۷ نکته برای داشتن فایل ارائه بهتر در نرم‌افزار پاورپوینت

در این بلاگ‌پست قرار است با هم نکات مهم درباره درست کردن یک فایل استاندارد ارائه (Presentation) را مرور کنیم، رعایت این نکات باعث می‌شود فایل ارائه بهتری داشته باشیم و بتوانیم حرف خودمان را در قالبی مناسب و اثربخش به مخاطب‌مان منتقل کنیم.

۱. قالب‌های آماده نرم‌افزار پاورپوینت، نه!

شاید اولین قدم برای آماده کردن فایل ارائه در نرم‌افزار پاورپوینت، انتخاب یکی از قالب‌های آماده‌ی خود نرم‌افزار باشد، ولی اگر این کاری باشد که همه انجام می‌دهند چه؟! ما می‌خواهیم ارائه متفاوتی داشته باشیم؛ پس از این قالب‌ها استفاده نخواهیم کرد.

۲. یا راهی خواهیم‌ یافت یا راهی خواهیم‌ ساخت!

حالا که می‌دانیم چرا نباید از قالب‌های آماده استفاده کنیم، یا باید قالب مناسبی که تکراری نباشد را پیدا کنیم یا خودمان دست‌به‌کار شویم و آن را بسازیم. یکی از راه‌های رسیدن به قالب‌های غیرتکراری، استفاده از فروشگاه قالب‌های نرم‌افزار پاورپوینت است.

یکی دیگر از راه‌های رسیدن به قالب های ارائه‌، سرچ گوگل و وب‌سایت‌هایی مثل freepik و pinterest است.

برای جستجو می‌توانید از عبارات ترکیبی مثل موضوع ارائه‌تان به همراه کلمات کلیدی مرتبط مثل PowerPoint یا Presentation به قالب‌های تازه و دست‌نخورده‌ای برسید که استفاده از این قالب‌ها می‌تواند روی کیفیت فایل ارائه شما اثرگذار باشد.

اگر هم از سایت‌هایی مثل freepik و Pinterest استفاده کردید هم از سرچ گوگل و به نتیجه مدنظرتان نرسیدید، وقت آن رسیده است که با خلاقیت خود، قالب شخصی خودتان را درست کنید.

برای طرح‌های گرافیکی، سایت freepik را توصیه می‌کنم، و اگر می‌خواهید برای فایل ارائه‌تان عکس‌هایی مناسب و البته رایگان پیدا کنید، سرچ در Google Image یا استفاده از سایت‌هایی مثل unsplash پیشنهاد من است.

‌۳. ساده‌زیستی در فایل ارائه!

سادگی فایل ارائه تحت هیچ شرایطی نباید زیر سوال برود؛ پس قبل از هر تغییری که می‌خواهید روی فایل ارائه اعمال کنید این سوال را از خودتان بپرسید که اگر این کار را انجام ندهید چه تاثیری در ارائه خواهد داشت و اگر جوابی برای این سوال پیدا نکردید، آن کار را انجام ندهید. در ادامه نکاتی که می‌تواند به سادگی فایل ارائه‌تان کمک کند را با هم مرور می‌کنیم:

• حواس مخاطب را پرت نکنید! استفاده زیاد از انیمیشن‌ها و ترنزیشن‌ها در فایل ارائه باعث می‌شود مخاطب به‌جای اینکه با محتوای ارائه شما ارتباط برقرار کند درگیر انیمیشن‌های ارائه شما می‌شود و تمام حواسش درگیر محتوا نباشد؛ پس اگر میزان توجه مخاطب‌تان به فایل ارائه برای شما اهمیت دارد، حواس مخاطب‌تان را پرت نکنید.
• از به کاربردن رنگ‌های جیغ فسفری پرهیز کنید! شما لزوما از کیفیت محلی که قرار است ارائه بدهید مطمئن نیستید، پس ممکن است کیفیت رنگ نسبت به چیزی که داخل مانیتور خودتان می‌بینید فرق کند. اگر در زمینه انتخاب رنگ مطمئن نیستید، بهتر است در اینترنت جستجو کنید و از قوانین انتخاب رنگ در چرخه رنگ پیروی کنید.برای اینکه رنگ‌های بهتری را برای فایل ارائه‌تان انتخاب کنید می‌توان با یک جستجوی ساده به دنیایی بی‌نهایت از رنگ‌ها دسترسی داشته باشید.
• خوانایی متن را فدا نکنید! متنی که داخل فایل ارائه است باید خوانا باشد چون قرار است خوانده شود. پس خوانایی متن را فدای کمیت متن یا انتخاب رنگ‌هایی که دوست دارید نکنید، درواقع نکته ای که باید مراقب آن باشید این است که تضاد رنگی را بین خود متن و پس‌زمینه آن رعایت کنید؛ پس اگر احتمال می‌دهید که متن داخل پس‌زمینه خوب خوانده نمی‌شود، یا از قابلیت Text Outline استفاده کنید یا از شکل‌های پیش‌فرض پاورپوینت استفاده کنید که خوانایی متن را حفظ کرده ‌باشید.

