آیا کنترل و نظارت در مدیریت واقعا مهم است؟

تعریف نظارت در مدیریت

تعریف نظارت ، مفهوم نظارت در مدیریت و یا مفهوم کنترل در مدیریت همگی به یک امر اشاره دارند و آن مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد است. این از اصول اصلی مدیریت است.

همانطور که می دانیم یکی از ۵ وظیفه اصلی و مهم مدیریت، نظارت و کنترل است. چرا که تمام برنامه ریزیها، سازماندهی ها و تلاشهای یک سازمان و مدیر، در نهایت در مرحله ی کنترل و نظارت باید مورد ارزیابی قرار گیرند. اگر مدیر نظارت و کنترل درستی نداشته باشد و در اینجا به درستی عمل نکند در واقع همه ی تلاشهای خود و سازمان را به باد داده است. لذا آشنایی با اصول کنترل در مدیریت و اصول نظارت در سازمان ها یکی از مهمترین بخش هایی است که شما در جایگاه مدیر به آن باید بپردازید.

اهمیت نظارت و کنترل در مدیریت

کنترل و نظارت دقیق و به موقع برای هر مدیری مهم است از هر مدیری بپرسید: آیا کنترل و نظارت در مدیریت واقعا مهم است؟
قطعا می گوید بله …

اما اگر عمیق تر به موضوع نگاه کنید می بینید واقعیت چیز دیگری است. اغلب مدیران سیستم کنترلی روش کنترل و نظارت صحیحی ندارند. برخی از آنها دست به کنترل لحظه به لحظه و نفس گیر می زنند و تمام وقت بالای سر کارمندانشان هستند. وقتی می پرسی برای چه اینقدر مراقب و مواظب کارمندان هستی در جواب می شنوی چون باید بالای سر آنها باشی تا کار کنند.

برخی دیگر از مدیران هم از نظارت و کنترل کردن ترس دارند و همه چیز را به امان خدا رها کرده اند. هر چه پیش آید خوش آید. برخی دیگر کنترل می کنند اما نمی دانند کجا را باید کنترل کنند و کجا را نباید کنترل کنند. و اصلا دوره کنترلی که دارند مناسب هست یا خیر؟ آیا در زمان مناسب کار کنترل را انجام می دهند؟  و یا به صورت تصادفی اقدام به کنترل و نظارت می کنند.

هر چند همه ی مدیران می دانند نظارت و کنترل صحیح برای رشد کارمندان، تقویت کارایی مثبت، بالا بردن بهره وری، تصحیح کارایی ضعیف، بسیار مهم و ضروری است. اما این کنترلها و ارزیابی ها اغلب به درستی انجام نمی شوند. انجام ندادن کنترل و ارزیابی بهتر از انجام نادرست آن است.

کنترل و نظارت هسته ی کار مدیریت است و داشتن یک سیستم کنترل در مدیریت از ضروریات.

مدیر چه چیزهایی را باید کنترل کند

در هفته یا ماه گذشته چند بار بدون جهت کارمندان خود را احضار یا به اتاق آنها سرک کشیده اید؟
چند بار صرفاً به اتکای حرف های دیگران و اطلاعات شفاهی درباره ی کارمندان خود تصمیم گرفته اید؟

تصور نکنید کنترل رفت و آمد، کنترل کارکنان با دوربین،  سر زدن های گاه و بیگاه به کارکنان، تشکیل جلسات، دریافت گزارشات ناکارآمد و مواردی از این قبیل را می توان کنترل نامید.

در امر مدیریت همیشه به یاد داشته باشید که افراد زیر دستتان را کنترل نکنید این یکی از اشتباهات مهلکی است که بسیاری از مدیران انجام می دهند آنها به جای کنترل فرآیندها، خود افراد را کنترل می کنند یعنی به جای اینکه بگویند چه چیزی را می خواهند، لحظه به لحظه آنها را کنترل می کنند. مانند اینکه بالای سر یک بنا بایستید و مدام به او بگویید چه بکند و چه نکند، به نظرتان چه نتیجه ای خواهید گرفت؟

آنچه یک مدیر کنترل می کند افراد نیستند بلکه پروژه ها، منابع، وقایع و فعالیت هایی است که افراد درگیر آنها هستند. آنچه باید کنترل کنید بستگی به انتظارات شما از گروه تان دارد. اگر برنامه به روشنی تعریف شده است نباید در شناخت عوامل کلیدی که باید به آنها توجه داشته باشید با مشکل مواجه شوید.

نظارت بیش از حد نداشته باشید

بسیار شنیده ام که می گویند هرچقدر از نزدیک نظارت و کنترل بیشتری داشته باشید کارمندان بهتر کار می کنند اما من می گویم این یک روش بی اثر و مخرب است. اگر شما کارمندانتان را از نزدیک زیر نظر داشته باشید و کنترل زیادی بر آنها اعمال کنید با مشکلات فراوانی مواجه خواهید شد.

ما می دانیم که کودکان به مراقبت و نظارت بسیار زیادی، آن هم پا به پا و از نزدیک دارند و قطعا اینکار درست و پذیرفتنی است. اما آیا هنگامی که فرزند شما بالغ می شود هم، همان رفتار کودکانه را با او دارید؟

قطعا پاسخ شما منفی است فرد بزرگسال و بالغ نیاز به اینگونه نظارت ها ندارد… انسانها ذاتا کنترل گریز هستند.

