اگر تاکنون نرم افزار مدیریت تیم نداشتید این مطلب را بخوانید

چرا نرم افزار مدیریت تیم بسیار حائز اهمیت است؟

مزایای نرم افزار مدیریت تیم

به گفته گارتنر، (شرکت پژوهشی و مشاوره آمریکایی که در زمینه ارائه خدمات برون‌سپاری، تحقیقات حوزه پروژه و مشاوره فناوری اطلاعات فعالیت می‌نماید) نرم افزار مدیریت تیم و پروژه به طور مستمر نتایج کسب‌وکار را بهبود می‌دهد.

نرم افزار مدیریت تیمی، هماهنگی و همکاری در پروژه را افزایش می‌دهد. همچنین ابزاری برای زمان‌بندی کار، جلسات و جمع‌آوری داده‌های مربوط به فعالیت‌های تکمیل‌شده است. بسته به اندازه تیم و ماهیت کار خود، به چندین ویژگی نرم افزاری نیاز دارید تا کار تیمی را بهبود ببخشید و داده های مهم را در پروژه‌ها و رویدادهای خود مدیریت کنید.

در این مطلب ویژگی‌های اصلی بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیم را بررسی می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چگونه این ابزارها همکاری تیمی موفق را تضمین می‌کنند و به مدیران پروژه و رهبران کسب‌وکار یک نمای کلی از کار تیمشان می‌دهیم.

• مدیریت کار چابک

بدون نرم‌افزار جامع مدیریت پروژه، تیم شما زمان این دارایی گرانبها را به دلیل راندمان پایین از دست می‌دهد. علاوه بر این، شما هیچ ابزاری برای نظارت بر کار تکمیل شده، ارزیابی عملکرد تیم خود و یا ایجاد پرونده مشتریان نخواهید داشت.

• لیست کارها

نرم افزار مدیریت تیم شامل امکان ایجاد پروژه و وظایفی هستند که در آن می‌توانید تمام کارهای خود را اضافه کنید و ضرب الاجل‌های آینده را به شما یادآوری می‌کند. می توانید هر روز هنگام رفتن به محل کار، وظایف خود را اولویت‌بندی کنید و لیست کارهای خود را دقیقاً زیر نظر داشته باشید.

• تفویض وظایف

به عنوان یک مدیر تیم، شما باید وظایف را به اعضای تیم خود محول کنید. ابزارهای مدیریت وظیفه به شما امکان می‌دهد که این کار را در لحظه انجام دهید و همچنین به طرف مقابل اطلاع می‌دهد که وظیفه جدیدی به ایشان محول شده است.

• وظایف مشترک
  برخی از ابزارهای مدیریت تیم، ایجاد وظایف مشترک را امکان پذیر می‌کند. این بدان معناست که وقتی یکی از اعضای تیم وظیفه جدیدی را در لیست کارهای خود قرار می‌دهد، می‌تواند آن را به همکاران خود نیز محول کند. این کار در لیست وظایف همه ظاهر می‌شود و آنها می‌توانند با هم روی آن کار و یک تاییدکننده‌ی نهایی مشخص کنند. فهرست‌ها و وظایف مشترک با یادآوری مسئولیت‌های همه، همکاری تیمی را تقویت می‌کند.
  
• برنامه‌ریزی پروژه و زمان‌بندی کار

برای نظارت دقیق بر برنامه تیم خود، به برنامه‌ریزی پروژه نیاز دارید. ابزار برنامه‌ریزی به شما این امکان را می‌دهد که تمام کارهای برنامه‌ریزی شده تیم خود را ساعت به ساعت مشخص کنید و وظایف جدیدی را برای زمان‌های خالی تعیین کنید.

• مانیتورینگ پروژه

سریعترین راه برای پیگیری و بررسی عملکرد تیم، بهره‌گیری از داشبورد مانیتورینگ است. یک داشبورد آنلاین که به خوبی طراحی شده است تا معیارها و نمودارهای مهم را برای یک نمای کلی از پیشرفت کار تیمی شما به نمایش بگذارد.

• بهبود همکاری تیمی

اگر از نرم‌افزار به درستی استفاده شود، تیم شما را در مسیر هدف نگه می‌دارد. عدم مدیریت می‌تواند هزینه زیادی برای شما داشته باشد و بنابراین یک ابزار مدیریت تیم مناسب می‌تواند شما را از کاهش کارآیی، شکایت مشتری و از دست دادن زمان نجات دهد.

• مدیریت تمام وظایف از یک مکان

می‌توانید وظایف را از یک مکان مدیریت کنید. به راحتی موارد جدید اضافه کنید، آنها را مطابق اولویت‌ها و یادآوری‌های لازم تنظیم کنید.

• بهره‌وری بیشتر

یکی دیگر از مزایای قابل توجه نرم افزار مدیریت تیم این است که فرآیند تصمیم‌گیری شما را ساده می‌کند و بهره‌وری در محل کار را افزایش می‌دهد. همیشه می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان تصمیم‌های آگاهانه بگیرید زیرا همه داده‌های حیاتی در دسترس شما هستند.

• مدیریت زمان

یک سیستم مدیریت وظایف قوی به مدیریت موثر زمان کمک می‌کند. از نظارت بر پیشرفت فردی گرفته تا گزارش‌های تیمی، این ابزارها می‌توانند همه این کارها را انجام دهند. ابزارهای مدیریت پروژه به نظارت بر جدول زمانی و همچنین ضرب الاجل کمک می‌کند و به ارزیابی اینکه آیا فعالیت بیشتری برای بهبود بهره‌وری نیاز است یا خیر کمک می‌کند.

• دسترسی آسان

اگر روی یک یا چند پروژه پیچیده کار می‌کنید و قصد دارید خارج از دفتر کار یا آخر هفته‌ها کار کنید، باید مطمئن شوید که تمام اطلاعات لازم را همراه خود دارید تا دچار مشکل نشوید. شما با دانلود نرم افزار مدیریت تیمی می‌توانید از هر مکان، در هر زمان و در هر پلتفرمی به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید. به همین سادگی. تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت است. حالا شما این قابلیت را در اختیار دارید که فقط با وارد شدن به میز کار خود و یا از خانه خود به همه داده‌های ضروری دسترسی داشته باشید.

خلاصه اهمیت نرم افزار مدیریت تیمی و پروژه

به طور کلی تیم‌ها بدون مدیریت پروژه در معرض مدیریت آشفته، اهداف نامشخص، کمبود منابع، برنامه‌ریزی غیرواقعی، ریسک بالا و تحویل پروژه‌ها با کیفیت پایین قرار دارند. مدیریت پروژه دقیق و حرفه‌ای بسیار مهم است چون به مدیران پروژه کمک می‌کند تا موفقیت‌های خود را گزارش دهند، با ایجاد نظم و نشاط گروهی تیم های شاد و با انگیزه‌ای را ایجاد کنند و آنها را قادر می‌سازد که از اهمیت کار خود آگاه باشند. بنابراین اعضای پروژه بهترین عملکرد خود را ارائه خواهند داد.

نظر شما چیست؟

آیا با این فهرست مزایای فوق موافقید؟ به نظر شما چرا نرم افزار مدیریت تیم و پروژه مهم است؟ آیا دلایل دیگری وجود دارد که باید ذکر شود؟ لطفا نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.