می کند و روند ادامه جلسه با این میز مشخص می شود. خب، چه کار کنیم که میز خواندن خوبی داشته باشیم؟

اسناد عمودی و نه اسناد افقی

با چیدمان شروع می کنیم. یک میز خواندن خوب، به شکل عمودی چیده می شود یعنی مطالب از بالا به پایین نمایش داده می شود و (مثل نرم افزار پاورپوینت یا هر ابزار دیگری) حالت اسلایدی ندارد. این سبک افقی ارائه ، قواعد خاص خودش را دارد. ولی در بیشتر جلسات، از بحث اصلی به حاشیه کشیده می شود.

همان طور که جف بروز در ایمیل خود به آمازون در سال 2004 بیان می کند:

"متن با روایت و ساختار درست (و نه فقط متن)، هدف اصلی ماست. اگر فردی فقط لیستی از موارد را بنویسد، به اندازه یک پاورپوینت بی کیفیت خواهد بود.

دلیل اصلی اینکه نوشتن یک یادداشت 4 صفحه ای سخت تر از نوشتن یک فایل پاورپوینت 20 صفحه ای است، به خاطر سختی کار در نوشتن یادداشت برای حفظ یکپارچگی متن و بیان نکات ضروری است.

استفاده از فایل پاورپوینت، این اجازه را به فرد می دهد که از ایده ها به راحتی عبور کرده و اهمیت ارتباط قسمت های مختلف متن را نادیده بگیرد."

همچنین زمانی که برای طراحی صفحه( و نه تنها نوشتن متن) از پاور پوینت استفاده می شود، معمولا بیشتر از زمان مورد نیاز برای نوشتن یک متن است.

ساختار جدول خواندن

"جدول خواندن" حالتی انعطاف پذیر دارد. شما می توانید بر اساس نیازتان تنظیمش کنید.

در ادامه، یکی از ساختارهای مورد استفاده در شرکت آمازون را با هم مرور می کنیم. توجه کنید که این فقط یک مثال است و شما می توانید با توجه به نیازتان، ساختار میز خواندن را تغییر دهید. مثلا اگر در مورد "قیمت گذاری" و یا "نتایج جستجوی مشتری" صحبت می کنید، می توانید میز متفاوتی را طراحی کنید

یک ساختار کلی برای میز خواندن از ترکیبی از عناصر زیر تشکیل می شود:

1- دستورالعمل جلسه: دلیل تشکیل جلسه و ارائه اسناد چیست؟ روند جلسه چگونه است؟

2- پیش زمینه: موضوع جلسه چیست؟ چه مشکلی را باید حل کنیم و پیش زمینه اطلاعاتی مورد نیاز چیست؟

3- قواعد: مولفه های حل این مشکل چیست؟ آیا قواعد و مقرراتی را باید برای این مشکل در نظر بگیریم؟

4- گزینه هایی که برای حل مشکل شناسایی شده اند: راه های موثر برای حل مشکل چیست و نقاط قوت و ضعف آن کدام است؟

5- توصیه ها: پیشنهاد تیم برای حل مشکل چیست و چرا؟ منظور این کار چیست؟

6- سوالاتی که در قسمت گفتگو ها مطرح می شوند: تمکرکز بحث در کجا قرار دارد؟ آیا گزینه های تصمیم گیری مشخص شده اند؟

7- سوالات پرتکرار: در اینجا سوالات پرتکرار مطرح می شود. .در ادامه، به خاطر اهمیت این قسمت، توضیح مفصل تری ارائه خواهیم کرد.

8- ضمیمه: در این قسمت، شامل اطلاعاتی است که قرار است بعدا مورد بررسی قرار گیرند. مانند جزییات تحقیقات، جدول های داده، واژه نامه و ...

