۷+۱ اصل ارائه دادن به سبک حرفه‌ای‌ها

در پست بلاگ قبلی، با هم ۷ نکته را درباره درست کردن یک فایل ارائه مرور کردیم، حالا نوبت ‌صحبت کردن درباره خود ارائه است؛ با استفاده از این ۷+۱ نکته می‌توانیم حرفه‌ای ارائه دهیم و روی مخاطب‌مان اثر خوبی از خودمان به یادگار بگذاریم.

اگر پست قبلی را نخوانده‌اید همین الان روی لینک زیر کلیک کنید:

۱. مخاطب ارائه‌ات را بشناس!

از نکات مهمی که باید قبل از آماده کردن ارائه به آن فکر کنیم، این است که مخاطب ارائه ما چه کسی است و چه ویژگی‌هایی دارد؛ محتوای ارائه ما باید متناسب با ویژگی‌های شخصیتی مخاطب باشد تا مخاطب با محتوای ما تعامل و ارتباط برقرار کند. مشخصاتی مثل رده سنی، شغل و موقعیت کاری و عواملی از این دست می‌توانند روی خود محتوا و نحوه ارائه آن موثر باشد.

۲. داستان تعریف کن!

از اهمیت داستان‌سُرایی در آماده کردن ارائه‌تان غافل نشوید! داستان‌سرایی یعنی اگر قرار است تجربیات، رخدادها، حوادث و به صورت کلی محتوای ارائه‌تان را در قالب‌های مرسوم ارائه دهید، سعی کنید آن را در قالب یک داستان یا خاطره تعریف کنید. این کار باعث همراه‌سازی و جذب مخاطب با داستان و روایت محتوای شما می‌شود؛ همان‌طور که داستان یک ضرب‌المثل می‌تواند تاثیر بیشتری نسبت به حرف مستقیم داشته باشد، داستان‌سرایی هم می‌تواند محتوا را بهتر ارائه دهد!

۳. مخاطب را نجات بدهید!

اگر قبل از خواندن این مقاله، به صورت یکنواخت ارائه می‌دادید، باید بدانید که مخاطب از ارائه شما دل خوشی نداشته است! در ارائه مخاطب‌تان را از اعماق دریا تا نوک قله قاف همراه کنید، بگذارید نقش مکمل فیلم ارائه شما، مخاطب شما باشد! با مخاطب تعامل کنید؛ از او سوال بپرسید، او را بخندانید، او را به گریه بیندازید. از بلند و یواش کردن صدای صحبت کردن‌تان هم غافل نشوید!

۴. کم گوی و گزیده گوی!

کلمه PowerPoint از دو کلمه Power و Point به معنی قدرت و نقطه تشکیل شده است، پس لطفا و باید از کلمات کلیدی در ارائه‌تان استفاده کنید؛ این کار باعث می‌شود مخاطب برای شنیدن محتوای شما مشتاق باشد! اگر کل محتوایی که شما قرار است ارائه بدهید در یک اسلاید نوشته شده باشد، مخاطب با سرعت بیشتری از ارائه شما آن را می‌خواند و دیگر تمایلی برای همراهی با شما ندارد!

۵. در تایم ارائه تمرین گویندگی نکنید!

مخاطب شما،‌ هیچ علاقه‌ای به روخوانی شما از روی متن اسلایدها ندارد! در بند قبلی گفتیم که ارائه تان باید متن‌های کمی داشته باشد، ولی فارغ از این نکته،‌ متن اسلاید ها را روخوانی نکنید، این کار فقط باعث خسته شدن مخاطب از ارائه شما می‌شود. متن اسلایدها و کاغذ یادداشتی که برای نکته‌ها در اختیار شماست صرفا برای یاداوری ارائه سرنخ‌ها هست نه برای روخوانی متن کامل ارائه شما!

۶. ضدحمله به فراموشی نکات ارائه!

شاید یکی از دلایل اینکه ذهن ما تمایل دارد متن اسلاید یا کاغذ یادداشت، جزء به جزء محتوای ارائه باشد این باشد که می‌ترسد محتوای ارائه را فراموش کند! خب از کجا نکات مربوط به ارائه مان را یاداوری کنیم؟

• کاغذ یادداشت: اگر با دنیای کاغذ و خودکار رابطه بهتری دارید، چند نکته که به یاداوری محتوای ارائه شما کمک می‌کند را در کاغذی در ابعاد کف دست بنویسید و از آن هنگام ارائه استفاده کنید.
• کاغذ دیجیتال: خود نرم‌افزار پاورپوینت قابلیتی دارد که شما برای هر اسلاید از فایل ارائه‌تان نکاتی را بنویسید تا آن‌ها را هنگام ارائه به شما نشان بدهد؛ البته نگران نباشید مخاطبین شما این نکات را مشاهده نمی‌کنند!

۷. زمان را در دستان خود نگه دارید!

یکی از نکاتی که قبل از آماده کردن ارائه باید به آن توجه کنید، زمانی که برای ارائه دارید است؛ حتما مدیریت کنید که زمان ارائه‌تان از زمانی که دارید چند دقیقه کمتر باشد، ممکن است کسی وسط یا انتهای ارائه شما سوالی داشته باشد‌، این‌کار باعث می‌شود شما استرس نداشته باشید که وقت کم می‌آورید. حتما قبل از ارائه اصلی یک بار با نمای ارائه‌دهنده (Presenter View) یک بار تمام اسلاید ها را با محتوایی که آماده کردید ارائه دهید تا علاوه بر اطمینان شما از تسلط به موضوع، زمانی که ارائه‌تان نیاز دارد هم در دست‌تان باشد.

۸. انگشت اشاره به سوی ارائه!

یکی از کارهایی که می‌توان برای ارائه بهتر انجام داد، استفاده از ابزار اشاره‌گر یا Pointer است؛ این ابزار به نوعی برای سیستم نقش موس و کیبورد را ایفا می‌کند؛ با آن می‌توانید با اسلاید‌ها را عقب یا جلو برد، از لیزر معمولا قرمز رنگ آن برای اشاره به مطالب مهم اشاره کرد. البته از نام های دیگر این ابزار می‌توان به ارائه‌دهنده یا Presenter هم اشاره کرد.

البته همیشه روش جایگزین و ارزان‌تری هست! اگر قصد هزینه برای تهیه این ابراز چند صد هزارتومنی (البته در سال ۹۸!) را ندارید، می‌توانید از موس بدون سیم یا نرم‌افزارهایی که بین گوشی هوشمند و سیستم شما ارتباط ایجاد می‌کند و قابلیت‌های پوینتر را به شما می‌دهد استفاده کنید. شما می‌توانید با یک جستجوی ساده به لیست بلندی از این نرم افزارها با ویژگی‌های مختلف دسترسی پیدا کنید.

#بنده_نوشته!

در این پست، تمام تلاشم را کردم تا تجربیاتی که حین ساختن فایل‌های ارائه در سالیان سال داشته‌ام را به شما منتقل کنم تا شما هم بتوانید یک فایل خوب برای ارائه محتوای خود داشته باشید، اگر سوالی در این باره داشتید حتما در قسمت کامنت‌ها مطرح کنید تا به آن بپردازیم.

اگر این پست برای ساخت یک ارائه اصولی برای شما مفید بوده است حتما آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید تا آن‌ها هم این موارد را رعایت کنند.