کارمندان هم دقیقا اینگونه هستند آنها در بدو استخدام تا زمان آشنایی کامل با کارشان نیاز به کنترل و نظارت بیشتری دارند اما بعد از این دوره دیگر باید باور کنید که آنها در کارشان بالغ هستند و بپذیرید که بزرگسالان به نظارت و کنترل زیادی احتیاج ندارند و اگر شما با آنها مانند کودکان رفتار و کنترل و نظارت زیادی داشته باشید، آنها هم از خود رفتار کودکانه‌ای نشان خواهند داد و این شمایید که به دلیل داشتن روش مدیریتی غلط آسیب می بینید.

بعضی از مدیران اگر هر روز، وقت و بی وقت به اتاق ها و محل کار کارمندان خود سرکشی نکنند خیالشان ناراحت است . و یا در مواردی از بین زیر دستان،  در بین کارکنان جاسوس و خبرچین می گمارند. معمولاَ مدیرانی که فاقد سیستم کنترلی هستند، دچار این بیماری می شوند.

مدیری که سیستم کنترلی نداشته باشد به جای آن که در کارمندان حس مسئولیت و وظیفه شناسی ایجاد کنند، بیهوده تلاش می کنند با ایجاد رعب و وحشت و سوءظن اوضاع را کنترل و مدیریت کنند. البته نظارت و کنترل و بازرسی از نزدیک در مواردی لازم است، ولی اگر تا حد سرک کشیدن وسرزدن های پیاپی تنزل پیدا کند و در فاصله های زمانی کوتاه تکرار شود. نشانه نبود سیستم کنترلی در مدیریت است.

جزئیات را کنترل نکنید

مدیرانی که در مدیریت امور جزئی نیز دخالت می کنند به شرکتشان ، به کارکنانشان و حتی خودشان صدمه می زنند. و بدتر آنکه آنان شرکتشان را از،رشد باز می دارند. اگر رشد سازمانتان برای شما اهمیت دارد یکی از کارهای هوشمندانه ای که می توانید انجام دهید  برداشتن کنترل های لحظه به لحظه و نفس گیر است. واقعا مفهوم نظارت و کنترل در مدیریت این نیست.

تصمیم گیری را به سطوح پایین واگذار کنید چرا که تصمیم گیری صرف توسط شما باعث توقف گروه می شود. تصمیم گیری را به پایین ترین سطح ممکن واگذار کنید.

اشتباهاتی که پیش می آید را بپذیرید ، به اشتراک گذاشتن مسئولیت ها با دیگران بدین معنی است که  امور همیشه بر اساس برنامه پیش نمی رود. کارکنان را با روشن ساختن انتظاراتتان و واگذاری ابزارهایی که آنها برای انجام دادن درست کارهایشان به آن نیاز دارند آنها را از اشتباهات باز دارید. سپس خودتان را با طراحی یک ” سیستم نظارت و کنترل در مدیریت ” از این کنترل های آسیب زننده خلاص کنید.

معیار سنجش داشته باشید

نمی‌توانید چیزی را که به درستی نسنجیده ‌اید، کنترل و مدیریت کنید لذا باید معیارهای سنجش درستی را مشخص و اندازه گیری کنید چرا که چیزی که می‌سنجید آینده شما را تعیین می‌کند و اگر چیزهای درستی را بررسی نکنید نسبت به فرصت‌هایی که برایتان پدیدار می‌شود کور می‌شوید.

تصور کنید برای سنجش میزان پیشرفت کارتان در تجارت کوچکی که انجام می‌دهید، مقرر کنید که میزان مدادها و گیره های کاغذ که مصرف کردید را حساب کنید. آیا این منطقی است؟ خیر!

چون مدادها و گیره‌ های کاغذ معیار خوبی از چیزهای مهم برای یک تجارت نیستند. مدادها و گیره‌های کاغذ هیچ تاثیری در درآمد، رضایت مشتری، رشد بازار و از این قبیل ندارند. باید چیزهایی را بسنجید که مستقیماً به هدف اولیه شما مرتبط باشد.

روش های کنترل در مدیریت

رویکرد مناسب برای کنترل در مدیریت این است که ابتدا بفهمید هدف اصلیتان چیست. توصیه ما این است که برای تعیین هدف اصلیتان وقت بگذارید. سپس این هدف را بسط داده و هدف واحدها و فرایندهای سازمان و تیم تان را تعیین کنید. سپس چیزهایی را که مستقیماً در رسیدن به آن هدف دخیل هستند، بررسی و مشخص کنید. سپس تمام تلاشتان را بکنید که این فرآیندها را تحت نظر بگیرید و میزان انحراف هر کدام را به طور پیوسته تحت کنترل و نظارت داشته باشید.

به صورت دوره ای فرآیندها را کنترل کنید و از اطلاعات آنها برای ایجاد یک نمودار روند رشد هفتگی یا ماهانه و… استفاده کنید تا پیشرفتتان را ارزیابی کنید. بعد عملکردهایتان را بنا به پیشرفت بیشتر توسعه دهید و بازخورد های مناسب را به دریافتی هایتان از سیستم بدهید.