آدم‌های سمی و مدیریت آن‌ها‌ در تیم پروژه

ما به عنوان مدیر برنامه و پروژه، تصمیم‌گیرنده هستیم و همواره در شرایطی قرار داریم که باید به انواع درگیری‌ها رسیدگی کنیم. بر عهده‌ی ماست که یا مسیر متفاوتی در پیش بگیریم و یا برای تضمین پیشبرد صحیح پروژه و انسجام تیم، اصلاحاتی انجام دهیم.

مدیران و مدیران پروژه در طی سال‌های متمادی در پروژه‌های متعددی کار می‌کنند و در آنها با برخی افراد سمی مواجه می‌شوند که باعث ایجاد محیطی ناخوشایند برای تمامی اعضای تیم می‌شوند. این تجارب، چالش‌برانگیزترین تجربه‌های مدیران هستند، چرا که در صورت عدم مداخله‌ی بموقع، ممکن است این افراد پویایی تیم را تحت تاثیر قرار داده و به ضرر کل پروژه تمام شوند.

چه افرادی شخصیت سمی به حساب می‌آیند؟

فردی با شخصیت سمی، کسی است که در میان افراد تیم دائماً در حال منفی ‎پراکنی است و با هم‌تیمی‌های خود بدرفتاری کرده و آنها را خوار و خفیف می‌کند، و یا هرگونه ایده را بدون ارائه‌ی ایده‌ای جدید مورد انتقاد قرار می‌دهد. اگرچه همین چند خصیصه کاملاً بد به نظر می‌رسند، با این حال رفتارهای آسیب‌رسان بسیاری وجود دارند که فرد مستعد سمی بودن می‌تواند از خودش نشان دهد.

چطور می‌توان افراد سمی را شناسایی کرد و اقدامی انجام داد؟

به عنوان مدیر پروژه، اغلب از شما خواسته می‌شود تا پروژه‌هایی را قبول کنید که دستخوش تغییرات شده و بی‌دلیل طولانی شده‌اند، که علت این امر یا ضعف ارتباطات تیمی بود و یا سمی بودن شخصیت یکی از اعضای تیم که عملکرد سایر اعضا را مختل کرده و در جهت منفی تحت تاثیر قرار می‌دهد. به صورت کلی در رابطه با افراد سمی، زیر نظر گرفتن رفتار آنها و تاثیرشان بر سایرین امری ضروری است. همچنین ثبت شواهد (مستندسازی) و برنامه‌ریزی به منظور اقدام فوری در جهت برکناری (اخراج) فرد خاطی حائز اهمیت است.

اگر می‌خواهید فرد مسئله‌ساز پروژه را شناسایی کنید، باید نحوه‌ی تعامل و ارتباط اعضای تیم با یکدیگر را زیر نظر بگیرید. پیش از آغاز پروژه، قوانینی باید وضع شوند و زیر نظر گرفتن نحوه‌ی سازگاری هر یک از اعضای تیم با این قوانین امری حیاتی است. شما به عنوان مدیر پروژه، باید بررسی کنید که آیا کسی باعث کاهش انرژی گروه می‌شود یا خیر.

اجازه دهید تا ۴ گام ساده را که باید همیشه برای بررسی رفتار تیم و چگونگی تاثیر آن بر اتمام موفقیت‌آمیز پروژه دنبال کنید، با شما در میان بگذاریم:

۱. گوش شنوا داشته باشید (توجه کنید) و یادداشت بردارید

شنوا باشید و با آغوش باز تمام نقطه‌نظرات و گلایه‌ها را بشنوید. تیم باید بتواند به شما تکیه کند و اطمینان داشته باشد که شما هر آنچه در توان دارید برای حل مشکلاتشان صرف خواهید کرد. همچنین از هر چیزی یادداشت بردارید و مطمئن شوید که اطلاعات مد نظر به درستی مستند شده‌اند تا به وقت لزوم، از هر چیزی مدرک داشته باشید.

۲. زیر نظر بگیرید

به محض آگاهی از اینکه کدام کارمند باعث درگیری شده است، به دقت او را زیر نظر بگیرید. حداقل ۲ یا ۳ جلسه با آنها برگزار کنید و بررسی کنید که آیا آنها همیشه اینطور رفتار می‌کنند یا فقط در جلسات گروهی است که طرز برخورد نامناسبی از خود نشان می‌دهند. سعی کنید بفهمید که مشکل از گروه است (مثلاً ضعف انگیزه یا عدم شفافیت طرح اولیه‌ی پروژه) و یا مشکل شخصیتی وجود دارد.

۳. نحوه‌ی رویارویی با فرد مسئله‌ساز را برنامه‌ریزی کنید

اگر مشکل شخصیتی یکی از اعضای تیم محرز شد، باید به این فکر کنید که چطور قرار است اقدام کنید. اول ببینید که فرد مورد نظر با چه روشی می‌تواند مورد سنجش و نقد رفتاری قرار بگیرد. اگر فردی خجالتی‌ست، بهتر است در یک گفتگوی دو نفره، تنهایی با او صحبت کنید؛ اما اگر برون‌گرا بود، شاید دوست داشته باشد که در محیط گروهی با او صحبت شود.

۴. پیگیری وضعیت تا نتیجه

بهترین حالت ممکن این است که فرد خاطی واکنشی مثبت نشان داده و رفتار خود را تغییر دهد. در این صورت، باید پیگیر آنها باشید و رفتار آنها را مستند کنید تا بعداً بتوانید مسئله را به مدیرشان گزارش دهید. شما به عنوان مدیر پروژه، باید نقش میانجی داشته باشید و جزئیات رخدادها را به مدیریت (رهبری) توضیح دهید که کدامیک از کارمندان در ماجرا دخیل بوده‌اند و سرانجام کار چه شد.

آخرین قدم، پرداختن به قضیه از طریق منابع انسانی است تا از مستند بودن تمام و کمال آن اطمینان حاصل شود. این گام آخر بسیار حیاتی است، چرا که در این مرحله، بخش منابع انسانی به تمامی مستندات سوءرفتار کارمند خاطی و اینکه آیا او تحت رفتارسنجی بوده یا خیر، دسترسی خواهد داشت. گزارش این مستندات به منابع انسانی می‌تواند به برکناری دائم کارمند خاطی منجر شود.

در پایان می‌توان گفت که یک فرد سمی می‌تواند تاثیر قابل‌توجهی بر پروژه داشته باشد. ممکن است علاوه بر منابعی مانند زمان و بودجه، عملکرد کلی افراد دخیل در پروژه نیز تحت تاثیر قرار بگیرند. ما به عنوان مدیر پروژه چالش‌های فراوانی پیش رو داریم، اما اول از همه باید حواسمان به تیم پروژه باشد و با الهام‌بخشی باعث موفقیت کاری آنها شویم. توجه داشتن به تیم و شنیدن نیازهای آنها می‌تواند در پیشبرد هر پروژه‌ای نقش بسزایی ایفا کند. بنابراین، یادتان باشد تا با انگیزه دادن به تیم پروژه، آنها را به کار گروهی ترغیب کنید و تمامی ابزار مورد نیاز برای دستیابی به بهترین نتیجه‌ی ممکن را در اختیارشان بگذارید.

برای مدیریت بهتر پروژه های خود از میزیتو به عنوان ابزار مدیریت پروژه آنلاین به صورت رایگان استفاده کنید.