چارچوب DACI: ابزاری موثر در تصمیم گیری های گروهی

تصور کنید که مسئولیت اجرای یک پروژه جدید به شما و تیمتان واگذار می شود. قرار جلسه هماهنگی گذاشته می شود. همه هیجان زده اند. اما بعد از شروع جلسه، هیچ کس نمی تواند کارش را شروع کند زیرا هنوز مشخص نیست که قرار است چه کاری انجام شود و چه کسی مسئولیت هدایت پروژه را به عهده دارد.

پس از چندین جلسه، اعضای تیم کمی بیشتر از آنچه قرار است انجام دهند، از روند کار باخبر می شوند اما باز هم شما و تیمتان نمی توانید کار را شروع کنید.

این اتفاق بسیار رایج است و یکی از اصلی ترین دلایل بروز چنین مشکلی، مشخص نبودن مسئول پروژه یا همان شخص مسئول در بازخورد عملی یا تأیید پروژه است.

چارچوب DACI چیست؟

چارچوب DACI، یک سیستم تخصیص وظیفه است که در تصمیم گیری های پیچیده ای که با مشارکت اعضا و ذینفعان بسیاری انجام می شود، مورد استفاده قرار می گیرد. DACI می تواند به شما و تیمتان کمک کند تا تصمیم گیری هدفمندتری داشته باشید زیرا هر یک از اعضای تیم، چشم انداز روشنی از نقش ها، مسئولیت ها و انتظارات خود خواهد داشت.

چارچوب DACI چیزی فراتر از ساختاری برای تصمیم گیری گروهی نیست. این چارچوب تنها در صورتی مفید خواهد بود که هرشخص، مسئولیت های خودش را پیگیری کند.

تعریف لغوی (DACI):

هدایتگر (Driver) :

شخصی که مسئولیت مدیریت تیم را به عهده دارد و تضمین می کند که همه چیز به نتیجه می رسد. در حقیقت این شخص، وظیفه هماهنگی مراحل انجام کار را با تیم های دیگر و همچنین حصول اطمینان از هماهنگی تصمیم گرفته شده با بازه زمانی توافق شده را به عهده دارد.

تصویب کننده (approver):

تصمیم گیرنده نهایی و شخصی که مسئولیت تصمیم گیری را بر عهده دارد.

مشارکت کننده (contributer) :

شخص یا گروهی از افراد که به اندازه کافی آگاه هستند و می توانند با دیدگاه و تجربه خود، بر تصمیمات تأثیر گذاشته و مشاوره دهند. به عنوان مثال ، تیم حقوقی می تواند نمونه ای از نقش شرکت کننده باشد.

شخص مطلع(informed):

عضوی از تیم که در جریان تصمیم ها قرار می گیرد، زیرا مستقیم یا غیر مستقیم، تحت تاثیر آن خواهد بود. اطلاع رسانی صحیح به اعضای تیم می تواند در تصمیم گیری و پشتیبانی به شما کمک کند.

چه زمانی از DACI استفاده کنیم؟

• کار با تیم های دیگر
• تصمیم گیری های پیچیده
• تصمیم گیری هایی که بر مشتریان و اعضای تیم تأثیر می گذارد
• تصمیم گیری هایی که تأثیر زیادی در تجارت دارد

فواید DACI

چارچوب DACI باعث افزایش اعتماد می شود و از این که همه افراد پروژه، نقش ها و مسئولیت های خود را درک کرده اند، اطمینان حاصل می کند. از طرفی، در صورت نیاز به کمک و شفاف سازی و هنگام دادن و دریافت بازخورد، روند کار را آسان تر می کند.

از آنجا که به یک تصمیم مشترک تقریبا غیرممکن است، باید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم به خوبی تصمیمات گرفته شده را درک کرده اند.

ایجاد اعتماد و شفافیت به همکاران کمک می کند تا دیدگاه ها، نگرانی ها و تجربه خود را به اشتراک بگذارند. فرد "تصویب کننده"، در نهایت با توجه به تمامی نظرات، تصمیم نهایی را می گیرد.

اجرای چارچوب DACI:

مرحله 1: مستندات اولیه خود را برای انتخاب نقش های DACI و تصمیماتی که باید اتخاذ شود جمع آوری کنید. این کار پیگیری پروژه را برای ذینفعان آن آسان تر می کند و به شما اجازه می دهد اگر افراد دیگری را در آینده به پروژه اضافه کردید، سازماندهی خود را حفظ کنید.

مرحله 2: نقش های DACI را تعریف کنید تا مشخص شود که گروه چگونه تصمیم می گیرد و چه کسی مسئول چه چیزی است. این کار تا حدودی نمادین است، اما شما باید روند تصمیم گیری را مشخص کرده و نقش های DACI را برای هر یک تعریف کنید.

مرحله 3: پروژه را تعریف کرده و شروع به تعیین تکالیفی کنید که برای تصمیم گیری باید انجام شود. تمام اطلاعات مورد نیاز و راه کسب این اطلاعات را کاملا مشخص کنید.

مرحله 4: کار با تیم خود را شروع کنید تا قدم های تصمیم گیری برداشته شود. اطلاعات هم تیمی ها را دریافت و مستند کرده و برای تصمیم گیری با دیگر مؤلفان به اشتراک بگذارید. سرانجام احساس خواهید کرد که هیچ چیز جدیدی برای فهمیدن وجود ندارد یا به نتیجه دلخواهتان رسیده اید. این همان مرحله تصمیم گیری است. پس از تصمیم گیری، مطمئن شوید که همه افراد در جریان تصمیم نهایی قرار بگیرند.

نکات مهم:

• به یاد داشته باشید که تنها یک "هدایتگر" در چارچوب DACI وجود دارد.
• در حالت ایده آل نیز یک "تصویب کننده" وجود خواهد داشت.
• در برخی از چارچوب های مشابه، از C (معرف "Consulted" یا "مشاور") به جای "تصویب کننده" استفاده می شود ولی در حالت کلی، وظیفه این دو یکسان است.
• مشارکت کننده ممکن است تخصص و توانایی ایده پردازی داشته باشد اما باز هم تصمیم گیرنده نیست. تصمیم نهایی فقط و فقط توسط "تصویب کننده" گرفته می شود.
• اگر به هر دلیلی، پیشرفت محسوسی در اجرای کارها مشاهده نکردید، مطمئن شوید که همه نقش ها، مسئولیت خود را به درستی انجام می دهند.
• محیطی ایجاد کنید که افراد در به اشتراک گذاشتن ایده ها و نگرانی های خود احساس راحتی کنند.
• یک پروژه از تصمیم گیری مختلفی تشکیل می شود. پس باید هر تصمیم گیری، هدایتگر خودش را داشته باشد. از انتخاب یک هدایتگر برای تمام تصمیم گیری های پروژه اجتناب کنید.