هر‌ آنچه که مدیر یک کسب و کار باید درباره بودجه بندی بداند

بودجه بندی یکی از مهم‌ترین فرایندهایی است که باید در هر‌ کسب و کاری به آن توجه ویژه شود و به بهترین شکل ممکن انجام گردد. چرا که اگر به درستی بودجه به هر بخش شرکت یا سازمان تخصیص داده نشود، می‌تواند مشکلات بسیار زیادی را به وجود بیاورد. اگر شما مدیر یک شرکت یا سازمان هستید و می‌خواهید که در رابطه با بودجه بندی و مزایای آن اطلاعات کاملی به دست آورید، پیشنهاد می‌کنیم که حتماً در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.

بررسی موضوعات مرتبط با بودجه‌بندی

پیش از اینکه بخواهیم در رابطه با مزایا و همچنین کاربرد بودجه بندی به شما عزیزان توضیح دهیم بهتر است تا کمی در رابطه با تعریف بودجه بندی اطلاعاتی در اختیار شما قرار دهیم. بودجه‌بندی به طور کلی به دو نوع تقسیم می‌شود که یکی از آنها متغیر و دیگری ثابت می‌باشد. بودجه‌بندی متغیر یک روش کاملاً انعطاف پذیر و قابل تغییر است که در آن هیچ محدودیتی برای مبلغ مورد نظر تعیین نمی‌گردد. همچنین در طول یک بازه مالی ممکن است میزان بودجه‌ تغییر کند و کمتر یا بیشتر شود. نکته‌ای که وجود دارد این است که بودجه بندی متغیر کاربرد بیشتر و همچنین نتیجه بهتری را دارد.

بودجه بندی ثابت یکی از فرایندهایی است که در ابتدای سال مالی انجام می‌شود. این نوع بودجه بندی قابل تغییر نمی‌باشد و تا پایان سال مالی باید بر طبق آن تمام فرایندها را انجام داد. همچنین این نوع بودجه بندی را نمی‌توان به هیچ عنوان تغییر داد و در صورتی که مشکلی در شرکت به وجود بیاید، نمی‌توان از بودجه بخش‌های دیگر استفاده کرد و این موضوع به عنوان یکی از معایب این نوع بودجه بندی به حساب می‌آید. چرا که می‌تواند مشکلات بسیار زیادی مانند ورشکستگی مالی را به وجود بیاورد.

فرایند بودجه بندی از چه مزیت‌هایی برخوردار است؟

همانطور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم، فرایند بودجه بندی بسیار مهم می‌باشد و باید در هر یک از شرکت‌ها و سازمان‌ها به درست‌ترین شکل ممکن انجام شود. این فرایند از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و همین موضوع باعث شده تا مدیران کسب و کارهای مختلف میل بسیار زیادی به انجام آن داشته باشند.

یکی از مهمترین مزیت‌های انجام فرایند بودجه بندی این است که شما با استفاده از این فرایند می‌توانید به بهترین شکل ممکن هزینه‌های اولیه و همچنین مبالغ پرداختی و دریافتی را کنترل کنید. در صورتی که فرایند تخصیص بودجه انجام شود، به طور دوره‌ای تمامی هزینه‌های دریافتی و پرداختی شرکت توسط تیم حسابداری مدیریت مورد بررسی قرار می‌گیرد و به هیچ عنوان اجازه عبور از حد بودجه به بخش‌های مختلف شرکت داده نخواهد شد.

به طور کلی فرایند تخصیص بودجه یک شفافیت مالی را در هزینه‌های شرکت به وجود خواهد آورد. بدین صورت که سهم تمامی سرمایه‌گذاران، سهامداران و هزینه‌های پرداختی به کارمندان و کارگران شرکت به طور کامل مشخص می‌شود و به هیچ عنوان اجازه دریافت مبلغ بیشتر به آنها داده نخواهد شد. در نتیجه این موضوع از به وجود آمدن اشکالات مالی و یا اقتصادی جلوگیری می‌کند.

یکی دیگر از مهم‌ترین مزیت‌های بودجه بندی این است که میزان ریسک موجود در فرایندهای اقتصادی را تا حد بسیار زیادی کاهش می‌دهد. در نتیجه از به وجود آمدن مشکلات مالی در شرکت یا سازمان شما جلوگیری می‌کند. همچنین به مدیران شرکت کمک می‌کند که بتوانند تمامی هزینه‌ها، درآمدها، پرداخت‌ها و همچنین دریافت‌ها را به طور کامل مورد بررسی قرار دهند. بدین صورت با استفاده از این بررسی‌ها، یک برنامه‌ریزی بلند مدت و کاملاً درست برای آینده مالی شرکت انجام می شود.

به چه مواردی بودجه تخصیص داده می‌شود؟

در طی فرایند بودجه بندی به موارد مختلفی بودجه تخصیص داده می‌شود که در ادامه به بررسی هر کدام از آنها می‌پردازیم. یکی از مهمترین مواردی که در طی فرایند تخصیص بودجه باید به آن توجه ویژه شود، مربوط به دستمزد و حقوق کارمندان و کارکنان شرکت یا سازمان می‌باشد. تیم حسابداری مدیریت در طی این فرایند باید به شکل اصولی و دقیق، دستمزد کارگران و کارمندان را تعیین کرده و برای آنها بودجه تخصیص دهد.