نکته آخر: اگر موضوع جلسه و یا ایده شما بسیار جدید است و نمی دانید چطور جدول خواندن را بنویسید، ابتدای جلسه را به شکل یک انجمن برای ساخت اسناد در بیاورید. برای مثال، تسهیل گر جلسه می تواند سرتیترهای اصلی را بر اساس شرکت کنندگان جلسه طراحی کند(مالیات، حسابداری، امور مالی و ...) و سپس، اسناد را در هنگام انجام جلسه پر کند. بعد از این، شما یک نمونه کلی برای جلسات بدون کلام آینده در مورد این موضوع و یا با این گروه شرگت کنندگان خواهید داشت.

صدای آواز فرشتگان:

خروجی دلخواه ما از میزخواندن چیست؟ جف برونز در نامه ای در 2017 در مورد متن 6 صفحه ای می گوید:

در آمازون، ما از صفحات اسلایدی استفاده نمی کنیم. در عوض، روش کار ما، استفاده از یادداشت های 6 صفحه ای است. طبیعتا، کیفیت این یادداشت ها متفاوت است. بعضی از آن ها مانند صدای آواز فرشتگان است، روشن و متفکرانه . این یادداشت ها، کیفیت جلسه را افزایش می دهند و گاهی هم با کیفیت پایین خود، باعث کاهش کیفیت جلسه می شوند.

تفاوت بین یک یادداشت عالی و یک یادداشت متوسط، کاملا مشخص است. هرچند به سختی می توان این تفاوت را با جزییات نشان داد. ولی با این حال، واکنش افراد جلسه به یک یاداشت با کیفیت، بسیار متفاوت است.

وقتی که یک یادداشت کیفیت لازم را ندارد، به خاطر عدم توانایی نویسنده نیست. مشکل اصلی در باور اشتباه است. اشتباه نویسنده این است که فکر می کند یک یادداشت با کیفیت را می توان در یک یا دو روز تکمیل کرد در حالی که ممکن است این کار یک هفته یا بیش تر طول بکشد. یاداشت های با کیفیت ممکن است نوشته و بازنویسی شده و در اختیار سایر همکاران قرار گیرد تا آن را بازبینی کنند. برای چند روز کنار گذاشته شده و بعد دوباره با ذهن باز، بازبینی شوند. یک یادداشت خوب ممکن است یک هفته یا بیش تر زمان ببرد."

برای تهیه یک میز خواندن خوب باید چه کار کنیم؟

جواب سوال در تکرار است.

نویسنده میز خواندن باید چندین بار بازخورد بگیرد و سپس نتایج را با هم ترکیب کند. بسیاری از این بازخوردها به صورت مستقل یا در جلسات کوچک قابل انجام است. وقتی که بازخوردها جمع آوری شد، نوبت به ترکیب آن ها می رسد. این کار با هنر نظرات و سوالات پرتکرار قابل اجراست.

هنر نظرات و سوالات پرتکرار

هنگامی که میز خواندن را آماده می کنید، به احتمال زیاد به شکل مستقیم از طریق اسناد و یا غیر مستقیم و با گفتگوها، بازخوردهایی را دریافت می کنید. هر سوالی که به دست می آورید، مثل یک هدیه است: این سوالات مثل کلیدی عمل می کند که نقاط حساس اسناد را مشخص می کند و به شما کمک می کند قسمت های نامفهوم را پیدا کنید.

مهم ترین استراتژی برای دستیابی به نظرات و سوالات، استفاده از آن ها در متن اصلی و اضافه کردن آن به سوالات پرتکرار است.

شاید مسئله ساده ای به نظر برسد ولی این کار خودش نوعی هنر است، بخصوص که در زمان جلسه، این اطلاعات جدید، بسیار سریع بر روی هم انباشته می شوند. بهترین راه، تقسیم بندی نظرات بر اساس نوع است.

بعضی از نظرات سوالات عمومی است: آیا لینک ارتباط با این داده ها در دسترس است؟ این عبارت مخفف چیست؟ برای یادگیری بیشتر با چه کسی صحبت کنم؟ به این سوالات می توان مستقیما پاسخ داد و در ادامه، به شکل لینک و پاورقی، در متن گنجانده شود.