۴‌. ساختارشکن باشید!

آیا تا به حال جمله «خارج از چارچوب فکر کن!» را دیدید؟ درست است برای ارائه اصولی باید مجموعه‌ای از قوانین و چارچوب‌ها را رعایت کنید ولی اینکه بخواهید بعضی جاها به صورت حساب‌شده اصول را زیر پا بگذارید هم می‌تواند در نوع خود جذاب باشد؛ مثلا اینکه صفحه‌نمایش‌های لپتاپ افقی بوده است باعث شده است اکثر ارائه‌ها افقی باشد، اما تا به حال شده است به اینکه در قالب عمودی ارائه بدهید فکر کنید؟

۵. راه‌های دیگری هم جز نوشتن هستند!

نمی‌دانم جمله معروف مایکل شوماخر را شنیدید یا نه. از مایکل شوماخر راننده فرمول وان پرسیدند که راز موفقیت تو در چیست؟ در جواب گفت وقتی همه ترمز می‌کنند من گاز می‌دهم!

زمانی‌که همه توی اسلایدهایی که آماده می‌کنند متن قرار می‌دهند، شما می‌توانید با قراردادن عکس، فیلم و نمودار به خودتان این شانش را بدهید که بهتر و متفاوت‌تر دیده شوید! اصلا هم کار سختی نیست فقط کافی‌ست با کمی سرچ در گوگل، عکس و فیلم مطلوب و مرتبط با ارائه‌تان را پیدا کنید و سهم بیشتری از حواس مخاطب را به خودتان جلب کنید.

۶. شاقول پاورپوینت!

پاورپوینت ابزاری دارد که حکم شاقول معمارها را دارد! از این ابزار برای ترازکردن متن و عکس و سایر اشیاء داخل صفحه استفاده کنید. شاید هرکسی این اندازه ریزبین نباشد که متوجه شود این مورد رعایت شود ولی عدم رعایت تراز بودن را هرکسی ممکن است متوجه شود‍!

۷. فایل ارائه را درست بسته بندی کنید!

فایل ارائه‌تان را درست بسته‌بندی کنید؛ منظورم از بسته‌بندی، خروجی گرفتن مناسب از فایل ارائه‌تان است.

شما همیشه نمی‌توانید روی سیستم خودتان ارائه دهید؛ بعضی وقت‌ها دستگاهی که روی آن ارائه را آماده می‌کنید قابلیت حمل و نقل ندارد، بعضی وقت‌ها هم نمی‌توانید از دستگاه‌تان برای ارائه به علت عدم سازگاری کابل‌ها استفاده کنید.اگر هم بخواهید فایل‌تان را به سیستم جایگزین منتقل کنید ممکن است فایل‌تان ناقص منتقل شود و بعضی فونت‌ها و فایل‌های چندرسانه‌ای را از دست بدهید. پس از روش‌های زیر استفاده کنید:

• خروجی پی‌دی‌اف بگیرید! شما می‌توانید با خروجی پی‌دی‌اف از فایل ارائه‌تان آن را بدون دغدغه جابه‌جا کنید، البته درنظر بگیرید که فایل پی‌دی‌اف ثابت است؛ پس اگر ارائه‌تان فیلم یا انیمیشن دارد حواس‌تان به این موضوع باشد.
• خروجی فیلم بگیرید! شما می‌توانید در خود نرم‌افزار پاورپوینت از فایل ارائه خود، خروجی فیلم بگیرید؛ اگر قرار است روی تلویزیونی که قابلیت اتصال لپ‌تاپ به آن را ندارید ارائه دهید، این گزینه پیشنهاد مناسبی برای حل این مشکل است.
• با فونت خروجی بگیرید! نرم‌افزار پاورپوینت به شما این اجازه را می‌دهد که بتوانید همراه فایل پاورپوینت‌تان فونت‌ها را هم خروجی بگیرید؛ برای این کار داخل تنظیمات نرم‌افزار پاورپوینت، گزینه زیر را به این شکل تغییر دهید:

حال که ۷ نکته ساخت فایل ارائه را با هم مرور کردیم، به صفحه زیر بروید تا ۷+۱ اصل تکمیلی ارائه دادن را با هم مرور کنیم :)

#بنده_نوشته!

در این پست، تمام تلاشم را کردم تا تجربیاتی که حین ساختن فایل‌های ارائه در سالیان سال داشته‌ام را به شما منتقل کنم تا شما هم بتوانید یک فایل خوب برای ارائه محتوای خود داشته باشید، اگر سوالی در این باره داشتید حتما در قسمت کامنت‌ها مطرح کنید تا به آن بپردازیم.

اگر این پست برای ساخت یک ارائه اصولی برای شما مفید بوده است حتما آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید تا آن‌ها هم این موارد را رعایت کنند.