از دیگر مواردی که باید به آن بودجه تخصیص داده شود، مربوط به حمل و نقل و جابجایی‌های مربوط به شرکت می‌باشد. به عنوان مثال باید برای هزینه سرویس کارمندان و کارگران، هزینه جداگانه در نظر گرفته شود و همچنین برای جابجایی محصولات و دستگاه‌ها نیز هزینه‌ای اختصاص داده شود. تیم حسابداری مدیریت باید یک هزینه کاملاً جداگانه برای تجهیزات و همچنین دستگاه‌های موجود در شرکت و یا کارخانه در نظر بگیرد که این هزینه‌ها مربوط به تعمیر خرابی‌ها و مواردی از این قبیل می باشد.

از دیگر هزینه‌هایی که باید در طی فرایند بودجه بندی به آن توجه ویژه شود، می‌توان به هزینه‌های مربوط به مشاوره حقوقی و مالی اشاره کرد. برای این موارد نیز باید هزینه ویژه‌ای در نظر گرفته شود. چرا که در صورت استفاده نکردن از این نوع مشاوره‌ها ممکن است مشکلات اقتصادی و یا حقوقی برای شرکت یا سازمان به وجود بیاید.

بازه‌های زمانی برای بودجه بندی

فرایند بودجه بندی به طور کلی برای سه بازه زمانی مختلف می‌تواند قابل انجام باشد. در بازه زمانی اول که سالانه است یک بودجه در نظر گرفته می‌شود و پس از گذشت یک سال بودجه جدیدی ارائه خواهد شد. نکته دیگری که وجود دارد این است که در برخی از شرکت‌ها و یا سازمان‌ها، بودجه‌ها برای بیش از یک سال در نظر گرفته می‌شود که این موضوع با توجه به نوع فعالیت و کارکرد شرکت یا سازمان متغیر است.

بودجه بندی پروژه‌ای از دیگر انواع تخصیص بودجه است. در این فرایند با توجه به زمانی که قرار است یک پروژه انجام شود، بودجه تخصیص داده می‌شود و پس از پایان پروژه و دریافت یک کار جدید بودجه جدیدی نیز ارائه خواهد شد.

مراحل انجام فرایند بودجه بندی

همانطور که در پاراگراف‌های قبلی نیز اشاره کردیم، فرایند بودجه بندی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می‌باشد. بدین صورت باید تمامی مراحل آن به شکل کاملاً دقیقی انجام شود. در مرحله اول تیم حسابداری مدیریت باید برای یک بازه زمانی مشخص برنامه‌ریزی انجام دهد و تمامی جوانب را بررسی کند. در مرحله بعدی باید از تمامی بخش‌های یک شرکت یا سازمان اطلاعات کافی را جمع آوری کرده و آنها را نیز بررسی کند. پس از انجام این مراحل باید یک فهرست و گزارش کامل از بخش‌های مختلف شرکت تهیه شود.

در مرحله بعدی، تیم حسابداری مدیریت باید برای هر یک از بخش‌های تعیین شده در شرکت، هزینه‌های مورد نظر را پیش بینی کرده و در فرم گزارش بودجه ذکر کند. پس از اینکه تمامی این موارد انجام شد، باید تمامی هزینه‌ها جمع شود و مقدار بودجه پیش بینی گردد. در مرحله بعدی باید با برگزاری جلسات، بودجه مورد نظر را به تصویب برسانید و سپس فرایند تخصیص آن را اجرا کنید.

در آخر نیز باید تا پایان بازه زمانی مشخص بر روی فرایند استفاده از بودجه به صورت کامل نظارت و کنترل انجام شود و در بازه های زمانی مشخص، گزارشات انحرافات بودجه توسط تیم حسابداری مدیریت تهیه و به مدیریت ارائه گردد.

موارد مهم در هنگام انجام فرایند تخصیص بودجه

در هنگام فرایند بودجه بندی تیم حسابداری مدیریت باید به یک سری موارد توجه ویژه‌ای داشته باشد تا بتواند بودجه را به بهترین شکل ممکن به هر بخش، تخصیص دهد. در ابتدا تیم حسابداری مدیریت باید به نوع شرکت و سازمان نیز توجه ویژه‌ای کند و با توجه به آن فرایند تخصیص بودجه را اجرا کند. چرا که هر نوع شرکت با توجه به شیوه فعالیت خود نیازمند یک بودجه خاص می‌باشد. همچنین تیم حسابداری مدیریت باید اندازه یک شرکت یا سازمان را نیز مدنظر قرار دهد.

علاوه بر تمامی موارد ذکر شده مقدار سهام و سرمایه‌ای که هر شرکت دارد، باید به طور ویژه‌ای مد نظر قرار داده شود. چرا که در غیر این صورت ممکن است بودجه بندی، بیش از حد مجاز انجام شود و در نتیجه مشکلات مالی بسیار زیادی را به وجود بیاورد.

جمع بندی

همانطور که در ابتدای این مقاله بیان شد، بودجه بندی یکی از مهم‌ترین فرایندهایی است که باید در هر کسب و کاری به آن توجه ویژه شود و به بهترین شکل ممکن انجام گردد. چرا که اگر به درستی بودجه به هر بخش شرکت یا سازمان تخصیص داده نشود، می‌تواند مشکلات بسیار زیادی را به وجود بیاورد. به همین خاطر و با توجه به اهمیت بودجه بندی در کسب و کارها، تلاش کردیم تا به طور خلاصه شما را با بودجه بندی و موضوعات مرتبط آن آشنا کنیم.

اگر نکته خاصی هست که این مقاله رو تکمیل‌تر می کنه، لطفا در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.