نوع دیگری از نظرات بیشتر استراتژیک است: چرا اعتقاد دارید باید روی فلان موضوع کار کنیم؟ به نظرم، برداشت شما از این داده ها اشتباه است. ایده خوبی نیست!

این سوالات، پرچم دار عناوین جلسه هستند و به شما کمک می کند که موضوع بحث را در قسمت گفتگوهای کلامی، مشخص کنید. بعد از این، باید سوالات را جمع آوری کرد تا در متن اصلی( به نظر ما، دلیل اصلی کار روی فلان موضوع این است که ...) یا در قسمت سوالات پرتکرار کنجانده شود.( چرا اعتقاد داردی باید روی فلان موضوع کار کنیم)

نوع سوم سوالات، سوالات بیشتر انحرافی است: این پروپوزال چگونه به فلان موضوع مرتبط می شود؟ هزینه های آن بخش چه می شود؟

این سوالات با وجود اینکه با موضوع میز خواندن هماهنگ است، ولی در حال حاضر نیازی به کار بر روی آن ها نیست. البته باید از این سوالات در بخش سوالات پرتکرار استفاده کرد و اگر سوال بیش از حد انحرافی باشد، می توان آن را حذف کرد.

مدیریت پیوسته نظرات، میز خواندن را قوی تر می کند.

پارامترهای یک میز خواندن خوب چیست؟

میز خواندن معمولا از قوانین زیر پیروی می کند:

بیش از حد طولانی نیست: میز خواندن بهتر است 2/1 یا 3/1 زمان جلسه را به خود اختصاص دهد. البته اگر تعداد نظرات زیاد باشد و یا موضوع جلسه بسیار تازه باشد، این زمان می تواند افزایش پیدا کند.

برای یک موضوع پیچیده، 6 صفحه کافی است: در شرکت آمازون، میز خواندن باید کمتر از 6 صفحه(به همراه قسمت ضمائم) باشد. برای یک موضوع استراتژیک، 6 صفحه و یک جلسه ای 1 ساعته کافی است.( 15 دقیقه برای خواندن، 10-15 دقیقه برای نوشتن نظرات و 30 دقیقه برای گفتگو)

اگر یک جلسه مدت زیادی طول می کشد، میز خواندن باید به چند بخش تقسیم شود: حداکثر زمان ممکن برای هر بخش، 30 دقیقه است. اگر بیشتر باشد، شرکت کنندگان بی حوصله می شوند.برای مثال، یک جلسه دو ساعته را در نظر بگیرید. در این شرایط، جلسه را به دو نیمه تقسیم کنید. برای هر نیمه، قسمت های خواندن، نظرات و گفتگو را به شکل جداگانه در نظر گرفته و یک زمان استراحت بین دو نیمه تعیین کنید.

6- مشکلات رایج در جلسات بدون کلام

نبود تسهیل گر: جلسه بدون کلام شروع شده و هیچ کس به عنوان تسهیل گر انتخاب نشده است. قسمت خواندن و نظر دادن می تواند به خوبی پیش برود ولی مشکل در قسمت آخر، یعنی گفتگو، خودش را نشان می دهد. چارچوب جلسه و موضوع اصلی، ناپدید می شود و جلسه به شکل جلسات معمولی در می آید.

تسهیل ضعیف: ممکن است که تسهیل گری در جلسه باشد ولی کارش را بخوبی انجام ندهد. نداشتن توانایی نظارت بر جلسه و هدایت آن، باعث می شود که نقش تسهیل گر کمرنگ شده و جلسه از روند اصلی خودش خارج شود.

میزخواندن مفصل: یکی دیگر از مشکلات جلسه بدون کلام، طولانی و مفصل بودن بیش از حد میز خواندن است. تصور کنید زمان تعیین شده برای نوشتن نظرات به پایان رسیده ولی اعضای جلسه همچنان در حال نوشتن هستند. به دلیل نبود زمان کافی برای نوشتن نظرات، بسیاری از سوال های مهم نپرسیده باقی می ماند. از طرفی این سوالات نوشته نشده، در قسمت گفتگو هم وارد نمی شوند و در نتیجه، قسمت خوراک جلسه بدون کلام یعنی میز خواندن ضعیف عمل می کند و کیفیت کل جلسه پایین می آید.

تعداد بسیار زیاد نظرات: تصور کنید در یک جلسه بدون کلام 30 دقیقه ای حضور دارید. سوالات کوچک و بزرگ بسیار زیاد، نیاز به تفکر و زمان بیشتر برای فهمیدن متن و نوشتن نظرات دارند. تسهیل کننده سعی می کند از باقی زمان جلسه برای حل این مشکل استفاده کند و در دقیقه 25، گفتگو آغاز می شود. ولی برای این حجم مشکلات و سوالات، 5 دقیقه زمان بسیار کمی است. شاید این مشکل به خاطر اشتباه در زمان بندی است و موضوع جلسه، نیازمند جلسه طولانی تری باشد. یا اینکه در طراحی میز خواندن اشتباهی رخ داده و باید از " تکرار" بیشتری برای بهینه کردن میز خواندن استفاده می شد.

مدیریت اشتباه نظرات: جلسه به خوبی برگزار شد و قسمت خواندن و نوشتن نظرات و گفت و گو به خوبی پیش رفت. اما تعدادی از سوالات کوچک و بزرگ در میز خواندن وجود دارد که باید در آینده بررسی شود. ولی به حال خود رها شده اند.آن هم برای همیشه. در واقع، میز خواندن به یک گورستان برای سوال ها تبدیل شده است. در اینجاست که شخصی باید به این مسئله رسیدگی کرده و مشکل سوالات را حل کند.( هنر نظرات و سوالات پرتکرار )

ضعف میز خواندن: زمان بندی انجام شده، همه حضور دارند. جلسه را شروع می کنید و می فهمید متن میز خواندن ویرایش نشده است. به احتمال زیاد، میز خواندن هنوز خام است و نیاز به کار بیش تری دارد. می توان این اسناد را به شکل مجزا در اختیار افراد گذاشت تا قسمت های اضافی اش حذف شده و بعد، در یک جلسه در مورد آن صحبت کنید.

عبارت های مخخف( بدون اشاره به عبارت کامل) و ضعف محتوا: در بسیاری از شرکت ها، در هر جلسه، افراد تازه ای اضافه می شوند. بهترین کار این است که مخفف ها و توضیحات عمومی، به عنوان راهنما، در میز خواندن قرار داده شود. در غیر این صورت، هربار باید با سوالات تکراری در مورد معنی مخفف ها و توضیحات عمومی مواجه شوید.

گفتگوهای درست، گروه های اشتباه: معمولا میز خواندن، سوالات و ایده های بسیار خوبی را در اختیار ما قرار می دهد. اما گاهی هم سوالاتی مطرح می شود که با وجود کیفیت بالا، هماهنگی درستی با موضوع اصلی جلسه ندارد. در اینجاست که تسهیل کننده وارد می شود و این سوال را برای جلسات بعدی و یا بحث های بیرون جلسه انتخاب می کند.

نتیجه گیری:

جلسه بدون کلام هنوز در آغاز راه است. این جلسات، نگاه ما به کار گروهی را توسعه می دهد و پتانسیل بالایی برای ایجاد تغییر در سازمان ها و گروه های مختلف دارد. با وجود نقاط ضعف و مشکلاتی که در این روش وجود دارد ( مانند همه روش های دیگر)، باید قبول کرد که این روش، تغییری بنیادین در کسب و کارها ایجاد کرده است.

آیا شما در شرکتتان از جلسه بدون کلام استفاده می کنید؟ تجربه شما در استفاده از این روش چیست؟ جه راه حل هایی را برای ارتقاء این روش پیشنهاد می کنید؟